Benutzerhandbuch

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• Persönliche Dokumente
• Austausch von persönlichen Dokumente
• Gruppendokumente
• Ordner und Unterordner
• Dropbox
• Suchen
• Dokumente löschen
• Online-Editor
• Virtuelles Laufwerk
• PDF-Umwandlung
• Öffentlicher Zugriff
• Zugriff über RSS
• Podcasting
• Remote Server
• Die Verknüpfungen zwischen einem Dokument und einem Kontakt

Persönliche Dokumente

1. Ein Dokument hinzufügen (upload) [top]
   Gehen Sie zu der gewünschten Stelle in Ihren Dokumenten und klicken Sie auf Datei uploaden auf der rechten Seite des Bildschirms. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auf Ihrem Computer auszuwählen.

   Sie können verschiedene Dokumente (bis zu 5) in einer einzigen Aktion versenden. Ein Ladebalken zeigt Ihnen den Verlauf des Upload-Vorgangs an.

   Die Zeit des Uploads der Datei hängt von der Dateigröße und Ihrer Verbindungsgeschwindigkeit ab. Schließen Sie nicht das Popup-Fenster; es schließt sich automatisch nach Beendigung des Uploads.

2. Beschreibung [top]
   Jedes Dokument kann seine eigene Beschreibung haben. Klicken Sie auf Aktionen, geben Sie eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Speichern.
3. Ein Dokument bearbeiten [top]
   Um ein Dokument zu bearbeiten, müssen Sie es zunächst auf Ihren Computer herunterladen, die notwendigen Änderungen vornehmen, das Dokument, das noch auf dem Web ist, entweder löschen oder umbenennen und es schließlich durch die hoch geladene neue Version ersetzen.

   Sie können dies alles vereinfachen, indem Sie ein virtuellles Laufwerk nutzen.

4. Ein Dokument herunter laden [top]
   Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder wählen Sie Herunter laden im Menü Aktionen des Dokuments.

   Jedes Mal, wenn das Dokument herunter geladen wird (indem das Web-Interface oder das virtuelle Laufwerk genutzt werden), wird der Downloadzähler aktualisiert. Sie können ihn aufrufen, indem Sie auf Aktionen klicken.

5. Ein Dokument umbenennen [top]
   Wählen Sie Umbenennen im Menü Aktionen des Dokuments.
6. Ein Dokument verschieben [top]
   Wählen Sie Verschieben im Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in den Zielordner verschoben und erscheint dann nicht mehr im bisherigen Ordner.
7. Ein Dokument kopieren [top]
   Wählen Sie Kopieren im Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in diesen anderen Ordner kopiert und bleibt auch im bisherigen Ordner.

Austausch von persönlichen Dokumente

1. Standard-Zugriffsrechte [top]
   
   • Dokumente aufrufen: nur Sie (kann geändert werden).
   • Dokumente bearbeiten: nur Sie (kann geändert werden).
   • Dokumente hinzufügen: nur Sie (kann geändert werden).
   • Dokumente löschen: nur Sie (kann geändert werden).
2. Einer Person gestatten, ein Dokument aufzurufen [top]
   Sie müssen zunächst der Person gestatten, den Ordner aufzurufen, in dem das Dokument abgelegt ist: klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners (der Name des Ursprungsordners ist Ihr eigener Name), danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Ordner aufrufen. Beachten Sie bitte: Falls sich der Ordner in anderen Ordnern befindet (inklusive des Ursprungsordners), müssen diese Ordner genauso sichtbar sein! In diesem Stadium ist nur der Ordner sichtbar: der Inhalt ist dagegen nicht sichtbar.

   Klicken Sie dann auf Aktionen neben dem Dokument und wählen Zugriff. Klicken Sie die Kästchen in der Spalte Dokument herunter laden an.

3. Einer Person gestatten, ein einzelnes Dokument zu bearbeiten [top]
   Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Daten des Dokuments (Name und Pfad), aber nicht der Inhalt selbst bearbeitet werden.

