Benutzerhandbuch

v.4.0

Nachrichten Kalender Terminumfrage Kontakte Dokumente Wiki Infos Aufgaben Forum Chat Notizen Favoriten SMS Fax Telefonanrufe Gruppen

• Persönliche Favoriten
• Austausch von persönlichen Favoriten
• Gruppenfavoriten
• Ordner und Unterordner
• Zugriff über RSS
• Importieren - Exportieren

Persönliche Favoriten

1. Einen Favoriten hinzufügen [top]
   Gehen Sie zu einem Ordner und klicken Sie auf Einen Favoriten hinzufügen im linken Teil des Bildschirms. Geben Sie einen Namen, eine URL (Web, FTP, usw.) und eine Beschreibung (wahlweise) ein.

   Für Internet-Adressen können Sie "www.site.com" eingeben, das System wird automatisch http:// hinzufügen. Nach dem Erstellen klicken Sie auf die Adresse des Favoriten (und nicht auf seinen Namen), um sein Ziel in einem anderen Fenster zu öffnen.

2. Einen Favoriten bearbeiten [top]
   Klicken Sie auf den Namen des Favoriten und dann auf Bearbeiten. Sie können ebenso Bearbeiten im Menü Aktionen des Favoriten auswählen.
3. Einen Favoriten löschen [top]
   Klicken Sie auf den Papierkorb () neben dem Favoriten, den Sie löschen möchten.

Austausch von persönlichen Favoriten

1. Standard-Zugriffsrechte [top]
   
   • Favoriten aufrufen: nur Sie (kann geändert werden).
   • Favoriten bearbeiten: nur Sie (kann geändert werden).
   • Favoriten hinzufügen: nur Sie (kann geändert werden).
   • Favoriten löschen: nur Sie (kann geändert werden).
2. Einer Person gestatten, einen Favoriten aufzurufen [top]
   Sie müssen zunächst der Person gestatten, den Ordner aufzurufen, in dem der Favorit abgelegt ist: Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners (der Name des Stammordners ist Ihr eigener Name) und dann klicken Sie die Kästchen in der Spalte Ordner aufrufen an. Beachten Sie bitte: Falls sich der Ordner in anderen Ordnern befindet (inklusive des Stammordners), müssen diese Ordner genauso sichtbar sein! In diesem Stadium ist nur der Ordner sichtbar: der Inhalt ist aber noch nicht sichtbar.

   Klicken Sie dann auf Aktionen neben dem Favoriten und wählen Zugriff. Klicken Sie die Kästchen in der Spalte Favoriten aufrufen an.

3. Einer Person gestatten, Favoriten zu bearbeiten [top]
   In dem Menü Aktionen des Favoriten klicken Sie auf Zugriff und klicken danach auf die Kästchen in der Spalte Favorit bearbeiten.
4. Einer Person gestatten, Favoriten hinzuzufügen. [top]
   Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken dann die Kästchen in der Spalte Favoriten hinzufügen an.

   Beachten Sie bitte: Die angeklickten Personen können Unterordner erstellen und Favoriten in diese hinzufügen.

   Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

5. Einer Person gestatten, Favoriten zu löschen [top]
   Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle sichtbaren Favoriten und Unterordner in dem entsprechenden Ordner: Gewähren Sie niemandem dieses Recht.

   Klicken Sie auf Zugriff neben den Namen des Ordners und klicken Sie die Kästchen in der Spalte Favoriten löschen an.

   Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Gruppenfavoriten

1. Zugriff auf Gruppenfavoriten [top]
   Wählen Sie den Gruppennamen im zweiten Pull-down Menü (der Standardwert ist "Persönlich") oder klicken Sie auf Aufrufen in der Menüleiste und dann auf "Gruppe NamederGruppe".
2. Standard-Zugriffsrechte [top]
   
   • Favoriten aufrufen: Alle Gruppenmitglieder (kann geändert werden).
   • Einen Favoriten bearbeiten: Ersteller des Favoriten (kann geändert werden).
   • Favoriten hinzufügen: Gruppenadministrator (kann geändert werden).
   • Favoriten löschen: Gruppenadministrator (kann geändert werden).

