Persönlicher Kalender

  1. Einen Termin hinzufügen [top]
    Im Menü Neu wählen Sie Termin oder klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum im Kalender.

    Es erscheint ein Fenster mit den Feldern Betreff und Ort. Geben Sie ein Betreff ein und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie den Termin ändern, weitere Informationen (Beschreibung, etc.) oder Teilnehmer ergänzen möchten, klicken Sie auf Mehr....

    Termine haben eine Standarddauer. Sie können dies in den Einstellungen ändern.

  2. Einen "Ganztages"-termin hinzufügen [top]
    Im Menü Neu wählen Sie Termin oder klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum im Kalender. Geben Sie ein Betreff ein und klicken Sie auf Mehr. Dann markieren Sie das (ganztags)-Kästchen. Ein ganztägiger Termin erscheint oben auf der Seite.
  3. Termindetails aufrufen [top]
    Sie haben 3 Optionen:
    • Bewegen Sie die Maus über den Termin und klicken Sie auf Mehr... in der Info-Box, die erscheint.
    • Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Termin.
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, rufen Sie so die Aktionen auf und wählen Sie Details
  4. Einen Termin duplizieren [top]
    Wenn Sie einen Termin erstellen müssen, der ähnlich wie ein bestehender Termin ist, wählen Sie Duplizieren in den Aktionen des bestehenden Termins, führen Sie die notwendigen Änderungen durch und klicken Sie auf Speichern, um den neuen Termin zu erstellen.

    Wenn Sie viele ähnliche Termine erstellen müssen, sollten Sie vielleicht den Tab Terminserie verwenden.

  5. Einen Termin wiederholen [top]
    Einige Termine finden regelmäßig oder wiederholt statt wie zum Beispiel Geburtstage, bestimmte Meetings, sportliche Aktivitäten, etc. Anstatt einen Termin jedes Mal neu zu erstellen, können Sie den Termin einmal erstellen und dann eine Wiederholungsstruktur festlegen.

    Rufen Sie die Termindetails auf und klicken Sie auf den Tab Terminserie. Markieren Sie das Aktivieren-Kästchen, um weitere Optionen auszuwählen.

    Damit können Sie eine Terminserie erstellen. Je nach den Umständen können Sie dabei einen einzelnen Termin bearbeiten oder die gesamte Serie. Bei einem wöchentlich stattfindenden Meeting wird es z. B. Wochen geben, in denen das Meeting nicht stattfindet (Feiertage, etc.). Sie können auf diese Ausnahmen reagieren, ohne die gesamte Serie zu beeinflussen. In diesem Fall löschen Sie einfach die entsprechenden Termine; Vor jeder Aktion (bearbeiten, löschen) werden Sie gefragt, ob die Aktion sich nur auf den ausgewählten Termin oder die gesamte Serie auswirken soll.

    Wenn es allerdings zu viele Ausnahmen werden, ist es ratsam, die Funktion Termin duplizieren zu verwenden.

  6. Verfügbarkeit [top]
    Diese Optionen sind Standard. Sie finden sie in Software-Programmen von Drittanbietern wie Microsoft Outlook. Beachten Sie dass Apple iCal nur zwei davon unterstützt: Frei und Beschäftigt.
    • Beschäftigt: Dies ist der Standardstatus für normale Termine, er bedeutet, dass Sie wegen dieses Termins beschäftigt sind.
    • Frei: Dies bedeutet, dass Sie noch verfügbar sind, trotz des Termins. Haben Sie zum Beispiel einen Termin erstellt, der Sie daran erinnern soll, dass etwas zwischen 2.00 und 4.00 Uhr geliefert werden soll, können Sie dennoch etwas anderes während der Wartezeit tun. "Frei" ist der Standardstatus für "ganztätige" Termine, denn Sie sind ja bei der Arbeit, obwohl es der Geburtstag von Alexander ist (oder sogar Ihr eigener).
    • Mit Vorbehalt: Dieser Status ist für unbestätigte Termine in Ihrem Kalender vorgesehen. Meetingeinladungen, die Sie noch nicht akzeptiert (oder abgelehnt) haben, erscheinen mit diesem Status; wenn Sie sie akzeptieren, schalten sie in den Beschäftigt-Status um. Verwenden Sie den Unter Vorbehalt-Status außerdem, wenn Sie einen Termin einrichten, der noch nicht sicher ist.
    • Abwesend: Dieser Status bedeutet, dass Sie einen Termin nicht annehmen können, da Sie aus geschäftlichen oder privaten Gründen außer Haus sind. Wenn Sie wegen Ihres Geburtstags einen Tag Urlaub haben, erstellen Sie einen ganztägigen Event und verwenden Sie diesen Status anstatt des Standard-Status ("Frei" wie vorher erklärt).
  7. Persönliche Termine [top]
    Ein persönlicher Termin erscheint überhaupt nicht bei Gruppenmitgliedern, nicht einmal als belegter Zeitraum. Um einen Termin als persönlich zu kennzeichnen, rufen Sie seine Details auf und markieren Sie das Persönlich Kästchen.