   Im Menü Aktionen des Dokuments klicken Sie auf Zugriff und danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

4. Einer Person gestatten, Dokumente hinzuzufügen [top]
   Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

   Beachten Sie bitte: Angeklickte Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

   Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise die selben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

5. Einer Person gestatten, Dokumente zu löschen [top]
   Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle sichtbaren Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: gewähren Sie niemandem dieses Recht.

   Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie die Kästchen an in der Spalte Dokumente löschen.

   Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise die selben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Gruppendokumente

1. Zugriff auf Gruppendokumente [top]
   Wählen Sie den Gruppennamen im zweiten Pull-down Menü (der Standardwert ist "Persönlich") oder klicken Sie auf Aufrufen in der Menüleiste und dann auf "Gruppe Namedergruppe".
2. Standard-Zugriffsrechte [top]
   
   • Dokumente aufrufen: Alle Gruppenmitglieder (kann geändert werden).
   • Ein Dokument bearbeiten: der Ersteller des Dokuments (kann geändert werden).
   • Dokumente hinzufügen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).
   • Dokumente löschen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).

   Beachten Sie bitte, auf dem Gruppenarbeitsplatz können alle Ordner jederzeit von alle Mitgliedern aufgerufen werden (kann nicht geändert werden). Das bedeutet allerdings nicht, dass jederzeit alle Dokumente von allen Mitgliedern aufgerufen werden können: Jedes Dokument hat seine eigenen Zugriffsrechte.

3. Ein Gruppendokument hinzufügen [top]
   Beachten Sie bitte: Sie können im Gruppenordner nur Inhalte mit der Zustimmung des Administrators hinzufügen.

   Laden Sie ein neues Dokument genauso wie auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz hoch. Sie können ebenso einen Unterordner erstellen und Dokumente dort hochladen.

4. Ein persönliches Dokument mit einer Gruppe austauschen [top]
   Beachten Sie bitte: Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Gruppenadministrator Ihnen gestattet haben, Dokumente in den Stammordner für Gruppendokumente (Erste-Ebene-Ordner) hinzuzufügen.

   Falls das Dokument schon in Ihren persönlichen Dokumenten abgelegt ist, können Sie es mit der Gruppe austauschen. Gehen Sie zu Ihren persönlichen Dokumenten und wählen Sie Mit Gruppen austauschen im Menü Aktionen des Dokuments aus. Danach klicken Sie auf den Gruppennamen. Falls das Kästchen nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass der Gruppenadministrator Ihnen nicht gestattet hat, Dokumente in den Stammordner für Gruppendokumente hinzuzufügen.

   Das Dokument erscheint nun im Stammordner für Gruppendokumente. Sie können es dann in einen anderen Ordner (vorausgesetzt, Sie haben die Zulassung, Dokumente in dem Zielordner hinzuzufügen) verschieben.

5. Ein Dokument vor einem Gruppenmitglied verbergen [top]
   Wenn ein Dokument zu den Gruppendokumenten hinzugefügt wird, kann es von allen Mitgliedern aufgerufen werden. Um es vor einem oder mehreren Gruppenmitgliedern zu verbergen, klicken Sie auf Zugriff im Menü Aktionen, löschen das Kreuz in dem Kästchen Alle Mitglieder von und löschen danach die Gruppenmitglieder in der Spalte Dokument aufrufen.
6. Gruppenmitglieder benachrichtigen [top]
   Wenn Sie ein Gruppendokument erstellen oder bearbeiten, können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Gruppenmitglieder (außer an Sie selbst) senden, um sie wissen zu lassen, dass ein neues Dokument (oder eine neue Version des Dokuments) verfügbar ist. Diese Standardbenachrichtigung kann mit Ihren eigenen Kommentaren personalisiert werden. Beachten Sie bitte: Nur der Ersteller des Dokuments kann eine Benachrichtigung senden.

