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• Contatos pessoais
• Compartilhamento de contatos pessoais
• Agenda de endereços do grupo
• Deletar contatos
• Correio eletrônico
• Classificar e buscar
• Importar - Exportar
• Personalização

Contatos pessoais

1. Adicionar um contato [top]
   Clicar em Adicionar na barra de menus. Você pode usar os seguintes campos:
   • Título: saudação
   • Idioma: este campo é importante pois o sistema se comunicará neste idioma com o contato (convite para aderir a um grupo, verificação dos dados do contato etc.). Caso não for selecionado um idioma, será usado o inglês.
   • Sobrenome
   • Prenome
   • Empresa
   • Departamento
   • Cargo
   • Endereços: selecionar o tipo de endereço (Profissional, Residencial, Outro, Indefinido) e digitar o endereço. Selecionar um país na lista ou digitar o nome do país.
   • Números de telefone: selecionar o tipo e digitar o número no formato internacional (usar os 3 campos fornecidos).
   • endereços e-mail addresses: digitar até 3 endereços.
   • Categorias: clicar em Editar para associar uma categoria ao contato
   • URL: do contato ou o site da empresa
   • Comentário: texto livre. Se desejar mais espaço, clicar em Zoom.
2. Ver os detalhes do contato [top]
   Clicar no nome do contato ou na lente de aumento () no canto superior direito para ver os detalhes do contato.
3. Mapa [top]
   Exibir os detalhes do contato e clicar em Acessar mapa. Essa função só está disponível se esse contato tiver um endereço postal (particular ou profissional). O mapa abre em uma janela separada operada por Google Maps.
4. Foto [top]
   Uma vez criado o contato, você pode adicionar uma foto. A maioria dos formatos são aceitos: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF e RAW. A foto é automaticamente redimensionada.

   Editar o contato e clicar em Subir abaixo do local da foto.

5. Editar um contato [top]
   Exibir os detalhes do contato e em seguida clicar em Editar.
6. Verificar um contato [top]
   Esta função somente está disponível para seus próprios contatos.

   Permite verificar automaticamente os dados do contato: o sistema envia um e-mail para o contato solicitando que ele revise seus dados (com exceção do campo "Comentários" e das Categorias). O e-mail contém links para aprovação ou edição dos dados. Você será notificado por e-mail caso o contato aprove ou edite os dados.

   Nota: esta função permite que o contato delete dados na ficha dele.

Compartilhamento de contatos pessoais

1. Direitos de acesso padrão [top]
   
   • Ver os contatos: só você (pode ser mudado).
   • Editar contatos: só você (pode ser mudado).
   • Adicionar contatos: só você (pode ser mudado).
   • Deletar contatos: só você (pode ser mudado).
2. Autorizar alguém a ver todos os seus contatos [top]
   Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas na coluna Ver lista. As pessoas selecionadas poderão ver todos os contatos. Não será possível esconder alguns contatos.
3. Autorizar alguém a editar todos os seus contatos [top]
   Essa autorização aplica-se a todos os seus contatos privados e a todos os contatos a serem criados em um grupo.

   Clicar em Acessar na barra de menu e assinalar as opções na coluna Editar contatos.

4. Autorizar alguém a adicionar contatos [top]
   Você precisa primeiro autorizar a pessoa a ver todos os seus contatos. Em seguida, clicar em Acessar abaixo da barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Adicionar contatos. A pessoa selecionada será capaz de editar os contatos que ele mesmo adicionou, mas não será capaz de deletá-los.
5. Autorizar alguém a deletar contatos [top]
   Nota: Este direito estende-se a todos os seus contatos pessoais; deve-se evitar dá-lo.

   Você deve primeiro autorizar a pessoa a ver todos os seus contatos. Em seguida clicar em Acessar abaixo da barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Deletar contatos.

Agenda de endereços do grupo

1. Acesso aos contatos do grupo [top]
   Selecionar o nome do grupo no segundo menu rolante (o valor padrão é "Privado") ou clicar em Ver na barra de menus e então em "Grupo Nomedogrupo".
2. Direitos de acesso padrão [top]
   
   • Ver contatos: todos os membros do grupo (não pode ser mudado).
   • Editar contatos: criador do contato (não pode ser mudado).
   • Adicionar contatos: administrador do grupo (pode ser mudado)
   • Deletar contatos: administrador do grupo (pode ser mudado).
3. Adicionar um contato do grupo [top]
   Nota: Você pode adicionar conteúdo somente se o administrador do grupo lhe houver autorizado.

   Adicionar um novo contato da mesma forma que em seu ambiente privado.

4. Compartilhar um contato privado com o grupo [top]
   Nota: Você pode adicionar conteúdo somente se o administrador do grupo lhe houver autorizado.

   Se o contato já existir em sua agenda de endereços privada, você pode compartilhá-lo com o grupo. Ir a seus contatos privados, exibir os detalhes do contato e clicar em Compartilhar com grupos. Assinalar o grupo.

