Persönliche Kontakte

  1. Einen Kontakt hinzufügen [top]
    Im Menü Neu wählen Sie Kontakt. Geben Sie die Kontaktdetails in den unterschiedlichen Tabs ein und klicken Sie dann auf Speichern.
  2. Kontaktdetails aufrufen [top]
    Doppelklicken Sie auf den Kontakt, um ihn in einem eigenen Fenster zu öffnen, oder klicken Sie ihn einmal an, um ihn im Hauptfenster aufzurufen.
  3. Einen Kontakt bearbeiten [top]
    Kontaktdetails anzeigen und dann auf Bearbeiten klicken.
  4. Foto [top]
    Sobald der Kontakt erstellt wurde, können Sie ein Foto hinzufügen. Die meisten Formate werden akzeptiert: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF und RAW. Das Foto wird automatisch zugeschnitten.

    Bearbeiten Sie den Kontakt und klicken auf Upload unter dem leeren Foto.

  5. Landkarte [top]
    Gehen Sie zu den Kontaktdetails und klicken Sie auf Landkarte. Diese Funktion ist verfügbar, wenn für diesen Kontakt eine Postleitzahl (privat oder beruflich) eingegeben wurde. Die Karte wird in einem separaten Fenster von Google Maps angezeigt.
  6. Einen Kommentar hinzufügen [top]
    Sie können bei einem Kontakt einen Kommentar hinzufügen. Kommentare zu einem Gruppenkontakt werden für alle Gruppenmitglieder angezeigt.
  7. Ein Dokument anhängen [top]
    Sie können ein Dokument einem Kontakt anhängen (oder mit ihm verlinken). Zum Beispiel können Sie einer Person ihren Lebenslauf anhängen.

    Rufen Sie die Kontaktdetails auf und klicken Sie auf den Tab Anhang. Dann wählen Sie ein Dokument aus.

    Hinweis: Wenn der Kontakt mit anderen ausgetauscht wird, stellen Sie sicher, dass sie die notwendigen Zugriffsrechte erteilen.

    Sie können die Dokumentendetails über das Adressbuch aufrufen. Sie können die Verknüpfung zum Dokument natürlich auch später wieder aufheben.

  8. Einen Kontakt überprüfen [top]
    Diese Funktion ist nur für Ihre eigenen Kontakte verfügbar.

    Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, automatisch die Kontaktdaten zu überprüfen: Das System sendet eine E-Mail an den Kontakt mit der Bitte, seine/ihre Daten (außer den Feldern "Kommentare" und Kategorien) zu überprüfen. Die E-Mail enthält Links für die Bestätigung oder Bearbeitung der Daten. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, ob der Kontakt die Daten bestätigt oder bearbeitet.

    Bitte beachten Sie, dass diese Funktion dem Kontakt es ermöglicht, Daten in seinen Kontaktdetails zu löschen.

Austauschen von persönlichen Kontakten

  1. Standard-Zugriffsrechte [top]
    • Kontakte aufrufen: nur Sie (kann verändert werden),
    • Kontakte bearbeiten: nur Sie (kann verändert werden),
    • Kontakte hinzufügen: nur Sie (kann verändert werden),
    • Kontakte löschen: nur Sie (kann verändert werden).
  2. Jemandem gestatten, alle Ihre Kontakte aufzurufen [top]
    Klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Liste aufrufen -Spalte. Die ausgewählten Personen können alles aufrufen und Sie können keine Kontakte vor ihnen verbergen.
  3. Jemandem gestatten, alle Ihre Kontakte zu bearbeiten [top]
    Diese Autorisierung gilt für alle Ihre persönlichen Kontakte und alle Kontakte, die Sie in einer Gruppe erstellen.

    Klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Kontakte bearbeiten an.

  4. Jemandem gestatten, Kontakte hinzuzufügen [top]
    Sie müssen zunächst der Person gestatten, alle Ihre Kontakte aufzurufen. Danach klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken die Kästchen in der Spalte Kontakte hinzufügen an. Die ausgewählte Person kann die Kontakte bearbeiten, die sie hinzufügt, aber sie wird sie nicht löschen können.
  5. Jemandem gestatten, Kontakte zu löschen [top]
    Hinweis: Dieses Recht gilt für alle Ihre persönlichen Kontakte: Gewähren Sie es niemandem.

