Nachrichten senden

  1. Empfängertypen [top]
    Es gibt drei Empfängertypen:
    • An: Hauptempfänger
    • Cc: Empfänger auf Carbon copy
    • Bcc: Empfänger auf Blind Carbon copy
    Hinweis: Die Adressen im Cc-Feld sind für alle Empfänger sichtbar, die Adressen im Bcc-Feld nicht.

    Die Cc- und Bcc-Felder sind standardmäßig verborgen: Klicken Sie auf Cc/Bcc im rechten Teil des Fensters, um sie anzuzeigen.

    Sie können Empfänger per Drag & Drop von einem Feld in ein anderes verschieben.

  2. Einen Entwurf erstellen [top]
    Nachdem Sie eine Nachricht geschrieben haben, klicken Sie auf Speichern und dann auf Als Entwurf speichern, um die Nachricht als Entwurf zu speichern. Sie wird nicht gesendet und automatisch in den Entwürfe Ordner verschoben.

    Um die Nachricht weiter zu schreiben und/oder zu senden, gehen Sie zu Entwürfe und klicken auf die Nachricht.

    Jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht schreiben, wird diese automatisch von Zeit zu Zeit als Entwurf gespeichert, so dass Sie darauf zurückgreifen können, falls etwas schief geht.

  3. Layout (Farben, etc.) [top]
    Eine E-Mail kann im Text- (Standardformat) oder Rich Text-Format versendet werden. Das zweite Format ermöglicht Textformatierungen (Schrifttyp, Ausrichtung, Farben usw.), Bilder, usw.

    Um eine Nachricht im Rich Text-Format zu versenden, erstellen Sie eine neue E-Mail und wählen Sie Rich Text-Formatierung unter Mehr (auf der rechten Seit. Es erscheint eine Menüleiste (ähnlich zu der in einem Textverarbeitungsprogramm). Fahren Sie mit der Maus über jede Schaltfläche, um eine Erklärung angezeigt zu bekommen.

  4. Ein Bild einfügen [top]
    Um ein Bild direkt in den Nachrichteninhalt einzufügen und nicht als Anhang, stellen Sie sicher, dass das Nachrichtenformat Rich Text-Formatierung ist. (Wählen Sie dazu Mehr für eine spezifische Nachricht oder Einstellungen für alle Nachrichten). Bilder sind nämlich nur in diesem Format sichtbar. Klicken Sie dann auf die vorletzte Schaltfläche in der Layout-Menüleiste mit dem Bild. Wählen Sie ein Bild auf Ihrem Computer oder in den Dokumenten. Führen Sie danach noch einige Stilanpassungen (Ausrichtung) durch.

    Denken Sie bitte daran, dass die Bildgröße für eine E-Mail geeignet sein muss. Das Bild wird im Ordner E-Mail Bilder in Ihren persönlichen Dokumenten abgelegt.

  5. Antworten [top]
    Wenn Sie auf eine Nachricht mit mehreren Personen antworten, können Sie nur dem Absender antworten (indem Sie Antworten wählen) oder allen Personen antworten (indem Sie Allen antworten wählen).

    Nachrichten, auf die geantwortet wurde, werden mit einem entsprechenden Symbol angezeigt.

  6. Weiterleiten [top]
    Standardmäßig wird eine Nachricht innerhalb einer neuen Nachricht weitergeleitet, Sie können dabei überflüssige Zeilen entfernen. In den Nachrichten-Einstellungen, Überschrift Allgemein, können Sie das Weiterleiten als Anhang (.eml-Datei) aktivieren. In diesem Fall können Sie allerdings keine überflüssigen Zeilen löschen.

    Mitteilungen, die weitergeleitet wurden, werden mit einem Symbol gekennzeichnet.

  7. Absenderadressen [top]
    Sie können verschiedene E-Mail-Adressen als Absender haben. Diese Adressen müssen in Ihre persönlichen Daten eingegeben werden.

    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, klicken Sie auf von, um Ihre persönlichen Daten zu bearbeiten und eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen (oder zu bearbeiten).

    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wählen Sie eine Absenderadresse aus dem Pull-down Menü neben von. Sie können die Standard Absenderadresse einstellen, indem Sie auf Einstellungen klicken.

  8. Eine SMS senden [top]
    Geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) ein, gefolgt von @SMS (z.B.: 491711234567@SMS). Anlagen werden nicht zu diesen Empfängern gesendet.
    Beachten Sie bitte: Wir raten Ihnen, Ihre SMS zu unterschreiben, so dass die Empfänger wissen, wer der Absender ist. Wenn Sie eine Antwort per SMS haben möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer in die Nachricht.
  9. Ein Telefax senden [top]
    Geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) gefolgt von @fax (z.B.:4930123456@FAX). Der Inhalt der Nachricht wird auf der ersten Seite gesendet, während Anlagen auf den folgenden Seiten gesendet werden.
    Hinweis: Wir raten Ihnen, Ihre Faxe zu unterschreiben, so dass die Empfänger den Absender erkennen. Wenn Sie eine Antwort per Fax möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer auf die Nachricht.

Adressbücher

  1. Adressen automatisch vorschlagen [top]
    Geben Sie die ersten Buchstaben eines Vornamens, eines Nachnamens oder einer E-Mail-Adresse ein und Sie erhalten eine Vorschlagsliste. Diese Vorschläge stammen aus allen Ihren Kontakttypen: persönliche Kontakte, Gruppenkontakte und Gruppenmitglieder.
  2. Das Adressbuch verwenden [top]
    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, können Sie die Felder An, Cc und Bcc füllen, indem Sie das Adressbuch nutzen und auf An, Cc oder Bcc klicken.
  3. Das Adressbuch für SMS und Telefax verwenden [top]
    Wenn Sie die Kontakte kontaktieren, indem Sie auf An, Cc oder Bcc klicken, werden E-Mail-Adressen angezeigt. Im Pull-Down-Menü rechts wählen Sie dann Telefonnummern, damit Sie Empfänger für SMS oder Telefax auswählen können.
  4. Eine Nachricht an alle Gruppenmitglieder senden [top]
    Klicken Sie auf An. Wählen Sie die Gruppe im Pull-Down-Menü und wählen Sie dann Gruppenmitglieder in der linken Spalte. Markieren Sie das Bcc Kästchen neben Alle Mitglieder. Auf diese Weise werden die E-Mail-Adressen den Gruppenmitgliedern nicht angezeigt. Wenn Sie möchten, dass die Adressen angezeigt werden, markieren Sie das An oder Cc Kästchen.
  5. Zu Kontakten hinzufügen [top]
    Sie können Daten zu Kontakten auf unterschiedliche Art und Weise hinzufügen:
    • Klicken Sie auf einen entsprechenden Namen und wählen Sie In den Kontakten speichern, um einen neuen Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse zu erstellen oder Fügen Sie zu einem Kontakt hinzu, um diese E-Mail-Adresse mit einem bestehenden Kontakt in Verbindung zu setzen.
    • Klicken Sie auf eine Telefonnummer und wählen Sie In den Kontakten speichern, um einen neuen Kontakt mit dieser Nummer zu erstellen oder Zu einem Kontakt hinzufügen, um sie mit einem bestehenden Kontakt in Verbindung zu setzen.

Kontaktlisten

  1. Definition [top]
    Die Kontaktlisten ermöglichen es Ihnen, verschiedene Kontakte aus verschiedenen Adressbüchern zu gruppieren, so dass Sie allen diesen Kontakten in einer Aktion dieselbe Nachricht senden können.

    Sie können verschiedene Versandwege (E-Mail, SMS, Fax) kombinieren, falls Ihr virtuelles Büro dies erlaubt.

    Die Anzahl der Listen, die Sie erstellen können, und die Anzahl der Empfänger in diesen Listen hängen von Ihrem Abonnement ab.

    Obwohl sie in beide Richtungen eingesetzt werden können (falls Sie alle Adressen in Cc einfügen und Ihre Adresse in An), sind die Listen eigentlich nur für eine Richtung bestimmt.

    Bitte beachten Sie: Die Listen können nicht außerhalb des virtuellen Büros benutzt werden.

  2. Wozu dienen Listen ? [top]
    Erstellen Sie Listen von Personengruppen, mit denen Sie häufig kommunizieren: Vorgesetzte, Kollegen, Geschäftspartner, etc.

    Sie müssen eine Liste nicht aus allen Mitgliedern einer Gruppe erstellen, diese existiert bereits und wir automatisch aktualisiert.

    Achtung: Listen wurden nicht für Massen-Mailings konzipiert (und ganz sicher nicht für den Versand von unaufgeforderten Werbe-E-Mails). Ein Missbrauch kann dazu führen, dass Ihr Account gesperrt wird. Für den Versand von Massen-Mailings gibt es entsprechende Lösungen am Markt.

  3. Eine persönliche Liste erstellen [top]
    Klicken Sie auf Listen in der Menüleiste und wählen im nächsten Fenster Privat im Pull-down Menü. Erstellen Sie dann Ihre Liste, indem Sie die entsprechenden Adressen in den Adressbüchern (persönlich oder Gruppe) auswählen.
  4. Eine Gruppenliste erstellen [top]
    Alle Gruppenmitglieder können jederzeit eine Nachricht an die Gruppenliste senden. Nur der Gruppenadministrator kann eine Gruppenliste erstellen und diese bearbeiten.

    Falls Sie der Gruppenadministrator sind, klicken Sie auf Listen, wählen die Gruppe im Pull-down Menü und erstellen dann die Gruppenliste, als würden Sie eine persönliche Liste erstellen. Um den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Gruppenliste zu bearbeiten, klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen der Liste und kreuzen die entsprechenden Kästchen an.

  5. Eine Liste verwenden [top]
    Um den Inhalt einer Liste aufzurufen, klicken Sie auf ihren Namen.

    Um eine Nachricht an eine Liste zu senden, wählen Sie Eine E-Mail senden in ihren Aktionen. In einer neuen Nachricht klicken Sie auf Bcc und wählen Sie Listen.

