Persönlicher Kalender

  1. Einen Termin hinzufügen [top]
    Im Menü Neu wählen Sie Termin oder klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum im Kalender.

    Termine haben eine Standarddauer. Sie können dies in den Einstellungen ändern.

  2. Einen "Ganztages"-Termin hinzufügen [top]
    Im Menü Neu wählen Sie Termin oder klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum im Kalender. Dann markieren Sie das (ganztags)-Kästchen. Ein ganztägiger Termin erscheint oben auf der Seite.
  3. Termindetails aufrufen [top]
    Sie haben drei Optionen:
    • Bewegen Sie die Maus über den Termin und klicken Sie auf Bearbeiten in der Info-Box, die erscheint.
    • Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Termin.
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, rufen Sie so die Aktionen auf und wählen Sie Öffnen
  4. Einen Termin duplizieren [top]
    Wenn Sie einen Termin erstellen müssen, der ähnlich wie ein bestehender Termin ist, wählen Sie Duplizieren in den Aktionen des bestehenden Termins, führen Sie die notwendigen Änderungen durch und klicken Sie auf Speichern, um den neuen Termin zu erstellen.

    Wenn Sie viele ähnliche Termine erstellen müssen, sollten Sie vielleicht Terminserie verwenden.

  5. Einen Termin wiederholen [top]
    Einige Termine finden regelmäßig oder wiederholt statt wie zum Beispiel Geburtstage, bestimmte Meetings, sportliche Aktivitäten, etc. Anstatt einen Termin jedes Mal neu zu erstellen, können Sie den Termin einmal erstellen und dann eine Wiederholungsstruktur festlegen.

    Rufen Sie die Termindetails auf und klicken Sie auf Terminserie. Markieren Sie das Aktivieren-Kästchen, um weitere Optionen auszuwählen.

    Damit können Sie eine Terminserie erstellen. Je nach den Umständen können Sie dabei einen einzelnen Termin bearbeiten oder die gesamte Serie. Bei einem wöchentlich stattfindenden Meeting wird es z. B. Wochen geben, in denen das Meeting nicht stattfindet (Feiertage, etc.). Sie können auf diese Ausnahmen reagieren, ohne die gesamte Serie zu beeinflussen. In diesem Fall löschen Sie einfach die entsprechenden Termine; Vor jeder Aktion (bearbeiten, löschen) werden Sie gefragt, ob die Aktion sich nur auf den ausgewählten Termin oder die gesamte Serie auswirken soll.

    Wenn es allerdings zu viele Ausnahmen werden, ist es ratsam, die Funktion Termin duplizieren zu verwenden.

  6. Farbe für Termin einstellen [top]
    Für Termine stehen verschiedene Hintergrundfarben zur Verfügung. Wenn Sie einen Termin erstellen oder bearbeiten, wählen Sie eine Farbe neben Farben.

    Farben werden nur Ihnen angezeigt: Sie können eine Farbe für eine Terminanfrage wählen, aber sie wird nur in Ihrem Kalender angezeigt.

  7. Verfügbarkeit [top]
    Diese Optionen sind Standard. Sie finden sie in Software-Programmen von Drittanbietern wie Microsoft Outlook.
    • Beschäftigt: Dies ist der Standardstatus für normale Termine, er bedeutet, dass Sie wegen dieses Termins beschäftigt sind.
    • Frei: Dies bedeutet, dass Sie noch verfügbar sind, trotz des Termins. Haben Sie zum Beispiel einen Termin erstellt, der Sie daran erinnern soll, dass etwas zwischen 2.00 und 4.00 Uhr geliefert werden soll, können Sie dennoch etwas anderes während der Wartezeit tun. "Frei" ist der Standardstatus für "ganztätige" Termine, denn Sie sind ja bei der Arbeit, obwohl es der Geburtstag von Alexander ist (oder sogar Ihr eigener).
    • Mit Vorbehalt: Dieser Status ist für unbestätigte Termine in Ihrem Kalender vorgesehen. Meeting-Einladungen, die Sie noch nicht akzeptiert (oder abgelehnt) haben, erscheinen mit diesem Status; wenn Sie sie akzeptieren, schalten sie in den Beschäftigt-Status um. Verwenden Sie den Unter Vorbehalt-Status außerdem, wenn Sie einen Termin einrichten, der noch nicht sicher ist.
    • Abwesend: Dieser Status bedeutet, dass Sie einen Termin nicht annehmen können, da Sie aus geschäftlichen oder privaten Gründen außer Haus sind. Wenn Sie wegen Ihres Geburtstags einen Tag Urlaub haben, erstellen Sie einen ganztägigen Event und verwenden Sie diesen Status anstatt des Standard-Status ("Frei" wie vorher erklärt).
  8. Persönliche Termine [top]
    Ein persönlicher Termin erscheint überhaupt nicht bei Gruppenmitgliedern, nicht einmal als belegter Zeitraum. Um einen Termin als persönlich zu kennzeichnen, rufen Sie seine Details auf und markieren Sie das Persönlich Kästchen.

Austausch des persönlichen Kalenders

  1. Zugriffsrechte auf Ihren Kalender anzeigen [top]
    In den Aktionen von Mein Kalender wählen Sie Zugriff.
  2. Standardberechtigungen [top]
    • Termine anzeigen: Alle Gruppenmitglieder sehen jederzeit die belegten Zeiten in Ihrem Kalender. Wenn Sie einen belegten Zeit-Slot verbergen möchten, erstellen Sie einen persönlichen Termin.
    • Termindetails anzeigen: Nur Sie selbst.
    • Ihren Kalender bearbeiten (Termine hinzufügen, bearbeiten, löschen): Nur Sie selbst
  3. Die Zugriffsrechte zu Ihrem Kalender bearbeiten [top]
    Wenn Sie es einem Gruppenmitglied erlauben möchten, auf Ihre Termine zuzugreifen, gewähren Sie ihm die Lesen-Berechtigung.

    Wenn Sie es einem Mitglied erlauben möchten, Ihren Kalender zu bearbeiten (d.h. Termine zu ergänzen, zu löschen oder zu bearbeiten), gewähren Sie ihm die Lesen und Schreiben-Berechtigung. Achten Sie sorgfältig darauf, wem Sie diese Berechtigung erteilen.

  4. Einem Mitglied Zugriffsrechte gewähren [top]
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Wählen Sie eine Gruppe, zu der dieses Mitglied gehört.
    3. Sie können auch nach diesem Mitglied suchen, indem Sie ihren/seinen Namen (oder Teile davon) in das Suchfeld eingeben.
    4. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
    5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    6. Das Mitglied erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
    Sie können auch mehrere Mitglieder auswählen.

    Sie können die Zugriffsrechte, die Sie gewährt haben, jederzeit wieder widerrufen.

  5. Zugriffsrechte allen Gruppenmitgliedern gewähren [top]
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Wählen Sie eine Gruppe.
    3. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
    4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    5. Die Gruppe erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
    Hinweis: Falls jemand der Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt beitritt, erhält er automatisch dieselben Zugriffsrechte. Wenn Sie dies vermeiden möchten, gewähren Sie die Rechte den einzelnen Mitgliedern, die derzeit in der Gruppe sind.

    Dementsprechend verliert ein Mitglied, wenn es die Gruppe später einmal verlässt, die gewährten Zugriffsrechte

    Sie können die gewährten Zugriffsrechte jederzeit widerrufen.

