Agenda pessoal

  1. Adicionar um evento [top]
    No menu Novo, selecionar Evento ou clicar no intervalo de horas desejado.

    Os eventos têm uma duração padrão. Você pode modificá-la em Preferências.

  2. Adicionar um evento para o dia todo [top]
    No menu Novo, selecionar Evento ou clicar no intervalo de horas desejado. Em seguida, assinalar a alternativa (dia). O evento aparece no alto da página.
  3. Acessar os detalhes de um evento [top]
    Há três possibilidades:
    • Levar o cursor sobre o evento e clicar em Mais... no menu que aparece.
    • Fazer um duplo clic no evento com o botão esquerdo do mouse
    • Clicar com o botão direito do mouse para fazer aparecer as Ações e escolher Detalhes
  4. Duplicar um evento [top]
    Se você tem que criar um evento semelhante a um evento existente, selecionar Duplicar nas Ações do evento existente, efetuar as modificações necessárias e clicar em Salvar para criar o novo evento.

    Se você tem de criar muitos eventos parecidos, talvez seja mais simples utilizar a opção Periodicidade.

  5. Repetir um evento [top]
    Certos eventos repetem-se conforme um ritmo específico, como os aniversários, certas reuniões, atividades esportivas etc. No lugar de cada vez criar um novo evento, basta criar um só evento e definir a regra de repetição.

    Nos detalhes de um evento, selecionar Periodicidade e assinalar a opção Ativar para escolher as opções de repetição.

    Essa operação criará uma série de eventos. Você poderá, conforme o caso, agir sobre um evento ou sobre todos os eventos da série. Por exemplo, se você criar uma reunião semanal, certamente haverá semanas em que o horário será modificado e outras semanas em que a reunião não acontecerá (férias etc.). Você poderá criar essas exceções sem perturbar a série. Em nosso exemplo, simplesmente suprima os eventos em questão. Ao realizar cada ação (modificação, supressão), você será perguntado se a ação deve se realizar para um evento selecionado ou para toda a série.

    Entretanto, se a série começar a ter muitas exceções, a função de duplicação é mais aconselhável.

  6. Atribuir a cor do evento [top]
    Diferentes cores de fundo para os eventos estão disponíveis. Ao criar ou editar um evento, selecionar uma cor ao lado de Cor.

    As cores somente são exibidas para você: ao definir uma cor para uma reunião, ela somente aparecerá em seu calendário.

  7. Disponibilidade [top]
    Os estados de disponibilidade são padronizados; são os mesmos que em programas como o Microsoft Outlook.
    • Ocupado: É o estado padrão dos eventos normais, o que significa que você está efetivamente ocupado por esse evento.
    • Livre: Esse estado significa que você permanece disponível, apesar da existência do evento. Por exemplo, você criou um evento para lembrá-lo de uma entrega esperada entre 14 e 16 h, mas isso não o impede de fazer outra coisa enquanto espera. "Livre" é o estado padrão para todos os eventos do tipo "dia", pois você está no escritório mesmo se for o aniversário do Didier (e mesmo se for o seu).
    • Provisório: Este estado designa os convites não confirmados em seu calendário. Os convites a reuniões que ainda não foram processados (isto é, aceitos ou recusados). Se você aceitá-los, eles passarão para o status "Ocupado". De forma geral, utilizar este estado para qualificar eventos que ainda são incertos.
    • Ausente do escritório. Este status indica que você não pode aceitar eventos, pois você está ausente do escritório por razões profissionais ou pessoais. Se quiser um dia de folga em seu aniversário, crie um evento do tipo dia e selecione este status no lugar do status padrão ("Livre", conforme explicado acima).
    Você pode alterar a disponibilidade de um evento mostrando seus detalhes. Entretanto, não é possível modificar a disponibilidade dos eventos provenientes de calendários externos.
  8. Eventos privados [top]
    Um evento privado não será mostrado aos membros do grupo, nem mesmo sob a forma de período ocupado. Para tornar um evento privado, mostrar seus detalhes e assinalar a opção Privado.

Compartilhamento de calendário pessoal

  1. Mostrar os direitos de acesso de seu Calendário [top]
    Nas Ações de Meu calendário, selecionar Direitos de acesso.
  2. Default rights [top]
    • View events: all group members may always view the busy timeslots in your calendar. If you wish to hide the busy timeslot itself, create a private event.
    • View event details: yourself.
    • Edit your calendarr (add, edit and delete events): yourself.
  3. Edit access rights in your calendar [top]
    If you wish to allow a member to view your event details, grant him the Read right.

    If you wish to allow a member to edit your calendar (i.e. add, delete and edit any event), grant him the Read and Write right. Do not give this right to just anybody.

