Inviare dei messaggi

  1. Create a message [top]
    In the New menu, select Message
  2. Creare una bozza [top]
    Mentre scrivi un messaggio, clicca su Salvare per salvare il messaggio come una bozza. Non viene inviato e viene messo automaticamente nella cartella Bozze.

    Per continuare a scrivere e/o inviare il messaggio, vai a Bozze e clicca sul messaggio.

  3. Send a SMS [top]
    Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @SMS (es. 32475123456@SMS). Gli allegati non possono essere inviati a questi destinatari.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare il tuo SMS in modo che i destinatari capiscono da chi viene. In più, se desideri una risposta via SMS, includi il tuo numero di cellulare nel messaggio.
  4. Send a fax [top]
    Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @fax (es. 32475123456@FAX). Il testo del messaggio viene mandato sulla prima pagina, gli allegati sulle pagine successive.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare i tuoi fax in modo che i destinatari capiscano da chi viene. In più, se desideri una risposta via fax, includi il tuo numero nel messaggio.
  5. Indirizzo del mittente [top]
    Puoi avere più di un indirizzo dal quale inviare dei messaggi. Questi indirizzi vanno inseriti nei tuoi dati personali.

    Quando scrivi un messaggio, clicca su da per modificare i tuoi dati personali e aggiungi (o modifica) un indirizzo email.

    Quando scrivi un messaggio, seleziona un indirizzo mittente nel menù a tendina accanto a da. Puoi impostare l'indirizzo predefinito del mittente cliccando su Preferenze.

Rubriche

  1. Address autosuggest [top]
    Enter the first letters from a firstname, a lastname or an e-mail address to display a suggestions list. These suggestions come from all your contacts types: private contacts, group contacts and group members.
  2. Usare la Rubrica [top]
    Quando scrivi un messaggio puoi riempire i campi A, Cc e Ccn usando l'opzione Rubrica: clicca su A, Cc o Ccn. Basta contrassegnare le caselle accanto al contatto scelto e gli appositi campi verranno riempiti.
  3. Inviare un messaggio a tutti i membri del gruppo [top]
    Click on To. Select the group in the pull-down menu then select Group members in the left column. Tick the Bcc checkbox next to All members. This way, e-mail addresses will not be shown to all group members. If you wish that addresses are displayed, tick the To or Cc checkbox.
  4. Aggiungere degli indirizzi alla rubrica [top]
    Da un messaggio aperto, clicca sull'indirizzo email per aggiungerlo alla rubrica.

Elenco dei contatti

  1. Definizione [top]
    Gli elenchi ti permettono di raggruppare più contatti delle varie rubriche. Così facendo, puoi inviare lo stesso messaggio a tutti questi contatti con una sola azione.

    Puoi raggruppare vari indirizzi e abbinare diversi metodi d'invio (A, Cc o Ccn) così come diversi canali di comunicazione (email, SMS, fax) se il tuo ufficio virtuale lo permette.

    Il numero di elenchi che puoi creare e il numero di destinatari che possono contenere dipende dal tuo tipo di abbonamento.

    Anche se possono essere bidirezionali (se metti tutti gli indirizzi in Cc: e il tuo in A), gli elenchi sono piuttosto unidirezionale.

    Attenzione: gli elenchi non possono essere usati fuori dall'ufficio virtuale.

  2. Creare un elenco privato [top]
    Clicca su Elenchi nella barra di menù e nella finestra successiva seleziona Privato nel menù a tendina. Crea il tuo elenco selezionando gli appositi indirizzi dalla rubrica (privata o di gruppo).
  3. Creare un elenco di gruppo [top]
    Tutti i membri del gruppo possono inviare un messaggio all'elenco di gruppo in qualsiasi momento. Solo l'amministratore di gruppo può creare e modificare gli elenchi di gruppo.

    Se sei tu l'ammnistratore di gruppo, clicca su Elenchi, seleziona il gruppo nel menù a tendina e poi crea l'elenco di gruppo come faresti con un elenco privato. Per autorizzare i membri a modificare un elenco di gruppo, clicca su Accesso accanto al nome dell'elenco e contrassegna le apposite caselle.

  4. Important: avoid to display addresses [top]
    L'elenco mette la posizione di ogni indirizzo che contiene nei vari campi (A, Cc e Ccn). Se inserisci "nomedellelenco@ELENCO" in A, Cc o Ccn otterrai lo stesso risultato.
  5. Esportare un elenco [top]
    Per esportare un elenco a un file CSV (valori separati da virgola), clicca su Esportare accanto all'elenco.

Allegati

  1. Allegati in uscita [top]
    To send a file stored on your computer, click on Attach and then select Attachments.

    To send a file already stored in the Documents, click on Attach and then select Documents.