    Sie müssen zunächst der Person gestatten, alle Ihre Kontakte aufzurufen. Danach klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken die Kästchen in der Spalte Kontakte löschen an.

Adressbuch der Gruppe

  1. Zugriff auf Gruppenkontakte [top]
    Wählen Sie den Gruppennamen in der Kontextauswahl, dessen Standardwert "persönlich" ist.
  2. Standard-Zugriffsrechte [top]
    • Kontakte aufrufen: alle Gruppenmitglieder (kann nicht geändert werden),
    • Kontakte bearbeiten: kontaktieren Sie den Ersteller (kann geändert werden),
    • Kontakte hinzufügen: Gruppenadministrator (kann geändert werden)
    • Kontakte löschen: Gruppenadministrator (kann geändert werden).
  3. Einen Gruppenkontakt hinzufügen [top]
    Beachten Sie bitte: Sie können nur mit der Zustimmung des Gruppenadministrators Inhalte hinzufügen.

    Fügen Sie einen neuen Kontakt genauso wie auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz hinzu.

  4. Einen persönlichen Kontakt mit der Gruppe austauschen [top]
    Beachten Sie bitte: Sie können nur mit der Zustimmung des Gruppenadministrators Inhalte hinzufügen .

    Falls der Kontakt schon in Ihrem persönlichen Adressbuch ist, können Sie ihn für die Gruppe freigeben . Gehen Sie zu Ihren persönlichen Kontakten, rufen Sie die Kontaktdetails auf und klicken Sie auf Für Gruppen freigeben. Kreuzen Sie die Gruppe an.

  5. Jemandem gestatten, einen Gruppenkontakt zu bearbeiten [top]
    Schauen Sie sich die Kontaktdetails an, klicken Sie auf Zugriff und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Kontakt bearbeiten an.
  6. Administratoren: gestatten Mitgliedern, Kontakte hinzuzufügen [top]
    Klicken Sie auf Zugriff unter der Menüleiste und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Kontakte hinzufügen an.
  7. Administratoren: den Mitgliedern gestatten, Kontakte zu löschen [top]
    Hinweis: Dieses Recht gilt für alle Gruppenkontakte: geben Sie es niemandem.

    Klicken Sie auf Zugriff unter der Menüleiste und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Löschen-Spalte.

Kontakte löschen

  1. Einen Kontakt löschen [top]
    Rufen Sie die Aktionen des Kontaktes auf und wählen Sie Löschen.
  2. Eine Auswahl von Kontakten löschen [top]
    Wählen Sie die Kontakte, die Sie löschen möchten, rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Löschen.
  3. Das Adressbuch leeren [top]
    Dieser Befehl löscht alle Kontakte aus dem aktuellen Adressbuch. Wählen Sie Leeren aus dem Menü Mehr.

Nachrichten

  1. Eine E-Mail senden [top]
    Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse der Kontaktperson
  2. Eine SMS senden [top]
    Klicken Sie auf die Handy-Nummer der Kontaktperson.

    Sie können die selbe Nachricht an verschiedene Empfänger senden, indem Sie auf Hinzufügen im Feld An klicken. Wählen Sie die Kästchen in Ihrem persönlichen Adressbuch oder dem Adressbuch der Gruppe.

    Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen, Ihre SMS zu unterschreiben, so dass die Empfänger wissen, wer der Absender ist.

  3. Ein Fax senden [top]
    Klicken Sie auf die Faxnummer des Kontakts.

    Falls Sie die Nummer nicht anklicken können, überprüfen Sie, ob sie im internationalen Format (alle drei vorgesehene Felder ausgefüllt) eingeben wurde. Überprüfen Sie ebenso, ob die Nummer im Faxfeld eingegeben worden ist. Bearbeiten Sie sie mit dem Pull-down Menü und richten Sie sie, falls erforderlich, für 'Faxen' ein.