  6. An, Cc oder Bcc ? [top]
    Wählen Sie sorgfältig aus, über welches Empfängerfeld Sie Ihre Liste ansprechen. 'An' und 'Cc' zeigen die Empfängerliste allen Empfängern an. Im Gegensatz dazu verbirgt 'Bcc' alle Empfänger.
  7. Eine Liste bearbeiten [top]
    Wählen Sie Bearbeiten in den Aktionen der Liste.
  8. Eine Liste exportieren [top]
    Um eine Liste in eine CSV-Datei (Komma als Trennzeichen) zu exportieren, klicken Sie auf Exportieren in den Aktionen der Liste. Sie müssen dann diese Datei lediglich in einer anderen E-Mail-Software importieren.
  9. Eine Liste löschen [top]
    Wählen Sie Löschen in den Aktionen der Liste. Die Liste wird gelöscht, dies gilt aber natürlich nicht für die Kontakte auf der Liste.

Anlagen

  1. Anlagen zum Versand [top]
    Um eine Datei, die auf Ihrem Computer gespeichert ist, zu versenden, klicken Sie auf Anhängen und wählen Sie dann Anhang.

    Um eine Datei zu senden, die bereits in den Dokumenten abgespeichert ist, klicken Sie auf Anhängen und wählen Sie dann Dokumente.

  2. Als Hyperlink senden [top]
    Anstatt das Dokument in einer E-Mail zu versenden, können Sie es auch als Link verschicken. Der Empfänger hat dann einige Tage Zeit, das Dokument herunter zu laden, indem er auf den Link klickt. Sobald er dies tut, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.

    Diese Funktion ist besonders für große Dokumente geeignet, Sie können sie aber auch bei kleinen Dokumenten einsetzen.

    Beachten Sie bitte, dass diese Funktion eine individuelle Nachricht pro Empfänger versenden wird, der Empfänger sieht also nicht die anderen Empfänger.

  3. Eingehende Anlagen [top]
    Anlagen sind mit dem Büroklammer-Zeichen () neben dem Betreff der Nachricht gekennzeichnet. Wenn Sie die Nachricht öffnen, erscheinen Anlagen unterhalb des Nachrichtenfensters. Sie haben drei Möglichkeiten:
  4. Öffnen (klicken Sie auf "Öffnen"), die Anlagen auf Ihrem Computer speichern (klicken Sie auf "Download");
  5. Speichern Sie die Anlagen direkt in Ihren persönlichen Dokumenten (klicken Sie auf "in Dokumenten speichern"). In einem neuen Fenster erscheinen alle Ordner aus den persönlichen Dokumenten.
  6. Anhänge verbergen [top]
    Sie können Anhänge verbergen, indem Sie auf den Bereich klicken, in dem sie erscheinen. Sie werden dann aber nur verborgen und nicht gelöscht.
  7. Einen Anhang löschen [top]
    Es ist möglich, einen Anhang bei einer empfangenen oder gesendeten E-Mail zu löschen, um Speicherplatz im Postfach zu sparen. Das Löschen hat aber keine Auswirkungen auf das Postfach der Empfänger: Wenn Sie eine E-Mail mit einem Anhang gesendet haben, werden die Empfänger diesen Anhang auch erhalten.

    Wählen Sie in den Aktionen eines Anhangs Löschen. Es bleibt eine Spur des Anhangs erhalten, denn es gab ihn ja tatsächlich, als Sie die E-Mail erhielten oder abschickten.

Anzeigen

  1. Ungelesene Nachrichten [top]
    Um nur ungelesene E-Mail im aktuellen Ordner anzuzeigen, wählen Sie Nur ungelesen in den Aktionen dieses Ordners.
  2. Externe Bilder anzeigen [top]
    Wenn sich externe Bilder in einer Nachricht befinden, d.h. die Bilder werden auf einem Server gehostet und nicht direkt in der Nachricht, werden sie nicht angezeigt. Externe Bilder können nämlich den Absender darüber informieren, dass Sie die Nachricht geöffnet haben. Dieser kann daraus zum Beispiel ableiten, dass Ihre E-Mail-Adresse gültig und aktiv ist. Dies sind gerade für Versender von Spam-Nachrichtigen nützliche Informationen.

    Auf der anderen Seite können externe Bilder natürlich harmlos sein und die Darstellung einer Nachricht verbessern. Aus diesem Grund wird eine Nachricht oben an der Nachricht angezeigt, wenn einige Bilder verborgen sind: "Bilder auf Webservern Dritter werden gefiltert. Bilder in dieser Email anzeigen?" Klicken Sie auf Ja wenn Sie die Bilder angezeigt haben möchten und dem Absender vertrauen.

  3. Nachrichten sortieren [top]
    Nachrichten werden automatisch in umgekehrter chronologischer Reihenfolge (die neuesten erscheinen zuerst) sortiert.

    Sie können außerdem nach den folgenden Kriterien sortieren: Datum, Betreff der Nachricht, Name des Absenders oder Nachrichtengröße. Für jedes Kriterium können Sie die normale Reihenfolge (alphabetisch oder aufsteigend) oder die umgekehrte Reihenfolge (absteigend) wählen.

    Um eine andere Sortierweise zu aktivieren, wählen Sie ein Kriterium im Sortiert nach Menü rechts. Die Sortierweise bleibt aktiv für den Ordner bis zu Ihrem nächsten Verbindungsaufbau.

  4. Das komplette Datum anzeigen [top]
    Führen Sie in der Nachrichtenliste die Maus auf ein abgekürztes Datum, um das komplette Datum und die Uhrzeit anzuzeigen.

Threads

  1. Threads [top]
    Threads zeigen E-Mails wie in einem Forum an: Nachrichten aus der selben Konversation werden hierarchisch dargestellt, die aktuellste Nachricht wird dabei am Ende angefügt.

    Hinweis: ContactOffice verwendet eine Reihe von Kriterien, nach denen es Nachrichten in Threads zusammenfasst. Wenn Sie auf eine Nachricht antworten und die Inhalte der Konversation komplett verändern, ist ContactOffice natürlich nicht in der Lage, dies zu erraten und wird diese Nachrichten weiter mit demselben Thread verknüpfen. Ebenso werden Nachrichten von verschiedenen Absendern mit demselben Betreff höchst wahrscheinlich im selben Thread erscheinen.

  2. Aktivieren [top]
    Um diese Darstellungsweise zu aktivieren, gehen Sie zu den Nachrichten-Einstellungen, Überschrift Allgemein. Markieren Sie das Kästchen bei Threads in der Rubrik Ansicht Diese Darstellungsweise bleibt dann permanent erhalten.

    Um zur normalen Ansicht zurückzukehren, deaktivieren Sie diese Option.

  3. Wie Sie Threading verwenden [top]
    In der Liste links wird ein Thread durch eine einzige Nachricht dargestellt. Die Gesamtanzahl aller Nachrichten wird für jeden Thread angezeigt. Wenn der Thread mindestens eine ungelesene Nachricht enthält, wird er als ungelesen angezeigt.

    Wenn Sie einen Thread auswählen, werden alle Nachrichten rechts angezeigt. Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie zu lesen. Ungelesene Nachrichten werden mit derselben Hintergrundfarbe dargestellt wie ungelesene Threads auf der linken Seite.

  4. Eine Nachricht in einem Thread als gelesen markieren [top]
    Wählen Sie einen Thread auf der linken Seite und eine Nachricht auf der rechten Seite aus. Das Öffnen der Nachricht markiert sie als gelesen.
  5. Markieren einer Nachricht in einem Thread als ungelesen [top]
    Wählen Sie einen Thread auf der linken Seite und eine Nachricht auf der rechten Seite. In der Menüleiste, wählen Sie "Mehr" und dann Als ungelesen markieren.
  6. Einen Thread als ungelesen markieren [top]
    Diese Aktion markiert alle Nachrichten eines Threads als ungelesen.

    Wählen Sie einen Thread auf der linken Seite aus, rufen Sie seine Aktionen auf und wählen Sie Thread als ungelesen markieren.

Signatur

  1. Eine Signatur erstellen [top]
    Gehen Sie zu den Nachrichten-Einstellungen und wählen Sie Signaturen. Falls Sie Layout-Optionen (Farbe, Ausrichtung, etc.) nutzen, stellen Sie bitte sicher, dass das Standardformat in Allgemein auf Rich Text-Formatierung eingestellt ist.

    Sie können für jede Ihrer Absenderadressen eine eigene Signatur erstellen.

  2. Ein Bild in die Signatur einfügen [top]
    Um ein Bild (Logo, etc.) in Ihre Signatur einzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
    1. In den Nachrichten-Einstellungen, Überschrift Allgemein stellen Sie im Bereich Edition sicher, dass das Standardformat Rich Text-Formatierung ist. Bilder sind nämlich nur in diesem Format sichtbar.
    2. Erstellen Sie in den Nachrichten-Einstellungen, Überschrift Signatur, den Textteil Ihrer Signatur. Verwenden Sie dann die Layout-Optionen (Farbe, etc.). Klicken Sie auf die vorletzte Schaltfläche (Bild einfügen) in der Layout-Menüleiste. Wählen Sie ein Bild auf Ihrem Computer oder in den Dokumenten. Zuletzt können Sie noch, nachdem Sie auf das Bild geklickt haben, einige Stiländerungen (Ausrichtung) vornehmen.
      Hinweis: Das Bild wird im Ordner E-Mail-Bilder in Ihren persönlichen Dokumenten abgespeichert. Löschen Sie es nicht, sonst verschwindet es auch aus Ihrer Signatur.
    Sie können auch mehrere Bilder in einer Signatur verwenden.
  3. Eine Signatur verwenden [top]
    • Wenn Sie jede ausgehende Nachricht signieren möchten, markieren Sie Automatische Signatur in Einstellungen > Nachrichten > Signaturen. Wenn Sie eine bestimmte Nachricht nicht signieren möchten, markieren Sie einfach den Text der Signatur mit der Maus und löschen Sie ihn. Sie können auch auf Mehr (rechts) gehen und im Signatur-Bereich Deaktivieren wählen.
    • Wenn Sie nur einige Nachrichten signieren möchten: Schreiben Sie eine Nachricht und wählen Sie dann Am Ende einfügen oder An Cursor Position einfügen unter Mehr (rechts) im Bereich Signatur.
  4. Persönliche Daten als Anhang [top]
    Eine andere Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu unterschreiben, ist das Anfügen einer vCard (elektronische Visitenkarte, die in Ihren persönlichen Daten gespeicherte Informationen enthält). Klicken Sie auf vCard, wenn Sie eine Nachricht schreiben. Alle Daten in Ihren persönlichen Daten (außer den Feldern Kommentar und Tags) werden in der vCard aufgeführt.
  5. Automatische Unterschrift [top]
    Bei einigen Abonnements haben alle versandten E-Mails eine automatische Unterschrift (Werbung, Impressum, usw.). Diese automatische Unterschrift kann nicht gelöscht werden, aber Sie können trotzdem zusätzlich Ihre persönliche Signatur einfügen.

