Généralités


De quoi ai-je besoin pour utiliser ContactOffice?
  1. Un navigateur Web sur un ordinateur, un smartphone, une tablette, etc. Le navigateur doit accepter les cookies temporaires (cookies de session), qui ne portent aucune atteinte à votre vie privée.
  2. Une connexion à Internet

Mes données sont-elles en sécurité?
  1. Nous garantissons la sécurité de toutes les données que vous avez introduites dans ContactOffice. Nous effectuons en outre des copies de sécurité (back-ups) plusieurs fois par jour. En savoir plus

Ma vie privée est-elle respectée?
  1. Oui, vos données sont protégées par un mot de passe et nous n'y avons pas accès. Les données personnelles fournies à l'inscription ne sont jamais transmises à des tiers.

Est-il possible d'importer des données?
  1. Oui, voici les possibilités d'importation outil par outil:
    • Carnet d'adresses: fichier .csv (format simplifié compatible avec la plupart des logiciels), vCard (fichiers .vcf, cartes de visite électroniques), Synchronisation
    • Calendrier: fichiers vCal/iCal (standard compatible avec Microsoft Outlook, Apple iCal, etc.), Synchronisation
    • Documents: Disque virtuel (par simples glisser-déposer)
    • Favoris: Importation depuis le navigateur.
    • Notes: Synchronisation
    • Tâches: Synchronisation

Pourrai-je exporter mes données si je ne souhaite plus utiliser ContactOffice?
  1. Oui, vous pourrez exporter toutes vos données, soit outil par outil, soit en une opération.

Suis-je obligé de partager l'ensemble de mes données?
  1. Absolument pas: vous décidez pour chaque donnée (un document, un contact, etc.) si elle doit demeurer privée ou être partagée, et qui peut y avoir accès.

Est-il possible d'annuler le partage des données?
  1. Vous pouvez à tout moment modifier les droits d'accès à une donnée. Le partage s'effectuant dans le cadre de groupes, vous pouvez également retirer à tout moment un membre du groupe: il n'aura plus accès aux données partagées dans le cadre de ce groupe.

Comment puis-je obtenir de l'aide?
  1. Cliquez sur "Aide" dans la barre de menus de chaque outil ou sélectionnez "Aide" dans le menu déroulant des outils.

Inscription


Puis-je accéder à ContactOffice sans m'inscrire?
  1. Non, un accès n'est pas possible sans un compte personnel: vos données personnelles doivent être protégées par un mot de passe.
    Inscription gratuite

Pourquoi l'inscription nécessite-t-elle un e-mail de confirmation?
  1. Votre compte doit être lié à une adresse e-mail existante. Afin de vérifier l'exactitude de l'adresse e-mail fournie lors de votre inscription et empêcher l'inscription au nom de tiers, une clé d'activation vous est envoyée par e-mail, sous la forme d'un lien sur lequel il suffit de cliquer.

Je n'ai pas reçu l'e-mail de confirmation. Que s'est-il passé?
  1. Causes possibles:
    • Vous avez introduit une adresse incorrecte
      Solution: recommencez la procédure.
    • Les serveurs e-mail sur l'Internet peuvent être encombrés pour une raison indépendante de notre volonté.
      Solution: attendez encore quelques minutes. Si l'e-mail ne vous parvient pas, contactez-nous.
    • Notre message a été considéré comme un spam par votre serveur mail
      Solution: vérifiez dans votre dossier de spam. Ajoutez notre domaine dans votre liste blanche.
    • Votre serveur e-mail est équipé d'un système "challenge/response": notre message a été considéré comme invalide parce qu'envoyé par un serveur et non pas un humain.
      Solution: examinez le dossier contenant les messages en attente. Ajoutez notre domaine dans votre liste blanche.

Comment inscrire un groupe d'utilisateurs (département, société)?
  1. Contactez le support technique.

Formules d'abonnement


Qu'est-ce qu'une formule d'abonnement?
  1. Tout compte a une formule d'abonnement. Celle-ci définit les capacités (ex: espace de stockage pour la messagerie) et les fonctionnalités (ex: relève des messages avec un logiciels tiers) disponibles.
  2. Pour disposer de davantage de capacités que celles proposées par votre formule d'abonnement actuelle, passez à une formule d'abonnement supérieure.

Que faire si aucune formule d'abonnement ne me convient?
  1. Contactez le support technique.

Quels sont les moyens de paiement proposés?
  1. Nous acceptons les paiements par carte de crédit en ligne, virement bancaire et chèque.

Comment recevoir une facture?
  1. Si vous désirez une pièce justificative pour un paiement, veuillez vous rendre dans 'Préférences > Abonnement > Pièces justificatives'. Veuillez noter que la pièce justificative n'est disponible que lorsque nous avons reçu votre paiement (le délai varie en fonction du moyen de paiement utilisé).

Connexion


Comment puis-je faire de ContactOffice ma page de démarrage?
  1. Microsoft Internet Explorer: Cliquez ici
  2. Firefox:
    1. Rendez-vous sur le site http://www.contactoffice.com
    2. Dans le menu "Edition", choisissez "Préférences"
    3. Cliquez sur "Navigateur"
    4. Cliquez sur "Page actuelle".

Qu'est-ce que l'accès sécurisé?
  1. L'accès sécurisé par SSL vous permet de crypter tous les échanges de données entre nos serveurs et votre ordinateur. Il est cependant un peu plus lent.
  2. Pour activer l'accès sécurisé, cochez la case à côté du cadenas.

