Agenda pessoal

  1. Adicionar um evento [top]
    No menu Novo, selecionar Evento ou clicar no intervalo de horas desejado.

    Os eventos têm uma duração padrão. Você pode modificá-la em Configurações.

  2. Adicionar um evento para o dia todo [top]
    No menu Novo, selecione Evento ou clique no intervalo de tempo correspondente. Em seguida, marque a caixa de seleção (dia). O evento durante todo o dia aparece na parte superior da página.
  3. Acessar os detalhes de um evento [top]
    Há três possibilidades:
    • Levar o cursor sobre o evento e clicar em Mais... no menu que aparece.
    • Fazer um duplo clic no evento com o botão esquerdo do mouse
    • Clicar com o botão direito do mouse para fazer aparecer as Ações e escolher Detalhes
  4. Duplicar um evento [top]
    Se você tem que criar um evento semelhante a um evento existente, selecionar Duplicar nas Ações do evento existente, efetuar as modificações necessárias e clicar em Salvar para criar o novo evento.

    Se você tem de criar muitos eventos parecidos, talvez seja mais simples utilizar a opção Periodicidade.

  5. Repetir um evento [top]
    Alguns eventos ocorrem repetidamente, como aniversários, algumas reuniões, atividades esportivas etc. Em vez de criar um evento a cada vez, você pode criar um único evento e definir o padrão de periodicidade.

    Exiba os detalhes do evento e vá para Periodicidade. Marque a caixa de seleção Ativar para escolher as opções.

    Esta operação criará uma série de eventos. De acordo com as circunstâncias, você poderá atuar em um determinado evento ou em toda a série. Por exemplo, se você tiver uma reunião semanal, haverá semanas em que a reunião não ocorrerá (feriados, etc.). Você poderá criar essas exceções sem afetar a série. Nesse caso, basta excluir os eventos correspondentes. Antes de cada ação (editar, excluir), você será perguntado se a ação afetará o evento selecionado ou toda a série.

    Nota: quando você escolhe Nunca em Intervalo (um evento que se repetirá para sempre), apenas 20 instâncias serão criadas para que seu calendário não fique full.

    Se você terminar com apenas exceções, recomendamos usar o recurso duplicado.

    Se você desativar a periodicidade posteriormente, todos os eventos (incluindo o primeiro) serão excluídos.

  6. Atribuir a cor do evento [top]
    Diferentes cores de fundo para os eventos estão disponíveis. Ao criar ou editar um evento, selecionar uma cor ao lado de Cor.

    As cores somente são exibidas para você: ao definir uma cor para uma reunião, ela somente aparecerá em seu calendário.

  7. Disponibilidade [top]
    Essas opções são padrões. Você os encontrará em software de terceiros, como o Microsoft Outlook.
    • Ocupado: esse é o status padrão para eventos normais, o que significa que você está realmente ocupado por causa desse evento.
    • Livre: isso significa que você ainda está disponível, apesar do evento. Por exemplo, você criou um evento para lembrá-lo de que um item será entregue entre 2 e 4, mas na verdade você não está ocupado esperando por ele e não pode fazer outra coisa. "Gratuito" é o status padrão para eventos "durante todo o dia", porque você está no trabalho, embora seja o aniversário de John (ou mesmo o seu).
    • Tentativa: esse status é para reservas não confirmadas em seu calendário. Os convites para reuniões que você não aceitou (ou recusou) ainda aparecem com um status provisório; quando você os aceita, eles mudam para o status de ocupado. Use o status Tentativa ao criar um evento que ainda não tem certeza.
    • Fora do escritório: esse status significa que você não pode aceitar eventos porque não está no escritório, por motivos profissionais ou pessoais. Se você deseja um dia de folga porque é seu aniversário, crie um evento para todo o dia e aplique esse status, em vez do status padrão (que é "Livre", conforme explicado anteriormente).
  8. Visibilidade [top]
    Por padrão, seus eventos são visíveis como intervalos de tempo ocupados aos membros dos grupos aos quais você pertence. Isso facilita o compartilhamento de agendamento e simplifica a criação de reuniões e pesquisas. Por padrão, a confidencialidade é definida como Visível.

    É possível ocultar completamente um evento para alguns ou todos os membros de seus grupos:
    • Se você escolher Visível para alguns membros, o evento aparecerá como um horário ocupado e apenas para os membros que você concedeu a leitura correta no seu calendário. Com essa configuração, você pode, por exemplo, informar ao seu assistente que está ocupado sem revelar os detalhes.
    • Se você escolher Invisível, o evento ficará invisível para todos, sem exceção.
  9. Número máximo por intervalo de tempo [top]
    Até 5 eventos do calendário podem ser exibidos no mesmo horário.

Compartilhamento de calendário pessoal

  1. Mostrar os direitos de acesso de seu Calendário [top]
    Nas Ações de Meu calendário, selecionar Direitos de acesso.
  2. Direitos padrão [top]
    • Ver eventos:todos os membros do grupo sempre verão os intervalos de tempo em seu calendário (não podem editar). Você pode ocultar completamente um determinado evento criando um evento privado.
    • Veja os detalhes de seus eventos:somente você (pode editar).
    • Edite seu calendário (adicionando, editando e excluindo eventos): somente você (pode editar).
  3. Alterar os direitos de acesso no seu calendário [top]
    Para permitir que um membro veja os detalhes de seus eventos, dê-lhes o direito de Leitura.

    Para permitir que um membro edite seu calendário (ou seja, adicione, exclua e modificar qualquer evento), dê o direito de Ler e gravar. Não dê direito indevidamente.

  4. Dê direitos de acesso a um membro [top]
    1. Clique em Add.
    2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
    3. Você também pode procurar esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa.
    4. Selecione o direito que deseja conceder no menu suspenso Direitos de acesso.
    5. Clique emAdd.
    6. O membro agora aparece no resumo dos direitos.
    Você pode selecionar vários membros.

