Manual del usuario

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• Generalidades
• Miembros
• Administrador
• Co-administradores
• Datos del grupo

Generalidades

1. Definición [top]
   Compartir información (calendarios, direcciones, etc.) puede solamente realizarse dentro de un grupo. Por lo tanto, usted tiene que ser miembro por lo menos de un grupo para compartir sus propios datos o para tener acceso a los datos de otros usuarios..

   Cada miembro del grupo tiene una conexión personal y una suscripción personal. En el contexto de un grupo, los tipos de suscripción de los miembros no importan: todos los tipos de suscripción le permiten ensamblar un grupo y todos los miembros de un grupo pueden tener diversos tipos de suscripción. El hecho de que una persona pertenece a un grupo no tiene ninguna influencia en el tipo de suscripción: permanece sin cambiar.

2. Consejos para crear un grupo [top]
   Es importante de crear buenos grupos, incluyendo solo las personas con cuales usted quiere compartir informaciones. Esmejor crear varios grupos pequeños con un solo modelo de comparte (derechos de acceso identicos para cada miembo del grupo) que un solo largo grupo con un modelo de comparte complejo (cada miembro del grupo tiene derechos de acceso diferentes).
3. Tipos de grupos [top]
   Existen tres tipos de grupos:
   
   Grupo abierto
   • Membresía: Libre (cada utilizador puede unirse al grupo)
   • Directorio de los miembros: La lista de los miembros es publica
   • Directorio de los grupos: El grupo aparece en el directorio publico de los grupos
   Grupo cerrado
   • Membresía: solicitación enviando un email al administrador del grupo
   • Directorio de los miembros: La lista de los miembros es publica
   • Directorio de los grupos: El grupo aparece en el directorio publico de los grupos
   Grupo privado
   • solo el administrador del grupo puede invitar
   • Directorio de los miembros: La lista de los miembros no aparece en ningún directorio
   • Directorio de los grupos: El grupo no aparece en ningún directorio.

Miembros

1. Condiciones para unirse a un grupo [top]
   Usted puede pertenecer a máximo 20 grupos, a no ser que su suscripción permite más grupos.
2. Buscar un grupo [top]
   Pulse en Buscar un grupo en la barra del menú. Utilice por lo menos 2 criterios entre los siguientes:
   • Nombre del grupo: entre como mínimo 3 letras consecutivas que deben aparecer en el nombre del grupo.
   • Actividad: determine si se trata de un grupo de negocio o no.
   • Sector: si se trata de un grupo de negocio, especifique el sector económico.
   • Idioma
   Nota: Los grupos privados no aparecen nunca en los resultados de búsqueda.
3. Unirse a un grupo [top]
   El procedimiento varia según cada tipo de grupo:
   • Grupos abiertos
     Aparecen en el directorio de los grupos. Efectué una búsqueda y pulse en Pulse aquí para unirse al grupo.
   • Grupos cerrados
     Aparecen también en el directorio de los grupos. Efectué una búsqueda e envíe un correo electrónico de solicitud al administrador del grupo. Su dirección de correo aparece en la descripción del grupo
   • Grupos privados
     Estos grupos no se pueden buscar: usted debe ser invitado por el administrador para unirse a uno.
4. Dejar un grupo [top]
   Pulse en Gestionar mis grupos y luego en Dejar el grupo.

Administrador

1. Definición [top]
   El administrador de un grupo es la persona que maneja al grupo. Cuando usted crea a grupo, usted es automáticamente el administrador de este grupo.

   El administrador es el único capaz de agregar, de corregir o de suprimir el contenido en las herramientas del grupo (calendario, documentos, etc.), pero él puede dar las estos derechos a alguno o a todos los miembros del grupo.

   El administrador del grupo él no autorizado a dejar al grupo, al menos que él haya elegido un nuevo administrador.

2. Requisitos para crear un grupo [top]
   El numero máximo de grupos que puede crear esta determinado por su tipo de suscripción.
3. Número máximo de miembros [top]
   Cada grupo tiene un número máximo de miembros. Es fijado por el tipo de suscripción de su administrador.
4. Capacidades del grupo [top]
   Como un ambiente privado, un ambiente del grupo tiene capacidades (MB para los documentos, por ejemplo). Estas capacidades son fijadas por el tipo de suscripción del administrador del grupo. Por lo tanto, el administrador del grupo tendrá generalmente el tipo más alto de la suscripción.

   Ejemplo: un tipo de suscripción tiene una capacidad de 100MB para los Archivos.

   • El administrador tiene 100MB para sus propios archivos privados.
   • Cada grupo creado por este administrador tiene una capacidad de 100MB para los archivos. Es decir los documentos puestos dentro del grupo por todos los miembros (administrador incluyendo) no pueden exceder 100MB.
   • Si el tipo de suscripción permite la creación de 3 grupos, la capacidad total para los documentos es 400MB: 100 MB para cada grupo y 100MB para los documentos privados del administrador.
   Las capacidades para los ambientes privados de los miembros del grupo son fijados por su propio tipo de la suscripción.
5. Crear un grupo [top]
   En la herramienta grupo, pulse en Crear un nuevo grupo. Luego, entre los parámetros siguientes:
   • Nombre del grupo: Nombre corto del grupo (máximo 12 caracteres), es el nombre que aparecerá en el directorio de grupos. Por ejemplo: IAB.
     