Andere Kalender

  1. Funktionen [top]
    Sie besitzen nur einen Kalender, aber Sie können unter Umständen auf andere Kalender zugreifen:
    • Kalender Gruppenmitglied
    • Gruppenkalender
    • Externer Kalender
    Darüber hinaus können Sie Kalender übereinanderlegen legen (und Ihren eigenen einschließen oder nicht).
  2. Kalender verwalten [top]
    Wählen Sie Andere Kalender in den Aktionen von Mein Kalender. Beginnen Sie damit, mindestens einen Kalender hinzuzufügen.

    Hinweis: Ihr Abonnement bestimmt die maximale Anzahl von Kalendern, die Sie hinzufügen dürfen.

  3. Einen Kalender eines Gruppenmitglieds hinzufügen [top]
    Klicken Sie in Andere Kalender auf Einen Kalender hinzufügen. Wählen Sie einen oder mehrere Mitglieder aus und klicken Sie auf OK.

    Standardmäßig sehen Sie nur die belegten Termine. Falls Ihnen eine Lese-Berechtigung erteilt wurde, können Sie auch die Termindetails aufrufen. Wenn Ihnen die Lesen & Schreiben-Berechtigung erteilt wurde, können Sie auch Termine in diesem anderen Kalender hinzufügen, bearbeiten und löschen.

  4. Einen Gruppenkalender hinzufügen [top]
    Wenn Sie nur von Zeit zu Zeit auf einen Gruppenkalender zugreifen möchten, müssen Sie ihn hier nicht hinzufügen. Wählen Sie einfach den Gruppennamen im Arbeitsplatz-Pull-Down-Menü. Fügen Sie ihn hier hinzu, wenn Sie auf ihn häufig zugreifen müssen und/oder wenn Sie in mit anderen Kalendern überlagern möchten.

    Klicken Sie in Andere Kalender auf Einen Kalender hinzufügen. Wählen Sie einen Gruppenkalender, indem Sie das Kästchen in der Kopfzeile neben dem Gruppennamen markieren. Klicken Sie dann auf OK.

    Sie besitzen stets die Lese-Berechtigung in einem Gruppenkalender: Die Terminbezeichnungen und Details werden jederzeit angezeigt. Wenn Ihnen die Lesen & Schreiben-Berechtigung erteilt wurde, sind Sie außerdem dazu berechtigt, Termine zu ergänzen, bearbeiten und zu löschen.

  5. Einen externen Kalender hinzufügen [top]
    Ein externer Kalender enthält öffentliche Termine (Feiertage, Schulferien, Sportveranstaltungen, etc.) und steht im Internet zur Verfügung (z.B. iCalShare).

    Klicken Sie in Andere Kalender auf Einen externen Kalender hinzufügen. Geben Sie einen eindeutigen Namen für diesen Kalender ein, seine Internetadresse (muss mit "http://" oder "https://" beginnen, vergewissern Sie sich, dass sie nicht mit "webcal://" beginnt). Sie können auch eine Standardfarbe für alle Termine dieses Kalenders wählen. Klicken Sie auf URL-Check, und wenn die URL bestätigt wurde, klicken Sie auf Speichern. Klicken Sie dann auf Erstellen. Wenn die Adresse akzeptiert wurde, erscheint der Kalender auf der Liste.

    Diese Kalender sind stets Read-only, deshalb können Sie sie nicht bearbeiten.

  6. Überlagern von Kalendern [top]
    Wenn Sie einen Kalender in Andere Kalender hinzufügen, wird er automatisch mit Ihrem Kalender überlagert:
    • Um ihn vom Überlagern auszuschließen, löschen Sie das Häkchen im Kästchen neben seinem Namen auf der linken Seite des Bildschirms.
    • Um ihn in das Überlagern einzuschließen, markieren Sie das selbe Kästchen.
    • Um andere Kalender zu verbergen, wählen Sie Nur diesen Kalender anzeigen in seinen Aktionen.
    • Um einen Kalender zu bearbeiten, klicken Sie zuerst auf seinen Namen im rechten Bereich des Bildschirms, um ihn auszuwählen.
    . Wenn das Überlagern eingeschaltet ist, wird jeder Termin mit den Initialen seines Besitzers angezeigt. Die Initialen externer Kalender stammen von der Bezeichnung, die Sie dafür gewählt haben.

    Hinweis: Ihr Abonnement legt die maximale Anzahl an Kalendern fest, die Sie zeitgleich überlagern können.

  7. Einen Kalender löschen [top]
    Um einen Kalender temporär zu verbergen, müssen Sie ihn nicht löschen. Löschen Sie nur das Häkchen aus dem Kästchen neben seinem Namen links auf dem Bildschirm. Um ihn aus der Liste zu löschen, gehen Sie zu Andere Kalender, fahren Sie mit der Maus über diesen Kalender und klicken Sie auf das Entfernen-Symbol.

Gruppenkalender

  1. Zugriff auf einen Gruppenkalender [top]
    Wählen Sie den Gruppennamen im zweiten Pull-Down-Menü (der Standardwert ist "Persönlich").
  2. Einsatz des Gruppenkalenders [top]
    Der Gruppenkalender enthält Termine von Interesse für alle Gruppenmitglieder

    Entsprechend der Zugriffsrechte, die Ihnen vom Gruppenadministrator zugeteilt wurden, können Sie Termine hinzufügen oder löschen.

  3. Die Zugriffsrechte eines Gruppenkalenders anzeigen [top]
    Wählen Sie Zugriff in den Aktionen des Gruppenkalenders.
  4. Standardberechtigungen [top]
    • Alle Gruppenmitglieder sehen immer alle Termine und Termindetails. Diese Lese-Berechtigung kann nicht wiederrufen werden.
    • Gruppenadministratoren und Co-Administratoren können den Gruppenkalender immer bearbeiten (hinzufügen, bearbeiten und löschen): Sie besitzen die Lesen und Schreiben Berechtigung.
  5. Zugriffsrechte an einem Gruppenkalender bearbeiten [top]
    Um es einem Mitglied zu ermöglichen, den Gruppenkalender zu bearbeiten (d.h. Termine zu ergänzen, zu löschen oder zu bearbeiten), gewähren Sie ihm die Lesen und Schreiben
  6. Einem Mitglied Zugriffsrechte gewähren [top]
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Wählen Sie eine Gruppe, zu der dieses Mitglied gehört.
    3. Sie können auch nach diesem Mitglied suchen, indem Sie ihren/seinen Namen (oder Teile davon) in das Suchfeld eingeben.
    4. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
    5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    6. Das Mitglied erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
    Sie können auch mehrere Mitglieder auswählen.

    Sie können die Zugriffsrechte, die Sie gewährt haben, jederzeit wieder widerrufen.

  7. Zugriffsrechte allen Gruppenmitgliedern gewähren [top]
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Wählen Sie eine Gruppe.
    3. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
    4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    5. Die Gruppe erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
    Hinweis: Falls jemand der Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt beitritt, erhält er automatisch dieselben Zugriffsrechte. Wenn Sie dies vermeiden möchten, gewähren Sie die Rechte den einzelnen Mitgliedern, die derzeit in der Gruppe sind.

    Dementsprechend verliert ein Mitglied, wenn es die Gruppe später einmal verlässt, die gewährten Zugriffsrechte

    Sie können die gewährten Zugriffsrechte jederzeit widerrufen.

