Agenda pessoal

  1. Adicionar um evento [top]
    No menu Novo, selecionar Evento ou clicar no intervalo de horas desejado.

    Uma janela com os campos Assunto e Local aparece. Indicar um assunto e clicar em Salvar ao terminar. Se você desejar modificar o horário, acrescentar outros dados (descrição etc.) ou convidar participantes, clicar em Mais....

    Os eventos têm uma duração padrão. Você pode modificá-la em Preferências.

  2. Adicionar um evento para o dia todo [top]
    No menu Novo, selecionar Evento ou clicar no intervalo de horas desejado. Indicar um assunto e clicar em Mais.... Em seguida, assinalar a alternativa (dia). O evento aparece no alto da página.
  3. Acessar os detalhes de um evento [top]
    Há três possibilidades:
    • Levar o cursor sobre o evento e clicar em Mais... no menu que aparece.
    • Fazer um duplo clic no evento com o botão esquerdo do mouse
    • Clicar com o botão direito do mouse para fazer aparecer as Ações e escolher Detalhes
  4. Duplicar um evento [top]
    Se você tem que criar um evento semelhante a um evento existente, selecionar Duplicar nas Ações do evento existente, efetuar as modificações necessárias e clicar em Salvar para criar o novo evento.

    Se você tem de criar muitos eventos parecidos, talvez seja mais simples utilizar a opção Periodicidade.

  5. Repetir um evento [top]
    Certos eventos repetem-se conforme um ritmo específico, como os aniversários, certas reuniões, atividades esportivas etc. No lugar de cada vez criar um novo evento, basta criar um só evento e definir a regra de repetição.

    Nos detalhes de um evento, selecionar Periodicidade e assinalar a opção Ativar para escolher as opções de repetição.

    Essa operação criará uma série de eventos. Você poderá, conforme o caso, agir sobre um evento ou sobre todos os eventos da série. Por exemplo, se você criar uma reunião semanal, certamente haverá semanas em que o horário será modificado e outras semanas em que a reunião não acontecerá (férias etc.). Você poderá criar essas exceções sem perturbar a série. Em nosso exemplo, simplesmente suprima os eventos em questão. Ao realizar cada ação (modificação, supressão), você será perguntado se a ação deve se realizar para um evento selecionado ou para toda a série.

    Entretanto, se a série começar a ter muitas exceções, a função de duplicação é mais aconselhável.

  6. Disponibilidade [top]
    Os estados de disponibilidade são padronizados; são os mesmos que em programas como o Microsoft Outlook. Observe que o Apple iCal suporta apenas dois: Livre e Ocupado.
    • Ocupado: É o estado padrão dos eventos normais, o que significa que você está efetivamente ocupado por esse evento.
    • Livre: Esse estado significa que você permanece disponível, apesar da existência do evento. Por exemplo, você criou um evento para lembrá-lo de uma entrega esperada entre 14 e 16 h, mas isso não o impede de fazer outra coisa enquanto espera. "Livre" é o estado padrão para todos os eventos do tipo "dia", pois você está no escritório mesmo se for o aniversário do Didier (e mesmo se for o seu).
    • Provisório: Este estado designa os convites não confirmados em seu calendário. Os convites a reuniões que ainda não foram processados (isto é, aceitos ou recusados). Se você aceitá-los, eles passarão para o status "Ocupado". De forma geral, utilizar este estado para qualificar eventos que ainda são incertos.
    • Ausente do escritório. Este status indica que você não pode aceitar eventos, pois você está ausente do escritório por razões profissionais ou pessoais. Se quiser um dia de folga em seu aniversário, crie um evento do tipo dia e selecione este status no lugar do status padrão ("Livre", conforme explicado acima).
    Você pode alterar a disponibilidade de um evento mostrando seus detalhes. Entretanto, não é possível modificar a disponibilidade dos eventos provenientes de calendários externos.
  7. Eventos privados [top]
    Um evento privado não será mostrado aos membros do grupo, nem mesmo sob a forma de período ocupado. Para tornar um evento privado, mostrar seus detalhes e assinalar a opção Privado.

