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• Persönliche Kontakte
• Austauschen von persönlichen Kontakten
• Adressbuch der Gruppe
• Kontakte löschen
• Nachrichten
• Sortieren und suchen
• Importieren - Exportieren
• Personalisierung

Persönliche Kontakte

1. Einen Kontakt hinzufügen [top]
   Klicken Sie auf Hinzufügen in der Menüleiste. Sie können die folgenden Felder nutzen:
   • Titel: Anrede
   • Sprache: Dieses Feld ist wichtig, da das System in dieser Sprache mit dem Kontakt kommunizieren wird (Einladung zum Gruppenbeitritt, Überprüfung der Kontaktdaten, usw.) . Falls keine Sprache ausgewählt wurde, wird Englisch benutzt.
   • Nachname
   • Vorname
   • Firma
   • Abteilung
   • Berufsbezeichnung
   • Adressen: wählen Sie die Adressenart (Geschäftlich, Privat, Andere, Nicht definiert) und geben Sie die Adresse ein. Wählen Sie ein Land in der Liste oder tippen Sie den Ländernamen ein.
   • Telefonnummern: wählen Sie eine Art und geben Sie die Nummer im internationalen Format (nutzen Sie die drei vorgegebenen Felder).
   • E-Mail-Adressen: geben Sie bis zu drei E-Mail-Adressen ein.
   • Kategorien: Klicken Sie auf Bearbeiten, um eine Kategorie den Kontakt beizufügen
   • URL: Die Webseite des Kontakts oder der Firma
   • Kommentar: Frei verfügbarer Bereich. Wenn Sie mehr Platz benötigen, klicken Sie auf Zoomen.
2. Kontaktdetails aufrufen [top]
   Klicken Sie auf den Namen des Kontakts oder auf das Vergrößerungsglas () in der oberen rechten Ecke, um die Kontaktdetails aufzurufen.
3. Landkarte [top]
   Gehen Sie zu den Kontaktdetails und klicken Sie auf Landkarte. Diese Funktion ist verfügbar, wenn für diesen Kontakt eine Postleitzahl (privat oder beruflich) eingegeben wurde. Die Karte wird in einem separaten Fenster von Google Maps angezeigt.
4. Foto [top]
   Sobald der Kontakt erstellt wurde, können Sie ein Foto hinzufügen. Die meisten Formate werden akzeptiert: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF und RAW. Das Foto wird automatisch zugeschnitten.

   Bearbeiten Sie den Kontakt und klicken auf Upload unter dem leeren Foto.

5. Einen Kontakt bearbeiten [top]
   Kontaktdetails anzeigen und dann auf Bearbeiten klicken.
6. Einen Kontakt überprüfen [top]
   Diese Funktion ist nur für Ihre eigenen Kontakte verfügbar.

   Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, automatisch die Kontaktdaten zu überprüfen: Das System sendet eine E-Mail an den Kontakt mit der Bitte, seine/ihre Daten (außer den Feldern "Kommentare" und Kategorien) zu überprüfen. Die E-Mail enthält Links für die Bestätigung oder Bearbeitung der Daten. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, ob der Kontakt die Daten bestätigt oder bearbeitet.

   Bitte beachten Sie, dass diese Funktion dem Kontakt es ermöglicht, Daten in seinen Kontaktdetails zu löschen.

Austauschen von persönlichen Kontakten

1. Standard-Zugriffsrechte [top]
   
   • Kontakte aufrufen: nur Sie (kann verändert werden),
   • Kontakte bearbeiten: nur Sie (kann verändert werden),
   • Kontakte hinzufügen: nur Sie (kann verändert werden),
   • Kontakte löschen: nur Sie (kann verändert werden).
2. Jemandem gestatten, alle Ihre Kontakte aufzurufen [top]
   Klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Liste aufrufen -Spalte. Die ausgewählten Personen können alles aufrufen und Sie können keine Kontakte vor ihnen verbergen.
3. Jemandem gestatten, alle Ihre Kontakte zu bearbeiten [top]
   Diese Autorisierung gilt für alle Ihre persönlichen Kontakte und alle Kontakte, die Sie in einer Gruppe erstellen.

   Klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Kontakte bearbeiten an.