  4. Grant access rights to a member [top]
    1. Click on Add.
    2. Select a group this member belongs to.
    3. You can also search for this member by entering his/her name (or part of it) in the search field.
    4. Select the right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    5. Click on Add.
    6. The member now appears in the rights summary.
    You may select several members.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  5. Grant access rights to all group members [top]
    1. Click on Add.
    2. Select a group.
    3. Select the access right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    4. Click on Add.
    5. The group now appears in the rights summary.
    Note: If someone joins the group later on, he will automatically be granted the same access rights. If you wish to avoid that, grant rights to the individual members that are now in the group.

    Likewise, if a current member leaves the group later on, he will loose the granted access rights.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

Other calendars

  1. Funcionalidades [top]
    Você pode sobrepor calendários geridos pelo escritório virtual (calendários internos) ou disponíveis na Web no formato .ics (vCal/iCal) (calendários externos).

    Os direitos de acesso aplicam-se para eventos sobrepostos:

    • Calendários internos
      As ações que você pode realizar (ver detalhes, editar, deletar) dependem dos direitos de acesso que o proprietário do calendário lhe deu.
    • Calendários externos
      Esses calendários são somente para leitura: você não pode editá-los.

    Além disso, eventos sobrepostos não estão em seu calendário pessoal: você não pode compartilhá-los, adicionar lembretes etc.

    Nota: Sua assinatura define o número máximo de calendários que você pode sobrepor.

    Para configurar a sobreposição, clicar em Sobreposição na barra de menus.

  2. Manage calendars [top]
    Choose Other calendars in My calendar Actions. Start by adding at least one calendar.

    Note: Your subscription sets the maximum number of calendars you may add.

  3. Add a group member calendar [top]
    In Other calendars, click on Add an internal calendar. Select one or more members and click on OK.

    By default, you will only see busy timeslots. If you have been granted the Read right, you will view event details. If you have been granted the Read & Write right, you will also be able to add, edit and delete events in this other calendar.

  4. Add a group calendar [top]
    If you want to access a group calendar only from time to time, you don't have to add it here. Just select the group name in the environment pull-down menu. Add it here if you have to access it frequently and/or if you need to layer it with other calendars.

    In Other calendars, click on Add a calendar. Select a group calendar by ticking the box in the header, next to the group name and click on OK.

    You always have the Read right in a group calendar: event titles and details will always be displayed. If you have been granted the Read and Write right, you will also be allowed to add, edit and delete events.

  5. Adicionar um calendário externo [top]
    Calendários externos contêm eventos públicos (feriados bancários, escolares, eventos esportivos etc.) e estão disponíveis na Web (ver, por exemplo, iCalShare).

    Clicar em Adicionar um vCalendar externo. Digitar um nome para esse calendário, sua URL (começando com http://). Você pode também digitar uma descrição e escolher uma cor para todos os eventos desse calendário. Clicar em verificar URL e, se a URL for aceita, clicar em Salvar. O novo calendário aparece na lista. Clicar em Salvar para exibir a nova sobreposição.

  6. Sobreposição [top]
    When you add a calendar in Other calendars, it is automatically layered:
    • To exclude it from the layering, untick the box next to its name in the left part of the screen.
    • To include it in the layering, tick this same box
    • To hide other calendars, select View only this calendar in its Actions.
    • To edit a calendar, first click on its name in the left part of the screen to select it.
    .When layering is on, each event is displayed with the initials of its owner. External calendars initials come from the name you have given them.

    Note: Your subscription sets the maximum number of calendars you may layer at the same time.

  7. Deletar um calendário [top]
    To hide a calendar temporarily, you don't have to delete it. Just untick the box next to its name in the left part of the screen. To delete it from the list, go to Other calendars, bring the mouse on this calendar and click on the Remove icon.

Agenda de grupo

  1. Acesso ao calendário de um grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no segundo menu rolante (o valor padrão é "Privado").
  2. Utilização do calendário de grupo [top]
    Indicar no calendário do grupo os eventos que dizem respeito a todos os membros.

    Em função dos direitos que tenham sido dados pelo administrador do grupo, você poderá adicionar ou deletar eventos.

  3. Mostrar os direitos de acesso de um Calendário de grupo [top]
    Nas Ações do Calendário do grupo, selecionar Direitos de acesso.
  4. Default rights [top]
    • All group members may always view events and their details. This Read right cannot be removed.
    • Group administrator and co-administrators may always edit the group calendar (add, edit and delete): they are granted the Read and Write right.
  5. Edit access rights in a group calendar [top]
    To allow a member to edit the group calendar (i. e. add, delete and edit any event), grant him the Read and Write right. Don't give this right to just anybody.
  6. Grant access rights to a member [top]
    1. Click on Add.
    2. Select a group this member belongs to.
    3. You can also search for this member by entering his/her name (or part of it) in the search field.
    4. Select the right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    5. Click on Add.
    6. The member now appears in the rights summary.
    You may select several members.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  7. Grant access rights to all group members [top]
    1. Click on Add.
    2. Select a group.
    3. Select the access right you wish to grant in the Access rights pull-down menu.
    4. Click on Add.
    5. The group now appears in the rights summary.
    Note: If someone joins the group later on, he will automatically be granted the same access rights. If you wish to avoid that, grant rights to the individual members that are now in the group.

