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• Allgemein
• Mitglieder
• Administrator
• Co-Administratoren
• Gruppendaten

Allgemein

1. Definition [top]
   Der Austausch von Informationen (Kalender, Adressen usw.) kann nur innerhalb einer Gruppe erfolgen. Deshalb müssen Sie Mitglied mindestens einer Gruppe sein, um Ihre eigenen Daten zum Austausch freizugeben oder um Zugriff auf die Daten anderer Nutzer zu haben.

   Jedes Gruppenmitglied hat einen persönlichen Benutzernamen und ein persönliches Abonnement. Im Gruppenkontext sind die Abonnementvarianten der einzelnen Mitglieder nicht wichtig: Alle Abonnementtypen ermöglichen es Ihnen, Mitglied einer Gruppe zu werden und alle Gruppenmitglieder können verschiedene Abonnements haben. Die Zugehörigkeit zu einer Gruppe ändert die Abonnementvariante einer Person nicht: sie bleibt unverändert.

2. Tipps für das Erstellen einer Gruppe [top]
   Es ist wichtig, dass die Gruppen sinnvoll zusammengestellt werden und die Personen enthalten, mit denen Sie Informationen austauschen wollen. Es ist besser, mehrere kleine Gruppen mit einer einfachen Struktur für den Austausch (Zugriffsrechte sind für alle Gruppenmitglieder identisch) zu erstellen, als eine große Gruppe mit komplizierten Zugriffsrechten (jedes Gruppenmitglied hat verschiedene Zugriffsrechte).
3. Gruppenarten [top]
   Es gibt drei Arten von Gruppen:
   
   Offene Gruppe
   • Mitgliedschaft: Frei (jeder Nutzer kann dieser Gruppe beitreten)
   • Mitgliederverzeichnis: Das Mitgliederverzeichnis ist öffentlich.
   • Gruppenverzeichnis: Die Gruppen sind im öffentlichen Gruppenverzeichnis aufgeführt
   Geschlossene Gruppe
   • Mitgliedschaft: zu Beantragen per E-Mail an den Gruppenadministrator
   • Mitgliederverzeichnis : Das Mitgliederverzeichnis ist öffentlich
   • Gruppenverzeichnis: Die Gruppe ist im öffentlichen Gruppenverzeichnis aufgeführt
   Private Gruppe
   • Mitgliedschaft: Nur der Gruppenadministrator lädt Personen ein, Mitglied dieser Gruppe zu werden
   • Mitgliederverzeichnis: Das Mitgliederverzeichnis erscheint in keinem Verzeichnis
   • Gruppenverzeichnis: Die Gruppe erscheint in keinem Verzeichnis.

Mitglieder

1. Bedingungen, um einer Gruppe beizutreten [top]
   Sie können bis zu 20 Gruppen beitreten, es sei denn, Ihr Abonnement gestattet mehr Gruppen.
2. Nach einer Gruppe suchen [top]
   Klicken Sie auf Eine Gruppe finden in der Menüleiste. Benutzen Sie mindestens zwei von den folgenden Kriterien:
   • Gruppenname: geben Sie mindestens drei aufeinander folgende Buchstaben ein, die im Gruppennamen enthalten sind.
   • Aktivität: Bestimmen Sie, ob es eine Businessgruppe ist oder nicht.
   • Sektor: Falls es eine Businessgruppe ist, bestimmen Sie den Wirtschaftssektor.
   • Sprache
   Hinweis: Die privaten Gruppen erscheinen nie im Suchergebnis.
3. Einer Gruppe beitreten [top]
   Das Verfahren hängt von der Gruppenart ab:
   • Offene Gruppen
     Sie sind im Gruppenverzeichnis aufgeführt. Suchen Sie und klicken Sie auf Klicken Sie hier, um beizutreten.
   • Geschlossene Gruppen
     Sie sind auch im Gruppenverzeichnis aufgeführt. Suchen Sie und senden Sie eine E-Mail an den Gruppenadministrator, dessen E-Mail-Adresse in der Gruppenbeschreibung erscheint.
   • Private Gruppen
     Nach diesen Gruppen kann nicht gesucht werden: Sie müssen vom Administrator eingeladen werden, einer solchen Gruppe beizutreten.
4. Eine Gruppe verlassen [top]
   Klicken Sie auf Meine Gruppen verwalten und dann auf Diese Gruppe verlassen.

Administrator

1. Definition [top]
   Der Gruppenadministrator ist die Person, die die Gruppe verwaltet. Wenn Sie eine Gruppe gründen, sind Sie automatisch der Administrator dieser Gruppe.

   Der Administrator ist der einzige, der Inhalte in den Tools der Gruppe (Kalender, Dokumente usw.) hinzufügen, bearbeiten oder löschen kann, er kann allerdings diese Rechte auf bestimmte oder alle Gruppenmitglieder übertragen.