Compartilhamento de calendário pessoal

  1. Direitos de acesso padrão [top]
    • Ver eventos: todos os membros do grupo podem sempre ver os intervalos ocupados em seu calendário (não pode ser mudado). Entretanto, você pode esconder um evento por completo definindo-o como privado.
    • Ver detalhes dos eventos: só você (pode ser mudado).
    • Adicionar eventos: você (pode ser mudado).
    • Deletar eventos: só você (não pode ser mudado).
  2. Mostrar os direitos de acesso de seu Calendário [top]
    Nas Ações de Meu calendário, selecionar Direitos de acesso. Em seguida, selecionar o grupo do qual você deseja ver os direitos.
  3. Modificar os direitos de acesso de um calendário [top]
    Assinalar as alternativas correspondentes para permitir mais direitos:
    • Acrescentar conteúdo: criar eventos; o nome do criador será informado nos detalhes do evento
    • Deletar conteúdo: deletar qualquer evento, inclusive aqueles que você mesmo criou
    • Ver detalhes: mostrar o assunto e a descrição de todos os seus eventos
    • Modificar conteúdo: modificar qualquer evento
    • Ver ocupado/livre: não pode ser modificado. Os membros dos grupos sempre veem os intervalos ocupados no seu calendário.
  4. Mostrar os direitos de acesso de um evento. [top]
    Nas Ações do evento, selecionar Direitos de acesso. Em seguida, selecionar o grupo do qual você deseja ver os direitos.
  5. Modificar os direitos de acesso de um evento [top]
    Assinalar as alternativas correspondentes para permitir mais direitos:
    • Ver detalhes: mostrar o assunto e a descrição deste evento
    • Modificar: modificar os detalhes deste evento
    • Ver ocupado/livre: não pode ser modificado. Os membros dos grupos sempre veem os intervalos ocupados no seu calendário.

Agenda de um membro do grupo

  1. Acesso ao calendário de outros [top]
    • Se você precisa acessar regularmente um calendário
      em baixo de Meu calendário encontra-se uma pasta chamada Acesso direto. Mostrar as Ações de Acesso direto e selecionar Configurações. Em seguida, clicar em Adicionar o calendário de uma pessoa ou de um grupo, escolher um calendário e clicar em Salvar. O calendário fica imediatamente disponível na pasta Acesso direto: clicar no calendário para mostrar os eventos. Nas vezes seguintes, bastará abrir a pasta Acesso direto para que os calendários anteriormente selecionados apareçam.

      Para voltar ao nosso próprio calendário, clicar em Meu calendário.

    • Se você precisar acessar um calendário uma única vez
      Selecionar Membros no seletor de contexto (cujo valor padrão é "Privado") e selecionar um membro de grupo. O calendário selecionado é mostrado e desaparecerá ao final da sessão.

      Para retornar ao seu próprio calendário, selecionar Privado no seletor de contexto.

    Nota: nos dois casos, os eventos dos outros são mostrados por padrão na forma de intervalos ocupados: você não pode acessar os detalhes (título e descrição do evento) a menos que os direitos de acesso lhe tenham sido dados.

  2. Editar o calendário de um membro do grupo [top]
    Os calendários de outros membros funcionam da mesma forma que o seu. Entretanto, para adicionar, editar ou deletar eventos, o proprietário do calendário precisa tê-lo autorizado.

    Quando você usar as funções repetir e lembrete no calendário de outro membro, os lembretes são enviados para o proprietário do calendário (e não para você). Da mesma forma, você pode criar reuniões no calendário de outro membro (convidando você mesmo ou não).

Agenda de grupo

  1. Acesso ao calendário de um grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no segundo menu rolante (o valor padrão é "Privado").
  2. Utilização do calendário de grupo [top]
    Indicar no calendário do grupo os eventos que dizem respeito a todos os membros.

    Em função dos direitos que tenham sido dados pelo administrador do grupo, você poderá adicionar ou deletar eventos. Da mesma forma, você só poderá editar um evento se o autor lhe tiver dado tal autorização.

