Guida per l'utente

v.01/2024

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Calendario personale

  1. Aggiungere un appuntamento
    In the New menu, select Event or click in the corresponding time slot.

    Events have a default duration. You can change it in the Settings.

  2. Aggiungi un appuntamento che dura tutta la giornata
    In the New menu, select Event or click in the corresponding time slot. Then, tick the (day) checkbox. The all-day event appears at the top of the page.
  3. View event details
    You have 3 options:
    • Click on the event and then on Edit in the info bubble that appears.
    • Double click on the event, with the left mouse button.
    • Click the right mouse button to display the Actions and select Open
  4. Duplicate an event
    If you need to create an event similar to an existing event, select Duplicate in the Actions of the existing event, make the necessary changes and click on Save to create the new event.

    If you need to create many similar events, maybe you should use Periodicity.

  5. Ripetere un appuntamento
    Some events occur repeatedly, such as birthdays, some meetings, sport activities, etc. Instead of creating an event each time, you can create a single event and define the periodicity pattern.

    Display the event details and go to Periodicity. Tick the Enable checkbox to choose the options.

    This operation will create an event series. According to the circumstances, you will be able to act on a given event or on the whole series. For instance, if you have a weekly meeting, there will be weeks when the meeting will not occur at all (holidays, etc.). You will be able to create such exceptions without impacting the series. In this case, just delete the corresponding events. Before each action (edit, delete), you will be asked whether the action will impact the selected event or the whole series.

    Note: when you choose Never under Range (an event that will repeat forever), only 20 instances will be created so that your calendar does not get full.

    If you end up with only exceptions, we advise to use the duplicate feature instead.

    If you disable the periodicity later, all events (including the first one) will be deleted.

  6. Attribuire un colore a un appuntamento
    Ci sono vari colori di sfondo disponibili per gli appuntamenti. Quando stai creando o modficiando un appuntamento, seleziona un colore accanto a Colore.

    I colori vengono visualizzati solo a te: puoi imporre un determinato colore per una riunione, ma verrà visualizzato solo nel tuo calendario.

  7. Availability
    These options are standards. You will find them in third-party software, such as Microsoft Outlook.
    • Busy: This is the default status for normal events, meaning that you are actually busy because of this event.
    • Free: This means you are still available, despite the event. For instance, you have created an event to remind you that an item will be delivered between 2 and 4 but you are not actually busy waiting for it and unable to do something else. "Free" is the default status for "all day" events because you are at work although it is John's birthday (or even yours).
    • Tentative: This status is for unconfirmed reservations in your calendar. Meetings invitations that you haven't accepted (or refused) yet appear with a tentative status; when you accept them, they switch to the busy status. Use the Tentative status when you create an event which is not sure yet.
    • Out of office: This status means you can't accept events because you are not at the office, for professional or personal reasons. If you want a day off because it's your birthday, create an all-day event and apply this status, instead of the default status (which is "Free", as explained before).
  8. Visibility
    By default, your events are visible as busy timeslots to members of the groups you belong to. This eases schedule sharing and simplifies the creation of meetings and polls. By default, the confidentiality is set to Visible.

    It is possible to completely hide an event to some or all members of your groups:
    • If you choose Visible to some members, the event will appear as a busy timeslot and only to members you have granted the read right in your calendar. With this setting, you can for instance let your assistant know that you are busy without revealing the details.
    • If you choose Invisible, the event becomes invisible to all without exception.
  9. Maximal number by time slot
    Up to 5 calendar events can be displayed in the same time slot.

Condivisione del calendario personale

  1. Display your Calendar access rights
    In the My calendar Actions, select Access rights.
  2. Default rights
    • View events: all group members may always view the busy time slots in your calendar. If you wish to hide the busy time slot itself, create a private event.
    • View event details: yourself.
    • Edit your calendar (add, edit and delete events): yourself.
  3. Edit access rights in your calendar
    If you wish to allow a member to view your event details, grant him the Read right.

    If you wish to allow a member to edit your calendar (i.e., add, delete and edit any event), grant him the Read and Write right. Do not give this right to just anybody.

  4. Grant access rights to a member
    1. Click on Add.
    2. Select a group this member belongs to.
    3. You can also search for this member by entering their name (or part of it) in the search field.
    4. Select the right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    5. Click on Add.
    6. The member now appears in the rights summary.
    You may select several members.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  5. Grant access rights to all group members
    1. Click on Add.
    2. Select a group.
    3. Select the access right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    4. Click on Add.
    5. The group now appears in the rights summary.
    Note: If someone joins the group later, he will automatically be granted the same access rights. If you wish to avoid that, grant rights to the individual members that are now in the group.

    Likewise, if a current member leaves the group later, he will lose the granted access rights.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

Other calendars

  1. Funzioni
    Puoi stratificare i calendari, sia che vengono gestiti dall'ufficio virtuale (calendari interni), sia che sono disponibili in rete nel formato .ics (vCal/iCal) (calendari esterni).

