Contatos pessoais

  1. Adicionar um contato [top]
    No menu Novo, selecionar Contato. Introduzir todos os dados desejados e clicar em Salvar.
  2. Editar um contato [top]
    São propostos três métodos:
    • Exibir os detalhes do contato e em seguida clicar em Modificar
    • Fazer um clic duplo sobre o contato
    • Exibir as Ações do contato e selecionar Detalhes
  3. Foto [top]
    Você pode adicionar uma foto. A maioria dos formatos são aceitos: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF e RAW. A foto é automaticamente redimensionada.
  4. Mapa [top]
    Exibir os detalhes do contato e clicar em Mapa. Essa função só está disponível se esse contato tiver um endereço postal (particular ou profissional). O mapa abre em uma janela separada operada por Google Maps.
  5. Acrescentar um comentário [top]
    Você pode acrescentar um comentário a um Contato. Os comentários sobre um contato de grupo serão visíveis por todos os membros do grupo. Selecionar Comentário nas Ações de um Contato. Os Contatos com um comentário são indicados por um ícone.
  6. Anexar um Documento [top]
    Você pode anexar (ou linkar) um Documento a um Contato. Por exemplo, você pode anexar um CV a uma pessoa.

    Exibir os detalhes do Contato e clicar na aba Anexos. Em seguida, selecionar um Documento.

    NB: Se o contato for compartilhado, lembre-se de dar os direitos de acesso necessários ao Documento.

    Uma vez anexado o Documento, você poderá facilmente acessar seus Detalhes. Você poderá também suprimir o link posteriormente, se necessário.

  7. Verificar um contato [top]
    Esta função somente está disponível para seus próprios contatos.

    Permite verificar automaticamente os dados do contato: o sistema envia um e-mail para o contato solicitando que ele revise seus dados (com exceção do campo "Comentários" e das Tags). O e-mail contém links para aprovação ou edição dos dados. Você será notificado por e-mail caso o contato aprove ou edite os dados.

    Nota: esta função permite que o contato delete dados na ficha dele.

Agenda de endereços do grupo

  1. Acesso aos contatos do grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no seletor de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
  2. Direitos de acesso padrão [top]
    • Ver contatos: todos os membros do grupo (não pode ser mudado).
    • Editar contatos: criador do contato (não pode ser mudado).
    • Adicionar contatos: administrador do grupo (pode ser mudado)
    • Deletar contatos: administrador do grupo (pode ser mudado).
  3. Creators: allow edition [top]
    The right to Edit a contact will allow seletected members to keep it up-to-date. It is granted contact by contact.
  4. Administrators: allow add and/or delete content [top]
    Grant the Add content (i.e. contacts) or the Add and delete content rights. Delete content means deleting any contact in the group.
  5. Grant access rights to a member [top]
    1. Click on Add.
    2. Select a group this member belongs to.
    3. You can also search for this member by entering his/her name (or part of it) in the search field.
    4. Select the right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    5. Click on Add.
    6. The member now appears in the rights summary.
    You may select several members.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  6. Grant access rights to all group members [top]
    1. Click on Add.
    2. Select a group.
    3. Select the access right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    4. Click on Add.
    5. The group now appears in the rights summary.
    Note: If someone joins the group later on, he will automatically be granted the same access rights. If you wish to avoid that, grant rights to the individual members that are now in the group.

    Likewise, if a current member leaves the group later on, he will loose the granted access rights.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  7. Adicionar um contato do grupo [top]
    Nota: Você pode adicionar conteúdo somente se o administrador do grupo lhe houver autorizado.

    Adicionar um novo contato da mesma forma que em seu ambiente privado.

  8. Compartilhar um documento privado com o grupo [top]
    Nota: O administrador do grupo deve tê-lo autorizado previamente a adicionar documentos na pasta dos documentos do grupo na qual você quer compartilhar seu Documento.

    Se o documento já existir em seu ambiente privado, você pode compartilhá-lo com o grupo. Ir aos seus documentos privados e selecionar Compartilhar com grupos nas Ações do Documento. Clicar no botão Compartilhar. Em seguida, escolher um grupo e uma pasta de destino nesse grupo.

  9. Share group data with another group [top]
    Just like you can share a private item with a group, you can share a group item with another one. Open Share with groups and select a group where you have been granted the Add content right.

    Because sharing has to be done document by document, you should not use it too often. It's probably better to create an additional group containing common data than sharing many items between 2 groups.

Deletar contatos

  1. Deletar um contato [top]
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Deletar.
  2. Deletar uma seleção de contatos [top]
    Assinalar os contatos a serem deletados, exibir as Ações e selecionar Deletar.
  3. Esvaziar a agenda de endereços [top]
    Esta operação suprimirá todos os contatos da agenda de endereço atual. Selecionar Esvaziar no menu Mais.

