Contatos pessoais

  1. Adicionar um contato [top]
    No menu Novo, selecionar Contato. Introduzir todos os dados desejados nas diversas abas e clicar em Salvar.
  2. Ver os detalhes do contato [top]
    Fazer um clic duplo sobre o contato para abri-lo em uma nova janela ou um só clic para visualizá-lo na janela principal.
  3. Editar um contato [top]
    São propostos três métodos:
    • Exibir os detalhes do contato e em seguida clicar em Modificar
    • Fazer um clic duplo sobre o contato
    • Exibir as Ações do contato e selecionar Detalhes
  4. Foto [top]
    Uma vez criado o contato, você pode adicionar uma foto. A maioria dos formatos são aceitos: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF e RAW. A foto é automaticamente redimensionada.

    Editar o contato e clicar em Subir abaixo do local da foto.

  5. Mapa [top]
    Exibir os detalhes do contato e clicar em Acessar mapa. Essa função só está disponível se esse contato tiver um endereço postal (particular ou profissional). O mapa abre em uma janela separada operada por Google Maps.
  6. Acrescentar um comentário [top]
    Você pode acrescentar um comentário a um Contato. Os comentários sobre um contato de grupo serão visíveis por todos os membros do grupo. Selecionar Comentário nas Ações de um Contato. Os Contatos com um comentário são indicados por um ícone.
  7. Anexar um Documento [top]
    Você pode anexar (ou linkar) um Documento a um Contato. Por exemplo, você pode anexar um CV a uma pessoa.

    Exibir os detalhes do Contato e clicar na aba Anexos. Em seguida, selecionar um Documento.

    NB: Se o contato for compartilhado, lembre-se de dar os direitos de acesso necessários ao Documento.

    Uma vez anexado o Documento, você poderá facilmente acessar seus Detalhes. Você poderá também suprimir o link posteriormente, se necessário.

  8. Verificar um contato [top]
    Esta função somente está disponível para seus próprios contatos.

    Permite verificar automaticamente os dados do contato: o sistema envia um e-mail para o contato solicitando que ele revise seus dados (com exceção do campo "Comentários" e das Categorias). O e-mail contém links para aprovação ou edição dos dados. Você será notificado por e-mail caso o contato aprove ou edite os dados.

    Nota: esta função permite que o contato delete dados na ficha dele.

Compartilhamento de contatos pessoais

  1. Direitos de acesso padrão [top]
    • Ver os contatos: só você (pode ser mudado).
    • Editar contatos: só você (pode ser mudado).
    • Adicionar contatos: só você (pode ser mudado).
    • Deletar contatos: só você (pode ser mudado).
  2. Autorizar alguém a ver todos os seus contatos [top]
    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas na coluna Ver lista. As pessoas selecionadas poderão ver todos os contatos. Não será possível esconder alguns contatos.
  3. Autorizar alguém a editar todos os seus contatos [top]
    Essa autorização aplica-se a todos os seus contatos privados e a todos os contatos a serem criados em um grupo.

    Clicar em Acessar na barra de menu e assinalar as opções na coluna Editar contatos.

  4. Autorizar alguém a adicionar contatos [top]
    Você precisa primeiro autorizar a pessoa a ver todos os seus contatos. Em seguida, clicar em Acessar abaixo da barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Adicionar contatos. A pessoa selecionada será capaz de editar os contatos que ele mesmo adicionou, mas não será capaz de deletá-los.
  5. Autorizar alguém a deletar contatos [top]
    Nota: Este direito estende-se a todos os seus contatos pessoais; deve-se evitar dá-lo.

    Você deve primeiro autorizar a pessoa a ver todos os seus contatos. Em seguida clicar em Acessar abaixo da barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Deletar contatos.

Agenda de endereços do grupo

  1. Acesso aos contatos do grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no seletor de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
  2. Direitos de acesso padrão [top]
    • Ver contatos: todos os membros do grupo (não pode ser mudado).
    • Editar contatos: criador do contato (não pode ser mudado).
    • Adicionar contatos: administrador do grupo (pode ser mudado)
    • Deletar contatos: administrador do grupo (pode ser mudado).
  3. Adicionar um contato do grupo [top]
    Nota: Você pode adicionar conteúdo somente se o administrador do grupo lhe houver autorizado.