  2. Send as hyperlink [top]
    Anziché inviare il Documento all'interno del messaggio email, puoi inviarlo come un collegamento ipertestuale. Il destinatario avrà qualche giorno di tempo per scaricarlo cliccando sul collegamento ipertestuale e tu riceverai una notifica.
  3. Allegati in arrivo [top]
    Gli allegati vengono segnalati con il pittogramma di una graffetta () accanto al campo dell'oggetto del messaggio. Quando apri il messaggio, gli allegati vengono visualizzati in fono della finestra. Hai 3 possibilità:
  4. Visualizzare (clicca su "Visualizzare");
  5. Salvare l'allegato sul computer (clicca su "Scaricare");
  6. Salvare l'allegato direttamente nei documenti personali (clicca su "Salvare in documenti"). Una nuova finestra mostrerà tutte le cartelle dei tuoi documenti personali.

Visualizzazione

  1. Visualizzazione HTML [top]
    Se una email ha una versione HTML, apparirà in modo filtrato (senza immagini e script). Puoi cambiare la modalità di visualizzazione selezionando "Solo testo", "HTML filtrato con immagini" o "HTML originale".

    Ti consigliamo di non visualizzare mai delle immagini di messaggi spam perché potresti far capire allo spammer che il tuo indirizzo email è attivo. Il filtro di HTML ti protegge dagli script (Javascript ecc.).

  2. Unread messages [top]
    To display only unread e-mails in the current folder, select Unread in the View menu.
  3. Threads [top]
    Threading visualizza le email come in un forum: i messaggi di una stessa conversazione vengono visualizzati in modo gerarchico, il commento più recent viene messo in fondo.

    Per attivare questo modo di visualizzare, seleziona Threads nel menù Visualizzare. Questo modo di visualizzare rimarrà selezionato per le tue future sessioni. Per tornare al modo tradizionale di visualizzare, deseleziona questa opzione.

    Puoi visualizzare tutta o parte di una conversazione cliccando su + or - che appare accanto al prima messaggio del thread.

    Threads che contengono messaggi non letti vengono visualizzati sottolineati.

    Nota bene: L'ufficio virtuale usa una serie di criteri per raccogliere i messaggi all'interno di threads. Se rispondi a un messaggio e cambi completamente i contenuti della conversazione, l'ufficio virtuale non sarà in grado di capirlo e continuerà ad associare questi messaggi nello stesso thread. Vive versa, se dei messaggi di mittenti diversi hanno lo stesso oggetto, probabilmente appariranno nello stesso thread.

Firma

  1. Create a signature [top]
    Select Signatures from the More menu. You have a signature for each of your sender addresses.
  2. Sign a message [top]
    When creating your signature, tick the Automatic signature checkbox. If you wish to sign only specific messages, click on Signature after writing a message to insert it at the bottom of the message or at the cursor position.
  3. Personal data as attachment [top]
    Un altro modo per firmare il tuo messaggio è includere una vCard (biglietto da visita eletrronico, che contiene le informazionni salvate nei tuoi dati personalli). Basta cliccare su vCard mentre scrivi il tuo messaggio. Tutti i dati contenuti nei tuoi dati personali verranno usati nella vCard (eccetto i campi Commento e Categorie).
  4. Firma obbligatoria [top]
    Per certi tipi di abbonamenti, tutti i messaggi in uscita devono essere firmati (marketing per l'ufficio virtuale, clausula di esclusione della responsabilità,ecc.). Questa firma obbligatoria non può essere disattivata, però puoi sempre usare la tua firma personale.

Away message

  1. Features [top]
    Enable the away message when you won't be able to access your e-mail for some time (vacation, travel, etc.). You can set the start and end dates. You can also edit the default subject and message. We advise to enter a personal message to inform senders about your return date, who they should contact for urgent matters, etc.
  2. Enable [top]
    In the More menu, select Away message

Filtri

  1. Definizione [top]
    I filtri permettono di gestire i messaggi in arrivo (incluso gli account POP3 esterni) secondo certe condizioni.
  2. L'ordine dei filtri [top]
    I filtri vengono eseguiti nell'ordine di comparizione nel riepilogo dei filtri (il filtro in alto della pagina viene eseguito per primo). Ciò significa che un altro ordine darà risultati diversi.

    Per alzare il livello di un filtro, clicca su . Per diminuire il livello di un filtro, clicca su .

Ricerca

  1. Search in all tools [top]
    A search field is displayed in all tools. In the left menu, select All tools. By default, only tour private data will be searched. Select Include group data if you wish to include them. Your choice is saved.
  2. Search in a single tool [top]
    • Simple search
      A search field is displayed in all tools. In the left menu, the current tool is automatically selected, but you can choose another one. Choose whether to include group data. Your choice is saved.
    • Advanced search: most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool. Select Advanced search in the search field right pull-down menu.
  3. Search field syntax [top]
    • if you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday hawaii (equal to holiday AND hawaii) will return data containing holiday and Hawaii.
    • Maui OR hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (informations, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".
    • tag:urgent will return data with the "Urgent" tag.
  4. Results display [top]
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance. This order cannot be changed for now.