    Likewise, if a current member leaves the group later on, he will loose the granted access rights.

    You can remove the access rights you have granted at any time.

  8. Adicionar um evento de grupo [top]
    Ir para o calendário do grupo e verificar se você tem o direito de adicionar eventos. Em caso positivo, adicionar um evento da mesma forma que em seu calendário privado.
  9. Convidar todos os membros a um evento de grupo [top]
    Para que um evento apareça nos calendários pessoais de todos os membros do grupo, assinar a opção Convidar todos os membros ao criar o evento. Essa operação cria uma reunião que aparece no calendário de cada membro.

    NB: Esta operação está disponível somente na criação de um evento em um calendário de grupo; ela não está disponível para um evento de um calendário pessoal ou na modificação de um evento de grupo.

  10. Add a group meeting [top]
    You can create a meeting in the group calendar, so that it is displayed there. You are not compelled to invite all group members.

    If you wish this meeting to appear also in your private calendar, invite yourself. You will find your own name in the group members list, which is not the case when you create a meeting from your private calendar.

  11. Lembretes no calendário de grupo [top]
    Não há lembretes para os eventos existentes em um calendário de grupo.

Acesso público

  1. Definição [top]
    Os direitos de acesso padrão permitem o compartilhamento de dados em grupos de usuários autenticados.

    O acesso público lhe permite publicar dados na Web: qualquer pessoa poderá vê-los sem uma conta do ContactOffice e sem autenticações.

    Na prática, basta ativar o acesso público e comunicar o URL de um dado específico por e-mail, em seu site web etc.

  2. What is public access for ? [top]
    Private calendar
    You can publish (on your website, for instance) your busy timeslots so that people who wish an appointment with you can suggest a moment that is convenient. The purpose of this feature is to allow someone who does not use ContactOffice (or who does not belong to one of your groups) to view your calendar. Publishing the busy timeslots should be enough.

    Group calendar
    You can publish the events organized by your department, service, association, etc. You will probably want to publish the details for a group calendar.

    A public calendar can be viewed in a light version of ContactOffice or in third-party software.

  3. Availability [top]
    By default, public access is not available. If it is available, Public access is displayed in My calendar actions.
  4. Publish your calendar [top]
    Choose Public access in your calendar Actions. Choose then a publishing mode:
    • View busy/free: only the busy timeslots are displayed, without any indication. Events that you have set as private are not displayed.
    • View details: events subjects and descriptions are published as well. Use this mode with caution.
    At any time, you can stop publishing your calendar by choosing Disabled.
  5. Access a public calendar [top]
    In the public access window, you will find 3 types of addresses, allowing to:
    • View your calendar in a light version of ContactOffice
    • Publish your calendar on a website
    • View your calendar in third-party software
  6. Public access and group calendar [top]
    A group calendar can be published as well. The group administrator, as well as the group co-administrators, may access the settings by choosing Public access in the group calendar Actions.

Deletar eventos

  1. Deletar um evento [top]
    Passar o mouse sobre o evento para mostrar a etiqueta de informações ou mostrar as Ações do evento com um clic do botão direito do mouse. Em seguida, selecionar Deletar.
  2. Supressão de eventos antigos [top]
    Selecionar Deletar entre 2 datas nas Ações de um calendário. Indicar as datas desejadas e clicar em Deletar.

    NB: Tenha o cuidado de colocar as datas certas pois a supressão é definitiva.

Sobreposição

    Reuniões

    1. O que é uma reunião [top]
      Um evento se transforma automaticamente em reunião quando você convida participantes. Esses participantes são selecionados entre os membros dos grupos e os contatos (somente aqueles que dispõem de um endereço e-mail).
    2. Reuniões em espera [top]
      Clicar em Convites, situado sob Meu calendário, para mostrar a lista das reuniões que aguardam resposta.

      NB: As reuniões passadas não são mostradas.