    I diritti di accesso valgono per gli appuntamenti stratificati:

    • Calendari interni
      Le azioni che puoi effettuare (visualizzare dei particolari, modificare, eliminare) dipendono dai diritti di accesso che il proprietario del calendario ti ha dato.
    • Calendari esterni
      Questi calendari sono sempre di solo lettura; non puoi modificarcli.

    Inoltre, gli appuntamenti stratificati non appaiono nel tuo calendario personale: quindi non è possibile condividerli, aggiungere un promemoria, ecc.

    Attenzione: Il numero massimo di calendari che puoi stratificare dipende dal tuo tipo di abbonamento.

    Per configurare la stratificazione, clicca su Stratificare nella barra di menù.

  2. Manage calendars
    Choose Other calendars in My calendar Actions. Start by adding at least one calendar.

    Note: Your subscription sets the maximum number of calendars you may add.

  3. Add a group member calendar
    In Other calendars, click on Add an internal calendar. Select one or more members and click on OK.

    By default, you will only see busy time slots. If you have been granted the Read right, you will view event details. If you have been granted the Read & Write right, you will also be able to add, edit and delete events in this other calendar.

  4. Add a group calendar
    If you want to access a group calendar only from time to time, you don't have to add it here. Just select the group name in the environment pull-down menu. Add it here if you have to access it frequently and/or if you need to layer it with other calendars.

    In Other calendars, click on Add a calendar. Select a group calendar by ticking the box in the header, next to the group name and click on OK.

    You always have the Read right in a group calendar: event titles and details will always be displayed. If you have been granted the Read and Write right, you will also be allowed to add, edit and delete events.

  5. Aggiungere un calendario esterno
    Un calendario esterno contiene degli appuntamenti pubblici (giorni festivi, vacanze scolastiche, eventi sportivi, ecc.) ed è disponibile in rete (vedi per esempio iCalShare).

    Clicca su Aggiungere un vCalendar esterno. Inserisci un nome per questo calendario e il suo indirizzo URL (deve iniziare con http://). Puoi anche inserire una descrizione e scegliere un colore per tutti gli appuntamenti di questo calendario. Clicca su controllare URL e, se l'indirizzo URL viene accettato, clicca su Salvare. Il nuovo calendario apparirà nell'elenco. Clicca su Salvare per visualizzare la nuova stratificazione.

  6. Stratificazione
    When you add a calendar in Other calendars, it is automatically layered:
    • To exclude it from the layering, untick the box next to its name in the left part of the screen.
    • To include it in the layering, tick this same box
    • To hide other calendars, select View only this calendar in its Actions.
    • To edit a calendar, first click on its name in the left part of the screen to select it.
    .When layering is on, each event is displayed with the initials of its owner. External calendars initials come from the name you have given them.

    Note: Your subscription sets the maximum number of calendars you may layer at the same time.

  7. Eliminare un calendario
    To hide a calendar temporarily, you don't have to delete it. Just untick the box next to its name in the left part of the screen. To delete it from the list, go to Other calendars, bring the mouse on this calendar and click on the Remove icon.

Calendario di gruppo

  1. Access to a group calendar
    Seleziona il nome del gruppo nel secondo menù a tendina (l'opzione standard è "Privato").
  2. Group calendar usage
    The group calendar will contain events of interest for all group members.

    According to the access rights you have received from the group administrator, you will be able to add, edit or delete events.

  3. Display a group calendar access rights
    Select Access rights in the group Calendar Actions.
  4. Default rights
    • All group members may always view events and their details. This Read right cannot be removed.
    • Group administrator and co-administrators may always edit the group calendar (add, edit and delete): they are granted the Read and Write right.
  5. Edit access rights in a group calendar
    To allow a member to edit the group calendar (i. e. add, delete and edit any event), grant him the Read and Write right. Don't give this right to just anybody.
  6. Grant access rights to a member
    1. Click on Add.
    2. Select a group this member belongs to.
    3. You can also search for this member by entering their name (or part of it) in the search field.
    4. Select the right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    5. Click on Add.
    6. The member now appears in the rights summary.
    You may select several members.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  7. Grant access rights to all group members
    1. Click on Add.
    2. Select a group.
    3. Select the access right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    4. Click on Add.
    5. The group now appears in the rights summary.
    Note: If someone joins the group later, he will automatically be granted the same access rights. If you wish to avoid that, grant rights to the individual members that are now in the group.

    Likewise, if a current member leaves the group later, he will lose the granted access rights.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  8. Aggiungere un appuntamento di gruppo
    Vai al calendario di gruppo e controlla se hai il diritto di aggiungere degli appuntamenti. Se sì, aggiungi un appuntamento come faresti nel tuo calendario privato.
  9. Invite all members to a group event
    Tick the Invite all members checkbox so that the event appears in all group members personal calendars. A meeting will be created in all personal calendars.

