Contatti personali

  1. Aggiungere un contatto [top]
    In the New menu, select Contact. Enter contacts details in the different tabs and click on Save.
  2. Visualizzare le informazioni personali del contatto [top]
    Double click on the contact to open it in a separate window or click once to view it in the main window.
  3. Modificare un contatto [top]
    Visualizza le informazioni personali del contatto e poi clicca su Modificare.
  4. Foto [top]
    Una volta che hai creato un contatto, puoi aggiungere una sua foto. La maggior parte dei formati vengono accettati: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF e RAW. La foto viene ridimensionata automaticamente.

    Modifica il contatto e clicca su Caricare sotto la foto vuota.

  5. Mappa [top]
    Visualizza le informazioni personali del contatto e clicca su Mappa di accesso. Questa opzione Ŕ disponibile solo se Ŕ stato inserito un indirizzo postale (privato o professionale) per questo contatto. La mappa di accesso si aprirÓ in una finestra separata, gestita da Google Maps.
  6. Add a comment [top]
    You can add a comment to a Contact. Comments on a group contact will be displayed to all group members.

    Select Comment in the Contact Actions. Contacts with comments appear with a special icon.

  7. Attach a Document [top]
    You can attach (or link) a Document to a Contact. For instance, you can attach his resume to a person.

    Display the Contact details and click on the Attachments tab. Then, select a Document.

    Note: if the contact is shared, make sure you grant the necessary access rights.

    You can display the Document details from the Contacts. You can also break the link to the Document later on.

  8. Controllare un contatto [top]
    Questa funzione Ŕ disponibile solo per i tuoi contatti.

    Ti permette di controllare le informazioni personali dei tuoi contatti automaticamente: il sistema manda una email al contatto, chiedendo di controllare le sue informazioni personale (tranne i campi "Commenti" e le Categorie). La email contiene dei collegamenti per approvare o per modificare le informazioni. Verrai informato per email se il contatto approva o modifica delle informazioni.

    Attenzione: ti informiamo che questa funzione autorizza il contatto di eliminare dei dati nelle sue informazioni personali.

Condivisione dei contatti personali

  1. Diritti di accesso predefiniti [top]
    • Visualizzare dei contatti: tu stesso (pu˛ essere modificato).
    • Modificare dei contatti: tu stesso (pu˛ essere modificato).
    • Aggiungere dei contatti: tu stesso (pu˛ essere modificato).
    • Eliminare dei contatti: tu stesso (pu˛ essere modificato).
  2. Autorizzare una persona a vedere tutti i tuoi contatti [top]
    Clicca su Accesso sotto la barra di men¨ e contrassegna le caselle nella colonna Visualizzare. Le persone selezionate potranno visualizzare tutto e non potrai nascondere un determinato contatto a loro.
  3. Autorizzare una persona a modificare tutti i tuoi contatti [top]
    Questa autorizzazione vale per tutti i tuoi contatti private e per tutti i contatti che creeresti in un gruppo.

    Clicca su Accesso sotto la barra di men¨ e contrassegna le caselle nella colonna Modificare contatti.

  4. Autorizzare una persona ad aggiungere dei contatti [top]
    Prima bisogna autorizzare la persona a visualizzare tutti i tuoi contatti. Poi, clicca su Accesso sotto la barra di men¨ e constrassegna le caselle nella colonna Aggiungere dei contatti. La persona selezionata potrÓ modificare i contatti che aggiunge, ma non potrÓ eliminarli.
  5. Autorizzare una persona a eliminare dei contatti [top]
    Attenzione: Questo diritto vale per tutti i tuoi contatti personali; non darlo a chiunque.

    Prima bisogna autorizzare la persona a visualizzare tutti i tuoi contatti. Poi clicca su Accesso sotto la barra di men¨ e constrassegna le caselle nella colonna Eliminare dei contatti.