    3. Aceitar ou recusar uma reunião [top]
      O convite a uma reunião é indicado pelo ícone ou . Clicar no assunto para mostrar os detalhes.
      • Para aceitar uma reunião, clicar em Aceitar e o ícone muda para ou . Uma vez aceito o convite, você continua podendo recusá-lo.
      • Para recusar a reunião, clicar em Recusar. Você pode eventualmente indicar um motivo de recusa. Uma notificação é enviada por e-mail ao organizador da reunião. Uma vez recusada, a reunião desaparece automaticamente de seu calendário.
      • Para recusar a reunião mas mantê-la em seu calendário, clicar em Recusar sem deletar. O criador da reunião é notificado de sua recusa. Você poderá depois decidir de aceitar a reunião e o organizador da reunião será novamente notificado. Uma reunião recusada é indicada pelo ícone ou . Essa opção é útil caso seus compromissos se modificarem ou caso você deseje se lembrar de uma reunião mesmo sem participar dela.
    4. Criar uma reunião [top]
      Criar um evento e clicar na aba Participantes. Em seguida, clicar em Adicionar para acessar sua agenda de endereços (privada ou de grupo). Assinalar as opções correspondentes para convidar os participantes. Você facilmente pode convidar todos os membros do grupo assinalando a primeira opção (Todos os membros).
      • Participantes que usam ContactOffice: a proposta de reunião aparece diretamente em seus calendários com um ponto de interrogação piscante. Ao clicar sobre o título da reunião, eles podem aceitar ou recusar a reunião com um único clic. No caso de recusa, você recebe uma notificação por e-mail (com um motivo, se fornecido) e a reunião desaparece do calendário deles.
      • Participantes que não usam ContactOffice: eles receberão um e-mail com os detalhes da reunião. Eles podem aceitar ou recusar com um único clic. No caso de recusa, você recebe uma notificação por e-mail.
    5. Group members in your private contacts [top]
      If a group member is also in your private contacts and you invite him from your private contacts, ContactOffice will try to handle him like a ContactOffice user, so that the invitation appears in his account. This requires that one e-mail address matches between the 2 contacts. In other words, the e-mail address you have entered for your private contact must match one of the addresses in the group member Personal data.
    6. Acompanhamento dos convites [top]
      O organizador da reunião pode a qualquer momento ver a resposta de cada um a partir da lista dos participantes. As situações possíveis são: Convidado (sem resposta), Aceita ou Recusa. Nota: os participantes que aceitaram a reunião podem recusá-la mais tarde.

      O ícone que indica que a reunião no calendário pode variar

      • ou :Pelo menos uma pessoa recusou a reunião
      • ou : Todos aceitaram a reunião.
    7. Editar uma reunião [top]
      Somente o organizador de uma reunião pode editá-la.

      Pode-se editar detalhes (horário, assunto, descrição e/ou local) ou participantes. Para fazer as mudanças, clicar primeiro no assunto da reunião.

      Quando os detalhes são editados, a situação dos convites é zerada: os participantes devem novamente aceitar ou recusar a reunião. Uma notificação por e-mail é enviada. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.

    8. Cancelar uma reunião [top]
      O organizador de uma reunião pode a qualquer momento cancelar a reunião deletando-a em seu próprio calendário. Deletar a reunião da mesma forma como deleta um evento normal. A reunião desaparece do calendário dos participantes e é enviada uma notificação por e-mail. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.
    9. Deletar um participante [top]
      Você pode deletar um participante, mesmo se ele já aceitou a reunião. Ele não receberá notificação.

      Na aba Participantes, exibir as Ações de um participante passando o mouse sobre seu nome e selecionar Deletar.

    10. Reuniões recorrentes [top]
      Você pode criar reuniões recorrentes um uma única operação. Por reuniões recorrentes, entendemos as reuniões com os mesmos participantes que acontecem com uma frequência determinada; por exemplo, todas as semanas ou o primeiro dia do mês. Criar um evento, determinar a periodicidade e selecionar os participantes.

      NB: Os participantes recebem um único e-mail de notificação para toda a série de reuniões e não uma mensagem por reunião, a fim de não congestionar as caixas de entrada. Os participantes que utilizam o $1 poderão visualizar todas as datas nas reuniões em espera (clicando em Convites em seu calendário).

      Os participantes poderão aceitar ou recusar cada reunião caso a caso.

      Uma reunião recorrente comporta-se como um evento recorrente normal: no caso de modificação, você poderá modificar todas as reuniões ou uma só reunião (modificação de horário, acréscimo ou retirada de um participante etc.). Você poderá também deletar uma ou mais reuniões da série (devido a feriados, por exemplo).

      Caso a periodicidade se torne muito complexa e que a série passe a comportar só exceções, é aconselhável criar reuniões normais por duplicação.

    Enquetes

    1. Funcionalidades [top]
      Nunca é fácil combinar uma data e um horário quando mais do que 2 pessoas estão envolvidas! A funcionalidade da enquete para reuniões lhe permite propor uma série de possibilidades para que os participantes votem e encontrem a opção ou as opções convenientes para todos.

      NB: Os participantes não precisam ter uma conta no ContactOffice mas devem aparecer em uma agenda de endereços privada ou de grupo.

      Não há enquete de grupo. Uma enquete sempre é criada a partir do ambiente privado e nunca aparece no ambiente de grupo.

    2. Access to polls [top]
      Click on Polls in the left part of the screen, under calendars, tags and invitations.
    3. Criar uma enquete [top]
      Selecionar Novo e seguir as instruções do assistente.

      Ao final da criação, os participantes recebem um e-mail que os convida a participar da enquete clicando em um link.

