Inviare dei messaggi

  1. Recipient types [top]
    Clicca su Comporre nella barra di menù. Inserisci i parametri seguenti nella prossima finestra:
    • A:indirizzo email del destinatario principale
    • Cc (facoltativo): uno o più destinatari in copia
    • Ccn (facoltativo): uno o più destinatari in copia muta
    • Oggetto (facoltativo): l'oggetto del tuo messaggio
    • Messaggio (facoltativo): il messaggio
    Attenzione: Gli indirizzi nel campo Cc sono visibili a tutti i destinatari, mentre gli indirizzi nel campo Ccn sono invisibili a tutti i destinatari.
  2. Creare una bozza [top]
    Mentre scrivi un messaggio, clicca su Salvare per salvare il messaggio come una bozza. Non viene inviato e viene messo automaticamente nella cartella Bozze.

    Per continuare a scrivere e/o inviare il messaggio, vai a Bozze e clicca sul messaggio.

  3. Lay-out (colors, etc.) [top]
    Una email puoi essere inviata in testo (formato predefinito) o in HTML. Questo secondo formato permette la formattazione di testo (carattere, alineamento, colori, ecc.), immagini, ecc.

    Per inviare una email in HTML, clicca su Comporre e poi sul pulsante <Rich text>. Una barra di bottoni (simile a una barra di bottoni per l'elaborazione di testo) appare al di sopra del testo del messaggio. Sposta il mouse sopra ogni bottone per ottenere la sua didascalia.

  4. Insert an image [top]
    To insert an image directly in the message content and not as an attachment, make sure that the message format is Rich text formatting (using Plus for a specific message or Settings for all messages). Images are indeed visible in this format only. Click on the last but one button in the lay-out menubar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.

    Mind that the image weight must be acceptable for an e-mail.

    Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents.

  5. Rispondere [top]
    Apri il messaggio e clicca su Rispondi. Ora appare il messaggio di risposta con la citazione del messaggio originale. Puoi eliminare tutte le linee dispensabili.

    Per rispondere a tutti i destinatari (campi A e Cc) con un'unica azione, clicca su A tutti dopo Rispondi.

    I messaggi ai quali hai risposto vengono segnalati con il pittogramma.

  6. Inoltrare [top]
    Apri il messaggio e clicca su Inoltra. Ora appare un nuovo messaggio con la citazione del messaggio originale. Puoi eliminare tutte le linee dispensabili.

    I messaggi che sono stati inoltrati vengono segnalati con il pittogramma.

  7. Indirizzo del mittente [top]
    Puoi avere più di un indirizzo dal quale inviare dei messaggi. Questi indirizzi vanno inseriti nei tuoi dati personali.

    Quando scrivi un messaggio, clicca su da per modificare i tuoi dati personali e aggiungi (o modifica) un indirizzo email.

    Quando scrivi un messaggio, seleziona un indirizzo mittente nel menù a tendina accanto a da. Puoi impostare l'indirizzo predefinito del mittente cliccando su Preferenze.

  8. Send a SMS [top]
    Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @SMS (es. 32475123456@SMS). Gli allegati non possono essere inviati a questi destinatari.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare il tuo SMS in modo che i destinatari capiscono da chi viene. In più, se desideri una risposta via SMS, includi il tuo numero di cellulare nel messaggio.
  9. Send a fax [top]
    Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @fax (es. 32475123456@FAX). Il testo del messaggio viene mandato sulla prima pagina, gli allegati sulle pagine successive.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare i tuoi fax in modo che i destinatari capiscano da chi viene. In più, se desideri una risposta via fax, includi il tuo numero nel messaggio.

Rubriche

  1. Address autosuggest [top]
    Enter the first letters from a first name, a last name or an e-mail address to display a suggestions list. These suggestions come from all your contacts types: private contacts, group contacts and group members.
  2. Usare la Rubrica [top]
    Quando scrivi un messaggio puoi riempire i campi A, Cc e Ccn usando l'opzione Rubrica: clicca su A, Cc o Ccn.
  3. Usare la Rubrica [top]
    When you call the contacts by clicking on A, Cc or Bcc, e-mail addresses are displayed. In the pull-down menu on the right, select Phone numbers so that you can select recipients for SMS or fax.
  4. Inviare un messaggio a tutti i membri del gruppo [top]
    Click on Bcc. Select the group in the pull-down menu then select Group members in the left column. Tick the All members checkbox. This way, e-mail addresses will not be shown to all group members. If you wish that addresses are displayed, click on To or Cc at the start.
  5. Add to contacts [top]
    You can add data to contacts in several ways:
    • Click on a correspondent name and choose Save in Contacts to create a new contact with this e-mail address or Add to a Contact to associate the e-mail address with an existing contact.
    • Click on a phone number and choose Save in Contacts to create a new contact with this number or Add to a contact to associate it to an existing contact.

Elenco dei contatti

  1. Definizione [top]
    Gli elenchi ti permettono di raggruppare più contatti delle varie rubriche. Così facendo, puoi inviare lo stesso messaggio a tutti questi contatti con una sola azione.

    Puoi raggruppare diversi canali di comunicazione (email, SMS, fax) se il tuo ufficio virtuale lo permette.

    Il numero di elenchi che puoi creare e il numero di destinatari che possono contenere dipende dal tuo tipo di abbonamento.

    Anche se possono essere bidirezionali (se metti tutti gli indirizzi in Cc: e il tuo in A), gli elenchi sono piuttosto unidirezionale.

    Attenzione: gli elenchi non possono essere usati fuori dall'ufficio virtuale.

  2. What are lists for ? [top]
    Create lists containing groups of people you frequently communicate with: superiors, colleagues, students, etc.

    You don't have to create a list with all members from a group, as it already exists and is automatically updated.

    Warning: lists are not designed for mass mailing, and certainly not for sending unsolicited commercial e-mail). Abuse could result in your account being suspended. There are mass mailing solutions on the market.

  3. Creare un elenco privato [top]
    Clicca su Elenchi nella barra di menù e nella finestra successiva seleziona Privato nel menù a tendina. Crea il tuo elenco selezionando gli appositi indirizzi dalla rubrica (privata o di gruppo).
  4. Creare un elenco di gruppo [top]
    Tutti i membri del gruppo possono inviare un messaggio all'elenco di gruppo in qualsiasi momento. Solo l'amministratore di gruppo può creare e modificare gli elenchi di gruppo.

    Se sei tu l'ammnistratore di gruppo, clicca su Elenchi, seleziona il gruppo nel menù a tendina e poi crea l'elenco di gruppo come faresti con un elenco privato. Per autorizzare i membri a modificare un elenco di gruppo, clicca su Accesso accanto al nome dell'elenco e contrassegna le apposite caselle.