  3. Direitos de acesso padrão [top]
    • Ver detalhes dos eventos: todos os membros do grupo (não pode ser modificado).
    • Editar um evento: o criador do evento (pode ser modificado).
    • Adicionar eventos: administrador do grupo (pode ser modificado).
    • Deletar eventos: administrador do grupo (pode ser modificado).
  4. Convidar todos os membros a um evento de grupo [top]
    Para que um evento apareça nos calendários pessoais de todos os membros do grupo, assinar a opção Convidar todos os membros ao criar o evento. Essa operação cria uma reunião que aparece no calendário de cada membro.

    NB: Esta operação está disponível somente na criação de um evento em um calendário de grupo; ela não está disponível para um evento de um calendário pessoal ou na modificação de um evento de grupo.

  5. Lembretes no calendário de grupo [top]
    Não há lembretes para os eventos existentes em um calendário de grupo.
  6. Mostrar os direitos de acesso de um Calendário de grupo [top]
    Nas Ações do Calendário do grupo, selecionar Direitos de acesso.
  7. Administradores de grupo: modificar os direitos de acesso [top]
    Assinalar as alternativas correspondentes para permitir mais direitos:
    • Adicionar conteúdo: criar eventos; o nome do criador será indicado nos detalhes do evento
    • Deletar conteúdo: deletar qualquer evento
    • Ver detalhes: não pode ser modificado em um calendário de grupo
    • Modificar conteúdo: modificar qualquer evento
    • Ver ocupado/livre: não pode ser modificado.

Deletar eventos

  1. Deletar um evento [top]
    Passar o mouse sobre o evento para mostrar a etiqueta de informações ou mostrar as Ações do evento com um clic do botão direito do mouse. Em seguida, selecionar Deletar.
  2. Supressão de eventos antigos [top]
    Selecionar Deletar entre 2 datas nas Ações de um calendário. Indicar as datas desejadas e clicar em Deletar.

    NB: Tenha o cuidado de colocar as datas certas pois a supressão é definitiva.

Sobreposição

  1. Funcionalidades [top]
    Você pode sobrepor calendários geridos pelo escritório virtual (calendários internos) ou disponíveis na Web no formato .ics (vCal/iCal) (calendários externos).

    Os direitos de acesso aplicam-se para eventos sobrepostos:

    • Calendários internos
      As ações que você pode realizar (ver detalhes, editar, deletar) dependem dos direitos de acesso que o proprietário do calendário lhe deu.
    • Calendários externos
      Esses calendários são somente para leitura: você não pode editá-los.

    Além disso, eventos sobrepostos não estão em seu calendário pessoal: você não pode compartilhá-los, adicionar lembretes etc.

    Nota: Sua assinatura define o número máximo de calendários que você pode sobrepor.

    Para configurar a sobreposição, clicar em Sobreposição na barra de menus.

  2. Ativar a sobreposição [top]
    Adicionar pelo menos um calendário e assinalar a caixa Ativar sobreposição.

    A sobreposição é permanente: permanece ativa até a desativação.

    No modo de sobreposição, cada evento aparece com as iniciais de seu proprietário (pessoa ou grupo).

  3. Desativar a sobreposição [top]
    Desativar a caixa Ativar sobreposição. Você pode reativar a sobreposição a qualquer momento sem precisar adicionar os calendários novamente.
  4. Adicionar um calendário interno [top]
    Clicar em Adicionar um calendário de uma pessoa ou de um grupo. Assinalar as caixas apropriadas e clicar em Salvar. O novo calendário aparece na lista. Clicar em Salvar para exibir a nova sobreposição.
  5. Adicionar um calendário externo [top]
    Calendários externos contêm eventos públicos (feriados bancários, escolares, eventos esportivos etc.) e estão disponíveis na Web (ver, por exemplo, iCalShare).

    Clicar em Adicionar um vCalendar externo. Digitar um nome para esse calendário, sua URL (começando com http://). Você pode também digitar uma descrição e escolher uma cor para todos os eventos desse calendário. Clicar em verificar URL e, se a URL for aceita, clicar em Salvar. O novo calendário aparece na lista. Clicar em Salvar para exibir a nova sobreposição.

  6. Deletar um calendário [top]
    Um calendário pode ser suprimido temporária ou permanentemente.
    • Temporariamente
      Desativar a caixa ao lado do nome do calendário na coluna Ver: o calendário não aparece mais sobreposto, mas você pode a qualquer modo reativá-lo assinalando a caixa novamente.
    • Permanentemente
      Clicar no ícone Lixeira ao lado do nome do calendário.

