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• Calendario personale
• Condivisione del calendario personale
• Calendario di un membro del gruppo
• Calendario di gruppo
• Eliminare degli appuntamenti
• Stratificazione
• Riunioni
• Promemoria
• L'accesso ai contenuti RSS
• Accesso con software compatibile con iCal
• Accesso lettura e scrittura da software di terzi (CalDAV)
• Importare - Esportare
• Personalizzazione

Calendario personale

1. Aggiungere un appuntamento [top]
   Clicca su Aggiungere nella barra del menù o sul + nell'angolo sinistro superiore dell'arco di tempo scelto.

   

2. Aggiungi un appuntamento che dura tutta la giornata [top]
   Clicca su + nell'angolo sinistro superiore dell'arco(giorno) di tempo (sopra la prima riga della griglia del calendario).

   Un appuntamento "giorno" è uguale a un appuntamento normale: modifiche, eliminazione, promemoria, ecc.

3. Attribuire un colore a un appuntamento [top]
   Ci sono vari colori di sfondo disponibili per gli appuntamenti. Quando stai creando o modficiando un appuntamento, seleziona un colore accanto a Colore.

   I colori vengono visualizzati solo a te: puoi imporre un determinato colore per una riunione, ma verrà visualizzato solo nel tuo calendario.

4. Ripetere un appuntamento [top]
   Quando aggiungi o modifichi un appuntamento, clicca su sì di fronte a Ripetere. Seleziona la frequenza (tutti i x giorni, settimane, mesi o anni).
5. Modificare un appuntamento [top]
   Clicca sull'oggetto dell'appuntamento e eventualmente fai delle modifiche.

Condivisione del calendario personale

1. Diritti di accesso predefiniti [top]
   
   • Visualizzare degli appuntamenti: tutti i membri del gruppo possono sempre vedere gli archi di tempo occupati nel tuo calendario (non può essere modificato). Comunque, puoi completamente nascondere un appuntamento rendendolo privato.
   • Visualizzare i particolari di un appuntamento: tu stesso (può essere modificato).
   • Aggiungere degli appuntamenti: tu stesso (può essere modificato).
   • Eliminare degli appuntamenti: tu stesso (può essere modificato).
2. Autorizzare una persona a visualizzare i particolari di un appuntamento [top]
   Visualizza i particolari dell'appuntamento, clicca su Diritti di accesso e contrassegna le caselle nella colonna Visualizzare i particolari.
3. Autorizzare una persona a visualizzare i particolari di tutti i tuoi appuntamenti [top]
   Clicca su Accesso nella barra di menù e contrassegna le caselle nella colonna Visualizzare i particolari.
4. Autorizzare una persona a modificare un appuntamento [top]
   Visualizza i particolari dell'appuntamento, clicca su Diritti di accesso e contrassegna le caselle nella colonna Modificare un appuntamento.
5. Autorizzare una persona a modificare tutti i tuoi appuntamenti [top]
   Clicca su Accesso nella barra di menù e contrassegna le caselle nella colonna Modificare degli appuntamenti.
6. Autorizzare una persona ad aggiungere degli appuntamenti [top]
   Clicca su Accesso nella barra di menù e contrassegna le caselle nella colonna Aggiungere degli appuntamenti.
7. Autorizzare una persona a eliminare degli appuntamenti [top]
   Clicca su Accesso nella barra di menù e contrassegna le caselle nella colonna Eliminare degli appuntamenti.

Calendario di un membro del gruppo

1. Accesso al calendario di un membro del gruppo [top]
   Clicca su Visualizzare nella barra del menù e poi sul nome di un membro del gruppo (se il nome non appare subito, clicca su Successivo per visualizzare il resto dell'elenco).

   Gli appuntamenti del membro del gruppo vengono visualizzati come archi di tempo occupati: puoi vedere i particolari (appuntamento oggetto e descrizione) solo se il proprietario del calendario ti ha dato il permesso.

   Il nome del proprietario del calendario appare sempre in alto (tra i pulsanti Precedente e Successivo).

   Per tornare al tuo calendario privato, clicca di nuovo su Visualizzare e seleziona il tuo nome nell'elenco.

