Gebruikersgids

v.4.0

Berichten Agenda Peiling Contacten Documenten Wiki Infos Taken Forum Chat Notities Favorieten SMS Fax Tel. Berichten Groepen

• Algemeenheden
• Administratie

Algemeenheden

1. Functies [top]
   Iedereen weet hoe omslachtig het is om een datum en uur vast te leggen zodra er meer dan twee personen in het spel zijn. Met de functie peiling voor vergadering kunt u een reeks mogelijkheden voorstellen en de voorkeur van de deelnemers verzamelen zodat u kunt uitmaken welke mogelijkheid het beste past voor iedereen.

   NB: Deelnemers hebben hiervoor geen account op het virtueel kantoor nodig, maar moeten wel in een lijst staan van persoonlijke- of groepsadressen.

   Er is geen groepspeiling. Een peiling wordt altijd aangemaakt vanuit de persoonlijke omgeving en verschijnt nooit in de groepsomgeving.

Administratie

1. Een peiling aanmaken [top]
   Selecteer Peiling voor vergadering in het menu Nieuw en volg de instructies van de begeleider.

   Wanneer de peiling aangemaakt is, ontvangen de deelnemers een e-mail waarin ze uitgenodigd worden om deel te nemen aan de peiling door te klikken op een hyperlink.

2. Stemmen raadplegen [top]
   U kunt op elk moment het resultaat van de stemmen raadplegen door de details van de peiling te laten verschijnen.

   Let op. De deelnemers kunnen hun stem op elk moment wijzigen, in functie van hun persoonlijke beschikbaarheid.

3. Definitieve datum vastleggen [top]
   U kunt op elk moment de datum en het uur van de vergadering vastleggen uit de lijst voorgestelde data aan de deelnemers. Klik hiervoor op de knop Selecteer in de kolom van het desbetreffende voorstel. Deze actie kan niet meer ongedaan gemaakt worden: éénmaal u de datum gekozen heeft, kunt u ze niet meer veranderen.

   De deelnemers krijgen een e-mail met de definitieve datum. Bovendien wordt er ook een vergadering aangemaakt in de Agenda van het virtueel kantoor. Ze verschijnt vanaf dan zowel in uw eigen agenda als in die van de deelnemers die een account hebben. De andere deelnemers kunnen de vergadering aanvaarden of weigeren via een hyperlink.

   Wat indien geen enkele datum past voor iedereen?

   Indien aanvaardbaar, kies dan de datum die past voor het merendeel van de onmisbare deelnemers. U kunt ook data bijvoegen door de peiling te wijzigen.

   Wat indien meerdere data passen?

   Indien u de peiling hebt aangemaakt, kiest u zelf de definitieve datum.

   Wat indien geen enkele datum past voor de deelnemers?

   Wijzig de peiling zodat u andere data kunt voorstellen. Soms is het zo dat er gewoon geen oplossing is.

4. Een peiling wijzigen [top]
   U kunt alle parameters van een peiling op elk moment wijzigen. Laat hiervoor de details van de peiling verschijnen en druk op Wijzigen. U kunt dagen en uren toevoegen of verwijderen, deelnemers toevoegen, enz.

   De deelnemers worden enkel ingelicht via e-mail wanneer u de data, uren of lijst van deelnemers wijzigt. Ze worden niet ingelicht wanneer u de titel of beschrijving wijzigt.

5. Een peiling afsluiten [top]
   Wanneer de vergadering afgelast wordt of indien u geen definitieve datum vindt, kunt u de peiling afsluiten. Ze wordt in die staat bewaard en kan altijd geraadpleegd worden door uzelf en de deelnemers. Daarentegen worden stemmen niet meer toegelaten. De definitieve datum wijzigen of kiezen is ook niet meer mogelijk.

   NB: Een afgesloten peiling kan niet heropend worden. Sluit daarom een peiling niet zomaar af.

   NB: Eenmaal een definitieve datum gekozen is, wordt de peiling automatisch gesloten.

   Om een peiling af te sluiten, laat u de details verschijnen en klikt u op Afsluiten.

6. Een peiling verwijderen [top]
   Wanneer u een peiling niet meer nodig heeft, kunt u het verwijderen. Deze verwijdering is definitief.

   Laat hiervoor de details van de peiling verschijnen en klik op Verwijderen