Suchen

  1. Suche in allen Tools [top]
    Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Wählen Sie Alle Tools im linken Menü. Standardmäßig werden nur Ihre persönlichen Daten durchsucht. Wählen Sie Einschließlich Gruppendaten wenn Sie auch diesen Daten in die Suche einbeziehen möchten. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
  2. Suche in einem einzigen Tool [top]
    • Einfache Suche
      Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Im linken Menü ist das aktuelle Tool automatisch ausgewählt, Sie können aber auch ein anderes Tool auswählen. Legen Sie außerdem fest, ob Sie Gruppendaten einschließen. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
    • Erweiterte Suche: Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab. Wählen Sie Erweiterte Suche im rechten Pull-Down-Menü des Suchfeldes.
  3. Suchfeld-Syntax [top]
    • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
    • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
    • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
    Beispiel:
    • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
    • Maui OR hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
    • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
    • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
    • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.
    • Tag:dringend liefert Suchtreffer mit dem Tag "dringend".
  4. Suchtreffer-Anzeige [top]
    Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert. Diese Reihenfolge kann derzeit nicht verändert werden.

    In Abhängigkeit vom Tool, zu dem der Suchtreffer gehört, stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung: Öffnen, im Kontext öffnen/im entsprechenden Ordner öffnen, etc.

    Wenn Sie in allen Tools suchen, können Sie danach dieselbe Suche auch in einem einzelnen Tool starten, indem Sie es im linken Pull-Down Menü des Suchfeldes auswählen.

  5. Letze Suchabfragen [top]
    Die fünf letzten Suchabfragen können über das rechte Pull-Down Menü des Suchfeldes nochmals abgerufen werden.

Drucken

  1. Einen einzelnen Kontakt ausdrucken. [top]
    Rufen Sie die Aktionen der Kontakte auf und wählen Sie Drucken.
  2. Eine Auswahl von Kontakten ausdrucken [top]
    Wählen Sie die Kontakte, die Sie ausdrucken möchten, rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Drucken.

    Klicken Sie das Kästchen oben an, wenn Sie alle Kontakte auf der aktuellen Seite ausdrucken möchten.

Tags

  1. Wozu gibt es Tags? [top]
    Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
  2. Zugriff auf die Tags [top]
    Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
  3. Einen Tag erstellen [top]
    Geben Sie im Tag-Fenster einen Namen für einen neuen Tag im oberen Teil des Fensters ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Dann können Sie noch eine beliebige Farbe auswählen.
  4. Einen Tag bearbeiten [top]
    Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
  5. Einen Tag löschen [top]
    Klicken Sie im Tag-Fenster auf das rote Kreuz neben einem Tag.
  6. Einige Daten mit Tags versehen [top]
    Wählen Sie Tags im Menüpunkt Aktionen. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.
  7. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen [top]
    Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
    • Geben Sie "tag:TAG_NAME" in das Suchfeld ein, das in allen Tools zur Verfügung steht. Wählen Sie danach, ob Sie nur im aktuellen Tool oder in allen Tools suchen möchten.
    • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag.
  8. Tags und Gruppen [top]
    Tags gehören einer einzelnen Person und nicht einer Gruppe: Es gibt keine Gruppen-Tags. Es ist nicht ratsam, Tags bei Gruppen-Daten zu verwenden.

Online Synchro

  1. Funktionen [top]
    Synchronisieren Sie Ihre Smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) Apps mit den ContactOffice Nachrichten, Kalender und Adressbuch. Greifen Sie auf ContactOffice Daten direkt in Ihrer Smartphone-App zu (Beispiel: die iPhone Kalender-App) und synchronisieren Sie die Daten.

    Sie können mehrere Endgeräte synchronisieren, dabei fungiert ContactOffice als Synchronisierungsserver.

    Sollte während des Synchronisierungsprozesses ein Problem auftreten (Verbindung verloren, Akku leer, etc.), geht die nächste Synchronisierung davon aus, dass die aktuellsten Daten auf ContactOffice liegen.

    Damit bleiben die Daten immer auf Ihrem Smartphone präsent.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind (3G oder WiFi).
    • 2 - Tippen Sie auf 'Einstellungen' auf dem Home-Bildschirm.


    • 3 - Wählen Sie 'Mail, Kontakte, Kalender'.