2. Modificare il calendario di un membro del gruppo [top]
   I calendari degli altri membri funzionano esattamente come il tuo. Con la differenza che per aggiungere, modificare o eliminare degli appuntamenti il proprietario del calendario ti deve aver dato il permesso.

   La possibilità di aggiungere degli appuntamenti viene indicato con "+" in ogni arco di tempo.

   Se usi le opzioni per appuntamenti ricorrenti e per i promemoria nel calendario altrui, i promemoria verranno mandati al proprietario del calendario (e non a te). Allo stesso modo, puoi creare delle riunioni nel calendario di un altro membro (e invitare te stesso, o no).

Calendario di gruppo

1. Accedere al calendario di gruppo [top]
   Seleziona il nome del gruppo nel secondo menù a tendina (l'opzione standard è "Privato") o clicca su Visualizzare nella barra di menù e poi su "Gruppo Nomedelgruppo".
2. Diritti di accesso predefiniti [top]
   
   • Visualizzare i dettagli degli appuntamenti: tutti i membri del gruppo (non può essere cambiato).
   • Modificare un appuntamento: il creatore dell'appuntamento (può essere cambiato).
   • Aggiungere appuntamenti: l'amministratore del gruppo (può essere cambiato).
   • Eliminare degli appuntamenti: l'amministratore del gruppo (può essere cambiato).
3. Aggiungere un appuntamento di gruppo [top]
   Vai al calendario di gruppo e controlla se hai il diritto di aggiungere degli appuntamenti (+ deve apparire in ogni arco di tempo). Se sì, aggiungi un appuntamento come faresti nel tuo calendario privato.

   Puoi modificare tutti gli appuntamenti che hai creato ma non puoi eliminarli.

4. Autorizzare un membro a modificare un appuntamento di gruppo [top]
   Visualizza i dettagli dell'appuntamento e clicca su Diritti di accesso. Contrassegna le caselle nella colonna Modificare un appuntamento.
5. Promemoria nel calendario di gruppo [top]
   Puoi creare dei promemoria nel calendario di gruppo. Questi promemoria verranno inviati soo a te stesso e non a tutti i membri del gruppo.
6. Amminstratori: autorizzare dei membri ad aggiungere degli appuntamenti [top]
   Clicca su Accesso nella barra di menù e contrassegna le caselle nella colonna Aggiungere degli appuntamenti.
7. Amministratori: autorizzare dei membri a eliminare tutti gli appuntamenti [top]
   Clicca su Accesso nella barra di menù e contrassegna le caselle nella colonna Modificare appuntamenti.
8. Amminstratori: autorizzare dei membri ad eliminare degli appuntamenti [top]
   Attenzione: questo diritto vale per tutti gli appuntamenti nel calendario di gruppo; non darlo a chiunque.

   Clicca su Accesso nella barra di menù e contrassegna le caselle nella colonna Eliminare degli appuntamenti.

Eliminare degli appuntamenti

1. Eliminare un appuntamento [top]
   Clicca sull'argomento dell'appuntamento e poi su Eliminare.

   Nel caso di un appuntamento ricorrente, puoi eliminarlo solo cliccando su Eliminare o eliminando tutti gli appuntamenti cliccando su Elimina tutte le ricorrenze.

2. Eliminare dei vecchi appuntamenti [top]
   Clicca su Eliminare nella barra di menù. Inserisci una data per eliminare tutti gli appuntamenti prima di tale data.

Stratificazione

1. Funzioni [top]
   Puoi stratificare i calendari, sia che vengono gestiti dall'ufficio virtuale (calendari interni), sia che sono disponibili in rete nel formato .ics (vCal/iCal) (calendari esterni).

   I diritti di accesso valgono per gli appuntamenti stratificati:

   • Calendari interni
     Le azioni che puoi effettuare (visualizzare dei particolari, modificare, eliminare) dipendono dai diritti di accesso che il proprietario del calendario ti ha dato.
   • Calendari esterni
     Questi calendari sono sempre di solo lettura; non puoi modificarcli.