    Depending on the tool where the item belongs, different Actions will be available: Open, Open in context/Open in the containing folder, etc.

    If you search in all tools, you can launch the same search in a single tool by selecting it in the search field left pull-down menu.

  5. Recent searches [top]
    The 5 more recent searches can be recalled from the search field right pull-down menu.
  6. Search from a correspondent [top]
    Click on a correspondent (sender or recipient) name and select Received and sent messages to search for all messages sent to and received from him.

Modelli

  1. Definizione [top]
    Un modello è un messaggio email già pronto da inviare che ti permette di gestire dei messaggi ricorrenti: domande d'informazioni, richieste,ecc.

    Come con tutte le email, il modello può contenere più indirizzi e allegati.

    Una volta aperto il modello (come messaggio nuovo oppure come risposta a un messaggio ricevuto), il suo messaggio può essere personalizzato senza modificare il modello.

  2. Creare un modello [top]
    Clicca su Modelli nella barra di menù e poi su Aggiungere un nuovo modello. Da' un nome al nuovo modello inserendolo nel campo "Oggetto". Clicca su Salvare come modello quando hai finito.

    Puoi anche cliccare su Comporre e cliccare su Salvare come modello.

  3. Usare un modello [top]
    Per rispondere a un messaggio usando un modello, clicca su Con modello dopo Rispondere, seleziona il modello desiderato, fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato) e clicca su Inviare.

    Per inviare un nuovo messaggio da un modello, clicca su Modelli, seleziona il modello desiderato e fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato e infine clicca su Inviare.

Gestione delle cartelle

  1. Folders [top]
    Ogni messaggio va salvato in una cartella.

    Certe cartelle vengono create automaticamente e non si può cambiare il loro nome, non possono essere eliminate, né spostate: Posta in arrivo (messaggi ricevuti), Posta inviata (messaggi mandati), Cestino, Bozze, Modelli e Spam?.

    Puoi creare altre cartelle per salvare i tuoi messaggi. Puoi anche usare dei filtri per spostare i tuoi messaggi automaticamente nell'apposita cartella.

  2. Creare una cartella [top]
    Select the root folder (one level above the Inbox), display its Actions and select New folder. Enter a name and hit the Enter key.
  3. Spostare una cartella [top]
    You have two ways to do this:
    • Select the folder with the mouse and drop it on the destination folder.
    • Display the folder Actions and select Move.
  4. Rinominare una cartella [top]
    Vai a una cartella e seleziona Rinominare nel menù Azioni associato alla cartella.
  5. Eliminare una cartella [top]
    Beware:
    • Deleting a folder means deleting all messages it contains, as well as its subfolders and contents.
    • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
    • Instead of deleting folders, you can archive them (see the corresponding help section).
    Select the folder, display its Actions and select Delete.

    Note: the folder will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a folder to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

  6. Sottocartelle [top]
    Puoi creare delle sottocartelle in tutte le cartelle tranne che in "Posta in arrivo" e "Spam?".

    Per creare una sottocartella, clicca sulla cartella principale nella parte sinistra dello schermo e scegli Nuova cartella nel menù Azioni associato alla cartella.

Eliminare dei messaggi

  1. Eliminare un singolo messaggio [top]
    Tick or select the message, display its Actions and select Delete. You can also drag and drop it to the Trash.

    Note: the message will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a message to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

  2. Eliminare dei vecchi messaggi [top]
    Beware:
    • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
    • Instead of deleting messages, you can archive them (see the corresponding help section).
    The deletion is done folder by folder. You need to a select a folder first.
    • Delete a messages selection: tick the messages (or select them using the keyboard or mouse), display the Actions and select Delete. You can also drag and drop messages to the Trash.
    • Delete messages older than a given date: display a message Actions, select Move and then All messages in this folder before and set a date. Eventually, select the Trash as destination folder.
    Note: messages will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent messages to the Trash by mistake, you will find them there and will be able to move them back. Don't leave them in the Trash as it may be emptied automatically.
  3. Svuotare il Cestino [top]
    Display the Trash Actions and select Empty trash.
  4. Vuotatura automatica del Cestino [top]
    Ogni qual volta fai il login, i messaggi che si trovano nel Cestino da più di 7 giorni verranno eliminati automaticamente.

    Inoltre, il Cestino viene svuotato automaticamente (anche se non fai il login) se c'è bisogno dello spazio utilizzato per dei nuovi messaggi in arrivo.

Controllare gli indirizzi email esterni (POP3)

  1. Funzioni [top]
    L'ufficio virtuale è in grado di controllare la maggior parte degli indirizzi email esterni: POP3 (ISP), Google, Yahoo, ecc. Questo lo rende possibile di raccogliere tutti i tuoi indirizzi email in un'unica interfaccia che puoi usare ovunque.

    Puoi impostare dei filtri per organizzare i tuoi messagge.

