Persönliche Dokumente

  1. Ein Dokument hinzufügen (upload) [top]
    Gehen Sie zum Ordner, in dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten. Im Menü Neu wählen Sie Dokument und dann Vom Computer.
  2. Ein Dokument per Drag and Drop hinzufügen [top]
    Sie können eine oder mehrere Dateien per Drag and Drop von Ihrem Computer-Desktop in die Dokumentenliste verschieben.

    Diese Funktion erfordert allerdings eine aktuelle Browserversion. Der Internet Explorer unterstützt diese Funktion bisher nicht.

  3. Eine Datei per Download hinzufügen [top]
    Wenn die Datei im Internet verfügbar ist, können Sie sie zu den Dokumenten hinzufügen, indem Sie seine URL eingeben. Diese URL muss aber öffentlich zugänglich sein (das heißt, es darf keine Authentifizierung notwendig sein, um das Dokument herunter zu laden).

    Im Menü Neu wählen Sie Dokument und dann Aus dem Internet.

  4. Ein leeres Dokument erstellen [top]
    Gehen Sie zum Ordner, in dem Sie ein leeres Dokumente (Textdatei, Tabellenkalkulation oder Präsentation) hinzufügen möchten. Im Menü Neu wählen Sie Dokument und dann Leeres Dokument.
  5. Einen Kommentar hinzufügen [top]
    Sie können einem Dokument einen Kommentar hinzufügen, um eine Idee von seinem Inhalt zu vermitteln. In einer Gruppe wird der Kommentar allen Gruppenmitgliedern angezeigt. Wählen Sie Kommentar in den Aktionen des Dokuments. Dokumente mit Kommentaren werden mit einem speziellen Icon dargestellt.
  6. Ein Dokument bearbeiten [top]
    Um ein Dokument zu bearbeiten, müssen Sie es zunächst auf Ihren Computer herunterladen, die notwendigen Änderungen vornehmen, das Dokument, das noch auf dem Web ist, entweder löschen oder umbenennen und es schließlich durch die hoch geladene neue Version ersetzen.

    Sie können dies alles vereinfachen, indem Sie ein virtuelles Laufwerk nutzen.

  7. Ein Dokument herunter laden [top]
    Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder wählen Sie Herunter laden im Menü Aktionen des Dokuments.

    Jedes Mal, wenn das Dokument herunter geladen wird (indem das Web-Interface oder das virtuelle Laufwerk genutzt werden), wird der Downloadzähler aktualisiert. Sie können ihn aufrufen, indem Sie auf Aktionen klicken.

  8. Ein Dokument umbenennen [top]
    Wählen Sie Umbenennen im Menü Aktionen des Dokuments.
  9. Ein Dokument duplizieren [top]
    Wenn Sie ein Dokument erstellen müssen, das ähnlich wie ein bereits existierendes Dokument ist, wählen Sie Duplizieren in den Aktionen des bestehenden Dokuments. Sie können diese Funktion auch als manuelle Versionsverwaltung einsetzen: Bevor Sie ein Dokument bearbeiten, duplizieren Sie es und benennen Sie es dann um, indem Sie einen Hinweis auf die Version wie zum Beispiel v1, v2, etc. hinzufügen. Diese Methode kann bei Ihren persönlichen Dokumenten und Gruppendokumenten verwendet werden.
  10. Ein Dokument verschieben [top]
    Wählen Sie Verschieben im Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in den Zielordner verschoben und erscheint dann nicht mehr im bisherigen Ordner.

Online-Editor

  1. Funktionen [top]
    Sie benötigen keine Office-Software (Microsoft Office, OpenOffice) mehr auf Ihrem Computer, um in der Lage zu sein, Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Vortragspräsentationen zu bearbeiten. ContactOffice enthält einen Online-Editor, der die wichtigsten Funktionen bietet.

    Dieser Editor steht zur Verfügung, wenn Ihr Administrator des ContactOffice ihn aktiviert hat (er ist standardmäßig deaktivier) und Sie über die Rechte verfügen, ein bestimmtes Dokument zu bearbeiten.