   Der Administrator der Gruppe ist nicht autorisiert, die Gruppe zu verlassen, ohne vorher einen neuen Administrator ausgewählt zu haben.

2. Voraussetzungen für das Einrichten einer Gruppe [top]
   Die maximale Anzahl der Gruppen, die Sie einrichten können, wird von Ihrer Abonnementvariante vorgegeben.
3. Maximale Mitgliederanzahl [top]
   Jede Gruppe hat eine Maximalanzahl von Mitgliedern. Diese ist festgelegt durch die Abonnementvariante des Administrators.
4. Gruppenkapazitäten [top]
   Genauso wie einem persönlichen Arbeitsplatz stehen auch einem Gruppenarbeitsplatz entsprechende Kapazitäten (z.B. MB Speicherkapazität für Dokumente) zur Verfügung. Diese Kapazitäten werden durch die Abonnementvariante des Gruppenadministrators festgelegt. Aus diesem Grund verfügt der Gruppenadministrator normalerweise über die höchste Abonnementvariante.

   Beispiel: Eine Abonnementvariante hat eine Kapazität von 100 MB für Dokumente.

   • Der Administrator verfügt über 100 MB für seine eigenen persönlichen Dokumente.
   • Jede vom Administrator gegründete Gruppe hat ebenfalls eine Kapazität von 100 MB für Dokumente. Mit anderen Worten, die von allen Mitgliedern innerhalb der Gruppe (inkl. Administrator) gespeicherten Dokumente dürfen 100 MB nicht überschreiten.
   • Falls die Abonnementvariante die Gründung von drei Gruppen zulässt, beträgt die Gesamtkapazität für die Dokumente 400 MB: 100 MB für jede Gruppe und 100 MB für persönliche Dokumente des Administrators.
   Die Kapazitäten der persönlichen Arbeitsplätze der Mitglieder werden durch ihre eigene Abonnementvarianten festgelegt.
5. Eine Gruppe erstellen [top]
   Im dem Gruppentool klicken Sie auf Eine neue Gruppe erstellen. Danach geben Sie die folgenden Parameter ein:
   • Gruppenname: Kurzer Gruppenname (max. 12 Zeichen), das ist der Name, der im Gruppenverzeichnis erscheint. Z.B.: IAB.
     
   • Langer Gruppenname: Der vollständige Name der Gruppe. Z.B.: Internet Advertising Bureau
   • Beschreibung: Eine Beschreibung der Gruppe.
   • Hauptaktivität der Gruppe: wählen Sie die Gruppenart: Business oder Non-Business.
   • Gruppensektor: Wählen Sie den Gruppensektor.
     Seien Sie genau, da dies ein entscheidendes Suchkriterium ist!
   • Gruppensprache: Wählen Sie die Sprache der Gruppe.
   • Gruppenverzeichnis: entscheiden Sie, ob Ihre Gruppe privat oder öffentlich ist.
     Eine öffentliche Gruppe wird im Gruppenverzeichnis erscheinen im Gegensatz zu einer privaten Gruppe.
   • Mitgliedsverzeichnis: entscheiden Sie, ob die Mitgliederliste der Gruppe öffentlich oder privat ist.
     Eine öffentliche Mitgliederliste erscheint im Mitgliederverzeichnis im Gegensatz zu einer privaten.
   • Zugriff: wählen Sie die Zugriffsart für Ihre Gruppe:
     Offen: Falls es eine offene Gruppe ist, kann jeder der Gruppe beitreten, indem er sucht und auf Klicken Sie hier, um beizutreten klickt.
     Geschlossen: Falls die Gruppenart eine geschlossene ist, muss der Administrator Personen zu dieser Gruppe einladen, indem er Ihnen eine E-Mail sendet.
6. Eine Gruppe bearbeiten [top]
   Der Administrator kann die Gruppenparameter bearbeiten, um sie in eine offene, geschlossene oder private Gruppe umzuwandeln. Alle anderen Parameter (langer Gruppenname, Beschreibung, Sprache,..) bis auf den Gruppennamen können auch verändert werden.

   Falls Sie der Administrator sind, klicken Sie auf Meine Gruppen verwalten und danach auf Gruppeneinstellungen verändern und führen die notwendigen Änderungen durch.