Rubrica di gruppo

  1. Accesso ai contatti di gruppo [top]
    Select the group name in the context selector, which default value is "Private".
  2. Diritti di accesso predefiniti [top]
    • Visualizzare i contatti: tutti i membri del gruppo (non pu˛ essere modificato).
    • Modificare i contatti: il creatore del contatto (pu˛ essere modificato).
    • Aggiungere dei contatti: l'amministratore del gruppo (pu˛ essere modificato)
    • Eliminare dei contatti: l'amministratore del gruppo (pu˛ essere modificato).
  3. Aggiungere un contatto di gruppo [top]
    Attenzione: Puoi aggiungere contenuto solo se l'amministratore del gruppo ti ha dato l'autorizzazione.

    Aggiungi un nuovo contatto come faresti nel tuo ambiente privato.

  4. Condividere un contatto privato con il gruppo [top]
    Attenzione: Puoi aggiungere contenuto solo se l'amministratore del gruppo ti ha dato l'autorizzazione.

    Se il contatto esiste giÓ nella tua rubrica privata, puoi condividerlo con il gruppo. Vai ai tuoi contatti privati, visualizza le informazioni personali del contatto e clicca su Condividi con gruppi. Contrassega l'apposito gruppo.

  5. Autorizzare una persona a modificare un contatto del gruppo [top]
    Visualizza i particolari del contatto, clicca su Accesso e contrassegna le caselle nella colonna Modificare un contatto.
  6. Amministratori: autorizzare dei membri ad aggiungere dei contatti [top]
    Clicca su Accesso sotto la barra di men¨ e contrassegna le caselle nella colonna Aggiungere dei contatti.
  7. Amministratori: autorizzare i membri a eliminare dei contatti [top]
    Attenzione: Questo diritto vale per tutti i contatti del gruppo: non lo dare a nessuno.

    Clicca su Accesso sotto la barra di men¨ e contrassegna le caselle nella colonna Eliminare.

Eliminare dei contatti

  1. Eliminare un contatto [top]
    Display the contact Actions and select Delete.
  2. Eliminare una sezione di contatti [top]
    Select the contacts to delete, display the Actions and select Delete.
  3. Svuotare la rubrica [top]
    This operation will delete all contacts from the current addressbook. Select Empty in the More menu.

Il messaging

  1. Inviare una email [top]
    Clicca su uno degli indirizzi email del contatto.
  2. Inviare un SMS [top]
    Clicca sul numero di cellulare del contatto.

    Puoi inviare lo stesso messaggio a pi¨ di un destinatario cliccando su Aggiungere nel campo A. Poi contrassegna le apposite caselle nella tua rubrica personale o in quella di gruppo.

    Attenzione: Ti consigliamo di firmare i tuoi messaggi SMS per informare il destinatario da chi vengono.

  3. Inviare un fax [top]
    Clicca sul numero di fax del contatto.

    Se non Ŕ possibile cliccare sul numero, controlla se era stato inserito nel formato internazionale (usando i tre campi). Controlla anche se il numero era stato inserito nel campo fax. Modifica il men¨ a tendina e impostalo a 'fax' se c'Ŕ bisogno.

Ricerca

  1. Search in all tools [top]
    A search field is displayed in all tools. In the left menu, select All tools. By default, only tour private data will be searched. Select Include group data if you wish to include them. Your choice is saved.
  2. Search in a single tool [top]
    • Simple search
      A search field is displayed in all tools. In the left menu, the current tool is automatically selected, but you can choose another one. Choose whether to include group data. Your choice is saved.
    • Advanced search: most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool. Select Advanced search in the search field right pull-down menu.
  3. Search field syntax [top]
    • if you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday hawaii (equal to holiday AND hawaii) will return data containing holiday and Hawaii.
    • Maui OR hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (informations, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".
    • tag:urgent will return data with the "Urgent" tag.
  4. Results display [top]
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance. This order cannot be changed for now.

    Depending on the tool where the item belongs, different Actions will be available: Open, Open in context/Open in the containing folder, etc.