    Wählen Sie online bearbeiten aus dem Kontext-Menü eines "Office"-Dokuments. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Speichern" im Online-Editor.

    Hinweis: Der Online-Editor wird über die Anwendung eines Drittanbieters zur Verfügung gestellt. Diese Anwendung greift dafür auf Ihre bearbeiteten Inhalte im Dokumententool zu. Der Drittanbieter übernimmt keine Garantie, dass der Service auch zukünftig verfügbar seine wird.

  2. Gemeinsames Bearbeiten [top]
    Dokumente in einer Gruppe können durch verschiedene Personen zur selben Zeit bearbeitet werden, jeder Anwender kann dabei zu einer bestimmten Zeit einen Abschnitt bearbeiten. Änderungen, die von anderen Personen durchgeführt werden, werden in Echtzeit dargestellt. Eine Chatfunktion steht ebenfalls zur Verfügung.

Virtuelles Laufwerk

  1. Definition [top]
    Das virtuelle Laufwerk ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf Ihre Dokumente (ohne einen Webbrowser): die Dokumente befinden sich in einem speziellen Ordner auf Ihrem Computer, durch einen Benutzernamen und ein Passwort geschützt.

    Dieser Ordner kann wie ein Standardordner eingesetzt werden: Sie können Dateien und Unterordner hinzufügen, löschen und/oder umbenennen. Sie können eine Datei auch von einem Ordner oder einer Anwendung auf Ihrem Computer aus öffnen. Das virtuelle Laufwerk ist außerdem eine einfache Möglichkeit, um ein Backup von den auf Ihrem persönlichen Computer gespeicherten Dateien zu erstellen.

  2. Ein virtuelles Laufwerk einrichten [top]
    Das Verfahren hängt von Ihrem Betriebssystem ab. Klicken Sie auf Virtuelles Laufwerk, um Informationen zur Vorgehensweise zu erhalten.

    Sie werden feststellen, dass das virtuelle Laufwerk aus verschiedenen Ordnern besteht:

    • Ein 'persönlicher' Ordner: Er enthält Ihre persönlichen Ordner und Dokumente
    • Ein Ordner für jede Gruppe: Jeder Ordner enthält Gruppenordner und Dokumente

    Beachten Sie bitte: Alle Dokumente müssen in einem dieser Ordner abgelegt werden: Sie können auf der obersten Verzeichnishierarchieebene keine Dokumente ablegen oder neue Ordner erstellen.

  3. Mögliche Probleme [top]
    Für eine optimale Nutzung, beachten Sie folgendes:
    • Vermeiden Sie Sonderzeichen in den Ordnernamen
    • Konfigurieren Sie Ihre persönliche oder die Firewall des Netzwerkes so, dass die Verbindung zu Ihrem virtuellen Laufwerk zugelassen wird (WebDAV Protokoll auf Port 80: Das Senden von Daten von Ihrem Computer muss gestattet sein).
    • Je nach Abonnementtyp variieren die Verzeichnishierarchieebenen. Wenn Sie noch weitere Ebenen in Ihrem virtuellen Ordner einrichten möchten, erhalten Sie eine Fehlernachricht

