Documentos personales

  1. Agregar un documento [top]
    Colóquese en la carpeta en la que desea adjuntar un Documento. Haga clic en el menú Nuevo o, en él, seleccione Cargar.
  2. Adjuntar un documento por arrastrar-soltar [top]
    Puede realizar un arrastrar-soltar de uno o varios archivos desde el escritorio de su ordenador hacia la lista de Documentos.

    Esta funcionalidad necesita una versión reciente de navegador.

  3. Crear un documento original [top]
    Colóquese en el dossier en el que desea crear un Documento virgen (texto solo, tratamiento de texto, hoja de cálculo o presentación). El formato de texto solo es útil para pequeñas notas. En el menú Nuevo, elija Crear. Indique un nombre y por último, elija el formato deseado.
  4. Añadir un comentario [top]
    Usted podrá añadir un comentario a un Documento para poder precisar el contenido. En un grupo, el comentario será visible para todos.

    Seleccione Comentario en las Acciones de un Documento. Los Documentos que contengan un comentario se señalan por un pictograma.

  5. Modificar un documento [top]
    Para modificar un documento, usted tiene primero que bajarlo en su ordenador, haga los cambios necesarios, suprima o retitule el documento, en el Web y substitúyalo por la nueva versión cargandolo.

    Usted puede simplificar todo esto usando un disco virtual.

  6. Bajar un documento [top]
    Haga clic en el nombre del documento o seleccione Bajar en el menu Acciones del documento.

    Cada vez que se baje el documento (usando la interfaz Web o el disco virtual), el contador de transferencias.

  7. Retitular un documento [top]
    Seleccione Retitular en el menu Acciones del documento.
  8. Duplicar un documento [top]
    Si tiene que crear un Documento similar a otro ya existente, seleccione Duplicar en Acciones del Documento existente. También puede utilizar esta funcionalidad para la gestión manual de versiones: antes de modificar un Documento, deberá duplicarlo y renombrarlo añadiendo una indicación de versión, como por ejemplo, v1, v2, etc. Este método puede utilizarse en sus Documentos privados de la misma forma que en los Documentos de grupo.
  9. Desplazar un documento. [top]
    Seleccione Desplazar en el menu Acciones del documento. Después seleccione la carpeta de destinación. El documento sera desplazado y desaparecera de la carpeta actual.
  10. Copiar un documento [top]
    Seleccione Copiar en el menu Acciones del documento. Después seleccione la carpeta de destinación. El documento sera copiado en esta otra carpeta y el fichero original quedara en la carpeta actual.

Documentos de grupo

  1. Acceso a documentos de grupo [top]
    Seleccione el nombre del grupo en el selector de entorno cuyo valor por defecto es "Privado".
  2. Los derechos de acceso del defecto [top]
    • Todos los miembros del grupo pueden ver siempre las carpetas y los Documentos del grupo. Ese derecho de Lectura no podrá por tanto serles retirado.
    • El creador de un Documento podrá modificarlo en cualquier momento. Él podrá dar el derecho de Modificación a algunos o a todos los miembros.
    • El administrador y los coadministradores del grupo podrán añadir y eliminar contenido en cualquier momento (es decir, de las carpetas y Documentos). Pueden dar el derecho de Añadir contenido o de Añadir y eliminar contenido a algunos o a todos los miembros. Nota: El derecho a Añadir contenido permite además renombrar las carpetas.
  3. Creadores: autorizar la modificación [top]
    El derecho de Modificación de un Documento permite modificarlo no solo en su contenido sino también en sus meta-datos (nombre, etc.).
  4. Administrador: permitir a los miembros que agreguen documentos [top]
    Haga clic en Acceso al lado del nombre de la carpeta y marque las casillas en la columna Agregar documentos Nota: Las personas marcadas también pueden crear subcarpetas y documentos y agregarlas a estas.

    Nota: Cada carpeta tiene sus propios derechos de acceso. Usted puede aplicar fácilmente los mismos derechos a todos las subcarpetas marcando la casilla Aplicar estos ajustes a todas las subcarpetas. Esté enterado que si usted corrige los derechos de la carpeta principal más tarde, usted tendrá que aplicar a todos las subcarpetas otra vez.