Reuniões

  1. O que é uma reunião [top]
    Um evento se transforma automaticamente em reunião quando você convida participantes. Esses participantes são selecionados entre os membros dos grupos e os contatos (somente aqueles que dispõem de um endereço e-mail).
  2. Reuniões em espera [top]
    Clicar em Convites, situado sob Meu calendário, para mostrar a lista das reuniões que aguardam resposta. Efetuar um clic duplo para mostrar os detalhes de uma reunião ou escolher sua resposta no menu Ações.

    NB: As reuniões passadas não são mostradas.

  3. Aceitar ou recusar uma reunião [top]
    O convite a uma reunião é indicado pelo ícone ou . Clicar no assunto para mostrar os detalhes.
    • Para aceitar uma reunião, clicar em Aceitar e o ícone muda para ou . Uma vez aceito o convite, você continua podendo recusá-lo.
    • Para recusar a reunião, clicar em Recusar. Você pode eventualmente indicar um motivo de recusa. Uma notificação é enviada por e-mail ao organizador da reunião. Uma vez recusada, a reunião desaparece automaticamente de seu calendário.
    • Para recusar a reunião mas mantê-la em seu calendário, clicar em Recusar sem deletar. O criador da reunião é notificado de sua recusa. Você poderá depois decidir de aceitar a reunião e o organizador da reunião será novamente notificado. Uma reunião recusada é indicada pelo ícone ou . Essa opção é útil caso seus compromissos se modificarem ou caso você deseje se lembrar de uma reunião mesmo sem participar dela.
  4. Criar uma reunião [top]
    Criar um evento e clicar na aba Participantes. Em seguida, clicar em Adicionar para acessar sua agenda de endereços (privada ou de grupo). Assinalar as opções correspondentes para convidar os participantes. Você facilmente pode convidar todos os membros do grupo assinalando a primeira opção (Todos os membros).
    • Participantes que usam o escritório virtual: a proposta de reunião aparece diretamente em seus calendários com um ponto de interrogação piscante. Ao clicar sobre o título da reunião, eles podem aceitar ou recusar a reunião com um único clic. No caso de recusa, você recebe uma notificação por e-mail (com um motivo, se fornecido) e a reunião desaparece do calendário deles.
    • Participantes que não usam o escritório virtual: eles receberão um e-mail com os detalhes da reunião. Eles podem aceitar ou recusar com um único clic. No caso de recusa, você recebe uma notificação por e-mail.
  5. Acompanhamento dos convites [top]
    O organizador da reunião pode a qualquer momento ver a resposta de cada um a partir da lista dos participantes. As situações possíveis são: Convidado (sem resposta), Aceita ou Recusa. Nota: os participantes que aceitaram a reunião podem recusá-la mais tarde.

    O ícone que indica que a reunião no calendário pode variar

    • ou :Pelo menos uma pessoa recusou a reunião
    • ou : Todos aceitaram a reunião.
  6. Recontatar os participantes [top]
    Você pode recontatar um participante que não respondeu ao convite de reunião.

    Na aba Participantes, exibir as Ações de um participante e selecionar o tipo de lembrete desejado.

  7. Editar uma reunião [top]
    Somente o organizador de uma reunião pode editá-la.

    Pode-se editar detalhes (horário, assunto, descrição e/ou local) ou participantes. Para fazer as mudanças, clicar primeiro no assunto da reunião.

    Quando os detalhes são editados, a situação dos convites é zerada: os participantes devem novamente aceitar ou recusar a reunião. Uma notificação por e-mail é enviada. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.

  8. Cancelar uma reunião [top]
    O organizador de uma reunião pode a qualquer momento cancelar a reunião deletando-a em seu próprio calendário. Deletar a reunião da mesma forma como deleta um evento normal. A reunião desaparece do calendário dos participantes e é enviada uma notificação por e-mail. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.
  9. Deletar um participante [top]
    Você pode deletar um participante, mesmo se ele já aceitou a reunião. Ele não receberá notificação.