    If you search in all tools, you can launch the same search in a single tool by selecting it in the search field left pull-down menu.

  5. Recent searches [top]
    The 5 more recent searches can be recalled from the search field right pull-down menu.

Stampare

  1. Print a single contact [top]
    Display the Contacts Actions and select Print.
  2. Print a Contacts selection [top]
    Select the Contacts to print, display the Actions and select Print.

    Tick the top checkbox to print all Contacts from the current page.

Tags

  1. What are tags for? [top]
    Tags allow for organising your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
  2. Access to the tags [top]
    Select any data, display its Actions and select Tags.
  3. Create a tag [top]
    In the tag window, enter the new tag name in the upper part of the window and click on Add. Then, you can choose the optional colour.
  4. Edit a tag [top]
    Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
  5. Delete a tag [top]
    In the tag window, click on the red cross next to a tag.
  6. Tag some data [top]
    Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later on, you will be able to select other tags or unselect the current ones.
  7. Display data with a given tag [top]
    There are two ways to do this:
    • Enter "tag:TAG_NAME" in the search field available in all tools. Choose whether to search in the current tool only or in all tools.
    • Open the Advanced search and select a tag.
  8. Tags and groups [top]
    Tags belong to a person and not to a group: there are no group tags. It is not advised to use tags in a group data.

Mobile synchronization

  1. Features [top]
    Synchronize your smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) apps with the ContactOffice Messages, Calendars and Contacts. Access ContactOffice data directly in your phone apps (example: the iPhone Calendar app) and synchronize with them.

    You can synchronize several devices, ContactOffice being the synchronization server.

    Should a problem occur during the synchronize process (lost connection, power failure, etc.), the next synchronization will assume that up-to-date data are on ContactOffice.

    This synchronization keeps the data already present in your smartphone.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).
    • 2 - Tap the 'Settings' icon from the home screen.


    • 3 - Select 'Mail, Contacts, Calendars'.


    • 4 - Tap 'Add account'


    • 5 - Tap the 'Microsoft Exchange' icon. Note : This is where you come in if you tap the Mail app from the home screen with no accounts configured.


    • 6 - Now you will enter your ContactOffice account information:
      • Email: enter your ContactOffice email address
      • Domain: leave empty
      • Username: enter LOGIN (your ContactOffice login)
      • Password: enter your ContactOffice password
      • Description: enter 'ContactOffice'
      Email_ContactOffice
      LOGIN
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 7 - Tap 'Next' and the iPhone will attempt to auto-discover and configure the account. Note: This can take up to 5 minutes because the autodiscovery is not supported by our servers. So, it will fail saying it couldn't validate your account, and you will have to manually enter the server name: 'www.contactoffice.com'.
      Email_ContactOffice
      www.contactoffice.com
      LOGIN
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 8 - Tap 'Next' and the iPhone will check the configuration. By default, the iPhone will synchronize all tools (Mail, Contacts, and Calendars) with ContactOffice, but you can turn one or more off if you wish.
      Tap 'Done' and the iPhone will finalize the configuration and return you to the 'Mail, Contacts, Calendars' menu while your iPhone communicates with the server.
      Note: It can take a few minutes for calendar entries and contacts to show up.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).


    • 2 - Click the 'Settings' icon.


    • 3 - Click on 'Accounts & Sync'.


    • 4 - Select 'Background Data' and 'Auto-Sync'. Click on 'Add account'.


    • 5 - Click on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Enter your ContactOffice account information and click then on 'Next' or 'Manual setup' if 'Next is not available.
      Email_ContactOffice
      Password_ContactOffice


    • 7 - Enter the following information:
      Warning, do not click the 'SSL' button, otherwise the connection will fail.

      LOGIN
      ContactOffice_password
      www.contactoffice.com


    • 8 - Your Android now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    • 9 - Select the following parameters:
    • 10 - Name your connection and click on 'Done'. You are ready to sync.
      There are some other parameters that you can tweek to get more flexibility but we leave it up to you to find what best suits your needs.
      ContactOffice
  4. BlackBerry [top]
    AstraSync is a BlackBerry synchronization application used by tens of thousands of BlackBerry smartphone owners worldwide. Once the application is installed, AstraSync performs two-way over-the-air synchronization of email, calendar and contact data with Exchange ActiveSync compatible servers.