  2. Aggiungere un account POP3 [top]
    In the More menu, select Other accounts and then POP3.

    Then, if you wish to answer received messages, enter the corresponding e-mail address in your Personal data. The address will be automatically selected when you answer.

  3. Option: leave messages on the server [top]
    Messages will be kept on the external server. Be careful when you activate this option, because it can cause two kinds of issues.

    On one hand, if the server is never cleaned up, your inbox might get full and therefore refuse new incoming messages. Be sure to regularly clean up your mailbox on the external server.

    On the other hand, to be able to tell which messages are new, the virtual office stores a list of already downloaded messages. This list has a limited number of items. If the external server has more messages than the number of items the list can contain, the automatic check willl be disabled and the manual check will fail.

  4. Option: download new messages only [top]
    If you leave messages on the external server, be sure to enable this option, so that only new messages are downloaded.
  5. Option: automatic check [top]
    Messages will be downloaded automatically, even if you're not logged in.
  6. Aggiungere un account G-Mail o POP3 [top]
    Aggiungi un nuovo account POP3 e inserisci 995 come porta del server. La porta 995 è per POP3-S, la versione sicura di POP3, che viene usata da Google, per dirne uno. Tutte le comunicazioni tra i server vengono cifrate con l'uso di POP3-S.
  7. Controllo manuale [top]
    Clicca su Scaricare solo questo account o su Scaricare tutti gli account. Apparirà una barra di progressione. Puoi cancellare questo scarico in qualsiasi momento cliccando su Annullare.

    Usa il controllo automatico per evitare le inconvenienze dei controlli manuali.

Controllare gli indirizzi email esterni (IMAP)

  1. Funzioni [top]
    Puoi controllare delle caselle postali ospitati su un server IMAP di terzi. Proprio come il cliente POP3, il cliente IMAP colleziona più caselle di posta in arrivo in una singola interfaccia.

    Usando il cliente IMAP, i messaggi vengono semplicemente visualizzati nell'interfaccia dell'ufficio virtuale, ma non vengono salvati, al fine di evitare un duplice salvataggio. Il server di terzi è l'unico a salvare i messaggi.

    E' normale che il cliente IMAP è un po? lento, perché deve recuperare i messaggi dal server di terzi via Internet, il che è molto più lento che recuperarli dai propri server locali.

    I messaggi che hai mandato dall'ufficio virtuale vengono salvati nella casella di posta inviata sul server di terzi. Quando scrivi un messaggio, assicurati che l'indirizzo del mittente selezionato è quello impostato nel server a distanza.

    Le seguenti funzioni sono disponibili quando vengono trattate dal server a distanza:

    • Categorie (Nota bene: in questo caso, una categoria non può avere spazi)
    • Cercare
    • Selezionare
    Attenzione: Questo cliente IMAP senza capacità di archiviazione non è raccomandato per importare o esportare dei messaggi.
  2. Limiti [top]
    Siccome i messaggi non vengono salvati nell'ufficio virtuale, il cliente IMAP ha dei limiti. Le seguenti funzioni non sono disponibili:
    • Ricevute
    • Filtri
    • Commenti riguardo a un messagio
    • Archiviazione
    • Threads
    • Importare messaggi in un server a distanza

    Per lo più:

    • Non è possibile spostare una cartella tra un indirizzo IMAP e il tuo indirizzo principale. Questa funzione non è pensata per importare dei messaggi.
    • I messaggi con degli allegati non vengono visualizzati come tali (non ci sono le icone degli allegati)
    • I messaggi ai quali è stato risposto o che sono stati inoltrati vengono visualizzati come tali, ma non per più tempo della durata della sessione attuale nell'ufficio virtuale.
    • Per usare un cliente IMAP, devi avere un indirizzo principale nell'ufficio virtuale, anche se non lo usi.
  3. Impostazioni [top]
    • Selezionare IMAP nei Server a distanza menu.
    • Clicca su Aggiungere.
    • Nel campo e-mail, inserisci l'indirizzo email esatto sul server a distanza. Questo indirizzo email verrà automaticamente aggiunto ai tuoi dati personali, in modo tale da poterci inviare dei messaggi.
    • Nel campo tipo scegli tra una connessione IMAP or IMAP-S (secured). Nota bene: è possibile che il tuo server a distanza non accetta la connessione IMAPS-S.
    • Alla fine, inserisci l'indirizzo del server a distanza, cosi' come il tuo login e la tua password.
    • Clicca su Salvare e seleziona la casella di fronte al server a distanza per attivarlo.
    Una volta fatto il set-up, apparirà una nuova cartella nello strumento Messaggi. Il suo nome è l'indirizzo e-mail sul server a distanza.

    Nota bene: Certi server IMAP salvano tutte le cartelle nella posta in arrivo. Per questo motivo, l'interfaccia dell'ufficio virtuale visualizzerà i messaggi della casella della posta in arrivo nella cartella principale (quella con il nome come quello dell'indirizzo email sul server a distanza) e non in una cartella chiamata "Posta in arrivo". Anche le altre cartelle appariranno in questa cartella principale.