7. Mitglieder hinzufügen [top]
   Klicken Sie auf Meine Gruppen verwalten und danach auf Mitglieder einladen neben dem Gruppennamen.
   • Falls die Person, die Sie einladen möchten, in Ihrem Adressbuch ist,
     klicken Sie auf Eine Einladung an ein neues Mitglied senden via Adressbuch und klicken Sie die Kästchen an, um eine oder mehrere Personen auszuwählen.
   • Falls die Person, die Sie einladen möchten, nicht in Ihrem Adressbuch ist
     , klicken Sie auf Eine Einladung an ein neues Mitglied via E-Mail versenden, geben einen Namen und eine E-Mail-Adresse ein und wählen die Sprache. Sie können mehrere Personen einladen, indem Sie E-Mail-Adressen getrennt durch "," eingeben (z.B.: paul@domain.com;peter@domain.com). In diesem Fall lassen Sie das Namensfeld leer. Alle Einladungen werden in den ausgewählten Sprachen gesendet.
   . Jede von Ihnen eingeladene Person wird dann eine Standard E-Mail in der gewählten Sprache erhalten; sie wird den Namen des Administrators und den Gruppennamen enthalten sowie eine Vorstellung des virtuellen Büros. Das Beitrittsverfahren zur Gruppe wird ebenso erläutert.

   Falls jemand eine Einladung nicht beantwortet hat, können Sie sie noch einmal senden, indem Sie auf Die Einladung noch einmal senden klicken oder sie löschen durch das Klicken auf den Papierkorb.

8. Mitglieder entfernen [top]
   Klicken Sie auf Meine Gruppen verwalten und danach auf Mitglieder ansehen neben dem Gruppennamen. Danach klicken Sie auf den Papierkorb, um das Mitglied aus der Gruppe zu entfernen.
9. Anzahl der Administratoren [top]
   Eine Gruppe hat zur selben Zeit immer nur einen Administrator.
10. Den Administrator wechseln [top]
    Der jetzige Administrator kann zurücktreten, indem er einen neuen Administrator aus den Gruppenmitgliedern aussucht. Gehen Sie dazu zur Liste der Gruppenmitglieder und klicken Sie auf Wird Administrator.

    Da die Gruppenkapazitäten (Gruppenanzahl, Anzahl der Mitglieder und Kapazitäten für die Objekte der Gruppe) durch die Abonnementvariante ihres Administrators festgelegt werden, stellen Sie sicher, dass der neue Administrator über eine Abonnementvariante mit ausreichend Kapazitäten verfügt.

Co-Administratoren

1. Definition [top]
   Der Gruppenadministrator kann einen oder mehrere Co-Administratoren hinzufügen, die ihm beim Gruppenmanagemet helfen. So kann beispielsweise ein Abteilungsleiter, der Gruppenadministrator ist, seine Sekretärin als Co-Administrator hinzufügen, damit sie ihm beim Vergeben der Zugriffsrechte in den einzelnen Tools unterstützen kann.

   Ein Co-Administrator einer Gruppe kann:

   • Inhalte auf dem gesamten Gruppenarbeitsplatz hinzufügen und löschen: Kalender, alle Ordner innerhalb desDokumententools, etc.
   • die Zugriffsrechte auf Tool-Ebene (z.B. Kalender) oder Ordner-Ebene (z.B. Dokumententool) ändern
   Er kann aber keine weiteren Aktionen durchführen, die das Privileg des Gruppenadministrators bleiben: Mitglieder einladen und löschen, die Gruppeneinstellungen ändern, etc. Darüber hinaus kann er auch keine Co-Administratoren der Gruppe ergänzen oder löschen.
2. Einen Co-Administrator hinzufügen [top]
   Gehen Sie zum Gruppentool, wählen Sie die Gruppe in der Ordnerstruktur und klicken Sei im der rechten Mautaste darauf, um die Registerkarte Zugriff zu öffnen. Klicken Sie dann das Kästchen in der Gruppe verwalten-Spalte an.
3. Einen Co-Administrator löschen [top]
   Gehen Sie zum Gruppentool, wählen Sie die Gruppe in der Ordnerstruktur und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um die Registerkarte Zugriff auszuwählen. Löschen Sie dann das Kreuz aus dem Kästchen in der Gruppe verwalten-Spalte. Der Co-Administrator verliert alle seine Rechte, die ihm bei seiner Ernennung zugeteilt wurden. Hat er allerdings bereits zuvor bestimmte Rechte (z.B. das Hinzufügen von Inhalten zu einem bestimmten Ordner) erhalten, bleiben diese Rechte bestehen.

Gruppendaten

1. Zugriff auf die Gruppendaten [top]
   Gehen Sie zu einem beliebigen Tool und klicken Sie auf Aufrufen in der Menüleiste und danach auf den von Ihnen gewünschten Gruppennamen. Sie können auch die Gruppe im zweiten Pull-down Menü auswählen.
2. Das Kästchen "Alle Gruppenmitglieder" [top]
   Falls Sie das Kästchen: "Alle Mitglieder der (Gruppenname)" wählen (nachdem Sie auf Zugriff geklickt haben), dann haben die später beigetretenen Mitglieder dieselben Rechte wie die jetzigen Mitglieder.