  5. Dar derechos de acceso a un miembro [top]
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo al que pertenezca este miembro.
    3. Eventualmente, buscar a este miembro introduciendo su nombre (o una parte del mismo) en el campo de búsqueda.
    4. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    5. Haga clic en Añadir.
    6. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Podrá seleccionar a varios miembros a la vez.

    En cualquier momento, podrá retirar los derechos de acceso acordados.

  6. Dar derechos de acceso a todos los miembros [top]
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo.
    3. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    4. Haga clic en Añadir.
    5. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Nota: Si alguien se añadiese al grupo con posterioridad se beneficiará automáticamente de los derechos de acceso atribuidos de esta forma. Si desea evitar esta situación, atribuya derechos a los miembros actuales individualmente.

    De este modo, si un miembro actual deja el grupo posteriormente, ya no se beneficiará de los derechos de acceso.

    Usted podrá retirar en cualquier momento los derechos de acceso acordados.

  7. Agregue un documento de grupo [top]
    Nota: Usted puede agregar el contenido en la carpeta actual solamente si el administrador del grupo se lo ha permitido .

    Cree un nuevo documento como usted lo hace generalmente en su ambiente privado. Usted puede también crear una subcarpeta y documentos creados dentro.

  8. Compartir un documento privado con un grupo [top]
    Nota: Para utilizar esta característica, el administrador del grupo debe haber permitido que usted agregue documentos en la carpeta raíz de los documentos del grupo (primer nivel de la carpeta).

    Si el documento esta yá en sus documentos privados, usted puede compartir lo con el grupo. Vaya a sus documentos privados y seleccione Compartir con grupos en el Acciones menú del documento.

  9. Compartir un dato de grupo con otro grupo [top]
    Al igual que al compartir un dato privado con un grupo, también es posible compartir un dato que ya figure en un grupo, con otro. En Compartir con grupos, basta con seleccionar otro grupo en el que se tenga el derecho de Añadir contenido.

    Como el hecho de compartir se realiza dato a dato, esta funcionalidad debería tener un empleo excepcional. Si usted debe hacerlo demasiado a menudo, puede crear un grupo suplementario en el que colocar los datos comunes.

  10. Notifique a miembros del grupo [top]
    Cuando cree o corrija un documento del grupo, usted puede enviar un correo de notificación a todos los miembros del grupo (excepto su mismo) para que sepan que un nuevo documento (o una nueva versión de un documento) está disponible. Esta notificación estándar se puede personalizar con sus propios comentarios.

Edición en línea

  1. Características [top]
    Usted ya no necesita software de Office (Microsoft Office, OpenOffice) instalado en su ordenador para que pueda editar textos, hojas de cálculo y documentos de presentaciones. ContactOffice integra un editor en línea que ofrece las características principales.

    Este editor está disponible si su administrador de ContactOffice lo ha activado (está deshabilitado por defecto) y si usted tiene el derecho de editar un Documento específico.

    Seleccione Editar en línea en el menú contextual de un documento ?Office?. Para guardar sus cambios, haga clic en el botón "Guardar" en el editor en línea.

    Nota: El editor en línea es proporcionado por una aplicación de tercera parte, que tendrá acceso al contenido editado de sus documentos. La compañía de tercera parte no ofrece ninguna garantía de que el servicio estará disponible en el futuro.

  2. Edición colaborativa [top]
    Los Documentos que figuren en un grupo pueden ser modificados a varios simultáneamente, para que cada usuario trabaje en un párrafo a la vez. Las modificaciones de los otros usuarios son visibles en tiempo real. Por último, los usuarios que trabajen simultáneamente en un archivo, tienen la posibilidad de conversar a través del teclado.

Edición online anónima

  1. ¿Qué es una edición anónima? [top]
    Esta funcionalidad permite a terceros que no dispongan de cuenta en ContactOffice, consultar y modificar Documentos con formato Office (.doc y .docx, .xls y .xlsx, .ppt y .pptx) en una interfaz de edición online que no necesite descarga ni creación de una cuenta.