Ordner und Unterordner

  1. Spezielle Ordner [top]
    In den persönlichen Dokumenten gibt es spezielle Ordner:
    • Papierkorb: er enthält gelöschte Dokumente und Ordner; sie werden endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird.
    • Wiki: er enthält Ihre persönlichen Wiki-Seiten, als .html-Dokumente abgespeichert (Dieser Ordner erscheint nicht, wenn das Wiki in Ihrer Version nicht verfügbar ist)
    • Drop folder: er enthält Dokumente, die von Gruppenmitgliedern dort abgelegt wurden. Er wird bei der ersten Dokumentenablage automatisch erstellt. Weitere Informationen finden Sie in der Rubrik Drop folder
    • Internet: Sie können diesen Ordner erstellen, um Dokumente im Internet zu veröffentlichen. Wenn diese Funktion für Ihr Profil zur Verfügung steht, wird die Funktion Publizieren in den Aktionen des Internet-Ordners verfügbar sein. Weitere Details finden Sie in der Rubrik Öffentlicher Zugriff.
    Gruppendokumente haben ebenfalls einen Wiki-Ordner und einen Papierkorb. Sie können auch einen Internet-Ordner haben.
  2. Einen Ordner oder Unterordner erstellen [top]
    Gehen Sie zum Ordner, für den Sie einen Unterordner erstellen möchten. Rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Neuer Ordner. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Return-Taste.
  3. Einen Ordner umbenennen [top]
    Rufen Sie die Aktionen des Ordners auf und wählen Sie Umbenennen.
  4. Einen Ordner verschieben [top]
    Sie können dies in zweierlei Art tun:
    • Wählen Sie den Ordner mit der Maus und schieben Sie ihn in den Zielordner.
    • Rufen Sie die Aktionen des Ordners auf und wählen Sie Verschieben.
  5. Einen Ordner löschen [top]
    Vorsicht:
    • Das Löschen eines Ordners bedeutet, dass alle Dokumente, die er enthält, sowie alle Unterordner und deren Inhalte ebenfalls gelöscht werden.
    • Wird der Papierkorb geleert, können Sie die Dokumente nicht wiederherstellen. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.
    • Anstatt Ordner zu löschen, können Sie sie auch archivieren (siehe entsprechender Hilfebereich).
    Wählen Sie den Ordner, rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Löschen.

    Hinweis: der Ordner wird erst endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Falls Sie einen Ordner versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie ihn von dort auch wieder zurück verschieben.

Suchen

  1. Suche in allen Tools [top]
    Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Wählen Sie Alle Tools im linken Menü. Standardmäßig werden nur Ihre persönlichen Daten durchsucht. Wählen Sie Einschließlich Gruppendaten wenn Sie auch diesen Daten in die Suche einbeziehen möchten. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
  2. Suche in einem einzigen Tool [top]
    • Einfache Suche
      Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Im linken Menü ist das aktuelle Tool automatisch ausgewählt, Sie können aber auch ein anderes Tool auswählen. Legen Sie außerdem fest, ob Sie Gruppendaten einschließen. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
    • Erweiterte Suche: Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab. Wählen Sie Erweiterte Suche im rechten Pull-Down-Menü des Suchfeldes.
  3. Suchfeld-Syntax [top]
    • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
    • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
    • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
    Beispiel:
    • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
    • Maui OR hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
    • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
    • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
    • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.
    • Tag:dringend liefert Suchtreffer mit dem Tag "dringend".
  4. Suchtreffer-Anzeige [top]
    Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert. Diese Reihenfolge kann derzeit nicht verändert werden.

    In Abhängigkeit vom Tool, zu dem der Suchtreffer gehört, stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung: Öffnen, im Kontext öffnen/im entsprechenden Ordner öffnen, etc.

    Wenn Sie in allen Tools suchen, können Sie danach dieselbe Suche auch in einem einzelnen Tool starten, indem Sie es im linken Pull-Down Menü des Suchfeldes auswählen.

  5. Letze Suchabfragen [top]
    Die fünf letzten Suchabfragen können über das rechte Pull-Down Menü des Suchfeldes nochmals abgerufen werden.
  6. Einschränkungen [top]
    Nach OpenOffice (.odt, etc.) und Passwort-geschützten Dokumenten kann nicht gesucht werden.

Dokumente per E-Mail senden

  1. Als Anhang senden [top]
    Wählen Sie aus dem Dokumentenarchiv ein oder mehrere Dokumente, rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Senden und dann als Anhang.
  2. Als Hyperlink senden [top]
    Anstatt das Dokument in einer E-Mail zu versenden, können Sie es auch als Link verschicken. Der Empfänger hat dann einige Tage Zeit, das Dokument herunter zu laden, indem er auf den Link klickt. Sobald er dies tut, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.

    Diese Funktion ist besonders für große Dokumente geeignet, Sie können sie aber auch bei kleinen Dokumenten einsetzen.

    Beachten Sie bitte, dass diese Funktion eine individuelle Nachricht pro Empfänger versenden wird, der Empfänger sieht also nicht die anderen Empfänger.