4. Jemandem gestatten, Kontakte hinzuzufügen [top]
   Sie müssen zunächst der Person gestatten, alle Ihre Kontakte aufzurufen. Danach klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken die Kästchen in der Spalte Kontakte hinzufügen an. Die ausgewählte Person kann die Kontakte bearbeiten, die sie hinzufügt, aber sie wird sie nicht löschen können.
5. Jemandem gestatten, Kontakte zu löschen [top]
   Hinweis: Dieses Recht gilt für alle Ihre persönlichen Kontakte: Gewähren Sie es niemandem.

   Sie müssen zunächst der Person gestatten, alle Ihre Kontakte aufzurufen. Danach klicken Sie auf Zugriff in der Menüleiste und klicken die Kästchen in der Spalte Kontakte löschen an.

Adressbuch der Gruppe

1. Zugriff auf Gruppenkontakte [top]
   Wählen Sie den Gruppennamen im zweiten Pull-down Menü (der Standardwert ist "Persönlich") oder klicken Sie auf Aufrufen in der Menüleiste und dann "Gruppe NamederGruppe".
2. Standard-Zugriffsrechte [top]
   
   • Kontakte aufrufen: alle Gruppenmitglieder (kann nicht geändert werden),
   • Kontakte bearbeiten: kontaktieren Sie den Ersteller (kann geändert werden),
   • Kontakte hinzufügen: Gruppenadministrator (kann geändert werden)
   • Kontakte löschen: Gruppenadministrator (kann geändert werden).
3. Einen Gruppenkontakt hinzufügen [top]
   Beachten Sie bitte: Sie können nur mit der Zustimmung des Gruppenadministrators Inhalte hinzufügen.

   Fügen Sie einen neuen Kontakt genauso wie auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz hinzu.

4. Einen persönlichen Kontakt mit der Gruppe austauschen [top]
   Beachten Sie bitte: Sie können nur mit der Zustimmung des Gruppenadministrators Inhalte hinzufügen .

   Falls der Kontakt schon in Ihrem persönlichen Adressbuch ist, können Sie ihn für die Gruppe freigeben . Gehen Sie zu Ihren persönlichen Kontakten, rufen Sie die Kontaktdetails auf und klicken Sie auf Für Gruppen freigeben. Kreuzen Sie die Gruppe an.

5. Jemandem gestatten, einen Gruppenkontakt zu bearbeiten [top]
   Schauen Sie sich die Kontaktdetails an, klicken Sie auf Zugriff und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Kontakt bearbeiten an.
6. Administratoren: gestatten Mitgliedern, Kontakte hinzuzufügen [top]
   Klicken Sie auf Zugriff unter der Menüleiste und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Kontakte hinzufügen an.
7. Administratoren: den Mitgliedern gestatten, Kontakte zu löschen [top]
   Hinweis: Dieses Recht gilt für alle Gruppenkontakte: geben Sie es niemandem.

   Klicken Sie auf Zugriff unter der Menüleiste und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Löschen-Spalte.

Kontakte löschen

1. Einen Kontakt löschen [top]
   Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Kontakt.
2. Eine Auswahl von Kontakten löschen [top]
   Klicken Sie die Kästchen neben den Kontakten an und klicken Sie danach auf Löschen in der Menüleiste. Sie können auch alle Kontakte einer Seite auswählen, indem Sie auf Alle auswählen in der Menüleiste klicken.
3. Das Adressbuch leeren [top]
   Sie können alle Kontakte in Ihrem persönlichen Adressbuch mit einer einzigen Aktion löschen. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie diese Aktion nicht rückgängig machen können.

   Um alle Kontakte zu löschen, gehen Sie zu

   Einstellungen > Löschen und klicken dann auf Das Adressbuch leeren.

Nachrichten

1. Eine E-Mail senden [top]
   Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse der Kontaktperson
2. Eine SMS senden [top]
   Klicken Sie auf die Handy-Nummer der Kontaktperson.

   Sie können die selbe Nachricht an verschiedene Empfänger senden, indem Sie auf Hinzufügen im Feld An klicken. Wählen Sie die Kästchen in Ihrem persönlichen Adressbuch oder dem Adressbuch der Gruppe.

   Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen, Ihre SMS zu unterschreiben, so dass die Empfänger wissen, wer der Absender ist.