    Você pode remover os direitos de acesso que possui concedido a qualquer momento.

  5. Dê direitos de acesso a todos os membros [top]
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo.
    3. Selecione o direito de acesso que deseja atribuir no menu suspenso Acesso direito.
    4. Clique em Adicionar.
    5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
    NB:se alguém se juntar ao grupo mais tarde,ele se beneficiará automaticamente dos direitos de acesso concedidos dessa maneira.Se você quiser evitar esse acesso,atribua direitos aos membros atuais individualmente.

    Da mesma forma,se um membro atual deixar o grupo mais tarde,eles não terão mais direitos de acesso.

    Você pode retirar a qualquer momento os direitos de acesso concedidos.

Outras agendas

  1. Funcionalidades [top]
    Você tem apenas um calendário, mas pode acessar outros calendários:
    • Calendário de membros do grupo
    • Calendário de grupo
    • Calendário externo
    Além disso, você pode colocar em camadas calendários (e incluir o seu nas camadas ou não). Essas agendas não podem ser acessadas em um dispositivo móvel, exceto as agendas dos membros do grupo que você pode acessar com o CalDAV (desde que você tenha os direitos de acesso necessários).
  2. Gerenciar agendas [top]
    Escolha Outras agendas em Minha agenda Ações. Comece adicionando pelo menos um calendário. Nota: Sua assinatura define o número máximo de calendários que você pode adicionar.
  3. Adicionar um calendário de membro do grupo [top]
    Em Outros calendários, clique em Adicionar um calendário interno. Selecione um ou mais membros e clique em OK.

    Por padrão, você verá apenas horários ocupados. Se você recebeu o direito Ler, verá os detalhes do evento. Se você recebeu o direito Ler e gravar, também poderá adicionar, editar e excluir eventos neste outro calendário.

  4. Adicionar um calendário de grupo [top]
    Se você deseja acessar um calendário de grupo apenas de tempos em tempos, não precisa adicioná-lo aqui. Basta selecionar o nome do grupo no menu suspenso do ambiente. Adicione-o aqui se você precisar acessá-lo com frequência e/ou se precisar colocá-lo em camadas com outros calendários.

    Em Outros calendários , clique em Adicionar um calendário. Selecione um calendário de grupo marcando a caixa no cabeçalho, ao lado do nome do grupo e clique em OK.

    Você sempre tem o Ler à direita em um calendário de grupo: os títulos e detalhes do evento sempre serão exibidos. Se você recebeu o direito Ler e Gravar, também poderá adicionar, editar e excluir eventos.

  5. Adicionar um calendário externo [top]
    Calendários externos contêm eventos públicos (feriados bancários, escolares, eventos esportivos etc.) e estão disponíveis na Web (ver, por exemplo, iCalShare).

    Clicar em Adicionar um vCalendar externo. Digitar um nome para esse calendário, sua URL (começando com http://). Você pode também digitar uma descrição e escolher uma cor para todos os eventos desse calendário. Clicar em verificar URL e, se a URL for aceita, clicar em Salvar. O novo calendário aparece na lista. Clicar em Salvar para exibir a nova sobreposição.

  6. Sobreposição [top]
    Quando você adiciona um calendário em Outros calendários, ele é automaticamente colocado em camadas:
    • Para excluí-lo das camadas, desmarque a caixa ao lado de seu nome na parte esquerda da tela.
    • Para incluí-lo nas camadas, marque a mesma caixa
    • Para ocultar outros calendários, selecione Exibir apenas este calendário em suas Ações.
    • Para editar um calendário, clique primeiro em seu nome, na parte esquerda da tela, para selecioná-lo.
    Quando as camadas estão ativadas, cada evento é exibido com as iniciais de o seu dono. As iniciais dos calendários externos vêm do nome que você forneceu.

    Nota: Sua assinatura define o número máximo de calendários que você pode colocar em camadas ao mesmo tempo.

  7. Deletar um calendário [top]
    Para ocultar um calendário temporariamente, você não precisa excluí-lo. Desmarque a caixa ao lado do nome na parte esquerda da tela. Para excluí-lo da lista, vá para Outros calendários, coloque o mouse neste calendário e clique no ícone Remover.

Agenda de grupo

  1. Acesso ao calendário de um grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no segundo menu rolante (o valor padrão é "Privado").
  2. Utilização do calendário de grupo [top]
    Indicar no calendário do grupo os eventos que dizem respeito a todos os membros.

    Em função dos direitos que tenham sido dados pelo administrador do grupo, você poderá adicionar ou deletar eventos.

  3. Mostrar os direitos de acesso de um Calendário de grupo [top]
    Nas Ações do Calendário do grupo, selecionar Direitos de acesso.
  4. Direitos padrão [top]
    • Todos os membros do grupo ainda podem ver os eventos e seus detalhes. Este direito de Leitura não pode ser removido.
    • O administrador e os coadministradores do grupo podem sempre modificar o calendário do grupo (adicionar, modificar e excluir): eles estão disponíveis no direito de ler e gravar.
  5. Alterar direitos de acesso em um calendário de grupo [top]
    Para permitir que um membro edite o calendário de grupo (isto é, adicione, exclua e edite qualquer evento), dê-lhes o direito de Ler e gravar. Não dê direito indevidamente.
  6. Dê direitos de acesso a um membro [top]
    1. Clique em Add.
    2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
    3. Você também pode procurar esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa.
    4. Selecione o direito que deseja conceder no menu suspenso Direitos de acesso.
    5. Clique emAdd.
    6. O membro agora aparece no resumo dos direitos.
    Você pode selecionar vários membros.

    Você pode remover os direitos de acesso que possui concedido a qualquer momento.

  7. Dê direitos de acesso a todos os membros [top]
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo.
    3. Selecione o direito de acesso que deseja atribuir no menu suspenso Acesso direito.
    4. Clique em Adicionar.
    5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
    NB:se alguém se juntar ao grupo mais tarde,ele se beneficiará automaticamente dos direitos de acesso concedidos dessa maneira.Se você quiser evitar esse acesso,atribua direitos aos membros atuais individualmente.