Correio eletrônico

  1. Enviar um e-mail [top]
    Clicar em um dos endereços e-mail do contato
  2. Enviar um SMS [top]
    Clicar no número de celular do contato.

    Nota: Aconselhamos assinar suas mensagens SMS para que os destinatários saibam quem as enviou.

  3. Enviar um fax [top]
    Clicar no número de fax do contato.

    Se não puder clicar no número, verificar se ele foi digitado no formato internacional. Verificar também que o número foi digitado num campo de fax. Se for o caso, modificar o nome do campo com a ajuda do menu rolante.

Busca

  1. Search in tools and environments [top]
    The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

    Search and tools:

    • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
    • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
    Search and environments :
    • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
    • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
    • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
  2. Busca avançada [top]
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Sintaxe no campo de busca [top]
    • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
    • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
    • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • férias havaí (equivalente a férias AND Havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
    • Maui OR Havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
    • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
    • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
    • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".
  4. Results [top]
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  5. Ultima busca [top]
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.

Impressão

  1. Impressão de um contato [top]
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.
  2. Imprimir uma seleção de contatos [top]
    Selecionar os Contatos, exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.

    Assinalar a primeira opção para imprimir todos os Contatos.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas? [top]
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros [top]
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta [top]
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta [top]
    In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
    Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
    Existem duas possibilidades:
    • Entrar "tag:NOME_DA_ETIQUETA" no campo de busca mostrado em cada ferramenta. Determinar se a busca deve ser feita na ferramenta corrente ou em todas as ferramentas.
    • Abrir a busca avançada e selecionar uma etiqueta.
  8. Etiquetas e grupos [top]
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades [top]
    Sincronizar os aplicativos de seu smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry etc.) com as Mensagens, os Calendários e Contatos de ContactOffice. Acessar os dados de ContactOffice diretamente nos aplicativos do telefone (ex: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronizá-los.

    Você pode sincronizar diversos aparelhos, ContactOffice tendo o papel de servidor de sincronização.

    Se algum problema surgir durante uma sincronização (perda da rede, telefone descarregado etc.), a sincronização seguinte considerará que os dados atualizados estão em ContactOffice.

    Enfim, essa sincronização conserva os dados que já estavam em seu telefone.

  2. iPhone/iPad [top]
    1. Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).
    2. 2 - Clicar sobre o ícone 'Configurações' na tela inicial.
    3. Clicar em 'E-mail, Contatos, Calendários'.
    4. Clicar em 'Acrescentar uma conta...'
    5. Clicar em 'Microsoft Exchange'. Atenção: é aqui que você chega se clicar no ícone E-mail a partir da tela inicial quando nenhuma conta estiver definida.
    6. Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice:
      • Endereço: digitar seu endereço e-mail em ContactOffice
      • Domínio: deixar em branco
      • Nome de usuário: digitar NOME DE USUÁRIO (seu nome de usuário para ContactOffice)
      • Senha: digitar sua senha para ContactOffice
      • Descrição: digitar 'ContactOffice'
    7. Clicar em 'Próximo' e seu iPhone tentará configurar sua conta automaticamente por meio de um 'auto-discover'. Nota: essa operação pode levar alguns minutos pois nosso servidor não dispõe da função 'auto-discover'. Em seguida, seu iPhone lhe pedirá para digitar o nome do servidor. Favor digitar 'www.contactoffice.com'.
    8. Clicar em 'Próximo' e seu iPhone testará a configuração. Seu iPhone está programado para sincronizar com ContactOffice três tipos de dados (e-mails, contatos e calendários). Você pode, é claro, ativar ou desativar uma ou várias dessas funções.
      Clicar em seguida em 'Salvar' e seu iPhone finalizará a configuração.
      Nota: no final desta etapa, os dados começarão a ser transferidos. Isso pode demorar um pouco, em função do tamanho de sua agenda de endereços e/ou de seu calendário.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).


    • 2 - Clicar no link 'Parâmetros'.
    • Clicar em 'Contas e Sincronização'.
    • Selecionar 'Dados de segundo plano' e 'Autossincronização'. Em seguida clicar em 'Acrescentar conta'.
    • Clicar em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    • Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice e, segundo a versão de seu Android, clicar em 'Próximo' ou em 'Configuração Manual' (Manual Setup).
    • Em seguida digitar as seguintes informações:
      Atenção, não assinalar 'SSL', caso contrário a conexão não poderá se estabelecer.
    • Seu Android está tentando se conectar ao servidor.
      Atenção, pode levar alguns minutos para que os dados sejam visíveis.
    • Assinale os parâmetros da seguinte forma.
    • Dar um nome à sua conexão e, em seguida, clicar em 'Concluído' (Done).Você deve poder sincronizar seus dados.
  4. Other [top]
    All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with ContactOffice:
    • Windows Phone
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • Blackberry: directly for recent versions and through AstraSync for older ones
    • Nokia through "Mail for Exchange"
    • eM Client
    • etc.
    Use as settings your login (NOME DE USUÁRIO) and ContactOffice password, your e-mail address and as server name: www.contactoffice.com. Use a secure connection if it's available.