    Na aba Participantes, exibir as Ações de um participante passando o mouse sobre seu nome e selecionar Deletar.

  10. Reuniões recorrentes [top]
    Você pode criar reuniões recorrentes um uma única operação. Por reuniões recorrentes, entendemos as reuniões com os mesmos participantes que acontecem com uma frequência determinada; por exemplo, todas as semanas ou o primeiro dia do mês. Criar um evento, determinar a periodicidade e selecionar os participantes.

    NB: Os participantes recebem um único e-mail de notificação para toda a série de reuniões e não uma mensagem por reunião, a fim de não congestionar as caixas de entrada. Os participantes que utilizam o escritório virtual poderão visualizar todas as datas nas reuniões em espera (clicando em Convites em seu calendário).

    Os participantes poderão aceitar ou recusar cada reunião caso a caso.

    Uma reunião recorrente comporta-se como um evento recorrente normal: no caso de modificação, você poderá modificar todas as reuniões ou uma só reunião (modificação de horário, acréscimo ou retirada de um participante etc.). Você poderá também deletar uma ou mais reuniões da série (devido a feriados, por exemplo).

    Caso a periodicidade se torne muito complexa e que a série passe a comportar só exceções, é aconselhável criar reuniões normais por duplicação.

Lembretes

  1. Criar um lembrete por e-mail [top]
    Mostrar os detalhes do evento e clicar na aba Lembretes. Assinalar a opção e-mail e indicar em que momento o lembrete deve ser enviado a você. Por padrão, o lembrete é enviado a seu endereço e-mail.
  2. Criar um lembrete por SMS [top]
    Mostrar os detalhes do evento e clicar na aba Lembretes. Assinalar a opção SMS e indicar em que momento o lembrete deve ser enviado a você. O lembrete é enviado a seu número de telefone celular configurado em seus Dados pessoais.
  3. Agenda por SMS [top]
    Clicar em SMS na barra de menus e selecionar os dias em que quer receber a agenda bem como o momento (agenda do mesmo dia ou do dia seguinte).

    Nota: Nos dias em que sua agenda estiver vazia, você não receberá o SMS.

    Você pode editar os parâmetros a qualquer momento ou cancelar o calendário por SMS desativando todas as caixas em "Enviar meu calendário para".

    Você pode também fazer uma cópia de seu calendário em seu celular clicando em Agora!:

    • Se escolher receber sua agenda no mesmo dia, a agenda do dia atual é enviada.
    • Se escolher receber a agenda do dia seguinte, você receberá a agenda um dia antes.

Busca

  1. Busca multiferramentas [top]
    Um campo de busca aparece em todas as ferramentas. No menu à esquerda, selecionar Todas as ferramentas.

    Por padrão, a busca é realizada unicamente em seus dados privados. Selecionar Incluir os dados dos grupos se você desejar incluí-los também. A última opção fica gravada de uma sessão para a outra.

  2. Busca em uma ferramenta [top]
    • Busca simples
      Um campo de busca aparece em todas as ferramentas No menu à esquerda, a ferramenta corrente é selecionada por padrão, mas você pode selecionar outra. Determinar também se a pesquisa deve incluir os dados dos grupos. A última opção fica gravada de uma sessão para a outra.
    • Busca avançada: a maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta. Para acessá-la, selecionar Busca avançada no menu à direita do campo de busca.
  3. Sintaxe no campo de busca [top]
    • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
    • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
    • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • férias havaí (equivalente a férias AND havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
    • Maui OR havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
    • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
    • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
    • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".
    • tag:urgente retornará os dados que receberam a etiqueta "Urgente".
  4. Exibição dos resultados [top]
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência. Atualmente, essa ordem não é modificável.

    Conforme as ferramentas, existem diferentes Ações para os resultados da busca: Abrir, Abrir no contexto/Abrir na pasta em que está, etc.