  8. Einen Gruppentermin hinzufügen [top]
    Gehen Sie zu dem Gruppenkalender und überprüfen Sie, ob Sie das Recht haben, Termine hinzuzufügen. Falls dies der Fall ist, fügen Sie den Termin so hinzu, wie Sie es in Ihrem persönlichen Kalender tun würden.
  9. Alle Mitglieder zu einem Gruppentermin einladen [top]
    Markieren Sie das Alle Mitglieder einladen Kästchen, damit der Termin in den persönlichen Kalendern aller Gruppenmitgliedern erscheint. Ein Meeting wird in allen persönlichen Kalendern eingerichtet.

    Hinweis: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn ein Termin in einem Gruppenkalender erstellt wird; sie steht nicht zur Verfügung bei persönlichen Kalendern oder wenn ein Gruppenkalender-Termin bearbeitet wird.

  10. Einen Gruppentermin hinzufügen [top]
    Sie können einen Termin im Gruppenkalender erstellen, damit er dort angezeigt wird. Sie müssen dabei nicht alle Gruppenmitglieder einladen

    Wenn Sie möchten, dass dieser Termin auch in Ihrem persönlichen Kalender erscheint, laden Sie sich selbst ein. Sie finden Ihren Namen in der Gruppenmitgliederliste, was nicht der Fall ist, wenn Sie einen Termin in Ihrem persönlichen Kalender erstellen.

  11. Erinnerungen im Gruppenkalender [top]
    Es gibt derzeit keine Erinnerungen an Gruppenkalender-Termine.

Öffentlicher Zugriff

  1. Definition [top]
    Die Standard-Zugriffsrechte ermöglichen den Austausch von Daten in Gruppen mit authentifizierten Nutzern.

    Öffentlicher Zugriff ermöglicht es Ihnen, Daten auf dem Web zu veröffentlichen: Jeder kann sie aufrufen, ohne ein Konto beim ContactOffice zu haben und ohne Authentifizierung.

    Sie müssen nur den öffentlichen Zugriff aktivieren und die URL bestimmter Daten per E-Mail, auf Ihrer Webseite, usw. mitteilen.

  2. Wozu dient der öffentliche Zugriff ? [top]
    Persönlicher Kalender
    Sie können (z.B. auf Ihrer Webseite) die belegten Termine veröffentlichen, so dass Personen, die mit Ihnen einen Termin vereinbaren möchten, die dafür passenden Zeiten vorschlagen können. Der Zweck dieser Funktion besteht darin, jemanden, der ContactOffice nicht nutzt (oder nicht zu einer Ihrer Gruppen gehört) in der Lage ist, Ihren Kalender einzusehen. Das Veröffentlichen der belegten Termine sollte dafür ausreichen.

    Gruppenkalender
    Sie können die Termine veröffentlichen, die von Ihrer Abteilung, Service-Einheit, Vereinigung, etc. organisiert werden. Sie möchten dabei wahrscheinlich auch die Termindetails für einen Gruppenkalender veröffentlichen.

    Ein öffentlicher Kalender kann mit einer Light-Version von ContactOffice oder einer Software von Drittanbietern eingesehen werden.

  3. Verfügbarkeit [top]
    Standardmäßig ist der öffentliche Zugriff nicht verfügbar. Wenn er verfügbar ist, wird Öffentlicher Zugriff in den Aktionen von Mein Kalender angezeigt.
  4. Ihren Kalender veröffentlichen [top]
    Wählen Sie Öffentlicher Zugriff in den Aktionen Ihres Kalenders. Wählen Sie dann einen Veröffentlichungsmodus:
    • Beschäftigt/frei anzeigen: nur die belegten Zeiten werden angezeigt, ohne weitere Hinweise. Termine, die Sie als persönlich gekennzeichnet haben, werden nicht angezeigt.
    • Details aufrufen: Die Betreffzeilen und Beschreibungen der Termine werden ebenfalls veröffentliche. Verwenden Sie diesen Modus mit Bedacht.
    Sie können das Veröffentlichen Ihres Kalenders jederzeit stoppen, indem Sie Deaktiviert wählen.
  5. Auf einen öffentlichen Kalender zugreifen [top]
    Im Fenster Öffentlicher Zugriff finden Sie 3 Typen von Adressen, die es ermöglichen:
    • Ihren Kalender mit einer Light-Version von ContactOffice einzusehen
    • Ihren Kalender auf einer Webseite zu veröffentlichen
    • Ihren Kalender mit einer Software eines Drittanbieters einzusehen
  6. Öffentlicher Zugriff und Gruppenkalender [top]
    Auch ein Gruppenkalender kann veröffentlicht werden. Der Gruppenadministrator sowie die Co-Administratoren der Gruppe können auf die Einstellungen zugreifen, wenn sie Öffentlicher Zugriff in den Aktionen des Gruppenkalenders wählen.

Termine löschen

  1. Einen Termin löschen [top]
    Bewegen Sie die Maus über den Termin, damit das Info-Feld angezeigt wird oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, um seine Aktionen aufzurufen. Dann wählen Sie Löschen.
  2. Alte Termine löschen [top]
    Wählen Sie Zwischen 2 Daten löschen in den Aktionen eines Kalenders. Wählen Sie die beiden Daten und klicken Sie auf Löschen.

    Seien Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten wählen, da das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann.

Überlagern der Kalender

    Termine

    1. Was ist ein Meeting? [top]
      Ein Termin wird zu einem Meeting, wenn Sie Teilnehmer einladen. Diese Teilnehmer werden aus den Gruppenmitgliedern und Kontakten (nur Kontakte mit einer E-Mail-Adresse können ausgewählt werden) ausgewählt.
    2. Offene Termineinladungen [top]
      Falls Sie offene Termineinladungen haben, erscheint ein roter Punkt im Symbol des Kalender-Tools. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um anzuzeigen, wie viele offene Einladungen Sie gerade haben. Gehen Sie zum Kalender und klicken Sie auf Einladungen unter Mein Kalender, um die Liste der offenen Einladungen anzuzeigen.

      Hinweis: Einladungen zu vergangenen Terminen werden weder gezählt noch angezeigt.