    Note: this option is available only when creating an event in a group calendar; it is not available for personal events or when editing a group calendar event.

  10. Add a group meeting
    You can create a meeting in the group calendar, so that it is displayed there. You are not compelled to invite all group members.

    If you wish this meeting to appear also in your private calendar, invite yourself. You will find your own name in the group members list, which is not the case when you create a meeting from your private calendar.

  11. Promemoria nel calendario di gruppo
    There are no reminders for group calendar events.

Accesso pubblico

  1. Definizione
    I diritti di accesso standard permettono la condivisione dei dati in gruppo di utenti autenticati.

    L'accesso pubblico ti permette di pubblicare dei dati in rete: chiunque li potrà vedere senza avere un account all'ContactOffice e senza nessuna autenticazione.

    Basta attivare l'accesso pubblico e comunicare l'indirizzo URL di un dato specifico via email, sul tuo sito web, ecc.

  2. What is public access for?
    Private calendar
    You can publish (on your website, for instance) your busy time slots so that people who wish an appointment with you can suggest a moment that is convenient. The purpose of this feature is to allow someone who does not use ContactOffice (or who does not belong to one of your groups) to view your calendar. Publishing the busy time slots should be enough.

    Group calendar
    You can publish the events organized by your department, service, association, etc. You will probably want to publish the details for a group calendar.

    A public calendar can be viewed in a light version of ContactOffice or in third-party software.

  3. Availability
    By default, public access is not available. If it is available, Public access is displayed in My calendar actions.
  4. Publish your calendar
    Choose Public access in your calendar Actions. Choose then a publishing mode:
    • View busy/free: only the busy time slots are displayed, without any indication. Events that you have set as private are not displayed.
    • View details: events subjects and descriptions are published as well. Use this mode with caution.
    At any time, you can stop publishing your calendar by choosing Disabled.
  5. Access a public calendar
    In the public access window, you will find 3 types of addresses, allowing to:
    • View your calendar in a light version of ContactOffice
    • Publish your calendar on a website
    • View your calendar in third-party software
  6. Public access and group calendar
    A group calendar can be published as well. The group administrator, as well as the group co-administrators, may access the settings by choosing Public access in the group calendar Actions.

Eliminare degli appuntamenti

  1. Eliminare un appuntamento
    Move the mouse to the event to display the info bubble or right click on the event to display its Actions. Then, select Delete.
  2. Delete old events
    Select Delete between 2 dates in a calendar Actions. Choose the 2 dates and click on Delete.

    Be sure to choose the right dates because the deletion cannot be undone.

Riunioni

  1. What is a meeting?
    An event is turned into a meeting when you invite participants. These participants are selected among group members and contacts (only contacts with an email address can be selected).
  2. Pending meetings
    If you have pending meeting invitations, a red dot appears on the Calendar tool icon. Bring the mouse on the icon to display how much pending invitations you currently have. Go to the Calendar and click on Invitations, below My calendar to display the pending meeting invitations list.

    Note: invitations to past meetings are not counted nor displayed.

  3. Accettare o rifiutare una riunione
    L'invito a una riunione viene segnalato dal pittogramma. Clicca sull'oggetto per visualizzare i dettagli. Puoi vedere l'elenco delle persone invitate e le loro risposte all'invito per la riunione cliccando su Visualizzare accanto a Partecipanti
    • Per accettare la riunione, clicca su Accettare. Dopo aver accettato l'invito, puoi sempre cambiare idea e rifiutarlo più tardi.
    • Per rifiutare la riunione, clicca su Rifiutare. Puoi specificare il motivo del tuo rifiuto. Una notifica per email verrà mandata all'iniziatore della riunione. Dopo aver rifiutato la riunione, sparirà automaticamente dal tuo calendario.
  4. Create a meeting
    Per creare un appuntamento, clicca sul pulsante Riunione. Scegli un arco di tempo, inserisci un oggetto e una descrizione (se vuoi). Poi clicca su Invitare e gestire dei partecipanti e su Aggiungere dei partecipanti per accedere alla tua rubrica (privata e di gruppo). Contrassegna le caselle per invitare dei partecipanti. Puoi facilmente invitare tutti i membri del gruppo contrassegnando la prima casella (Tutti i membri).
    • Per i partecipanti che usano ContactOffice: la proposta di riunione apparirà direttamente nel loro calendario con un punto interrogativo lampeggiante. Potranno accettare o rifiutare la riunione cliccando sull'oggetto. In caso di rifiuto riceverai una email (con il motivo del rifiuto se specificato) e la riunione sparisce dal loro calendario.
    • I partecipanti che non usano ContactOffice riceveranno una email con i particolari della riunione. Possono accettare o rifiutare con un semplice clic. In caso di rifiuto riceverai una email.
  5. Disable the email notification at creation time
    When you create a meeting, you can disable the email notification to participants having a ContactOffice account. This is useful, for instance, when you create several meetings in a row at the beginning of the year. To disable the email notifications, untick the box Notify internal participants located under the participants list.