    Da mesma forma,se um membro atual deixar o grupo mais tarde,eles não terão mais direitos de acesso.

    Você pode retirar a qualquer momento os direitos de acesso concedidos.

  8. Adicionar um evento de grupo [top]
    Ir para o calendário do grupo e verificar se você tem o direito de adicionar eventos. Em caso positivo, adicionar um evento da mesma forma que em seu calendário privado.
  9. Convidar todos os membros a um evento de grupo [top]
    Para que um evento apareça nos calendários pessoais de todos os membros do grupo, assinar a opção Convidar todos os membros ao criar o evento. Essa operação cria uma reunião que aparece no calendário de cada membro.

    NB: Esta operação está disponível somente na criação de um evento em um calendário de grupo; ela não está disponível para um evento de um calendário pessoal ou na modificação de um evento de grupo.

  10. Adicionar uma reunião de grupo [top]
    Você pode criar uma reunião no calendário do grupo, para que ela seja exibida lá. Você não é obrigado a convidar todos os membros do grupo.

    Se você deseja que esta reunião apareça também em seu calendário particular, convide-se. Você encontrará seu próprio nome na lista de membros do grupo, o que não acontece quando você cria uma reunião a partir do seu calendário particular.

  11. Lembretes no calendário de grupo [top]
    Não há lembretes para os eventos existentes em um calendário de grupo.

Acesso público

  1. Definição [top]
    Os direitos de acesso padrão permitem o compartilhamento de dados em grupos de usuários autenticados.

    O acesso público lhe permite publicar dados na Web: qualquer pessoa poderá vê-los sem uma conta do ContactOffice e sem autenticações.

    Na prática, basta ativar o acesso público e comunicar o URL de um dado específico por e-mail, em seu site web etc.

  2. Para que serve o acesso público? [top]
    Calendário privado
    Você pode publicar (em seu site, por exemplo) seus horários ocupados, para que as pessoas que desejam um compromisso com você possam sugerir um momento conveniente. O objetivo desse recurso é permitir que alguém que não usa ContactOffice (ou que não pertence a um de seus grupos) visualize seu calendário. A publicação dos horários de pico deve ser suficiente.

    Calendário de grupo
    Você pode publicar os eventos organizados por seu departamento, serviço, associação etc. Você provavelmente desejará publicar os detalhes de um calendário de grupo.

    A o calendário público pode ser visualizado em uma versão light de ContactOffice ou em software de terceiros.

  3. Disponibilidade [top]
    Por padrão, o acesso público não está disponível. Se estiver disponível,Acesso público será exibido nas ações Minha agenda.
  4. Publique sua agenda [top]
    Escolha Acesso público no seu calendárioAções. Escolha um modo de publicação:
    • Exibir ocupado/livre: apenas os horários de ocupado são exibidos, sem nenhuma indicação. Os eventos que você definiu como privado não são exibidos.
    • Exibir detalhes: os assuntos e as descrições dos eventos também são publicados. Use esse modo com cuidado.
    A qualquer momento, você pode parar de publicar seu calendário escolhendo Desativado.
  5. Acesse um calendário público [top]
    Na janela de acesso público, você encontrará 3 tipos de endereços, permitindo:
    • Visualizar seu calendário em uma versão leve de ContactOffice
    • Publicar seu calendário em um site
    • Visualize seu calendário em software de terceiros
  6. Acesso público e calendário de grupo [top]
    Um calendário de grupo também pode ser publicado. O administrador do grupo, assim como os co-administradores do grupo, podem acessar as configurações escolhendo Acesso público no calendário do grupo Ações.

Deletar eventos

  1. Deletar um evento [top]
    Passar o mouse sobre o evento para mostrar a etiqueta de informações ou mostrar as Ações do evento com um clic do botão direito do mouse. Em seguida, selecionar Deletar.
  2. Supressão de eventos antigos [top]
    Selecionar Deletar entre 2 datas nas Ações de um calendário. Indicar as datas desejadas e clicar em Deletar.

    NB: Tenha o cuidado de colocar as datas certas pois a supressão é definitiva.

Reuniões

  1. O que é uma reunião? [top]
    Um evento se transforma automaticamente em reunião quando você convida participantes. Esses participantes são selecionados entre os membros dos grupos e os contatos (somente aqueles que dispõem de um endereço e-mail).
  2. Reuniões em espera [top]
    Clicar em Convites, situado sob Meu calendário, para mostrar a lista das reuniões que aguardam resposta.

    NB: As reuniões passadas não são mostradas.