    3. Einen Terminanfrage annehmen oder ablehnen [top]
      Die Einladung zu einem Meeting wird durch ein Piktogramm mit einem Fragezeichen angezeigt. Klicken Sie auf den Betreff, um die Details anzuzeigen und wählen Sie eine Antwort:
      • Annehmen: Klicken Sie auf Annehmen. Sie können den Termin später immer noch ablehnen indem Sie die Details aufrufen und auf Ablehnen? klicken.
      • Ablehnen und einen Termin löschen: Klicken Sie auf Ablehnen. Sie können einen Grund angeben, weshalb Sie ablehnen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den Ersteller des Termins gesendet. Wurde die Einladung abgelehnt, verschwindet der Termin automatisch aus Ihrem Kalender
      • Ablehnen, aber Termin im Kalender behalten: Klicken Sie auf Ablehnen, geben Sie einen Grund ein (optional) und entfernen Sie das Häkchen aus dem Löschen-Kästchen. Der Ersteller des Termins erhält eine Benachrichtigung, dass Sie den Termin ablehnen. Diese Funktion ist nützlich, wenn sich Ihr Terminplan nachträglich ändert oder Sie einen Termin nachverfolgen möchten, ohne tatsächlich daran teilzunehmen. Sie können den Termin später immer noch annehmen, indem Sie die Details aufrufen und auf Annehmen? klicken. Der Ersteller des Termins wird ebenfalls benachrichtigt. Ein abgelehnter Termin wird durch ein durchgestrichenes Piktogramm gekennzeichnet.
    4. Einen Termin erstellen [top]
      Erstellen Sie einen Termin und geben Sie alle erforderlichen Daten ein. Laden Sie danach die Teilnehmer in der Rubrik Teilnehmer ein. Die Personen, die Sie zuletzt eingeladen haben, werden als Vorschläge angezeigt. Klicken Sie auf den Namen einer Person, um sie/ihn einzuladen. Falls erforderlich, klicken Sie auf Hinzufügen, um auf Ihre Kontakte zuzugreifen (persönlich und Gruppen). Kreuzen Sie die Kästchen an, um die Teilnehmer einzuladen. Sie können einfach alle Gruppenmitglieder einladen, in dem Sie das erste Kästchen (alle Mitglieder) ankreuzen.
      • Teilnehmer mit einem ContactOffice-Account: Der Terminvorschlag erscheint direkt in deren Kalender mit einem blinkenden Fragezeichen. Durch Anklicken der Betreffzeile des Termins können sie ihn mit einem einzigen Klick annehmen oder ablehnen. Für den Fall, dass sie ablehnen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (mit einer Begründung für die Ablehnung, falls angegeben) und der Termin verschwindet von deren Kalender
      • Teilnehmer ohne einen ContactOffice-Acount: Sie erhalten eine E-Mail mit den Termindetails. Sie können ihn mit einem einzigen Mausklick annehmen oder ablehnen. Für den Fall, dass sie ablehnen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
      Bitte beachten Sie, das ein Termin, der zuerst angenommen wurde, später abgelehnt werden kann und umgekehrt.
    5. Gruppenmitglieder in Ihren persönlichen Kontakten [top]
      Falls ein Gruppenmitglied auch in Ihren persönlichen Kontakten gelistet ist und Sie ihn aus Ihren persönlichen Kontakten einladen, wird ContactOffice ihn wie einen ContactOffice-Benutzer behandeln, die Einladung erscheint dann also in seinem Account. Dies erfordert allerdings, dass eine E-Mail-Adresse für die beiden Kontakte übereinstimmt. In anderen Worten: Die E-Mail-Adresse, die Sie für Ihren persönlichen Kontakt eingegeben haben, muss mit einer der Adressen in den persönlichen Daten des Gruppenmitglieds übereinstimmen.
    6. Nachverfolgen von Einladungen [top]
      Der Ersteller eines Termins kann auf der Teilnehmerliste jederzeit die Antworten eines jeden Teilnehmers einsehen. Die folgenden Optionen sind möglich: Eingeladen (aber keine Antwort), angenommen oder abgelehnt. Bitte beachten Sie, dass ein Teilnehmer, der zuerst einen Termin angenommen hat, ihn später wieder ablehnen kann oder umgekehrt.

      Das Piktogramm, das einen Termin im Kalender anzeigt, kann sich ändern:

      • Zahl mit einem Fragezeichen: mindestens ein Teilnehmer hat nicht geantwortet.
      • Durchgestrichene Zahl: mindestens ein Teilnehmer hat den Termin abgelehnt.
      • Normale Zahl: Alle Teilnehmer haben den Termin angenommen
      • Die Aktionen der Teilnehmer werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über sie fahren. Der Ersteller des Termins kann:
        • Eine Erinnerung schicken
        • Einen Teilnehmer löschen
      • Eine Terminanfrage bearbeiten [top]
        Nur der Absender einer Terminanfrage kann sie bearbeiten.

        Details (Uhrzeit, Betreff, Beschreibung und/oder Ort) oder Teilnehmer können bearbeitet werden. Um die Änderungen vorzunehmen, klicken Sie zunächst auf den Betreff der Terminanfrage.

        Wenn die Details bearbeitet wurden, wird der Status der Einladungen wieder auf Null gesetzt: Die Teilnehmer müssen die bearbeitete Terminanfrage erneut akzeptieren oder ablehnen. Sie erhalten dazu eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können diese Benachrichtigung für jede Terminanfrage ausschalten.

      • Ein Terminanfrage zurücknehmen [top]
        Der Absender einer Terminanfrage kann diese zu jeder Zeit wieder zurücknehmen, indem er sie aus seinem eigenen Kalender löscht. Löschen Sie die Terminanfrage, als würden Sie einen normalen Termin löschen. Die Terminanfrage ist nicht mehr im Kalender der Teilnehmer sichtbar, und eine E-Mail-Benachrichtigung wird versendet. Sie können diese Benachrichtigung für jede Terminanfrage ausschalten.
      • Einen Teilnehmer entfernen [top]
        Sie können einen Teilnehmer entfernen, selbst wenn er den Termin bereits bestätigt hat. Bitte beachten Sie, dass der entfernte Teilnehmer keine Benachrichtigung erhalten wird

        Rufen Sie im Teilnehmer Tab die Teilnehmer-Aktionen auf und wählen Sie Entfernen.

      • Wiederholte Meetings [top]
        Sie können Terminwiederholungen mit einem einzigen Arbeitsschritt einrichten. Eine Terminwiederholung ist ein Meeting mit denselben Teilnehmern, das z.B. jede Woche oder am Ersten eines Monats stattfindet. Richten Sie einen Termin ein, legen Sie die Terminfolge fest und wählen Sie dann die Teilnehmer.

        Hinweis: Die Teilnehmer erhalten eine einzige E-Mail-Benachrichtigung für die gesamte Terminserie anstatt einer E-Mail für jedes Meeting. Teilnehmer mit einem $1-Account können alle Meetings in ihren offenen Meeting-Einladungen aufrufen (indem sie auf Einladungen in ihrem Kalender klicken).

        Die Teilnehmer können jede Einladung annehmen oder ablehnen.

        Eine Meeting-Serie verhält sich genauso wie eine Terminwiederholung, Sie können ein Meeting oder die ganze Serie bearbeiten (den Terminplan verändern, einen Teilnehmer hinzufügen oder entfernen, etc.). Sie können auch eines oder mehrere Meetings aus der Serie entfernen (z.B. auf Grund von Feiertagen, etc.).

        Wenn die Terminfolge allerdings zu komplex wird und Sie am Ende zu viele Ausnahmen in der Terminfolge haben, ist es ratsam, die Meetings stattdessen mit der Duplizieren-Funktion anzulegen.

    Terminumfrage

    1. Funktionen [top]
      Nicht einfach, einen Termin zu finden, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Die Terminumfragefunktion ermöglicht es Ihnen, die Teilnehmer über eine Auswahl von Terminen und Zeiten abstimmen zu lassen. Damit ist es viel einfacher, einen Termin zu finden, der bei allen - der wenigstens den meisten - Teilnehmern passt.

      Hinweis: Die Teilnehmer müssen kein Benutzerkonto des ContactOffice besitzen. Allerdings müssen sie in einem persönlichen oder Gruppen-Adressbuch gelistet sein.

      Es gibt keine Gruppen-Terminumfragen. Eine Terminumfrage wird stets auf einem persönlichen Arbeitsplatz erstellt und erscheint nie auf einem Gruppenarbeitsplatz.

    2. Auf das Terminumfrage-Tool zugreifen [top]
      Klicken Sie auf Terminumfragen im linken Bereich des Bildschirms, unter Kalender, Tags und Einladungen.
    3. Eine Terminumfrage erstellen [top]
      Wählen Sie Neu und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

      Nach dem letzten Schritt erhalten die Teilnehmer eine E-Mail-Einladung, sich an der Terminumfrage zu beteiligen, indem sie auf einen Link klicken.