    Note: participants who don't have a ContactOffice account always receive an email notification because it is the only way to inform them of the meeting creation.
  6. Group members in your private contacts
    If a group member is also in your private contacts and you invite him/her from your private contacts, ContactOffice will try to handle him/her like a ContactOffice user, so that the invitation appears in their account. This requires that one email address matches between the 2 contacts. In other words, the email address you have entered for your private contact must match one of the addresses in the group member Personal data.
  7. Follow-up degli inviti
    L'iniziatore della riunione può vedere in qualsiasi momento la risposta di ogni singolo partecipante cliccando sull'oggeto della riunione e poi su Invitare e gestire dei partecipanti. Gli stati possibili sono: Invitato (ma in attesa di una risposta), Accetta o Rifiuta. Ti informiamo che un partecipante che inizialmente ha accettato la riunione potrebbe sempre rifiutarla più tardi.

    Il pittogramma che segnala una riunione nel calendario può cambiare:

    • Almeno una persona ha rifiutato la riunione .
    • Tutti hanno accettato la riunione.
  8. Modificare una riunione
    Solo l'iniziatore di una riunione può modificarla.

    Dettagli (quando, oggetto, descrizione e/o il luogo) o partecipanti possono essere modificati. Per effettuare le modifiche, prima clicca sull'oggetto della riunione.

    Quando i dettagli sono stati modificati, lo stato della riunione viene aggiornato: i partecipanti devono accettare o rifiutare la riunione modificata. Verrà mandata una notifica via email. Puoi disattivare questa notifica per ogni riunione.

  9. Annullare una riunione
    L'iniziatore di una riunione può annullare la riunione in qualsiasi momento, semplicemente cancellandola nel suo proprio calendario. Elimina la riunione come faresti con un appuntamento normale. La riunione sparirà dal calendario dei partecipanti e una notifica per email verrà mandata. Puoi disattivare questa notifica per ogni riunione.
  10. Remove a participant
    You can remove a participant, even if he has already accepted the meeting. Please note that the removed participant will not receive a notification.

    In the Participants tab, display the participant Actions and select Delete.

  11. Repeated meetings
    You can create repeated meetings in a single operation. A repeated meeting is a meeting with the same participants occurring each week, or the first day of the month for instance. Create an event, set the periodicity and then choose the participants.

    Note: participants will get a single email notification for the whole series, instead of an email for each meeting. Participants with a ContactOffice account will view all meetings in their pending meeting invitations (by clicking on Invitations in their calendar).

    Participants will be able to accept or refuse each meeting.

    A repeated meeting behaves just like a repeated event: you will be able to edit (change the schedule, add or remove a participant, etc.) a single meeting or the whole series. You can also remove one or more meetings from the series (because of holidays, etc.).

    If the periodicity is too complex and you end up with a series made only of exceptions, it is advised to create meetings using the Duplicate feature instead.

Sondaggi

  1. Funzioni
    Non è facile trovare una data quando sono coinvolte più di due persone! La funzione sondaggio di riunione ti permette di ottenere i voti dei partecipanti su un numero di giorni e orari.E' molto più facile trovare un momento che vada bene per tutti o per la maggior parte dei partecipanti.

    Nota: non è necessario che i partecipanti abbiano un account ContactOffice. Devono,però,stare in un elenco di indirizzi privato o di gruppo.

    Non ci sono sondaggi di gruppo. Un sondaggio viene sempre creato dall'ambiente privato e non appare mai in un ambiente di gruppo.

  2. Access to polls
    Click on Polls in the left part of the screen, under calendars, tags and invitations.
  3. Creare un sondaggio
    Selezionare Nuovo e seguire le istruzioni del wizard.

    Dopo l'ultimo passo, i partecipanti riceveranno un e-mail invitandoli di partecipare al sondaggio cliccando su un collegamento ipertestuale.

  4. Group members in your private contacts
    If a group member is also in your private contacts and you invite him/her from your private contacts, ContactOffice will try to handle him/her like a ContactOffice user, so that the invitation appears in their account. This requires that one email address matches between the 2 contacts. In other words, the email address you have entered for your private contact must match one of the addresses in the group member Personal data.
  5. Visualizzare voti
    Puoi visualizzare i voti dei partecipanti in qualsiasi momento visualizzando i dettagli del sondaggio.

    Nota bene che anche i partecipanti possono cambiare i loro voti in qualsiasi momento, perché le loro agende possono cambiare.

  6. Promemoria
    To send a reminder to participants who haven't answered yet, display the poll details and click on Reminders. All participants who haven't answered yet are selected, but you can exclude some of them before you send the reminder.
  7. Scegliere la data finale
    Puoi scegliere la data finale in qualsiasi momento tra le date e gli orari proposti ai partecipanti. Per farlo, clicca su Selezionare nella colonna della proposta scelta. Nota bene che questa operazione non può essere annulata: non potrai cambiare la data finale.