Legami Skype

  1. Funzioni [top]
    Skype Ŕ un sistema di telefonia via internet. Puoi chiamare altri utenti Skype gratuitamente. Con SkypeOut, puoi chiamare telefoni fissi o cellulari a un costo molto ridotto.

    Se attivi i legami Skype nella rubrica del ContactOffice, potrai:

    • Usare Skype per chiamare i contatti privati e di gruppo che hanno un indirizzo Skype
    • Vedere se questi contatti sono in linea (a condizione che hanno consentito agli altri di vedere il loro stato)
    • Usare SkypeOut per chiamare ogni numero di telefono dei contati.
    Per sapere di pi¨ su Skype e SkypeOut, vai al sito internet di Skype.
  2. Attivare i legami Skype [top]
    Di norma, i legami Skype non sono attivati. Vai alle Preferenze dei Contatti e contrassegna la casella accanto a Legami Skype.
  3. Stato di Skype [top]
    Quando i legami Skype sono attivi, i contatti che hanno un indirizzo Skype vengono visualizzati con un bottone Skype. Mostra lo stato del contatto (sconosciuto, disponibile, occupato, ecc.), a condizione che egli abbia reso pubblico il suo stato.

    Per rendere pubblico il tuo stato Skype, scegli Opzioni nel men¨ Strumenti e poi il tasto di tabulazione Filtri e privacy.Contrassegna la casella Consenti di mostrare il mio stato sul web.

Importare - Esportare

  1. Importare [top]
    Prima di importare, seleziona un ambiente (privato o di gruppo). Clicca su Importare nella barra di men¨ e scegli un formato di file: Outlook, vCard LDIF o .csv.

    La finestra di importazione ti mostra quanti contatti puoi importare.

  2. Esportare [top]
    Vai alla rubrica (Privata o di gruppo), clicca su Esportare e scegli un formato: vCard o CSV.

    Per esportare a PDF, clicca sull'icona PDF () in alto.

    Per esportare un unico contatto, visualizza le informazioni personali del contatto e clicca su Esportare vCard.

    Attenzione: se desidere esportare la tua rubrica completa (usando il formato .vcf - vCard) per reimportarla in Outlook/Outlook Express, avrai i problemi seguenti, causati dal software di terzi e non dall'ufficio virtuale:

    • Outlook Express
      Seleziona la Rubrica nel men¨ Strumenti. Nel men¨ File della rubrica, seleziona "Importare/Biglietti da visita". Dovrai accettare ogni contatto uno per uno cliccando su "OK".
    • Outlook
      L'ufficio virtuale esporta tutti i tuoi contatti un un unico file .vcf. Outlook per˛ non gestisce i file .vcf che contengono pi¨ contatti: importerÓ solo il primo. Outlook non gestisce nemmeno l'importazione di una cartella di file .vcf. L'unica soluzione veloce Ŕ di importare i contatti in Outlook Express per poi importarli in Outlook. Per farlo, vai a Contatti in Outlook, e seleziona "Importare e esportare" nel men¨ di File. Seleziona "Importare messaggi e contatti Internet" e poi "Outlook Express". Contrassegna solo "Importare la rubrica".

Preferenze

  1. Access to Preferences [top]
    In the More menu, select Preferences.
  2. Display order [top]
    Contacts are displayed in the order Lastname - Firstname. You can reverse the order.

    This order is used in all windows displaying persons lists (Contacts tool, add participants to a meeting, access rights, etc.).

  3. Number of Contacts per page [top]
    You can set the number of Contacts per page (between 5 and 50).

    This number is used in all windows displaying persons lists (Contacts tool, add participants to a meeting, access rights, etc.).

 

News

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