  5. Usare un elenco [top]
    Per vedere il contenuto di un elenco, clicca sul suo nome.

    Per inviare un messaggio a un elenco, crea un nuovo messaggio e clicca su A e seleziona il tab "Elenchi". Contrassegna la casella di un elenco.

    Puoi anche cliccare su Elenchi, selezionare "Privato" o un nome di gruppo e poi cliccare su Inviare un messaggio a questo elenco accanto al nome dell'elenco.

  6. To, Cc or Bcc ? [top]
    Choose carefully which field to call your list from. To and Cc will display the recipients list to all of them. On the contrary, Bcc hides all recipients.
  7. Modificare un elenco [top]
    Clicca su Elenchi e poi su Modificare accanto all'elenco e fai tutte le modifiche necessarie.
  8. Esportare un elenco [top]
    Per esportare un elenco a un file CSV (valori separati da virgola), clicca su Esportare accanto all'elenco.
  9. Eliminare un elenco [top]
    Select Delete in the list Actions. This deletes the list, but contacts in the list are of course not deleted.

Allegati

  1. Allegati in uscita [top]
    To send a file stored on your computer, click on Attach and then select Attachments.

    To send a file already stored in the Documents, click on Attach and then select Documents.

  2. Send as hyperlink [top]
    Anziché inviare il Documento all'interno del messaggio email, puoi inviarlo come un collegamento ipertestuale. Il destinatario avrà qualche giorno di tempo per scaricarlo cliccando sul collegamento ipertestuale e tu riceverai una notifica.
  3. Allegati in arrivo [top]
    Gli allegati vengono segnalati con il pittogramma di una graffetta () accanto al campo dell'oggetto del messaggio. Quando apri il messaggio, gli allegati vengono visualizzati in fono della finestra. Hai 3 possibilità:
  4. Visualizzare (clicca su "Visualizzare");
  5. Salvare l'allegato sul computer (clicca su "Scaricare");
  6. Salvare l'allegato direttamente nei documenti personali (clicca su "Salvare in documenti"). Una nuova finestra mostrerà tutte le cartelle dei tuoi documenti personali.
  7. Hide attachments [top]
    You can hide attachments by clicking on the zone where they appear. They are just hidden and not deleted.
  8. Delete an attachment [top]
    It is possible to delete an attachment in a received or sent e-mail, in order to save storage in the mailbox. The deletion has no impact in your correspondents mailboxes: once you have sent an e-mail with an attachment, the recipients gets this attachments and nothing can be done about it.

    In the Actions of an attachment, select Delete. A trace of the attachment remains, because there indeed was an attachment when you receveid or sent the e-mail.

Visualizzazione

  1. Unread messages [top]
    To display only unread e-mails in the current folder, select Unread only in the Actions of this folder.
  2. Display external images [top]
    If there are external images in a message, i.e. images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your e-mail address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, some external images are harmless and improve the message lay-out. Therefore, an alert is displayed on top of a message when some images are hidden: "Images on third-party Web servers are filtered. Display images in this e-mail?". Click on Yes if you wish to display them and if you trust the sender.

  3. Ordinare i messaggi [top]
    I messaggi vengono ordinati automaticamente in ordine cronologico inverso (i messaggi più recenti sono più in alto).

    Puoi ordinare secondo uno dei seguenti criteria: letto o non letto, oggetto del messaggio, nome del mittente, dimensioni del messaggio e data. Per ognuno puoi scegliere l'ordine normale (alfabetico o crescente) o l'ordine inverso (decrescente).

  4. Display the complete date [top]
    In the messages list, bring the mouse on an abbreviated date to display the full date and the hour.

Threads

  1. Threads [top]
    Threading visualizza le email come in un forum: i messaggi di una stessa conversazione vengono visualizzati in modo gerarchico, il commento più recent viene messo in fondo.

    Nota bene: ContactOffice usa una serie di criteri per raccogliere i messaggi all'interno di threads. Se rispondi a un messaggio e cambi completamente i contenuti della conversazione, ContactOffice non sarà in grado di capirlo e continuerà ad associare questi messaggi nello stesso thread. Vive versa, se dei messaggi di mittenti diversi hanno lo stesso oggetto, probabilmente appariranno nello stesso thread.

  2. Activation [top]
    Per attivare questo modo di visualizzare, seleziona Threads nel menù Visualizzare. Questo modo di visualizzare rimarrà selezionato per le tue future sessioni.

    Per tornare al modo tradizionale di visualizzare, deseleziona questa opzione.

  3. How to use threading [top]
    In the list on the left, a thread is represented by a single message. The total number of messages is displayed for each thread. If a thead contains at least one unread message, it is displayed as an unrad message.

    When you select a thread, all messages in it are displayed on the right. Click on a message to read it. Unread messages are displayed with the same background color than unread messages on the left.

  4. Mark a message in a thread as read [top]
    Select a thread on the left and a message on the right. Opening the message will mark it as read.
  5. Mark a message in a thread as unread [top]
    Select a thread on the left and a message on the right. In the menu bar, select "More/..." and then Mark as unread.
  6. Mark a thread as unread [top]
    This action will mark as unread all messages in a thread.

    Select a thread on the left, display its Actions and select Mark thread as unread.

Firma

  1. Create a signature [top]
    Go to Messages Settings and select Signatures. If you use lay-out options (colors, alignment, etc.), make sure that the Default format in General is set to Rich text formatting.

    You can create a signature for each of your sender addresses.

  2. Insert an image in a signature [top]
    To insert an image (logo, etc.) in your signature, do as follows:
    1. In Messages Settings, heading General, in the Edition section, make sure that the Default format is Rich text formatting. Images are indeed visible in this format only.
    2. In Messages Settings, heading Signatures, create the text part of your signature. You can use the lay-out options (colors, etc.). Then, click on the last but one button in the lay-out menubar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.
      Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents. Don't delete it, otherwise it will vanish from your signature.
    You can have several images in a signature.
  3. Use a signature [top]
    • If you wish to sign each outgoing message, tick Automatic signature in Settings > Messages > Signatures. If you don't want to sign a specific message, just select the signature text with the mouse and delete it. You can also go to Plus (on the right) and choose Disable in the Signature section.
    • If you wish to sign some messages: write the message and then, in More (on the right), choose Insert at bottom or Insert at cursor in the Signature section.
  4. Personal data as attachment [top]
    Un altro modo per firmare il tuo messaggio è includere una vCard (biglietto da visita eletrronico, che contiene le informazionni salvate nei tuoi dati personalli). Basta cliccare su vCard mentre scrivi il tuo messaggio. Tutti i dati contenuti nei tuoi dati personali verranno usati nella vCard (eccetto i campi Commento e Tags).
  5. Firma obbligatoria [top]
    Per certi tipi di abbonamenti, tutti i messaggi in uscita devono essere firmati (marketing, clausula di esclusione della responsabilità,ecc.). Questa firma obbligatoria non può essere disattivata, però puoi sempre usare la tua firma personale.