Austausch des persönlichen Kalenders

  1. Standard-Zugriffsrechte [top]
    • Termine ansehen: Alle Gruppenmitglieder können immer die belegten Zeiten in Ihrem Kalender ansehen (kann nicht geändert werden). Sie können jedoch einen Termin verbergen, indem Sie ihn als privat markieren.
    • Termindetails ansehen: nur Sie (kann geändert werden),
    • Termine hinzufügen: nur Sie (kann geändert werden),
    • Termine löschen: nur Sie (kann geändert werden).
  2. Zugriffsrechte auf Ihren Kalender anzeigen [top]
    In den Aktionen von Mein Kalender wählen Sie Zugriff. Dann wählen Sie eine Gruppe
  3. Die Zugriffsrechte auf einen Kalender ändern [top]
    Markieren Sie die Kästchen, um weitere Rechte zu erteilen:
    • Inhalte hinzufügen: Termine erstellen; der Name des Erstellers wird in den Termindetails angezeigt
    • Inhalte löschen: beliebigen Termin löschen, einschließlich derer, die Sie selbst erstellt haben
    • Details anzeigen: Betreff, Beschreibung für alle Ihre Termine anzeigen
    • Inhalte bearbeiten: beliebigen Termin bearbeiten
    • Beschäftigt/Frei anzeigen: Kann nicht geändert werden. Gruppenmitglieder sehen immer die belegten Zeiträume in Ihrem Kalender.
  4. Zugriffsrechte für einen Termin anzeigen [top]
    In den Aktionen eines Termins wählen Sie Zugriff. Dann wählen Sie eine Gruppe.
  5. Die Zugriffsrechte für einen Termin ändern [top]
    Markieren Sie die Kästchen, um weitere Rechte zu erteilen:
    • Details aufrufen: Betreff, Beschreibung, etc. nur für diesen Termin anzeigen
    • Bearbeiten: Details nur für diesen Termin bearbeiten
    • Beschäftigt/frei anzeigen: kann nicht bearbeitet werden. Gruppenmitglieder sehen immer belegte Zeiträume in Ihrem Kalender

Kalender eines Gruppenmitglieds

  1. Zugriff auf den Kalender einer anderen Person [top]
    • Wenn Sie häufig auf diesen Kalender zugreifen, finden Sie unter Mein Kalender einen Ordner mit der Bezeichnung Direkter Zugriff. Rufen Sie seine Aktionen auf und wählen Sie Einstellungen. Dann klicken sie auf einen persönlichen oder Gruppenkalender hinzufügen, wählen Sie einen Kalender und klicken Sie auf Speichern. Der gewählte Kalender wird dann im Ordner Direkter Zugriff verfügbar: Klicken Sie in an, um seine Termine anzuzeigen. Das nächste Mal müssen Sie lediglich den Ordner Direkter Zugriff öffnen, um die vorher ausgewählten Kalender anzuzeigen.

      Um zu Ihrem eigenen Kalender zurück zu kehren, klicken Sie einfach auf Mein Kalender.

    • Wenn Sie nur einmal Zugriff auf den Kalender benötigen,
      wählen Sie Mitglieder in der Kontextauswahl (deren Standardwert ist "persönlich") und wählen Sie ein Gruppenmitglied. Der betreffende Kalender wird angezeigt und verschwindet wieder, wenn Ihre aktuelle Session beendet wird.

      Um zu Ihrem eigenen Kalender zurück zu kehren, wählen Sie persönlich in der Kontextauswahl.

    Hinweis: In beiden Fällen werden Fällen werden Termine als belegte Zeiträume angezeigt. Sie können die Details (Titel, Beschreibung, etc.) nur aufrufen, wenn Ihnen die notwendigen Zugriffsrechte erteilt wurden.

  2. Den Kalender eines Gruppenmitglieds bearbeiten [top]
    Die Kalender der anderen Gruppenmitglieder können wie der eigene genutzt werden. Jedoch müssen Sie vom Inhaber des Kalenders berechtigt worden sein, Termine hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.

    Wenn Sie die Wiederholungs- und Erinnerungsfunktionen in dem Kalender eines anderen Mitgliedes nutzen, werden die Erinnerungen an den Inhaber (und nicht an Sie) gesendet. Ebenso können Sie Termine in dem Kalender eines anderen Mitgliedes erstellen (und sich selbst einladen oder nicht).

Gruppenkalender

  1. Zugriff auf einen Gruppenkalender [top]
    Wählen Sie den Gruppennamen imzweiten Pull-down Menü (der Standardwert ist "Persönlich").
  2. Einsatz des Gruppenkalenders [top]
    Der Gruppenkalender enthält Termine von Interesse für alle Gruppenmitglieder

    Entsprechend der Zugriffsrechte, die Ihnen vom Gruppenadministrator zugeteilt wurden, können Sie Termine hinzufügen oder löschen. Sie können einen Termin nur bearbeiten, wenn Sie dazu vom Ersteller des Termins berechtigt wurden.

  3. Standard-Zugriffsrechte [top]
    • Details von Terminen aufrufen: Alle Gruppenmitglieder (kann nicht verändert werden),
    • einen Termin bearbeiten: der Terminersteller (kann verändert werden).
    • Termine hinzufügen: Gruppenadministrator (kann verändert werden).
    • Termine löschen: Gruppenadministrator (kann verändert werden).
  4. Alle Mitglieder zu einem Gruppentermin einladen [top]
    Markieren Sie das Alle Mitglieder einladen Kästchen, damit der Termin in den persönlichen Kalendern aller Gruppenmitgliedern erscheint. Ein Meeting wird in allen persönlichen Kalendern eingerichtet.

