Algemeenheden


Wat heb ik nodig om ContactOffice te kunnen gebruiken?
  1. Een Web browser op een kantoor- of portable computer, een PDA, een smartphone, enz. De browser moet tijdelijke cookies (session cookies) aanvaarden. Deze schaden geenszins uw privacy.
  2. Een Internet aansluiting

Hoe zit het met de beveiliging van mijn gegevens ?
  1. Wij staan borg voor de beveiliging van alle data die u invoert in ContactOffice. Wij maken bovendien verschillende keren per dag kopies (back ups). Meer info

Respecteert u mijn privacy ?
  1. Ja, uw gegevens worden beschermd door een wachtwoord dat wij niet kennen. De persoonlijke gegevens die wij vragen bij de inschrijving worden nooit aan derden doorgegeven.

Is het mogelijk om gegevens te importeren?
  1. Ja, dit zijn de importmogelijkheden tool per tool:
    • Adresboeken: .csv-bestand (vereenvoudigd formaat, compatibel met de meeste software), vCard (.vcf bestanden, elektronische visitekaarten), Synchronisatie
    • Agenda: vCal/iCal-bestanden (standaard compatibel met Microsoft Outlook, Apple iCal, enz.), Synchronisatie
    • Documenten: Virtuele schijf (door eenvoudige drag-and-drop)
    • Favorieten: Vanaf de browser invoeren.
    • Notities: Synchronisatie
    • Taken: Synchronisatie

Kan ik mijn gegevens exporteren indien ik ContactOffice niet meer wens te gebruiken?
  1. Ja, u kan uw gegevens exporteren, ofwel tool per tool, ofwel in één enkele actie

Moet ik al mijn gegevens delen?
  1. Helemaal niet : u beslist voor ieder gegeven (document, contact, enz.) of het privé blijft ofwel gedeeld wordt, en wie er toegang tot krijgt.

Kan ik een eind maken aan het delen van mijn gegevens?
  1. U kan op elk moment de toegangsrechten tot een gegeven wijzigen. Omdat het delen in het kader van een groep gebeurt, kan u ook op ieder moment een lid uit de groep verwijderen zodat hij geen toegang meer heeft tot de gedeelde informatie van deze groep.

Waar kan ik terecht voor hulp?
  1. Klik op "Help" in de toolbar van iedere tool of kies "Help" in het rolmenu van de tools.

Inschrijving


Kan ik toegang krijgen tot ContactOffice zonder mij in te schrijven?
  1. Nee, omdat de tools en diensten beveiligd zijn door een persoonlijke login en dito wachtwoord.
    Gratis inschrijving

Waarom is er een bevestigingmail nodig bij de inschrijving?
  1. Uw account moet gelinkt worden aan een bestaand email adres. Om de juistheid van het gegeven email-adres bij inschrijving te controleren en zo te vermijden dat een inschrijving op naam van een derde gemaakt wordt, krijgt u een activeringssleutel toegestuurd per mail, in de vorm van een link die u gewoon moet aanklikken.

Ik heb die bevestigingsmail niet ontvangen. Wat is er gebeurd?
  1. Mogelijke oorzaken:
    • U heeft een verkeerd adres ingevoerd.
      Oplossing: herbegin de procedure.
    • De Internet e-mailservers kunnen gehinderd zijn voor redenen buiten onze wil om.
      Oplossing: wacht enkele minuten. Indien de e-mail niet aankomt, contacteer ons.
    • Onze boodschap werd als spam aanzien door uw mailserver
      Oplossing: contoleer uw spam dossier. Voeg ons domein aan uw witte lijst toe.
    • Uw e-mail server is uitgerust met een "challenge/response" systeem: onze boodschap werd als niet-geldig beschouwd omdat hij verstuurd werd door een server en niet door een fysieke persoon.
      Oplossing: controleer het dossier dat de wachtende boodschappen bevat. Voeg ons domein aan uw witte lijst toe.

Hoe schrijf ik een groep gebruikers (hele onderneming/afdeling) in?
  1. Contacteer de support.