    I partecipanti riceveranno una email di notifica. In più, una riunione viene creata nel Calendario del'ContactOffice. Apparirà nel tuo calendario, cosi' come nei calendari dei partecipanti che hanno un account. I partecipanti senza un account possono accettare o rifiutare la riunione cliccando su un collegamento ipertestuale nella email di notifica.

    Cosa fare se non c'è nessuna data accettabile per i partecipanti?

    Se questo è accettabile, scegli la data che sia accettabile per la maggior parte dei partecipanti o per i partecipanti più importanti. Puoi anche modificare il sondaggio ed aggiungere delle data. Talvolta, comunque, semplicemente non c'è soluzione.

  8. Modificare un sondaggio
    Puoi modificare le impostazione del sondaggio in qualsiasi momento. Per farlo, visualizza i dettagli del sondaggio e clicca su Modifica. Puoi aggiungere o cancellare dei giorni e degli orari, aggiungere un partecipante, ecc.

    I partecipanti ricevono una e-mail di notifica se hai cambiato i giorni, gli orari, o l'elenco dei partecipanti. Non viene inviata nessuna email se cambi l'oggetto o la descrizione.

  9. Chiudere un sondaggio
    Se il progetto per la riunione viene annullato, o se non si riesce a trovare una data finale, puoi chiudere il sondaggio. Verrà conservato nel suo stato attuale e potrà sempre essere visualizzato da te stesso e i partecipanti. I voti, però, non sono più amessi. Per lo iù, non puoi modificare il sondaggio o scegliere una data finale se il sondaggio è chiuso.

    Nota bene: A un sondaggio chiuso non può essere riaperto. Pensaci bene prima di chiuderne uno.

    Attenzione: Una volta che la data finale è stata scelta, il sondaggio verrà automaticamente chiuso.

    Per chiudere un sondaggio, visualizza i suoi dettagli e clicca su Chiudere.

  10. Cancellare un sondaggio
    Se non hai più bisogno di un sondaggio, puoi cancellarlo. Un sondaggio viene cancellato per sempre.

    Per cancellare un sondaggio, visualizza i suoi dettagli e clicca su Cancellare.

Promemoria

  1. Creare un promemoria per la posta elettronica
    Display the event details and select the right reminder type next to Reminder. The reminder is sent to your default email address.
  2. Creare un promemoria via SMS
    Display the event details and select the right reminder type next to Reminder. The reminder is sent to the phone number in your Personal data.
  3. Create a pop-up reminder
    A pop-up reminder will appear in the instant messaging. Display the event details and select this reminder type next to Reminder.
  4. Modificare un promemoria
    Clicca sull'oggetto dell'appuntamento e seleziona Sì di fronte a Promemoria. Modifica l'orario e/o il modo (email e/o SMS).
  5. Eliminare un promemoria
    Clicca sull'oggetto dell'appuntamento e seleziona No di fronte a Promemoria.
  6. Agenda via SMS
    Clicca su SMS nella barra di menù e seleziona i giorni e il giorno di ricezione (il giorno stesso o il giorno successivo).

    Attenzione: Se la tua agenda è vuota un determinato giorno, non riceverai nessun SMS.

    Puoi anche copiare il tuo calendario sul tuo cellulare cliccando su Invia ora

    Puoi modificare le caratteristiche in qualsiasi momento oppure eliminare l'opzione calendario per SMS deselezionando tutte le caselle nella sezione "Manda il mio calendario".

  1. Search in tools and environments
    The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

    Search and tools:

    • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
    • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
    Search and environments:
    • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
    • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
    • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
  2. Advanced search
    Most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool.
  3. Results
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance.
  4. Ultima ricerca
    Potrai visualizzare i risultati della tua ultima ricerca cliccando su Risultati della ricerca nella parte sinistra dello schermo.
  5. Search field syntax
    • If you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday Hawaii (equal to holiday AND Hawaii) will return data containing holiday and Hawaii.
    • Maui OR Hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (information, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".

Stampare

  1. Print a calendar
    Choose a view (day, week, etc.) and select Print in the ... (More) menu.
  2. Print an event
    Display the Actions and select Print.

Tags

  1. What are tags for?
    Tags allow for organizing your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
  2. Access to the tags
    Select any data, display its Actions and select Tags.
  3. Create a tag
    Display the tags of any data and click on Add. Enter the new tag name and choose a colour (optional).
  4. Edit a tag
    Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
  5. Delete a tag
    In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
  6. Tag an item
    Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later, you will be able to select other tags or unselect the current ones.

    Another method: select a Tag on the left without releasing the mouse button and move it to the item (drag & drop). You can also start from the item and drop it on the Tag.