    Hinweis: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn ein Termin in einem Gruppenkalender erstellt wird; sie steht nicht zur Verfügung bei persönlichen Kalendern oder wenn ein Gruppenkalender-Termin bearbeitet wird.

  5. Erinnerungen im Gruppenkalender [top]
    Es gibt derzeit keine Erinnerungen an Gruppenkalender-Termine.
  6. Die Zugriffsrechte eines Gruppenkalenders anzeigen [top]
    Wählen Sie Zugriff in den Aktionen des Gruppenkalenders.
  7. Gruppenadministratoren: Zugriffsrechte ändern [top]
    Markieren Sie die Kästchen, um weitere Rechte zu erteilen:
    • Inhalt hinzufügen: Termine erstellen; der Name des Erstellers wird in den Termindetails angezeigt
    • Inhalt löschen: beliebigen Termin löschen
    • Details anzeigen: Kann in einem Gruppenkalender nicht geändert werden
    • Inhalt bearbeiten: beliebigen Termin bearbeiten
    • Beschäftigt/frei anzeigen: kann nicht geändert werden.

Termine löschen

  1. Einen Termin löschen [top]
    Bewegen Sie die Maus über den Termin, damit das Info-Feld angezeigt wird oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, um seine Aktionen aufzurufen. Dann wählen Sie Löschen.
  2. Alte Termine löschen [top]
    Wählen Sie Zwischen 2 Daten löschen in den Aktionen eines Kalenders. Wählen Sie die beiden Daten und klicken Sie auf Löschen.

    Seien Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten wählen, da das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann.

Überlagern der Kalender

  1. Funktionen [top]
    Sie können sowohl Kalender überlagern, wenn die diese durch das virtuelle Büro (interner Kalender) verwaltet werden, als auch, wenn sie im Web im .ics-Format (vCal/iCal) (externer Kalender) verfügbar sind.

    Zugriffsrechte gelten auch für überlagerte Termine:

    • Interne Kalender
      Die verfügbaren Funktionen (Details aufrufen, bearbeiten, löschen) hängen von den Zugriffsrechten ab, die Ihnen der Kalenderinhaber zugeteilt hat.
    • Externe Kalender
      Diese Kalender sind immer schreibgeschützt: Sie können sie nicht bearbeiten.

    Außerdem sind überlagerte Termine nicht in Ihrem persönlichen Kalender vorhanden: Sie können sie dementsprechend nicht austauschen, keine Erinnerung hinzufügen, usw.

    Beachten Sie bitte: Ihr Abonnement gibt die Maximalanzahl der Kalender vor, die Sie überlagern können.

    Um das Überlagern zu konfigurieren, klicken Sie bitte auf Überlagern in der Menüleiste.

  2. Das Überlagern aktivieren [top]
    Fügen Sie mindestens einen Kalender hinzu und klicken Sie auf Überlagern aktivieren.

    Die Überlagerung ist dauerhaft: sie ist aktiviert, bis sie deaktiviert wird.

    Im Überlagerungsmodus erscheint jeder Termin mit den Initialen seines Inhabers (Person oder Gruppe).

  3. Die Überlagerung deaktivieren [top]
    Löschen Sie das Kreuz im Überlagern aktivieren Kästchen. Sie können die Überlagerung jederzeit wieder aktivieren, ohne die Kalender erneut hinzufügen zu müssen.
  4. Fügen Sie einen internen Kalender hinzu [top]
    Klicken Sie auf Persönlichen oder Gruppenkalender hinzufügen. Klicken Sie die entsprechenden Kästchen an und klicken Sie auf Speichern. Der neue Kalender erscheint in der Liste. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Überlagerung anzuzeigen.
  5. Einen externen Kalender hinzufügen [top]
    Ein externer Kalender enthält öffentliche Termine (Feiertage, Schulferien, Sportveranstaltungen, usw.) und ist über das Internet verfügbar (s. z.B. iCalShare).

    Klicken Sie auf Einen externen vCalendar hinzufügen. Geben Sie einen Namen für diesen Kalender ein und seine URL (muss mit http://.. beginnen) . Sie können auch eine Beschreibung eingeben und eine Farbe für alle Termine dieses Kalenders wählen. Klicken Sie auf URL überprüfen und, falls die URL akzeptiert wird, klicken Sie auf Speichern. Der neue Kalender erscheint auf der Liste. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Überlagerung anzuzeigen.

  6. Einen Kalender löschen [top]
    Ein Kalender kann temporär oder dauerhaft gelöscht werden.
    • Temporär
      Löschen Sie das Kreuz in dem Kästchen neben dem Namen des Kalenders in der Spalte Aufrufen/: Der Kalender wird nicht mehr überlagert angezeigt. Sie können ihn jederzeit wieder hinzufügen, indem Sie das Kästchen wieder ankreuzen.
    • Dauerhaft
      Klicken Sie auf das Zeichen 'Papierkorb' neben dem Kalendernamen.