    Se você efetuou uma busca multiferramentas, você pode limitar os resultados a uma ferramenta específica selecionando-a no menu à esquerda do campo de busca,

  5. Buscas recentes [top]
    As 5 últimas buscas podem ser vistas no menu à direita do campo de busca

Imprimir

  1. Imprimir um calendário [top]
    Posicionar-se na apresentação desejada (dia, semana etc.) e selecionar Imprimir no menu Mais.
  2. Imprimir um evento [top]
    Exibir a etiqueta ou as Ações de um evento e selecionar Imprimir.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas? [top]
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros [top]
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta [top]
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, clicar na cruz vermelha ao lado da etiqueta.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
    Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
  7. Filtrar a exibição corrente por etiqueta [top]
    Na parte superior do calendário, à direita da data, selecionar uma etiqueta. Somente os eventos que tenham essa etiqueta são exibidos. Para voltar à exibição normal, reposicionar o menu rolante sobre "Etiquetas".
  8. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
    Existem duas possibilidades:
    • Entrar "tag:NOME_DA_ETIQUETA" no campo de busca mostrado em cada ferramenta. Determinar se a busca deve ser feita na ferramenta corrente ou em todas as ferramentas.
    • Abrir a busca avançada e selecionar uma etiqueta.
  9. Etiquetas e grupos [top]
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades [top]
    Sincronizar os aplicativos de seu smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry etc.) com as Mensagens, os Calendários e Contatos de ContactOffice. Acessar os dados de ContactOffice diretamente nos aplicativos do telefone (ex: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronizá-los.

    Você pode sincronizar diversos aparelhos, ContactOffice tendo o papel de servidor de sincronização.

    Se algum problema surgir durante uma sincronização (perda da rede, telefone descarregado etc.), a sincronização seguinte considerará que os dados atualizados estão em ContactOffice.

    Enfim, essa sincronização conserva os dados que já estavam em seu telefone.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).
    • 2 - Clicar sobre o ícone 'Configurações' na tela inicial.


    • 3 - Clicar em 'E-mail, Contatos, Calendários'.


    • 4 - Clicar em 'Acrescentar uma conta...'


    • 5 - Clicar em 'Microsoft Exchange'. Atenção: é aqui que você chega se clicar no ícone E-mail a partir da tela inicial quando nenhuma conta estiver definida.


    • 6 - Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice:
      • Endereço: digitar seu endereço e-mail em ContactOffice
      • Domínio: deixar em branco
      • Nome de usuário: digitar NOME DE USUÁRIO (seu nome de usuário para ContactOffice)
      • Senha: digitar sua senha para ContactOffice
      • Descrição: digitar 'ContactOffice'
      Email_ContactOffice
      NOME DE USUÁRIO
      Mot_de_passe_ContactOffice
      ContactOffice


    • 7 - Clicar em 'Próximo' e seu iPhone tentará configurar sua conta automaticamente por meio de um 'auto-discover'. Nota: essa operação pode levar alguns minutos pois nosso servidor não dispõe da função 'auto-discover'. Em seguida, seu iPhone lhe pedirá para digitar o nome do servidor. Favor digitar 'www.contactoffice.com'.
      Email_ContactOffice
      www.contactoffice.com
      NOME DE USUÁRIO
      Mot_de_passe_ContactOffice
      ContactOffice


    • 8 - Clicar em 'Próximo' e seu iPhone testará a configuração. Seu iPhone está programado para sincronizar com ContactOffice três tipos de dados (e-mails, contatos e calendários). Você pode, é claro, ativar ou desativar uma ou várias dessas funções.
      Clicar em seguida em 'Salvar' e seu iPhone finalizará a configuração.
      Nota: no final desta etapa, os dados começarão a ser transferidos. Isso pode demorar um pouco, em função do tamanho de sua agenda de endereços e/ou de seu calendário.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).


    • 2 - Clicar no link 'Parâmetros'.


    • 3 - Clicar em 'Contas e Sincronização'.


    • 4 - Selecionar 'Dados de segundo plano' e 'Autossincronização'. Em seguida clicar em 'Acrescentar conta'.


    • 5 - Clicar em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice e, segundo a versão de seu Android, clicar em 'Próximo' ou em 'Configuração Manual' (Manual Setup).
      Email_ContactOffice
      Mot_de_passe_ContactOffice


    • 7 - Em seguida digitar as seguintes informações:
      Atenção, não assinalar 'SSL', caso contrário a conexão não poderá se estabelecer.