Digitale Signatur und Verschlüsselung

  1. Warum Sie Ihre Nachrichten signieren sollten ? [top]
    E-Mail wurde in einer Art und Weise entwickelt, dass es nicht überprüft, ob eine E-Mail auch tatsächlich vom Besitzer einer E-Mail-Adresse abgeschickt wurde. Aus diesem Grund erhalten Sie womöglich Nachrichten, die scheinbar von Ihrer Bank, einem bekannten Hersteller oder Freunden abgeschickt wurden. In ähnlicher Weise könnten auch andere Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absenderadresse verwenden. Sie müssen dazu gar nicht einmal Ihren Posteingang "entführen": Sie müssen dazu lediglich Ihre E-Mail-Adresse kennen.

    Der Zweck einer digitalen Signatur ist es, sicherzustellen, dass der Absender einer E-Mail auch wirklich der Besitzer der Absender-E-Mail-Adresse ist, und im Gegenzug sicherzustellen, dass die E-Mail, die mit Ihrer E-Mail-Adresse geschickt wurden, auch wirklich von Ihnen abgeschickt wurde.

  2. Weshalb Sie Nachrichten verschlüsseln sollten? [top]
    E-Mail wurde in einer Art und Weise konzipiert, dass der Inhalt einer E-Mail gelesen werden kann, wenn diese zwischen verschiedenen Servern übertragen wird. Die Reise von einem Server zum anderen kann sehr lang sein und über mehrere Vermittler laufen. Darüber hinaus hören unter Umständen die Roboter von Geheimdiensten und Verbrechersyndikaten mit. Außerdem muss berücksichtigt werden, dass es technisch möglich ist, den Inhalt einer E-Mail während ihrer Übertragung im Internet zu verändern.

    Ziel der Verschlüsselung ist es, den Inhalt einer E-Mail für Dritte unlesbar zu machen: Nur der Empfänger kann sie lesen. Umgekehrt sind nur Sie in der Lage, die E-Mail, die er Ihnen sendet, zu lesen.

  3. Ihr Schlüsselpaar [top]
    Digitale Signatur und Verschlüsselung basieren beide auf einem Schlüsselpaar. Dabei handelt es sich um elektronische Dateien:
    • Ein privater oder geheimer Schlüssel, den sie wirklich vertraulich behandeln sollten. Außerdem ist er durch ein Passwort gesichert, das eine "Passphrase" genannt wird. Die Systemsicherheit basiert auf der Vertraulichkeit von privatem Schlüssel und Passphrase
    • Ein öffentlicher Schlüssel, den Sie problemlos versenden und auch im Internet veröffentlichen können.
    1. Digitale Signatur bedeutet, dass sie eine E-Mail mit Ihrem privaten Schlüssel signieren.
      Die E-Mail-Software des Empfängers wird Ihre Signatur mit Ihrem öffentlichen Schlüssel vergleichen und bestätigen, dass die E-Mail korrekt signiert wurde.
    2. Verschlüsselung bedeutet das Kodieren einer E-Mail mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers
      Der Empfänger kann sie lesen, wird sie aber weiter in seiner verschlüsselten Form speichern.
    Hinweis: Wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht versenden, wird ContactOffice sie auch signieren. Der Austausch verschlüsselter Nachrichten in ContactOffice erfordert deshalb, dass beide Korrespondenzpartner die öffentlichen Schlüssel des jeweils anderen haben. Im Gegensatz dazu könnten Sie auch von außen verschlüsselte Nachrichten empfangen, die nicht signiert sind.

    Diese Schlüsselpaar-Architektur ist ein Standard, sie heißt OpenPGP.

  4. Ihr Schlüsselspeicher [top]
    Ihr Schlüsselspeicher enthält nicht nur Ihr eigenes Schlüsselpaar, sondern auch alle öffentliche Schlüssel, die Sie hier ablegen. Die Systemsicherheit basiert auf dem Vertrauen, dass Sie jedem öffentlichen Schlüssel schenken. Bevor Sie also einen öffentlichen Schlüssel hinzufügen, sollten Sie sicherstellen, dass er der richtigen Person gehört.

    Das Hinzufügen eines öffentlichen Schlüssels ermöglicht es ContactOffice: Nachrichten elektronisch zu validieren, die von dieser Person signiert wurden, Nachrichten zu entschlüsseln, die von dieser Person verschlüsselt wurden und dieser Person verschlüsselte Nachrichten zu schicken.

  5. Wie fangen Sie an ? [top]
    Nachfolgend einige Tipps, wie Sie diese Funktionen am besten nutzen
    • Sie müssen Ihr Verhalten nicht komplett umstellen und nur noch verschlüsselte E-Mail versenden und empfangen. Je nachdem, wie vertraulich die Nachricht ist und über welche technischen Möglichkeiten das Mail-System des Empfängers verfügt, senden Sie von Fall zu Fall eine normale oder eine verschlüsselte E-Mail. Im Gegensatz zu anderen Verschlüsselungsplattformen, die Sie dazu zwingen, alle Ihre Nachrichten zu verschlüsseln und nur mit Anwendern auf derselben Plattform zu kommunizieren, stellt ContactOffice dies Ihnen frei.
    • Sie können alle Ihre Nachrichten mit einer digitalen Signatur versehen. Auf Empfängerseite wird dieser in der Lage sein, auch wenn sein E-Mail-System keine Validierung von digitalen Signaturen ermöglicht, Ihre Nachrichten zu lesen.
    • Da Verschlüsselung bedeutet, dass eine E-Mail mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt wird, ist es notwendig, dass der Empfänger selbst sein eigenes Schlüsselpaar erstellt hat und dass Sie im Besitz seines öffentlichen Schlüssels sind. Eine gute Möglichkeit für einen Start ist es, zuerst einige wenige Empfänger zu identifizieren, die daran interessiert sein könnten, verschlüsselte Nachrichten mit Ihnen auszutauschen. Wenn diese Empfänger auch ContactOffice-Anwender sind (z.B. Kollegen, Mitarbeiter Ihres Unternehmens), ist dies viel einfacher möglich.
    • Teil einer Sicherheitsstrategie [top]
      Verschlüsselung ist nur ein Teil einer Sicherheitsstrategie. Wenn Ihr ContactOffice-Passwort und/oder Ihre Passphrase zu einfach zu erraten sind oder auf einem Post-It an Ihrem Bildschirm notiert sind, besteht ein hohes Risiko, dass eine sichere E-Mail-Verschlüsselung dennoch gefährdet ist.

Filter

  1. Definition [top]
    Die Filter führen Aktionen aus bei eingehenden E-Mails (inkl. externer POP3-Konten), wenn diese E-Mails bestimmte Bedingungen erfüllen.
  2. Zugriff auf Filter [top]
    Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie Nachrichten und dann Filter.
  3. Einen Filter erstellen [top]
    Klicken Sie auf Neu. Geben Sie die folgenden Parameter ein:
    • Beschreibung: Geben Sie dem Filter einen bestimmten Namen, um ihn einfacher verwalten zu können.
    • Bedingungen: Nutzen Sie mindestens eine Bedingung. Um eine weitere hinzuzufügen, klicken Sie auf die+ Schaltfläche. Um eine Bedingung zu löschen, klicken Sie auf die - Schaltfläche. Falls Sie mehrere Bedingungen eingeben, entscheiden Sie, ob sie alle erfüllt sein müssen und oder zumindest eine erfüllt sein muss oder.
    • Aktionen: Geben Sie mindestens eine Aktion mit dem Pull-down Menü ein. Um eine weitere Aktion hinzuzufügen, klicken sie auf die + Schaltfläche. Um eine Aktion zu löschen, klicken Sie auf die - Schaltfläche neben dieser Aktion. Entsprechend der gewählten Aktion können Sie aufgefordert werden, weitere zusätzliche Informationen (in welchen Ordner die Nachricht gesendet werden soll, usw.) einzugeben.
  4. Einen Filter bearbeiten [top]
    Sie können einen Filter jederzeit bearbeiten, indem Sie auf seinen Namen klicken.
  5. Reihenfolge der Filter [top]
    Die Filter werden in der Reihenfolge der Auflistung in der Filterübersicht ausgeführt (der oberste Filter wird als erster ausgeführt). Das bedeutet, dass je nach Reihenfolge der Filter unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden.

    Um einen Filter in der Liste weiter nach oben zu setzen, rufen Sie seine Aktionen auf und wählen Sie nach oben. Um einen Filter weiter nach unten in der Liste zu setzen, rufen Sie seine Aktionen auf und wählen Sie nach unten.

  6. Einen Filter deaktivieren [top]
    Klicken Sie auf den Schieber rechts vom Filter. Der Filter ist dann deaktiviert, aber nicht gelöscht. Sie können ihn bei Bedarf wieder reaktivieren.
  7. Einen Filter löschen [top]
    Rufen Sie die Filter-Aktionen auf und wählen Sie Löschen.

Suchen

  1. Suche in Tools und Arbeitsplätzen [top]
    Das Suchfeld befindet sich im oberen rechten Teil des Bildschirms. Geben Sie ein Wort oder seine ersten Buchstaben ein, um die Suche zu starten.