    4. Gruppenmitglieder in Ihren persönlichen Kontakten [top]
      Falls ein Gruppenmitglied auch in Ihren persönlichen Kontakten gelistet ist und Sie ihn aus Ihren persönlichen Kontakten einladen, wird ContactOffice ihn wie einen ContactOffice-Benutzer behandeln, die Einladung erscheint dann also in seinem Account. Dies erfordert allerdings, dass eine E-Mail-Adresse für die beiden Kontakte übereinstimmt. In anderen Worten: Die E-Mail-Adresse, die Sie für Ihren persönlichen Kontakt eingegeben haben, muss mit einer der Adressen in den persönlichen Daten des Gruppenmitglieds übereinstimmen.
    5. Das Umfrageergebnis abrufen [top]
      Sie können sich den Stand der Terminumfrage jederzeit ansehen, indem Sie die Umfragedetails aufrufen.

      Bitte denken Sie daran, dass die Teilnehmer ihre Stimme jederzeit ändern können, wenn sich ihr Terminkalender ändert.

    6. Erinnerungen [top]
      Um an Teilnehmer, die noch nicht geantwortet haben, eine Erinnerung zu schicken, rufen Sie die Terminumfrage-Details auf und klicken Sie auf Erinnerungen. Alle Teilnehmer, die noch nicht geantwortet haben, werden nun selektiert, sie können aber einige davon ausschließen, bevor Sie die Erinnerung abschicken.
    7. Den endgültigen Termin auswählen [top]
      Sie können den endgültigen Termin auf der Grundlage der vorgeschlagenen Terminoptionen jederzeit auswählen. Klicken Sie dazu auf Auswählen in der Spalte des entsprechenden Terminvorschlags. Bitte denken Sie daran, dass diese Aktion nicht zurückgenommen werden kann, sie können den einmal gewählten Termin also nicht mehr ändern.

      Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail. Darüber hinaus wird nun ein Termin im Kalender des virtuellen Büros erstellt. Er erscheint in Ihrem Kalender und im Kalender der Teilnehmer, die ein Benutzerkonto besitzen. Teilnehmer ohne Benutzerkonto können den Termin annehmen oder ablehnen, indem sie auf den entsprechenden Link in der Benachrichtigungs-E-Mail klicken.

      Was ist zu tun, wenn kein Termin für alle Teilnehmer passend ist?

      Soweit möglich wählen Sie den Termin, der für die meisten - oder die wichtigsten - Teilnehmer passt. Darüber hinaus können Sie die Terminumfrage bearbeiten und weitere Termine ergänzen.

      Was ist zu tun, wenn mehrere Termine für alle Teilnehmer passend sind?

      Als Initiator der Terminumfrage steht es Ihnen frei, den endgültigen Termin selbst zu wählen.

      Was ist zu tun, wenn alle Termine für unterschiedliche Teilnehmer passend sind?

      Bearbeiten Sie die Terminumfrage und fügen Sie weitere Termine hinzu. Manchmal gibt es aber einfach keine Lösung.

    8. Eine Terminumfrage bearbeiten [top]
      Sie können alle Einstellungen jederzeit ändern. Rufen Sie dazu die Umfragedetails auf und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können Termine und Zeiten ergänzen oder löschen, einen neuen Teilnehmer hinzufügen, etc.

      Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, sobald Sie Änderungen bei den Terminen oder der Teilnehmerliste vornehmen. Es wird keine Benachrichtigung gesendet, wenn Sie das Thema oder die Beschreibung ändern.

    9. Eine Terminumfrage beenden [top]
      Wenn ein Termin abgesagt wird oder Sie keinen endgültigen gemeinsamen Termin finden können, können Sie die Terminumfrage beenden. Die Umfrage behält ihren derzeitigen Stand und kann weiterhin von Ihnen und den Teilnehmern aufgerufen werden. Allerdings ist keine Stimmabgabe mehr möglich. Außerdem können Sie die Umfrage nicht mehr bearbeiten und auch keinen endgültigen Termin auswählen.

      Um eine Terminumfragen zu beenden, rufen sie ihre Details auf und klicken Sie auf Beenden.

    10. Eine Terminumfrage löschen [top]
      Wenn Sie die Terminumfrage nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. Sie wird dann aber für immer gelöscht.

      Um eine Terminumfrage zu löschen, rufen Sie ihre Details auf und klicken Sie auf Löschen.

    Erinnerungen

    1. Eine E-Mail-Erinnerung erstellen [top]
      Rufen Sie die Termindetails auf und wählen Sie rechts Erinnerung. Die Erinnerung wird an Ihre Standard-E-Mail-Adresse geschickt.
    2. Eine SMS-Erinnerung erstellen [top]
      Rufen Sie die Termindetails auf und wählen Sie rechts Erinnerung. Die Erinnerung wird an die Telefonnummer in Ihren persönlichen Daten geschickt.
    3. Eine Erinnerung bearbeiten [top]
      Bearbeiten Sie im Bereich Erinnerung in den Termindetails den Zeitpunkt und/oder die Versandart.
    4. Eine Erinnerung löschen [top]
      Klicken Sie auf den Betreff des Termins und wählen Sie Keine vor Erinnerung.
    5. Termine per SMS [top]
      Klicken Sie auf SMS in den Kalendereinstellungen. Wählen Sie die Kalendertage sowie den Inhalt (derselbe oder der nächste Tag).

      Beachten Sie bitte: Falls Ihr Kalender für einen Tag leer ist, werden Sie keine SMS erhalten.

      Sie können auch eine Kopie Ihres Kalenders auf Ihrem Handy erstellen, indem Sie auf Jetzt senden klicken.

      Sie können die Einstellungen zu jeder Zeit bearbeiten oder die Kalender per SMS-Funktion abstellen, indem Sie alle Kreuze in den Kästchen in der Rubrik "Meinen Kalender versenden für" löschen.

    Suchen

    1. Suche in Tools und Arbeitsplätzen [top]
      Das Suchfeld befindet sich im oberen rechten Teil des Bildschirms. Geben Sie ein Wort oder seine ersten Buchstaben ein, um die Suche zu starten.

      Suche und Tools:

      • Wenn Sie ein Tool (z.B. Nachrichten) nutzen und von dort eine Suche starten, wird die Suche nur in diesem Tool ausgeführt.
      • Wenn kein Tool ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. auf der Startseite, nachdem Sie sich eingeloggt haben), wird die Suche in allen Tools ausgeführt. Die Ergebnisliste zeigt dann für jedes Ergebnis den entsprechenden Datentyp an. Um zur Startseite zurückzukehren, klicken Sie einfach auf das Logo in der linken, oberen Ecke.
      Suche und Arbeitsplätze:
      • Wenn Ihr persönlicher Arbeitsplatz ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. in Ihren persönlichen Dokumenten), wird die Suche auf diesem Arbeitsplatz durchgeführt.
      • Wenn eine Gruppe ausgewählt ist und Sie eine Suche starten, wird die Suche nur in dieser Gruppe durchgeführt.
      • Sie können die Suche erweitern oder eingrenzen, wenn Sie auf das Dreieck klicken, um die erweiterten Suchoptionen zu öffnen. In der Rubrik Suchen in wählen Sie Persönlich oder Überall (persönlich und Gruppen). Wenn Sie letzteres auswählen, wird dies Suche gleichzeitig in allen Gruppen durchgeführt.
    2. Erweiterte Suche [top]
      Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab.
    3. Ergebnisse [top]
      Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert.
    4. Letzte Suche [top]
      Sie können die Ergebnisse der letzten Suche anzeigen, indem Sie auf Suchergebnisse im linken Teil des Bildschirms klicken. Die Ergebnisse werden erneut nach Relevanz sortiert.
    5. Suchfeld-Syntax [top]
      • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
      • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
      • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
      Beispiel:
      • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
      • Maui OR Hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
      • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
      • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit Info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
      • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.