   Um eine Benachrichtigung zu senden, wählen Sie Benachrichtigung in dem Menü Aktionen des Dokuments.

7. Einer Person gestatten, ein Gruppendokument zu bearbeiten [top]
   Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Informationen des Dokuments (Name, Platz in der Hierarchie des Ordners) bearbeitet werden, aber nicht seine Inhalte.

   Wählen Sie Zugriff in dem Menü Aktionen des Dokuments und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

8. Administratoren: den Mitgliedern das Hinzufügen von Dokumenten gestatten [top]
   Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

   Beachten Sie bitte: Die angeklickten Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

   Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise die selben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

9. Administratoren: den Mitgliedern erlauben, Dokumente zu löschen [top]
   Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: Gewähren Sie niemandem dieses Recht.

   Klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen des Ordners und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokumente löschen.

   Beachten Sie bitte: jeder Ordner hat seine eigenen Zugriffsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Ordner und Unterordner

1. Einen Ordner oder Unterordner erstellen [top]
   Wählen Sie eine Ebene in der Ordnerhierarchie und klicken Sie auf Neuer Ordner auf der rechten Seite des Bildschirms.
2. Einen Ordner umbenennen [top]
   Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen auf der linken Seite des Bildschirms klicken) und klicken Sie dann auf Umbenennen auf der rechten Seite des Bildschirms.
3. Einen Ordner löschen [top]
   Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen im linken Teil des Bildschirms klicken) und klicken Sie dann auf Löschen auf der rechten Seite des Bildschirms.

Dropbox

1. Definition [top]
   Die Dropbox ist ein spezieller Ordner in Ihren persönlichen Dokumenten, in den die Mitglieder der Gruppen, denen Sie angehören, Dokumente ablegen können. Die Dropbox ist wie ein Briefkasten: Wenn jemand ein Dokument ablegt, wird es für ihn unsichtbar.

   Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt in dem Dokumententool zu empfangen und nicht über E-Mail: Berichte, Hausaufgaben usw.

   Bitte beachten Sie: Alle Mitglieder der Gruppen, denen Sie angehören, können immer Ihre Dropbox nutzen.

2. Ein Dokument ablegen [top]
   Um ein Dokument in die Dropbox von einer anderen Person abzulegen, legen Sie es zunächst in Ihren persönlichen Dokumenten ab. Danach wählen Sie An eine Dropbox senden in dem Menü Aktionen dieses Dokuments. Im Gruppenverzeichnis klicken Sie dann auf den Namen des Empfängers.
3. Die abgelegten Dokumente verwalten [top]
   Die üblichen Funktionen (einschließliche Austausch mit Gruppen) finden auch auf die in Ihrer Dropbox abgelegten Dokumente Anwendung. Sie können sie auch in andere Ordner verschieben oder löschen.

Suchen

1. Funktionen [top]
   Die Suchfunktion sucht in alle persönlichen Dokumenten sowie allen Gruppendokumenten, auf die Sie Zugriff haben. Sie sucht in den folgenden Dateiformaten: Microsoft Word, Excel und PowerPoint, PDF, HTML, RTF und Text.

   Hinweis: Die Suchfunktion berücksichtigt nicht die mit einem Passwort geschützten Dateien.