Gruppendokumente

  1. Zugriff auf Gruppendokumente [top]
    Wählen Sie einen Gruppennamen über die Kontextauswahl, dessen Standardwert "persönlich" ist.
  2. Standard-Zugriffsrechte [top]
    • Dokumente aufrufen: Alle Gruppenmitglieder (kann geändert werden).
    • Ein Dokument bearbeiten: der Ersteller des Dokuments (kann geändert werden).
    • Dokumente hinzufügen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).
    • Dokumente löschen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).

    Beachten Sie bitte, auf dem Gruppenarbeitsplatz können alle Ordner jederzeit von alle Mitgliedern aufgerufen werden (kann nicht geändert werden). Das bedeutet allerdings nicht, dass jederzeit alle Dokumente von allen Mitgliedern aufgerufen werden können: Jedes Dokument hat seine eigenen Zugriffsrechte.

  3. Ein Gruppendokument hinzufügen [top]
    Beachten Sie bitte: Sie können im Gruppenordner nur Inhalte mit der Zustimmung des Administrators hinzufügen.

    Laden Sie ein neues Dokument genauso wie auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz hoch. Sie können ebenso einen Unterordner erstellen und Dokumente dort hochladen.

  4. Ein persönliches Dokument mit einer Gruppe austauschen [top]
    Beachten Sie bitte: Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Gruppenadministrator Ihnen gestattet haben, Dokumente in den Stammordner für Gruppendokumente (Erste-Ebene-Ordner) hinzuzufügen.

    Falls das Dokument schon in Ihren persönlichen Dokumenten abgelegt ist, können Sie es mit der Gruppe austauschen. Gehen Sie zu Ihren persönlichen Dokumenten und wählen Sie Mit Gruppen austauschen im Menü Aktionen des Dokuments aus. Danach klicken Sie auf den Gruppennamen. Falls das Kästchen nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass der Gruppenadministrator Ihnen nicht gestattet hat, Dokumente in den Stammordner für Gruppendokumente hinzuzufügen.

    Das Dokument erscheint nun im Stammordner für Gruppendokumente. Sie können es dann in einen anderen Ordner (vorausgesetzt, Sie haben die Zulassung, Dokumente in dem Zielordner hinzuzufügen) verschieben.

  5. Ein Dokument vor einem Gruppenmitglied verbergen [top]
    Wenn ein Dokument zu den Gruppendokumenten hinzugefügt wird, kann es von allen Mitgliedern aufgerufen werden. Um es vor einem oder mehreren Gruppenmitgliedern zu verbergen, klicken Sie auf Zugriff im Menü Aktionen, löschen das Kreuz in dem Kästchen Alle Mitglieder von und löschen danach die Gruppenmitglieder in der Spalte Dokument aufrufen.
  6. Gruppenmitglieder benachrichtigen [top]
    Wenn Sie ein Gruppendokument erstellen oder bearbeiten, können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Gruppenmitglieder (außer an Sie selbst) senden, um sie wissen zu lassen, dass ein neues Dokument (oder eine neue Version des Dokuments) verfügbar ist. Diese Standardbenachrichtigung kann mit Ihren eigenen Kommentaren personalisiert werden. Beachten Sie bitte: Nur der Ersteller des Dokuments kann eine Benachrichtigung senden.

    Um eine Benachrichtigung zu senden, wählen Sie Benachrichtigung in dem Menü Aktionen des Dokuments.

  7. Einer Person gestatten, ein Gruppendokument zu bearbeiten [top]
    Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Informationen des Dokuments (Name, Platz in der Hierarchie des Ordners) bearbeitet werden, aber nicht seine Inhalte.

    Wählen Sie Zugriff in dem Menü Aktionen des Dokuments und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

  8. Administratoren: den Mitgliedern das Hinzufügen von Dokumenten gestatten [top]
    Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

    Beachten Sie bitte: Die angeklickten Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise die selben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

  9. Administratoren: den Mitgliedern erlauben, Dokumente zu löschen [top]
    Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: Gewähren Sie niemandem dieses Recht.

    Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokumente löschen.