  3. Aceitar ou recusar uma reunião [top]
    O convite para uma reunião é indicado por um pictograma com um ponto de interrogação. Clique no assunto para exibir os detalhes e escolha uma resposta:
    • Aceitar: clique emAceitar. Você ainda pode recusar a reunião posteriormente, exibindo os detalhes e clicando em Recusar?.
    • Recusar e excluir a reunião: clique em Recusar. Você pode inserir o motivo pelo qual você recusa. Uma notificação por e-mail é enviada ao criador da reunião. Depois que o convite é recusado, a reunião desaparece automaticamente do seu calendário.
    • Recuse, mas mantenha-o no seu calendário: clique em Recusar, digite um motivo (opcional) e desmarque a Excluircaixa de seleção. O criador da reunião recebe uma notificação informando que você recusa a reunião. Esse recurso é útil se sua agenda for alterada nesse meio tempo ou se você deseja acompanhar uma reunião sem realmente participar. Mais tarde, você poderá aceitar a reunião exibindo os detalhes da reunião e clicando em Aceitar?. O criador da reunião também será notificado. Uma reunião recusada é indicada por um pictograma riscado.
  4. Criar uma reunião [top]
    Crie um evento e insira todos os dados necessários. Por fim, convide os participantes na seção Participantes. As pessoas que você convidou pela última vez são exibidas como sugestões. Clique no nome de uma pessoa para convidá-la. Se necessário, clique em Adicionar para acessar seus contatos (privados e grupos). Marque as caixas para convidar os participantes. Você pode convidar facilmente todos os membros do grupo, marcando a primeira caixa (Todos os membros).
    • Participantes com uma conta ContactOffice: a proposta da reunião aparece diretamente no calendário com um ponto de interrogação trêmulo. Ao clicar no assunto da reunião, eles aceitam ou recusam a reunião com um único clique. Caso eles recusem, você recebe uma notificação por e-mail (com um motivo para recusar, se fornecido) e a reunião desaparece do calendário.
    • Participantes sem uma conta ContactOffice: um e-mail será enviado a eles com os detalhes da reunião. Eles podem aceitar ou recusar com um único clique. Caso recusem, você receberá uma notificação por e-mail.
    Observe que uma reunião que foi aceita pela primeira vez pode ser recusada mais tarde e vice-versa.
  5. Desabilitando a notificação por e-mail ao criar uma reunião [top]
    Você pode desabilitar o envio de uma notificação por e-mail para participantes com uma conta de ContactOffice. Isso é especialmente útil quando você cria várias reuniões seguidas, no início do ano. Para fazer isso, desmarque a caixa Notificar participantes internos na lista de Participantes

    NB: Os participantes que não têm uma conta em ContactOffice são sempre notificados por e-mail, porque é a única maneira de informá-los da existência da reunião.
  6. Membros do grupo em seus contatos privados [top]
    Se um membro do grupo também estiver em seus contatos particulares e você o convidar de seus contatos particulares, ContactOffice tentará tratá-lo como um usuário ContactOffice, para que o convite apareça na conta deles. Isso requer que um endereço de e-mail corresponda entre os 2 contatos. Em outras palavras, o endereço de e-mail digitado para o seu contato particular deve corresponder a um dos endereços do membro do grupo Dados pessoais.
  7. Acompanhamento dos convites [top]
    O criador da reunião pode a qualquer momento visualizar a resposta de cada participante da lista de participantes. O status possível é: Convidado (mas sem resposta), Aceito ou Recusado. Observe que um participante que aceitou uma reunião pela primeira vez pode recusá-la mais tarde e vice-versa.

    O pictograma que sinaliza uma reunião no calendário pode mudar:

    • Figura com um ponto de interrogação: pelo menos um participante não respondeu.
    • Figura riscada: pelo menos um participante recusou a reunião
    • Figura normal: todos os participantes aceitaram a reunião
    Os participantes Ações são exibidas quando você coloca o mouse sobre elas. O criador da reunião pode:
    • Enviar um lembrete
    • Excluir um participante
  8. Editar uma reunião [top]
    Somente o organizador de uma reunião pode editá-la.

    Pode-se editar detalhes (horário, assunto, descrição e/ou local) ou participantes. Para fazer as mudanças, clicar primeiro no assunto da reunião.

    Quando os detalhes são editados, a situação dos convites é zerada: os participantes devem novamente aceitar ou recusar a reunião. Uma notificação por e-mail é enviada. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.

  9. Cancelar uma reunião [top]
    O criador da reunião pode a qualquer momento cancelar a reunião, excluindo-a em seu próprio calendário. Exclua a reunião como você excluiria um evento regular. A reunião desaparece do calendário dos participantes e uma notificação por email é enviada. Você pode desativar esta notificação para cada reunião.
  10. Deletar um participante [top]
    Você pode deletar um participante, mesmo se ele já aceitou a reunião. Ele não receberá notificação.

    Na aba Participantes, exibir as Ações de um participante passando o mouse sobre seu nome e selecionar Deletar.

  11. Reuniões recorrentes [top]
    Você pode criar reuniões recorrentes um uma única operação. Por reuniões recorrentes, entendemos as reuniões com os mesmos participantes que acontecem com uma frequência determinada; por exemplo, todas as semanas ou o primeiro dia do mês. Criar um evento, determinar a periodicidade e selecionar os participantes.

    NB: Os participantes recebem um único e-mail de notificação para toda a série de reuniões e não uma mensagem por reunião, a fim de não congestionar as caixas de entrada. Os participantes que utilizam o $1 poderão visualizar todas as datas nas reuniões em espera (clicando em Convites em seu calendário).

    Os participantes poderão aceitar ou recusar cada reunião caso a caso.

    Uma reunião recorrente comporta-se como um evento recorrente normal: no caso de modificação, você poderá modificar todas as reuniões ou uma só reunião (modificação de horário, acréscimo ou retirada de um participante etc.). Você poderá também deletar uma ou mais reuniões da série (devido a feriados, por exemplo).

    Caso a periodicidade se torne muito complexa e que a série passe a comportar só exceções, é aconselhável criar reuniões normais por duplicação.

Enquetes

  1. Funcionalidades [top]
    Nunca é fácil combinar uma data e um horário quando mais do que 2 pessoas estão envolvidas! A funcionalidade da enquete para reuniões lhe permite propor uma série de possibilidades para que os participantes votem e encontrem a opção ou as opções convenientes para todos.

    NB: Os participantes não precisam ter uma conta no ContactOffice mas devem aparecer em uma agenda de endereços privada ou de grupo.

    Não há enquete de grupo. Uma enquete sempre é criada a partir do ambiente privado e nunca aparece no ambiente de grupo.

  2. Eliminar uma Tag [top]
    Clique em Enquetes na parte esquerda da tela, em calendários, tags e convites.
  3. Criar uma enquete [top]
    Selecionar Novo e seguir as instruções do assistente.

    Ao final da criação, os participantes recebem um e-mail que os convida a participar da enquete clicando em um link.