2. Einfache Suche [top]
   
   • Das Standardkriterium ist "In einem beliebigen Textfeld": Dateiname, Inhalt, Beschreibung und Name des Autors. Geben Sie einen Text in das Feld ein.
     Sie können die *wildcard-Funktion (* steht für 0 oder mehrere Zeichen) nutzen. Beispiel: "Der Name beinhaltet vir*" wird mit Dokumenten wie z.B. "Virtual office.doc", "Virtueal drive.xls" übereinstimmen. Beachten Sie bitte: * kann nicht am Beginn eines Ausdrucks genutzt werden.
   • Fügen Sie ein oder mehrere Kritierien hinzu, indem Sie auf Hinzufügen klicken. Klicken Sie auf den Papierkorb neben einem Kriterium, um es zu entfernen.
   • Falls es mehrere Kriterien gibt, entscheiden Sie, ob sie alle zusammen gültig sein müssen (UND) oder ob zumindest ein Kriterium gültig sein muss (ODER).
   • Schließlich wählen Sie, ob sie nur auf dem derzeitigen Arbeitsplatz oder auf allen Arbeitsplätzen suchen möchten.
3. Erweiterte Suche [top]
   Die erweiterte Suche ermöglicht es Ihnen, Ihre eigene Suchanfrage einzugeben wie Sie es von Suchmaschinen wie z.B. Google kennen. Sie müssen jedoch die Suchsyntax des virtuellen Büros nutzen.
4. Suchergebnisse [top]
   Jedes Dokument wird mit seiner Relevanz angezeigt. Klicken Sie auf das Vergrößerungsglas , um seine Details anzuzeigen: Autor, Pfad und den relevanten Ausschnitt. Der Ausschnitt wird nur angezeigt, wenn der Inhalt ein Suchkriterium war.

   Standardmäßig werden Suchergebnisse nach Relevanz angezeigt, aber Sie können sie auch nach Dateiname, Größe und Datum anzeigen, indem Sie die Pfeile oberhalb der Liste nutzen.

   Solange Sie mit dem virtuellen Büro verbunden sind, können Sie die Ergebnisse der letzten Suche anzeigen, indem Sie auf Suchergebnisse im linken Teil des Bildschirms klicken. Die Ergebnisse werden erneut nach Relevanz sortiert.

Dokumente löschen

1. Ein Dokument löschen [top]
   Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Dokument.

   Das Dokument wird dabei nicht endgültig gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie es zurückholen können, falls Sie sich geirrt haben. Um das Dokument endgültig zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

2. Eine Auswahl von Dokumenten löschen [top]
   Klicken Sie die Kästchen neben den Dokumenten an und dann klicken Sie auf In den Papierkorb verschieben.

   Die Dokumente werden dabei nicht endgültig gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um die Dokumente endgültig zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

3. Den Papierkorb manuell leeren [top]
   Gehen Sie zu dem Papierkorb, klicken Sie auf Alle auswählen und dann auf Löschen. Die Dokumente werden endgültig gelöscht und können nicht zurückgeholt werden.

Online-Editor

1. Funktionen [top]
   Sie benötigen keine Office-Software (Microsoft Office, OpenOffice) mehr auf Ihrem Computer, um in der Lage zu sein, Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Vortragspräsentationen zu bearbeiten. Das virtuelle Büro enthält einen Online-Editor, der die wichtigsten Funktionen bietet.

   Dieser Editor steht zur Verfügung, wenn Ihr Administrator des virtuellen Büros ihn aktiviert hat (er ist standardmäßig deaktivier) und Sie über die Rechte verfügen, ein bestimmtes Dokument zu bearbeiten.

   Wählen Sie online bearbeiten aus dem Kontext-Menü eines "Office"-Dokuments. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Speichern" im Online-Editor.

   Hinweis: Der Online-Editor wird über die Anwendung eines Drittanbieters zur Verfügung gestellt. Diese Anwendung greift dafür auf Ihre bearbeiteten Inhalte im Dokumententool zu. Der Drittanbieter übernimmt keine Garantie, dass der Service auch zukünftig verfügbar seine wird.

   Hinweis: Der Online-Editor funktioniert nicht bei verschlüsselten Verbindungen (HTTPS). Dies ist eine Einschränkung der Anwendung des Drittanbieters.

Virtuelles Laufwerk

1. Definition [top]
   Das virtuelle Laufwerk ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf Ihre Dokumente (ohne einen Webbrowser): die Dokumente befinden sich in einem speziellen Ordner auf Ihrem Computer, durch einen Benutzernamen und ein Passwort geschützt.