    Drucken

    1. Einen Kalender ausdrucken [top]
      Wählen Sie eine Darstellung (Tag, Woche, etc.) und wählen Sie Drucken aus dem Menü ... (Mehr).
    2. Einen Termin ausdrucken [top]
      Rufen Sie die Aktionen des Termins auf und wählen Sie Drucken.

    Tags

    1. Wozu gibt es Tags? [top]
      Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
    2. Zugriff auf die Tags [top]
      Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
    3. Einen Tag erstellen [top]
      Rufen Sie die Tags eines beliebigen Datensatzes auf und klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie die neue Tag-Bezeichnung ein und wählen Sie eine Farbe (optional).
    4. Einen Tag bearbeiten [top]
      Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
    5. Einen Tag löschen [top]
      Rufen Sie im linken Bereich des Bildschirms die Tag-Aktionen auf und wählen Sie Löschen.
    6. Objekt mit Tags versehen [top]
      Wählen Sie Tags in den Aktionen des Objekts. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.

      Eine weitere Methode: Wählen Sie einen Tag links, ohne die Maustaste loszulassen und bewegen sie ihn zum Objekt (Drag & Drop). Sie können auch beim Objekt starten und dieses auf den Tag ziehen.

    7. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen [top]
      Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
      • Klicken Sie auf einen Tag im linken Teil des Bildschirms. Falls der Tag nicht angezeigt wird, öffnen Sie ihn durch Anklicken des Dreiecks. Um zum Standardbildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf den aktuellen Ordner (Mein Kalender, Meine Kontakte, etc.)
      • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag
    8. Tags und Gruppen [top]
      Tags gehören einer einzelnen Person und nicht einer Gruppe: Es gibt keine Gruppen-Tags. Es ist nicht ratsam, Tags bei Gruppen-Daten zu verwenden.

    Synchronisieren mit Mobiltelefon

    1. Funktionen [top]
      Synchronisieren Sie Ihre Smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) Apps mit den ContactOffice Nachrichten, Kalender und Adressbuch. Greifen Sie auf ContactOffice Daten direkt in Ihrer Smartphone-App zu (Beispiel: die iPhone Kalender-App) und synchronisieren Sie die Daten.

      Sie können mehrere Endgeräte synchronisieren, dabei fungiert ContactOffice als Synchronisierungsserver.

      Sollte während des Synchronisierungsprozesses ein Problem auftreten (Verbindung verloren, Akku leer, etc.), geht die nächste Synchronisierung davon aus, dass die aktuellsten Daten auf ContactOffice liegen.

      Damit bleiben die Daten immer auf Ihrem Smartphone präsent.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind.
      2. Tippen Sie auf 'Einstellungen' auf dem Home-Bildschirm.
      3. Wählen Sie 'Mail', 'Kontakte' oder 'Kalender'.
      4. Tippen Sie auf 'Konto hinzufügen'.
      5. Tippen Sie auf das 'Exchange' Logo.
      6. Geben Sie nun die Informationen zu Ihrem ContactOffice-Konto ein:
        • E-Mail: Ihre ContactOffice E-Mail-Adresse
        • Kennwort: Ihr ContactOffice-Passwort
        • Beschreibung: 'ContactOffice'
      7. Tippen Sie auf 'weiter' und geben Sie dann ein:
        • Server-Namen: www.contactoffice.com
        • Benutzername: BENUTZERNAME (Ihr ContactOffice-Benutzernamen)
      8. Tippen Sie auf 'weiter' und Ihr Endgerät wird die Konfiguration überprüfen. Standardmäßig synchronisiert es alle 5 Datentypen (Mail, Kontakte, Kalender, Erinnerungen und Notizen) mit ContactOffice, schalten Sie Nachrichten und Notizen aus, da ContactOffice diese nicht bedient. Sie können falls erforderlich auch andere Tools ausschalten.
        Tippen Sie auf 'Speichern'.
        Ab diesem Zeitpunkt werden die Daten synchronisiert. Die für das erste Synchronisieren benötigte Zeit hängt vom Datenvolumen ab.
      9. Standardmäßig synchronisiert das Endgerät die Mails für die letzten 7 Tage. Sie können eine andere Einstellung in 'Einstellungen' > 'Mail' > Die Kontobeschreibung, die Sie gewählt haben > 'E-Mails zu sync.' festlegen.
      Hinweis: Hilfe für iOS 10.
    3. Android (Samsung, enz.) [top]
      Da es unzählige Versionen des Android-Betriebssystems gibt, ist es unmöglich, einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für jede dieser Versionen zu erstellen.

      Als Grundregel:

      1. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind.
      2. Tippen Sie auf das Symbol 'Einstellungen'.
      3. Wechseln Sie zur Rubrik 'Konten' und tippen Sie auf 'Konten' unter 'Meine Konten'.
      4. Tippen Sie auf 'Konto hinzufügen'.
      5. Tippen Sie auf 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      6. Geben Sie die Verbindungseinstellungen für ContactOffice ein, wahrscheinlich unter 'Manuelle Einstellungen':
        • E-Mail-Adresse: Ihre ContactOffice E-Mail Adresse
        • Login: BENUTZERNAME
        • Passwort: Ihr ContactOffice Passwort
        • Server: www.contactoffice.com
        • SSL: ja
        .
      7. Ihr Android-Smartphone versucht nun, mit dem Server zu kommunizieren.
        Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis die Daten angezeigt werden.
      8. Passen Sie die Einstellungen Ihren Vorstellungen an.
      9. Vergeben Sie einen Namen für diese Verbindung und tippen Sie auf 'Fertig'.
      10. Das Synchronisieren der Daten beginnt.
      11. Anderenfalls können Sie es manuell starten: Gehen Sie zu den Schritten 2 und 3 zurück und tippen Sie auf 'Alles synchronisieren'.
      12. Die für das erste Synchronisieren benötigte Zeit hängt vom Datenvolumen ab.
    4. Sonstige [top]
      Alle Endgeräte und Software-Anwendungen, die ein Synchronisieren mit einem Exchange Server erlauben, können mit ContactOffice synchronisiert werden:
      • Windows Phone
      • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: direkt für neuere Versionen und über AstraSync für ältere
      • Nokia über "Mail for Exchange"
      • eM Client
      • etc.
      Verwenden Sie als Einstellungen Ihr Login (BENUTZERNAME) und ContactOffice Passwort, Ihre E-Mail-Adresse und als Server-Name: www.contactoffice.com. Verwenden Sie falls möglich eine sichere Verbindung.

    Synchronisieren mit Outlook

    1. Funktionen [top]
      Outlook (2013, 2016) kann direct mit ContactOffice synchronisiert werden.

      Sie können Ihre E-Mails, Kontakte und Ihren Kalender zwischen ContactOffice und Outlook synchronisieren. Daten aus ContactOffice erscheinen in Outlook allerdings in einem eigenen Ordner. Daten, die sich bereits in Outlook befinden, erscheinen nicht in ContactOffice, es sei denn Sie importieren sie in ContactOffice.