  7. Display data with a given tag
    There are two ways to do this:
    • Click on a tag in the left part of the screen. If the tag list is not displayed, open it by clicking on the triangle. To get back to the normal display, click on the current folder (My calendar, My contacts, etc.)
    • Open the advanced search and select a tag.
  8. Tags and groups
    Tags belong to a person and not to a group: there are no group tags. It is not advised to use tags in a group data.

Sincronizzazione dispositivi mobili

  1. Funzionalità
    Sincronizzare le app dello smartphone (iPhone, iPad, Android, ecc.) con ContactOffice Messaggi, Calendari, Contatti. Accedere ContactOffice ai dati direttamente dalle app (es: Calendario di iPhone) e sincronizzarle.

    Puoi sincronizzare più dispositivi, ContactOffice è il server.

    Nel caso di problemi durante la sincronizzazione (caduta della connessione, mancanza di corrente, ecc.), la sincronizzazione successiva assicurerà l'aggiornamento dei dati su ContactOffice.

    Questa sincronizzazione mantiene i dati già presenti nel tuo smartphone.

  2. Local data and server data
    Data already present on your mobile device always remain. Data present on ContactOffice will be added in a different "layer": if you disable the mobile sync, this layer will disappear.

    Your device needs to know where the data you create has to be stored: in the device or on ContactOffice. For calendar and contacts, please make sure to select your ContactOffice account in the respective apps.
  3. iPhone/iPad
    1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
    2. Go to your device 'Settings'.
    3. Tap 'Passwords & Accounts'.
    4. Under 'Accounts', tap 'Add Account'.
    5. Tap 'Exchange'.
    6. Enter your ContactOffice email address and a description such as 'ContactOffice'
    7. Tap 'Next'
    8. An alert appears: "Sign in to your ContactOffice Exchange account using Microsoft?". Tap 'Configure Manually', as your ContactOffice account is not hosted on Microsoft servers.
    9. Enter your ContactOffice password.
    10. Tap 'Next'
    11. Enter the server: www.contactoffice.com. Enter the Username: NOME UTENTE (your ContactOffice username)
    12. Tap 'Next' and your device will check the settings. By default, it will synchronize 5 data types (Mail, Contacts, Calendars, Reminders and Notes). Turn off Reminders and Notes because ContactOffice doesn't handle them. Turn off other tools if necessary.
      Tap 'Save'.
      At this point, data starts being synchronized. The time needed for the first synchronization to complete depends on the amount of data.
    13. By default, your device synchronizes Mail for 1 month. You can set a different setting in 'Passwords & Accounts' > 'ContactOffice' > 'Mail Days to Sync'.
    Note: help for iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    As many versions of the Android platform coexist, it is impossible to give a step-by-step guide for each of them.

    As a general rule:

    1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
    2. Go to your device 'Settings'.
    3. Go to the 'Accounts' tab and tap on 'Accounts' under 'My accounts'.
    4. Tap on 'Add account'.
    5. Tap on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Enter connection settings for ContactOffice, probably in 'Manual settings':
      • email address: your ContactOffice email address
      • Login: NOME UTENTE
      • Password: your ContactOffice password
      • Server: www.contactoffice.com
      • TLS/SSL: yes
    7. Your device now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    8. Change the settings to your liking.
    9. Give a name to this connection and tap on 'Done'.
    10. The data sync starts.
      Otherwise, you can start it manually: go back to step 2 and 3 and then tap on 'Sync all'.
      The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
  5. Other
    All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with ContactOffice:
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • eM Client
    • etc.
    Use as settings your username (NOME UTENTE) and ContactOffice password, your email address and as server name: www.contactoffice.com. Use a secure connection if it's available.

Sincronizzazione con Outlook

  1. Funzionalità
    Outlook (>=2013) si sincronizza direttamente con ContactOffice.

    Puoi sincronizzare la posta, i contatti e il calendario tra ContactOffice e Outlook. I dati di ContactOfficeappariranno dentro Outlook, ma in un account separato.I dati già presenti in Outlook non appariranno in ContactOffice, a meno di importarli dentro ContactOffice.

    NB: Outlook si sconnetterà dal server in caso di problemi di sincronizzazione. Per riconnettersi al server, selezionare la scheda "Invia/Ricevi" e cliccare due volte sul bottone "Offline".

  2. Impostazioni
    1. Select the "File" tab
    2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
    3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
    4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
    5. Fill in your name, your email address, the server (www.contactoffice.com), your username (NOME UTENTE) and ContactOffice password. Click on "Next"
    6. Click on "Finish"


    "The server cannot be found" (Outlook 2016)
    If you have entered the correct server value above and get the error "The server cannot be found" in Outlook 2016 (version 16.0.8431.2079 or later), it is because a Microsoft upgrade set your Outlook to connect to Office 365 using Simplified account creation". You can disable this behaviour by following the steps explained here.

