FAQ

Gebruikersgids

Agenda

Contacten

Documenten

Wiki

Infos

Taken

Forum

Chat

Notities

SMS

Fax

Groepen

Algemeen
Leden
Beheerder
Groepsdata

Algemeen

Definitie [top]
Het delen van informatie (agenda's, adresboeken, enz.) is enkel mogelijk binnen het kader van een groep. Om uw gegevens te delen of om toegang te hebben tot de gegevens van iemand anders moet u lid zijn van ten minste één groep.
Elk lid beschikt over zijn persoonlijke login en zijn abonnementstype. In de context van een groep is de keuze van een abonnementstype volledig vrij: alle abonnementsformules laten u toe tot een groep toe te treden en alle leden van de groep hoeven niet over hetzelfde abonnementstype te beschikken. Ook heeft het feit dat men tot een groep behoort geen enkel invloed op het abonnementstype, dit blijft onveranderd.

Het goede gebruik van groepen [top]
In het begin is het van belang de juiste groepen te creëren, deze bevatten enkel de personen met welke u effectief informatie deelt. Het is doeltreffender meerdere kleine groepen te creëren met een eenvoudig rechtenschema (identieke rechten voor alle leden) dan één enkele groep met een ingewikkeld rechtenschema (verschillende rechten volgens de leden).

Soorten groepen [top]
Er bestaan drie soorten groepen:

Open Groep
- Toetreding: Vrij (elke gebruiker kan tot de groep toetreden)
- Ledenlijst: De lijst met leden is publiek
- Groepenlijst: De groep verschijnt in de publieke lijst met groepen
Gesloten groep
- Toetreding: via kandidatuur door een e-mail naar de beheerder van de groep te sturen
- Ledenlijst: De lijst met leden is publiek
- Groepenlijst: De groep verschijnt in de publieke lijst met groepen
Privé groep
- Toetreding: via een uitnodiging van de beheerder van de groep
- Ledenlijst: De lijst met leden is niet publiek
- Groepenlijst: De groep komt in geen enkele publieke lijst voor.

Leden

Voorwaarden om tot een groep toe te treden [top]
U kan tot maximaal 20 groepen behoren, tenzij uw abonnementsformule een hoger aantal groepen toelaat.

Een groep zoeken [top]
Klik op Groep Zoeken in de menubalk. Gebruik minstens 2 van de volgende criteria:
- Groepsnaam: vul minimaal 3 opeenvolgende letters in die in de groepsnaam staan.
- Activiteit: bepaal of het gaat om een zakelijke groep of niet.
- Sector: indien het om een zakelijke groep gaat, verduidelijk dan uit welke economische sector.
- Taal
NB: De privé groepen verschijnen niet in de zoekresultaten.

Toetreden tot een groep [top]
De procedure hangt af van de soort groep waartot u wenst toe te treden:
- Open groepen
  Deze komen voor in de groepenlijst. Maak een zoekopdracht en klik vervolgens op Klik hier om tot een groep toe te treden.
- Gesloten groepen
  Zij staan ook in de groepenlijst. Maak een zoekopdracht en stuur dan een kandidatuur e-mail naar de beheerder van de groep. Zijn e-mail adres verschijnt in de groepsfiche
- Prive groepen
  Deze groepen kunnen niet opgezocht worden: u moet door de beheerder van de groep uitgenodigd worden om tot zo een groep te kunnen toetreden.

Een groep verlaten [top]
Klik op Mijn groepen beheren en daarna op Groep verlaten.

Beheerder

Definitie [top]
De beheerder van een groep is gewoon de persoon die de groep beheert: groepsinstellingen en toegangsrechten. Bij het creëren van een groep wordt u automatisch de beheerder.
Hij is de enige die data kan plaatsen, bewerken en vernietigen in de groepstools (agenda, documenten, enz.), maar hij kan dit recht ook verlenen aan sommige of alle leden van de groep.
De beheerder kan de groep niet verlaten: indien hij de groep wilt verlaten moet hij eerst iemand anders als beheerder aanstellen.

Voorwaarden om een groep op te richten [top]
Het maximum aantal groepen dat u kunt oprichten hangt af van uw abonnementsformule.

Maximum aantal leden [top]
Elke groep heeft een maximum aantal leden. Het aantal leden wordt door het abonnementstype van de beheerder van de groep bepaald.

Groepscapaciteiten [top]
De groep beschikt over dezelfde capaciteiten als de capaciteiten van de privé-omgeving (MB voor de documenten bijvoorbeeld). De opslagcapaciteiten worden namelijk bepaald door het abonnementstype van de beheerder van de groep. Over het algemeen zal de groepsbeheerder, dan ook over het abonnementstype met de grootste capaciteit beschikken.
Bijvoorbeeld: een abonnementstype met 100 MB opslagcapaciteit voor documenten.
- De beheerder beschikt over 100 MB opslagcapaciteit voor zijn persoonlijke documenten.
- Elke groep die deze beheerder opricht beschikt op zijn beurt over 100 MB voor de documenten van deze groep. Anders gezegd: het totaal aantal documenten die door alle leden (de beheerder inbegrepen) in de groep geplaatst kunnen worden, mogen de 100 MB niet overschrijden.
- Indien de abonnementsformule de oprichting van 3 groepen toelaat, is de volledige opslagruimte voor documenten 400 MB: 100 MB voor ieder van de 3 groepen en 100 MB voor de privé-documenten van de beheerder.
De privé-opslagcapaciteit van de leden hangt af van hun eigen abonnementstype.