Electronic signature and encryption

  1. Why sign your messages ? [top]
    E-mail was designed in such a way that it does not check whether an e-mail has actually been sent by the owner of sender e-mail address. This is the reason why you might get messages that seem to come from banks, well-known suppliers or friends. Likewise, others could also use your own address as sender address. They don't need to hijack your mailbox do to that: they just have to know your e-mail address.

    The purpose of electronic signature is to make sure that the sender of an e-mail is really the sender e-mail address owner and, conversely, to make sure that e-mails sent with your e-mail address as sender are really sent by yourself.

  2. Why encrypt your messages ? [top]
    E-mail was designed in such a way that the content of an e-mail can be read while it travels across servers. The journey between two servers may be very long and rely on many intermediaries. Besides, robots working for intelligence services or criminals networks are listening. It is also noteworthy that it is technically possible to alter the content of an e-mail while it travels on the Internet.

    The goal of encryption is to make e-mail content unreadable for third-parties: the recipient alone will be able to read it. Likewise, you alone will be able to read the e-mails he sends you.

  3. Your key pair [top]
    Electronic signature and encryption both rely on a pair of keys. These keys are electronic files:
    • A private or secret key, that you will really keep private. Besides, it is protected by a password, called a "passphrase". The system security is based on the privacy of the private key and the passphrase.
    • A public key, that you can send freely and also publish on the Internet.
    1. Electronic signature means signing an e-mail with your private key.
      The recipient's e-mail software will compare your signature with your public key and will confirm that the e-mail is correctly signed.
    2. Encryption means encoding an e-mail with the recipient's public key.
      The recipient's e-mail software will compare the e-mail content with the recipient's private key and will confirm that the e-mail is correctly encrypted and that its content has not been modified. It will decode the message so that the recipient can read it, but will keep on storing it in its encrypted form.
    Note: when you send an encrypted message, ContactOffice will sign it as well. Exchanging encrypted messages in ContactOffice therefore requires that both correspondents have the public key of one another. On the contrary, you could get from outside encrypted messages that are not signed.

    This key pair architecture is a standard. Its name is OpenPGP.

  4. Your keystore [top]
    Your keystore contains not only your own key pair but also the public keys you add in there. The system security is based on the trust you give to each public key. Before you add a public key, you have to make sure that it belongs to the right person.

    Adding a public key enables ContactOffice to: validate messages electronically signed by this person, decode messages encrypted by this person and send this person encrypted messages.

  5. How to start ? [top]
    Here are a few tips to start using these features
    • You don't necessarily have to switch to a behaviour where you would only send and receive encrypted e-mails. Depending on the message confidentiality and the technical capability of the recipient's mail system to handle encryption, you send a normal or encrypted message, on a case by case basis. Contrary to other encryption platforms that force you to encrypt all your messages and to communicate only with users on the same platform, ContactOffice lets you free.
    • You can electronically sign all your messages. On the recipient side, even if his e-mail system does not handle electronic signatures validation, he will be able to read your messages.
    • Because encryption means encoding an e-mail with the recipient's public key, it requires that the recipient has created his own key pair and that you are in possession of his public key. A good way to start is identifying a few correspondents who may be interested in exchanging encrypted messages with you. If these correspondents are also ContactOffice users (colleagues, members of your organization for instance), it will be much easier.
    • Part of a security policy [top]
      Encryption is just part of a security policy. If your ContactOffice password and/or your passphrase are too easy to guess or written on a Post-It next to your screen, e-mail encryption is at great risk to be compromised.

Filtri

  1. Definizione [top]
    I filtri permettono di gestire i messaggi in arrivo (incluso gli account POP3 esterni) secondo certe condizioni.
  2. Access to filters [top]
    Go to Settings, choose Messages and then Filters.
  3. Creare un filtro [top]
    Clicca su Filtri nalle barra di menù e poi su Aggiungere. Inserisci i parametri seguenti:
    • Descrizione: dai un nome specifico al filtro così da poter gestirlo facilmente.
    • Condizioni: usa almeno una condizione. Per aggiungerne un'altra, clicca su Aggiungere una condizione. Per eliminare una condizione, clicca su Eliminare accanto alla condizione. Se inserisci più di una condizione, decidi se vanno rispettate tutte (logico AND) o minimo una (logico OR).
    • Azioni: inserisci minimo un'azione usando il menù a tendina. Per aggiungerne una, clicca su Aggiungere un'azione. Per eliminare un'azione, clicca su Eliminare accanto a quell'azione. A seconda dell'azione scelta, può darsi che ti venga chiesto di dare delle informazioni aggiuntive (la cartella nella quale va spostato il messaggio ecc.).
  4. Modificare un filtro [top]
    Puoi modificare un filtro in qualsiasi momento, basta cliccare sul suo nome.
  5. L'ordine dei filtri [top]
    I filtri vengono eseguiti nell'ordine di comparizione nel riepilogo dei filtri (il filtro in alto della pagina viene eseguito per primo). Ciò significa che un altro ordine darà risultati diversi.

    Per alzare il livello di un filtro, clicca su . Per diminuire il livello di un filtro, clicca su .

  6. Disattivare un filtro [top]
    Nel riepilogo dei filtri, clicca sul nome del filtro e togli il contrassegno alla casella accanto a "Attivo". Ora il filtro è stato disattivato ma non eliminato. Puoi riattivarlo in qualsiasi momento.
  7. Eliminare un filtro [top]
    Nel riepilogo dei filtri, clicca sul cestino accanto al filtro.

Ricerca

  1. Search in tools and environments [top]
    The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

    Search and tools:

    • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
    • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
    Search and environments :
    • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
    • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
    • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
  2. Advanced search [top]
    Most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool.
  3. Results [top]
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance.
  4. Ultima ricerca [top]
    Potrai visualizzare i risultati della tua ultima ricerca cliccando su Risultati della ricerca nella parte sinistra dello schermo. Verranno nuovamente classificati secondo il loro punteggio di rilevanza.
  5. Search from a correspondent [top]
    Click on a correspondent (sender or recipient) name and select Received and sent messages to search for all messages sent to and received from him.
  6. Search field syntax [top]
    • If you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday Hawaii (equal to holiday AND Hawaii) will return data containing holiday and Hawaii .
    • Maui OR Hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (information, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".

Ordinare e cercare

    Modelli

    1. Definizione [top]
      Un modello è un messaggio email già pronto da inviare che ti permette di gestire dei messaggi ricorrenti: domande d'informazioni, richieste,ecc.

      Come con tutte le email, il modello può contenere più indirizzi e allegati.