5. Autorizar alguém a modificar um contato de grupo [top]
   Exibir os detalhes do contato, clicar em Acessar e assinalar as caixas na coluna Editar contatos.
6. Administradores: autorizar membros a adicionar contatos [top]
   Clicar em Acessar sob a barra de menus e assinalar as caixas na coluna Adicionar contatos.
7. Administradores: autorizar membros a deletar contatos [top]
   Nota: Este direito aplica-se a todos os contatos do grupo: seja cuidadoso ao atribuí-lo.

   Clicar em Acessar abaixo da barra de menus e assinalar as caixar na coluna Deletar.

Deletar contatos

1. Deletar um contato [top]
   Clicar na Lixeira ao lado do contato.
2. Deletar uma seleção de contatos [top]
   Assinalar as caixas ao lado dos contatos e em seguida clicar em Deletar na barra de menus. Você pode também selecionar todos os contatos de uma página clicando em Selecionar tudo.
3. Esvaziar a agenda de endereços [top]
   Você pode deletar todos os contatos em sua agenda de endereços em uma única operação. Esta operação é irreversível.

   Para deletar todos os contatos, ir a Preferências, seção Deletar, e clicar em Esvaziar a agenda de endereços.

Correio eletrônico

1. Enviar um e-mail [top]
   Clicar em um dos endereços e-mail do contato
2. Enviar um SMS [top]
   Clicar no número de celular do contato.

   Você pode enviar a mesma mensagem para diversos destinatários clicando em Adicionar no campo Para. Em seguida, selecionar as caixas em sua agenda pessoal ou de grupo.

   Nota: Aconselhamos assinar suas mensagens SMS para que os destinatários saibam quem as enviou.

3. Enviar um fax [top]
   Clicar no número de fax do contato.

   Se não puder clicar no número, verificar se ele foi digitado no formato internacional (usando três campos). Verificar também que o número foi digitado num campo de fax. Se for o caso, modificar o nome do campo com a ajuda do menu rolante.

Classificar e buscar

1. Categorias [top]
   Cada contato pode estar associado a uma ou mais categorias pessoais. As categorias dizem respeito a pessoas e não a grupos: não há categorias de grupos.

   Para adicionar uma categoria, ir a 'Preferências > Categorias'. Digitar um nome de categoria e clicar em Adicionar.

   Para associar um contato a uma categoria, exibir os detalhes do contato clicando em seu nome e então clicar em Editar. Na seção categorias, clicar em Editar. Selecionar a categoria adequada usando o menu rolante e clicar sobreAdicionar. Um mesmo contato pode pertencer a diversas categorias.

   Para mostrar todos os contatos de uma categoria, selecioná-la no motor de busca acima dos contatos e clicar em Buscar.

2. Classificar os contatos [top]
   Em cima dos contatos há um alfabeto. Clicar em uma letra para exibir todos os contatos cujo sobrenome inicia com essa letra. Clicar em Todospara exibir todos os contatos.
3. Buscar um contato [top]
   O motor de busca localiza-se no canto superior direito da tela.

   Determine se a busca deve ser feita em sua agenda de endereços privada ou nas agendas dos grupos. Escolher um critério (prenome, sobrenome, empresa) com o menu rolante, digitar uma palavra-chave e clicar em Buscar.

Importar - Exportar

1. Importar [top]
   Antes de importar, selecionar um ambiente (privado ou grupo). Clicar em Importar na barra de menus e escolher um formato de arquivo: Outlook, vCard LDIF ou .csv.

   A janela de importação mostra quantos contatos você pode importar.

2. Exportação [top]
   Ir a uma agenda de endereços (privada ou de grupos), clicar em Exportar e escolher um formato: vCard ou CSV.

   Para exportar para PDF, clicar no ícone PDF () no alto.

   Para exportar um único contato, exibir os detalhes do contato e clicar em Exportar vCard.

   Nota: se quiser exportar sua agenda de endereços (usando o formato vCard .vcf) para reimportá-la no Outlook/Outlook Express, você terá os seguintes problemas causados por esse programa externo e não pelo escritório virtual:

   • Outlook Express
     Selecionar Agenda de endereços no menu Ferramentas. No menu Arquivo da agenda, selecionar "Importar/Cartões de visita". Você terá de confirmar cada contato clicando em "OK".
   • Outlook
     O escritório virtual exporta todos os seus contatos em um único arquivo .vcf. Entretanto, ou Outlook não processa arquivos .vcf contendo múltiplos contatos: você importará somente o primeiro. O Outlook tampouco processa a importação de uma pasta de arquivos .vcf. A única solução rápida é importar os contatos no Outlook Express e então importá-los para o Outlook. Para tal, ir a Contatos no Outlook, selecionar "Importar e exportar" no menu Arquivo. Escolher "Importar mensagens e contatos internet" e então "Outlook Express". Assinalar somente "Importar a agenda de endereços".

Personalização

1. Preferências [top]
   Clicando em Prefs na barra de menus, você pode definir o número de contatos por página (entre 5 e 50).