   Dieser Ordner kann wie ein Standardordner eingesetzt werden: Sie können Dateien und Unterordner hinzufügen, löschen und/oder umbenennen. Sie können eine Datei auch von einem Ordner oder einer Anwendung auf Ihrem Computer aus öffnen. Das virtuelle Laufwerk ist außerdem eine einfache Möglichkeit, um ein Backup von den auf Ihrem persönlichen Computer gespeicherten Dateien zu erstellen.

2. Ein virtuelles Laufwerk einrichten [top]
   Das Verfahren hängt von Ihrem Betriebssystem ab. Klicken Sie auf Virtuelles Laufwerk, um Informationen zur Vorgehensweise zu erhalten.

   Sie werden feststellen, dass das virtuelle Laufwerk aus verschiedenen Ordnern besteht:

   • Ein 'persönlicher' Ordner: Er enthält Ihre persönlichen Ordner und Dokumente
   • Ein Ordner für jede Gruppe: Jeder Ordner enthält Gruppenordner und Dokumente

   Beachten Sie bitte: Alle Dokumente müssen in einem dieser Ordner abgelegt werden: Sie können auf der obersten Verzeichnishierarchieebene keine Dokumente ablegen oder neue Ordner erstellen.

3. Mögliche Probleme [top]
   Für eine optimale Nutzung, beachten Sie folgendes:
   • Vermeiden Sie Sonderzeichen in den Ordnernamen
   • Konfigurieren Sie Ihre persönliche oder die Firewall des Netzwerkes so, das die Verbindung zu Ihrem virtuellen Laufwerk zugelassen wird (WebDAV Protokoll auf Port 80: Das Senden von Daten von Ihrem Computer muss gestattet sein).
   • Je nach Abonnementtyp variieren die Verzeichnishierarchieebenen zwischen vier und sechs. Wenn Sie noch weitere Ebenen in Ihrem virtuellen Ordner einrichten möchten, erhalten Sie eine Fehlernachricht

PDF-Umwandlung

1. Funktionen [top]
   Um eine Datei aufrufen zu können, für die Sie nicht die notwendige Software auf Ihrem Computer installiert haben oder um einfach ein Dokument in das PDF-Format zu konvertieren, wählen Sie In PDF-Format konvertieren im Kontext-Menü dieses Dokuments.

   Die Umwandlung erfolgt in Echtzeit, die dafür benötigte Zeit hängt von der Größe und Komplexität der Datei ab. Bitte warten, Sie während die Umwandlung läuft. Danach können Sie die PDF-Datei auf Ihrem Computer speichern.

   Die folgenden Formate können umgewandelt werden: .doc, .txt, .ppt, .xls, .odt, .sxw, .ods, .sxc, .csv, .odp, .sxi.

Öffentlicher Zugriff

1. Definition [top]
   Die Standard-Zugriffsrechte ermöglichen den Austausch von Daten in Gruppen mit authentifizierten Nutzern.

   Öffentlicher Zugriff ermöglicht es Ihnen, Daten auf dem Web zu veröffentlichen: Jeder kann sie aufrufen, ohne ein Konto beim virtuellen Büro zu haben und ohne Authentifizierung. Öffentliche Daten können aber nur aufgerufen werden: Die Webanwender können keine öffentlichen Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

   Sie müssen nur den öffentlichen Zugriff aktivieren und die URL bestimmter Daten (oder des entsprechenden RSS-Feeds) per E-Mail, auf Ihrer Webseite, usw. mitteilen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Formulare zu veröffentlichen, Berichte, Studien usw.

   Falls es Ihnen gestattet ist, den öffentlichen Zugriff zu nutzen, erscheint "Öffentlicher Zugriff" in den Fenstern der Zugriffsrechte.

   Bitte beachten Sie: Die Veröffentlichung von Inhalten, die Ihnen nicht alleine gehören, ist ungesetzlich. Sie sind im Falle eines gerichtlichen Vorgehens selbst dafür verantwortlich.