L'accesso con software POP3

  1. Funzioni [top]
    Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.
  2. Software compatibili [top]
    Tutti i software POP3: Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Microsoft Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail, ecc.
  3. Impostazioni del software [top]
    Crea un nuovo account nel software email usando le impostazioni seguenti:
    • Account POP3: LOGIN
    • Password dell'account POP3: la tua password ContactOffice
    • Server POP3. pop.contactoffice.net
    Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software stesso.
  4. il relay SMTP [top]
    Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete. Puoi anche usare il nostro relay SMTP sul tuo computer fisso se non c'è nessun altro relay SMTP disponibile.

    Bisogna autenticarti per poter usare il relay SMTP, usando il tuo solito long (LOGIN) e password. L'indirizzo è sulle porta ).

    Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

  5. L'accesso a POP3 e le interfacce di rete [top]
    Se configuri il software di email per lasciare dei messaggi sul server, potrai accederli in qualsiasi momento usando l'interfaccia di rete. Attento a non raggiungere lo spazio massimo consentito della tua casella postale; altrimenti i messaggi in arrivo verranno rifiutati.

    Se configuri il tuo software per eliminare i messaggi dal server, questi verranno spostati nel Cestino quando li scarichi. Non c'è bisogno di usare l'interfaccia di rete ogni tanto per svuotare il Cestino: verrà svuotato automaticamente se c'è bisogno di spazio sul disco per dei messaggi nuovi.

    Se usi dei filtri che spostano i messaggi in altre cartelle, non sarà possibile scaricare questi messaggi con il tuo software POP3. Non verranno scaricati nemmeno i messaggi della cartella "Spam?": bisogna connetterti all'interfaccia di rete ogni tanto per controllare se ci sono dei messaggi validi in questa cartella. IMAP4 non ha queste limitazioni.

L'accesso con il software IMAP4

  1. Funzioni [top]
    Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.

    Vantaggi di IMAP rispetto al POP3

    • IMAP ti permette di accedere a tutti i tuoi messaggi (le cartelle personali e i messaggi inviati inclusi), mentre con POP3 puoi ricevere solo i messaggi nuovi nella posta in arrivo. In altre parole, IMAP ti permette di sincronizzare tra ContactOffice e un software di posta. La sincronizzazione può essere limitata alle cartelle che usi più spesso. Inoltre, se imposti il tuo software di scaricare i messaggi completamente (e non solo i titoli), puoi usare i tuoi messaggi fuori linea.
    • IMPAP mantiene sempre i messaggi sul server. Secondo le circostanze, puoi accedere ai tuoi messaggi usando l'interfaccia di rete ContactOffice o il tuo software di posta, senza il rischio di perdere qualche messaggio.
    • IMAP è più veloce perché scarica solo i titoli (mittente, oggetto, ecc.). Quando vuoi leggere il messaggio, il resto del contenuto (il testo del messaggio e gli allegati) viene scaricato. Il tuo computer deve quindi essere connesso a Internet se vuoi leggere la tua posta (tranne per i messaggi che erano già stati scaricati completamente).
  2. Software compatibili [top]
    Tutti i software IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Microsoft Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail, etc.
  3. Impostazioni del software [top]
    Crea un nuovo account nel software di posta usando le impostazioni seguenti:
    • Account IMAP4: LOGIN
    • Password dell'account IMAP4: la tua password di ContactOffice
    • Server IMAP4: imap.contactoffice.net
    Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software.

    Consigli

    • Siccome i nomi delle cartelle non sono standardizzati, il software potrebbe rilevare solo la posta in arrivo e il Cestino. Altre cartelle (Posta Inviata e Bozze) potrebbero non essere rilevate e il software potrebbe creare le sue cartelle. Puoi costringere il software a usare le cartelle dell'ContactOffice cambiando le impostazioni dei nomi delle cartelle in "Elementi Inviati" (non "Posta Inviata") e "Bozze". In Outlook, visualizza le proprietà degli account IMAP, seleziona la scheda IMAP e modifica il nome della cartella.
    • La prima volta che Outlook si connette, solo la posta in arrivo sarà contrassegnata per la sincronizzazione. Contrassegna altre cartelle se vuoi che vengono sincronizzate.
    • Quando rispondi a un messaggio usando il software, la risposta verrà salvata in una cartella chiamata "Elementi inviati". Puoi trascinare e rilasciare questo messaggio alla cartella "Posta inviata" di ContactOffice oppure modificare le impostazioni del tuo software per usare automaticamente la suddetta cartella.
  4. il relay SMTP [top]
    Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete. Puoi anche usare il nostro relay SMTP sul tuo computer fisso se non c'è nessun altro relay SMTP disponibile.

    Bisogna autenticarti per poter usare il relay SMTP, usando il tuo solito long (LOGIN) e password. L'indirizzo è sulle porta ).

    Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

  5. L'accesso IMAP e l'interfaccia di rete [top]
    Usare IMAP4 non ha influenza sull'interfaccia di rete.

    Quando elimini un messaggio dal tuo software, il suo titolo verrà barrato nell'interfaccia di rete di ContactOffice. Ciò significa che il messaggio è stato eliminato dal software ma non dal server. Per eliminarli anche dal server, usa un comando speciale nel tuo software ("Svuota cartella posta eliminata" nel menù Modifica di Outlook).

  6. Importare ed esportare dei messaggi [top]
    Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

    Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

    • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
    • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

Mobile synchronization

  1. Features [top]
    Synchronize your smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) apps with the ContactOffice Messages, Calendars and Contacts. Access ContactOffice data directly in your phone apps (example: the iPhone Calendar app) and synchronize with them.

    You can synchronize several devices, ContactOffice being the synchronization server.

    Should a problem occur during the synchronize process (lost connection, power failure, etc.), the next synchronization will assume that up-to-date data are on ContactOffice.

    This synchronization keeps the data already present in your smartphone.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).
    • 2 - Tap the 'Settings' icon from the home screen.


    • 3 - Select 'Mail, Contacts, Calendars'.


    • 4 - Tap 'Add account'


    • 5 - Tap the 'Microsoft Exchange' icon. Note : This is where you come in if you tap the Mail app from the home screen with no accounts configured.


    • 6 - Now you will enter your ContactOffice account information:
      • Email: enter your ContactOffice email address
      • Domain: leave empty
      • Username: enter LOGIN (your ContactOffice login)
      • Password: enter your ContactOffice password
      • Description: enter 'ContactOffice'
      Email_ContactOffice
      LOGIN
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 7 - Tap 'Next' and the iPhone will attempt to auto-discover and configure the account. Note: This can take up to 5 minutes because the autodiscovery is not supported by our servers. So, it will fail saying it couldn't validate your account, and you will have to manually enter the server name: 'www.contactoffice.com'.
      Email_ContactOffice
      www.contactoffice.com
      LOGIN
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 8 - Tap 'Next' and the iPhone will check the configuration. By default, the iPhone will synchronize all tools (Mail, Contacts, and Calendars) with ContactOffice, but you can turn one or more off if you wish.
      Tap 'Done' and the iPhone will finalize the configuration and return you to the 'Mail, Contacts, Calendars' menu while your iPhone communicates with the server.
      Note: It can take a few minutes for calendar entries and contacts to show up.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).


    • 2 - Click the 'Settings' icon.


    • 3 - Click on 'Accounts & Sync'.


    • 4 - Select 'Background Data' and 'Auto-Sync'. Click on 'Add account'.


    • 5 - Click on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Enter your ContactOffice account information and click then on 'Next' or 'Manual setup' if 'Next is not available.
      Email_ContactOffice
      Password_ContactOffice


    • 7 - Enter the following information:
      Warning, do not click the 'SSL' button, otherwise the connection will fail.

      LOGIN
      ContactOffice_password
      www.contactoffice.com


    • 8 - Your Android now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    • 9 - Select the following parameters:
    • 10 - Name your connection and click on 'Done'. You are ready to sync.
      There are some other parameters that you can tweek to get more flexibility but we leave it up to you to find what best suits your needs.
      ContactOffice
  4. BlackBerry [top]
    AstraSync is a BlackBerry synchronization application used by tens of thousands of BlackBerry smartphone owners worldwide. Once the application is installed, AstraSync performs two-way over-the-air synchronization of email, calendar and contact data with Exchange ActiveSync compatible servers.

L'accesso ai contenuti RSS

  1. Funzioni [top]
    L'RSS ti permette di raccogliere vari siti web (giornali, blog, ecc.) in un'unica interfaccia. Usando un lettore RSS (un software o un sito specializzato), ti abboni a un feed RSS, cioè una pagina web specializzata che viene pubblicata da ogni sito web che ti offre l'accesso ai contenuti RSS. Di solito, questo feed RSS contiene il titolo e un riassunto degli ultimi 10 articoli pubblicati, con un ipercollegamento per ognuno di loro, che conduce alla storia completa sul sito web. Siccome il lettore RSS ricarica automaticamente tutti i feed, vieni informato facilmente e velocemente di nuove storie su tutti i siti web selezionati.

    A questo proposito, l'ufficio virtuale offre vari feed: privati (la tua posta in arrivo, la tua agenda, i tuoi documenti, i tuoi segnalibri, ecc.) e di gruppo (l'agenda del gruppo, i documenti del gruppo, i segnalibri del gruppo, ecc.). Questi feed vengono protetti dal solito login e la tua password.

  2. Feed disponibili [top]
    Ogni cartella è disponibile come feed RSS
  3. Software compatibili [top]
    Tutti i lettori RSS che gestiscono l'autenticazione (i feed con login e password): Feedreader (Windows), per esempio.

    Attenzione: Se desideri usare un lettore RSS che può accedere a dei feed sicuri ma non nasconde la password (per esempio Firefox), usa la sintassi seguente per il feed URL: "http://login:password@feed_url".