    Suche und Tools:

    • Wenn Sie ein Tool (z.B. Nachrichten) nutzen und von dort eine Suche starten, wird die Suche nur in diesem Tool ausgeführt.
    • Wenn kein Tool ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. auf der Startseite, nachdem Sie sich eingeloggt haben), wird die Suche in allen Tools ausgeführt. Die Ergebnisliste zeigt dann für jedes Ergebnis den entsprechenden Datentyp an. Um zur Startseite zurückzukehren, klicken Sie einfach auf das Logo in der linken, oberen Ecke.
    Suche und Arbeitsplätze:
    • Wenn Ihr persönlicher Arbeitsplatz ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. in Ihren persönlichen Dokumenten), wird die Suche auf diesem Arbeitsplatz durchgeführt.
    • Wenn eine Gruppe ausgewählt ist und Sie eine Suche starten, wird die Suche nur in dieser Gruppe durchgeführt.
    • Sie können die Suche erweitern oder eingrenzen, wenn Sie auf das Dreieck klicken, um die erweiterten Suchoptionen zu öffnen. In der Rubrik Suchen in wählen Sie Persönlich oder Überall (persönlich und Gruppen). Wenn Sie letzteres auswählen, wird dies Suche gleichzeitig in allen Gruppen durchgeführt.
  2. Erweiterte Suche [top]
    Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab.
  3. Ergebnisse [top]
    Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert.
  4. Letzte Suche [top]
    Sie können die Ergebnisse der letzten Suche anzeigen, indem Sie auf Suchergebnisse im linken Teil des Bildschirms klicken. Die Ergebnisse werden erneut nach Relevanz sortiert.
  5. Suche nach einem Korrespondenzbeteiligten [top]
    Klicken Sie auf den Namen eines Korrespondenz-Beteiligten (Absender oder Empfängers) und wählen Sie Empfangene und gesendete Mitteilungen, um nach allen Nachrichten zu suchen, die sie von ihm erhalten oder an ihn gesendet haben..
  6. Suchfeld-Syntax [top]
    • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
    • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
    • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
    Beispiel:
    • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
    • Maui OR Hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
    • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
    • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit Info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
    • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.

Sortieren und suchen

    Vorlagen

    1. Definition [top]
      Eine Vorlage ist eine schon vorformulierte versandfertige E-Mail, die es Ihnen ermöglicht, sich wiederholende Nachrichten zu erstellen: Informationsanfragen, sonstige Anfragen, usw.

      Genauso wie alle E-Mails kann die Vorlage verschiedene Adressen und Anlagen haben.

      Wenn die Vorlage benutzt wird (als eine neue Nachricht oder eine Antwort auf eine erhaltene Nachricht), kann die Nachricht selbst angepasst werden, ohne die Vorlage selbst zu ändern.

    2. Eine Vorlage erstellen [top]
      Klicken Sie auf Vorlagen in der Menüleiste und dann auf Eine neue Vorlage hinzufügen. Geben Sie der neuen Vorlage einen Namen, indem Sie ihn in das Feld "Betreff" einfügen. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern, wenn Sie fertig sind.

      Sie können auch auf Erstellen klicken und danach auf Als Vorlage speichern.

    3. Eine Vorlage verwenden [top]
      Um eine Nachricht mit einer Vorlage zu beantworten, klicken Sie auf Mit Vorlage nach Antworten, wählen Sie die entsprechende Vorlage, nehmen Sie die notwendigen Änderungen (die Vorlage wird nicht verändert) vor und klicken Sie dann auf Senden.

      Um eine neue Nachricht von einer Vorlage aus zu senden, klicken Sie auf Vorlagen, wählen die entsprechende Vorlage und nehmen die notwendigen Änderungen an der Nachricht (die Vorlage wird nicht verändert) vor und klicken schließlich auf Senden.

    Verwaltung der Ordner

    1. Ordner [top]
      Jede Nachricht muss in einem Ordner gespeichert werden. Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten in einem Ordner wird angezeigt.

      Einige Ordner werden automatisch erstellt und können nicht umbenannt oder verschoben werden: Posteingang (erhaltene Nachrichten), Postausgang (gesendete Nachrichten), Papierkorb, Entwürfe, Vorlagen und Spam?.

      Sie können zusätzliche Ordner erstellen, um Ihre Nachrichten aufzubewahren. Sie können auch Filter benutzen, um eingehende Nachrichten automatisch in den entsprechenden Ordner weiter zu leiten.

    2. Einen Ordner erstellen [top]
      Wählen Sie den Stamm-Ordner (eine Ebene über dem Posteingang), rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Neuer Ordner. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Return-Taste.
    3. Einen Ordner verschieben [top]
      Sie können dies in zweierlei Art tun:
      • Wählen Sie den Ordner mit der Maus und schieben Sie ihn in den Zielordner.
      • Rufen Sie die Aktionen des Ordners auf und wählen Sie Verschieben.
    4. Einen Ordner umbenennen [top]
      Gehen Sie zum Ordner und wählen Sie Umbenennen im Aktionen -Menü, das mit dem Ordner verbunden ist.
    5. Einen Ordner löschen [top]
      Achtung:
      • Das Löschen eines Ordners bedeutet, dass alle Nachrichten, die er enthält, sowie alle Unterordner und deren Inhalte ebenfalls gelöscht werden.
      • Wird der Papierkorb geleert, können Sie die Nachrichten nicht wiederherstellen. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.
      • Anstatt Ordner zu löschen, können Sie sie auch archivieren (siehe entsprechender Hilfebereich).
      Wählen Sie den Ordner, rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Löschen.

      Hinweis: Der Ordner wird endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Wenn Sie einen Ordner versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie ihn von dort wieder zurückschieben. Lassen Sie ihn nicht im Papierkorb, da dieser automatisch geleert werden könnte.

    6. Unterordner [top]
      Sie können Unterordner in allen Ordnern außer in "Postausgang" und "Spam?" erstellen.

      Um einen Unterordner zu erstellen, klicken Sie auf den Hauptordner auf der linken Seite des Bildschirms und wählen dann Neuer Ordner im Menü Aktionen.

    7. Anzahl der Mitteilungen in einem Ordner [top]
      Rufen Sie die Aktionen eines Ordners auf, um anzuzeigen, wie viele Nachrichten dieser enthält. Die Zahl schließt allerdings nicht die Nachrichten in Unterordnern ein. Auch in den Unterordnern kann natürlich angezeigt werden, wie viele Nachrichten sie enthalten.

      Die Verzeichnisbäume zeigen die Anzahl der ungelesenen Nachrichten und nicht die Gesamtzahl der Nachrichten an.

    8. Eine Nachricht in einen Ordner verschieben [top]
      Es gibt zwei Arten, dies zu tun:
      • Wählen Sie die Nachricht mit der Maus und schieben Sie sie in den Zielordner.
      • Rufen Sie die Aktionen der Nachricht auf und wählen Sie Verschieben.

    Nachrichten löschen

    1. Eine Nachricht löschen [top]
      Markieren oder wählen Sie die Nachricht aus, rufen Sie deren Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können sie auch per Drag & Drop in den Papierkorb verschieben.

      Hinweis: Die Nachricht wird endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie sich von dort wieder zurück verschieben. Lassen Sie sie nicht im Papierkorb, denn dieser könnte automatisch geleert werden.

    2. Eine Auswahl von Nachrichten löschen [top]
      Achtung:
      • Wenn der Papierkorb geleert wird, können Sie die Nachrichten nicht wiederherstellen. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.
      • Anstatt Nachrichten zu löschen, können Sie sie auch archivieren (siehe entsprechende Rubrik in der Hilfe).
      Das Löschen erfolgt Ordner für Ordner. Sie müssen zuerst einen Ordner auswählen. Markieren Sie die Nachrichten (oder wählen Sie sie mit der Tastatur oder der Maus aus), rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können die Nachrichten auch per Drag & Drop in den Papierkorb verschieben.

      Hinweis: Nachrichten werden endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie sie auch wieder zurück verschieben. Lassen Sie sie nicht im Papierkorb, da dieser automatisch geleert werden könnte.

    3. Den Papierkorb leeren [top]
      Rufen Sie die Aktionen des Papierkorbs auf und wählen Sie Papierkorb leeren.
    4. Automatisches Leeren des Papierkorbs [top]
      Jedes Mal, wenn Sie sich einloggen, werden Nachrichten, die länger als sieben Tage im Papierkorb sind, automatisch gelöscht.

      Der Papierkorb wird übrigens automatisch (auch wenn Sie sich nicht einloggen) gelöscht, wenn neue Nachrichten den Platz benötigen, der vom Papierkorb benutzt wird.

    Gemeinsam genutzte Postfächer

    1. Was ist ein gemeinsam genutztes Postfach ? [top]
      Ein Postfach wird gemeinsam genutzt, wenn auch die Haupt-Email-Adresse im Nachrichten-Tool gemeinsam mit einem oder mehreren Gruppenmitgliedern genutzt wird.

      Wenn Sie Ihr eigenes Postfach gemeinsam mit anderen nutzen, werden die Mitglieder, die Sie ausgewählt haben, vollen Zugriff darauf haben und deshalb auch in der Lage sein, es gemeinsam mit Ihnen zu verwalten. Sie werden berechtigt sein, Mitteilungen zu lesen und zu versenden, Mitteilungen zu beantworten, in Ordner zu verschieben oder sie zu löschen, etc.

      Gleichermaßen können Sie auf gemeinsam genutzte Postfächer zugreifen.

      Auf gemeinsam genutzte Postfächer kann nur in der Web-Benutzeroberfläche zugegriffen werden.
    2. Wozu dient ein gemeinsam genutztes Postfach ? [top]
      Geben Sie ein Postfach zur gemeinsamen Nutzung frei:
      • um seine Verwaltung zu delegieren. So kann z.B. ein Manager sein Postfach gemeinsam mit seinem/seinen Assistenten nutzen.
      • um ein Sammelpostfach gemeinsam mit mehreren Kollegen zu verwalten (Service, Abteilung, generische Email-Adresse wie z.B. info@domain, etc.)
    3. Ein Postfach zur gemeinsamen Nutzung freigeben [top]
      Hinweis: Nicht jeder Abo-Typ erlaubt das gemeinsame Nutzen eines Postfachs, allerdings erlauben es alle Abo-Typen, auf ein gemeinsam genutztes Postfach zuzugreifen.

