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Allgemein

1. Funktionen [top]
   Nicht einfach, einen Termin zu finden, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Die Terminumfragefunktion ermöglicht es Ihnen, die Teilnehmer über eine Auswahl von Terminen und Zeiten abstimmen zu lassen. Damit ist es viel einfacher, einen Termin zu finden, der bei allen - der wenigstens den meisten - Teilnehmern passt.

   Hinweis: Die Teilnehmer müssen kein Benutzerkonto des virtuellen Büros besitzen. Allerdings müssen sie in einem persönlichen oder Gruppen-Adressbuch gelistet sein.

   Es gibt keine Gruppen-Terminumfragen. Eine Terminumfrage wird stets auf einem persönlichen Arbeitsplatz erstellt und erscheint nie auf einem Gruppenarbeitsplatz.

Verwaltung

1. Eine Terminumfrage erstellen [top]
   Wählen Sie Terminumfrage im Neu Menü und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

   Nach dem letzten Schritt erhalten die Teilnehmer eine Email-Einladung, sich an der Terminumfrage zu beteiligen, indem sie auf einen Link klicken.

2. Das Umfrageergebnis abrufen [top]
   Sie können sich den Stand der Terminumfrage jederzeit ansehen, indem Sie die Umfragedetails aufrufen.

   Bitte denken Sie daran, dass die Teilnehmer ihre Stimme jederzeit ändern können, wenn sich ihr Terminkalender ändert.

3. Den endgültigen Termin auswählen [top]
   Sie können den engültigen Termin auf der Grundlage der vorgeschlagenen Terminoptionen jederzeit auswählen. Klicken Sie dazu auf Auswählen in der Spalte des entsprechenden Terminvorschlags. Bitte denken Sie daran, dass diese Aktion nicht zurück genommen werden kann, sie können den einmal gewählten Termin also nicht mehr ändern.

   Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail. Darüber hinaus wird nun ein Termin im Kalender des virtuellen Büros erstellt. Er erscheint in Ihrem Kalender und im Kalender der Teilnehmer, die ein Benutzerkonto besitzen. Teilnehmer ohne Benutzerkonto können den Termin annehmen oder ablehnen, indem sie auf den entsprechenden Link in der Benachrichtigungs-E-Mail klicken.

   Was ist zu tun, wenn kein Termin für alle Teilnehmer passend ist?

   Soweit möglich wählen Sie den Termin, der für die meisten - oder die wichtigsten - Teilnehmer passt. Darüber hinaus können Sie die Terminumfrage bearbeiten und weitere Termine ergänzen.

   Was ist zu tun, wenn mehrere Termine für alle Teilnehmer passend sind?

   Als Initiator der Terminumfrage steht es Ihnen frei, den endgültigen Termin selbst zu wählen.

   Was ist zu tun, wenn alle Termine für unterschiedliche Teilnehmer passend sind?

   Bearbeiten Sie die Terminumfrage und fügen Sie weitere Termine hinzu. Manchmal gibt es aber einfach keine Lösung.

4. Eine Terminumfrage bearbeiten [top]
   Sie können alle Einstellungen jederzeit ändern. Rufen Sie dazu die Umfragedetails auf und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können Termine und Zeiten ergänzen oder löschen, einen neuen Teilnehmer hinzufügen, etc.

   Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, sobald Sie Änderungen bei den Terminen oder der Teilnehmerliste vornehmen. Es wird keine Benachrichtigung gesendet, wenn Sie das Thema oder die Beschreibung ändern.

5. Eine Terminumfrage beenden [top]
   Wenn ein Termin abgesagt wird oder Sie keinen endgültigen gemeinsamen Termin finden können, können Sie die Terminumfrage beenden. Die Umfrage behält ihren derzeitigen Stand und kann weiterhin von Ihnen und den Teilnehmern aufgerufen werden. Allerdings ist keine Stimmabgabe mehr möglich. Außerdem können Sie die Umfrage nicht mehr bearbeiten und auch keinen endgültigen Termin auswählen.

   Um eine Terminumfragen zu beenden, rufen sie ihre Details auf und klicken Sie auf Beenden.

6. Eine Terminumfrage löschen [top]
   Wenn Sie die Terminumfrage nich mehr benötigen, können Sie sie löschen. Sie wird dann aber für immer gelöscht.

   Um eine Terminumfrage zu löschen, rufen Sie ihre Details auf und klicken Sie auf Löschen.