    4. Group members in your private contacts [top]
      If a group member is also in your private contacts and you invite him from your private contacts, ContactOffice will try to handle him like a ContactOffice user, so that the invitation appears in his account. This requires that one e-mail address matches between the 2 contacts. In other words, the e-mail address you have entered for your private contact must match one of the addresses in the group member Personal data.
    5. Ver os votos [top]
      Você pode ver os votos dos participantes a qualquer momento exibindo os detalhes da enquete.

      Nota: os participantes podem modificar seus votos a qualquer momento em função de mudanças em suas agendas.

    6. Lembretes [top]
      Para enviar um lembrete aos participantes que ainda não responderam, exibir os detalhes de uma pesquisa e clicar em Lembretes. Por padrão, todos os participantes que ainda não responderam são selecionados, mas você pode excluir alguns antes de enviar o lembrete.
    7. Escolher a data final [top]
      Você pode, a qualquer momento, escolher a data e o horário da reunião entre as propostas submetidas aos participantes. Para tal, clicar no botão Selecionar na coluna da proposta escolhida. Lembre-se de que esta operação é irreversível: uma vez escolhida a data final, você não poderá mudá-la.

      Os participantes são avisados da escolha da data final por e-mail. Além disso, a reunião é criada no calendário do escritório virtual. Ela aparece em seu próprio calendário e no calendário dos participantes que possuem uma conta. Quanto aos outros participantes, eles podem aceitar ou recusar a reunião clicando em um link.

      O que fazer se nenhuma data convier a todos?

      Se for possível, escolha a data que convém ao maior número de participantes ou àqueles mais indispensáveis. Você pode também acrescentar datas modificando a enquete.

      O que fazer se várias datas convierem a todos?

      Sendo o que teve a iniciativa da enquete, determine a data final.

      O que fazer se nenhuma data convier a ninguém?

      Modifique a enquete para propor outras datas. Entretanto, é possível que simplesmente não seja possível encontrar uma solução.

    8. Modificar uma enquete [top]
      Você pode modificar todos os parâmetros de uma enquete a qualquer momento. Para tal, exibir os detalhes da enquete e clicar em Modificar. Você pode acrescentar ou eliminar propostas de dias e horas, acrescentar um participante etc.

      Os participantes são avisados por e-mail somente se você modificar as datas, os horários ou a lista dos participantes. Eles não são avisados de modificações do título ou da descrição.

    9. Encerrar uma enquete [top]
      Se o projeto de reunião é anulado ou se você não encontrar uma data final, você pode encerrar a enquete. Ela é mantida como está e pode ainda ser consultada por você e pelos participantes. No entanto, não é mais possível votar. Da mesma forma, não é mais permitido modificar ou escolher a data final.

      Nota: Uma enquete encerrada não pode mais ser aberta. Portanto, não encerre enquetes sem motivo.

      NB: Assim que a data final for escolhida, a enquete encerra-se automaticamente.

      Para encerrar uma enquete, exibir os detalhes e clicar em Encerrar.

    10. Deletar uma enquete [top]
      Se não precisar mais de uma enquete, você pode deletá-la. Essa exclusão é definitiva.

      Para fazer isso, exibir os detalhes da enquete e clicar em Deletar.

    Lembretes

    1. Criar um lembrete por e-mail [top]
      Mostrar os detalhes do evento e clicar na aba Lembretes. Assinalar a opção e-mail e indicar em que momento o lembrete deve ser enviado a você. Por padrão, o lembrete é enviado a seu endereço e-mail.
    2. Criar um lembrete por SMS [top]
      Mostrar os detalhes do evento e clicar na aba Lembretes. Assinalar a opção SMS e indicar em que momento o lembrete deve ser enviado a você. O lembrete é enviado a seu número de telefone celular configurado em seus Dados pessoais.
    3. Editar um lembrete [top]
      Clicar no assunto do evento e selecionar Sim ao lado de Lembrete. Editar o horário e/ou o canal (e-mail e/ou SMS).
    4. Cancelar um lembrete [top]
      Clicar no assunto do evento e selecionar Não ao lado de Lembrete.
    5. Agenda por SMS [top]
      Clicar em SMS na barra de menus e selecionar os dias em que quer receber a agenda bem como o momento (agenda do mesmo dia ou do dia seguinte).

      Nota: Nos dias em que sua agenda estiver vazia, você não receberá o SMS.

      Você pode também fazer uma cópia de seu calendário em seu celular clicando em Enviar agora.

      Você pode editar os parâmetros a qualquer momento ou cancelar o calendário por SMS desativando todas as caixas em "Enviar meu calendário para".

    Busca

    1. Search in tools and environments [top]
      The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

      Search and tools:

      • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
      • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
      Search and environments :
      • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
      • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
      • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
    2. Busca avançada [top]
      A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
    3. Results [top]
      Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
    4. Ultima busca [top]
      Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.
    5. Sintaxe no campo de busca [top]
      • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
      • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
      • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
      Exemplos:
      • férias havaí (equivalente a férias AND Havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
      • Maui OR Havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
      • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
      • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
      • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".