      Una volta aperto il modello (come messaggio nuovo oppure come risposta a un messaggio ricevuto), il suo messaggio può essere personalizzato senza modificare il modello.

    2. Creare un modello [top]
      Clicca su Modelli nella barra di menù e poi su Aggiungere un nuovo modello. Da' un nome al nuovo modello inserendolo nel campo "Oggetto". Clicca su Salvare come modello quando hai finito.

      Puoi anche cliccare su Comporre e cliccare su Salvare come modello.

    3. Usare un modello [top]
      Per rispondere a un messaggio usando un modello, clicca su Con modello dopo Rispondere, seleziona il modello desiderato, fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato) e clicca su Inviare.

      Per inviare un nuovo messaggio da un modello, clicca su Modelli, seleziona il modello desiderato e fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato e infine clicca su Inviare.

    Gestione delle cartelle

    1. Folders [top]
      Ogni messaggio va salvato in una cartella.

      Certe cartelle vengono create automaticamente e non si può cambiare il loro nome, non possono essere eliminate, né spostate: Posta in arrivo (messaggi ricevuti), Posta inviata (messaggi mandati), Cestino, Bozze, Modelli e Spam?.

      Puoi creare altre cartelle per salvare i tuoi messaggi. Puoi anche usare dei filtri per spostare i tuoi messaggi automaticamente nell'apposita cartella.

    2. Creare una cartella [top]
      Select the root folder (one level above the Inbox), display its Actions and select New folder. Enter a name and hit the Enter key.
    3. Spostare una cartella [top]
      You have two ways to do this:
      • Select the folder with the mouse and drop it on the destination folder.
      • Display the folder Actions and select Move.
    4. Rinominare una cartella [top]
      Vai a una cartella e seleziona Rinominare nel menù Azioni associato alla cartella.
    5. Eliminare una cartella [top]
      Beware:
      • Deleting a folder means deleting all messages it contains, as well as its subfolders and contents.
      • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
      • Instead of deleting folders, you can archive them (see the corresponding help section).
      Select the folder, display its Actions and select Delete.

      Note: the folder will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a folder to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

    6. Sottocartelle [top]
      Puoi creare delle sottocartelle in tutte le cartelle tranne che in "Posta in arrivo" e "Spam?".

      Per creare una sottocartella, clicca sulla cartella principale nella parte sinistra dello schermo e scegli Nuova cartella nel menù Azioni associato alla cartella.

    7. Number of messages in a folder [top]
      Display the folder Actions to show how much messages they contain. This number does not include messages in subfolders. Of course, subfolders also display how many messages they contain.

      The folders tree displays the number of unread messages, and not the total number of messages.

    8. Spostare un messaggio in una cartella [top]
      You have two ways to do this:
      • Select the message with the mouse and drop it on the destination folder.
      • Display the message Actions and select Move.

    Eliminare dei messaggi

    1. Eliminare un singolo messaggio [top]
      Tick or select the message, display its Actions and select Delete. You can also drag and drop it to the Trash.

      Note: the message will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a message to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

    2. Eliminare una selezione di messaggi [top]
      Beware:
      • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
      • Instead of deleting messages, you can archive them (see the corresponding help section).
      The deletion is done folder by folder. You need to a select a folder first. Tick the messages (or select them using the keyboard or mouse), display the Actions and select Delete. You can also drag and drop messages to the Trash.

      Note: messages will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent messages to the Trash by mistake, you will find them there and will be able to move them back. Don't leave them in the Trash as it may be emptied automatically.

    3. Svuotare il Cestino [top]
      Display the Trash Actions and select Empty trash.
    4. Vuotatura automatica del Cestino [top]
      Ogni qual volta fai il login, i messaggi che si trovano nel Cestino da più di 7 giorni verranno eliminati automaticamente.

      Inoltre, il Cestino viene svuotato automaticamente (anche se non fai il login) se c'è bisogno dello spazio utilizzato per dei nuovi messaggi in arrivo.

    Shared mailboxes

    1. What is a shared mailbox ? [top]
      A mailbox is shared when the main e-mail address in Messages is shared with one or more group members.

      If you share your own mailbox, members you have chosen will have full access to it and will therefore be able to manage it with you. They will be allowed to read and send messages, reply, move messages to folders or delete them, etc.

      Likewise, you could also access shared mailboxes.

      Shared mailboxes can be accessed only in the Web interface.
    2. What is a shared mailbox for ? [top]
      Share a mailbox to:
      • Delegate its management. For instance, a manager shares his mailbox with his personal assistant(s).
      • Manage a common mailbox (service, department, generic address such as info@domain, etc.) with several people
    3. Share a mailbox [top]
      Note: not every subscription allows to share one's mailbox, but all subscriptions allow to access a shared mailbox.

      Just like for the other tools, you can only share a mailbox within a group: to share your mailbox with another user, he has to be in at least one group with you.

      Users that connect to a shared mailbox have full access: all folders can be accessed (including those containing messages that you have already sent) and can do anything. They may also see the contacts in your private environment. However, they may not edit them or add new contacts.

      Warning! Don't share your mailbox with just anybody : besides obvious privacy concerns, this could also lead to messages being deleted by anyone you would have shared your mailbox with.

      Please note the following consequences when your share your mailbox:
      • All your sender addresses are shared as well, so that the right address is selected when replying to a message. If you turn off the sharing later on, these sender addresses will stay in the group members accounts.
      • Only you may manage the filters and the out of office message.
      To share your mailbox, go to Settings, in the Messages section and click on Access rights. Then, select one or more group members.

      Note: Sharing with all group members in a single click is disabled on purpose. Someone might indeed join the group later on and be allowed to access your mailbox without you being warned.
    4. Access a shared mailbox [top]
      If you may access at least one shared mailbox, the environment selector (the pull-down menu which displays "Environment: private" by default) appears in the Messages tool. Browse this menu to get to the shared mailbox. If the sharing has just occurred and the pull-down menu does not appear, please log out and then log in again.

      Please note the following consequences when you access a shared mailbox:
      • The shared mailbox e-mail address is added to your sender addresses. If you wish, you may create a signature for this address (in Personal data). This signature will be your own. If the shared mailbox owner has other addresses, they will be added in your sender addresses as well, so that the right address is selected when you reply to a message. You can't add a signature for these.
      • Your own Settings for viewing messages will be used (default font, for instance), whereas the mailbox owner alone may manage filters, out of office message, etc.
      • Search looks into the shared mailbox messages.
      • When you open the contacts while writing a new message, mailbox owner contacts will be displayed as well as contacts from groups you and him are both members of. Address autosuggest works with the same contacts set.
      • When you save a sender as contact from an e-mail, only the groups you and the mailbox owner are both member of are displayed. Of course, you won't be able to add a contact to the group if you have not been granted the Add content right.
    5. Stop sharing a mailbox [top]
      You can stop sharing your mailbox at any time. Go to the Access rights, set the mouse on the person you wish to delete and click on the - icon. The changes are taken into account immediately.