Termine

  1. Was ist ein Meeting? [top]
    Ein Termin wird zu einem Meeting, wenn Sie Teilnehmer einladen. Diese Teilnehmer werden aus den Gruppenmitgliedern und Kontakten (nur Kontakte mit einer E-Mail-Adresse können ausgewählt werden) ausgewählt.
  2. Offene Meetingeinladungen [top]
    Klicken Sie auf Einladung unter Mein Kalender, um die Liste der Meeting-Einladungen aufzurufen, die Sie bisher noch nicht beantwortet haben. Doppelklicken Sie auf ein Meeting, um seine Details aufzurufen und wählen Sie Ihre Antwort im Menü Aktionen. Hinweis: Einladungen zu bereits vergangenen Meetings werde nicht angezeigt.
  3. Einen Terminanfrage annehmen oder ablehnen [top]
    Die Einladung zu einem Termin wird mit dem Piktogramm angezeigt. Klicken Sie auf seinen Betreff, um die Details aufzurufen. Sie können die Liste der eingeladenen Personen und ihre Antworten auf die Terminanfrage aufrufen, indem Sie auf Aufrufen neben Teilnehmer klicken.
    • Um eine Terminanfrage anzunehmen, klicken Sie auf Annehmen und das Piktogramm erscheint. Auch wenn die Anfrage einmal akzeptiert wurde, können Sie sie später immer noch ablehnen.
    • Sie können die Terminanfrage auch ablehnen, in dem Sie auf Ablehnen klicken. Sie können den Grund eingeben, warum Sie ablehnen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den Einladenden gesendet. Sobald die Anfrage abgelehnt wurde, kann der Termin nicht mehr in Ihrem Kalender aufgerufen werden.
  4. Ein Meeting einrichten [top]
    Wenn Sie eine Terminanfrage erstellen, klicken Sie auf Terminanfrage. Wählen Sie die Uhrzeit, geben Sie einen Betreff und eine Beschreibung (wahlweise) ein. Dann klicken Sie auf Einladen und Teilnehmer verwalten und auf Teilnehmer hinzufügen, um so Zugriff auf Ihr Adressbuch (persönlich und Gruppe) zu erhalten. Klicken Sie die Kästchen an, um die Teilnehmer hinzuzufügen. Sie können leicht alle Gruppenmitglieder einladen, indem Sie das erste Kästchen (Alle Mitglieder) anklicken.
    • Teilnehmer, die das virtuelle Büro nutzen: Die Terminanfrage erscheint direkt in ihrem Kalender mit einem blinkenden Fragezeichen. Wenn sie auf den Betreff der Terminanfrage klicken, akzeptieren sie sie oder lehnen sie mit einem einzigen Klick ab. Im Fall der Ablehnung, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (mit dem Grund für die Ablehnung, falls angegeben) und die Terminanfrage verschwindet von den Kalendern der Absager.
    • Teilnehmer, die das virtuelle Büro nicht nutzen: Eine E-Mail wird an sie mit den Details der Terminanfrage gesandt. Sie können mit einem einzigen Klick akzeptieren oder ablehnen. Falls sie ablehnen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
  5. Nachverfolgen der Einladungen [top]
    Der Absender einer Terminanfrage kann zu jeder Zeit die Antwort jedes einzelnen Teilnehmers einsehen, indem er auf den Betreff der Terminanfrage klickt und danach auf Einladen und Teilnehmer verwalten. Als Status kann angezeigt werden: Eingeladen (aber keine Antwort), Annehmen oder Ablehnen. Bitte beachten Sie, dass ein Teilnehmer, der zunächst die Terminanfrage angenommen hat, diese später ablehnen kann.

    Das Piktogramm, das den Einladungsstatus anzeigt, kann wechseln:

    • : Mindestens eine Person hat die Terminanfrage abgelehnt.
    • : Jeder hat die Terminanfrage angenommen.
  6. Erinnerungen an Teilnehmer senden [top]
    Sie können einer Erinnerung an einen Teilnehmer senden, der auf eine Termineinladung noch nicht reagiert hat

    Rufen Sie im Teilnehmer Tab die Teilnehmer-Aktionen auf und wählen Sie die Art der Erinnerung.

  7. Eine Terminanfrage bearbeiten [top]
    Nur der Absender einer Terminanfrage kann sie bearbeiten.

    Details (Uhrzeit, Betreff, Beschreibung und/oder Ort) oder Teilnehmer können bearbeitet werden. Um die Änderungen vorzunehmen, klicken Sie zunächst auf den Betreff der Terminanfrage.

    Wenn die Details bearbeitet wurden, wird der Status der Einladungen wieder auf Null gesetzt: Die Teilnehmer müssen die bearbeitete Terminanfrage erneut akzeptieren oder ablehnen. Sie erhalten dazu eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können diese Benachrichtigung für jede Terminanfrage ausschalten.

  8. Ein Terminanfrage zurücknehmen [top]
    Der Absender einer Terminanfrage kann diese zu jeder Zeit wieder zurücknehmen, indem er sie aus seinem eigenen Kalender löscht. Löschen Sie die Terminanfrage, als würden Sie einen normalen Termin löschen. Die Terminanfrage ist nicht mehr im Kalender der Teilnehmer sichtbar, und eine E-Mail-Benachrichtigung wird versendet. Sie können diese Benachrichtigung für jede Terminanfrage ausschalten.
  9. Einen Teilnehmer enternen [top]
    Sie können einen Teilnehmer entfernen, selbst wenn er den Termin bereits bestätigt hat. Bitte beachten Sie, dass der entfernte Teilnehmer keine Benachrichtigung erhalten wird

    Rufen Sie im Teilnehmer Tab die Teilnehmer-Aktionen auf und wählen Sie Entfernen.