    Esta funcionalidad permite colaborar en la redacción de un documento para conseguir una versión final, que ya no será modificable de forma anónima. Por eso, cuando se coloca un Documento en modo edición anónima, hay que definir una fecha de espiración.

    Tanto los Documentos privados como los Documentos de grupo pueden colocarse de ese modo.

  2. ¿Para qué sirve la edición anónima? [top]
    Usted puede someter un documento a un grupo de personas para agrupar sus comentarios, evitar los duplicados, dirigir a varias personas las bases de un documento durante una fase preparatoria, someter a uno o varios documentos para relectura ortográfica y gramatical, etc.
  3. Activar la edición anónima online [top]
    La activación se efectúa Documento a Documento.
    1. En las Acciones del Documento, seleccione Edición anónima online. Marque la casilla para activar y determinar la fecha de espiración. El documento será accesible y modificable hasta el último minuto del día especificado.
    2. Aparecerá la dirección pública del Documento. Usted podrá entonces distribuirla a las personas de su elección por correo electrónico, o por cualquier otro medio. Sea prudente en el método de difusión porque, dado que se trata de un acceso anónimo, no será posible identificar al autor de un eventual abuso. También podría tratarse de datos confidenciales.
    3. Las personas que reciban la dirección podrán acceder a una interfaz online que les permita visualizar y modificar el Documento.
    Una vez que la activación ha sido efectuada, el Documento aparecerá con un icono particular y la fecha de espiración se mostrará en la parte derecha de la pantalla.
  4. Modificar la fecha de expiración [top]
    Usted podrá limitar o prolongar el periodo de edición online anónima, modificando la fecha de expiración. En lasAcciones del Documento, seleccione Edición online anónima y modifique la fecha.
  5. Desactivar la edición anónima online [top]
    En las Acciones del Documento, seleccione Edición online anónima. Desmarque la casilla para desactivarla.
  6. Edición online anónima y grupos [top]
    Solo los miembros que dispongan del derecho de Modificación sobre un documento, podrán activar la edición online para éste.

Disco virtual

  1. Definicion [top]
    El disco virtual permite que usted tenga acceso a sus documentos directamente: los documentos están en una carpeta especial en su computadora, protegida con una conexión y una contraseña.

    Esta carpeta actúa como carpeta estándar: usted puede agregar, suprimir y/o retitular archivos y subcarpetas. Usted puede también abrir un archivo de la carpeta o de un uso en su computadora. El disco virtual es también una manera fácil de sostener los archivos almacenados en su ordenador personal.

  2. Crear un disco virtual [top]
    El procedimiento depende su sistema operativo.

    Usted notará que el disco virtual consiste en diversas carpetas:

    • Una carpeta 'privada': contiene sus carpetas y documentos privados
    • Una carpeta para cada grupo: cada carpeta contiene carpetas y documentos del grupo

    Nota: Todos los documentos se deben almacenar en una de estas carpetas: usted no puede poner documentos o crear carpetas nuevas en el nivel superior.

  3. Crear una carpeta Web en Windows 10 & Vista [top]
    1. Ir a "Ordenador".
    2. Haga clic en "Mapa unidad de red" en el menú horizontal.
    3. Haga clic en "Conectar a un sitio Web que puede utilizar para almacenar sus documentos e imágenes ".
    4. Haga clic en" Seleccionar una ubicación de red personalizada ".
    5. Introduzca la siguiente URL: https://www.contactoffice.com/docs/USUARIO
    6. Introduzca su nombre de usuario ContactOffice (USUARIO) y contraseña.
    Parece que no se puede hacer doble clic en carpetas y documentos para abrirlos: tienes que hacer clic derecho sobre ellos y luego elija "Abrir".

    Nota: Si recibe un mensaje de error indicando que la ubicación de la carpeta Web no es válida, descargue esto Windows Vista patch y aplicarla.