   Inoltre, gli appuntamenti stratificati non appaiono nel tuo calendario personale: quindi non è possibile condividerli, aggiungere un promemoria, ecc.

   Attenzione: Il numero massimo di calendari che puoi stratificare dipende dal tuo tipo di abbonamento.

   Per configurare la stratificazione, clicca su Stratificare nella barra di menù.

2. Attivare la stratificazione [top]
   Aggiungi minimo un calendario e contrassegna la casella Attivare stratificazione.

   La stratificazione è definitiva fino alla sua disattivazione.

   Nel modo di stratificazione, ogni appuntamento appare con le iniziali del proprietario (una persona o un gruppo). La didascalia delle iniziali appare in alto del calendario.

3. Disattivare la stratificazione [top]
   Togli il contrassegno della casella Attivare stratificazione. Puoi riattivare la stratificazione in qualsiasi momento senza dover aggiungere nuovamente i calendari.
4. Aggiungere un calendario interno [top]
   Clicca su Aggiungere il calendario di una persona o di un gruppo. Contrassegna le apposite caselle e clicca su Salvare. Il nuovo calendario apparirà nell'elenco. Clicca su Salvare per visualizzare la nuova stratificazione.
5. Aggiungere un calendario esterno [top]
   Un calendario esterno contiene degli appuntamenti pubblici (giorni festivi, vacanze scolastiche, eventi sportivi, ecc.) ed è disponibile in rete (vedi per esempio iCalShare).

   Clicca su Aggiungere un vCalendar esterno. Inserisci un nome per questo calendario e il suo indirizzo URL (deve iniziare con http://). Puoi anche inserire una descrizione e scegliere un colore per tutti gli appuntamenti di questo calendario. Clicca su controllare URL e, se l'indirizzo URL viene accettato, clicca su Salvare. Il nuovo calendario apparirà nell'elenco. Clicca su Salvare per visualizzare la nuova stratificazione.

6. Eliminare un calendario [top]
   Un calendario può essere eliminato in temporaneamente o definitivamente.
   • Temporaneamente
     Togli il contrassegno dalla casella accanto al nome del calendario nella colonna Visualizzare: il calendario non sarà più stratificato. Puoi renderlo di nuovo stratificato ri-contrassegnando l'apposita casella.
     
   • Definitivamente
     Clicca sull'icona del Cestino accanto al nome del calendario.

Riunioni

1. Definizione [top]
   Una riunione è un appuntamento speciale che ti permette di invitare dei partecipanti e di fare il follow-up in linea. I partecipanti devono essere dei membri di uno dei gruppi dei quali tu sei membro, oppure i loro indirizzi email devono risultare nella tua rubrica (privata o di gruppo).
2. Accettare o rifiutare una riunione [top]
   L'invito a una riunione viene segnalato dal pittogramma . Clicca sull'oggetto per visualizzare i dettagli. Puoi vedere l'elenco delle persone invitate e le loro risposte all'invito per la riunione cliccando su Visualizzare accanto a Partecipanti
   • Per accettare la riunione, clicca su Accettare e il pittogramma diventa . Dopo aver accettato l'invito, puoi sempre cambiare idea e rifiutarlo più tardi.
   • Per rifiutare la riunione, clicca su Rifiutare. Puoi specificare il motivo del tuo rifiuto. Una notifica per email verrà mandata all'iniziatore della riunione. Dopo aver rifiutato la riunione, sparirà automaticamente dal tuo calendario.
   Il pittogramma che segnala una riunione nel calendario può variare:
   • : Almeno una persona ha rifiutato la riunione.
   • : Tutti hanno accettato la riunione.
3. Creare una riunione [top]
   Per creare un appuntamento, clicca sul pulsante Riunione. Scegli un arco di tempo, inserisci un oggetto e una descrizione (se vuoi). Poi clicca su Invitare e gestire dei partecipanti e su Aggiungere dei partecipanti per accedere alla tua rubrica (privata e di gruppo). Contrassegna le caselle per invitare dei partecipanti. Puoi facilmente invitare tutti i membri del gruppo contrassegnando la prima casella (Tutti i membri).
   • Per i partecipanti che usano l'ufficio virtuale: la proposta di riunione apparirà direttamente nel loro calendario con un punto interrogativo lampeggiante. Potranno accettare o rifiutare la riunione cliccando sull'oggetto. In caso di rifiuto riceverai una email (con il motivo del rifiuto se specificato) e la riunione sparisce dal loro calendario.
   • I partecipanti che non usano l'ufficio virtuale riceveranno una email con i particolari della riunione. Possono accettare o rifiutare con un semplice clic. In caso di rifiuto riceverai una email.
   Dopo aver cliccato su Salvare puoi mandare una notifica a ogni partecipante.
4. Follow-up degli inviti [top]
   L'iniziatore della riunione può vedere in qualsiasi momento la risposta di ogni singolo partecipante cliccando sull'oggeto della riunione e poi su Invitare e gestire dei partecipanti. Gli stati possibili sono: Invitato (ma in attesa di una risposta), Accetta o Rifiuta. Ti informiamo che un partecipante che inizialmente ha accettato la riunione potrebbe sempre rifiutarla più tardi.