  10. Wiederholte Meetings [top]
    Sie können Terminwiederholungen mit einem einzigen Arbeitsschritt einrichten. Eine Terminwiederholung ist ein Meeting mit den selben Teilnehmern, das z.B. jede Woche oder am Ersten eines Monats stattfindet. Richten Sie einen Termin ein, legen Sie die Terminfolge fest und wählen Sie dann die Teilnehmer.

    Hinweis: Die Teilnehmer erhalten eine einzige E-Mail-Benachrichtigung für die gesamte Terminserie anstatt einer E-Mail für jedes Meeting. Teilnehmer mit einem virtuellen Büro-Account können alle Meetings in ihren offenen Meeting-Einladungen aufrufen (indem sie auf Einladungen in ihrem Kalender klicken).

    Die Teilnehmer können jede Einladung annehmen oder ablehnen.

    Eine Meeting-Serie verhält sich genauso wie eine Terminwiederholung, Sie können ein Meeting oder die ganze Serie bearbeiten (den Terminplan verändern, einen Teilnehmer hinzufügen oder entfernen, etc.). Sie können auch eines oder mehrere Meetings aus der Serie entfernen (z.B. auf Grund von Feiertagen, etc.).

    Wenn die Terminfolge allerdings zu komplex wird und Sie am Ende zu viele Ausnahmen in der Terminfolge haben, ist es ratsam, die Meetings stattdessen mit der Duplizieren-Funktion anzulegen.

Erinnerungen

  1. Eine E-Mail-Erinnerung erstellen [top]
    Rufen Sie die Termindetails auf und klicken Sie auf den Tab Erinnerungen. Markieren Sie das E-Mail-Kästchen und wählen Sie die Zeit. Die Erinnerung wird an Ihre Standard-E-Mail-Adresse geschickt.
  2. Eine SMS-Erinnerung erstellen [top]
    Rufen Sie die Termindetails auf und klicken Sie auf den Tab Erinnerungen. Markieren Sie das SMS-Kästchen und wählen Sie die Zeit. Die Erinnerung wird an die Telefonnummer in Ihren persönlichen Daten geschickt.
  3. Kalender per SMS [top]
    Klicken Sie auf SMS in der Menüleiste und wählen Sie die Kalendertage sowie den Tag des Empfangs (der selbe oder der nächste Tag).

    Beachten Sie bitte: Falls Ihr Kalender für einen Tag leer ist, werden Sie keine SMS erhalten.

    Sie können die Einstellungen zu jeder Zeit bearbeiten oder die Kalender per SMS-Funktion abstellen, indem Sie alle Kreuze in den Kästchen in der Rubrik "Meinen Kalender versenden für" löschen.

    Sie können auch eine Kopie Ihres Kalenders auf Ihrem Handy erstellen, indem Sie auf Jetzt! klicken:

    • Falls Sie auswählen, dass Sie Ihren Kalender am selben Tag erhalten, wird Ihnen der Kalender des selben Tags gesendet
    • Falls Sie auswählen, dass Sie den Kalender des nächsten Tages erhalten möchten, wird Ihnen der Kalender des nächsten Tages gesendet.

Suchen

  1. Suche in allen Tools [top]
    Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Wählen Sie Alle Tools im linken Menü. Standardmäßig werden nur Ihre persönlichen Daten durchsucht. Wählen Sie Einschließlich Gruppendaten wenn Sie auch diesen Daten in die Suche einbeziehen möchten. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
  2. Suche in einem einzigen Tool [top]
    • Einfache Suche
      Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Im linken Menü ist das aktuelle Tool automatisch ausgewählt, Sie können aber auch ein anderes Tool auswählen. Legen Sie außerdem fest, ob Sie Gruppendaten einschließen. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
    • Erweiterte Suche: Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab. Wählen Sie Erweiterte Suche im rechten Pull-Down-Menü des Suchfeldes.
  3. Suchfeld-Syntax [top]
    • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
    • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
    • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
    Beispiel:
    • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
    • Maui OR hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
    • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
    • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
    • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.
    • Tag:dringend liefert Suchtreffer mit dem Tag "dringend".
  4. Suchtreffer-Anzeige [top]
    Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert. Diese Reihenfolge kann derzeit nicht verändert werden.

    In Abhängigkeit vom Tool, zu dem der Suchtreffer gehört, stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung: Öffnen, im Kontext öffnen/im entsprechenden Ordner öffnen, etc.

    Wenn Sie in allen Tools suchen, können Sie danach dieselbe Suche auch in einem einzelnen Tool starten, indem Sie es im linken Pull-Down Menü des Suchfeldes auswählen.

  5. Letze Suchabfragen [top]
    Die fünf letzten Suchabfragen können über das rechte Pull-Down Menü des Suchfeldes nochmals abgerufen werden.

Drucken

  1. Einen Kalender ausdrucken [top]
    Wählen Sie eine Darstellung (Tag, Woche, etc.) und wählen Sie Drucken aus dem Menü Mehr.
  2. Einen Termin ausdrucken [top]
    Rufen Sie das Info-Feld oder die Aktionen des Termins auf und wählen Sie Drucken.