  4. Create a Webfolder in Windows 7 & 8 [top]
    1. Go to "Computer".
    2. Click on "Map network drive" in the horizontal menu.
    3. Paste this link in the Folder field: https://www.contactoffice.com/docs/USUARIO
    4. Enter your ContactOffice login (USUARIO) and password.
  5. Crear un disco virtual en OS X (Mac) [top]
    1. Vaya al Buscador, abra el menú "Ir a", y seleccione "Conectarse al servidor..." (atajo teclado: <Commande> K).
    2. En el buzón de diálogo, "Conexión al servidor", indique la siguiente dirección: https://www.contactoffice.com/docs/USUARIO
    3. En la siguiente ventana, en la sección "Conectarse como", seleccione "Usuario referenciado". Al lado de "Nombre", introduzca su identificador ContactOffice (USUARIO) y su contraseña ContactOffice. Tendrá la opción de conservar esta contraseña para usted. En ese caso, vigile la seguridad de su ordenador.
    4. Haga clic en "Conectarse".
    5. La carpeta web aparecerá debajo de "Compartido(s), en la barra lateral de las ventanas del Buscador. También podrá acceder a través del menú "Ir", eligiendo a continuación "Ordenador".
    Es posible crear dicha carpeta automáticamente cada vez que arranque su Mac. Para ello, en primer lugar deberá conservar la contraseña en su mochila. A continuación, vaya a "Preferencias Sistema" y después a "Usuarios y Grupos". Seleccione su usuario y a continuación la pestaña "Apertura". Deslice y arrastre la carpeta web en la lista de elementos de apertura.

    Versión: 10.11.6 (El Capitán)
  6. Documentos extraños con MacOS [top]
    Con MacOs, el upload de un fichero a la carpeta Web crea un fichero duplicado empezando con '_'.
  7. Crear un disco virtual en iPhone o iPad [top]
    En general, iOS no permite acceder a los servidores WebDAV (el protocolo sobre el que reposa el disco virtual). Sin embargo, algunas apps como My WebDAV permiten hacerlo.
  8. Crear un disco virtual en Android [top]
    En general, Android no permite acceder a los servidores WebDAV (el protocolo sobre el que reposa el disco virtual). Sin embargo, algunas apps como My WebDAV File Manager permiten hacerlo.
  9. Problemas potenciales [top]
    Para uso optimal, note lo seguido:
    • Evite los acentos en nombres de carpeta
    • Configure su cortafuego personal o de red para permitir la conexión a su disco virtual (protocolo de WebDAV en el puerto 80 (http)/443(https): su computadora se debe permitir enviar datos).
    • Desconexión [top]
      La conexión a su Webfolder es activa solamente mientras usted su computadora está encendida. Para cerrar la conexión manualmente, clic derecho en 'Mi computadora' y elija 'desconectar 'el disco de red'. Seleccione el disco de red que corresponda a su documento Web y haga clic en 'OK'.
    • Carpetas y archivos especiales [top]
      En el disco virtual, verá carpetas y archivos que no pueden ser renombrados ni eliminados:
      • La carpeta "privada" corresponde a sus Documentos privados.
      • La carpeta "__TrAsH__" corresponde a una Papelera.
      • La carpeta "Mail images" contiene las imágenes que usted ha enviado en el cuerpo de un correo electrónico (en su firma por ejemplo).
      • La carpeta "web" corresponde a Documentos de Acceso público.
      • En un grupo, la carpeta "wiki" y la subcarpeta "groupinfo" se utilizan para mostrar las informaciones de los miembros del grupo.
      • El archivo calendar.ics contiene un calendario.