2. Einstellungen [top]
   Um den öffentlichen Zugriff für Daten (zum Beispiel ein Dokument) zu konfigurieren, müssen Sie zunächst sowohl den Ordner konfigurieren, der das Dokument für den öffentlichen Zugriff enthält, als auch alle anderen Ordner bis zum Stammordner.

   Falls Sie zum Beispiel das Dokument"form.doc", das sich im Unterordner "Kommunikation" des Ordners "Öffentlich" befindet, für den öffentlichen Zugriff konfigurieren möchten, müssen Sie den Ursprungsordner konfigurieren sowie den Ordner "öffentlich" und den Unterordner "Kommunikation". Wenn ein Ordner öffentlich ist, ersetzen die Zeichen und das Zeichen im rechten Teil des Bildschirms.

   Danach müssen Sie das Dokument selbst für den öffentlichen Zugriff konfigurieren. Weil jedes Dokument seine eigenen Zugriffsrechte hat, müssen Sie nicht alle Dokumente eines Ordners für den öffentlichen Zugriff konfigurieren.

3. Ordner mit öffentlichem Zugriff [top]
   Zeigen Sie die Zugriffsrechte des Ordners an und klicken Sie das Kästchen Öffentlicher Zugriff in der Spalte Diesen Ordner aufrufen an. Die und Zeichen ersetzen das Zeichen im rechten Teil des Bildschirms.

   Es reicht nicht aus, einfach einen Ordner für den öffentlichen Zugriff zu konfigurieren: in diesem Stadium sind noch keine Daten vom Web aus zugänglich. Sie müssen erst auswählen, welche Daten für den öffentlichen Zugriff bestimmt sind.

4. Daten mit öffentlichem Zugriff [top]
   Zeigen Sie die Zugriffsrechte der Daten an und klicken Sie Öffentlich in der Spalte Aufrufen an. Die Daten mit öffentlichem Zugriff erscheinen mit dem Zeichen.
5. Zugriff auf öffentliche Daten [top]
   Die URL, die öffentlichen Zugriff erlaubt, wird im Menü Aktionen des entsprechenden Dokuments angezeigt.
6. Öffentlicher Zugriff und Gruppen [top]
   Da der Gruppenadministrator die Zugriffsrechte für die Dokumente der Gruppe einrichtet, kann er allein den öffentlichen Zugriff in der Gruppe autorisieren. Falls Gruppenmitglieder einige Daten für den öffentlichem Zugriff konfigurieren, hat dies solange keine Auswirkung, bis der Gruppenadministrator sich ebenfalls für den öffentlichen Zugriff entscheidet.

Zugriff über RSS

1. Funktionen [top]
   RSS ermöglicht es Ihnen, mehrere Webseiten (Zeitungen, Blogs usw.) auf einer Benutzeroberfläche zusammenzufassen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Webseite) einen RSS-Feed, eine spezielle Seite im Web, die von jeder Webseite, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed enthält in der Regel den Titel und die Zusammenfassung der letzten zehn veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink auf den kompletten Artikel auf der Webseite. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und problemlos über neue Artikel auf allen ausgewählten Webseiten informiert.

   In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Büro mehrere Feeds an: persönlich (Ihr Posteingang, Ihr Kalender, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten, usw.) und für die Gruppe (Gruppenkalender, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten, usw.) Diese Feeds werden durch den Benutzernamen und das Passwort geschützt.

2. Verfügbare Feeds [top]
   Jeder Ordner hat seinen eigenen RSS-Feed. Er enthält alle Dokumente des Ordners, sortiert nach Erstellungsdatum (neue Dokumente zuerst). Daten, an denen Änderungen vorgenommen wurden, werden nicht berücksichtigt.

   Der Inhalt des Feeds hängt von Ihren Zugriffsrechten ab. Beispiel: Falls Sie Zugriff auf einige Dokumenten der Gruppe A haben, werden sie auch im RSS-Feed ihrer Ordner auftauchen. Falls Sie keinen Zugriff auf bestimmte Dokumente in diesem Ordner haben, ist der entsprechende RSS-Feed leer.