Een groep aanmaken [top]
Klik in de Groepen tool op Groep creëren. Vul daarna de volgende parameters in:
- Groepsnaam: de korte naam van de groep (max. 12 karakters), dit is de naam die in de groepenlijst zal verschijnen. Vb: IAB.
- Volledige groepsnaam: de volledige groepsnaam. Vb: Internet Advertising Bureau
- Beschrijving: vul het gebruiksdoel en de groepsbeschrijving in.
- Hoofdactiviteit: zakelijk of niet-zakelijk.
- Beroepssector: selecteer de beroepssector van de groep.
  Wees hierin duidelijk want dit is één van de bepalende zoekcriteria!
- Taal: Selecteer de groepstaal.
- Groepslijst: bepaal of uw groep privé of publiek is.
  Een publieke groep komt in de groepenlijst voor, terwijl een privé groep hier niet in voorkomt.
- Ledenlijst: bepaal het privé of publieke karakter van de lijst met leden van de groep.
  Een publieke lijst wordt opgenomen, terwijl een privélijst niet wordt opgenomen.
- Toegang: Kies het toetredingstype van uw groep:
  Open: Wanneer deze open is, kan eender dewelke gebruiker tot de groep toetreden door op hier klikken om toe te treden te klikken.
  Gesloten: Wanneer de groep gesloten is kan de beheerder een persoon uitnodigen door hem een e-mail te sturen.

Een groep bewerken [top]
Op elk moment kan de beheerder van een groep de parameters van de groep bewerken om er een open, gesloten of privé groep van te maken. Alle parameters (volledige naam, beschrijving, taal, enz.), behalve de groepsnaam, kunnen ook gewijzigd worden, klik op Mijn groepen beheren en daarna op Groep parameters bewerken en voer de nodige wijzigingen uit.

Leden toevoegen [top]
Klik op Mijn groepen beheren en vervolgens op Leden uitnodigen bij de desbetreffende groep. Klik vervolgens op Een nieuw lid uitnodigen. Naargelang de uit te nodigen persoon zich wel of niet in het (persoonlijk of groeps-) adresboek bevindt, klik op Een nieuw lid uitnodigen via Adresboeken of op Een nieuw lid uitnodigen via e-mail . In het eerste geval volstaat het de vakjes aan te vinken naast de uit te nodigen personen. In het tweede geval moet u naam en e-mail adres invullen en een taal kiezen. U kan meerdere personen uitnodigen door de e-mailadressen in te voeren, gescheiden door ";" (bijv.: jan@domein.com;pieter@domein.com). Voer de naam niet in in dit geval. De uitnodigingen worden verstuurd in de geselecteerde taal.
De persoon die u uitgenodigd hebt ontvangt dan een standaard mail in de gekozen taal; deze bevat de naam van de beheerder en deze van de groep, alsook een beschrijving met de functionering van het virtueel kantoor. De procedure om zich aan te sluiten bij de groep staat ook uitgelegd.
Indien een persoon niet reageert op een uitnodiging, kunt u deze opnieuw versturen door op De uitnodiging opnieuw versturen of annuleren door op de prullenmand te klikken.

Leden verwijderen [top]
Klik op Mijn groepen beheren en vervolgens op Leden bekijken naast de betreffende groep. Klik vervolgens op de prullenmand naast de naam van het lid dat u wenst te verwijderen.

Aantal beheerders [top]
Op éénzelfde moment, kan er slechts één enkele beheerder per groep zijn.

Veranderen van beheerder [top]
De huidige beheerder kan zich uit de groep terugtrekken en een nieuwe beheerder aanwijzen. Hiervoor is het voldoende om de lijst met de leden van de groep te raadplegen en te klikken op Wordt beheerder, naast het lid dat de nieuwe beheerder moet worden.
Aangezien de capaciteiten van de groep (aantal groepen, aantal leden en capaciteiten voor de objecten van de groep) afhangen van het abonnementstype van de beheerder, moet u nagaan of de nieuwe beheerder een abonnement met voldoende capaciteiten bezit.

Groepsdata

Toegang tot de data van de groep [top]
Ga naar de gewenste tool en klik op bekijken in de menubalk en vervolgens op de gewenste groepsnaam. U kunt ook een groep selecteren in het tweede rolmenu.

Het vakje "Alle leden van de groep" [top]
Nadat u op Toegang klikt, kruist u het vakje Alle leden van (groepsnaam) aan, de nieuwe leden die nadien in de groep komen krijgen dan dezelfde rechten als de huidige leden.