    Imprimir

    1. Imprimir um calendário [top]
      Posicionar-se na apresentação desejada (dia, semana etc.) e selecionar Imprimir no menu ... (Mais).
    2. Imprimir um evento [top]
      Exibir as Ações de um evento e selecionar Imprimir.

    Palavras-chave

    1. Para que servem as etiquetas? [top]
      As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
    2. Acesso aos filtros [top]
      Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
    3. Criar uma etiqueta [top]
      Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
    4. Modificar uma etiqueta [top]
      Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
    5. Deletar uma etiqueta [top]
      In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
    6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
      Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
    7. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
      Existem duas possibilidades:
      • Entrar "tag:NOME_DA_ETIQUETA" no campo de busca mostrado em cada ferramenta. Determinar se a busca deve ser feita na ferramenta corrente ou em todas as ferramentas.
      • Abrir a busca avançada e selecionar uma etiqueta.
    8. Etiquetas e grupos [top]
      As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

    Sincronização com os smartphones

    1. Funcionalidades [top]
      Sincronizar os aplicativos de seu smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry etc.) com as Mensagens, os Calendários e Contatos de ContactOffice. Acessar os dados de ContactOffice diretamente nos aplicativos do telefone (ex: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronizá-los.

      Você pode sincronizar diversos aparelhos, ContactOffice tendo o papel de servidor de sincronização.

      Se algum problema surgir durante uma sincronização (perda da rede, telefone descarregado etc.), a sincronização seguinte considerará que os dados atualizados estão em ContactOffice.

      Enfim, essa sincronização conserva os dados que já estavam em seu telefone.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).
      2. 2 - Clicar sobre o ícone 'Configurações' na tela inicial.
      3. Clicar em 'E-mail, Contatos, Calendários'.
      4. Clicar em 'Acrescentar uma conta...'
      5. Clicar em 'Microsoft Exchange'. Atenção: é aqui que você chega se clicar no ícone E-mail a partir da tela inicial quando nenhuma conta estiver definida.
      6. Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice:
        • Endereço: digitar seu endereço e-mail em ContactOffice
        • Domínio: deixar em branco
        • Nome de usuário: digitar NOME DE USUÁRIO (seu nome de usuário para ContactOffice)
        • Senha: digitar sua senha para ContactOffice
        • Descrição: digitar 'ContactOffice'
      7. Clicar em 'Próximo' e seu iPhone tentará configurar sua conta automaticamente por meio de um 'auto-discover'. Nota: essa operação pode levar alguns minutos pois nosso servidor não dispõe da função 'auto-discover'. Em seguida, seu iPhone lhe pedirá para digitar o nome do servidor. Favor digitar 'www.contactoffice.com'.
      8. Clicar em 'Próximo' e seu iPhone testará a configuração. Seu iPhone está programado para sincronizar com ContactOffice três tipos de dados (e-mails, contatos e calendários). Você pode, é claro, ativar ou desativar uma ou várias dessas funções.
        Clicar em seguida em 'Salvar' e seu iPhone finalizará a configuração.
        Nota: no final desta etapa, os dados começarão a ser transferidos. Isso pode demorar um pouco, em função do tamanho de sua agenda de endereços e/ou de seu calendário.
    3. Android (Samsung, etc.) [top]
      • Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).


      • 2 - Clicar no link 'Parâmetros'.
      • Clicar em 'Contas e Sincronização'.
      • Selecionar 'Dados de segundo plano' e 'Autossincronização'. Em seguida clicar em 'Acrescentar conta'.
      • Clicar em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      • Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice e, segundo a versão de seu Android, clicar em 'Próximo' ou em 'Configuração Manual' (Manual Setup).
      • Em seguida digitar as seguintes informações:
        Atenção, não assinalar 'SSL', caso contrário a conexão não poderá se estabelecer.
      • Seu Android está tentando se conectar ao servidor.
        Atenção, pode levar alguns minutos para que os dados sejam visíveis.
      • Assinale os parâmetros da seguinte forma.
      • Dar um nome à sua conexão e, em seguida, clicar em 'Concluído' (Done).Você deve poder sincronizar seus dados.
    4. Other [top]
      All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with ContactOffice:
      • Windows Phone
      • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: directly for recent versions and through AstraSync for older ones
      • Nokia through "Mail for Exchange"
      • eM Client
      • etc.
      Use as settings your login (NOME DE USUÁRIO) and ContactOffice password, your e-mail address and as server name: www.contactoffice.com. Use a secure connection if it's available.

    Synchronization with Outlook

    1. Features [top]
      Outlook (2013, 2016) can synchronize directly with ContactOffice.

      You can synchronize your mail, contacts and calendar between ContactOffice and Outlook. Data in ContactOffice will appear in Outlook, but in a separate account. Data already present in Outlook will not appear in ContactOffice, unless you import them in ContactOffice.

