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• Geral
• Membros
• Administrador
• Coadministradores
• Dados de grupo

Geral

1. Definição [top]
   O compartilhamento de informações (calendários, endereços etc.) somente pode ser feito dentro de um grupo. Portanto, você deve ser membro de pelo menos um grupo para compartilhar seus dados ou ter acesso aos dados de outros usuários.

   Todo membro do grupo tem um Nome de usuário e uma assinatura pessoal. Dentro de um grupo, os tipos de assinatura dos membros não importam: todos os tipos de assinatura possibilitam aderir a grupos e os membros de um grupo podem ter tipos de assinatura diferentes. O fato de pertencer a um grupo não influi no tipo de assinatura: ele permanece inalterado.

2. Dicas sobre a criação de grupos [top]
   É importante criar grupos de forma eficiente, incluindo unicamente as pessoas com quem você efetivamente compartilha informações. É melhor criar diversos grupos pequenos com um esquema simples de compartilhamento (direitos de acesso idênticos para todos os membros) do que um único grande grupo com um esquema complexo de direitos de acesso (cada membro do grupo com direitos de acesso diferentes).
3. Tipos de grupos [top]
   Existem três tipos de grupos:
   
   Grupos abertos
   • Adesão: Livre (qualquer usuário pode participar do grupo)
   • Diretório dos membros: A lista dos membros é pública
   • Diretório do grupo: O grupo aparece no diretório de grupo público
   Grupo fechado
   • Adesão: Candidatura por envio de um e-mail ao administrador do grupo
   • Diretório dos membros: A lista dos membros é pública
   • Diretório do grupo: O grupo é listado no diretório de grupo público
   Grupo privado
   • Adesão: Somente o administrador do grupo convida outros a se tornarem membros do grupo
   • Diretório dos membros: A lista dos membros não aparece em nenhum diretório
   • Diretório do grupo: O grupo não aparece em nenhum diretório.

Membros

1. Condições para aderir a um grupo [top]
   Você pode pertencer a até 20 grupos, a menos que sua assinatura permita mais grupos.
2. Buscar um grupo [top]
   Clicar em Encontrar um grupo na barra de menus. Usar pelo menos 2 entre os seguintes critérios:
   • Nome de grupo: digitar pelo menos 3 letras consecutivas.
   • Atividade: determinar se é um grupo profissional ou não.
   • Setor: se for um grupo profissional, especificar o setor econômico.
   • Idioma
   Nota: Grupos privados nunca aparecem no resultado de busca.
3. Aderir a um grupo [top]
   O procedimento é específico a cada tipo de grupo:
   • Grupos abertos
     São listados no diretório de grupos. Fazer uma busca e clicar em Clicar aqui para participar.
   • Grupos Fechados
     Também estão no diretório de grupos. Fazer uma busca e enviar um e-mail para o administrador do grupo. O endereço e-mail aparece na descrição do grupo.
   • Grupos Privados
     Esses grupos não podem ser buscados: você precisa ser convidado pelo administrador para participar.
4. Deixar um grupo [top]
   Clicar em Gerenciar meus grupos e em seguida em Deixar este grupo.

Administrador

1. Definição [top]
   O administrador de um grupo é a pessoa que gerencia o grupo. Ao criar um grupo, você é automaticamente o administrador desse grupo.

   O administrador é o único capaz de adicionar, editar ou deletar conteúdo nas ferramentas do grupo (calendário, documentos etc.), mas ele pode dar esses direitos a certos membros ou a todo o grupo.

   O administrador do grupo não está autorizado a deixar o grupo, a menos que tenha escolhido um novo administrador.

2. Condições para criar um grupo [top]
   O número máximo de grupos que você pode criar é determinado por seu tipo de assinatura.
3. Número máximo de membros [top]
   Cada grupo tem um número máximo de membros. É definido pelo tipo de assinatura de seu administrador.
4. Capacidades do grupo [top]
   Como um ambiente privado, o ambiente de um grupo tem capacidades (MB para documentos, por exemplo). Essas capacidades são definidas pelo tipo de assinatura do administrador do grupo. Assim, o administrador do grupo geralmente terá o tipo maior de assinatura.

   Exemplo: um tipo de assinatura tem capacidade de 100 MB para Documentos.

   • O administrador tem 100MB para seus documentos privados.
   • Cada grupo criado por esse administrador tem uma capacidade de 100 MB para Documentos. Em outras palavras, os documentos colocados dentro de um grupo por todos os membros (incluindo o administrador) não podem exceder 100 MB.
   • Se o tipo de assinatura permitir a criação de 3 grupos, a capacidade total para os Documentos é de 400 MB: 100 MB para cada grupo e 100 MB para documentos privados do administrador.
   As capacidades para os ambientes privados dos membros do grupo são definidas pelo tipo de suas próprias assinaturas.
5. Criar um grupo [top]
   Na ferramenta de grupo, clicar em Criar um novo grupo. Em seguida digitar os seguintes parâmetros:
   • Nome do grupo: Nome curto do grupo (max. 12 caracteres), este é o nome que aparecerá no diretório de grupos. Ex.: IAB.
     