Tags

  1. Wozu gibt es Tags? [top]
    Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
  2. Zugriff auf die Tags [top]
    Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
  3. Einen Tag erstellen [top]
    Geben Sie im Tag-Fenster einen Namen für einen neuen Tag im oberen Teil des Fensters ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Dann können Sie noch eine beliebige Farbe auswählen.
  4. Einen Tag bearbeiten [top]
    Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
  5. Einen Tag löschen [top]
    Klicken Sie im Tag-Fenster auf das rote Kreuz neben einem Tag.
  6. Einige Daten mit Tags versehen [top]
    Wählen Sie Tags im Menüpunkt Aktionen. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.
  7. Die aktuelle Ansicht nach Tags filtern [top]
    Wählen Sie einen Tag im oberen Teil des Kalenders rechts vom Datum. Es werden dann nur Termine mit diesem Tag angezeigt. Um zur Standard-Ansicht zurückzukehren, wählen Sie "Tags" im Pull-Down-Menü.
  8. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen [top]
    Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
    • Geben Sie "tag:TAG_NAME" in das Suchfeld ein, das in allen Tools zur Verfügung steht. Wählen Sie danach, ob Sie nur im aktuellen Tool oder in allen Tools suchen möchten.
    • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag.
  9. Tags und Gruppen [top]
    Tags gehören einer einzelnen Person und nicht einer Gruppe: Es gibt keine Gruppen-Tags. Es ist nicht ratsam, Tags bei Gruppen-Daten zu verwenden.

Online Synchro

  1. Funktionen [top]
    Synchronisieren Sie Ihre Smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) Apps mit den ContactOffice Nachrichten, Kalender und Adressbuch. Greifen Sie auf ContactOffice Daten direkt in Ihrer Smartphone-App zu (Beispiel: die iPhone Kalender-App) und synchronisieren Sie die Daten.

    Sie können mehrere Endgeräte synchronisieren, dabei fungiert ContactOffice als Synchronisierungsserver.

    Sollte während des Synchronisierungsprozesses ein Problem auftreten (Verbindung verloren, Akku leer, etc.), geht die nächste Synchronisierung davon aus, dass die aktuellsten Daten auf ContactOffice liegen.

    Damit bleiben die Daten immer auf Ihrem Smartphone präsent.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind (3G oder WiFi).
    • 2 - Tippen Sie auf 'Einstellungen' auf dem Home-Bildschirm.


    • 3 - Wählen Sie 'Mail, Kontakte, Kalender'.


    • 4 - Tippen Sie auf 'Account hinzufügen'


    • 5 - Tippen Sie auf das 'Microsoft Exchange' Logo. Hinweis: Sie gelangen an diese Stelle auch, wenn Sie die 'Mail App' auf dem Home-Bildschirm antippen und bisher keinen Account konfiguriert haben.


    • 6 - Geben Sie nun die Informationen zu Ihrem ContactOffice-Account ein:
      • E-Mail: Geben Sie Ihre ContactOffice E-Mail-Adresse ein
      • Domain: frei lassen
      • Benutzername: Geben Sie BENUTZERNAME(Ihren ContactOffice-Benutzernamen) ein
      • Kennwort: Geben Sie Ihr ContactOffice-Passwort ein
      • Beschreibung: Geben Sie 'ContactOffice' ein
      ContactOffice_email
      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      ContactOffice


    • 7 - Tippen Sie 'weiter' oben rechts an und Ihr iPhone wird versuchen, den Account automatisch zu erkennen und zu konfigurieren. Hinweis: Dies kann bis zu fünf Minuten dauern, da die AutoDiscovery-Funktion von unseren Servern nicht unterstützt wird. Deshalb wird der Vorgang auch scheitern und Ihr iPhone wird Sie informieren, dass Ihr Account nicht eingerichtet werden konnte und Sie den Server-Namen manuell eingeben müssen: 'www.contactoffice.com'
      ContactOffice_email
      www.contactoffice.com
      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      ContactOffice


    • 8 - Tippen Sie auf 'weiter' und das iPhone wird die Konfiguration überprüfen. Standardmäßig synchronisiert das iPhone alle drei Datentypen (Mail, Kontakte, Kalender) mit ContactOffice, Sie können aber auch einen oder mehrere Typen abschalten, wenn Sie möchten.
      Tippen Sie auf 'fertig' und das iPhone schließt die Konfiguration ab und kehrt zum 'Mail, Kontakte, Kalender' zurück, während es mit dem Server kommuniziert.
      Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis alle Kalendereinträge und Kontaktdaten angezeigt werden.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind (3G oder WiFi).


    • 2 - Klicken Sie auf die Ikone 'Einstellungen'.


    • 3 - Wählen Sie den Menüpunkt 'Datensynchronisierung'.


    • 4 - Wählen Sie 'Hintergrunddaten' und 'Daten autom. Synchronisieren'. Klicken Sie auf 'Account hinzufügen'.


    • 5 - Klicken Sie auf 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Geben Sie nun Ihre ContactOffice Benutzerdaten ein und klicken Sie dann auf 'Weiter'.
      ContactOffice_email
      Passwort_ContactOffice


    • 7 - Geben Sie die folgenden Informationen ein:
      Achtung: Klicken Sie nicht auf den 'SSL'-Button, da sonst die Verbindung abbricht.