  4. Membros do grupo em seus contatos privados [top]
    Se um membro do grupo também estiver em seus contatos particulares e você o convidar de seus contatos particulares, ContactOffice tentará tratá-lo como um usuário ContactOffice, para que o convite apareça na conta deles. Isso requer que um endereço de e-mail corresponda entre os 2 contatos. Em outras palavras, o endereço de e-mail digitado para o seu contato particular deve corresponder a um dos endereços do membro do grupo Dados pessoais.
  5. Ver os votos [top]
    Você pode ver os votos dos participantes a qualquer momento exibindo os detalhes da enquete.

    Nota: os participantes podem modificar seus votos a qualquer momento em função de mudanças em suas agendas.

  6. Lembretes [top]
    Para enviar um lembrete aos participantes que ainda não responderam, exibir os detalhes de uma pesquisa e clicar em Lembretes. Por padrão, todos os participantes que ainda não responderam são selecionados, mas você pode excluir alguns antes de enviar o lembrete.
  7. Escolher a data final [top]
    Você pode, a qualquer momento, escolher a data e o horário da reunião entre as propostas submetidas aos participantes. Para tal, clicar no botão Selecionar na coluna da proposta escolhida. Lembre-se de que esta operação é irreversível: uma vez escolhida a data final, você não poderá mudá-la.

    Os participantes são avisados da escolha da data final por e-mail. Além disso, a reunião é criada no calendário do escritório virtual. Ela aparece em seu próprio calendário e no calendário dos participantes que possuem uma conta. Quanto aos outros participantes, eles podem aceitar ou recusar a reunião clicando em um link.

    O que fazer se nenhuma data convier a todos?

    Se for possível, escolha a data que convém ao maior número de participantes ou àqueles mais indispensáveis. Você pode também acrescentar datas modificando a enquete.

    O que fazer se várias datas convierem a todos?

    Sendo o que teve a iniciativa da enquete, determine a data final.

    O que fazer se nenhuma data convier a ninguém?

    Modifique a enquete para propor outras datas. Entretanto, é possível que simplesmente não seja possível encontrar uma solução.

  8. Modificar uma enquete [top]
    Você pode modificar todos os parâmetros de uma enquete a qualquer momento. Para tal, exibir os detalhes da enquete e clicar em Modificar. Você pode acrescentar ou eliminar propostas de dias e horas, acrescentar um participante etc.

    Os participantes são avisados por e-mail somente se você modificar as datas, os horários ou a lista dos participantes. Eles não são avisados de modificações do título ou da descrição.

  9. Encerrar uma enquete [top]
    Se o projeto de reunião é anulado ou se você não encontrar uma data final, você pode encerrar a enquete. Ela é mantida como está e pode ainda ser consultada por você e pelos participantes. No entanto, não é mais possível votar. Da mesma forma, não é mais permitido modificar ou escolher a data final.

    Nota: Uma enquete encerrada não pode mais ser aberta. Portanto, não encerre enquetes sem motivo.

    NB: Assim que a data final for escolhida, a enquete encerra-se automaticamente.

    Para encerrar uma enquete, exibir os detalhes e clicar em Encerrar.

  10. Deletar uma enquete [top]
    Se não precisar mais de uma enquete, você pode deletá-la. Essa exclusão é definitiva.

    Para fazer isso, exibir os detalhes da enquete e clicar em Deletar.

Lembretes

  1. Criar um lembrete por e-mail [top]
    Exiba os detalhes do evento e selecione o tipo de lembrete certo ao lado de Lembrete. O lembrete é enviado para o seu endereço de e-mail padrão.
  2. Criar um lembrete por SMS [top]
    Exiba os detalhes do evento e selecione o tipo de lembrete certo ao lado de Lembrete. O lembrete é enviado para o número de telefone nos seus dados pessoais.
  3. Crie um lembrete pop-up [top]
    Um lembrete pop-up aparecerá na mensagem instantânea. Exiba os detalhes do evento e selecione este tipo de lembrete ao lado de Lembrete.
  4. Editar um lembrete [top]
    Nos detalhes do evento, ao lado de Lembrete, edite a programação e/ou o canal.
  5. Cancelar um lembrete [top]
    Clicar no assunto do evento e selecionar Não ao lado de Lembrete.
  6. Agenda por SMS [top]
    Clicar em SMS na barra de menus e selecionar os dias em que quer receber a agenda bem como o momento (agenda do mesmo dia ou do dia seguinte).

    Nota: Nos dias em que sua agenda estiver vazia, você não receberá o SMS.

    Você pode também fazer uma cópia de seu calendário em seu celular clicando em Enviar agora.

    Você pode editar os parâmetros a qualquer momento ou cancelar o calendário por SMS desativando todas as caixas em "Enviar meu calendário para".

Busca

  1. Pesquise em ferramentas e ambientes [top]
    O campo de pesquisa está localizado na parte superior direita da tela. Digite uma palavra ou suas primeiras letras para iniciar uma pesquisa.

    Pesquisa e ferramentas:

    • Se você estiver usando uma ferramenta (Mensagens, por exemplo) e iniciar uma pesquisa a partir daí, ela pesquisará nesta ferramenta.
    • Se nenhuma ferramenta for selecionada quando você iniciar uma pesquisa (na página inicial, logo após o login, por exemplo), ela pesquisará em todas as ferramentas. A lista de resultados exibirá o tipo de dados para cada resultado. Para voltar à página inicial, clique no logotipo no canto superior esquerdo.
    Pesquisa e ambientes:
    • Se o seu ambiente privado for selecionado quando você iniciar uma pesquisa (seus documentos particulares), por exemplo), ele pesquisará neste ambiente.
    • Se um grupo for selecionado quando você iniciar uma pesquisa, ele pesquisará apenas nesse grupo.
    • Você pode ampliar ou restringir a pesquisa clicando no triângulo para exibir as opções de pesquisa avançada. Na seção Pesquisar em, selecione Privado ou Privado + Grupos. Se você selecionar o último, a pesquisa será feita em todos os grupos ao mesmo tempo.
  2. Busca avançada [top]
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Resultados [top]
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  4. Ultima busca [top]
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.
  5. Sintaxe no campo de busca [top]
    • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
    • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
    • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • férias havaí (equivalente a férias AND Havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
    • Maui OR Havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
    • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
    • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
    • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".