    Beachten Sie bitte: jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Drop folder

  1. Definition [top]
    Die Drop folder ist ein spezieller Ordner in Ihren persönlichen Dokumenten, in den die Mitglieder der Gruppen, denen Sie angehören, Dokumente ablegen können. Die Drop folder ist wie ein Briefkasten: Wenn jemand ein Dokument ablegt, wird es für ihn unsichtbar.

    Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt in dem Dokumententool zu empfangen und nicht über E-Mail: Berichte, Hausaufgaben usw.

    Bitte beachten Sie: Alle Mitglieder der Gruppen, denen Sie angehören, können immer Ihre Drop folder nutzen.

  2. Ein Dokument ablegen [top]
    Um ein Dokument in die Drop folder von einer anderen Person abzulegen, legen Sie es zunächst in Ihren persönlichen Dokumenten ab. Danach wählen Sie An eine Drop folder senden in dem Menü Aktionen dieses Dokuments. Im Gruppenverzeichnis klicken Sie dann auf den Namen des Empfängers.
  3. Einen Dokumenten-Absender identifizieren [top]
    In dem Fall, dass der Absender explizit keinen Namen gewählt hat, ist es nicht immer offensichtlich, dass sich ein Dokument auf eine Gruppe bezieht. Der Absendername erscheint automatisch. Durch Bewegen der Maus über die Ikone können Sie auch eine Liste der mit dem Sender gemeinsamen Gruppen aufrufen.
  4. Die abgelegten Dokumente verwalten [top]
    Die üblichen Funktionen (einschließlich Austausch mit Gruppen) finden auch auf die in Ihrer Drop folder abgelegten Dokumente Anwendung. Sie können sie auch in andere Ordner verschieben oder löschen.

Tags

  1. Wozu gibt es Tags? [top]
    Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
  2. Zugriff auf die Tags [top]
    Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
  3. Einen Tag erstellen [top]
    Geben Sie im Tag-Fenster einen Namen für einen neuen Tag im oberen Teil des Fensters ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Dann können Sie noch eine beliebige Farbe auswählen.
  4. Einen Tag bearbeiten [top]
    Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
  5. Einen Tag löschen [top]
    Klicken Sie im Tag-Fenster auf das rote Kreuz neben einem Tag.
  6. Einige Daten mit Tags versehen [top]
    Wählen Sie Tags im Menüpunkt Aktionen. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.
  7. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen [top]
    Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
    • Geben Sie "tag:TAG_NAME" in das Suchfeld ein, das in allen Tools zur Verfügung steht. Wählen Sie danach, ob Sie nur im aktuellen Tool oder in allen Tools suchen möchten.
    • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag.
  8. Tags und Gruppen [top]
    Tags gehören einer einzelnen Person und nicht einer Gruppe: Es gibt keine Gruppen-Tags. Es ist nicht ratsam, Tags bei Gruppen-Daten zu verwenden.

Dokumente löschen

  1. Ein Dokument löschen [top]
    Markieren oder wählen Sie das Dokument aus, rufen Sie seine Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können außerdem das Dokument per Drag and Drop in den Papierkorb verschieben.

    Hinweis: das Dokument wird nur endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Falls Sie ein Dokument fälschlicherweise in den Papierkorb verschoben haben, können Sie es von dort auch wieder zurück verschieben.

  2. Eine Auswahl von Dokumenten löschen [top]
    Achtung: Wenn der Papierkorb geleert wurde, können Sie die Dokumente nicht wiederherstellen. Seien Sie als vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.

    Das Löschen erfolgt Ordner für Ordner. Sie müssen zuerst einen Ordner auswählen. Markieren Sie die Dokumente (oder wählen Sie sie mit der Tastatur oder der Maus aus), rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können außerdem Dokumente per Drag and Drop in den Papierkorb verschieben.

    Hinweis: Dokumente werden nur endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Falls Sie Dokumente fälschlicherweise in den Papierkorb verschoben haben, können Sie sie von dort auch wieder zurück verschieben.

  3. Papierkorb leeren [top]
    Rufen Sie die Aktionen des Papierkorbs auf und wählen Sie Papierkorb leeren.

PDF-Umwandlung

  1. Funktionen [top]
    Um eine Datei aufrufen zu können, für die Sie nicht die notwendige Software auf Ihrem Computer installiert haben oder um einfach ein Dokument in das PDF-Format zu konvertieren, wählen Sie In PDF-Format konvertieren im Kontext-Menü dieses Dokuments.