Pourquoi le message "Session timeout. Please login again" apparaît-il après un certain temps?
  1. Afin d'assurer la confidentialité de vos données, votre session expire automatiquement après X minutes d'inactivité. Vous pouvez déterminer le nombre de minutes dans les Préférences. Cette mesure protège vos données au cas où vous quitteriez votre poste de travail en oubliant de fermer votre session manuellement.

Puis-je utiliser mon compte sur différents ordinateurs en même temps?
  1. Oui; cela vous permet, par exemple, de vous connecter sur l'ordinateur d'un collègue alors que le vôtre est déjà connecté.

Différents utilisateurs peuvent-ils se connecter en même temps sur un même ordinateur?
  1. Non, sauf si chaque utilisateur utilise un navigateur Web différent (le premier utilise Internet Explorer et le deuxième Firefox par exemple).

Comment quitter le site de façon sécurisée?
  1. Cliquez sur "Quitter" dans la barre de menus, ou fermez la fenêtre du navigateur Web.

Mon compte peut-il expirer?
  1. Les comptes gratuits qui ne sont pas utilisés au moins une fois pendant une période de 30 jours consécutifs sont automatiquement détruits et toutes les données sont perdues.
  2. Un compte payant n'est jamais détruit tant que le paiement se poursuit, même s'il n'est pas utilisé (aucune connexion).

Puis-je modifier mon mot de passe?
  1. Cliquez sur "Préférences". Cliquez ensuite sur "Modifier mon mot de passe". Ne choisissez pas un mot de passe trop évident (votre nom, votre prénom...). Un mot de passe contient entre 5 et 10 caractères. Nous vous encourageons vivement à changer votre mot de passe de temps en temps.

Groupes


A quoi servent les groupes?
  1. Les groupes vous permettent de partager des données avec d'autres utilisateurs et d'utiliser pleinement toutes les possibilités de ContactOffice. Le partage s'effectue de deux manières:
    • Chaque groupe dispose d'un espace propre: Documents du groupe, Calendrier du groupe, etc. Tous les membres du groupe accèdent à cet espace commun.
    • Vos données privées peuvent être partagées avec les membres de vos groupes. Cette approche est surtout utile pour le Calendrier.
    Le fait de figurer dans un groupe a les conséquences suivantes:
    • Vous pouvez visualiser les plages occupées (à l'exception des détails) dans les Calendriers des membres du groupe.
    • Vous pouvez envoyer des Documents dans la boîte de dépôt d'un membre
    • Vous pouvez assigner des tâches à un autre membre.
    • Naturellement, les autres membres disposent des mêmes possibilités à votre égard.

Dois-je partager toutes mes données avec les groupes auxquels j'appartiens?
  1. Non. Vous décidez toujours du caractère privé ou public de chaque donnée. Vous décidez aussi dans quels groupes les données sont partagées. A une même donnée peuvent être associés des paramètres de partage différents selon les groupes.

Qu'est-ce qu'un administrateur de groupe?
  1. L'administrateur du groupe gère le groupe. Lorsque l'on crée un groupe, on en est automatiquement l'administrateur. Par défaut, seul l'administrateur peut ajouter, modifier et supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), mais il peut accorder ces droits à certains ou tous les membres du groupe. L'administrateur ne peut pas quitter le groupe: s'il veut le quitter, il doit d'abord nommer un autre administrateur à sa place.

Quelles sont les capacités disponibles pour le groupe?
  1. Tout comme l'environnement privé, l'environnement de groupe dispose de capacités (GB pour les documents, par exemple). Ces capacités sont fixées par le type d'abonnement de l'administrateur du groupe (le créateur du groupe). En général, l'administrateur du groupe disposera donc de l'abonnement le plus élevé. Exemple: une formule d'abonnement a une capacité de 1 GB pour les Documents.
    • L'administrateur dispose de 1 GB pour ses documents privés.
    • Chaque groupe créé par cet administrateur dispose aussi de 1 GB supplémentaires pour les documents. En d'autres termes, l'ensemble des documents placés dans le groupe par tous les membres (y compris l'administrateur) ne pourra excéder 1 GB.
    • Si la formule d'abonnement permet la création de 3 groupes, la capacité totale pour les Documents est de 4 GB: 1 GB pour chacun des 3 groupes et 1 GB pour les documents privés de l'administrateur.
    L'espace disponible dans l'environnement privé de chacun des membres est fixé par leur propre formule d'abonnement.

Combien de membres un groupe peut-il comporter?
  1. Tout groupe a une limite en termes de nombre de membres. Elle est fixée par la formule d'abonnement de son administrateur.

Résiliation


Résiliation d'un compte gratuit
  1. Rendez-vous dans Mon compte et choisissez Détruire mon compte sous l'intitulé Détruire. Après confirmation, votre compte et toutes ses données sont irrémédiablement détruits. NB: Les comptes gratuits qui ne sont pas utilisés au moins une fois pendant une période de 30 jours consécutifs sont automatiquement détruits. Les comptes payants en ordre de paiement ne sont jamais détruits.

Résiliation d'un compte payant
  1. Rendez-vous dans Préférences et choisissez Détruire mon compte sous l'intitulé Détruire. Après confirmation, votre compte et toutes ses données sont irrémédiablement détruits. Nous vous serions reconnaissants de nous adresser un e-mail indiquant les motifs de la résiliation. NB: Si vous réglez votre abonnement par carte de crédit, veuillez nous prévenir par e-mail afin que nous mettions un terme au prélèvement automatique. En cas d'oubli de votre part, nous ne procéderons à aucun remboursement. NB: Les comptes payants en ordre de paiement ne sont jamais détruits. Les comptes gratuits sont détruits après 30 jours consécutifs d'inactivité (aucune connexion).
 

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