      Note: Outlook will disconnect from the server if the something goes wrong with the sync. To reconnect to the server, select the "Send/Receive" tab, then click twice on the "Work Offline" button.

    2. Settings [top]
      1. Select the "File" tab
      2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
      3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
      4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
      5. Fill in your name, your e-mail address, the server (www.contactoffice.com), your username (NOME DE USUÁRIO) and ContactOffice password. Click on "Next"
      6. Click on "Finish"

    Acesso para leitura e escrita a partir de um programa externo (CalDAV)

    1. Better to use synchronization [top]
      If both your subscription and your device (computer, smartphone, tablet) can handle synchronization, we advise to use the latter. Set-up is easier, there is only one set-up for all tools and synchronization is more robust. However, unlike the protocol explained in this help section, it does not handle group members and group data.
    2. Funcionalidades [top]
      Os calendários podem ser acessados com direitos de leitura e escrita de programas externos compatíveis CalDAV.

      Por favor informe-se sobre as limitações.

    3. Reuniões [top]
      In CalDAV software:
      • You can accept or decline meeting invitations.
      • It is not possible to create meetings: the participants management appears only if the meeting was created in ContactOffice.
      • However, you can add participants to an existing meeting. These participants must be group members or have their e-mail address in your private contacts, or in a group addressbook.
      • If you delete a participant, he won't be deleted in ContactOffice: therefore, we advise to delete participants directly in ContactOffice.
      • If you edit a meeting, no e-mail notifications will be sent.
      If it does not work as expected, check that you don't have a participant e-mail address in your ContactOffice account. CalDAV software assumes that e-mail addresses are not used by more than one person.
    4. Limitações [top]
      A sincronização entre diferentes programas envolve limitações:
      • Os lembretes de eventos não são sincronizados pois são específicos a cada programa.
      • Atualmente, a supressão de tags a partir de um programa externo fica sem efeito.
      • Se você utilizar o calendário simultaneamente em ContactOffice e em diversos programas: tenha o cuidado de atualizar o calendário no programa externo antes de realizar modificações a partir dele; caso contrário as modificações efetuadas em ContactOffice se perderão.
    5. Programas compatíveis [top]
      • Lightning, um plug-in para Thunderbird)
      • Apple Calendar (macOS)
      • iPhone/iPad (iOS)
      Atenção: Microsoft Outlook não suporta funcionalidades CalDAV.

      Para outros programas, ver http://caldav.calconnect.org/implementations/clients.html

    6. Configuração do programa [top]
      A configuração muda conforme o programa.

      Lightning

      1. No menu "Arquivo", selecionar "Subscribe to Remote Calendar".
      2. Na tela que aparece, escolher "On the network".
      3. Na tela seguinte, selecionar "CalDAV" e digitar o seguinte endereço no campo "Location": https://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/events
      4. Em seguida, escolher um nome e uma cor (opcional). Desmarcar a opção "Show Alarms".
      5. Digitar seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha ContactOffice.
      Apple Calendar (macOS)
      1. No menu "Calendar", selecionar "Preferências".
      2. Selecionar a opção "Contas".
      3. Clicar em "+" na parte inferior da janela. Na janela que aparece, digitar um nome para esse calendário no campo "Descrição".
      4. Digitar seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha ContactOffice nos dois campos seguintes.
      5. Clicar no triângulo ao lado de "Opções do servidor" para abri-lo e digitar o seguinte endereço no campo "URL da conta": https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME DE USUÁRIO/.
        Atenção: Não omitir a "/" final, caso contrário não haverá conexão!
      iPhone/iPad
      1. No menu "Configurações", selecionar "Mail, Contatos, Calendários", e em seguida "Adicionar uma conta"; selecionar "Outra", e em seguida "Adicionar uma conta CALDAV".
      2. Indicar www.contactoffice.com no campo "Servidor".
      3. Digitar seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha ContactOffice nos dois campos seguintes.
    7. Agenda de um membro do grupo [top]
      You may access group members calendars provided they have given you the necessary access rights:
      • Any CalDAV software
        In the CalDAV settings, replace your login with the group member's login. Regarding authentication, you still use your own login and password.
      • Apple Calendar (macOS)
        You can also use the delegation feature available in Apple Calendar (it is not available on iPad/iPhone). This feature allows you to access several calendars with a single configuration.

        Go to "Preferences", select the "Accounts" tab and select your existing account. If you have no account yet, create it using the CalDAV settings in this help section. Click on the "Delegation" tab. The members who have given you the right to view their event details appear in the list. Tick the boxes to display the appropriate calendars.

        If you wish to give access to others using Delegation, update your calendar access rights accordingly. Access rights must be changed in ContactOffice. It is not possible to change them in Apple Calendar.

    8. Agenda de grupo [top]
      To access a group calendar, use the following URL:Beware, the group name is case-sensitive: capital letters must be entered as capital letters.