Carpetas y subcarpetas

  1. Carpetas especiales [top]
    Los Documentos privados necesitan carpetas especiales que no puedan ser renombradas ni eliminadas:
    • Papelera: contiene los Documentos y carpetas eliminadas. Solo resultarán definitivamente eficaces cuando vacíe la Papelera.
    • Buzón de depósito: contiene los documentos depositados por los miembros de sus grupos. Se crea automáticamente al hacer el primer depósito. Para más información, vaya a la sección "Buzón de depósitos".
    • "Mail images": esta carpeta contiene las imágenes que usted envía en el cuerpo de un correo electrónico, (por ejemplo, en su firma).
    • web: los Documentos colocados en esta carpeta serán públicos (si dicha funcionalidad estuviese habilitada para su perfil). Para más información, vaya a la sección "Acceso público".
    Los Documentos de Grupo también comportan una Papelera. Y también una carpeta "web".
  2. Crear una carpeta o una subcarpeta [top]
    Colóquese en el lugar deseado abriendo el árbol de sus carpetas. Vaya a Acciones de la carpeta, que deberá contener la nueva carpeta y elija Nueva carpeta. Introduzca un nombre y presione en la tecla Entrada.
  3. Renombrar una carpeta [top]
    Vaya a las Acciones de la carpeta y seleccione Renombrar.
  4. Desplazar una carpeta [top]
    Tiene dos posibilidades:
    • Seleccione la carpeta con el ratón y deposítela en la carpeta de destino.
    • Vaya a las Acciones del dossier y seleccione Mover.
  5. Suprimir una carpeta [top]
    Precauciones:
    • Suprimir una carpeta significa suprimir todos los Documentos contenidos en ella, y también los subdocumentos y su contenido
    • Una vez que la Papelera haya sido vaciada, la supresión es irreversible. ¡Ponga mucha atención al realizar esta operación!
    Seleccione la carpeta, vaya a Acciones y seleccione Suprimir.

    Nota: La carpeta solo será definitivamente suprimida cuando la Papelera se haya vaciado. Si usted ha enviado una carpeta a la Papelera por error, podrá encontrarla allí de nuevo.

Búsqueda

  1. Búsqueda en las herramientas y entornos [top]
    En la parte superior derecha de la pantalla, aparece un campo de búsqueda. Para realizar una búsqueda, introduzca una palabra o el inicio de una palabra.

    La búsqueda puede efectuarse en diferentes herramientas:

    • Si se realiza cuando una herramienta está activa, (los Mensajes por ejemplo), la búsqueda se realizará en los datos de esta herramienta.
    • Si ninguna estuviese activa (sería el caso de la página de inicio, justo después de la conexión), entonces se efectuará en todas las herramientas. La lista de resultados precisará de qué tipo de datos se trata. Para volver a la página de inicio, haga clic en el logo en la parte superior izquierda.
    La búsqueda se puede efectuar también en diferentes entornos:
    • Si se realiza desde el privado (Documentos privados por ejemplo) se realizará en ese entorno.
    • Si se realiza en un grupo, la búsqueda solo se hará en dicho grupo.
    • Usted puede ampliar o restringir la búsqueda haciendo clic en el triángulo para que aparezca la pantalla de búsqueda avanzada. En la sección Buscar en, seleccione Privado o Privado + Grupos. En este último caso, la búsqueda se extenderá al conjunto de grupos.
  2. Búsqueda avanzada [top]
    La mayoría de herramientas están provistas de búsqueda avanzada. Los criterios propuestos están adaptados a las diferentes herramientas.
  3. Visualización de los resultados [top]
    Los resultados están limitados a 200 y se muestran por orden de pertinencia.
  4. Ultima búsqueda [top]
    Puede mostrar los resultados de la ultima búsqueda pulsando en Resultados de la búsqueda en la parte izquierda de la pantalla. Aparecen de nuevo por orden de pertinencia.
  5. Sintaxis en el campo de la búsqueda [top]
    • Si usted introduce varias palabras, la búsqueda le reenviará los datos que contienen todas esas palabras. Si introduce "OR" entre las palabras, la búsqueda devolverá los datos que contengan una de las palabras.
    • La búsqueda no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas
    • Puede añadir una estrella (*) detrás de al menos 4 caracteres para representar todas las palabras que comiencen por dichos caracteres.
    Ejemplos:
    • vacaciones Hawaii (equivalente a vacaciones Y Hawaii) reenviará los datos que contengan las palabras vacaciones y Hawaii.
    • Maui OR Hawaii reenviará los datos que contengan las palabras Maui o Hawaii.
    • "super vacaciones" (con las comillas) reenviará los datos que contengan la expresión "super vacaciones".
    • "info*" reenviará los datos que contengan palabras que comiencen por info (informática, informático, informaciones, etc.).
    • virus-ordenador reenviará los datos que contengan la palabra "virus", pero no la palabra "ordenador".
  6. Limitaciones [top]
    El contenido de los Documentos en el formato OpenOffice (.odt, etc.) así como el contenido de los Documentos protegidos por una contraseña interna, no son tratados en la búsqueda.