   Il pittogramma che segnala una riunione nel calendario può cambiare:

   • : Almeno una persona ha rifiutato la riunione .
   • : Tutti hanno accettato la riunione.
5. Modificare una riunione [top]
   Solo l'iniziatore di una riunione può modificarla.

   Dettagli (quando, oggetto, descrizione e/o il luogo) o partecipanti possono essere modificati. Per effettuare le modifiche, prima clicca sull'oggetto della riunione.

   • Quando i dettagli sono stati modificati, lo stato della riunione viene aggiornato: i partecipanti devono accettare o rifiutare la riunione modificata. Verrà mandata una notifica via email. Puoi disattivare questa notifica per ogni riunione.
   • Per rimuovere un partecipante, clicca su Rimuovere partecipante accanto alla persona in questione. La riunione sparirà dal suo calendario ma nessuna notifica verrà mandata.
6. Annullare una riunione [top]
   L'iniziatore di una riunione può annullare la riunione in qualsiasi momento, semplicemente cancellandola nel suo proprio calendario. Elimina la riunione come faresti con un appuntamento normale. La riunione sparirà dal calendario dei partecipanti e una notifica per email verrà mandata. Puoi disattivare questa notifica per ogni riunione.

Promemoria

1. I promemoria [top]
   Promemoria con un appuntamento nel passato non verranno mandati. Esempio: se crei un appuntamento con inizio tra un'ora e chiedi di essere avvisato 2 ore prima, nessun promemoria verrà mandato.
2. Creare un promemoria per la posta elettronica [top]
   Clicca sull'argomento dell'appuntamento e seleziona sì di fronte a Promemoria. Decidi a che ora desideri che il promemoria venga inviato.

   I promemoria vengono inviati al tuo indirizzo di mittente predefinito.

3. Creare un promemoria via SMS [top]
   Clicca sull'argomento dell'appuntamento e seleziona sì di fronte a Promemoria. Decidi a che ora desideri che il promemoria venga inviato.

   I promemoria vengono inviati al numero di cellulare presente nei tuoi dati personali.

4. Modificare un promemoria [top]
   Clicca sull'oggetto dell'appuntamento e seleziona Sì di fronte a Promemoria. Modifica l'orario e/o il modo (email e/o SMS).
5. Eliminare un promemoria [top]
   Clicca sull'oggetto dell'appuntamento e seleziona No di fronte a Promemoria.
6. Riepilogo dei promemoria [top]
   Seleziona Promemoria nel primo menù a tendina
7. Agenda via SMS [top]
   Clicca su SMS nella barra di menù e seleziona i giorni e il giorno di ricezione (il giorno stesso o il giorno successivo).

   Attenzione: Se la tua agenda è vuota un determinato giorno, non riceverai nessun SMS.

   Puoi modificare le caratteristiche in qualsiasi momento oppure eliminare l'opzione calendario per SMS deselezionando tutte le caselle nella sezione "Manda il mio calendario".