    Die Umwandlung erfolgt in Echtzeit, die dafür benötigte Zeit hängt von der Größe und Komplexität der Datei ab. Bitte warten Sie, während die Umwandlung läuft. Danach können Sie die PDF-Datei auf Ihrem Computer speichern.

    Die folgenden Formate können umgewandelt werden: doc, .docx, .txt, .ppt, .pptx, .xls, .xslx, .odt, .sxw, .ods, .sxc, .csv, .odp, .sxi

Öffentlicher Zugriff

  1. Definition [top]
    Die Standard-Zugriffsrechte ermöglichen den Austausch von Daten in Gruppen mit authentifizierten Nutzern.

    Öffentlicher Zugriff ermöglicht es Ihnen, Daten auf dem Web zu veröffentlichen: Jeder kann sie aufrufen, ohne ein Konto beim ContactOffice zu haben und ohne Authentifizierung. Öffentliche Daten können aber nur aufgerufen werden: Die Webanwender können keine öffentlichen Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

    Sie müssen nur den öffentlichen Zugriff aktivieren und die URL bestimmter Daten (oder des entsprechenden RSS-Feeds) per E-Mail, auf Ihrer Webseite, usw. mitteilen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Formulare zu veröffentlichen, Berichte, Studien usw.

    Falls es Ihnen gestattet ist, den öffentlichen Zugriff zu nutzen, erscheint "Öffentlicher Zugriff" in den Fenstern der Zugriffsrechte.

    Bitte beachten Sie: Die Veröffentlichung von Inhalten, die Ihnen nicht alleine gehören, ist ungesetzlich. Sie sind im Falle eines gerichtlichen Vorgehens selbst dafür verantwortlich.

  2. Einstellungen [top]
    Um den öffentlichen Zugriff für Daten (zum Beispiel ein Dokument) zu konfigurieren, müssen Sie zunächst sowohl den Ordner konfigurieren, der das Dokument für den öffentlichen Zugriff enthält, als auch alle anderen Ordner bis zum Stammordner.

    Falls Sie zum Beispiel das Dokument"form.doc", das sich im Unterordner "Kommunikation" des Ordners "Öffentlich" befindet, für den öffentlichen Zugriff konfigurieren möchten, müssen Sie den Ursprungsordner konfigurieren sowie den Ordner "öffentlich" und den Unterordner "Kommunikation". Wenn ein Ordner öffentlich ist, ersetzen die Zeichen und das Zeichen im rechten Teil des Bildschirms.

    Danach müssen Sie das Dokument selbst für den öffentlichen Zugriff konfigurieren. Weil jedes Dokument seine eigenen Zugriffsrechte hat, müssen Sie nicht alle Dokumente eines Ordners für den öffentlichen Zugriff konfigurieren.

  3. Alternative Einstellungen [top]
    Diese alternative Methode wird nicht empfohlen, da sie komplexer ist. Sie ermöglicht es jedoch, Dokumente außerhalb des "Web"-Ordners zu veröffentlichen.
    1. Rufen Sie die Aktionen eines Dokuments auf, wählen Sie Zugriff und klicken Sie dann auf Öffentlicher Zugriff.
    2. Markieren Sie das Download Kästchen und klicken Sie auf Speichern.
    3. Diese Zugriffsrechte reichen allerdings nicht aus: Sie müssen darüber hinaus auch für den Ordner, der dieses Dokument enthält, öffentliche Zugriffsrechte erteilen sowie für alle Ordner bis zum Stamm-Ordner (inklusive).

      Wenn Sie beispielsweise das Dokument "report.doc", das in Meine Dokumente/Berichte/Final abgelegt ist, veröffentlichen möchten, müssen Sie die Ordner Meine Dokumente, Berichte und Final öffentlich machen. Das Veröffentlichen eines Ordners veröffentlicht die enthaltenen Dokumente nicht automatisch. Die Dokumente müssen selbst auch veröffentlicht werden.