      NOME DE USUÁRIO
      Mot_de_passe_ContactOffice
      www.contactoffice.com


    • 8 - Seu Android está tentando se conectar ao servidor.
      Atenção, pode levar alguns minutos para que os dados sejam visíveis.
    • 9 - Assinale os parâmetros da seguinte forma:
    • 10 - Dar um nome à sua conexão e, em seguida, clicar em 'Concluído' (Done).Você deve poder sincronizar seus dados.
      ContactOffice
  4. BlackBerry[top]
    AstraSync é um aplicativo de sincronização para BlackBerry utilizado por milhares de proprietários de smartphones no mundo. Uma vez instalada a aplicação, AstraSync efetua uma sincronização online (Over The Air) de seus e-mails, contatos e calendários com todos os servidores compatíveis ActiveSync.

Acesso para leitura e escrita a partir de um programa externo (CalDAV)

  1. Funcionalidades [top]
    Além do acesso somente para leitura, os calendários podem ser acessados com direitos de leitura e escrita de programas externos compatíveis CalDAV.

    Por favor informe-se sobre as limitações.

  2. Limitações [top]
    A sincronização entre diferentes programas envolve limitações:
    • Os lembretes de eventos não são sincronizados pois são específicos a cada programa.
    • Atualmente, a supressão de categorias (tags) a partir de um programa externo fica sem efeito.
    • Se você utilizar o calendário simultaneamente em ContactOffice e em diversos programas: tenha o cuidado de atualizar o calendário no programa externo antes de realizar modificações a partir dele; caso contrário as modificações efetuadas em ContactOffice se perderão.
  3. Programas compatíveis [top]
    • Lightning, um plug-in para Thunderbird)
    • Apple iCal
    • iPhone (a partir da versão 3.0 do sistema operacional)
    Atenção: Microsoft Outlook 2007 não suporta funcionalidades CalDAV.

    Para outros programas, ver http://caldav.calconnect.org/implementations/clients.html

  4. Configuração do programa [top]
    A configuração muda conforme o programa.

    Lightning

    1. No menu "Arquivo", selecionar "Subscribe to Remote Calendar".
    2. Na tela que aparece, escolher "On the network".
    3. Na tela seguinte, selecionar "CalDAV" e digitar o seguinte endereço no campo "Location": http://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/events
    4. Em seguida, escolher um nome e uma cor (opcional). Desmarcar a opção "Show Alarms".
    5. Digitar seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha ContactOffice.
    Apple iCal
    1. No menu "iCal", selecionar "Preferências".
    2. Selecionar a opção "Contas".
    3. Clicar em "+" na parte inferior da janela. Na janela que aparece, digitar um nome para esse calendário no campo "Descrição".
    4. Digitar seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha ContactOffice nos dois campos seguintes.
    5. Clicar no triângulo ao lado de "Opções do servidor" para abri-lo e digitar o seguinte endereço no campo "URL da conta": http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME DE USUÁRIO/.
      Atenção: Não omitir a "/" final, caso contrário não haverá conexão!
      Você pode também utilizar a URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME DE USUÁRIO/ se desejar estabelecer uma conexão segura (criptografada).
    Apple iPhone
    1. No menu "Configurações", selecionar "Mail, Contatos, Calendários", e em seguida "Adicionar uma conta"; selecionar "Outra", e em seguida "Adicionar uma conta CALDAV".
    2. Indicar www.contactoffice.com no campo "Servidor".
    3. Digitar seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha ContactOffice nos dois campos seguintes.
    4. Voltar ao menu "Configurações", e então selecionar "Mail, Contatos, Calendário" e então a conta CalDAV, e "Configurações avançadas".
    5. Indicar http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME DE USUÁRIO/ no campo "Endereço URL da conta".
      Atenção: Não omitir a "/" final, caso contrário não haverá conexão!
      Você pode também utilizar a URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME DE USUÁRIO/ se desejar estabelecer uma conexão segura (criptografada).

Acesso com um programa compatível iCal

  1. Funcionalidades [top]
    Programas externos podem se conectar ao ContactOffice, que é também um servidor de calendários.