    Adicionar um novo contato da mesma forma que em seu ambiente privado.

  4. Compartilhar um contato privado com o grupo [top]
    Nota: Você pode adicionar conteúdo somente se o administrador do grupo lhe houver autorizado.

    Se o contato já existir em sua agenda de endereços privada, você pode compartilhá-lo com o grupo. Ir a seus contatos privados, exibir os detalhes do contato e clicar em Compartilhar com grupos. Assinalar o grupo.

  5. Autorizar alguém a modificar um contato de grupo [top]
    Exibir os detalhes do contato, clicar em Acessar e assinalar as caixas na coluna Editar contatos.
  6. Administradores: autorizar membros a adicionar contatos [top]
    Clicar em Acessar sob a barra de menus e assinalar as caixas na coluna Adicionar contatos.
  7. Administradores: autorizar membros a deletar contatos [top]
    Nota: Este direito aplica-se a todos os contatos do grupo: seja cuidadoso ao atribuí-lo.

    Clicar em Acessar abaixo da barra de menus e assinalar as caixas na coluna Deletar.

Deletar contatos

  1. Deletar um contato [top]
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Deletar.
  2. Deletar uma seleção de contatos [top]
    Assinalar os contatos a serem deletados, exibir as Ações e selecionar Deletar.
  3. Esvaziar a agenda de endereços [top]
    Esta operação suprimirá todos os contatos da agenda de endereço atual. Selecionar Esvaziar no menu Mais.

Correio eletrônico

  1. Enviar um e-mail [top]
    Clicar em um dos endereços e-mail do contato
  2. Enviar um SMS [top]
    Clicar no número de celular do contato.

    Você pode enviar a mesma mensagem para diversos destinatários clicando em Adicionar no campo Para. Em seguida, selecionar as caixas em sua agenda pessoal ou de grupo.

    Nota: Aconselhamos assinar suas mensagens SMS para que os destinatários saibam quem as enviou.

  3. Enviar um fax [top]
    Clicar no número de fax do contato.

    Se não puder clicar no número, verificar se ele foi digitado no formato internacional (usando três campos). Verificar também que o número foi digitado num campo de fax. Se for o caso, modificar o nome do campo com a ajuda do menu rolante.

Busca

  1. Busca multiferramentas [top]
    Um campo de busca aparece em todas as ferramentas. No menu à esquerda, selecionar Todas as ferramentas.

    Por padrão, a busca é realizada unicamente em seus dados privados. Selecionar Incluir os dados dos grupos se você desejar incluí-los também. A última opção fica gravada de uma sessão para a outra.

  2. Busca em uma ferramenta [top]
    • Busca simples
      Um campo de busca aparece em todas as ferramentas No menu à esquerda, a ferramenta corrente é selecionada por padrão, mas você pode selecionar outra. Determinar também se a pesquisa deve incluir os dados dos grupos. A última opção fica gravada de uma sessão para a outra.
    • Busca avançada: a maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta. Para acessá-la, selecionar Busca avançada no menu à direita do campo de busca.
  3. Sintaxe no campo de busca [top]
    • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
    • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
    • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • férias havaí (equivalente a férias AND havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
    • Maui OR havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
    • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
    • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
    • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".
    • tag:urgente retornará os dados que receberam a etiqueta "Urgente".
  4. Exibição dos resultados [top]
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência. Atualmente, essa ordem não é modificável.

    Conforme as ferramentas, existem diferentes Ações para os resultados da busca: Abrir, Abrir no contexto/Abrir na pasta em que está, etc.

    Se você efetuou uma busca multiferramentas, você pode limitar os resultados a uma ferramenta específica selecionando-a no menu à esquerda do campo de busca,

  5. Buscas recentes [top]
    As 5 últimas buscas podem ser vistas no menu à direita do campo de busca

Impressão

  1. Impressão de um contato [top]
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.
  2. Imprimir uma seleção de contatos [top]
    Selecionar os Contatos, exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.