  4. Where to find feeds? [top]
    Display a folder Actions and select RSS.
  5. Impostazioni del software [top]
    1. Vai a una cartella e sposta il puntatore sull'immagine .
    2. Fai un clic con il tasto destro sull'immagine e seleziona Copiare la posizione di questo legame.
    3. Vai al lettore RSS, crea un nuovo feed e incolla l'indirizzo.
    4. Inserisci il login e la password dell'ufficio virtuale nel lettore RSS, e dai un nome al feed.
    5. Imposta l'intervallo di rinfresco automatico nel lettore RSS.
    .

Conferme di lettura

  1. Definizione [top]
    Una conferma di lettura conferma che il messaggio è stato aperto dal destinatario, ma non garantisce che il messaggio è stato letto. Tuttavia, il destinatario non è tenuto a inviare una conferma, neanche quando ha letto il messaggio. Il suo software email potrebbe anche non offrire questa opzione.

    La conferma di lettura è una email; il suo contenuto cambia secondo il software dell'email. Di solito, l'oggetto è identico a quello del messaggio originale.

  2. Richiedere una conferma di lettura [top]
    Mentre scrivi un messaggio, contrassegna la casella Richiedere conferma di lettura.

    Se desideri richiedere una conferma di lettura per ogni messaggio che mandi, clicca su Preferenze e accanto a Richiedi una conferma di lettura per messaggi inviati, contrassegna la casella Sempre.

  3. Inviare una conferma di lettura [top]
    Quando un messaggio in arrivo richiede una conferma di lettura, appare il testo: "Il mittente del messaggio ha chiesto la conferma di lettura di questo messaggio. Desideri informare il mittente?". Clicca su o No.

    Puoi automatizzarlo: in Preferenze, scegli un'opzione accanto a Inviare conferma di lettura per messaggi in arrivo (quando ne viene richiesta una dal mittente):

    • Sempre: la conferma di lettura verrà mandata automaticamente e in modo trasparente

    • Mai: non viene mandata nessuna conferma di lettura

    • Chiedere conferma: la finestra appare, chiedendoti cosa fare (inviare o meno).

Priorità

  1. Definizione [top]
    La priorità di una email informa il destinatario dell'urgenza del messaggio. Non ha nessun effetto sui server della posta elettronica: un messaggio con priorità alta non verrà inviato più velocemente.
  2. Impostare una priorità [top]
    Mentre scrivi un messaggio, selezionane la priorità nel menù a tendina accanto a Priorità. L'impostazione standard è "normale".

Tags

  1. What are tags for? [top]
    Tags allow for organising your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
  2. Access to the tags [top]
    Select any data, display its Actions and select Tags.
  3. Create a tag [top]
    In the tag window, enter the new tag name in the upper part of the window and click on Add. Then, you can choose the optional colour.
  4. Edit a tag [top]
    Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
  5. Delete a tag [top]
    In the tag window, click on the red cross next to a tag.
  6. Tag some data [top]
    Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later on, you will be able to select other tags or unselect the current ones.
  7. Display data with a given tag [top]
    There are two ways to do this:
    • Enter "tag:TAG_NAME" in the search field available in all tools. Choose whether to search in the current tool only or in all tools.
    • Open the Advanced search and select a tag.
  8. Set a tag with the filters [top]
    Filters can set a tag automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

Commenti

  1. Add a comment [top]
    You can add a comment to an e-mail. It will be separate from the e-mail itself and only you will view it.

    Select Comment in a message Actions. Messages with a comment appear with a special icon.

  2. Set a comment with the filters [top]
    Filters can set a comment automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

Importare

  1. Importare file [top]
    Puoi importare delle email nel formato .eml (Outlook Express).
    1. Salvare i file .eml in una cartella dal nome "posta"
    2. Se vuoi, salva i file .eml in delle sottocartelle delle quali i nomi sono uguali a quelli delle cartelle dell'ufficio virtuale: "Posta in arrivo", "Posta inviata", ecc. Se la sottocartella non esiste nell'ufficio virtuale, verrà creata automaticamente.
    3. Comprimi la cartella della posta
    4. Clicca su Importare e seleziona il file compresso.
  2. Importare ed esportare dei messaggi [top]
    Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

    Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

    • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
    • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

Archiviazione in corso

  1. Definizione [top]
    L'archiviazione ti permette di esportare dei messaggi per liberare spazio sul disco senza eliminare vecchi messaggi.

    I messaggi vengono archiviati in un file con l'estensione .eml (formato Outlook), compressi in un file .zip e messi nello strumento Documenti (se c'è abbastanza spazio).