Accesso lettura e scrittura da software di terzi (CalDAV)

  1. Better to use synchronization
    If both your subscription and your device (computer, smartphone, tablet) can handle synchronization, we advise to use the latter. Set-up is easier, there is only one set-up for all tools and synchronization is more robust. However, unlike the protocol explained in this help section, it does not handle group members and group data.
  2. Funzioni
    Ai calendari ci si può accedere con i diritti di lettura e scrittura da un software di terzo compatibile con CalDAV.

    Per favore leggere attentamente i limiti, però.

  3. Riunioni
    In CalDAV software:
    • You can accept or decline meeting invitations.
    • It is not possible to create meetings: the participants management appears only if the meeting was created in ContactOffice.
    • However, you can add participants to an existing meeting. These participants must be group members or have their email address in your private contacts, or in a group address book.
    • If you delete a participant, he won't be deleted in ContactOffice: therefore, we advise to delete participants directly in ContactOffice.
    • If you edit a meeting, no email notifications will be sent.
    If it does not work as expected, check that you don't have a participant email address in your ContactOffice account. CalDAV software assumes that email addresses are not used by more than one person.
  4. Limiti
    La sincronizzazione tra più software implica dei limiti:
    • I promemoria non verranno sincronizzati perché dipendono dal tipo di software.
    • Per ora, le tags cancellate nel software di terzi non vengono cancellate in ContactOffice.
    • Se usi il calendario contemporaneamente in ContactOffice e in uno o più software di terzi: assicurati di aggiornare il calendario nel software di terzi prima di fare qualsiasi modifica, altrimenti i cambiamenti fatti in ContactOffice andranno persi.
  5. Software compatibile
    Attenzione: Microsoft Outlook non ha opzioni CalDAV.
  6. Impostazioni del software
    Le impostazioni dipendono dal software.

    Lightning Calendar (Thunderbird)

    1. Nel menù "File", selezionat "Abbonarsi al Calendario a distanza".
    2. Nel prossimo schermo, seleziona "In rete".
    3. Nel prossimo schermo, seleziona "CalDAV" e inserisci l'indirizzo seguente nel campo "Posizione": https://www.contactoffice.com/dav/NOME UTENTE/private/events
    4. Nel prossimo schermo, scegli un nome e un colore (opzionale). Deseleziona la casella di controlla "Visualizzare Allarmi".
    5. Inserisci il tuo ContactOffice login (NOME UTENTE) e la tua password.
    Apple Calendar (macOS)
    1. In the "Calendar" menu, select "Preferences".
    2. Select the "Accounts" tab.
    3. Click on the "+" in the lower left corner. In the window that appears, enter a name for this calendar in the "Description" field.
    4. Enter your ContactOffice login (NOME UTENTE) and password in the 2 remaining fields.
    5. Click on the triangle next to "Server options" to unfold and enter the following address in the "Account URL" field: https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME UTENTE/.
      Note: Do not forget the final "/", otherwise the connection will fail!
    iPhone/iPad
    1. In the "Settings", select "Calendar", then "Add an account"; select "Other", then "Add a CALDAV account".
    2. Enter www.contactoffice.com in the "Server" field.
    3. Enter your ContactOffice login (NOME UTENTE) and password in the remaining fields.
  7. Calendario di un membro del gruppo
    You may access group members calendars provided they have given you the necessary access rights:
    • Any CalDAV software
      In the CalDAV settings, replace your username with the group member's login. Regarding authentication, you still use your own username and password.
    • Apple Calendar (macOS)
      You can also use the delegation feature available in Apple Calendar (it is not available on iPad/iPhone). This feature allows you to access several calendars with a single configuration.

      Go to "Preferences", select the "Accounts" tab and select your existing account. If you have no account yet, create it using the CalDAV settings in this help section. Click on the "Delegation" tab. The members who have given you the right to view their event details appear in the list. Tick the boxes to display the appropriate calendars.

      If you wish to give access to others using Delegation, update your calendar access rights accordingly. Access rights must be changed in ContactOffice. It is not possible to change them in Apple Calendar.

  8. Calendario di gruppo
    To access a group calendar, use the following URL:
    • Thunderbird Calendar and others:
      Enter in the "Location" field:
      https://www.contactoffice.com/dav/groups/GROUP_NAME/events
    • Apple Calendar (macOS, iPhone/iPad), iOS 13 or above
      Enter in the "Server" field:
      https://www.contactoffice.com/dav/principals/groups/GROUP_NAME
    Beware, the group name is case-sensitive: capital letters must be entered as capital letters.

Accesso con software compatibile con iCal

  1. Better to use synchronization
    If both your subscription and your device (computer, smartphone, tablet) can handle synchronization, we advise to use the latter. Set-up is easier, there is only one set-up for all tools and synchronization is more robust. However, unlike the protocol explained in this help section, it does not handle group members and group data.
  2. Funzioni
    Software di terzi si può connettere all'ContactOffice, che funge da server di calendari.