    Assinalar a primeira opção para imprimir todos os Contatos da página.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas? [top]
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros [top]
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta [top]
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, clicar na cruz vermelha ao lado da etiqueta.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
    Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
    Existem duas possibilidades:
    • Entrar "tag:NOME_DA_ETIQUETA" no campo de busca mostrado em cada ferramenta. Determinar se a busca deve ser feita na ferramenta corrente ou em todas as ferramentas.
    • Abrir a busca avançada e selecionar uma etiqueta.
  8. Etiquetas e grupos [top]
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades [top]
    Sincronizar os aplicativos de seu smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry etc.) com as Mensagens, os Calendários e Contatos de ContactOffice. Acessar os dados de ContactOffice diretamente nos aplicativos do telefone (ex: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronizá-los.

    Você pode sincronizar diversos aparelhos, ContactOffice tendo o papel de servidor de sincronização.

    Se algum problema surgir durante uma sincronização (perda da rede, telefone descarregado etc.), a sincronização seguinte considerará que os dados atualizados estão em ContactOffice.

    Enfim, essa sincronização conserva os dados que já estavam em seu telefone.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).
    • 2 - Clicar sobre o ícone 'Configurações' na tela inicial.


    • 3 - Clicar em 'E-mail, Contatos, Calendários'.


    • 4 - Clicar em 'Acrescentar uma conta...'


    • 5 - Clicar em 'Microsoft Exchange'. Atenção: é aqui que você chega se clicar no ícone E-mail a partir da tela inicial quando nenhuma conta estiver definida.


    • 6 - Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice:
      • Endereço: digitar seu endereço e-mail em ContactOffice
      • Domínio: deixar em branco
      • Nome de usuário: digitar NOME DE USUÁRIO (seu nome de usuário para ContactOffice)
      • Senha: digitar sua senha para ContactOffice
      • Descrição: digitar 'ContactOffice'
      Email_ContactOffice
      NOME DE USUÁRIO
      Mot_de_passe_ContactOffice
      ContactOffice


    • 7 - Clicar em 'Próximo' e seu iPhone tentará configurar sua conta automaticamente por meio de um 'auto-discover'. Nota: essa operação pode levar alguns minutos pois nosso servidor não dispõe da função 'auto-discover'. Em seguida, seu iPhone lhe pedirá para digitar o nome do servidor. Favor digitar 'www.contactoffice.com'.
      Email_ContactOffice
      www.contactoffice.com
      NOME DE USUÁRIO
      Mot_de_passe_ContactOffice
      ContactOffice


    • 8 - Clicar em 'Próximo' e seu iPhone testará a configuração. Seu iPhone está programado para sincronizar com ContactOffice três tipos de dados (e-mails, contatos e calendários). Você pode, é claro, ativar ou desativar uma ou várias dessas funções.
      Clicar em seguida em 'Salvar' e seu iPhone finalizará a configuração.
      Nota: no final desta etapa, os dados começarão a ser transferidos. Isso pode demorar um pouco, em função do tamanho de sua agenda de endereços e/ou de seu calendário.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).


    • 2 - Clicar no link 'Parâmetros'.


    • 3 - Clicar em 'Contas e Sincronização'.


    • 4 - Selecionar 'Dados de segundo plano' e 'Autossincronização'. Em seguida clicar em 'Acrescentar conta'.


    • 5 - Clicar em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice e, segundo a versão de seu Android, clicar em 'Próximo' ou em 'Configuração Manual' (Manual Setup).
      Email_ContactOffice
      Mot_de_passe_ContactOffice


    • 7 - Em seguida digitar as seguintes informações:
      Atenção, não assinalar 'SSL', caso contrário a conexão não poderá se estabelecer.