    Controllare gli indirizzi email esterni (POP3)

    1. POP or IMAP external address ? [top]
      If you have other e-mail addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party e-mail servers offer POP and IMAP.
      • Choose POP to gather all your e-mail addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
      • Choose IMAP to manage your e-mail addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, e-mail software on your computer, smartphone, tablet, etc.
    2. Access to external e-mail addresses [top]
      Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
    3. Funzioni [top]
      L'ufficio virtuale è in grado di controllare la maggior parte degli indirizzi email esterni: POP3 (ISP), Google, Yahoo, ecc. Questo lo rende possibile di raccogliere tutti i tuoi indirizzi email in un'unica interfaccia che puoi usare ovunque.

      Puoi impostare dei filtri per organizzare i tuoi messagge.

    4. Aggiungere un account POP3 [top]
      In External addresses, click on New. Click on one of the main providers if your address comes from them; the server name and the connection security will be handled automatically.

      If your e-mail address is linked with another server, click on Other (POP3). In this case, you have to manually enter the server name. We also advise a secure connection (if available).

      Be careful with the options: messages are deleted from the server by default. You will find more information about the options in this help section.

    5. Option: leave messages on the server [top]
      Messages will be kept on the external server. Be careful when you activate this option, because it can cause two kinds of issues.

      On one hand, if the server is never cleaned up, your inbox might get full and therefore refuse new incoming messages. Be sure to regularly clean up your mailbox on the external server.

      On the other hand, to be able to tell which messages are new, ContactOffice stores a list of already downloaded messages. This list has a limited number of items. If the external server has more messages than the number of items the list can contain, the automatic check will be disabled and the manual check will fail.

    6. Option: download new messages only [top]
      If you leave messages on the external server, be sure to enable this option, so that only new messages are downloaded.
    7. Option: automatic check [top]
      Messages will be downloaded automatically, even if you're not logged in.
    8. Controllo manuale [top]
      Clicca su Scaricare solo questo account o su Scaricare tutti gli account. Apparirà una barra di progressione. Puoi cancellare questo scarico in qualsiasi momento cliccando su Annullare.

      Usa il controllo automatico per evitare le inconvenienze dei controlli manuali.

    9. Indirizzo del mittente per le risposte [top]
      Se controlli degli indirizzi esterni con POP3, bisgona aggiungere questi indirizzi nei tuoi Dati personali. Verrà automaticamente selezionato l'indirizzo corretto quando rispondi a un messaggio.
    10. Modificare un account POP3 [top]
      Modificarlo può essere necessario quando c'è un'impostazione sbagliata o se è cambiata la tua password.

      Visualizza l'elenco degli account POP3 cliccando su POP3 e poi clicca su Modificare accanto all'account.

    11. Eliminare un account POP3 [top]
      Visualizza l'elenco degli account POP3 cliccando su POP3 e poi clicca sul cestino accanto all'account. L'eliminazione dell'account non ha conseguenze per i messaggi che erano già stati controllati.

    Controllare gli indirizzi email esterni (IMAP)

    1. POP or IMAP external address ? [top]
      If you have other e-mail addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party e-mail servers offer POP and IMAP.
      • Choose POP to gather all your e-mail addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
      • Choose IMAP to manage your e-mail addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, e-mail software on your computer, smartphone, tablet, etc.
    2. Funzioni [top]
      Puoi controllare delle caselle postali ospitati su un server IMAP di terzi.

      Usando il cliente IMAP, i messaggi vengono semplicemente visualizzati nell'interfaccia dell'ufficio virtuale, ma non vengono salvati, al fine di evitare un duplice salvataggio. Il server di terzi è l'unico a salvare i messaggi.

      E' normale che il cliente IMAP è un po? lento, perché deve recuperare i messaggi dal server di terzi via Internet, il che è molto più lento che recuperarli dai propri server locali.

      I messaggi che hai mandato dall'ufficio virtuale vengono salvati nella casella di posta inviata sul server di terzi. Quando scrivi un messaggio, assicurati che l'indirizzo del mittente selezionato è quello impostato nel server a distanza.

      Le seguenti funzioni sono disponibili quando vengono trattate dal server a distanza:

      • Tags (Nota bene: in questo caso, uno tag non può avere spazi)
      • Cercare
      • Selezionare
      Attenzione: Questo cliente IMAP senza capacità di archiviazione non è raccomandato per importare o esportare dei messaggi.
    3. Limiti [top]
      Siccome i messaggi non vengono salvati nell' ContactOffice, il cliente IMAP ha dei limiti. Le seguenti funzioni non sono disponibili:
      • Ricevute
      • Filtri
      • Commenti riguardo a un messagio
      • Archiviazione
      • Threads
      • Importare messaggi in un server a distanza

      Per lo più:

      • Non è possibile spostare una cartella tra un indirizzo IMAP e il tuo indirizzo principale. Questa funzione non è pensata per importare dei messaggi.
      • I messaggi con degli allegati non vengono visualizzati come tali (non ci sono le icone degli allegati)
      • I messaggi ai quali è stato risposto o che sono stati inoltrati vengono visualizzati come tali, ma non per più tempo della durata della sessione attuale.
      • Per usare un cliente IMAP, devi avere un indirizzo principale nell'ContactOffice, anche se non lo usi.
    4. Access to external e-mail addresses [top]
      Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
    5. Impostazioni [top]
      • Selezionare IMAP nei Server a distanza menu.
      • Clicca su Aggiungere.
      • Nel campo e-mail, inserisci l'indirizzo email esatto sul server a distanza. Questo indirizzo email verrà automaticamente aggiunto ai tuoi dati personali, in modo tale da poterci inviare dei messaggi.
      • Nel campo tipo scegli tra una connessione IMAP or IMAP-S (secured). Nota bene: è possibile che il tuo server a distanza non accetta la connessione IMAPS-S.
      • Alla fine, inserisci l'indirizzo del server a distanza, cosi' come il tuo login e la tua password.
      • Clicca su Salvare e seleziona la casella di fronte al server a distanza per attivarlo.
      Una volta fatto il set-up, apparirà una nuova cartella nello strumento Messaggi. Il suo nome è l'indirizzo e-mail sul server a distanza.

      Nota bene: Certi server IMAP salvano tutte le cartelle nella posta in arrivo. Per questo motivo, l'interfaccia dell'ufficio virtuale visualizzerà i messaggi della casella della posta in arrivo nella cartella principale (quella con il nome come quello dell'indirizzo email sul server a distanza) e non in una cartella chiamata "Posta in arrivo". Anche le altre cartelle appariranno in questa cartella principale.