Envío de Documentos por correo electrónico

  1. Envío como archivo adjunto [top]
    Desde los Documentos, seleccione uno o varios Documentos, abra las Acciones y seleccione Enviar Después Enviar por correo electrónico.
  2. Envío como enlace [top]
    En lugar de enviar el documento en el correo electrónico, puede enviarlo como enlace. El destinatario tendrá unos días para descargarlo haciendo clic en el enlace y usted recibirá una notificación cuando lo hará.

    Esta funcionalidad es ideal para documentos de gran tamaño pero se puede utilizar con pequeños también.

    Por favor, tenga en cuenta que esta funcionalidad le enviará automáticamente un correo electrónico específico por destinatario: los destinatarios no podrán ver los otros destinatarios.

Buzón

  1. Definición [top]
    El buzón es una carpeta especial en sus Documentos privados, en donde los miembros de los grupos que pertenecen pueden dejar Documentos. El buzón es como un buzón de correos: cuando alguien deja un documento, se convierte en invisible para él.

    Nota: Todos los miembros de los grupos al que pertenece pueden usar siempre su buzón.

  2. ¿Para qué sirve el buzón de depósitos? [top]
    Esta característica le permite recibir los archivos directamente en la herramienta de Documentos y no por correo electrónico: informes, tareas, etc.
  3. Consejos de utilización [top]
    Si espera un gran número de Documentos en su Buzón de depósito, dé consignas de nomenclatura claras a los miembros de sus grupos, para que la lista de Documentos depositados sea más clara para usted. Si intenta depositar un Documento que tenga el mismo nombre que otro que ya se encuentre allí, la operación será rechazada.
  4. Creación de un buzón de depósito [top]
    Su buzón de depósito se crea automáticamente en sus Documentos cuando el primer Documento se haya depositado en él. Por tanto, no existe cuando se crea la cuenta.
  5. Dejar un documento [top]
    Para dejar un documento en el buzón de otra persona, primero créalo en sus Documentos privados. A continuación, seleccione "Enviar a un buzón en el menú Acciones de este documento. En la lista de grupos, haga clic en el nombre del destinatario.
  6. Identificar la procedencia de un Documento [top]
    No siempre resulta fácil determinar la procedencia de un Documento si el expedidor no ha utilizado un nombre específico. Además del nombre del expedidor, que aparece automáticamente, podrá ver la lista de grupo comunes con el expedidor, seleccionando Grupos comunes en lasAcciones del Documento.
  7. Gestionar los documentos depositados. [top]
    Características habituales (compartir con grupos incluidos) se aplican a los documentos depositados en su buzón. También puede moverlos a otras carpetas o eliminarlos.

Tags

  1. ¿Para qué sirven las etiquetas? [top]
    Las etiquetas permiten organizar sus datos en función de etiquetas como por ejemplo, Urgente, Importante, etc. y/o según los proyectos, clientes, etc. La primera etapa consiste en crear sus propias etiquetas.
  2. Acceso a los etiquetas [top]
    Seleccione cualquier dato, visualice sus Acciones y seleccione etiquetas.
  3. Crear un etiqueta [top]
    Ver las etiquetas de un determinado dato y hacer clic en Adjuntar. Introduzca un nombre y elija eventualmente un color para esa etiqueta.
  4. Modificar una etiqueta [top]
    Los nombres de las etiquetas no pueden ser modificados una vez que han sido creados. Sin embargo, es posible modificar su color.
  5. Eliminar una etiqueta [top]
    En la parte izquierda de la pantalla, vaya a Acciones de la etiqueta y seleccione Suprimir.
  6. Atribuir una etiqueta a un dato [top]
    Seleccione etiquetas en lasAcciones del dato. En la ventana de las etiquetas, marque una o varias casillas, según las etiquetas que desee atribuir. A continuación podrá atribuir otras etiquetas o retirarlas.

    Otro método: seleccione una etiqueta a la izquierda sin soltar el botón del ratón y desplace la etiqueta hacia el dato que desee (arrastrar-soltar). También podrá partir del dato y depositarlo sobre la etiqueta.

