Gebruikersgids

• Titel: begroeting
• Taal: Deze informatie is belangrijk in de mate waarin het systeem de voorkeurstaal zal gebruiken om met de contactpersoon te communiceren (uitnodiging aan een groep, automatische controle van de coördinaten, enz.). Indien geen taal werd aangeduid, wordt het Engels gebruikt.
• Naam
• Voornaam
• Bedrijf
• Afdeling
• Functie
• Adressen: bepaal het soort adres (Kantoor, Privé, Andere, Niet bepaald) en geef de coördinaten in. Kies een land in de keuzelijst of typ het via het klavier.
• Telefoonnummers: kies het soort nummer en voer het in internationaal formaat in in de 3 daartoe voorziene zones.
• E-mailadressen: geef tot 3 adressen in.
• Categorieën: klik op Bewerken om een categorie aan een contactpersoon te linken
• URL: het webadres van de contactpersoon (of zijn bedrijf)
• Commentaar: vrije zone. Om over meer ruimte te beschikken: klik op Zoom.

Selecteer het contact en klik op Ophalen onder de standaardfoto.

Ze maakt het mogelijk om de gegevens van een contactpersoon automatisch te controleren: het systeem zendt een e-mail naar uw contactpersoon en toont hem/haar de gegevens waarover u beschikt (met uitzondering van het veld Commentaren en de Categoriëen). Een link in de e-mail maakt het mogelijk om de gegevens indien nodig aan te passen. U zal per e-mail verwittigd worden wanneer uw correspondent zijn gegevens gewijzigd of bevestigd heeft.

Nota: Deze functie geeft ook de contactpersoon de mogelijkheid alle gegevens uit zijn fiche te verwijderen.

• Contacten bekijken: u alleen (wijzigen mogelijk).
• Contacten wijzigen: u alleen (wijzigen mogelijk).
• Contacten bijvoegen: u alleen (wijzigen mogelijk).
• Contacten verwijderen: u alleen (wijzigen mogelijk).

Klik op Toegang boven het alfabet en vink de betreffende hokjes aan in de kolom Bewerken Contact.

U moet deze persoon eerst het recht verlenen om al uw contacten te bekijken. Klik vervolgens Toegang onder het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom aan Contacten verwijderen.

• Contacten bekijken: alle groepsleden (wijzigen niet mogelijk).
• Contacten bewerken: hij die de contact creëerde (wijzigbaar).
• Contacten toevoegen: de beheerder van de groep (wijzigbaar).
• Contacten verwijderen: de beheerder van de groep (wijzigbaar).

Creëer een nieuw contact zoals u dat doet in uw privé-omgeving.

Een groepscontact toevoegen kunt u als volgt:

• Een nieuw contact onmiddellijk aan de groep toevoegen
  Ga naar het groepsadresboek en maak een nieuw contact aan (zoals u het gewoonlijk met uw persoonlijke contacten doet).
  Indien u de groep verlaat, zal u geen toegang meer hebben tot deze data.
• Deel één van uw persoonlijke contacten met de groep
  Toon de details van het contact en klik vervolgens op Delen met groepen. Selecteer vervolgens de groepen waarmee dit contact moet gedeeld worden.
  Een kopie van deze data wordt in de groep geplaatst: indien u de groep verlaat, zal deze data steeds toegankelijk blijven voor de groepleden in de groepsomgeving en voor uzelve in uw persoonlijke omgeving.

Indien het contact zich reeds in uw privé-omgeving bevindt, kunt u het delen met de groep. Ga naar uw persoonlijke contacten, bekijk de details van het contact en klik Delen met groepen. Duid vervolgens het vakje aan naast de groepsnaam.

Klik Toegang onder het menu en duid het overeenkomstige vakje in de kolom Verwijderen aan.

Om dit uit te voeren ga naar Prefs, rubriek Verwijderen en klik op Het adressenboek leegmaken.

U mag hetzelfde bericht naar verschillende bestemmelingen versturen door te klikken op Toevoegen onder het vak Aan. Vink daarna de overeenkomstige vakken in uw persoonlijk adresboek aan of in het groepsadresboek.

NB: Het is aangeraden uw SMS-berichten te ondertekenen zodat de bestemmelingen de verzender ervan kunnen achterhalen.

Als het nummer niet klikbaar is, moet u nagaan of het wel in internationaal formaat werd ingevoerd. Dit kan u door de 3 vakken die hiervoor bestemd zijn te gebruiken. Ga ook na of het nummer correct in een fax veld werd ingevoerd. Wijzig - indien nodig - het vak met het rolmenu naar een fax vak.

Om een categorie toe te voegen, ga naar 'Voorkeuren > Categorieën'. Voer de naam van de gewenste categorie in en klik op Toevoegen.

Om een contact met een categorie te verbinden, maakt u de contactdetails zichtbaar door op de naam te klikken. Klik vervolgens op Bewerken. Klik in de rubriek Categorieën op Bewerken. Selecteer de gewenste categorie in het rolmenu en klik op Toevoegen. Eenzelfde contact kan tot meerdere categorieën behoren.

Om alle contacten van één categorie zichtbaar te maken, selecteert u ze in de zoekmotor van het Adresboek en klikt u op Zoeken.

Bepaal of het zoeken in uw persoonlijke contacten of in de adressen van de groep moet gebeuren. Kies vervolgens via het rolmenu de zoekcriteria (naam, voornaam, bedrijf), vul de zoekterm in en klik op Zoeken.

Het invoervenster vertelt u hoeveel contacten u nog kan invoeren.

Om een adresboek uit te voeren naar het PDF formaat, klik op het PDF icoon () bovenaan uw scherm.

Om één enkele contactpersoon uit te voeren, opent u de details van de contactpersoon en klikt u op vCard uitvoeren.

NB: Indien u uw adresboek wenst te exporteren (in .vcf - vCard formaat) om het in Outlook/Outlook Express, te importeren zult u geconfronteerd worden met het volgende probleem, te wijten aan deze 2 softwares en niet aan het virtueel kantoor:

• Outlook Express
  Om toegang te hebben tot de vCard import functie, selecteer adresboek in de toolbar. Kies nadien Importeren/visite kaart in het bestandmenu van het adresboek. U zult de import van elk contact manueel moeten goedkeuren door te klikken op "OK".
• Outlook
  Het virtueel kantoor exporteert alle contacten in één enkel .vcf bestand. Outlook beheert geen .vcf bestanden die meerdere contacten bevatten : enkel de eerste zal geïmporteerd worden. Outlook beheert ook niet de import van een .vcf bestandsdossier. De enige snelle oplossing voor import in Outlook bestaat uit de import van het bestand in Outlook Express nadien de gegevens door te geven naar Outlook. U gaat in Outlook, naar Contacten nadien selecteert u in het bestandsmenu "Importeren et Exporteren". Kies nadien "Importeren van berichten en internetadressen", en nadien "Outlook Express". Kruis enkel "Importeren van adresboek".