    • 4 - Tippen Sie auf 'Account hinzufügen'


    • 5 - Tippen Sie auf das 'Microsoft Exchange' Logo. Hinweis: Sie gelangen an diese Stelle auch, wenn Sie die 'Mail App' auf dem Home-Bildschirm antippen und bisher keinen Account konfiguriert haben.


    • 6 - Geben Sie nun die Informationen zu Ihrem ContactOffice-Account ein:
      • E-Mail: Geben Sie Ihre ContactOffice E-Mail-Adresse ein
      • Domain: frei lassen
      • Benutzername: Geben Sie BENUTZERNAME(Ihren ContactOffice-Benutzernamen) ein
      • Kennwort: Geben Sie Ihr ContactOffice-Passwort ein
      • Beschreibung: Geben Sie 'ContactOffice' ein
      ContactOffice_email
      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      ContactOffice


    • 7 - Tippen Sie 'weiter' oben rechts an und Ihr iPhone wird versuchen, den Account automatisch zu erkennen und zu konfigurieren. Hinweis: Dies kann bis zu fünf Minuten dauern, da die AutoDiscovery-Funktion von unseren Servern nicht unterstützt wird. Deshalb wird der Vorgang auch scheitern und Ihr iPhone wird Sie informieren, dass Ihr Account nicht eingerichtet werden konnte und Sie den Server-Namen manuell eingeben müssen: 'www.contactoffice.com'
      ContactOffice_email
      www.contactoffice.com
      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      ContactOffice


    • 8 - Tippen Sie auf 'weiter' und das iPhone wird die Konfiguration überprüfen. Standardmäßig synchronisiert das iPhone alle drei Datentypen (Mail, Kontakte, Kalender) mit ContactOffice, Sie können aber auch einen oder mehrere Typen abschalten, wenn Sie möchten.
      Tippen Sie auf 'fertig' und das iPhone schließt die Konfiguration ab und kehrt zum 'Mail, Kontakte, Kalender' zurück, während es mit dem Server kommuniziert.
      Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis alle Kalendereinträge und Kontaktdaten angezeigt werden.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind (3G oder WiFi).


    • 2 - Klicken Sie auf die Ikone 'Einstellungen'.


    • 3 - Wählen Sie den Menüpunkt 'Datensynchronisierung'.


    • 4 - Wählen Sie 'Hintergrunddaten' und 'Daten autom. Synchronisieren'. Klicken Sie auf 'Account hinzufügen'.


    • 5 - Klicken Sie auf 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Geben Sie nun Ihre ContactOffice Benutzerdaten ein und klicken Sie dann auf 'Weiter'.
      ContactOffice_email
      Passwort_ContactOffice


    • 7 - Geben Sie die folgenden Informationen ein:
      Achtung: Klicken Sie nicht auf den 'SSL'-Button, da sonst die Verbindung abbricht.

      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      www.contactoffice.com


    • 8 - Ihr Android-SmartPhone versucht nun, mit dem Server zu kommunizieren.
      Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis die Daten angezeigt werden.
    • 9 - Geben Sie die folgenden Einstellungen ein:
    • 10 - Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf 'Fertig'. Sie können nun Ihre Daten synchronisieren.
      Es gibt noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, wir überlassen es aber Ihnen, herauszufinden, welche davon Ihren Anforderungen am besten genügen.
      ContactOffice
  4. BlackBerry [top]
    AstraSync ist eine Anwendung zum BlackBerry Synchronisieren, die von Tausenden von Blackberry SmartPhone-Benutzern auf der ganzen Welt verwendet wird. Nach Installation der Software führt AstraSync eine drahtlose Zwei-Wege-Synchronisation der E-Mail-, Kalender- und Kontaktdaten mit Exchange ActiveSync-kompatiblen Servern durch.

Skype-Links

  1. Funktionen [top]
    Skype ist eine Software, mit der Sie über das Internet telefonieren können. Sie können andere Skypenutzer sogar gratis anrufen. Mit SkypeOut können Sie außerdem Festnetz- oder Handy-Nummern zu einem günstigen Tarif anrufen.