    Non puoi aggiungere o modificare appuntamenti usando questi software, però. I calendari sono protetti dal solito login e password.

    Sul tuo disco virtuale, troverai qualche file "calendar.ics" nella cartella principale (privato + una cartella per ogni gruppo), usati per questa funzione: la loro capacità è 0 KB. Questi file non possono essere eliminati.

  3. Software compatibili
    Lightning Calendar (Thunderbird), Apple Calendar, ecc.
  4. Impostazioni del software
    Per il tuo calendario privato, usa l'indirizzo:
    https://www.contactoffice.com/docs/NOME UTENTE/private/calendar.ics

    Per il calendario di gruppo, usa l'indirizzo:
    https://www.contactoffice.com/documenti/NOME UTENTE/GRUPPO_NOME/calendar.ics

L'accesso ai contenuti RSS

  1. Funzioni
    L'RSS ti permette di raccogliere vari siti web (giornali, blog, ecc.) in un'unica interfaccia. Usando un lettore RSS (un software o un sito specializzato), ti abboni a un feed RSS, cioè una pagina web specializzata che viene pubblicata da ogni sito web che ti offre l'accesso ai contenuti RSS.

    ContactOffice offre vari feed. Questi feed vengono protetti dal solito login e la tua password.

  2. Feed disponibili
    Ogni calendario (privato o di gruppo) ha 4 feed RSS:
    • Oggi
    • Questa settimana
    • Questo mese
    • tra 30 giorni
  3. Software compatibili
    Tutti i lettori RSS che gestiscono l'autenticazione (i feed con login e password): Feedreader (Windows), per esempio.

    Attenzione: Se desideri usare un lettore RSS che può accedere a dei feed sicuri ma non nasconde la password (per esempio Firefox), usa la sintassi seguente per il feed URL: "https://login:password@feed_url".

  4. Where to find feeds?
    In a Calendar Actions, select RSS.
  5. Impostazioni del software
    1. Vai a una cartella e sposta il puntatore sull'immagine RSS.
    2. Fai un clic con il tasto destro sull'immagine e seleziona Copiare la posizione di questo legame.
    3. Vai al lettore RSS, crea un nuovo feed e incolla l'indirizzo.
    4. Inserisci il login e la password dell'ContactOffice nel lettore RSS, e dai un nome al feed.
    5. Imposta l'intervallo di rinfresco automatico nel lettore RSS.
    .

Importare - Esportare

  1. Importare
    Before importing, select a private or group calendar. Select Import in the Actions of the current calendar. 2 import modes are available:
    • Import from a file: the file must be in the vCal/iCal format and contain one or more events
    • Import from Google Calendar: this will import all events
    In both cases, make sure that your ContactOffice calendar can accept the number of events to import.
  2. Esportare
    Prima di esportare bisogna selezionare un calendario privato o di gruppo.

    Puoi esportare uno, più o tutti gli appuntamenti di un calendario nel formato vCal/iCal per reimportarli in un software compatibile con questo formato:

    • Esportare un solo appuntamento: clicca sull'oggetto dell'appuntamento e poi su Esportare.
    • Esportare più appuntamenti:seleziona una visualizzazione (giorno, settimana o mese) e clicca su Esportare nella barra di menù e poi su Esportare solo gli appuntamenti di questa pagina.
    • Esportare tutto il calendario: clicca su Esportare nella barra di menù e poi su Esportare tutti gli appuntamenti di questo calendario.

Parametri

  1. Access to Settings
    There are several ways to access the Settings:
    • From any tool, click on the "..." button in the Actions and then choose Settings.
    • Click on your name in the right upper part of the screen to display the menu and choose Settings.
    • In the horizontal toolbar, choose the Settings icon. Note: this icon has been removed in the latest versions.
  2. Time zone
    Make sure your calendar is using your time zone. This will allow for smooth collaboration with users on other time zones.

    When you go abroad, you can set your calendar to the local time zone. All your events will then display in the selected time zone.

    Note: the selected time zone is also used in the email dates, in the creation and last modification dates, etc.

  3. Default event duration
    Events have a default duration of one hour. You can set a shorter or longer duration that will apply only to new events.
  4. Calendar resolution
    The resolution sets how much content will be displayed on the page. If you have a large screen, you will probably choose a lower resolution.
  5. Agenda via SMS
    Clicca su SMS nella barra di menù e seleziona i giorni e il giorno di ricezione (il giorno stesso o il giorno successivo).

    Attenzione: Se la tua agenda è vuota un determinato giorno, non riceverai nessun SMS.

    Puoi anche copiare il tuo calendario sul tuo cellulare cliccando su Invia ora

    Puoi modificare le caratteristiche in qualsiasi momento oppure eliminare l'opzione calendario per SMS deselezionando tutte le caselle nella sezione "Manda il mio calendario".

 

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