    L'accesso con software POP3

    1. Funzioni [top]
      Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.
    2. Software compatibili [top]
      Tutti i software POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, ecc.
    3. Impostazioni del software [top]
      Crea un nuovo account nel software email usando le impostazioni seguenti:
      • Account POP3: LOGIN
      • Password dell'account POP3: la tua password ContactOffice
      • Server POP3. pop.contactoffice.com
      Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software stesso.
    4. il relay SMTP [top]
      Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete.

      Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

    5. L'accesso a POP3 e le interfacce di rete [top]
      Se configuri il software di email per lasciare dei messaggi sul server, potrai accederli in qualsiasi momento usando l'interfaccia di rete. Attento a non raggiungere lo spazio massimo consentito della tua casella postale; altrimenti i messaggi in arrivo verranno rifiutati.

      Se configuri il tuo software per eliminare i messaggi dal server, questi verranno spostati nel Cestino quando li scarichi. Non c'è bisogno di usare l'interfaccia di rete ogni tanto per svuotare il Cestino: verrà svuotato automaticamente se c'è bisogno di spazio sul disco per dei messaggi nuovi.

      Se usi dei filtri che spostano i messaggi in altre cartelle, non sarà possibile scaricare questi messaggi con il tuo software POP3. Non verranno scaricati nemmeno i messaggi della cartella "Spam?": bisogna connetterti all'interfaccia di rete ogni tanto per controllare se ci sono dei messaggi validi in questa cartella. IMAP4 non ha queste limitazioni.

    L'accesso con il software IMAP4

    1. Funzioni [top]
      Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.

      Vantaggi di IMAP rispetto al POP3

      • IMAP ti permette di accedere a tutti i tuoi messaggi (le cartelle personali e i messaggi inviati inclusi), mentre con POP3 puoi ricevere solo i messaggi nuovi nella posta in arrivo. In altre parole, IMAP ti permette di sincronizzare tra ContactOffice e un software di posta. La sincronizzazione può essere limitata alle cartelle che usi più spesso. Inoltre, se imposti il tuo software di scaricare i messaggi completamente (e non solo i titoli), puoi usare i tuoi messaggi fuori linea.
      • IMPAP mantiene sempre i messaggi sul server. Secondo le circostanze, puoi accedere ai tuoi messaggi usando l'interfaccia di rete ContactOffice o il tuo software di posta, senza il rischio di perdere qualche messaggio.
      • IMAP è più veloce perché scarica solo i titoli (mittente, oggetto, ecc.). Quando vuoi leggere il messaggio, il resto del contenuto (il testo del messaggio e gli allegati) viene scaricato. Il tuo computer deve quindi essere connesso a Internet se vuoi leggere la tua posta (tranne per i messaggi che erano già stati scaricati completamente).
    2. Software compatibili [top]
      Tutti i software IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail etc.
    3. Impostazioni del software [top]
      Crea un nuovo account nel software di posta usando le impostazioni seguenti:
      • Account IMAP4: LOGIN
      • Password dell'account IMAP4: la tua password di ContactOffice
      • Server IMAP4: imap.contactoffice.com
      Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software.

      Consigli

      • Siccome i nomi delle cartelle non sono standardizzati, il software potrebbe rilevare solo la posta in arrivo e il Cestino. Altre cartelle (Posta Inviata e Bozze) potrebbero non essere rilevate e il software potrebbe creare le sue cartelle. Puoi costringere il software a usare le cartelle dell'ContactOffice cambiando le impostazioni dei nomi delle cartelle in "Elementi Inviati" (non "Posta Inviata") e "Bozze". In Outlook, visualizza le proprietà degli account IMAP, seleziona la scheda IMAP e modifica il nome della cartella.
      • La prima volta che Outlook si connette, solo la posta in arrivo sarà contrassegnata per la sincronizzazione. Contrassegna altre cartelle se vuoi che vengono sincronizzate.
      • Quando rispondi a un messaggio usando il software, la risposta verrà salvata in una cartella chiamata "Elementi inviati". Puoi trascinare e rilasciare questo messaggio alla cartella "Posta inviata" di ContactOffice oppure modificare le impostazioni del tuo software per usare automaticamente la suddetta cartella.
    4. il relay SMTP [top]
      Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete.

      Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

    5. L'accesso IMAP e l'interfaccia di rete [top]
      Usare IMAP4 non ha influenza sull'interfaccia di rete.

      Quando elimini un messaggio dal tuo software, il suo titolo verrà barrato nell'interfaccia di rete di ContactOffice. Ciò significa che il messaggio è stato eliminato dal software ma non dal server. Per eliminarli anche dal server, usa un comando speciale nel tuo software ("Svuota cartella posta eliminata" nel menù Modifica di Outlook).

    6. Importare ed esportare dei messaggi [top]
      Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

      Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

      • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
      • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

    Mobile synchronization

    1. Features [top]
      Synchronize your smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) apps with the ContactOffice Messages, Calendars and Contacts. Access ContactOffice data directly in your phone apps (example: the iPhone Calendar app) and synchronize with them.

      You can synchronize several devices, ContactOffice being the synchronization server.

      Should a problem occur during the synchronize process (lost connection, power failure, etc.), the next synchronization will assume that up-to-date data are on ContactOffice.

      This synchronization keeps the data already present in your smartphone.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
      2. Go to your device 'Settings'.
      3. Select 'Mail', 'Contacts' or 'Calendars'.
      4. Tap 'Accounts', then 'Add account'.
      5. Tap 'Exchange'.
      6. Enter your ContactOffice account information:
        • Address: your ContactOffice email address
        • Password: your ContactOffice password
        • Description: 'ContactOffice'
      7. Tap 'Next' and enter:
        • Server name: www.contactoffice.com
        • Username: LOGIN (your ContactOffice login)
      8. Tap 'Next' and your device will check the configuration. By default, it will synchronize 5 data types (Mail, Contacts, Calendars, Reminders and Notes). Turn off Reminders and Notes because ContactOffice doesn't handle them. Turn off other tools if necessary.
        Tap on 'Save'.
        At this point, data starts being synchronized. The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
      9. By default, your device synchronizes Mail for the last 7 days. You can set a different setting in 'Settings' > 'Mail' > The account description you have chosen > 'E-mails to sync'.
      Note: help for iOS 10.
    3. Android (Samsung, etc.) [top]
      As many versions of the Android platform coexist, it is impossible to give a step-by-step guide for each of them.