      Wie bei allen anderen Tools können Sie ein Postfach nur innerhalb einer Gruppe gemeinsam nutzen: Um Ihr Postfach gemeinsam mit einem anderen Anwender nutzen zu können, muss dieser gemeinsam mit Ihnen in mindestens einer Gruppe sein.

      Anwender, die auf ein gemeinsam genutztes Postfach zugreifen, haben volle Zugriffsrechte: Auf alle Ordner kann zugegriffen werden (einschließlich der Ordner, die Mitteilungen enthalten, die Sie bereits verschickt haben) und alles damit tun. Sie können ebenfalls alle Kontakte in Ihrer privaten Kontaktliste sehen. Allerdings können sie diese nicht bearbeiten und keine neuen Kontakte hinzufügen.

      Achtung! Teilen Sie Ihr Postfach nicht mit jedem: Zusätzlich zu den naheliegenden Datenschutzbedenken könnte dies auch dazu führen, dass Mitteilungen von jedem gelöscht werden können, mit dem Sie ein Postfach gemeinsam nutzen.

      Bitte beachten Sie die folgenden Konsequenzen, wenn Sie Ihr Postfach zur Nutzung freigeben:
      • Alle Ihre Absenderadressen können ebenfalls gemeinsam genutzt werden, dabei wird die richtige Adresse ausgewählt, wenn eine Nachricht beantwortet wird. Wenn Sie die gemeinsame Nutzung später abschalten, bleiben diese Absenderadressen in den Accounts der Gruppenmitglieder.
      • Nur Sie können die Filter und die Abwesenheitsnachricht verwalten
      Um Ihr Postfach zur gemeinsamen Nutzung freizugeben, gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie in der Rubrik Nachrichten auf Zugriffsrechte. Wählen Sie dann einen oder mehrere Gruppenmitglieder

      Hinweis: Die Freigabe für alle Gruppenmitglieder mit einem einigen Mausklick ist mit Absicht deaktiviert. Jemand könnte nämlich zu einem späteren Zeitpunkt der Gruppe beitreten und hätte dann Zugriff auf Ihr Postfach, ohne dass sie darüber informiert werden.
    4. Zugriff auf ein gemeinsam genutztes Postfach [top]
      Wenn Sie auf mindestens ein gemeinsam benutztes Postfach zugreifen möchten, erscheint die Arbeitsplatzauswahl (das Pull-Down-Menü, in dem standardmäßig "Arbeitsplatz: persönlich" angezeigt wird) im Nachrichtenfenster. Durchsuchen Sie dieses Menü, um zum gemeinsam genutzten Postfach zu gelangen. Wenn der Zugriff gerade erst eingerichtet wurde und das Pull-Down-Menü nicht erscheint, loggen Sie sich bitte aus und nochmals ein

      Bitte beachten Sie die folgenden Konsequenzen, wenn Sie auf ein gemeinsam genutztes Postfach zugreifen:
      • Die E-Mail-Adresse des gemeinsam genutzten Postfachs wird zu Ihren Absenderadressen hinzugefügt. Wenn Sie möchten, können Sie für diese Adresse auch eine E-Mail-Signatur erstellen (in Persönliche Daten). Diese Signatur gehört nur Ihnen. Wenn der Besitzer des Postfachs noch andere Adressen besitzt, werden diese ebenfalls zu Ihren Absenderadressen hinzugefügt, damit die richtige Adresse ausgewählt werden kann, wenn Sie auf eine Nachricht antworten. Für diese Adressen können Sie allerdings keine Signaturen anlegen.
      • Für das Lesen der Nachrichten werden Ihre eigenen Einstellungen verwendet (z.B. Standardschriftart), die Verwaltung der Filter, der Abwesenheitsnachricht, etc. erfolgt durch den Besitzer des Postfachs.
      • Die Suche sucht auch in gemeinsam genutzten Postfächern
      • Wenn Sie die Kontakte öffnen, während Sie eine neue Nachricht schreiben, werden sowohl die Kontakte des Postfachbesitzers als auch Kontakte von Gruppen, in denen er und Sie Mitglied sind, angezeigt. Die AutoSuggest-Funktion arbeitet mit demselben Pool an Kontakten
      • Wenn Sie den Absender einer Nachricht speichern, werden nur die Gruppen angezeigt, in denen sowohl Sie als auch der Postfachbesitzer Mitglied sind. Sie werden aber natürlich nicht in der Lage sein, einen Kontakt einer Gruppe hinzuzufügen, wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Hinzufügen von Inhalten verfügen.
    5. Zugriff auf gemeinsam genutztes Postfach beenden [top]
      Sie können das gemeinsame Nutzen Ihres Postfachs jederzeit beenden. Gehen Sie zu den Zugriffsrechten, führen Sie die Maus auf die Person, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf das --Zeichen. Die Änderungen werden sofort ausgeführt.

    Externe E-Mail-Adressen abrufen (POP3)

    1. Externe POP- oder IMAP-Adresse ? [top]
      Wenn Sie über weitere E-Mail-Adressen verfügen, können Sie sie hier hinzufügen und damit Nachrichten verschicken und empfangen. Die meisten E-Mail-Server von Drittanbietern bieten POP und IMAP.
      • Wählen Sie POP, um alle Ihre E-Mails in einem einzigen Posteingang zu sammeln, nämlich dem des Nachrichten-Tools
      • Wählen Sie IMAP, wenn Sie Ihre E-Mail-Adressen in getrennten Postfächern verwalten möchten. Darüber hinaus erleichtert IMAP das Management eines einzigen Postfachs von mehreren Zugriffspunkten: Web-Oberfläche, E-Mail-Software auf Ihrem Computer, Smartphone, Tablet, etc.
    2. Zugriff auf externe E-Mail-Adressen [top]
      Gehen Sie zu Einstellungen, dann zu Nachrichten und wählen Sie dann Externe Adressen.
    3. Funktionen [top]
      Das virtuelle Büro kann die meisten externen E-Mail-Adressen abfragen: POP3 (ISP), Google, Yahoo, usw. Sie können alle Ihre E-Mail-Adressen in einem einzigen Postfach zusammenführen, das Sie überall nutzen können.

      Sie können Filter einrichten, um Ihre Nachrichten zu verwalten.

    4. Ein POP3-Konto hinzufügen [top]
      In Externe Adressen klicken Sie auf Neu. Klicken Sie auf einen der Haupt-Provider, wenn Ihre E-Mail-Adresse von dort kommt; Der Servername und die Verbindungssicherheit werden dann automatisch verarbeitet.

      Wenn Ihre E-Mail-Adresse mit einem anderen Server verknüpft ist, klicken Sie auf Sonstiges. In diesem Fall müssen Sie den Servernamen manuell eingeben. Wir raten Ihnen darüber hinaus, eine sichere Verbindung (soweit vorhanden) zu verwenden.

      Seien Sie vorsichtig mit den Optionen: Nachrichten werden standardmäßig vom Server gelöscht. Sie finden weitere Informationen über die Optionen in diesem Abschnitt der Online-Hilfe.

    5. Option: Nachrichten auf dem Server belassen [top]
      Die Nachrichten werden auf dem externen E-Mail-Server belassen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese Option aktivieren, denn sie kann zu zwei unterschiedlichen Problemen führen.

      Auf der einen Seite könnte Ihr Posteingang überfüllt werden, wenn der Server nie aufgeräumt wird, und deshalb eintreffende Nachrichten ablehnen. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie Ihren Posteingang auf dem externen Server regelmäßig aufräumen.

      Auf der anderen Seite speichert ContactOffice eine Liste bereits heruntergeladener Nachrichten, um in der Lage zu sein, die neuen Nachrichten zu erkennen. Diese Liste kann nur eine begrenzte Anzahl von Einträgen aufnehmen. Falls auf dem externen Server mehr Nachrichten liegen als die Liste Einträge aufnehmen kann, wird der automatische Abruf deaktiviert und der manuelle Abruf scheitert.

    6. Option: Nur neue Nachrichten herunterladen [top]
      Wenn Sie Nachrichten auf dem externen E-Mail-Server lassen, versichern Sie sich, dass Sie diese Option aktivieren, damit nur neue Nachrichten heruntergeladen werden.
    7. Option: Automatischer Abruf [top]
      Nachrichten werden automatisch heruntergeladen, selbst wenn Sie nicht eingeloggt sind.
    8. Manuelles Abrufen [top]
      Rufen Sie die Aktionen der externen E-Mail-Adresse auf und wählen Sie Nur dieses Konto abrufen oder klicken Sie auf Alle Konten abrufen in der Menüleiste, um alle externen Adressen abzurufen. Es erscheint ein Fortschrittsbalken. Sie können den Download jederzeit unterbrechen, in dem Sie auf Abbrechen klicken.

      Verwenden Sie am besten das automatische Abrufen, um den Aufwand manueller Abrufe zu vermeiden.

    9. Absenderadresse für Antworten [top]
      Wenn Sie externe E-Mail-Adressen mit POP3 abrufen, fügen Sie diese Adressen zu Ihren persönlichen Daten hinzu. Dann wird zukünftig automatisch die richtige Adresse ausgewählt, wenn Sie eine Nachricht beantworten.
    10. Ein POP3-Konto bearbeiten [top]
      Das Bearbeiten kann erforderlich sein, wenn die Benutzerdaten falsch sind, Ihr Passwort geändert wurde oder Sie die Einstellungen ändern möchten.

      Rufen Sie die Aktionen der externen Adresse auf und wählen Sie Bearbeiten.

    11. Ein POP3-Konto löschen [top]
      Rufen Sie die Aktionen der externen E-Mail-Adresse auf und wählen Sie Löschen. Nachrichten, die Sie bereits heruntergeladen haben, sind vom Löschen der externen Adresse nicht betroffen. Wenn Sie diese Adresse in Ihren persönlichen Daten abgelegt haben, können Sie sie dort ebenfalls löschen.