   Puoi anche copiare il tuo calendario sul tuo cellulare cliccando su Ora!:

   • Se scegli di ricevere la tua agenda il giorno stesso, ti verrà inviato l'agenda del giorno in corso
   • Se scegli di ricevere l'agenda il giorno successivo, ti verrà inviato l'agenda del giorno successivo.

L'accesso ai contenuti RSS

1. Funzioni [top]
   L'RSS ti permette di raccogliere vari siti web (giornali, blog, ecc.) in un'unica interfaccia. Usando un lettore RSS (un software o un sito specializzato), ti abboni a un feed RSS, cioè una pagina web specializzata che viene pubblicata da ogni sito web che ti offre l'accesso ai contenuti RSS. Di solito, questo feed RSS contiene il titolo e un riassunto degli ultimi 10 articoli pubblicati, con un ipercollegamento per ognuno di loro, che conduce alla storia completa sul sito web. Siccome il lettore RSS ricarica automaticamente tutti i feed, vieni informato facilmente e velocemente di nuove storie su tutti i siti web selezionati.

   A questo proposito, l'ufficio virtuale offre vari feed: privati (la tua posta in arrivo, la tua agenda, i tuoi documenti, i tuoi segnalibri, ecc.) e di gruppo (l'agenda del gruppo, i documenti del gruppo, i segnalibri del gruppo, ecc.). Questi feed vengono protetti dal solito login e la tua password.

2. Feed disponibili [top]
   Ogni calendario (privato o di gruppo) ha 4 feed RSS:
   • Oggi
   • Questa settimana
   • Questo mese
   • tra 30 giorni
3. Software compatibili [top]
   Tutti i lettori RSS che gestiscono l'autenticazione (i feed con login e password): Feedreader (Windows), per esempio.
4. Impostazioni del software [top]
   
   1. Vai al calendario e sposta il puntatore su una delle 'immagini .
   2. Fai un clic con il tasto destro sull'immagine e seleziona Copia la posizione di questo legame.
   3. Vai al lettore RSS, crea un nuovo feed e incolla l'indirizzo.
   4. Inserisci il login e la password dell'ufficio virtuale nel lettore RSS, e dai un nome al feed.
   5. Imposta l'intervallo di rinfresco automatico nel lettore RSS.

Accesso con software compatibile con iCal

1. Funzioni [top]
   Software di terzi si può connettere all'ufficio virtuale, che funge da server di calendari.

   Non puoi aggiungere o modificare appuntamenti usando questi software, però. I calendari sono protetti dal solito login e password.

   Sul tuo disco virtuale, troverai qualche file "calendar.ics" nella cartella principale (privato + una cartella per ogni gruppo), usati per questa funzione: la loro capacità è 0 KB. Questi file non possono essere eliminati.

2. Software compatibili [top]
   Mozilla Calendar or Sunbird, Apple iCal, Microsoft Works, ecc.
3. Impostazioni del software [top]
   Per il tuo calendario privato, usa l'indirizzo:
   http://www.contactoffice.com/docs/login/private/calendar.ics

   Per il calendario di gruppo, usa l'indirizzo:
   http://www.contactoffice.com/documenti/login/GRUPPO_NOME/calendar.ics

Accesso lettura e scrittura da software di terzi (CalDAV)

1. Funzioni [top]
   A parte l'accesso solo lettura, ai calendari ci si può accedere con i diritti di lettura e scrittura da un software di terzo compatibile con CalDAV.

   Per favore leggere attentamente i limiti, però.

2. Limiti [top]
   La sincronizzazione tra più software implica dei limiti:
   • Se aggiungi dei partecipanti alla riunione nel software di terzi, non verranno aggiunti in ContactOffice.
   • I promemoria non verranno sincronizzati perché dipendono dal tipo di software.
   • Per ora, le categorie (identificatori) cancellate nel software di terzi non vengono cancellate in ContactOffice.
   • Se usi il calendario contemporaneamente in ContactOffice e in uno o più software di terzi: assicurati di aggiornare il calendario nel software di terzi prima di fare qualsiasi modifica, altrimenti i cambiamenti fatti in ContactOffice andranno persi.
3. Software compatibile [top]
   
   • Mozilla SunBird (o Lightning, un plug-in per Thunderbird)
   • Apple iCal
   • iPhone (OS 3.0)
   Attenzione: Microsoft Outlook 2007 non ha opzioni CalDAV.