Synchronization with Outlook

  1. Features [top]
    Outlook (2013, 2016) can synchronize directly with ContactOffice.

    You can synchronize your mail, contacts and calendar between ContactOffice and Outlook. Data in ContactOffice will appear in Outlook, but in a separate account. Data already present in Outlook will not appear in ContactOffice, unless you import them in ContactOffice.

    Note: Outlook will disconnect from the server if the something goes wrong with the sync. To reconnect to the server, select the "Send/Receive" tab, then click twice on the "Work Offline" button.

  2. Settings [top]
    1. Select the "File" tab
    2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
    3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
    4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
    5. Fill in your name, your e-mail address, the server (www.contactoffice.com), your username (NOME DE USUÁRIO) and ContactOffice password. Click on "Next"
    6. Click on "Finish"

CardDAV synchronization

  1. Better to use synchronization [top]
    If both your subscription and your device (computer, smartphone, tablet) can handle synchronization, we advise to use the latter. Set-up is easier, there is only one set-up for all tools and synchronization is more robust. However, unlike the protocol explained in this help section, it does not handle group members and group data.
  2. Features [top]
    Contacts can be synchronized with CalDAV compliant third-party software.
  3. Limitations [top]
    Synchronizing between different software implies limitations:
    • If you use the calendar at the same time in ContactOffice and in one or more third-party software: make sure to update the calendar in the third-party software before you make any change from it, otherwise changes made in ContactOffice will be lost.
  4. Compatible software [top]
    NB: Microsoft Outlook has no CardDAV capabilities.
  5. Software settings [top]
    Settings depend on the software used.

    Apple AddressBook

    1. In the "AddressBook" menu, select "Preferences".
    2. Select the "Accounts" tab.
    3. Click on the "+" at the bottom of the window. In the window that opens, select "CardDAV", enter your login (NOME DE USUÁRIO), your ContactOffice password and the address of your addressbook: https://www.contactoffice.com.
      If it does not work, try with: https://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/contacts.
    iPhone/iPad
    1. In "Settings", select "Contacts", then "Add an account"; select "Other" and eventually "Add a CardDAV account".
    2. Enter https://www.contactoffice.com in the "Server" field.
      If it doesn't work, try with https://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/contacts.
    3. Enter your login (NOME DE USUÁRIO) and ContactOffice password.
  6. Agenda de endereços do grupo [top]
    To access a group addressbook, use the following address: https://www.contactoffice.com/dav/principals/groups/GROUP_NAME/. Beware, the group name is case-sensitive: capital letters must be entered as capital letters.

Links Skype

  1. Funcionalidades [top]
    Skype é um sistema de chamadas telefônicas pela internet. Você pode ligar para outros usuários Skype gratuitamente. Com SkypeOut, você pode chamar telefones fixos ou celulares por um preço reduzido.

    Se você ativar os links Skype em sua agenda de endereços do ContactOfficel, você poderá:

    • Chamar com SkypeOut todos os números de telefone dos contatos privados ou de grupo.
    Para mais informações sobre Skype e SkypeOut, visitar o site web do Skype.
  2. Ativar os links Skype [top]
    Como padrão, os links Skype estão desativados. Ir a Preferências da Agenda de endereços e assinalar a caixa ao lado de links Skype.

Importar - Exportar

  1. Importar [top]
    Antes de importar, selecionar um ambiente (privado ou grupo). Clicar em Importar na barra de menus e escolher um formato de arquivo: Outlook, Google, vCard, LDIF ou .csv.

    A janela de importação mostra quantos contatos você pode importar.

  2. Exportação [top]
    Ir a uma agenda de endereços (privada ou de grupos), clicar em Exportar e escolher um formato: vCard, CSV ou PDF.

    Para exportar um único contato, exibir os detalhes do contato e clicar em Exportar vCard.

Settings

  1. Access to Settings [top]
    There are several ways to access the Settings:
    • In the horizontal toolbar, choose the Settings icon.
    • From any tool, click on the "..." button in the Actions and then choose Settings.
    • Click on your name in the right upper part of the screen to display the menu and choose Settings.
  2. Ordem de exibição [top]
    Por padrão, os Contatos são exibidos sob a forma: Prenome-Nome. Você pode modificar a ordem para Nome-Prenome.

    Essa ordem será aplicada em todas as janelas que mostram uma lista de pessoas (ferramenta Contatos, acréscimo de participantes a uma reunião, direitos de acesso etc.).

 

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