  7. Mostrar los datos con una determinada etiqueta [top]
    Existen dos posibilidades:
    • Clic sobre una etiqueta en la parte izquierda de la pantalla. Si la lista de etiquetas no aparece, ábrala clicando sobre el triángulo.

      Para volver a la vista normal, haga clic en la carpeta en la que esté (Mi calendario, Mis contactos, etc. según la herramienta.

    • Abra la búsqueda avanzada y seleccione un etiqueta.
  8. Etiquetas y grupos [top]
    Las etiquetas son propias de una persona y no de un grupo: no existen etiquetas de grupo. No se recomienda usar las etiquetas en los datos de grupo.

Suprimir documentos

  1. Suprimir un documento [top]
    Marque el Documento correspondiente (o selecciónelo con el ratón), vaya a Acciones y seleccione Suprimir. También puede mover el Documento a la Papelera con arrastrar-soltar.

    Nota: El Documento solo será definitivamente suprimido cuando la Papelera se haya vaciado. Si usted ha enviado un Documento a la Papelera por error, podrá encontrarlo allí de nuevo.

  2. Suprimir una selección de documentos [top]
    Precauciones: Una vez que la Papelera haya sido vaciada, la supresión es irreversible. ¡Ponga mucha atención al realizar esta operación!

    La supresión se efectúa carpeta a carpeta. En primer lugar, colóquese en una carpeta. Marque los Documentos deseados (o selecciónelos en el teclado o con el ratón). Colóquese en las Acciones y seleccione Suprimir. También puede mover los Documentos a la Papelera con arrastrar-soltar.

    Nota: Los Documentos solo serán suprimidos cuando la Papelera se vacíe. Si usted ha enviado Documentos a la Papelera por error, podrá encontrarlo allí de nuevo.

  3. Vaciar la Papelera [top]
    Vaya a las Acciones de la Papelera y seleccione Vaciar Papelera.

Conversión PDF

  1. Características [top]
    Para ver un archivo para el que usted no tiene el software necesario instalado en su ordenador, o simplemente para convertir un formato de documento a PDF, seleccione Convertir a PDF en el menú contextual de este documento.

    La conversión se realiza en tiempo real y requiere un tiempo que depende del tamaño y la complejidad del archivo. Por favor, espere mientras se procesa la conversión. Cuando esté terminado, puede guardar el archivo PDF en su computadora.

    Los formatos siguientes son aceptados: .doc, .docx, .txt, .ppt, .pptx, .xls, .xslx, .odt, .sxw, .ods, .sxc, .csv, .odp, .sxi

Acceso público

  1. Definición [top]
    Los derechos de acceso habituales permiten el reparto de datos en el seno de grupos de usuarios identificados.

    El acceso público permite por otra parte publicar datos en la Web: serán accesibles por cualquiera y sin identificación. Ya no es necesario de tener una cuenta en ContactOffice para consultarlos.

    Concretamente, basta con parametrizar el acceso público y de difundir el URL del dato por correo electrónico, en su sitio Web,?

  2. ¿Para qué sirve el acceso público? [top]
    Podrá de esa forma poner a la disposición del público en general, formularios, informes, folletos,?

    N.B.: La ley prohíbe la difusión de contenidos por los cuales no dispone de los derechos de autor. La oficina virtual declina toda responsabilidad en caso de utilización ilegal: usted será solo responsable en caso de persecución judicial.

  3. Disponibilidad [top]
    Por defecto, el acceso público no esta disponible; si $1 tiene esa funcionalidad, aparecerá ?Acceso público? en la ventana de los derechos de acceso.
  4. Crear la carpeta pública [top]
    Para configurar un dato (un documento por ejemplo) en acceso publico, primero debe configurar la carpeta que le contiene en acceso publico, tal como todas las carpetas intermediarias hasta la carpeta raíz.

    Por ejemplo, para configurar el documento formulario.doc que se encuentra en la subcarpeta Comunicación de la carpeta publica, primero debe configurar la carpeta raíz así como la carpeta publica y la subcarpeta Comunicación en acceso publico. Cuando una carpeta esta en acceso publico, los iconos y reemplazan el icono en la partida derecha de la pantalla.