      NOME DE USUÁRIO
      Mot_de_passe_ContactOffice
      www.contactoffice.com


    • 8 - Seu Android está tentando se conectar ao servidor.
      Atenção, pode levar alguns minutos para que os dados sejam visíveis.
    • 9 - Assinale os parâmetros da seguinte forma:
    • 10 - Dar um nome à sua conexão e, em seguida, clicar em 'Concluído' (Done).Você deve poder sincronizar seus dados.
      ContactOffice
  4. BlackBerry [top]
    AstraSync é um aplicativo de sincronização para BlackBerry utilizado por milhares de proprietários de smartphones no mundo. Uma vez instalada a aplicação, AstraSync efetua uma sincronização online (Over The Air) de seus e-mails, contatos e calendários com todos os servidores compatíveis ActiveSync.

Links Skype

  1. Funcionalidades [top]
    Skype é um sistema de chamadas telefônicas pela internet. Você pode ligar para outros usuários Skype gratuitamente. Com SkypeOut, você pode chamar telefones fixos ou celulares por um preço reduzido.

    Se você ativar os links Skype em sua agenda de endereços do ContactOfficel, você poderá:

    • Chamar com Skype contatos privados e de grupo que têm um endereço Skype/li>
    • Ver se esses contatos estão online (desde que tenham autorizado outros a ver seu status)
    • Chamar com SkypeOut todos os números de telefone dos contatos privados ou de grupo.
    Para mais informações sobre Skype e SkypeOut, visitar o site web do Skype.
  2. Ativar os links Skype [top]
    Como padrão, os links Skype estão desativados. Ir a Preferências da Agenda de endereços e assinalar a caixa ao lado de links Skype.
  3. Status Skype [top]
    Quando os links Skype estão ativos, os contatos que têm endereço Skype são exibidos com um botão Skype. Ele indica o status do contato (desconhecido, disponível, ocupado etc.) desde que ele tenha autorizado.

    Para autorizar a publicação de seu status Skype, selecionar Opções no menu Ferramentas e em seguida Filtros e privacidade. Assinalar a caixa Permitir que meu status seja visível na web.

Importar - Exportar

  1. Importar [top]
    Antes de importar, selecionar um ambiente (privado ou grupo). Clicar em Importar na barra de menus e escolher um formato de arquivo: Outlook, vCard LDIF ou .csv.

    A janela de importação mostra quantos contatos você pode importar.

  2. Exportação [top]
    Ir a uma agenda de endereços (privada ou de grupos), clicar em Exportar e escolher um formato: vCard ou CSV.

    Para exportar para PDF, clicar no ícone PDF () no alto.

    Para exportar um único contato, exibir os detalhes do contato e clicar em Exportar vCard.

    Nota: se quiser exportar sua agenda de endereços (usando o formato vCard .vcf) para reimportá-la no Outlook/Outlook Express, você terá os seguintes problemas causados por esse programa externo e não pelo escritório virtual:

    • Outlook Express
      Selecionar Agenda de endereços no menu Ferramentas. No menu Arquivo da agenda, selecionar "Importar/Cartões de visita". Você terá de confirmar cada contato clicando em "OK".
    • Outlook
      O escritório virtual exporta todos os seus contatos em um único arquivo .vcf. Entretanto, ou Outlook não processa arquivos .vcf contendo múltiplos contatos: você importará somente o primeiro. O Outlook tampouco processa a importação de uma pasta de arquivos .vcf. A única solução rápida é importar os contatos no Outlook Express e então importá-los para o Outlook. Para tal, ir a Contatos no Outlook, selecionar "Importar e exportar" no menu Arquivo. Escolher "Importar mensagens e contatos internet" e então "Outlook Express". Assinalar somente "Importar a agenda de endereços".

Preferências

  1. Acesso às Preferências [top]
    No menu Mais, selecionar Preferências.
  2. Ordem de exibição [top]
    Por padrão, os Contatos são exibidos sob a forma: Nome-Prenome. Você pode modificar a ordem para Prenome-Nome.

    Essa ordem será aplicada em todas as janelas que mostram uma lista de pessoas (ferramenta Contatos, acréscimo de participantes a uma reunião, direitos de acesso etc.).

  3. Número de contatos por página [top]
    Você pode escolher o número de contatos por página (entre 5 e 50).

    Esse número será aplicado em todas as janelas que mostram uma lista de pessoas (ferramenta Contatos, acréscimo de participantes a uma reunião, direitos de acesso etc.).

 

News

Todos »