      Hinweis: Outlook trennt die Serververbindung, wenn etwas mit dem Synchronisieren nicht funktioniert. Um sich wieder mit dem Server zu verbunden, wählen Sie den "Senden/Empfangen"-Tab und klicken Sie zweimal auf die "Offline arbeiten"-Schaltfläche.

    2. Settings [top]
      1. Wählen Sie den "Datei"-Tab
      2. Wahlen Sie "Informationen" in der linken Spalte (sofern dies nicht bereits ausgewählt ist) und klicken Sie dann auf die "Konto hinzufügen"-Schaltfläche
      3. Wählen Sie "Manuelles Setup" oder zusätzliche Servertypen". Klicken Sie auf "Weiter"
      4. Wählen Sie "Exchange ActiveSync". Klicken Sie auf "Weiter".
      5. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Server (www.contactoffice.com), Ihren Benutzernahmen (BENUTZERNAME) und das ContactOffice-Passwort ein. Klicken Sie auf "Weiter".
      6. Klicken Sie auf "Fertigstellen"

    Read-/Write-Zugriff von Drittanwendungen (CalDAV)

    1. Besser Synchronisierung nutzen [top]
      Wenn sowohl Ihr Abonnement als auch Ihr Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet) Synchronisierung erlauben, raten wir Ihnen auch, dies zu tun. Das Setup ist einfacher, es gibt nur ein Setup für alle Tools und die Synchronisierung ist robuster. Allerdings verarbeitet sie anders als das Protokoll, dass in dieser Hilferubrik beschrieben wird, keine Gruppenmitglieder und Gruppendaten.
    2. Funktionen [top]
      Kalender kann mit Read/Write-Zugriffsrechten von CalDAV-kompatiblen Drittanwendungen zugegriffen werden.

      Bitte beachten Sie allerdings die folgenden Einschränkungen.

    3. Meetings und Termine [top]
      In der CalDAV Software:
      • Sie können Termineinladungen annehmen oder ablehnen.
      • Es ist nicht möglich, Termine anzulegen: Das Teilnehmermanagement erscheint nur, wenn der Termin im ContactOffice angelegt wurde.
      • Sie können allerdings Teilnehmer zu einem bestehenden Termin hinzufügen. Diese Teilnehmer müssen Gruppenmitglieder sein oder mit einer E-Mail-Adresse in ihren persönlichen Kontakten oder einem Gruppen-Adressbuch eingetragen sein.
      • Wenn Sie einen Teilnehmer löschen, wird er im ContactOffice nicht gelöscht: Deshalb raten wir Ihnen, Teilnehmer direkt im ContactOffice zu löschen.
      • Wenn Sie einen Termin bearbeiten, werden keine E-Mail-Benachrichtigungen verschickt.
      Falls dies nicht wie erwartet funktioniert, überprüfen Sie bitte, ob die E-Mail-Adresse des Teilnehmers auch in Ihrem Konto im ContactOffice eingetragen ist. CalDAV Software geht davon aus, dass E-Mail-Adressen von nicht mehr als einer Person verwendet werden.
    4. Einschränkungen [top]
      Das Synchronisieren unterschiedlicher Softwareanwendungen ist nur mit gewissen Einschränkungen möglich:
      • Erinnerungen werden nicht synchronisiert, denn sie sind software-spezifisch.
      • Derzeit werden Tags, die in der Drittanwendung gelöscht werden, nicht automatisch in ContactOffice gelöscht.
      • Wenn Sie den Kalender gleichzeitig in ContactOffice und in einem oder mehreren Drittanwendungen verwenden: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kalender in der Drittanwendung aktualisieren, bevor Sie darin Änderungen vornehmen. Anderenfalls sind die Änderungen, die in ContactOffice vorgenommen wurden, verloren.
    5. Kompatible Software [top]
      • Lightning, ein Plug-In für Thunderbird
      • Apple Calendar (macOS)
      • iPhone/iPad (iOS)
      Hinweis: Microsoft Outlook hat keine CalDAV-Funktionen.

      Für andere Softwareprogramme, siehe http://caldav.calconnect.org/implementations/clients.html

    6. Software-Einstellungen [top]
      Die Einstellungen hängen von der Software ab.

      Lightning

      1. Im "Datei"-Menü wählen Sie "Neuer Kalender".
      2. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie "Im Netzwerk".
      3. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie "CalDAV" und geben Sie die folgende Adresse im Feld "Ort" ein: https://www.contactoffice.com/dav/BENUTZERNAME/private/events
      4. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie einen Namen und eine Farbe (optional) aus. Schalten Sie das "Alarm anzeigen" Kästchen aus.
      5. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort ein.
      Apple Calendar (macOS)
      1. Im "Calendar" Menü wählen Sie "Einstellungen".
      2. Wählen Sie den "Konten" Tab.
      3. Klicken Sie auf das "+" in der unteren linken Ecke. Im Fenster, das nun erscheint, geben Sie einen Namen für diesen Kalender im Feld "Beschreibung" ein.
      4. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort in die beiden verbleibenden Felder ein.
      5. Klicken Sie auf das Dreieck neben "Server-Optionen" und geben Sie dann die folgende Adresse in das Feld "Konto URL": https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/BENUTZERNAME/.
        Hinweis: Vergessen Sie nicht den abschließenden "/", sonst scheitert der Verbindungsaufbau!
      iPhone/iPad
      1. Im Menü "Einstellungen" wählen Sie "Kalender", danach "Account hinzufügen"; wählen Sie "Andere", dann "CALDAV-Account hinzufügen".
      2. Geben Sie www.contactoffice.com in das "Server" Feld ein.
      3. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort in die verbleibenden Felder ein.
    7. Kalender eines Gruppenmitglieds [top]
      Sie können auf Kalender von Gruppenmitgliedern zugreifen, sofern diese Ihnen die notwendigen Zugriffsrechte eingeräumt haben:
      • Beliebige CalDAV Software
        Ersetzen Sie in den CalDAV -Einstellungen Ihre Login-Daten durch die Daten des Gruppenmitglieds. Bei der Authentifizierung benutzen Sie aber weiter Ihren eigenen Benutzernamen und Ihr Passwort.
      • Apple Calendar (macOS)
        Sie können auch die Funktion "Delegation", die in Apple Calendar zur Verfügung steht benutzen (nicht verfügbar auf iPad/iPhone).

        Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, auf verschiedene Kalender über eine einzige Konfiguration zuzugreifen.

        Gehen Sie auf "Einstellungen", wählen Sie den "Konten" Tab und wählen Sie Ihr bestehendes Konto. Falls Sie noch kein Konto besitzen, erstellen Sie es mit den CalDAV-Einstellungen in diesem Hilfe-Bereich. Klicken Sie auf den "Delegation" Tab. Die Mitglieder, die Ihnen die Berechtigung erteilt haben, auf ihre Termine zuzugreifen, erscheinen in einer Liste. Markieren Sie die Kästchen der Mitglieder, auf deren Kalender Sie zugreifen möchten.

        Wenn Sie Dritten über die Delegation-Funktionen Zugriffsrechte einräumen möchten, aktualisieren Sie bitte Ihre Zugriffsrechte entsprechend. Zugriffsrechte müssen im virtuellen Büro geändert werden. Ein Ändern in Apple Calendar ist nicht möglich.