3. Öffentliche Feeds [top]
   Öffentliche RSS-Feeds erscheinen mit dem Zeichen. Das Zeichen erscheint nur, falls Ihr Abonnement öffentlichen Zugriff zulässt und falls der Ordner für den öffentlichen Zugriff konfiguriert wurde.

   Ein öffentlicher RSS-Feed enthält die Liste der öffentlichen Dokumente in einem Ordner. Ein Dokument ist standardmäßig nicht öffentlich. Weitere Details zum dazu finden Sie in der Dokumentation zum öffentlichen Zugirff.

   Öffentliche RSS-Feeds können in jeden RSS-Reader angesehen werden, da sie keine Authentifizierung erfordern.

   Falls das Zeichen für den öffentlichen RSS-Feed angezeigt wird, ist ebenso das Zeichen für den privaten RSS-Feed zu sehen. Dieser Feed nutzt Standard-Zugriffsrechte und erfordert eine Authentifizierung.

4. Kompatible Software [top]
   Alle RSS-Reader, die Authentifizierung (Feeds mit Benutzername und Passwort) anbieten: z..B. Feed-Reader (Windows).
5. Konfiguration der Software [top]
   
   1. Gehen Sie zum Kalender und danach mit der Maus auf eines der Bilder.
   2. Klicken Sie auf das Bild und wählen Sie Diesen Link kopieren.
   3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen Sie einen neuen Feed und geben die Adresse ein.
   4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort des virtuellen Büros in den RSS-Reader ein, danach geben Sie dem Feed einen Namen.
   5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen im RSS-Reader ein.

   Podcasting

   1. Definition [top]
      Das Podcasting ermöglicht das einfache Verbreiten von MP3-Dateien, die dann mit entsprechender Software wie z.B. Apple iTunes oder MP3-Player wie z.B. iPod angehört werden können. Falls Ihr Abonnement den öffentlichen Zugriff zulässt, können Sie sehr einfach Podcasts erstellen, indem Sie einen öffentlichen RSS-Feed nutzen. Jedes Mal, wenn Sie eine MP3-Datei hinzufügen, ist sie automatisch für Ihre Podcast-Abonnementen verfügbar.
   2. Einen Podcast erstellen [top]
      Sie können im virtuellen Büro sehr einfach Podcasts erstellen
      1. Erstellen Sie die notwendigen Dateien in einem eigenen Ordner.
      2. Falls Sie wünschen, fügen Sie eine Beschreibung zu jeder dieser Dateien hinzu (indem Sie das Menü Aktionen nutzen). Die Beschreibung erscheint im Podcast.
      3. Geben Sie den Ordner für den öffentlichen Zugriff frei
      4. Konfigurieren Sie den öffentlichen Zugriff für alle Dateien in diesem Ordner
      5. Informieren Sie die Personen über die URL des öffentlichen RSS-Feeds dieses Ordners. Um die URL zu erhalten, klicken Sie rechts auf das Zeichen und wählen Sie "Die Adresse von diesem Link kopieren".
      Bitte beachten Sie: Die Veröffentlichung von Inhalten, die Ihnen nicht allein gehören, ist ungesetzlich. Sie sind im Falle eines gerichtlichen Vorgehens selbst dafür verantwortlich.
   3. Einen Podcast anhören [top]
      Der erste Schritt ist, die URL des Podcasts zu erhalten:
      • Entweder erhalten Sie sie von einem Dritten z.B. per E-Mail.
      • Oder ein Ordner einer Gruppe, zu der Sie gehören, beinhaltet Audiodateien mit öffentlichem Zugriff (sie erscheinen mit dem Zeichen). Mit einem Rechtsklick auf das Zeichen wählen Sie Diese Adresse des Links kopieren.
      Eine Podcast Software wie z.B.Apple iTunes (gratis) erhalten. In iTunes wählen Sie "Einen Podcast abonnieren" aus dem Menü "Erweitert". Geben Sie die URL des Podcasts ein und klicken Sie auf "OK". Für andere Einstellungen und wie man iTunes mit einem iPod verbindet, s. iTunes Hilfe.