  2. Creare un archivio [top]
    • Vai alla cartella (o alla sottocartella) della quale desideri archiviare i messaggi.
    • Se desideri archiviare solo dei vecchi messaggi, selezionali contrassegnando tutte le apposite caselle.
    • Poi clicca su Archiviare e decide se archiviare solo i messaggi selezionati, tutti i messaggi, o tutti i messaggi della cartella prima di una certa data.Un'opzione ti permette di eliminare tutti i messaggi dopo l'archiviazione.
    • L'archivio viene creato automaticamente e viene messo nello strumento Documenti, se c'è abbastanza spazio libero. Il nome del file di archivio è la data di creazione ma è possibile cambiarlo.
  3. Usare un archivio [top]
    Puoi salvare il tuo archivio nello strumento Documenti e/o scaricarlo sul tuo computer.

    Per leggere un archivio, scaricalo e aprilo con un doppio clic. Appare l'elenco di tutti i messaggi archiviati; sono nel formato .eml (compatibile con Outlook e Outlook Express). Apri un messaggio con un doppio clic.

Preferenze

  1. Access to Preferences [top]
    In the More menu, select Preferences.
  2. Visualizzare: elenco completo o a pagine [top]
    Sono disponibili due tipi di impaginazione per l'elenco dei messaggi:
    • A pagine:i messaggi di una cartella vengono divisi in pagine di X messaggi. Il valore di X si ritrova nelle Preferenze dei Messagi, sotto "Messaggi per pagina".
    • Elenco completo: tutti i messaggi di una cartella vengono visualizzati in una sola pagina con una barra di scorrimento. Questo tipo di impaginazione è sconsigliato per cartelle con una grande quantità di messaggi.
    • Trasferimento automatico [top]
      Clicca su Preferenze nella barra di menù. Accanto a Inoltramento automatico di tutti i messaggi in arrivo a, inserisci un indirizzo email. I messaggi inoltrati verranno automaticamente eliminati.

      Per disattivare l'inoltramento automatico, elimina l'indirizzo inserito.

      Attenzione a non creare un loop! Se l'indirizzo inserito per l'inoltramento automatico inoltra al primo indirizzo email, crea un loop e causerà la moltiplicazione infinita di messaggi. Se inserisci un indirizzo esterno POP3 e inoltri tutti i messaggi in arrivo a quell'indirizzo, anche in questo caso verrà creato un loop.

    • Notifica per email [top]
      Clicca su Preferenze nella barra di menù. Contrassegna la casella accanto al tuo indirizzo email. Puoi essere notificato quando arriva il primo nuovo messaggio oppure ogni volta che arriva un messaggio nuovo dall'ultima volta che ti sei connesso al sito.

      La notifica viene mandata al tuo indirizzo email predefinito. Per aggiornare o modificare i tuoi dati personali, vai a 'Preferenze > Account > Aggiorna i miei dati personali'.

      Se desideri delle notifiche legate a delle condizioni (esempio: i messaggi inviati dalla persona X o con tale oggetto, ecc.), bisogna creare un filtro (vedi l'apposita sezione dell'assistenza).

    • Notifica per SMS [top]
      Clicca su Preferenze nella barra di menù. Contrassegna la casella accanto al tuo numero di cellulare. Puoi essere notificato quando arriva il primo nuovo messaggio oppure ogni volta che arriva un messaggio nuovo dall'ultima volta che ti sei connesso al sito.

      Per modificare il tuo numero di cellulare, vai a 'Preferenze > Account > Aggiorna i miei dati personali'.

      Se desideri delle notifiche legate a delle condizioni (esempio: i messaggi inviati dalla persona X o con tale oggetto, ecc.), bisogna creare un filtro (vedi l'apposita sezione dell'assistenza).

Account

  1. Dimensioni massime [top]
    Indipendentemente dal tipo di abbonamento, un messaggio in arrivo non deve superare i 50 MB.

    Il limite massimo per un messaggio in arrivo (testo e allegati) dipende anche dallo spazio disponibile nella tua casella postale, secondo lo spazio sul disco e il tipo di abbonamento e anche dallo spazio già usato. Un indicatore dello spazio libero appare sotto l'elenco delle cartelle.

    Per aumentare lo spazio di archiviazione disponibile, archivia o elimina dei vecchi messaggi o aumenta il livello del tuo abbonamento.

  2. Suffissi degli indirizzi email [top]
    Puoi attribuire a qualcuno o inserire in un modulo Web un indirizzo email con suffisso, in modo tale da renderti conto quando il tuo indirizzo email è stato inoltrato a un terzo. Se il tuo indirizzo email ha il formato nome.cognome@dominio, un indirizzo con suffisso ha il formato nome.cognome+suffisso@dominio. Esempio: con mario.rossi@dominio, puoi usare mario.rossi+amazon@dominio.
  3. Condividere dei messaggi [top]
    Lo strumento Messaggi non offre la condivisione: i messaggi sono sempre personali.

    Non c'è nemmeno un indirizzo email di gruppo, però puoi creare un secondo account con un indirizzo email generico e dare il login e la password a tutti i membri del gruppo, oppure creare un filtro che manda tutti i messaggi in arrivo a indirizzi email diversi.

 

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