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Généralités

1. Fonctionnalités [top]
   Chacun sait combien il est fastidieux de convenir d'une date et d'un horaire dès lors que plus de deux personnes sont impliquées. La fonctionnalité de sondage pour réunion vous permet de proposer une série de possibilités et de recueillir les votes des participants, afin de dégager la ou les possibilités qui conviennent à tous.

   NB: Les participants ne sont pas tenus de disposer d'un compte sur le bureau virtuel mais doivent figurer dans un carnet d'adresses privé ou de groupe.

   Il n'y a pas de sondage de groupe. Un sondage est toujours créé à partir de l'environnement privé et n'apparaît jamais dans l'environnement de groupe.

Administration

1. Créer un sondage [top]
   Sélectionnez Sondage pour réunion dans le menu Nouveau et suivez les instructions de l'assistant.

   A l'issue de la création, les participants reçoivent un e-mail les invitant à participer au sondage en cliquant sur un hyperlien.

2. Consulter les votes [top]
   A tout moment, vous pouvez consulter le résultat des votes en affichant les détails du sondage.

   Veuillez noter que les participants peuvent modifier leur vote à tout moment, en fonction de l'évolution de leurs contraintes personnelles.

3. Déterminer la date finale [top]
   A tout moment, vous pouvez déterminer la date et l'horaire de la réunion parmi toutes les propositions soumises aux participants. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Sélectionner figurant dans la colonne de la proposition concernée. Veuillez noter que cette opération est irréversible: une fois la date finale choisie, vous ne pourrez pas en changer.

   Les participants sont avertis du choix de la date finale par e-mail. De plus, une réunion est créée dans le Calendrier du bureau virtuel. Elle apparaît dès lors dans votre propre calendrier, de même que dans celui des participants qui disposent d'un compte. Quant aux autres participants, ils peuvent accepter ou refuser la réunion au moyen d'un hyperlien.

   Que faire si aucune date ne convient à tous?

   Si c'est acceptable, choisissez la date qui convient au plus grand nombre ou aux participants les plus indispensables. Vous pouvez également ajouter des dates en modifiant le sondage.

   Que faire si plusieurs dates conviennent à tous?

   En tant qu'initiateur du sondage, déterminez souverainement la date finale.

   Que faire si toutes les dates ne conviennent à personne?

   Modifiez le sondage pour proposer d'autres dates. Toutefois, il peut arriver qu'il n'y ait tout simplement pas de solution.

4. Modifier un sondage [top]
   Vous pouvez modifier tous les paramètres d'un sondage à tout moment. Pour ce faire, affichez les détails du sondage et cliquez sur Modifier. Vous pouvez ajouter ou retirer des jours et des heures, ajouter un participant, etc.

   Les participants sont notifiés par e-mail uniquement si vous modifiez les dates, les heures ou la liste des participants. Ils ne sont donc pas notifiés si vous modifiez le titre ou la description.

5. Fermer un sondage [top]
   Si le projet de réunion est abandonné ou si vous ne trouvez pas de date finale, vous pouvez fermer le sondage. Il est conservé en l'état et peut toujours être consulté par vous-même et les participants. Par contre, les votes ne sont plus autorisés. De même, la modification et le choix de la date finale ne sont plus possibles.

   NB: Un sondage fermé ne peut être rouvert. Ne fermez donc pas un sondage à la légère.

   NB: Une fois que la date finale a été choisie, le sondage est automatiquement fermé.

   Pour fermer un sondage, affichez ses détails et cliquez sur Fermer.

6. Supprimer un sondage [top]
   Si vous n'avez plus l'utilité d'un sondage, vous pouvez le supprimer. Cette suppression est définitive.

   Pour ce faire, affichez les détails du sondage et cliquez sur Supprimer.