    8. Gruppenkalender [top]
      Um auf einen Gruppenkalender zugreifen zu können, verwenden Sie bitte die folgende URL:Hinweis: Beim Gruppennamen wird nach Groß- und Kleinschreibung unterschieden: Großbuchstaben müssen als Großbuchstaben eingegeben werden.

    Read-only Zugriff mit Software, die iCal-kompatibel ist

    1. Besser Synchronisierung nutzen [top]
      Wenn sowohl Ihr Abonnement als auch Ihr Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet) Synchronisierung erlauben, raten wir Ihnen auch, dies zu tun. Das Setup ist einfacher, es gibt nur ein Setup für alle Tools und die Synchronisierung ist robuster. Allerdings verarbeitet sie anders als das Protokoll, dass in dieser Hilferubrik beschrieben wird, keine Gruppenmitglieder und Gruppendaten.
    2. Funktionen [top]
      Fremdsoftware kann mit ContactOffice verknüpft werden, das dann als Kalenderserver fungiert.

      Sie können mit der Fremdsoftware keine Termine hinzufügen oder bearbeiten. Die Kalender werden durch Ihrem Benutzernamen und Ihr Passwort geschützt.

      Auf Ihrer virtuellen Festplatte werden Sie in den Hauptordnern (persönlich + einen Ordner pro Gruppe) einige "Kalender.ics" Dateien finden, die für diese Funktion genutzt werden: Ihre Größe ist 0 Kb. Diese Dateien können nicht gelöscht werden.

    3. Kompatible Software [top]
      Lightning, Apple Calendar, usw.
    4. Konfiguration der Software [top]
      Für Ihren persönlichen Kalender nutzen Sie die Adresse:
      https://www.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME/private/calendar.ics

      Für einen Gruppenkalender nutzen Sie die Adresse:
      https://www.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME/GRUPPENNAME/calendar.ics

    Zugriff über RSS

    1. Funktionen [top]
      RSS ermöglicht es Ihnen, mehrere Webseiten (Zeitungen, Blogs usw.) auf einer Benutzeroberfläche zusammenzufassen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Webseite) einen RSS-Feed, eine spezielle Seite im Web, die von jeder Webseite, die RSS zulässt, veröffentlicht wird.

      In diesem Zusammenhang bietet ContactOffice mehrere Feeds an. Diese Feeds werden durch den Benutzernamen und das Passwort geschützt.

    2. Verfügbare Feeds [top]
      Jeder (sowohl persönliche als auch Gruppen-) Kalender hat vier RSS-Feeds.
      • Heute
      • Diese Woche
      • Diesen Monat
      • 30 Tage (von heute an)
    3. Kompatible Software [top]
      Alle RSS-Reader, die Authentifizierung (Feeds mit Benutzername und Passwort) anbieten: z.B. Feed-Reader (Windows).

      Beachten Sie bitte: Falls Sie einen RSS-Reader nutzen möchten, der Zugriff auf gesicherte Feeds hat, aber nicht das Passwort verbirgt (z.B. Firefox), dann nehmen Sie die folgende Syntax für den Feed URL:"http://login:passwort@feed_url".

    4. Wo finde ich RSS-Feeds? [top]
      In den Aktionen eines Kalenders wählen Sie RSS.
    5. Konfiguration der Software [top]
      1. Gehen Sie zu einem Ordner und danach mit der Maus zum Bild .
      2. Mit einem Rechtsklick auf das Bild wählen Sie Die Link kopieren.
      3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen Sie einen neuen Feed und fügen Sie die Adresse ein.
      4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für das virtuelle Büro in den RSS-Reader ein und geben dem Feed einen Namen.
      5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen im RSS-Reader ein.

    Importieren - Exportieren

    1. Importieren [top]
      Bevor Sie Termine importieren, wählen Sie den persönlichen oder einen Gruppenkalender aus. Wählen Sie Importieren in den Aktionen des aktuellen Kalenders. Zwei Importmöglichkeiten sind verfügbar:
      • Import aus einer Datei: Diese Datei muss ein vCal/iCal-Format haben und einen oder mehrere Termine enthalten
      • Import aus Google Kalender: Alle Termine werden importiert
      Sorgen Sie in beiden Fällen dafür, dass Ihr ContactOffice-Kalender die Anzahl an zu importierenden Terminen auch aufnehmen kann.
    2. Exportieren [top]
      Bevor Sie einen Termin exportieren, wählen Sie bitte den persönlichen oder Gruppenkalender.

      Sie können einen, mehrere oder alle Termine eines Kalenders im vCal/iCal-Format exportieren und sie in eine Software, die mit diesem Format kompatibel ist, reimportieren:

      • Nur einen Termin exportieren: Wählen Sie Exportieren in den Aktionen des Termins.
      • Mehrere Termine exportieren: Wählen Sie eine Darstellungsform (Tag, Woche oder Monat) und wählen Sie dann Exportieren in den Aktionen des Kalenders. Wählen Sie Termine auf dieser Seite.
      • Den kompletten Kalender exportieren: Klicken Sie auf Exportieren in der Menüleiste und dann auf Alle Termine dieses Kalenders.
      Exportieren im PDF-Format exportiert alle Termine aus der aktuell ausgewählten Darstellungsweise.

    Einstellungen

    1. Zugriff auf Einstellungen [top]
      Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf die Einstellungen zuzugreifen:
      • Wählen Sie in der horizontalen Menüleiste das Symbol Einstellungen.
      • In den einzelnen Tools klicken Sie auf die "..." Schaltfläche in den Aktionen und wählen Sie dann Einstellungen.
      • Klicken Sie auf Ihren Namen rechts oben auf dem Bildschirm, damit das Menü angezeigt wird, und wählen Sie dann Einstellungen.
    2. Zeitzone [top]
      Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender Ihre Zeitzone verwendet. Dies ermöglicht eine einfachere Zusammenarbeit mit Anwendern in anderen Zeitzonen.

      Wenn Sie ins Ausland reisen, können Sie Ihren Kalender auf die Ortszeit einstellen. Alles Ihre Termine werden dann in der gewählten Zeitzone angezeigt.

      Hinweis: Die gewählte Zeitzone wird auch für das Datum in den E-Mail verwendet, z.B. beim Erstelldatum oder dem Datum der letzten Modifizierung, etc.

    3. Standarddauer eines Termins [top]
      Termine verfügen über eine Standarddauer von einer Stunde. Sie können eine kürzere oder längere Dauer festlegen, dies wirkt sich aber nur auf neue Termine aus.
    4. Kalenderdarstellung [top]
      Die Darstellung legt fest, wie viel Inhalt auf der Seite angezeigt wird. Wenn Sie einen großen Bildschirm besitzen, können Sie wahrscheinlich eine größere Darstellung wählen.
    5. Termine per SMS [top]
      Klicken Sie auf SMS in den Kalendereinstellungen. Wählen Sie die Kalendertage sowie den Inhalt (derselbe oder der nächste Tag).

      Beachten Sie bitte: Falls Ihr Kalender für einen Tag leer ist, werden Sie keine SMS erhalten.

      Sie können auch eine Kopie Ihres Kalenders auf Ihrem Handy erstellen, indem Sie auf Jetzt senden klicken.

      Sie können die Einstellungen zu jeder Zeit bearbeiten oder die Kalender per SMS-Funktion abstellen, indem Sie alle Kreuze in den Kästchen in der Rubrik "Meinen Kalender versenden für" löschen.

     

    News

    Alle »