     Beachten Sie bitte: Auf dem Gruppenarbeitsplatzt können alle Ordner jeweils von allen Mitgliedern aufgerufen werden (kann nicht geändert werden). Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Mitglieder immer alle Favoriten sehen können: Jeder Favorit hat seine eigenen Zugriffsrechte.

   • Einen Gruppenfavoriten hinzufügen [top]
     Sie können:
     • Einen neuen Favoriten direkt zu der Gruppe hinzufügen
       Gehen Sie zu den Favoriten der Gruppe und erstellen Sie einen neuen Favoriten (genauso wie auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz). Falls Sie die Gruppe verlassen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese Daten.
     • Einen Ihrer persönlichen Favoriten mit der Gruppe teilen
       Wählen Sie Mit Gruppen teilen im Menü Aktionen des Favoriten. Dann wählen Sie die Gruppen, mit denen Sie den Favoriten teilen möchten.
       Diese Aktion erstellt eine Kopie des Favoriten in der Gruppe: Falls Sie die Gruppe verlassen, haben Sie und die Gruppenmitglieder immer noch Zugriff auf die Daten.
   • Einen persönlichen Favoriten mit einer Gruppe austauschen [top]
     Beachten Sie bitte: Um diese Funktion zu nutzen, muss Ihnen der Gruppenadministrator gestattet haben, die Favoriten im Stannordner für Gruppenfavoriten (Erste-Ebene-Ordner) hinzuzufügen.

     Falls der Favorit sich in Ihren persönlichen Favoriten befindet, können Sie ihn mit der Gruppe austauschen. Gehen Sie zu Ihren persönlichen Favoriten und wählen Sie Mit den Gruppen austauschen im Menü Aktionen des Favoriten. Dann klicken Sie auf den Gruppennamen. Falls das Kästchen nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass der Gruppenadministrator Ihnen nicht gestattet hat, Favoriten in den Stammordner für Gruppenfavoriten hinzuzufügen.

     Der Favorit erscheint nun im Stammordner für Gruppenfavoriten. Sie können ihn dann in einen anderen Ordner (vorausgesetzt, es ist Ihnen gestattet, Favoriten in dem Zielordner hinzuzufügen) verschieben.

   • Einen Favoriten vor einem Gruppenmitglied verbergen [top]
     Wenn ein Favorit zu den Gruppenfavoriten hinzugefügt wird, kann er von allen Mitgliedern angesehen werden. Um ihn vor einem oder mehreren Mitglieder zu verbergen, klicken Sie auf Zugriff im Menü Aktionen, löschen die Kreuze in dem Kästchen Alle Mitglieder von und löschen dann die Namen der Gruppenmitglieder in der Spalte Favorit aufrufen.
   • Einer Person gestatten, einen Gruppenfavoriten zu bearbeiten [top]
     Im Menü Aktionen des Favoriten klicken Sie auf Zugriff und klicken danach die Kästchen in der Spalte Favorit bearbeiten an.
   • Administratoren: den Mitgliedern erlauben, Favoriten hinzuzufügen [top]
     Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken danach die Kästchen in der Spalte Favoriten hinzufügen an.

     Beachten Sie bitte: Angeklickte Personen können auch Unterordner erstellen und Favoriten in diese hinzufügen.

     Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

   • Administratoren: den Mitgliedern erlauben, Favoriten zu löschen [top]
     Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle Favoriten und Unterordner in dem entsprechenden Ordner: Gewähren Sie niemandem dieses Recht.

     Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie die Kästchen in der Spalte Favoriten löschen an.

     Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Ordner und Unterordner

1. Einen Ordner oder Unterordner erstellen [top]
   Wählen Sie eine Ebene in der Ordnerhierarchie und klicken Sie auf Neuer Ordner auf der rechten Seite des Bildschirms.
2. Einen Ordner umbenennen [top]
   Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen auf der linken Seite des Bildschirms klicken) und klicken Sie dann auf Umbenennen auf der rechten Seite des Bildschirms.
3. Einen Ordner löschen [top]
   Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen im linken Teil des Bildschirms klicken) und klicken Sie dann auf Löschen auf der rechten Seite des Bildschirms.

Zugriff über RSS

1. Funktionen [top]
   RSS ermöglicht es Ihnen, mehrere Webseiten (Zeitungen, Blogs usw.) auf einer Benutzeroberfläche zusammenzufassen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Webseite) einen RSS-Feed, eine spezielle Seite im Web, die von jeder Webseite, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed enthält in der Regel den Titel und die Zusammenfassung der letzten zehn veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink auf den kompletten Artikel auf der Webseite. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und problemlos über neue Artikel auf allen ausgewählten Webseiten informiert.

   In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Büro mehrere Feeds an: persönlich (Ihr Posteingang, Ihr Kalender, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten, usw.) und für die Gruppe (Gruppenkalender, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten, usw.) Diese Feeds werden durch den Benutzernamen und das Passwort geschützt.

2. Verfügbare Feeds [top]
   Jeder Ordner in den persönlichen oder Gruppenfavoriten ist als RSS-Feed verfügbar.
3. Kompatible Software [top]
   Alle RSS-Reader, die Authentifizierung (Feeds mit Benutzername und Passwort) anbieten: z..B. Feed-Reader (Windows).
4. Konfiguration der Software [top]
   
   1. Gehen Sie zu einem Ordner in Ihren persönlichen Favoriten oder in den Favoriten einer Gruppe und gehen Sie mit der Maus zu einem Bild.
   2. Mit einem Rechtsklick wählen Sie Diesen Link kopieren.
   3. Wechseln Sie zum RSS-Reader, erstellen Sie einen neuen Feed und fügen Sie die Adresse ein.
   4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort des virtuellen Büros in den RSS-Reader ein und geben Sie danach dem Feed einen Namen.
   5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen im RSS-Reader ein.

Importieren - Exportieren

1. Importieren [top]
   Bevor Sie Favoriten importieren, müssen Sie diese zunächst von Ihrem Webbrowser exportieren.

   Internet Explorer
   

   • Im Internet Explorer wählen Sie "Importieren und exportieren.." im Menü "Datei". Der Import/Export Assistent öffnet sich.
   • Klicken Sie auf "Weiter".
   • Wählen Sie "Favoriten exportieren" und klicken Sie auf "Weiter".
   • Wählen Sie den Ordner "Favoriten", um alle Ihre Favoriten zu exportieren oder einen Unterordner, um nur die in diesem Ordner gespeicherten Favoriten zu exportieren. Klicken Sie auf "Weiter".
   • Klicken Sie auf "Durchsuchen", um einen Zielordner auf Ihrem Festplattenlaufwerk (Standardwert ist "Meine Dokumente" und der Standardname ist "Favoriten.htm") auszuwählen. Klicken Sie auf "Weiter" und dann auf "Beenden".
   • Wählen Sie jetzt die Datei "Favoriten.htm" auf Ihrem Computer.

   Firefox/Mozilla/Netscape
   

   • In Firefox/Mozilla/Netscape wählen Sie "Favoriten verwalten" in dem Menü "Favoriten". Ein neues Fenster öffnet sich.
   • Im Menü "Tools" in diesem neuen Fenster wählen Sie "Exportieren".
   • Wählen Sie einen Dateinamen (wir schlagen "Favoriten.htm" vor) und einen Ort auf Ihrem Festplattenlaufwerk.
   • Wählen Sie jetzt den Ordner "Favoriten.htm" auf Ihrem Computer.