    Falls Sie die Skype-Links im Adressbuch ContactOffice aktivieren, können Sie :

    • Die persönlichen und Gruppenkontakte, die eine Skype-Adresse haben, direkt mit Skype anrufen
    • Sehen Sie nach, ob diese Kontakte online sind (vorausgesetzt, sie haben anderen gestattet, ihren Status zu sehen)
    • Rufen Sie mit SkypeOut jede Telefonnummer in den Kontakten an.
    Um mehr über Skype und SkypeOut zu erfahren, gehen Sie zur Skype -Webseite.
  2. Skype-Links aktivieren [top]
    Skype-Links sind nicht standardmäßig aktiviert. Gehen Sie zu 'Einstellungen' in den Kontakten und klicken Sie Box neben Skype Links an.
  3. Skype-Status [top]
    Wenn Skype-Links aktiviert sind, werden Kontakte, die eine Skype-Adresse haben, mit einem Skype-Button angezeigt. Er zeigt den Status des Kontakts (unbekannt, verfügbar, belegt usw.) an, vorausgesetzt, dass er seinen Status öffentlich macht.

    Um Ihren Skypestatus öffentlich zu machen, öffnen Sie Skype, wählen Optionen in dem Menü Aktionen und dann die Registerkarte Privatsphäre. Klicken Sie das Kästchen Zulassen, dass mein Status im Web sichtbar ist an.

Importieren - Exportieren

  1. Importieren [top]
    Bevor Sie importieren, wählen Sie einen Arbeitsplatz (persönlich oder Gruppe). Klicken Sie dann auf Importieren in der Menüleiste und wählen Sie ein Dateiformat: Outlook, vCard, LDIF oder .csv.

    Das Importfenster zeigt an, wie viele Kontakte importiert werden können.

  2. Exportieren [top]
    Gehen Sie zu einem Adressbuch (persönlich oder Gruppe), klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie ein Format: vCard oder CSV.

    Um in PDF-Format zu exportieren, klicken Sie auf die PDF-Ikone ().

    Um einen einzigen Kontakt zu exportieren, öffnen Sie die Details und klicken Sie dann auf vCard exportieren,

    Beachten Sie bitte: Wenn Sie Ihr Adressbuch exportieren möchten (indem Sie das .vcf - vCard Format nutzen), um es in Outlook/Outlook Express zu importieren, werden Sie die folgenden Probleme feststellen, die durch Outlook/Outlook Express und nicht durch das virtuelle Büro verursacht werden:

    • Outlook Express
      Wählen Sie Adressbuch im Toolsmenü. Im Adressbuch des Dateimenüs wählen Sie danach "Importieren/Visitenkarten". Sie müssen jeden einzelnen Kontakt durch Klicken auf "OK" akzeptieren.
    • Outlook
      Das virtuelle Büro exportiert alle Ihre Kontakte in einer einzigen .vcf Datei. Outlook hat Schwierigkeiten mit dem Import von .vcf Dateien mit mehreren Kontakten: es wird nur den ersten importieren. Outlook kann genauso wenig .vcf Datenordner importieren. Die einzige schnelle Lösung ist, die Kontakte nach Outlook Express zu importieren und sie dann nach Outlook zu importieren. Gehen Sie zu Kontakte in Outlook und wählen Sie "Importieren und Exportieren im Datei Menü". Wählen Sie "Nachrichten und Internetkontakte importieren" und danach "Outlook Express". Klicken Sie nur auf "Das Adressbuch importieren".

Einstellungen

  1. Zugriff auf Einstellungen [top]
    Im Menü Mehr wählen Sie Einstellungen.
  2. Reihenfolge der Anzeige [top]
    Kontakte werden in der Reihenfolge Nachname - Vorname angezeigt. Sie können diese Reihenfolge umkehren.

    Die eingestellte Reihenfolge wird in allen Fenstern verwendet, die Kontaktlisten anzeigen (Adressbuch, Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, Zugriffsrechte, etc.).

  3. Anzahl der Kontakte pro Seite [top]
    Sie können die Anzahl der pro Seite angezeigten Kontakte festlegen (5 bis 50).

    Diese Zahl wir bei allen Fenstern verwendet, die Kontaktlisten anzeigen (Adressbuch, Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, Zugriffsrechte, etc.).

 

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