Imprimir

  1. Imprimir um calendário [top]
    Posicionar-se na apresentação desejada (dia, semana etc.) e selecionar Imprimir no menu ... (Mais).
  2. Imprimir um evento [top]
    Exibir as Ações de um evento e selecionar Imprimir.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas? [top]
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros [top]
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta [top]
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta [top]
    Na parte esquerda da tela, exiba a tag Ações e selecione Excluir.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
    Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
    Há duas maneiras de fazer isso:
    • Clique em uma tag na parte esquerda da tela. Se a lista de tags não for exibida, abra-a clicando no triângulo. Para voltar à exibição normal, clique na pasta atual (Minha agenda, Meus contatos, etc.)
    • Abra a pesquisa avançada e selecione uma etiqueta.
  8. Etiquetas e grupos [top]
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades [top]
    Sincronize os aplicativos do seu smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) com ContactOffice Mensagens, Calendários e Contatos. Acesse ContactOffice dados diretamente nos aplicativos do telefone (por exemplo: o aplicativo iPhone Calendar) e sincronize com eles.

    Você pode sincronizar vários dispositivos, sendo ContactOffice o servidor de sincronização.

    Caso ocorra algum problema durante a sincronização processo (conexão perdida, falta de energia etc.), a próxima sincronização assumirá que os dados atualizados estão em ContactOffice.

    Essa sincronização mantém os dados já presentes no seu smartphone.

  2. Dados locais e dados do servidor [top]
    Os dados já presentes no seu dispositivo móvel permanecem sempre. Os dados presentes em ContactOffice serão adicionados em uma "camada" diferente: se você desativar a sincronização móvel, essa camada desaparecerá.

    Seu dispositivo precisa saber onde os dados que você cria devem ser armazenados: em o dispositivo ou em ContactOffice. Para calendário e contatos, selecione sua conta ContactOffice nos respectivos aplicativos.
  3. iPhone/iPad [top]
    1. Verifique se você está conectado a uma rede confiável e rápida.
    2. Vá para 'Configurações' do dispositivo.
    3. Toque em 'Senhas e contas'.
    4. Em "Contas", toque em "Adicionar conta".
    5. Toque em 'Troca'.
    6. Digite seu ContactOffice endereço de e-mail e uma descrição como 'ContactOffice'
    7. Toque em 'Avançar'
    8. Um alerta é exibido: "Entre na sua conta do ContactOffice Exchange usando a Microsoft?". Toque em 'Configurar manualmente', pois sua conta ContactOffice não está hospedada nos servidores da Microsoft.
    9. Digite sua senha ContactOffice.
    10. Toque em 'Próximo'
    11. Digite o servidor:www.contactoffice.com. Digite o Nome de usuário: NOME DE USUÁRIO (seu ContactOffice login)
    12. Toque em 'Avançar' e seu dispositivo verificará as configurações. Por padrão, ele sincroniza 5 tipos de dados (E-mail, Contatos, Calendários, Lembretes e Notas). Desative Lembretes e Notas porque ContactOffice não os trata. Desative outras ferramentas, se necessário.
      Toque em 'Salvar'.
      Nesse ponto, os dados começam a ser sincronizados. O tempo necessário para a conclusão da primeira sincronização depende da quantidade de dados.
    13. Por padrão, seu dispositivo sincroniza o Mail por 1 mês. Você pode definir uma configuração diferente em 'Senhas e contas' > 'ContactOffice' > 'Dias de correio para sincronização'.
    Nota: ajuda para o iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.) [top]
    Como muitas versões da plataforma Android coexistem, é impossível fornecer um guia passo a passo para cada uma delas.

    Como regra geral:

    1. Verifique se você está conectado a uma rede confiável e rápida. rede.
    2. Vá para "Configurações" do dispositivo.
    3. Vá para a guia "Contas" e toque em "Contas" em "Minhas contas".
    4. Toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Insira as configurações de conexão para ContactOffice, provavelmente em 'Configurações manuais':
      • endereço de e-mail: seu ContactOffice endereço de e-mail
      • Login: NOME DE USUÁRIO
      • Senha: sua ContactOffice senha
      • Servidor: www.contactoffice.com
      • TLS/SSL: sim
    7. Seu dispositivo agora tenta se comunicar com o servidor.
      Nota: pode demorar alguns minutos para os dados apareça.
    8. Altere as configurações ao seu gosto.
    9. Dê um nome a esta conexão e toque em 'Concluído'.
    10. A sincronização de dados é iniciada.
      Caso contrário, você pode iniciá-lo manualmente: volte para as etapas 2 e 3 e toque em 'Sincronizar tudo'.
      O tempo necessário para a primeira sincronização A organização para concluir está relacionada à quantidade de dados.
  5. Outro [top]
    Todos os dispositivos e softwares que podem ser sincronizados com um servidor Exchange (protocolo ActiveSync) podem ser sincronizados com ContactOffice:
    • Windows Phone
    • Windows Mail (Windows 8 e Windows 10)
    • Blackberry: diretamente para versões recentes e através do AstraSyncpara versões mais antigas
    • eM Client
    • etc.
    Use como configurações seu login (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha, seu endereço de e-mail e como nome do servidor: www.contactoffice.com. Use uma conexão segura, se disponível.

Sincronização com o Outlook

  1. Recursos [top]
    O Outlook (>= 2013) pode sincronizar diretamente com ContactOffice.

    Você pode sincronizar seus e-mails, contatos e calendário entre ContactOffice e o Outlook. Os dados em ContactOffice aparecerão no Outlook, mas em uma conta separada. Os dados já presentes no Outlook não aparecerão em ContactOffice, a menos que você os importe em ContactOffice.