   • Nombre completo del grupo: Internet Advertising Bureau
   • Descripción: Una descripción del grupo.
   • Actividad principal del grupo: seleccione el tipo de grupo: de Negocio o no.
   • Sector de Actividad: Se preciso porque será un criterio de búsqueda determinante.
   • Idioma: seleccione el idioma del grupo.
   • Directorio del Grupo: determine si su grupo es privado o publico.
     Un grupo publico aparecerá en el directorio de los grupos, mientras que un grupo privado no.
   • Directorio de los Miembros: determine si la lista de los miembros del grupo es publica o privada.
     Una lista publica de miembros aparecerá en el directorio de los miembros, mientras que una lista privada no.
   • Acceso: elija el tipo de acceso par su grupo:
     AbiertoSi es un grupo abierto, cualquier usuario puede unirse al grupo efectuando una búsqueda y pulsando en Unirse al Grupo.
     Cerrado: Si el grupo esta cerrado, el administrador del grupo debe invitar las personas enviándoles un correo electrónico.
6. Modificación de un grupo [top]
   A todo momento, el administrador puede modificar los parámetros de grupo para cambiarlo en grupo abierto, cerrado o privado. Todos los otros parámetros (nombre del grupo completo, descripción, idioma,&) pueden también ser modificados, excepto el nombre del grupo.

   Si usted es el administrador, pulse en Gestionar mis grupos y luego en Modificar los parámetros del grupo y efectuar los cambios necesarios.

7. Añadir miembros [top]
   Pulse en Gestionar mis grupos y luego en Invitar miembros en frente del nombre del grupo.
   • Si la persona que desea invitar se encuentra en su agenda de direcciones
     Pulse en Enviar una invitación a un nuevo miembro a partir del Agenda de direcciones y marque la casilla para seleccionar una o varias personas.
   • Si la persona que desea invitar no se encuentra en su agenda de direcciones
     Pulse en Enviar una invitación a un nuevo miembro por correo electrónico, indique un nombre y una dirección de correo y seleccione un idioma. Usted puede invitar varias personas indicando los correos electrónicos separados por ";" (por ejemplo: miguel@dominio.com;pedro@dominio.com). En ese caso, no debe indicar un nombre. Todas las invitaciones serán enviadas en el idioma seleccionado.
   Cada persona invitada recibirá un correo electrónico estandarizado en el idioma elegido; con el nombre del administrador y el nombre del grupo, tal como una explicación del funcionamiento de la Oficina Virtual. El procedimiento para unirse al grupo será también explicada.

   Si un invitado no contesto a una invitación, usted puede mandarla de nuevo pulsando en Reenviar la invitación o suprimirla pulsando en la Papelera.

8. Eliminar miembros [top]
   Pulse en Gestionar mis grupos y luego en Ver los miembros en frente del nombre del grupo. Luego pulse en la Papelera en frente del nombre del miembro para eliminarlo del grupo.
9. Número de administradores [top]
   Un grupo tiene solamente un administrador (a la vez).
10. Cambie de administrador [top]
    El administrador actual puede dimitir eligiendo a un nuevo administrador entre los miembros de los grupos. Para hacerlo, exhibir la lista de los miembros del grupo y haga clic en Se convierte el administrador.

    Mientras que las capacidades del grupo (número de grupos, número de miembros y capacidades para los objetos del grupo) son fijadas por el tipo de suscripción de su administrador, asegúrese de que el nuevo administrador tenga un tipo de suscripción con suficientes capacidades.

Co-administradores

1. Definición [top]
   El administrador del grupo puede agregar uno o más co-administradores para ayudarle con el manejo de grupos. Por ejemplo, un director, que es el administrador del grupo, puede agregar a su secretaria como co-administrador para que pueda ayudarle a establecer los derechos de acceso en las herramientas.

   Un co-administrador de grupo puede:

   • Añadir y eliminar contenido en todo el entorno del grupo: Calendario, todas las carpetas dentro de los Documentos, etc.
   • Cambiar los derechos de acceso a nivel de la herramienta (por ejemplo: Calendario) como a nivel de la carpeta (por ejemplo: Documentos).
   El no puede hacer las demás operaciones, que son un privilegio del administrador del grupo: invitar y remover a los miembros, cambiar la configuración del grupo, etc. No puede tampoco agregar o quitar co-administradores de grupo.
2. Añadir un co-administrador [top]
   Ir a la herramienta de Grupos, seleccione el grupo en el árbol de carpetas y haga clic derecho sobre él para seleccionar Acceso y marque la casilla en la columna Grupo Administrador.
3. Revocar un co-administrador [top]
   Ir a la herramienta de Grupos, seleccione el grupo en el árbol de carpetas y haga clic derecho sobre él y seleccione Acceso y, a continuación, desactive la casilla correspondiente en la columna Grupo Administrador.

   El co-administrador pierde todos los derechos que recibió cuando fue agregado como co-administrador. Pero si derechos específicos se le habían dado antes (por ejemplo: agregar contenido en una carpeta determinada), los mantendrá.

Datos del grupo

1. Acceso a los datos del grupo [top]
   Vaya en la herramienta deseada y pulse en Ver en la barra de menú y luego en el nombre del grupo deseado. Puede también seleccionar el grupo en el segundo menú despegable.
2. La casilla "Todos los miembros del grupo" [top]
   Después de haber pulsado en la casilla Acceso, si usted selecciona la casilla "Todos los miembros de (nombre del grupo), los nuevos miembros que se juntan al grupo después, tendrán los mismos derechos que los miembros actuales.