    O acesso a partir de programas externos limita-se à consulta e não permite editar ou deletar eventos. Os calendários são protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

    Em seu disco virtual, você notará arquivos "calendar.ics" em cada pasta principal (pasta "privada" e a pasta de cada grupo). Eles são necessários para esta funcionalidade; têm tamanho 0 Kb e não podem ser deletados.

  2. Programas compatíveis [top]
    Lightning, Apple iCal, Microsoft Works etc.
  3. Configurações do programa [top]
    Para seu calendário pessoal, utilizar o endereço:
    http://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO/private/calendar.ics

    Para o calendário de um grupo, usar:
    http://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO/NOME_DO_GRUPO/calendar.ics

Acesso por RSS

  1. Funcionalidades [top]
    O RSS lhe permite ser avisado das novidades de um site por meio de um leitor RSS. Na prática, inscrevemo-nos aos fluxos RSS de preferência e eles são atualizados periodicamente pelo leitor RSS.

    O escritório virtual propõe vários fluxos, protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

  2. Fluxos disponíveis [top]
    Cada calendário (privado ou de grupo) tem 4 fluxos RSS:
    • Hoje
    • Esta semana
    • Este mês
    • 30 dias (a partir de hoje)
  3. Programas compatíveis [top]
    Todos os leitores RSS que gerenciam autenticações (fluxos com Nome de usuário e senha): Feedreader (Windows), por exemplo.

    Nota: Se quiser usar um leitor RSS que permita acessar fluxos protegidos sem solicitar a senha (Firefox, por exemplo), usar a seguinte sintaxe para o URL do fluxo: "http://login:password@feed_url".

  4. Onde encontrar os fluxos? [top]
    Nas Ações de um Calendário, à esquerda da tela, selecionar RSS.
  5. Configuração do programa [top]
    1. Clicar com o botão direito do mouse e selecionar Copiar o endereço deste link.
    2. No leitor RSS, criar um novo fluxo e colar o endereço.
    3. Digitar seu Nome de usuário e sua senha do escritório virtual no leitor RSS e dar um nome ao fluxo.
    4. Definir o intervalo de atualização automática do fluxo no leitor RSS.

Importar - Exportar

  1. Importar [top]
    Antes de importar, selecionar um calendário privado ou de grupo. Para importar um ou mais eventos no formato vCal/iCal, clicar em Importar na barra de menus e selecionar o arquivo vCal/iCal em seu computador.
  2. Exportar [top]
    Antes de exportar, selecionar um calendário privado ou de grupo.

    Você pode importar um, vários ou todos os eventos de um calendário em formato vCal/iCal para depois reimportá-los em um programa compatível com esse formato:

    • Exportar somente um evento: clicar no assunto do evento e depois em Exportar.
    • Exportar diversos eventos: selecionar um modo de visualização (dia, semana ou mês) e clicar em Exportar na barra de menus e então em Exportar somente os eventos desta página.
    • Exportar todo o calendário: clicar em Exportar na barra de menus e então em Exportar todos os eventos deste calendário.

Preferências

  1. Acesso às Preferências [top]
    No menu Mais, selecionar Preferências.
  2. Fuso horário [top]
    Lembre-se de configurar seu calendário para o seu fuso horário. Isso possibilitará que colabore sem risco de erro com usuários em outros fusos.

    Ao se deslocar ao exterior, você pode modificar o fuso horário de seu calendário para que ele corresponda à sua localização.

    NB: O fuso horário escolhido também é utilizado nas datas de seus e-mails, nas datas de criação e de última modificação de seus dados etc.

  3. Duração padrão dos eventos [top]
    Por padrão, os eventos têm duração de uma hora. Você pode especificar uma duração inferior ou superior que será aplicada aos novos eventos.
  4. Resolução de um calendário [top]
    A resolução determina o conteúdo visível na página. Se você utilizar uma tela grande, certamente desejará utilizar uma resolução mais baixa.
  5. Mostrar automaticamente os detalhes dos eventos [top]
    Certos detalhes do evento são mostrados em uma etiqueta quando você passa o mouse sobre ele. Você pode desativar essa etiqueta.
  6. Confirmar as operações de arrastar-largar [top]
    Ativar esta opção caso tema mover eventos por engano ao arrastar-largar
 

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