    Nota: O Outlook será desconectado do servidor se algo der errado com a sincronização. Para reconectar-se ao servidor, selecione a guia "Enviar/Receber" e clique duas vezes no botão "Trabalhar offline".

  2. Configurações [top]
    1. Selecione a guia "Arquivo"
    2. Selecione "Informações" na coluna esquerda (se ainda não estiver selecionada) e clique no botão "Adicionar conta"
    3. Selecione "Configuração manual ou tipos de servidor adicionais". Clique em "Avançar".
    4. Selecione "Serviço compatível com Outlook.com ou Exchange ActiveSync". Clique em "Avançar".
    5. Preencha seu nome, endereço de e-mail, servidor (www.contactoffice.com), nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha. Clique em "Avançar"
    6. Clique em "Concluir"


    "O servidor não pode ser encontrado" (Outlook 2016)
    Se você inseriu o corrija o valor do servidor acima e obtenha o erro "O servidor não pode ser encontrado" no Outlook 2016 (versão 16.0.8431.2079 ou posterior), é porque uma atualização da Microsoft configurou o Outlook para conectar-se ao Office 365 usando Criação simplificada de contas"Você pode desativar esse comportamento seguindo as etapas explicadas aqui.

Acesso para leitura e escrita a partir de um programa externo (CalDAV)

  1. Melhor usar a sincronização [top]
    Se a sua assinatura e o seu dispositivo (computador, smartphone, tablet) puderem lidar com a sincronização, recomendamos usar o último. A configuração é mais fácil, existe apenas uma configuração para todas as ferramentas e a sincronização é mais robusta. No entanto, diferentemente do protocolo explicado nesta seção de ajuda, ele não trata os membros e os dados do grupo.
  2. Funcionalidades [top]
    Os calendários podem ser acessados com direitos de leitura e escrita de programas externos compatíveis CalDAV.

    Por favor informe-se sobre as limitações.

  3. Reuniões [top]
    No software CalDAV:
    • Você pode aceitar ou recusar convites para reuniões.
    • Não é possível criar reuniões: o gerenciamento de participantes aparece apenas se a reunião foi criada em ContactOffice.
    • No entanto, você pode adicionar participantes a uma reunião existente. Esses participantes devem ser membros do grupo ou ter seu endereço de e-mail em seus contatos particulares ou em um livro de endereços do grupo.
    • Se você excluir um participante, ele não será excluído em ContactOffice: portanto, recomendamos excluir os participantes diretamente em ContactOffice.
    • Se você editar uma reunião, nenhuma notificação por e-mail será enviada.
    Se não funcionar como o esperado, verifique que você não possui um endereço de e-mail do participante na sua conta ContactOffice. O software CalDAV assume que os endereços de e-mail não são usados por mais de uma pessoa.
  4. Limitações [top]
    A sincronização entre diferentes programas envolve limitações:
    • Os lembretes de eventos não são sincronizados pois são específicos a cada programa.
    • Atualmente, a supressão de tags a partir de um programa externo fica sem efeito.
    • Se você utilizar o calendário simultaneamente em ContactOffice e em diversos programas: tenha o cuidado de atualizar o calendário no programa externo antes de realizar modificações a partir dele; caso contrário as modificações efetuadas em ContactOffice se perderão.
  5. Programas compatíveis [top]
    Nota: Microsoft Outlook não possui recursos padrão do CalDAV.
  6. Configuração do programa [top]
    As configurações dependem do software.

    Lightning

    1. No menu "Arquivo", selecione "Inscrever-se no calendário remoto".
    2. Na tela a seguir , selecione "Na rede".
    3. Na tela a seguir, selecione "CalDAV" e digite o seguinte endereço no campo "Local": https://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/events
    4. Na tela a seguir, escolha um nome e uma cor (opcional). Desmarque a caixa de seleção "Mostrar alarmes".
    5. Digite seu ContactOffice login (NOME DE USUÁRIO) e senha.
    Calendário Apple (macOS)
    1. No menu "Calendário", selecione "Preferências".
    2. Selecione a guia "Contas".
    3. Clique no "+" no canto inferior esquerdo. Na janela exibida, digite um nome para este calendário no campo "Descrição".
    4. Digite seu ContactOffice login (NOME DE USUÁRIO) e senha nos 2 campos restantes.
    5. Clique no triângulo ao lado de "Opções do servidor" a serem desdobradas e insira o seguinte endereço no campo "URL da conta": https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME DE USUÁRIO/.
      Nota: não esqueça o "/" final, caso contrário a conexão falhará!
    iPhone/iPad
    1. Nas "Configurações", selecione "Calendário" e, em seguida, "Adicionar uma conta"; selecione "Outro" e depois "Adicionar uma conta CALDAV".
    2. Digite www.contactoffice.com no campo "Servidor".
    3. Digite seu ContactOffice login (NOME DE USUÁRIO) e senha nos campos restantes.
  7. Agenda de um membro do grupo [top]
    Você pode acessar os calendários dos membros do grupo, desde que tenham os direitos de acesso necessários:
    • Qualquer software CalDAV
      Nas configurações do CalDAV, substitua seu login pelo login do membro do grupo. Em relação à autenticação, você ainda usa seu próprio login e senha.
    • Apple Calendar (macOS)
      Você também pode usar o recurso de delegação disponível no Apple Calendar (não está disponível no iPad/iPhone). Esse recurso permite acessar vários calendários com uma única configuração.

      Vá para "Preferências", selecione a guia "Contas" e selecione sua conta existente. Se você ainda não possui uma conta, crie-a usando as configurações de CalDAV nesta seção de ajuda. Clique na guia "Delegação". Os membros que lhe deram o direito de visualizar os detalhes do evento aparecem na lista. Marque as caixas para exibir os calendários apropriados.

      Se você deseja conceder acesso a outras pessoas usando a Delegação, atualize seus direitos de acesso à agenda de acordo. Os direitos de acesso devem ser alterados em ContactOffice. Não é possível alterá-los no Apple Calendar.