Abonnementsformules


Wat is een abonnementsformule?
  1. Ieder account heeft een abonnementsformule. Deze definieert de beschikbare capaciteiten (bv: stockageruimte voor de boodschappen) en functies (bv: ophalen van boodschappen met een ander programma).
  2. Om over meer capaciteiten te beschikken dan deze die voorgesteld zijn in uw huidige abonnementsformule, moet u overgaan tot een hoger abonnement.

Wat doe ik als geen enkele abonnementsformule geschikt is voor mij?
  1. Contacteer de support.

Hoe kan ik betalen?
  1. Wij aanvaarden online betalingen met kredietkaart, bankoverschrijvingen en cheques.

Hoe krijg ik een faktuur?
  1. Indien u een betalingsbewijs wenst, gelieve dan naar 'Voorkeuren > Abonnement > Betalingsbewijzen' te gaan. Let erop dat het betalingsbewijs pas beschikbaar is zodra wij uw betaling goed hebben ontvangen (de wachttijd verschilt naargelang de gebruikte betaalmethode).

Connectie


Hoe kan ik van ContactOffice mijn startpagina maken
  1. Microsoft Internet Explorer: Klik hier
  2. Firefox:
    1. Ga naar de site http://www.contactoffice.com
    2. Kies "Voorkeuren" in het menu "Editeren"
    3. Klik op "Browser"
    4. Klik op "Huidige pagina".

Wat is een beveiligde toegang?
  1. Beveiligde toegang via SSL laat toe om de verbinding tussen onze servers en uw computer te encrypteren. Deze verbinding is echter wel iets trager.
  2. Om een beveiligde toegang te activeren, vinkt u het vakje naast het slotje aan.

Waarom verschijnt de boodschap "Session timeout. Please login again" na een bepaalde tijd?
  1. Om de vertrouwelijkheid van de gegevens te verzekeren verstrijkt de sessie automatisch na X minuten van inactiviteit. U kiest zelf het aantal minuten in Voorkeuren. Deze maatregel beschermt uw gegevens ingeval u uw computer moet verlaten en u vergeet uw sessie manueel te sluiten.

Kan ik mijn account gebruiken op verschillende computers tegelijkertijd?
  1. Ja; zo kan u inloggen op de computer van uw collega terwijl die van u al ingelogd is.

Kunnen verschillende gebruikers zich tegelijkertijd inloggen op dezelfde computer?
  1. Nee, behalve indien elke gebruiker een verschillende Web browser gebruikt (de eerste gebruikt Internet Explorer en de tweede Firefox bijvoorbeeld).

Hoe kan ik de site verlaten op een veilige manier?
  1. Klik op "Verlaten" in de menubar, of sluit het venster van uw Web browser.

Kan mijn account vervallen?
  1. NB: De gratis accounts die niet minstens één keer gedurende 30 dagen gebruikt worden, worden automatisch verwijderd.
  2. De betalend accounts die qua betaling in orde zijn worden nooit verwijderd.

Kan ik mijn wachtwoord veranderen?
  1. Ja. Daarvoor selecteert u "Voorkeuren". Vervolgens klikt u op "Wachtwoord veranderen". Kies geen al te voor de hand liggend wachtwoord (zoals uw voornaam of familienaam...). Het wachtwoord kan tot 10 tekens bevatten. We bevelen u overigens aan om uw wachtwoord af en toe te wijzigen.

Groepen


Waarvoor dienen de groepen?
  1. De groepen stellen u in staat data te delen met andere gebruikers en alle mogelijkheden van ContactOffice ten volle te gebruiken. Het delen gebeurt op twee manieren:
    • Iedere groep beschikt over een eigen omgeving: Groepsdocumenten, Groepsagenda, enz. Alle leden van de groep hebben toegang tot deze gemeenschappelijke omgeving.
    • Uw persoonlijke gegevens kunnen gedeeld worden met de leden van uw groepen. Deze aanpak is vooral nuttig voor de Agenda.
    Het feit dat men lid is van een groep heeft de volgende gevolgen:
    • U kunt de bezette tijdsperiodes van de andere groepsleden visualiseren (met uitzondering van de details).
    • U kunt Documenten naar de Drop folder van een lid versturen.
    • U kunt taken toewijzen aan een ander lid.
    • Natuurlijk beschikken de andere leden over dezelfde mogelijkheden tov u.