    Externe E-Mail-Adressen abrufen (IMAP)

    1. Externe POP- oder IMAP-Adresse ? [top]
      Wenn Sie über weitere E-Mail-Adressen verfügen, können Sie sie hier hinzufügen und damit Nachrichten verschicken und empfangen. Die meisten E-Mail-Server von Drittanbietern bieten POP und IMAP.
      • Wählen Sie POP, um alle Ihre E-Mails in einem einzigen Posteingang zu sammeln, nämlich dem des Nachrichten-Tools
      • Wählen Sie IMAP, wenn Sie Ihre E-Mail-Adressen in getrennten Postfächern verwalten möchten. Darüber hinaus erleichtert IMAP das Management eines einzigen Postfachs von mehreren Zugriffspunkten: Web-Oberfläche, E-Mail-Software auf Ihrem Computer, Smartphone, Tablet, etc.
    2. Funktionen [top]
      Sie können E-Mail-Postfächer abrufen, die auf IMAP-Servern Dritter gehostet werden.

      Mit dem IMAP-Client werden die Nachrichten einfach auf der Benutzeroberfläche des virtuellen Büros angezeigt, aber nicht gespeichert, um ein doppeltes Speichern zu vermeiden. Die Nachrichten liegen also nur auf dem Drittserver.

      Es ist normal, dass der IMAP-Client etwas langsam ist, denn er muss die Nachrichten vom Drittserver über das Internet abrufen, was viel langsamer ist, als wenn er sie von seinen lokalen Servern abrufen würde.

      Nachrichten, die Sie aus dem virtuellen Büro absenden, werden im Gesendet-Ordner des Drittservers gespeichert. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht verfassen, stellen Sie bitte sicher, dass die gewählte Absender-Adresse diejenige ist, die in den Einstellungen auf dem Remote Server eingerichtet ist.

      Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung, sofern der Remote Server sie durchführen kann:

      • Tags (Hinweis: In diesem Fall darf der Tag-Namen keine Leerzeichen enthalten)
      • Suchen
      • Sortieren
      Hinweis: Dieser IMAP-Server ohne Speichern wird für den Import oder Export von Nachrichten nicht empfohlen.
    3. Einschränkungen [top]
      Da die Nachrichten nicht im ContactOffice gespeichert werden, verfügt der IMAP-Client über Einschränkungen. Die folgenden Funktionen sind nicht verfügbar:
      • Empfangsbestätigungen
      • Filter
      • Kommentare bei einer Nachricht
      • Archivieren
      • Threads
      • Import der Nachrichten auf einen Remote Server

      Außerdem:

      • Es ist nicht möglich, einen Ordner zwischen einer IMAP-Adresse und Ihrer Haupt-Email-Adresse zu verschieben. Diese Funktion wurde nicht für den Import von Nachrichten entwickelt.
      • Nachrichten mit Anhang werden nicht als solche dargestellt (keine Ikone)
      • Nachrichten, die beantwortet oder weitergeleitet wurden, werden als solche dargestellt, aber nur während der laufenden Session.
      • Um den IMAP-Client verwenden zu können, benötigen Sie eine Haupt-Email-Adresse im ContactOffice, selbst wenn Sie diese nicht nutzen.
    4. Zugriff auf externe E-Mail-Adressen [top]
      Gehen Sie zu Einstellungen, dann zu Nachrichten und wählen Sie dann Externe Adressen.
    5. Einstellungen [top]
      • Klicken Sie auf Neu in Externe Adressen
      • Klicken Sie auf Sonstiges (IMAP).
      • Geben Sie im E-Mail-Feld die exakte E-Mail-Adresse auf dem Remote Server ein. Diese Adresse wird dann automatisch zu Ihren persönlichen Daten hinzugefügt, damit Sie damit Nachrichten versenden können.
      • Im Typ-Feld wählen Sie zwischen einer IMAP- oder IMAP-S-Verbindung (gesichert). Hinweis: Es ist möglich, dass Ihr Remote Server keine IMAP-S-Verbindungen zulässt.
      • Geben Sie abschließend die Remote Server-Adresse ein sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort.
      • Klicken Sie auf Speichern und markieren Sie zur Aktivierung das Kästchen vor dem Remote Server.
      Nach dem Setup erscheint ein neuer Ordner im Nachrichten-Tool. Seine Bezeichnung ist die E-Mail-Adresse auf dem Remote Server.

      Hinweis: Einige IMAP-Server speichern alle Ordner im Posteingang. Aus diesem Grund zeigt die Benutzeroberfläche des virtuellen Büros die Nachrichten aus dem Posteingang im Hauptordner an (der Ordner mit der Bezeichnung E-Mail-Adresse auf dem Remote Server) und nicht in einem Ordner mit der Bezeichnung "Posteingang". Die anderen Ordner erscheinen ebenfalls in diesem Hauptordner.

    Zugriff mit POP3-Software

    1. Funktionen [top]
      Falls Ihr Abonnement es zulässt, können Sie das Postfach mit traditioneller E-Mail-Software abrufen.
    2. Kompatible Software [top]
      Software, die POP3 nutzt: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, usw.
    3. Software-Einstellungen [top]
      Erstellen Sie ein neues Konto in der E-Mail-Software, indem Sie die folgenden Parameter nutzen:
      • Benutzername: BENUTZERNAME
      • Passwort POP3-Account: Ihr ContactOffice Passwort
      • POP3-Server: pop.contactoffice.com
      • Port: 995
      • Sicherheit: TLS/SSL
      • Authentifizierung: normal (auch LOGIN oder EINFACH genannt)
      Diese Einstellungen schützen Ihr Passwort und stellen eine sichere Kommunikation sicher.

      Für weitere Unterstützung beim Einrichten eines Benutzerkontos in Ihrer Software sehen Sie bitte in der Softwaredokumentation nach.

    4. SMTP-Relay [top]
      Mit dem SMTP-Relay (Postausgangsserver) müssen Sie nicht jedes Mal den SMTP-Server wechseln, wenn Sie sich über ein anderes Netz einwählen.

      Erstellen Sie ein neues Benutzerkonto in der E-Mail-Software mit den folgenden Einstellungen:

      • Benutzerkonto: BENUTZERNAME
      • Passwort: Ihr ContactOffice Passwort
      • SMTP-Server: smtp.contactoffice.com
      • Port: 465
      • Sicherheit: TLS/SSL
      • Authentifizierung: normal (auch LOGIN oder EINFACH genannt)
      Diese Einstellungen schützen Ihr Passwort und garantieren eine sichere Kommunikation.

      Für weitere Unterstützung beim Einrichten eines Benutzerkontos sehen Sie bitte in der Softwaredokumentation nach.

      Hinweis: Dieses SMTP Relay darf nicht für den Versand unaufgeforderter Werbe-E-Mails oder den Versand von Massen-E-Mails (erwünscht oder unerwünscht) verwendet werden. Um eine möglichst hohe Servicequalität zu garantieren, ist die Anzahl der Nachrichten, die Sie versenden können und die Anzahl der Empfänger je Nachricht begrenzt. Im Fall eines Missbrauchs wird die Systemverwaltung Ihren Zugriff auf den SMTP-Relay ohne vorherige Ankündigung blockieren.

    5. POP3-Zugriff und ContactOffice Web-Client [top]
      Falls Sie die E-Mail-Software so konfigurieren, dass die Nachrichten auf dem Server bleiben, haben Sie darauf auch jederzeit mit dem ContactOffice Web-Client Zugriff. Vermeiden Sie, dass Ihr Postfach zu voll ist, da sonst eingehende Nachrichten zurückgewiesen werden.

      Falls Sie Ihre Software so konfigurieren, dass die Nachrichten vom Server gelöscht werden, werden diese in den Papierkorb verschoben, wenn Sie sie herunterladen. Sie müssen nicht den Web-Client verwenden, um von Zeit zu Zeit den Papierkorb zu leeren: Er wird automatisch geleert, wenn neue Nachrichten eingehen und der von den Nachrichten im Papierkorb belegte Speicherplatz benötigt wird.

      Falls Sie Filter nutzen, die Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben, können Sie diese Nachrichten nicht mit Ihrer POP3-Software herunterladen. Nachrichten im Ordner "Spam?" werden auch nicht heruntergeladen: Sie müssen regelmäßig über den Web-Client überprüfen, ob eine gültige Nachricht in den Spamordner verschoben wurden. IMAP4 hat diese Einschränkungen nicht.

    Zugriff mit IMAP4-Software

    1. Funktionen [top]
      Falls Ihr Abonnement es zulässt, können Sie das Postfach mit traditioneller E-Mail-Software überprüfen.

      Vorteile von IMAP gegenüber POP3

      • IMAP ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Nachrichten (persönliche Ordner und gesendete Nachrichten inbegriffen), während Sie über POP3 nur neue Nachrichten in das Postfach bekommen. Mit anderen Worten, IMAP ermöglicht ein Synchronisieren zwischen ContactOffice und einer E-Mail-Software. Das Synchronisieren kann auf die häufig benutzten Ordner beschränkt werden. Falls Sie Ihre Software so einrichten, dass vollständige Nachrichten (und nicht nur die Überschriften) heruntergeladen werden, können Sie die Nachrichtenfunktion auch offline nutzen.
      • IMAP lässt die Nachrichten auf dem Server. Abhängig von den Umständen haben Sie Zugriff auf alle Ihre Nachrichten, indem Sie den ContactOffice Web-Client oder Ihre E-Mail-Software nutzen, ohne dass das Risiko des Verlustes von Nachrichten besteht.
      • IMAP ist schneller, da es nur die Überschriften (Absender, Betreff usw.) herunterlädt. Erst wenn Sie die Nachricht lesen möchten, wird der verbleibende Inhalt (Nachrichtentext und Anlagen) heruntergeladen. Ihr Computer muss deshalb mit dem Internet verbunden sein, wenn Sie die Nachrichten lesen möchten (das gilt nicht für bereits vollständig herunter geladene Nachrichten).
    2. Kompatible Software [top]
      Software, die zu IMAP4 kompatibel ist: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, usw.
    3. Software-Einstellungen [top]
      • IMAP4-Account: BENUTZERNAME
      • IMAP4-Passwort: Ihr ContactOffice Passwort
      • IMAP4-Server: imap.contactoffice.com
      • Port: 993
      • Sicherheit. TLS/SSL
      • Authentifizierung: normal (auch LOGIN oder EINFACH genannt)
      Diese Einstellungen schützen Ihr Passwort und garantieren eine sichere Kommunikation.