      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      www.contactoffice.com


    • 8 - Ihr Android-SmartPhone versucht nun, mit dem Server zu kommunizieren.
      Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis die Daten angezeigt werden.
    • 9 - Geben Sie die folgenden Einstellungen ein:
    • 10 - Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf 'Fertig'. Sie können nun Ihre Daten synchronisieren.
      Es gibt noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, wir überlassen es aber Ihnen, herauszufinden, welche davon Ihren Anforderungen am besten genügen.
      ContactOffice
  4. BlackBerry[top]
    AstraSync ist eine Anwendung zum BlackBerry Synchronisieren, die von Tausenden von Blackberry SmartPhone-Benutzern auf der ganzen Welt verwendet wird. Nach Installation der Software führt AstraSync eine drahtlose Zwei-Wege-Synchronisation der E-Mail-, Kalender- und Kontaktdaten mit Exchange ActiveSync-kompatiblen Servern durch.

Read-/Write-Zugriff von Drittanwendungen (CalDAV)

  1. Funktionen [top]
    Zusätzlich zum Read-only-Zugriff kann auf Kalender auch mit Read/Write-Zugriffsrechten von CalDAV-kompatiblen Drittanwendungen zugegriffen werden.

    Bitte beachten Sie allerdings die folgenden Einschränkungen.

  2. Einschränkungen [top]
    Das Synchronisieren unterschiedlicher Softwareanwendungen ist nur mit gewissen Einschränkungen möglich:
    • Erinnerungen werden nicht synchronisiert, denn sie sind software-spezifisch.
    • Derzeit werden Kategorien (Tags), die in der Drittanwendung gelöscht werden, nicht automatisch in ContactOffice gelöscht.
    • Wenn Sie den Kalender gleichzeitig in ContactOffice und in einem oder mehreren Drittanwendungen verwenden: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kalender in der Drittanwendung aktualisieren, bevor Sie darin Änderungen vornehmen. Anderenfalls sind die Änderungen, die in ContactOffice vorgenommen wurden, verloren.
  3. Kompatible Software [top]
    • Lightning, ein Plug-In für Thunderbird
    • Apple iCal
    • iPhone (OS 3.0)
    Hinweis: Microsoft Outlook 2007 hat keine CalDAV-Funktionen.

    Für andere Softwareprogramme, siehe http://caldav.calconnect.org/implementations/clients.html

  4. Software-Einstellungen [top]
    Die Einstellungen hängen von der Software ab.

    Lightning

    1. Im "Datei"-Menü wählen Sie "Neuer Kalender".
    2. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie "Im Netzwerk".
    3. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie "CalDAV" und geben Sie die folgende Adresse im Feld "Ort" ein: http://www.contactoffice.com/dav/BENUTZERNAME/private/events
    4. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie einen Namen und eine Farbe (optional) aus. Schalten Sie das "Alarm anzeigen" Kästchen aus.
    5. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort ein.
    Apple iCal
    1. Im "iCal" Menü wählen Sie "Einstellungen".
    2. Wählen Sie den "Konten" Tab.
    3. Klicken Sie auf das "+" in der unteren linken Ecke. Im Fenster, das nun erscheint, geben Sie einen Namen für diesen Kalender im Feld "Beschreibung" ein.
    4. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort in die beiden verbleibenden Felder ein.
    5. Klicken Sie auf das Dreieck neben "Server-Optionen" und geben Sie dann die folgende Adresse in das Feld "Konto URL": http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/BENUTZERNAME/.
      Hinweis: Vergessen Sie nicht den abschließenden "/", sonst scheitert der Verbindungsaufbau!
      Sie können auch die URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/BENUTZERNAME/verwenden, wenn Sie eine verschlüsselte Verbindung wünschen.
    Apple iPhone
    1. Im Menü "Einstellungen" wählen Sie "Mail, Kontakte, Kalender", danach "Account hinzufügen"; wählen Sie "Andere", dann "CALDAV-Account hinzufügen".
    2. Geben Sie www.contactoffice.com in das "Server" Feld ein.
    3. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort in die verbleibenden Felder ein.
    4. Kehren Sie zum Menü "Einstellungen" zurück, wählen Sie "Mail, Kontakte, Kalender" and dann den CalDAV-Account, danach "Erweiterte Einstellungen".
    5. Geben Sie http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/BENUTZERNAME/ in das "Account URL" Feld ein.
      Hinweis: Vergessen Sie nicht den abschließenden "/", sonst scheitert der Verbindungsaufbau!
      Sie können auch die URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/BENUTZERNAME/ verwenden, wenn Sie eine verschlüsselte Verbindung wünschen.

Read-only Zugriff mit Software, die iCal-kompatibel ist

  1. Funktionen [top]
    Fremdsoftware kann mit ContactOffice verknüpft werden, das dann als Kalenderserver fungiert.

    Sie können mit der Fremdsoftware keine Termine hinzufügen oder bearbeiten. Die Kalender werden durch Ihrem Benutzernamen und Ihr Passwort geschützt.

    Auf Ihrer virtuellen Festplatte werden Sie in den Hauptordnern (persönlich + einen Ordner pro Gruppe) einige "Kalender.ics" Dateien finden, die für diese Funktion genutzt werden: Ihre Größe ist 0 Kb. Diese Dateien können nicht gelöscht werden.