Moet ik al mijn informatie delen met de leden van de groepen waartoe ik behoor?
  1. Neen. U beslist altijd zelf welke informatie u privé houdt en welke u publiek wil maken. U bepaalt ook met welke groepen u uw gegevens wil delen. En een bepaalde informatie kan ook een verschillend "statuut" hebben (privé of publiek) naargelang de groep.

Wat is een groepsbeheerder?
  1. De beheerder van een groep is gewoon de persoon die de groep beheert: groepsinstellingen en toegangsrechten. Bij het creëren van een groep wordt u automatisch de beheerder. Hij is de enige die data kan plaatsen, bewerken en vernietigen in de groepstools (agenda, documenten, enz.), maar hij kan dit recht ook verlenen aan sommige of alle leden van de groep. De beheerder kan de groep niet verlaten: indien hij de groep wilt verlaten moet hij eerst iemand anders als beheerder aanstellen.

Wat zijn de beschikbare capaciteiten voor een groep?
  1. De groep beschikt over dezelfde capaciteiten als de capaciteiten van de privé-omgeving (GB voor de documenten bijvoorbeeld). De opslagcapaciteiten worden namelijk bepaald door het abonnementstype van de beheerder van de groep. Over het algemeen zal de groepsbeheerder, dan ook over het abonnementstype met de grootste capaciteit beschikken. Bijvoorbeeld: een abonnementstype met 1 GB opslagcapaciteit voor documenten.
    • De beheerder beschikt over 1 GB opslagcapaciteit voor zijn persoonlijke documenten.
    • Elke groep die deze beheerder opricht beschikt op zijn beurt over 1 GB voor de documenten van deze groep. Anders gezegd: het totaal aantal documenten die door alle leden (de beheerder inbegrepen) in de groep geplaatst kunnen worden, mogen de 1 GB niet overschrijden.
    • Indien de abonnementsformule de oprichting van 3 groepen toelaat, is de volledige opslagruimte voor documenten 4 GB: 1 GB voor ieder van de 3 groepen en 1 GB voor de privé-documenten van de beheerder.
    De privé-opslagcapaciteit van de leden hangt af van hun eigen abonnementstype.

Hoeveel leden kan een groep bevatten?
  1. Elke groep heeft een maximum aantal leden. Het aantal leden wordt door het abonnementstype van de beheerder van de groep bepaald.

Beëindigen


Een gratis account verwijderen
  1. Ga naar Mijn account en kies Mijn account verwijderen onder de titel Verwijderen. Na bevestiging wordt uw account en alle gegevens hierin onherroepelijk vernietigd. NB: De gratis accounts die niet minstens één keer gedurende 30 dagen gebruikt worden, worden automatisch verwijderd. De betalend accounts die qua betaling in orde zijn worden nooit verwijderd.

Een betalend account verwijderen
  1. Ga naar Voorkeuren en kies Mijn account verwijderen onder de titel Verwijderen. Na bevestiging wordt uw account en alle gegevens onherroepelijk vernietigd. Wij zijn u dankbaar indien u ons een e-mail stuurt met daarin het motief voor het verwijderen van uw account. NB: Indien u uw abonnement via kredietkaart regelt, gelieve ons via e-mail te verwittigen zodat we een einde kunnen stellen aan de automatische heffing. In geval u dit vergeet, kunnen wij geenterugbetaling doen van de gedebiteerde bedragen op uw kaart. NB: De betalende accounts die met de betaling in orde zijn worden nooit verwijderd. De gratis accounts worden na 30 dagen inactiviteit vernietigd (geen login).
 

News

Alle »