      Für weitere Unterstützung beim Einrichten eines Benutzerkontos in Ihrer Software sehen Sie bitte in der Softwaredokumentation nach.

      Tipps

      • Da Ordnernamen kein Standardformat haben, kann es sein, dass die Software ausschließlich den Posteingang und den Papierkorb erkennt. Andere Ordner (Gesendet oder Entwürfe) werden unter Umständen nicht erkannt und die Software erstellt dann ihre eigenen Ordner. Sie können die Software dazu zwingen, die ContactOffice Ordner zu verwenden, indem Sie die Einstellungen für die Ordnernamen auf "Gesendete Objekte" (nicht "gesendet") und "Entwürfe" ändern. In Outlook rufen Sie die IMAP-Konteneinstellungen auf, wählen Sie den IMAP-Tab und bearbeiten Sie den Ordnernamen.
      • Wenn Outlook erstmals die Verbindung herstellt, ist nur der Posteingang für die Synchronisierung markiert. Markieren Sie andere Ordner, wenn Sie möchten, dass diese auch synchronisiert werden.
      • Wenn Sie eine E-Mail mit der Software beantworten, wird die Antwort in einem Ordner "Gesendete Objekte" gespeichert. Sie können diese Nachricht dann in den "Gesendet"-Ordner von ContactOffice verschieben und die Software-Einstellungen bearbeiten, damit letzterer automatisch genutzt wird.
    4. SMTP-Relay [top]
      Mit dem SMTP-Relay (Postausgangsserver) müssen Sie nicht jedes Mal den SMTP-Server wechseln, wenn Sie sich über ein anderes Netz einwählen.

      Erstellen Sie ein neues Benutzerkonto in der E-Mail-Software mit den folgenden Einstellungen:

      • Benutzerkonto: smtp.contactoffice.com
      • Passwort: Ihr BENUTZERNAME Passwort
      • SMTP-Server: $3
      • Port: 465
      • Sicherheit: TLS/SSL
      • Authentifizierung: normal (auch LOGIN oder EINFACH genannt)
      Diese Einstellungen schützen Ihr Passwort und garantieren eine sichere Kommunikation.

      Für weitere Unterstützung beim Einrichten eines Benutzerkontos sehen Sie bitte in der Softwaredokumentation nach.

      Hinweis: Dieses SMTP Relay darf nicht für den Versand unaufgeforderter Werbe-E-Mails oder den Versand von Massen-E-Mails (erwünscht oder unerwünscht) verwendet werden. Um eine möglichst hohe Servicequalität zu garantieren, ist die Anzahl der Nachrichten, die Sie versenden können und die Anzahl der Empfänger je Nachricht begrenzt. Im Fall eines Missbrauchs wird die Systemverwaltung Ihren Zugriff auf den SMTP-Relay ohne vorherige Ankündigung blockieren.

    5. IMAP-Zugriff und ContactOffice Web-Client [top]
      Der Einsatz von IMAP4 hat keine Auswirkung auf den ContactOffice Web-Client.

      Wenn Sie eine Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm löschen, erscheint ihr Titel durchgestrichen im Web-Client von ContactOffice. Das bedeutet, dass die Nachricht im Programm, aber nicht auf dem Server gelöscht wurden. Um sie auf dem Server zu löschen, nutzen Sie ein spezielles Kommando ("Ordner Gelöschte Nachrichten leeren" im Bearbeiten-Menü von Outlook).

    6. Nachrichten importieren und exportieren [top]
      Wenn Sie IMAP4 nutzen, können Sie einfach E-Mails importieren, die schon mit einem E-Mail-Programm empfangen oder gesendet wurden - oder umgekehrt, empfangene oder gesendete E-Mails in traditionelle E-Mail-Programme exportieren.

      In Ihrer Software sind Nachrichten mit einem bestehenden Konto verbunden; wir nennen es ein Standard-Konto. Erstellen Sie ein weiteres Konto (ein mit ContactOffice verbundenes IMAP4-Konto) und dann verschieben Sie Ordner oder Nachrichten von einem Konto zu dem anderen, indem Sie Drag & Drop nutzen. Danach löschen Sie das IMAP4-Konto.

      • Nachrichten importieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem Standard-Konto in das IMAP4-Konto.
      • Nachrichten in Ihre Email-Software exportieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem IMAP4-Konto in Ihr Standard-Konto.

    Synchronisieren mit Mobiltelefon

    1. Funktionen [top]
      Synchronisieren Sie Ihre Smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) Apps mit den ContactOffice Nachrichten, Kalender und Adressbuch. Greifen Sie auf ContactOffice Daten direkt in Ihrer Smartphone-App zu (Beispiel: die iPhone Kalender-App) und synchronisieren Sie die Daten.

      Sie können mehrere Endgeräte synchronisieren, dabei fungiert ContactOffice als Synchronisierungsserver.

      Sollte während des Synchronisierungsprozesses ein Problem auftreten (Verbindung verloren, Akku leer, etc.), geht die nächste Synchronisierung davon aus, dass die aktuellsten Daten auf ContactOffice liegen.

      Damit bleiben die Daten immer auf Ihrem Smartphone präsent.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind.
      2. Tippen Sie auf 'Einstellungen' auf dem Home-Bildschirm.
      3. Wählen Sie 'Mail', 'Kontakte' oder 'Kalender'.
      4. Tippen Sie auf 'Konto hinzufügen'.
      5. Tippen Sie auf das 'Exchange' Logo.
      6. Geben Sie nun die Informationen zu Ihrem ContactOffice-Konto ein:
        • E-Mail: Ihre ContactOffice E-Mail-Adresse
        • Kennwort: Ihr ContactOffice-Passwort
        • Beschreibung: 'ContactOffice'
      7. Tippen Sie auf 'weiter' und geben Sie dann ein:
        • Server-Namen: www.contactoffice.com
        • Benutzername: BENUTZERNAME (Ihr ContactOffice-Benutzernamen)
      8. Tippen Sie auf 'weiter' und Ihr Endgerät wird die Konfiguration überprüfen. Standardmäßig synchronisiert es alle 5 Datentypen (Mail, Kontakte, Kalender, Erinnerungen und Notizen) mit ContactOffice, schalten Sie Nachrichten und Notizen aus, da ContactOffice diese nicht bedient. Sie können falls erforderlich auch andere Tools ausschalten.
        Tippen Sie auf 'Speichern'.
        Ab diesem Zeitpunkt werden die Daten synchronisiert. Die für das erste Synchronisieren benötigte Zeit hängt vom Datenvolumen ab.
      9. Standardmäßig synchronisiert das Endgerät die Mails für die letzten 7 Tage. Sie können eine andere Einstellung in 'Einstellungen' > 'Mail' > Die Kontobeschreibung, die Sie gewählt haben > 'E-Mails zu sync.' festlegen.
      Hinweis: Hilfe für iOS 10.
    3. Android (Samsung, enz.) [top]
      Da es unzählige Versionen des Android-Betriebssystems gibt, ist es unmöglich, einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für jede dieser Versionen zu erstellen.

      Als Grundregel:

      1. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind.
      2. Tippen Sie auf das Symbol 'Einstellungen'.
      3. Wechseln Sie zur Rubrik 'Konten' und tippen Sie auf 'Konten' unter 'Meine Konten'.
      4. Tippen Sie auf 'Konto hinzufügen'.
      5. Tippen Sie auf 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      6. Geben Sie die Verbindungseinstellungen für ContactOffice ein, wahrscheinlich unter 'Manuelle Einstellungen':
        • E-Mail-Adresse: Ihre ContactOffice E-Mail Adresse
        • Login: BENUTZERNAME
        • Passwort: Ihr ContactOffice Passwort
        • Server: www.contactoffice.com
        • SSL: ja
        .
      7. Ihr Android-Smartphone versucht nun, mit dem Server zu kommunizieren.
        Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis die Daten angezeigt werden.
      8. Passen Sie die Einstellungen Ihren Vorstellungen an.
      9. Vergeben Sie einen Namen für diese Verbindung und tippen Sie auf 'Fertig'.
      10. Das Synchronisieren der Daten beginnt.
      11. Anderenfalls können Sie es manuell starten: Gehen Sie zu den Schritten 2 und 3 zurück und tippen Sie auf 'Alles synchronisieren'.
      12. Die für das erste Synchronisieren benötigte Zeit hängt vom Datenvolumen ab.
    4. Sonstige [top]
      Alle Endgeräte und Software-Anwendungen, die ein Synchronisieren mit einem Exchange Server erlauben, können mit ContactOffice synchronisiert werden:
      • Windows Phone
      • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: direkt für neuere Versionen und über AstraSync für ältere
      • Nokia über "Mail for Exchange"
      • eM Client
      • etc.
      Verwenden Sie als Einstellungen Ihr Login (BENUTZERNAME) und ContactOffice Passwort, Ihre E-Mail-Adresse und als Server-Name: www.contactoffice.com. Verwenden Sie falls möglich eine sichere Verbindung.

    Synchronisieren mit Outlook

    1. Funktionen [top]
      Outlook (2013, 2016) kann direct mit ContactOffice synchronisiert werden.

      Sie können Ihre E-Mails, Kontakte und Ihren Kalender zwischen ContactOffice und Outlook synchronisieren. Daten aus ContactOffice erscheinen in Outlook allerdings in einem eigenen Ordner. Daten, die sich bereits in Outlook befinden, erscheinen nicht in ContactOffice, es sei denn Sie importieren sie in ContactOffice.

      Hinweis: Outlook trennt die Serververbindung, wenn etwas mit dem Synchronisieren nicht funktioniert. Um sich wieder mit dem Server zu verbunden, wählen Sie den "Senden/Empfangen"-Tab und klicken Sie zweimal auf die "Offline arbeiten"-Schaltfläche.