    4. Rufen Sie für jeden Ordner dessen Aktionen auf, wählen Sie Zugriff und klicken Sie auf Öffentlicher Zugriff. Markieren Sie dann das Diesen Ordner anzeigen Kästchen und klicken Sie auf Speichern.
  4. Zugriff auf öffentliche Daten [top]
    Um die öffentliche URL eines Dokuments zu erhalten, rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Details. Die URL wird neben Direkter Zugriff (Öffentlicher Zugriff) angezeigt.
  5. Öffentlicher Zugriff und Standard-Zugriffsrechte [top]
    Öffentliche Ordner und Daten sind für Mitglieder der Gruppen, denen Sie angehören, immer zugänglich, wenn sie den Web-Client des ContactOffice nutzen: Sie benötigen dazu nicht die öffentliche URL. Sie können auch keine öffentlichen Daten vor einem Gruppenmitglied verbergen. Aus diesem Grund sind automatisch alle Kästchen in der Spalte Aufrufen angeklickt, wenn das Kästchen für den öffentlichen Zugriff angeklickt ist.
  6. Öffentlicher Zugriff und Gruppen [top]
    Da der Gruppenadministrator die Zugriffsrechte für die Dokumente der Gruppe einrichtet, kann er allein den öffentlichen Zugriff in der Gruppe autorisieren. Falls Gruppenmitglieder einige Daten für den öffentlichen Zugriff konfigurieren, hat dies solange keine Auswirkung, bis der Gruppenadministrator sich ebenfalls für den öffentlichen Zugriff entscheidet.

Zugriff über RSS

  1. Funktionen [top]
    RSS ermöglicht es Ihnen, mehrere Webseiten (Zeitungen, Blogs usw.) auf einer Benutzeroberfläche zusammenzufassen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Webseite) einen RSS-Feed, eine spezielle Seite im Web, die von jeder Webseite, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed enthält in der Regel den Titel und die Zusammenfassung der letzten zehn veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink auf den kompletten Artikel auf der Webseite. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und problemlos über neue Artikel auf allen ausgewählten Webseiten informiert.

    In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Büro mehrere Feeds an: persönlich (Ihr Posteingang, Ihr Kalender, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten, usw.) und für die Gruppe (Gruppenkalender, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten, usw.) Diese Feeds werden durch den Benutzernamen und das Passwort geschützt.

  2. Verfügbare Feeds [top]
    Jeder Ordner hat seinen eigenen RSS-Feed. Er enthält alle Dokumente des Ordners, sortiert nach Erstellungsdatum (neue Dokumente zuerst). Daten, an denen Änderungen vorgenommen wurden, werden nicht berücksichtigt.

    Der Inhalt des Feeds hängt von Ihren Zugriffsrechten ab. Beispiel: Falls Sie Zugriff auf einige Dokumenten der Gruppe A haben, werden sie auch im RSS-Feed ihrer Ordner auftauchen. Falls Sie keinen Zugriff auf bestimmte Dokumente in diesem Ordner haben, ist der entsprechende RSS-Feed leer.

  3. Kompatible Software [top]
    Alle RSS-Reader, die Authentifizierung (Feeds mit Benutzername und Passwort) anbieten: z.B. Feed-Reader (Windows).

    Beachten Sie bitte: Falls Sie einen RSS-Reader nutzen möchten, der Zugriff auf gesicherte Feeds hat, aber nicht das Passwort verbirgt (z.B. Firefox), dann nehmen Sie die folgende Syntax für den Feed URL:"http://login:passwort@feed_url".

  4. Wo sind die RSS-Feeds? [top]
    In den Aktionen eines Ordners im linken Teil des Bildschirms wählen Sie RSS.
  5. Konfiguration der Software [top]
    1. Gehen Sie zu einem Ordner und danach mit der Maus zum Bild .
    2. Mit einem Rechtsklick auf das Bild wählen Sie Die Link kopieren.
    3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen Sie einen neuen Feed und fügen Sie die Adresse ein.
    4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für das virtuelle Büro in den RSS-Reader ein und geben dem Feed einen Namen.
    5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen im RSS-Reader ein.