      As a general rule:

      1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
      2. Go to your device 'Settings'.
      3. Go to the 'Accounts' tab and tap on 'Accounts' under 'My accounts'.
      4. Tap on 'Add account'.
      5. Tap on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      6. Enter connection settings for ContactOffice, probably in 'Manual settings':
        • e-mail address: your ContactOffice e-mail address
        • Login: LOGIN
        • Password: your ContactOffice password
        • Server: www.contactoffice.com
        • SSL: yes
      7. Your device now tries to communicate with the server.
        Note: It can take a few minutes for data to show up.
      8. Change the settings to your liking.
      9. Give a name to this connection and tap on 'Done'.
      10. The data sync starts.
        Otherwise, you can start it manually: go back to step 2 and 3 and then tap on 'Sync all'.
        The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
    4. Other [top]
      All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with ContactOffice:
      • Windows Phone
      • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: directly for recent versions and through AstraSync for older ones
      • Nokia through "Mail for Exchange"
      • eM Client
      • etc.
      Use as settings your login (LOGIN) and ContactOffice password, your e-mail address and as server name: www.contactoffice.com. Use a secure connection if it's available.

    Synchronization with Outlook

    1. Features [top]
      Outlook (2013, 2016) can synchronize directly with ContactOffice.

      You can synchronize your mail, contacts and calendar between ContactOffice and Outlook. Data in ContactOffice will appear in Outlook, but in a separate account. Data already present in Outlook will not appear in ContactOffice, unless you import them in ContactOffice.

      Note: Outlook will disconnect from the server if the something goes wrong with the sync. To reconnect to the server, select the "Send/Receive" tab, then click twice on the "Work Offline" button.

    2. Settings [top]
      1. Select the "File" tab
      2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
      3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
      4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
      5. Fill in your name, your e-mail address, the server (www.contactoffice.com), your username (LOGIN) and ContactOffice password. Click on "Next"
      6. Click on "Finish"

    Conferme di lettura

    1. Definizione [top]
      Una conferma di lettura conferma che il messaggio è stato aperto dal destinatario, ma non garantisce che il messaggio è stato letto. Tuttavia, il destinatario non è tenuto a inviare una conferma, neanche quando ha letto il messaggio. Il suo software email potrebbe anche non offrire questa opzione.

      La conferma di lettura è una email; il suo contenuto cambia secondo il software dell'email. Di solito, l'oggetto è identico a quello del messaggio originale.

    2. Richiedere una conferma di lettura [top]
      Mentre scrivi un messaggio, contrassegna la casella Richiedere conferma di lettura.
    3. Inviare una conferma di lettura [top]
      Quando un messaggio in arrivo richiede una conferma di lettura, appare il testo: "Il mittente del messaggio ha chiesto la conferma di lettura di questo messaggio. Desideri informare il mittente?". Clicca su o No.

    Priorità

    1. Definizione [top]
      La priorità di una email informa il destinatario dell'urgenza del messaggio. Non ha nessun effetto sui server della posta elettronica: un messaggio con priorità alta non verrà inviato più velocemente.
    2. Impostare una priorità [top]
      Mentre scrivi un messaggio, selezionane la priorità nel menù a tendina accanto a Priorità. L'impostazione standard è "normale".
    3. View the priority [top]
      A message with a high or the highest priority is displayed with a red exclamation mark.

    Tags

    1. What are tags for? [top]
      Tags allow for organizing your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
    2. Access to the tags [top]
      Select any data, display its Actions and select Tags.
    3. Create a tag [top]
      Display the tags of any data and click on Add. Enter the new tag name and choose a color (optional).
    4. Edit a tag [top]
      Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
    5. Delete a tag [top]
      In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
    6. Tag an item [top]
      Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later on, you will be able to select other tags or unselect the current ones.

      Another method: select a Tag on the left without releasing the mouse button and move it to the item (drag & drop). You can also start from the item and drop it on the Tag.

    7. Display data with a given tag [top]
      There are two ways to do this:
      • Click on a tag in the left part of the screen. If the tag list is not displayed, open it by clicking on the triangle. To get back to the normal display, click on the current folder (My calendar, My contacts, etc.)
      • Open the advanced search and select a tag.
    8. Set a tag with the filters [top]
      Filters can set a tag automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

    Commenti

    1. Add a comment [top]
      You can add a comment to an e-mail. It will be separate from the e-mail itself and only you will view it.

      Select Comment in a message Actions. Messages with a comment appear with a special icon.

    2. Set a comment with the filters [top]
      Filters can set a comment automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

    Antispam

    1. Definizione [top]
      L'antispam è attivo a livello del server email e scannerizza ogni nuovo messaggio per passare all'eliminazione automatica di spam (messaggi commerciali non richiesti).

      I filtri vengono eseguiti dopo lo spam: la risposta automatica (che è un filtro speciale) non risponderà a una email spam.

    2. Notifiche [top]
      I messaggi che vengono considerati spam vengono spostati automaticamente nella cartella "Spam?". Ogni tanto, controlla se sono stati archiviati come spam dei messaggi validi.
    3. Mark a message as not being spam [top]
      It happens that a normal message is flagged as spam and is therefore located in the Spam? folder. If you wish to report this message, select Mark in the Actions and then choose As not spam. The message is automatically moved to the Inbox and the system will improve over time.
    4. Mark an e-mail as spam [top]
      If a spam has not been detected as such and you wish to report it, select Mark in the Actions and then choose As spam. The message is automatically moved to the Spam? folder and the system will improve over time.

    Importare

    1. Importare file [top]
      Puoi importare delle email nel formato .eml (Outlook).
      1. Salvare i file .eml in una cartella dal nome "posta"
      2. Se vuoi, salva i file .eml in delle sottocartelle delle quali i nomi sono uguali a quelli delle cartelle dell'ufficio virtuale: "Posta in arrivo", "Posta inviata", ecc. Se la sottocartella non esiste nell'ufficio virtuale, verrà creata automaticamente.
      3. Comprimi la cartella della posta
      4. Clicca su Importare e seleziona il file compresso.
    2. Importare ed esportare dei messaggi [top]
      Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

      Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

      • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
      • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

    Archiviazione in corso

    1. Definizione [top]
      L'archiviazione ti permette di esportare dei messaggi per liberare spazio sul disco senza eliminare vecchi messaggi.

      I messaggi vengono archiviati in un file con l'estensione .eml (formato Outlook), compressi in un file .zip e messi nello strumento Documenti (se c'è abbastanza spazio).

    2. Creare un archivio [top]
      • Vai alla cartella (o alla sottocartella) della quale desideri archiviare i messaggi.
      • Se desideri archiviare solo dei vecchi messaggi, selezionali contrassegnando tutte le apposite caselle.
      • Poi clicca su Archiviare e decide se archiviare solo i messaggi selezionati, tutti i messaggi, o tutti i messaggi della cartella prima di una certa data.Un'opzione ti permette di eliminare tutti i messaggi dopo l'archiviazione.
      • L'archivio viene creato automaticamente e viene messo nello strumento Documenti, se c'è abbastanza spazio libero. Il nome del file di archivio è la data di creazione ma è possibile cambiarlo.
    3. Usare un archivio [top]
      Puoi salvare il tuo archivio nello strumento Documenti e/o scaricarlo sul tuo computer.