    Acesso com um programa compatível iCal

    1. Better to use synchronization [top]
      If both your subscription and your device (computer, smartphone, tablet) can handle synchronization, we advise to use the latter. Set-up is easier, there is only one set-up for all tools and synchronization is more robust. However, unlike the protocol explained in this help section, it does not handle group members and group data.
    2. Funcionalidades [top]
      Programas externos podem se conectar ao ContactOffice, que é também um servidor de calendários.

      O acesso a partir de programas externos limita-se à consulta e não permite editar ou deletar eventos. Os calendários são protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

      Em seu disco virtual, você notará arquivos "calendar.ics" em cada pasta principal (pasta "privada" e a pasta de cada grupo). Eles são necessários para esta funcionalidade; têm tamanho 0 Kb e não podem ser deletados.

    3. Programas compatíveis [top]
      Lightning, Apple Calendar, etc.
    4. Configurações do programa [top]
      Para seu calendário pessoal, utilizar o endereço:
      https://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO/private/calendar.ics

      Para o calendário de um grupo, usar:
      https://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO/NOME_DO_GRUPO/calendar.ics

    Acesso por RSS

    1. Funcionalidades [top]
      O RSS lhe permite ser avisado das novidades de um site por meio de um leitor RSS. Na prática, inscrevemo-nos aos fluxos RSS de preferência e eles são atualizados periodicamente pelo leitor RSS.

      ContactOffice propõe vários fluxos, protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

    2. Fluxos disponíveis [top]
      Cada calendário (privado ou de grupo) tem 4 fluxos RSS:
      • Hoje
      • Esta semana
      • Este mês
      • 30 dias (a partir de hoje)
    3. Programas compatíveis [top]
      Todos os leitores RSS que gerenciam autenticações (fluxos com Nome de usuário e senha): Feedreader (Windows), por exemplo.

      Nota: Se quiser usar um leitor RSS que permita acessar fluxos protegidos sem solicitar a senha (Firefox, por exemplo), usar a seguinte sintaxe para o URL do fluxo: "http://login:password@feed_url".

    4. Onde encontrar os fluxos? [top]
      Nas Ações de um Calendário, selecionar RSS.
    5. Configuração do programa [top]
      1. Clicar com o botão direito do mouse e selecionar Copiar o endereço deste link.
      2. No leitor RSS, criar um novo fluxo e colar o endereço.
      3. Digitar seu Nome de usuário e sua senha do escritório virtual no leitor RSS e dar um nome ao fluxo.
      4. Definir o intervalo de atualização automática do fluxo no leitor RSS.

    Importar - Exportar

    1. Importar [top]
      Antes de importar, selecionar um calendário privado ou de grupo. Para importar um ou mais eventos no formato vCal/iCal, clicar em Importar na barra de menus e selecionar o arquivo vCal/iCal em seu computador.
    2. Exportar [top]
      Antes de exportar, selecionar um calendário privado ou de grupo.

      Você pode importar um, vários ou todos os eventos de um calendário em formato vCal/iCal para depois reimportá-los em um programa compatível com esse formato:

      • Exportar somente um evento: clicar no assunto do evento e depois em Exportar.
      • Exportar diversos eventos: selecionar um modo de visualização (dia, semana ou mês) e clicar em Exportar na barra de menus e então em Exportar somente os eventos desta página.
      • Exportar todo o calendário: clicar em Exportar na barra de menus e então em Exportar todos os eventos deste calendário.

    Settings

    1. Access to Settings [top]
      There are several ways to access the Settings:
      • In the horizontal toolbar, choose the Settings icon.
      • From any tool, click on the "..." button in the Actions and then choose Settings.
      • Click on your name in the right upper part of the screen to display the menu and choose Settings.
    2. Fuso horário [top]
      Lembre-se de configurar seu calendário para o seu fuso horário. Isso possibilitará que colabore sem risco de erro com usuários em outros fusos.

      Ao se deslocar ao exterior, você pode modificar o fuso horário de seu calendário para que ele corresponda à sua localização.

      NB: O fuso horário escolhido também é utilizado nas datas de seus e-mails, nas datas de criação e de última modificação de seus dados etc.

    3. Duração padrão dos eventos [top]
      Por padrão, os eventos têm duração de uma hora. Você pode especificar uma duração inferior ou superior que será aplicada aos novos eventos.
    4. Resolução de um calendário [top]
      A resolução determina o conteúdo visível na página. Se você utilizar uma tela grande, certamente desejará utilizar uma resolução mais baixa.
    5. Agenda por SMS [top]
      Clicar em SMS na barra de menus e selecionar os dias em que quer receber a agenda bem como o momento (agenda do mesmo dia ou do dia seguinte).

      Nota: Nos dias em que sua agenda estiver vazia, você não receberá o SMS.

      Você pode também fazer uma cópia de seu calendário em seu celular clicando em Enviar agora.

      Você pode editar os parâmetros a qualquer momento ou cancelar o calendário por SMS desativando todas as caixas em "Enviar meu calendário para".

     

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