Remote Server

  1. Definition [top]
    Ein Remote Server ist ein Dokumentenserver, der WebDAV-Verbindungen (normalerweise auf Port 80) ermöglicht. Wenn Sie einen Remote Server in Ihrem virtuellen Büro konfigurieren, können Sie alle Ihre Dokumente auf einer einzigen Benutzeroberfläche anzeigen.

    Beachten Sie bitte: Der Remote Server legt die Zugriffsrechte (lesen, schreiben) für seine Ordner und Dokumente fest. Er legt auch den verfügbaren Speicherplatz fest.

  2. Einen Remote Server hinzufügen [top]
    Klicken Sie auf Remote Server in der Menüleiste. Geben Sie die korrekten Einstellungen ein:
    • Name: Dieser Name wird den Server identifizieren. Dieser Name gilt nur für das virtuelle Büro und hat keine Verbindung mit dem tatsächlichen Namen des Remote Servers.
    • URL: die Adresse des Remote Servers
    • Login: Ihr Benutzername auf dem Remote Server
    • Passwort: Ihr Passwort auf dem Remote Server.

    Klicken Sie auf Speichern. Die Einstellungen werden automatisch aktiviert und der Remote Server wird bei Richtigkeit der Einstellungen erstellt. Falls die Einstellungen ungültig sind, bearbeiten Sie diese. Falls sie korrekt sind, aber nicht bestätigt worden sind, kontaktieren Sie den technischen Support des Remote Servers.

  3. Einen Remote Server bearbeiten [top]
    Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Remote Server, danach bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken dann auf Speichern.

    Beachten Sie bitte: Falls Sie den Namen des Remote Servers bearbeiten, werden die Änderungen wirksam, wenn Sie sich das nächste Mal einloggen.

  4. Einen Remote Server deaktivieren [top]
    Sie können einen Remote Server deaktivieren, ohne ihn zu löschen. Zeigen Sie die Liste der Remote Server an und löschen Sie das Kreuz im Kästchenneben dem Namen des Remote Servers.
  5. Einen Remote Server löschen [top]
    Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Remote Server.
  6. Aktionen in den Ordnern und Dateien der Remote Server [top]
    Ein Ordner des Remote Servers ähnelt einem Ordner des virtuellen Büros und ermöglicht die folgenden Basisaktionen: hinzufügen, löschen, ein Dokument umbenennen usw. Sie können Dokumente vom Remote Server zum virtuellen Büro und umgekehrt kopieren oder verschieben.

Austausch von persönlichen Dokumenten

  1. Standard-Zugriffsrechte [top]
    • Dokumente aufrufen: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente bearbeiten: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente hinzufügen: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente löschen: nur Sie (kann geändert werden).
  2. Einer Person gestatten, ein Dokument aufzurufen [top]
    Sie müssen zunächst der Person gestatten, den Ordner aufzurufen, in dem das Dokument abgelegt ist: klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners (der Name des Ursprungsordners ist Ihr eigener Name), danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Ordner aufrufen. Beachten Sie bitte: Falls sich der Ordner in anderen Ordnern befindet (inklusive des Ursprungsordners), müssen diese Ordner genauso sichtbar sein! In diesem Stadium ist nur der Ordner sichtbar: der Inhalt ist dagegen nicht sichtbar.

    Klicken Sie dann auf Aktionen neben dem Dokument und wählen Zugriff. Klicken Sie die Kästchen in der Spalte Dokument herunter laden an.

  3. Einer Person gestatten, ein einzelnes Dokument zu bearbeiten [top]
    Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Daten des Dokuments (Name und Pfad), aber nicht der Inhalt selbst bearbeitet werden.

    Im Menü Aktionen des Dokuments klicken Sie auf Zugriff und danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

  4. Einer Person gestatten, Dokumente hinzuzufügen [top]
    Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

    Beachten Sie bitte: Angeklickte Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise die selben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

  5. Einer Person gestatten, Dokumente zu löschen [top]
    Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle sichtbaren Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: gewähren Sie niemandem dieses Recht.

    Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie die Kästchen an in der Spalte Dokumente löschen.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise die selben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

 

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