   • Nome longo do grupo: O nome inteiro do grupo. Ex.: Internet Advertising Bureau
   • Descrição: Uma descrição do grupo.
   • Principal atividade do grupo: selecionar o tipo do grupo: Profissional ou Não Profissional.
   • Setor do grupo: Selecionar o setor do grupo.
     Ser preciso pois este será um dos critérios determinantes de busca!!
   • Idioma do grupo: selecionar o idioma do grupo.
   • Diretório do grupo: decidir se seu grupo é privado ou público.
     Um grupo público aparecerá no diretório de grupos enquanto que um grupo privado não.
   • Diretório de membros: decidir se a lista dos membros do grupo é pública ou privada.
     A lista de membros pública aparece no diretório de membros e uma lista privada não.
   • Acesso: escolher o tipo de acesso para seu grupo:
     Abrir: Se for um grupo aberto, todos podem aderir ao grupo fazendo uma busca e clicando em Clicar aqui para participar.
     Fechado: Se o tipo de grupo for fechado, o administrador do grupo precisa enviar convites por e-mail.
6. Modificar um grupo [top]
   O administrador pode modificador os parâmetros do grupo para torná-lo aberto, fechado ou privado. Todos os outros parâmetros (nome longo do grupo, descição, idioma etc) também podem ser modificados, com exceção do nome do grupo.

   Se você for o administrador, clicar em Gerenciar meus grupos e em seguida em Mudar parâmetros do grupo e fazer as mudanças necessárias.

7. Adicionar membros [top]
   Clicar em Gerenciar meus grupos e então em Convidar membros ao lado do nome do grupo.
   • Se a pessoa que quiser convidar estiver em sua agenda de endereços
     Clicar em Enviar um convite para um novo membro via Agenda de endereços e em seguida assinalar as caixas para selecionar uma ou mais pessoas.
   • Se a pessoa que quiser convidar não estiver em sua agenda de endereços
     Clicar em Enviar um convite para um novo membro via e-mail, digitar o nome e endereço e-mail e selecionar o idioma Você pode covidar várias pessoas digitando endereços e-mails separados por ";" (ex.: paul@dominio.com;peter@dominio.com). Nesse caso, deixar o campo Nome vazio. Todos os convites serão enviados no idioma selecionado.
   . Cada pessoa que convidou receberá um e-mail padrão no idioma escolhido; ele conterá o nome do administrador e o nome do grupo bem como uma introdução ao escritório virtual. O procedimento para aderir ao grupo também estará explicado.

   Se alguém não responder o convite, você pode reenviá-lo clicando em Reenviar o convite ou deletá-lo clicando no ícone da lixeira.

8. Retirar membros [top]
   Clicar em Gerenciar meus grupos e entam em Ver membros ao lado do nome do grupo. Em seguida clicar na Lixeira ao lado do membro para retirá-lo do grupo.
9. Número de administradores [top]
   Um grupo tem somente um administrador (por vez).
10. Mudar o administrador [top]
    O administrador atual pode se retirar e nomear um novo administrador entre os membros do grupo. Para tal, exibir a lista dos membros do grupo e clicar em Torna-se administrador.

    Uma vez que as capacidades do grupo (número de grupos, número de membros e capacidades para os objetos do grupo) são definidas pelo tipo de assinatura de seu administrador, assegurar-se de que o novo administrador tem um tipo de assinatura com capacidades suficientes.

Coadministradores

1. Definição [top]
   O administrador do grupo pode nomear um ou mais coadministradores para assisti-lo na gestão do grupo. Por exemplo, um diretor que é o administrador do grupo pode nomear sua assistente para a função de coadministradora para que ela possa configurar os direitos de acesso nas diferentes ferramentas.

   De forma concreta, um coadministrador de grupo:

   • Tem o direito de acrescentar ou suprimir conteúdos em todo o ambiente de grupo: Calendário, todas as pastas dos Documentos etc.
   • Pode modificar os direitos de acesso administrados ao nível das ferramentas (ex : Calendário) e ao nível das pastas (ex : Documentos).
   Não pode realizar as outras operações, que permanecem reservadas ao administrador do grupo: convidar e retirar membros, modificar os parâmetros do grupo etc. Ele tampouco pode nomear ou revogar coadministradores.
2. Nomear um coadministrador [top]
   Ir à ferramenta Grupos, selecionar o nome do grupo na arborescência e clicar com o botão direito para exibir suas propriedades. Selecionar Acesso e assinalar a opção correspondente na coluna Administrar o grupo.
3. Revogar um coadministrador [top]
   Ir à ferramenta Grupos, selecionar o nome do grupo na arborescência e clicar com o botão direito para exibir suas propriedades. Selecionar Acesso e desmarcar a opção correspondente na coluna Administrar o grupo.

   O coadministrador perde todos os direitos que obteve quando foi nomeado para essa função. Se direitos específicos lhe houverem sido atribuídos anteriormente (ex.: adicionar conteúdo em uma determinada pasta), ele os conserva após a revogação.

Dados de grupo

1. Acesso aos dados de grupo [top]
   Ir a uma ferramenta e clicar em Ver na barra de menus e então no nome do grupo que desejar. Você também pode selecionar o grupo no segundo menu rolante.
2. A caixa de "Todos os membros do grupo" [top]
   Se você selecionar a caixa "Todos os membros do (nome do grupo)" depois de ter clicado em Acessar), os membros que podem aderir ao grupo mais tarde terão os mesmos direitos que os membros atuais.