  8. Agenda de grupo [top]
    Para acessar um calendário de grupo, use o seguinte URL:
    • Lightning e outros
      https://www.contactoffice.com/dav/groups/GROUP_NAME/events
    • Apple Calendar (macOS, iPhone/iPad):
      Atualmente, a Apple não permite acessar dados do grupo.
    Cuidado, o nome do grupo faz distinção entre maiúsculas e minúsculas: as letras maiúsculas devem ser inseridas como letras maiúsculas.

Acesso com um programa compatível iCal

  1. Melhor usar a sincronização [top]
    Se a sua assinatura e o seu dispositivo (computador, smartphone, tablet) puderem lidar com a sincronização, recomendamos usar o último. A configuração é mais fácil, existe apenas uma configuração para todas as ferramentas e a sincronização é mais robusta. No entanto, diferentemente do protocolo explicado nesta seção de ajuda, ele não trata os membros e os dados do grupo.
  2. Funcionalidades [top]
    Programas externos podem se conectar ao ContactOffice, que é também um servidor de calendários.

    O acesso a partir de programas externos limita-se à consulta e não permite editar ou deletar eventos. Os calendários são protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

    Em seu disco virtual, você notará arquivos "calendar.ics" em cada pasta principal (pasta "privada" e a pasta de cada grupo). Eles são necessários para esta funcionalidade; têm tamanho 0 Kb e não podem ser deletados.

  3. Programas compatíveis [top]
    Lightning, Apple Calendar, etc.
  4. Configurações do programa [top]
    Para seu calendário particular, use o endereço:
    https://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO/private/calendar.ics.

    Para um calendário de grupo, use o endereço:
    https://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO/GROUP_NAME/calendar.ics

Acesso por RSS

  1. O que é RSS? [top]
    O RSS lhe permite ser avisado das novidades de um site por meio de um leitor RSS. Na prática, inscrevemo-nos aos fluxos RSS de preferência e eles são atualizados periodicamente pelo leitor RSS.

    ContactOffice propõe vários fluxos, protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

  2. Fluxos disponíveis [top]
    Cada calendário (privado ou de grupo) tem 4 fluxos RSS:
    • Hoje
    • Esta semana
    • Este mês
    • 30 dias (a partir de hoje)
  3. Programas compatíveis [top]
    Todos os leitores RSS que gerenciam autenticações (fluxos com Nome de usuário e senha): Feedreader (Windows), por exemplo.

    Nota: Se quiser usar um leitor RSS que permita acessar fluxos protegidos sem solicitar a senha (Firefox, por exemplo), usar a seguinte sintaxe para o URL do fluxo: "http://login:password@feed_url".

  4. Onde encontrar os fluxos? [top]
    Nas Ações de um Calendário, selecionar RSS.
  5. Configuração do programa [top]
    1. Clique com o botão direito do mouse no ícone RSS e selecione Copie este local do link.
    2. Vá para o leitor de RSS, crie um novo feed e cole o
    3. Digite o login e a senha do escritório virtual no leitor de RSS e dê um nome ao feed.
    4. Configure a taxa de atualização automática no leitor de RSS.

Importar - Exportar

  1. Importar [top]
    Antes de importar, selecione um calendário particular ou de grupo. Selecione Importar nas Ações do calendário atual. Estão disponíveis 2 modos de importação:
    • Importar de um arquivo: o arquivo deve estar no formato vCal/iCal e conter um ou mais eventos
    • Importar do Google Calendar: isso importará todos os eventos
    Nos dois casos, verifique se o seu calendário ContactOffice pode aceitar o número de eventos a serem importados.
  2. Exportar [top]
    Antes de exportar, selecione um calendário particular ou de grupo.

    Você pode exportar um, vários ou todos os eventos de um calendário no formato vCal/iCal para reimportá-los em um software compatível com este formato:

    • Somente exportar um evento: selecione Exportar no evento Ações.
    • Exportar vários eventos: selecione uma exibição (dia, semana ou mês) e selecione Exportar no calendário Ações. Selecione Eventos nesta página.
    • Exportar o calendário inteiro: clique em Exportar na barra de menus e depois em Todos os eventos deste calendário.
    Exportar em PDF exporta todos os eventos da exibição atual.

Configurações

  1. Acesso às Configurações [top]
    Você pode acessar Configurações de várias maneiras:
    • Quando você estiver em uma ferramenta, clique no botão "... " em Ações e escolha Configurações.
    • Clique no seu nome na parte superior direita da tela para exibir o menu e escolha Configurações.
    • No menu horizontal das ferramentas, escolha o ícone Configurações.
  2. Fuso horário [top]
    Lembre-se de configurar seu calendário para o seu fuso horário. Isso possibilitará que colabore sem risco de erro com usuários em outros fusos.

    Ao se deslocar ao exterior, você pode modificar o fuso horário de seu calendário para que ele corresponda à sua localização.

    NB: O fuso horário escolhido também é utilizado nas datas de seus e-mails, nas datas de criação e de última modificação de seus dados etc.

  3. Duração padrão dos eventos [top]
    Por padrão, os eventos têm duração de uma hora. Você pode especificar uma duração inferior ou superior que será aplicada aos novos eventos.
  4. Resolução de um calendário [top]
    A resolução determina o conteúdo visível na página. Se você utilizar uma tela grande, certamente desejará utilizar uma resolução mais baixa.
  5. Agenda por SMS [top]
    Clicar em SMS na barra de menus e selecionar os dias em que quer receber a agenda bem como o momento (agenda do mesmo dia ou do dia seguinte).

    Nota: Nos dias em que sua agenda estiver vazia, você não receberá o SMS.

    Você pode também fazer uma cópia de seu calendário em seu celular clicando em Enviar agora.

    Você pode editar os parâmetros a qualquer momento ou cancelar o calendário por SMS desativando todas as caixas em "Enviar meu calendário para".