      Per leggere un archivio, scaricalo e aprilo con un doppio clic. Appare l'elenco di tutti i messaggi archiviati; sono nel formato .eml (compatibile con Outlook). Apri un messaggio con un doppio clic.

    Stampare

    1. Stampare dei messaggi [top]
      Display the message Actions and select Print.

    Settings

    1. Access to Settings [top]
      There are several ways to access the Settings:
      • In the horizontal toolbar, choose the Settings icon.
      • From any tool, click on the "..." button in the Actions and then choose Settings.
      • Click on your name in the right upper part of the screen to display the menu and choose Settings.
    2. Display external images [top]
      If there are external images in a message, i.e. images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your e-mail address is valid and active. This is useful information for a spammer.

      However, if you wish external images to be always displayed, activate this option.

    3. Compact mode [top]
      In compact mode, the messages list in a folder displays a larger number of messages, because each of them is reduced to one line instead of two.
    4. Trasferimento automatico [top]
      Clicca su Preferenze nella barra di menù. Accanto a Inoltramento automatico di tutti i messaggi in arrivo a, inserisci un indirizzo email. I messaggi inoltrati verranno automaticamente eliminati.

      Per disattivare l'inoltramento automatico, elimina l'indirizzo inserito.

      Attenzione a non creare un loop! Se l'indirizzo inserito per l'inoltramento automatico inoltra al primo indirizzo email, crea un loop e causerà la moltiplicazione infinita di messaggi. Se inserisci un indirizzo esterno POP3 e inoltri tutti i messaggi in arrivo a quell'indirizzo, anche in questo caso verrà creato un loop.

    5. Away message [top]
      Enable the away message when you won't be able to access your e-mail for some time (vacation, travel, etc.). You can set the start and end dates. You can also edit the default subject and message. We advise to enter a personal message to inform senders about your return date, who they should contact for urgent matters, etc.

    Account

    1. Dimensioni massime [top]
      Indipendentemente dal tipo di abbonamento, un messaggio in arrivo non deve superare i 50 MB.

      Il limite massimo per un messaggio in arrivo (testo e allegati) dipende anche dallo spazio disponibile nella tua casella postale, secondo lo spazio sul disco e il tipo di abbonamento e anche dallo spazio già usato. Un indicatore dello spazio libero appare sotto l'elenco delle cartelle.

      Per aumentare lo spazio di archiviazione disponibile, archivia o elimina dei vecchi messaggi o aumenta il livello del tuo abbonamento.

    2. Suffissi degli indirizzi email [top]
      Puoi attribuire a qualcuno o inserire in un modulo Web un indirizzo email con suffisso, in modo tale da renderti conto quando il tuo indirizzo email è stato inoltrato a un terzo. Se il tuo indirizzo email ha il formato nome.cognome@dominio, un indirizzo con suffisso ha il formato nome.cognome+suffisso@dominio. Esempio: con mario.rossi@dominio, puoi usare mario.rossi+amazon@dominio.

    Indirizzo email con il tuo nome di dominio

    1. What is an e-mail address with own domain ? [top]
      Anziché un indirizzo email creato sul nome di dominio dell'ufficio virtuale, puoi usare il tuo dominio direttamente sui nostri server. I nostri server diventeranno così i server ufficiali per la posta elettronica del tuo nome di dominio.

      Consizioni

      • Devi essere in possesso di un nome di dominio.Noi non vendiamo nomi di dominio: se non ne hai uno, contatta un rivenditore.
      • Devi essere in possesso di un account a pagamento.

      Implicazioni

      • Se esiste già, l'indirizzo email con il nome di dominio di ContactOffice verrà distrutto e potrà essere dato a un altro utente. Se usi questo indirizzo, dovresti avvisare i tuoi contatti del cambio indirizzo.
      • Tutti i messaggi inviati a qualsiasi indirizzo del tuo nome di dominio arriverà sui nostri server: perciò non è possibile trasferire solo una parte degli indirizzi.
    2. Procedura nel caso nessun server per la posta elettronica sia stato definito per il tuo dominio [top]
      1. Modifica (o chiedi all'azienda del tuo nome di dominio di farlo) i "record MX" (MX = mail exchangers) del tuo nome di dominio in questo modo:

        iltuonome.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        iltuonome.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        Attenzione: Entrambe le voci sono importanti per garantire un buon load balancing e fail over.
        NB: Le "." alla fine della linea è d'obbligo: se non le metti, i record MX saranno sbagliati.
      2. Per il broadcasting del DNS ci vogliono più ore, talvolta anche giorni. Bisogna quindi aspettare minimo 24 ore prima che il broadcasting sia terminato.
      3. Una volta che il broadcasting è finito, mandaci una email con il tuo nome di dominio, il tuo login e l'indirizzo email scelto.

        Se vanno creati più indirizzi, informaci e mandaci l'elenco di tutti gli indirizzi con i loro login.
      4. Procedura nel caso nessun server per la posta elettronica sia stato definito per il tuo dominio [top]
        Assicurati di seguire la procedura scrupulosamente onde evitare la perdita di messaggi.
        1. Modifica (o chiedi all'azienda del tuo nome di dominio di farlo) i "record MX" (MX = mail exchangers) del tuo nome di dominio in questo modo:

          iltuonome.com MX preference = 10, mail exchanger = ContactOffice.
          iltuonome.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.

          Se desideri mantenere l'accesso al server precedente per qualche giorno, dovresti annotare il valore precedente del record MX e cercarne l'indirizzo IP.
          Attenzione: Entrambe le voci sono importanti per garantire un buon load balancing e fail over.
          Attenzione: Le "." alla fine della linea è d'obbligo: se non le metti, i record MX saranno sbagliati (smtp1.contactoffice.com.iltuonome.com).
        2. Per il broadcasting del DNS ci vogliono più ore, talvolta anche giorni. Nel frattempo dovresti continuare a controllare la tua posta sul server precedente configurando il tuo software per i messaggi con l'indirizzo IP del server precedente.
      5. SPF activation [top]
        SPF is a simple system designed to lower the probability that someone uses your domain name to send e-mails. You define in your DNS which servers are allowed to send e-mails with your domain name as sender address. In technical terms, you create a TXT record in your DNS settings. Please contact your domain name provider for assistance on how to create it.
        • Il you will send e-mails only from ContactOffice (Web interface, outgoing mail server from computers, smartphones, tablets), use:
          v=spf1 include:_spf.contactoffice.com -all
        • If you will send e-mail also from other servers, use:
          v=spf1 include:_spf.contactoffice.com ~all
          Please note the difference between the dash (-) and the tilde (~)!
     

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