   Per altro software, vedi http://caldav.calconnect.org/implementations/clients.html

4. Impostazioni del software [top]
   Le impostazioni dipendono dal software.

   Mozilla SunBird

   1. Nel menù "File", selezionat "Abbonarsi al Calendario a distanza".
   2. Nel prossimo schermo, seleziona "In rete".
   3. Nel prossimo schermo, seleziona "CalDAV" e inserisci l'indirizzo seguente nel campo "Posizione": http://www.contactoffice.com/dav/login/private/events
   4. Nel prossimo schermo, scegli un nome e un colore (opzionale). Deseleziona la casella di controlla "Visualizzare Allarmi".
   5. Inserisci il tuo ContactOffice login (login) e la tua password.
   Attenzione ai limiti di questo software:
   • SunBird non è in grado di gestire dei calendari con un numero di eventi elevato (da più o meno 1000 eventi).
   • La versione 0.9 non è in grado di gestire delle identità multiple per lo stesso server di calendari. Quindi non ti puoi conettere a più serverTherefore, you can't connect to several calendars at the same time. To switch identities, delete the saved passwords in Options > Password > View saved passwords and restart SunBird.
   Apple iCal
   1. In the "iCal" menu, select "Preferences".
   2. Select the "Accounts" tab.
   3. Click on the "+" in the lower left corner. In the window that appears, enter a name for this calendar in the "Description" field.
   4. Entrer your ContactOffice login (login) and password in the 2 remaining fields.
   5. Click on the triangle next to "Server options" to unfold and enter the following address in the "Account URL" field: http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/login/.
      Note: Do not forget the final "/", otherwise the connection will fail!
      You can also use the URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/login/ if you wish a secure connection.
   Apple iPhone

   Note: You need iPhone OS 3.0

   1. In the "Settings" menu, select "Mail, Contacts, Calendar", then "Add an account"; select "Other", then "Add a CALDAV account".
   2. Enter www.contactoffice.com in the "Server" field.
   3. Enter your ContactOffice login (login) and password in the remaining fields.
   4. Go back to the "Settings" menu, select "Mail, Contacts, Calendar" and then the CalDAV account, then "Advanced settings".
   5. Enter http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/login/ in the "Account URL" field.
      Note: Do not forget the final "/", otherwise the connection will fail!
      You can also use the URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/login/ if you wish a secure connection.

Importare - Esportare

1. Importare [top]
   Prima di importare bisogna selezionare un calendario privato o di gruppo. Per importare uno o più appuntamenti nel formato vCal/iCal, clicca su Importare nella barra di menù e seleziona il file vCal/iCal sul tuo computer.
2. Esportare [top]
   Prima di esportare bisogna selezionare un calendario privato o di gruppo.

   Puoi esportare uno, più o tutti gli appuntamenti di un calendario nel formato vCal/iCal per reimportarli in un software compatibile con questo formato:

   • Esportare un solo appuntamento: clicca sull'oggetto dell'appuntamento e poi su Esportare.
   • Esportare più appuntamenti:seleziona una visualizzazione (giorno, settimana o mese) e clicca su Esportare nella barra di menù e poi su Esportare solo gli appuntamenti di questa pagina.
   • Esportare tutto il calendario: clicca su Esportare nella barra di menù e poi su Esportare tutti gli appuntamenti di questo calendario.

Personalizzazione

1. Preferenze [top]
   Puoi modificare diverse opzioni cliccando su Pref nella barra di menù:
   • Ora di inizio e ora di fine
   • Arco di tempo
   • Presentazione standard del calendario: giorno, settimana o mese
   • Primo giorno della settimana
   • Arco di tempo standard per gli appuntamenti (diverse possibilità tra 0 e 480 minuti)
   • Risoluzione della griglia del calendario: durata degli archi di tempo (tra 10 e 60 minuti)
   • Formato del tempo: 12 o 24h.