  2. Kompatible Software [top]
    Lightning, Apple iCal, Microsoft Works usw.
  3. Konfiguration der Software [top]
    Für Ihren persönlichen Kalender nutzen Sie die Adresse:
    http://www.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME/private/calendar.ics

    Für einen Gruppenkalender nutzen Sie die Adresse:
    http://www.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME/Name_DER_GRUPPE/calendar.ics

Zugriff über RSS

  1. Funktionen [top]
    RSS ermöglicht es Ihnen, mehrere Webseiten (Zeitungen, Blogs usw.) auf einer Benutzeroberfläche zusammenzufassen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Webseite) einen RSS-Feed, eine spezielle Seite im Web, die von jeder Webseite, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed enthält in der Regel den Titel und die Zusammenfassung der letzten zehn veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink auf den kompletten Artikel auf der Webseite. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und problemlos über neue Artikel auf allen ausgewählten Webseiten informiert.

    In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Büro mehrere Feeds an: persönlich (Ihr Posteingang, Ihr Kalender, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten, usw.) und für die Gruppe (Gruppenkalender, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten, usw.) Diese Feeds werden durch den Benutzernamen und das Passwort geschützt.

  2. Verfügbare Feeds [top]
    Jeder (sowohl persönliche als auch Gruppen-) Kalender hat vier RSS-Feeds.
    • Heute
    • Diese Woche
    • Diesen Monat
    • 30 Tage (von heute an)
  3. Kompatible Software [top]
    Alle RSS-Reader, die Authentifizierung (Feeds mit Benutzername und Passwort) anbieten: z.B. Feed-Reader (Windows).

    Beachten Sie bitte: Falls Sie einen RSS-Reader nutzen möchten, der Zugriff auf gesicherte Feeds hat, aber nicht das Passwort verbirgt (z.B. Firefox), dann nehmen Sie die folgende Syntax für den Feed URL:"http://login:passwort@feed_url".

  4. Wo finde ich RSS-Feeds? [top]
    In den Aktionen eines Kalenders wählen Sie RSS im linken Teil des Bildschirms.
  5. Konfiguration der Software [top]
    1. Gehen Sie zu einem Ordner und danach mit der Maus zum Bild .
    2. Mit einem Rechtsklick auf das Bild wählen Sie Die Link kopieren.
    3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen Sie einen neuen Feed und fügen Sie die Adresse ein.
    4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für das virtuelle Büro in den RSS-Reader ein und geben dem Feed einen Namen.
    5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen im RSS-Reader ein.

Importieren - Exportieren

  1. Importieren [top]
    Bevor Sie Termine importieren, wählen Sie einen persönlichen oder einen Gruppenkalender aus. Um einen oder mehrere Termine in das vCal/iCal Format zu importieren, klicken Sie auf Importieren in der Menüleiste und wählen Sie die vCal/iCal-Datei auf Ihrem Computer aus.
  2. Exportieren [top]
    Bevor Sie Termine exportieren, wählen Sie einen persönlichen oder einen Gruppenkalender.

    Sie können einen, mehrere oder alle Termine von einem Kalender in das vCal/iCal Format exportieren, um sie in eine Software zu importieren, die mit diesem Format kompatibel ist:

    • Nur einen Termin exportieren: klicken Sie auf den Betreff des Termins und danach auf Exportieren.
    • Mehrere Termine exportieren: Wählen Sie eine Ansicht aus (Tag, Woche oder Monat) und klicken Sie dann auf Exportieren in der Menüleiste und dann auf Nur die Termine dieser Seite exportieren.
    • Den gesamten Kalender exportieren: klicken Sie auf Exportieren in der Menüleiste und dann auf Alle Termine dieses Kalenders exportieren.

Einstellungen

  1. Zugriff auf Einstellungen [top]
    Im Menü Mehr wählen Sie Einstellungen.
  2. Zeitzone [top]
    Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender Ihre Zeitzone verwendet. Dies ermöglicht eine einfachere Zusammenarbeit mit Anwendern in anderen Zeitzonen.

    Wenn Sie ins Ausland reisen, können Sie Ihren Kalender auf die Ortszeit einstellen. Alles Ihre Termine werden dann in der gewählten Zeitzone angezeigt.

    Hinweis: Die gewählte Zeitzone wird auch für das Datum in den E-Mail verwendet, z.B. beim Erstelldatum oder dem Datum der letzten Modifizierung, etc.

  3. Standarddauer eines Termins [top]
    Termine verfügen über eine Standarddauer von einer Stunde. Sie können eine kürzere oder längere Dauer festlegen, dies wirkt sich aber nur auf neue Termine aus.
  4. Kalenderdarstellung [top]
    Die Darstellung legt fest, wie viel Inhalt auf der Seite angezeigt wird. Wenn Sie einen großen Bildschirm besitzen, können Sie wahrscheinlich eine größere Darstellung wählen.
  5. Eventdetails automatisch anzeigen [top]
    Wenn Sie die Maus über einen Termin bewegen, werden einige Details automatisch angezeigt. Sie können dies deaktivieren.
  6. Drag and Drop-Befehle bestätigen [top]
    Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie befürchten, Termine versehentlich per Drag and Drop zu verschieben.
 

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