   Remote Server

   1. Definition [top]
      Ein Remote Server ist ein Dokumentenserver, der WebDAV-Verbindungen (normalerweise auf Port 80) ermöglicht. Wenn Sie einen Remote Server in Ihrem virtuellen Büro konfigurieren, können Sie alle Ihre Dokumente auf einer einzigen Benutzeroberfläche anzeigen.

      Beachten Sie bitte: Der Remote Server legt die Zugriffsrechte (lesen, schreiben) für seine Ordner und Dokumente fest. Er legt auch den verfügbaren Speicherplatz fest.

   2. Einen Remote Server hinzufügen [top]
      Klicken Sie auf Remote Server in der Menüleiste. Geben Sie die korrekten Einstellungen ein:
      • Name: Dieser Name wird den Server identifzieren. Dieser Name gilt nur für das virtuelle Büro und hat keine Verbindung mit dem tatsächlichen Namen des Remote Servers.
      • URL: die Adresse des Remote Servers
      • Login: Ihr Benutzername auf dem Remote Server
      • Passwort: Ihr Passwort auf dem Remote Server.

      Klicken Sie auf Speichern. Die Einstellungen werden automatisch aktiviert und der Remote Server wird bei Richtigkeit der Einstellungen erstellt. Falls die Einstellungen ungültig sind, bearbeiten Sie diese. Falls sie korrekt sind, aber nicht bestätigt worden sind, kontaktieren Sie den technischen Support des Remote Servers.

   3. Einen Remote Server bearbeiten [top]
      Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Remote Server, danach bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken dann auf Speichern.

      Beachten Sie bitte: Falls Sie den Namen des Remote Servers bearbeiten, werden die Änderungen wirksam, wenn Sie sich das nächste Mal einloggen.

   4. Einen Remote Server deaktivieren [top]
      Sie können einen Remote Server deaktivieren, ohne ihn zu löschen. Zeigen Sie die Liste der Remote Server an und löschen Sie das Kreuz im Kästchenneben dem Namen des Remote Servers.
   5. Einen Remote Server löschen [top]
      Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Remote Server.
   6. Aktionen in den Ordnern und Dateien der Remote Server [top]
      Ein Ordner des Remote Servers ähnelt einem Ordner des virtuellen Büros und ermöglicht die folgenden Basisaktionen: hinzufügen, löschen, ein Dokument umbenennen usw. Sie können Ordner und Dokumente vom Remote Server zum virtuellen Büro und umgekehrt kopieren oder veschieben.

   Die Verknüpfungen zwischen einem Dokument und einem Kontakt

   1. Definition [top]
      Es ist möglich, ein Dokument mit einem Kontakt in Ihrem Adressbuch zu verknüpfen. Das ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, einen Lebenslauf mit einer Person zu verknüpfen.
   2. Ein Dokument mit einem Kontakt verknüpfen [top]
      Wählen Sie In die Zwischenablage kopieren im Menü Aktionen des Dokuments. Im Adressbuch bearbeiten Sie den Kontakt und klicken Sie auf Dokument einfügen unten im Fenster. Das Dokument erscheint nun in den Kontaktdetails.

      Beachten Sie bitte: Ein Dokument kann mit verschiedenen Kontakten verknüpft werden.

      Beachten Sie weiter: Solange ein Dokument mit einem Kontakt verknüpft ist, kann das Dokument nicht gelöscht werden. Um es zu löschen, müssen Sie zunächst die Verknüpfung zwischen dem Dokument und dem/den Kontakt(en) aufheben.

   3. Die Verknüpfung zwischen einem Dokument und einem Kontakt aufheben [top]
      Im Adressbuch bearbeiten Sie den Kontakt und wählen Sie Löschen neben diesem Dokument.