3. Ein Fax senden [top]
   Klicken Sie auf die Faxnummer des Kontakts.

   Falls Sie die Nummer nicht anklicken können, überprüfen Sie, ob sie im internationalen Format (alle drei vorgesehene Felder ausgefüllt) eingeben wurde. Überprüfen Sie ebenso, ob die Nummer im Faxfeld eingegeben worden ist. Bearbeiten Sie sie mit dem Pull-down Menü und richten Sie sie, falls erforderlich, für 'Faxen' ein.

Sortieren und suchen

1. Kategorien [top]
   Jeder Kontakt kann mit einer oder mehreren persönlichen Kategorien verknüpft werden. Kategorien gehören zu Personen und nicht zu Gruppen: Es gibt keine Gruppenkategorien.

   Um eine Kategorie hinzuzufügen, gehen Sie zu 'Einstellungen > Kategorien'. Geben Sie einen Kategorienamen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

   Um einen Kontakt mit einer Kategorie zu verknüpfen, öffnen Sie die Kontaktdetails, indem Sie auf den Namen klicken, danach klicken Sie auf Bearbeiten. In der Rubrik 'Kategorien' klicken Sie auf Bearbeiten. Wählen Sie die entsprechende Kategorie, indem Sie das Pull-down Menü nutzen und auf Hinzufügen klicken. Ein und derselbe Kontakt kann mit mehreren Kategorien verknüpft sein.

   Um alle Kontakte, die mit der Kategorie verbunden sind, sichtbar zu machen, wählen Sie sie mit der Suchfunktion in der Kopfleiste und klicken Sie auf Suchen.

2. Kontakte sortieren [top]
   Oberhalb der Kontakte ist ein Alphabet abgebildet. Klicken Sie auf einen Buchstaben, um alle Nachnamen mit diesem Anfangsbuchstaben anzuzeigen. Klicken Sie auf Alle, um alle Kontakte anzuzeigen.
3. Einen Kontakt suchen [top]
   Die Suchfunktion befindet sich in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

   Wählen Sie aus, ob Sie in Ihrem persönlichen Adressbuch oder in den Adressbüchern der Gruppe suchen möchten. Wählen Sie ein Kriterium (Vorname, Nachname, Firma) mit dem Pull-down Menü, geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken dann auf Suchen.

Importieren - Exportieren

1. Importieren [top]
   Bevor Sie importieren, wählen Sie einen Arbeitsplatz (persönlich oder Gruppe). Klicken Sie dann auf Importieren in der Menüleiste und wählen Sie ein Dateiformat: Outlook, vCard, LDIF oder .csv.

   Das Importfenster zeigt an, wie viele Kontakte importiert werden können.

2. Exportieren [top]
   Gehen Sie zu einem Adressbuch (persönlich oder Gruppe), klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie ein Format: vCard oder CSV.

   Um in PDF-Format zu exportieren, klicken Sie auf die PDF-Ikone ().

   Um einen einzigen Kontakt zu exportieren, öffnen Sie die Details und klicken Sie dann auf vCard exportieren,

   Beachten Sie bitte: Wenn Sie Ihr Adressbuch exportieren möchten (indem Sie das .vcf - vCard Format nutzen), um es in Outlook/Outlook Express zu importieren, werden Sie die folgenden Probleme feststellen, die durch Outlook/Outlook Express und nicht durch das virtuelle Büro verursacht werden:

   • Outlook Express
     Wählen Sie Adressbuch im Toolsmenü. Im Adressbuch des Dateimenüs wählen Sie danach "Importieren/Visitenkarten". Sie müssen jeden einzelnen Kontakt durch Klicken auf "OK" akzeptieren.
   • Outlook
     Das virtuelle Büro exportiert alle Ihre Kontakte in einer einzigen .vcf Datei. Outlook hat Schwierigkeiten mit dem Import von .vcf Dateien mit mehreren Kontakten: es wird nur den ersten importieren. Outlook kann genauso wenig .vcf Datenordner importieren. Die einzige schnelle Lösung ist, die Kontakte nach Outlook Express zu importieren und sie dann nach Outlook zu importieren. Gehen Sie zu Kontakte in Outlook und wählen Sie "Importieren und Exportieren im Datei Menü". Wählen Sie "Nachrichten und Internetkontakte importieren" und danach "Outlook Express". Klicken Sie nur auf "Das Adressbuch importieren".

Personalisierung

1. Einstellungen [top]
   Wenn Sie auf Einst. in der Menüleiste klicken, können Sie die Anzahl der Kontakte pro Seite festlegen (zwischen 5 und 50).