  5. Acceso a un dato en acceso público [top]
    Para obtener la URL pública del Documento, visualice sus Acciones y seleccione Acceso directo. Copie la dirección en Acceso público.
  6. Su página pública [top]
    La páginahttps://www.contactoffice.com/pub/docs/USUARIO/web/ muestra la lista de todos los Documentos públicos de su espacio privado, es decir, todos los Documentos colocados en la carpeta web.

    Eso significa que una persona que tenga conocimiento de su identidad, podrá acceder a dicha página. Los motores de búsqueda también podrían acceder a ella.

    Para un grupo, la dirección es https://www.contactoffice.com/pub/docs/NOMBRE_DEL_GRUPO/web/.

  7. Retirar el acceso público [top]
    Es posible desplazar un Documento público hacia otra carpeta, o incluso suprimirla: ya no será de acceso público.

    También podrá desplazar la carpeta pública (llamada web) a la Papelera y suprimirla si ya no la va a utilizar más.

  8. Acceso público y Documentos de grupo [top]
    El perfil del administrador de grupo determina si el acceso público está disponible para el grupo. Si es el caso, aparecerá Crear carpeta pública en las Acciones de la carpeta raíz.

    El administrador y los eventuales coadministradores que hayan recibido explícitamente el derecho a Añadir contenido en la carpeta raíz, podrán crear la carpeta pública. Incluso podrán añadir Documentos a la carpeta pública.

    En consecuencia, a partir de entonces podrá determinar los derechos de acceso de la carpeta raíz y de la carpeta pública (si ha sido creada).

Retirar servidores

  1. Definición [top]
    Un servidor retirado es un servidor del documento que permite las conexiones de WebDAV (generalmente en el puerto 80 (http)/443(https)). Configurando un servidor retirado en su oficina virtual, usted puede recopilar todos sus documentos en un sólo interfaz.

    Nota: el servidor retirado fija los derechos de acceso (leer, escribir) para sus carpetas y documentos. También fija el espacio de disco disponible.

  2. Operaciones en carpetas y archivos de los servidores retirados [top]
    Una carpeta del servidor retirado es similar a una carpeta de la oficina virtual para las operaciones básicas: agregar, suprimir, renombrar un documento, etc. Usted puede copiar o mover documentos desde el servidor retirado a la oficina virtual e inversamente.
  3. Agregar un servidor remoto [top]
    Haga clic en Retirar servidores en la barra del menú. Complete los ajustes para la conexión:
    • Nombre: este nombre identificará el servidor. Este nombre se limita a la oficina virtual y no tiene ningún enlace con el nombre real del servidor retirado.
    • URL: Retirar la dirección del servidor
    • Conexión: su conexión en el servidor retirado
    • Contraseña: su contraseña en el servidor retirado.

    Despúes, haga clic en Guardar. Esto validará automáticamente los ajustes y creará el servidor retirado si los ajustes son válidos. Si los ajustes son inválidos, corríjalos. Si son correctos pero no validados, entre en contacto con la ayuda técnica del servidor retirado.

  4. Configurar Dropbox.com [top]
    Seleccione este servicio al crear un nuevo servidor remoto. Los parámetros se determinan automáticamente. Solo tendrá que introducir su identificador y contraseña para Dropbox.com.
  5. Configurar Google Drive [top]
    Seleccione este servicio al crear un nuevo servidor remoto. Los parámetros se determinan automáticamente. Solo tendrá que introducir su identificador y contraseña para Google Drive.
  6. Editar un servidor retirado [top]
    Elija Editar al lado del servidor retirado, edite las características y elija Guardar.

    Nota: si usted corrige el nombre del servidor, el cambio será considerado la próxima vez que se registre.

  7. Servidores remotos y Mensajes [top]
    Desde los Mensajes, usted podrá:
    • Seleccionar un archivo adjunto en un servidor remoto
    • Guardar un archivo adjunto en un servidor remoto
  8. Desactivar un servidor retirado [top]
    Usted puede desactivar un servidor retirado sin suprimirlo.
  9. Suprimir un servidor remoto [top]
    Vaya a Acciones del servidor remoto y seleccione Suprimir. Por supuesto, ello no afecta a los datos almacenados en ese servidor.
 

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