    2. Settings [top]
      1. Wählen Sie den "Datei"-Tab
      2. Wahlen Sie "Informationen" in der linken Spalte (sofern dies nicht bereits ausgewählt ist) und klicken Sie dann auf die "Konto hinzufügen"-Schaltfläche
      3. Wählen Sie "Manuelles Setup" oder zusätzliche Servertypen". Klicken Sie auf "Weiter"
      4. Wählen Sie "Exchange ActiveSync". Klicken Sie auf "Weiter".
      5. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Server (www.contactoffice.com), Ihren Benutzernahmen (BENUTZERNAME) und das ContactOffice-Passwort ein. Klicken Sie auf "Weiter".
      6. Klicken Sie auf "Fertigstellen"

    Empfangsbestätigungen

    1. Definition [top]
      Eine Empfangsbestätigung bestätigt, dass die Nachricht vom Empfänger geöffnet wurde, aber sie garantiert nicht, dass die Nachricht auch gelesen wurde. Zudem ist der Empfänger nicht verpflichtet, eine Bestätigung zu senden, selbst wenn er die Nachricht gelesen hat. Seine E-Mail-Software kann beispielsweise nicht über diese Funktion verfügen.

      Die Empfangsbestätigung ist eine E-Mail, ihr Inhalt hängt von der E-Mail-Software ab. Üblicherweise zitiert ihr Betreff den Betreff der ursprünglichen Nachricht.

    2. Eine Empfangsbestätigung abfragen [top]
      Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wählen Sie das Kästchen Empfangsbestätigung unter Mehr (rechts).
    3. Eine Empfangsbestätigung senden [top]
      Wenn eine Nachricht, die Sie empfangen, eine Empfangsbestätigung abfragt, erscheint der folgende Text: "Der Absender dieser Nachricht hat eine Bestätigung angefordert, wenn die Nachricht gelesen wurde. Möchten Sie eine Bestätigung senden?" Klicken Sie auf Ja oder Nein.

    Prioritäten

    1. Definition [top]
      Die Priorität einer E-Mail informiert den Empfänger über die Dringlichkeit der Nachricht. Sie hat keine Auswirkung auf die elektronischen Mailserver: eine Nachricht mit hoher Priorität wird nicht schneller gesendet.
    2. Die Dringlichkeit festlegen [top]
      Wenn Sie eine Nachricht erstellen, wählen Sie ihre Dringlichkeit im Pull-down Menü Mehr. Der Standardwert ist "normal".
    3. Die Dringlichkeit anzeigen [top]
      Eine Nachricht mit hoher oder der höchsten Dringlichkeit wird mit einem roten Ausrufezeichen angezeigt.

    Tags

    1. Wozu gibt es Tags? [top]
      Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
    2. Zugriff auf die Tags [top]
      Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
    3. Einen Tag erstellen [top]
      Rufen Sie die Tags eines beliebigen Datensatzes auf und klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie die neue Tag-Bezeichnung ein und wählen Sie eine Farbe (optional).
    4. Einen Tag bearbeiten [top]
      Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
    5. Einen Tag löschen [top]
      Rufen Sie im linken Bereich des Bildschirms die Tag-Aktionen auf und wählen Sie Löschen.
    6. Objekt mit Tags versehen [top]
      Wählen Sie Tags in den Aktionen des Objekts. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.

      Eine weitere Methode: Wählen Sie einen Tag links, ohne die Maustaste loszulassen und bewegen sie ihn zum Objekt (Drag & Drop). Sie können auch beim Objekt starten und dieses auf den Tag ziehen.

    7. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen [top]
      Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
      • Klicken Sie auf einen Tag im linken Teil des Bildschirms. Falls der Tag nicht angezeigt wird, öffnen Sie ihn durch Anklicken des Dreiecks. Um zum Standardbildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf den aktuellen Ordner (Mein Kalender, Meine Kontakte, etc.)
      • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag
    8. Eine Tag mit den Filtern setzen [top]
      Filter können einen Tag automatisch für einige Bedingungen (Absender, Betreff, etc.) setzen.

    Kommentare

    1. Einen Kommentar hinzufügen [top]
      Sie können einer E-Mail einen Kommentar hinzufügen. Er wird getrennt von der E-Mail selbst abgespeichert und nur Ihnen angezeigt.

      Wählen Sie Kommentare in den Aktionen der Nachricht. Nachrichten mit einem Kommentar werden mit einem speziellen Icon angezeigt.

    2. Einen Kommentar mit den Filtern setzen [top]
      Filter können einen Kommentar automatisch für einige Bedingungen (Absender, Betreff, etc.) setzen.

    Anti-Spam

    1. Definition [top]
      Die Anti-Spam-Funktion arbeitet auf Ebene des E-Mail-Servers und scannt jede eingehende Nachricht, um Spam-Mails (unerwünschte Werbe-E-Mails) dann automatisch zu löschen.

      Die Filter kommen nach der Anti-Spam-Funktion zum Einsatz: die automatische Antwort (die ja ein spezieller Filter ist) antwortet nicht auf Spam E-Mails.

    2. Benachrichtigungen [top]
      Als Spam eingestufte Nachrichten werden automatisch in den Spam? -Ordner verschoben. Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob eine gültige Nachricht nicht als Spam eingestuft wurde.
    3. Eine Nachricht als keine Spam-Nachricht markieren [top]
      Es kann vorkommen, dass eine normale Nachricht als Spam erkannt und deshalb in den Spam?-Ordner verschoben wird. Falls Sie dies ändern möchten, wählen Sie Markieren in den Aktionen und dann kein Spam. Die Nachricht wird dann automatisch in den Posteingang verschoben und das Anti-Spam-System kontinuierlich verbessert.
    4. Eine E-Mail als Spam kennzeichnen [top]
      Falls eine Spam-Nachricht nicht als solche erkannt wurde und Sie sie melden möchten, wählen Sie Markieren in den Aktionen und dann Spam. Die Nachricht wird dann automatisch in den Spam-Ordner verschoben und das Anti-Spam-System kontinuierlich verbessert.

    Importieren

    1. Dateien importieren [top]
      Sie können E-Mails im .eml-Format (Outlook) importieren.
      1. Speichern Sie die .eml-Dateien in einem Ordner mit der Bezeichnung "E-Mail".
      2. Wenn Sie möchten, speichern Sie die einzelnen .eml-Dateien in Unterordnern, deren Namen den Ordernamen des virtuellen Büros entsprechen: "Posteingang", "Gesendet", etc. Falls der Unterordner im virtuellen Büro nicht existiert, wird er automatisch erstellt.
      3. Komprimieren Sie den E-Mail-Ordner mit Win-ZIP
      4. Klicken Sie auf Import
    2. Nachrichten importieren und exportieren [top]
      Wenn Sie IMAP4 nutzen, können Sie einfach E-Mails importieren, die schon mit einem E-Mail-Programm empfangen oder gesendet wurden - oder umgekehrt, empfangene oder gesendete E-Mails in traditionelle E-Mail-Programme exportieren.

      In Ihrer Software sind Nachrichten mit einem bestehenden Konto verbunden; wir nennen es ein Standard-Konto. Erstellen Sie ein weiteres Konto (ein mit ContactOffice verbundenes IMAP4-Konto) und dann verschieben Sie Ordner oder Nachrichten von einem Konto zu dem anderen, indem Sie Drag & Drop nutzen. Danach löschen Sie das IMAP4-Konto.

      • Nachrichten importieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem Standard-Konto in das IMAP4-Konto.
      • Nachrichten in Ihre Email-Software exportieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem IMAP4-Konto in Ihr Standard-Konto.

    Archivieren

    1. Definition [top]
      Das Archivieren ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu exportieren, um Speicherplatz zu gewinnen, ohne dass alte Nachrichten gelöscht werden müssen.

      Die Nachrichten werden in einer Datei mit der .eml-Endung (Outlook Format) archiviert, in einer .zip-Datei komprimiert und im Dokumententool archiviert (vorausgesetzt, es ist genug Speicherplatz vorhanden).

    2. Ein Archiv erstellen [top]
      • Gehen Sie zu dem Ordner (oder Unterordner), dessen Nachrichten Sie archivieren möchten.
      • Falls Sie nur einige Nachrichten archivieren möchten, wählen Sie diese aus, indem Sie auf die entsprechenden Kästchen klicken.
      • Dann klicken Sie auf Archiv und entscheiden Sie, ob Sie nur ausgewählte Nachrichten, alle Nachrichten oder alle Nachrichten in dem Ordner, die älter sind als das angegebene Datum, archivieren möchten. Eine weitere Option ermöglicht es Ihnen, alle Nachrichten nach dem Archivieren zu löschen.
      • Das Archiv wird automatisch erstellt und befindet sich im Dokumententool, falls ausreichend Kapazität zur Verfügung steht. Der Name des Archivordners ist der Tag der Erstellung, Sie können ihn jedoch jederzeit umbenennen.
      • Ein Archiv verwenden [top]
        Sie können Ihr Archiv im Dokumententool ablegen und/oder auf Ihren Computer herunterladen.

        Um ein Archiv aufzurufen, laden Sie es herunter und öffnen es mit einem Doppelklick. Die Liste der archivierten Nachrichten erscheint: Sie sind im .eml-Format (kompatibel mit Outlook) abgelegt. Öffnen Sie jede beliebige Nachricht mit einem Doppelklick.

    Drucken

    1. Nachrichten drucken [top]
      Rufen Sie die Aktionen der Nachricht auf und wählen Sie Drucken.

    Einstellungen

    1. Zugriff auf Einstellungen [top]
      Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf die Einstellungen zuzugreifen:
      • Wählen Sie in der horizontalen Menüleiste das Symbol Einstellungen.
      • In den einzelnen Tools klicken Sie auf die "..." Schaltfläche in den Aktionen und wählen Sie dann Einstellungen.
      • Klicken Sie auf Ihren Namen rechts oben auf dem Bildschirm, damit das Menü angezeigt wird, und wählen Sie dann Einstellungen.
    2. Externe Bilder anzeigen [top]
      Wenn sich externe Bilder in einer Nachricht befinden, d.h. die Bilder werden auf einem Server gehostet und nicht direkt in der Nachricht, werden sie nicht angezeigt. Externe Bilder können nämlich den Absender darüber informieren, dass Sie die Nachricht geöffnet haben. Dieser kann daraus zum Beispiel ableiten, dass Ihre E-Mail-Adresse gültig und aktiv ist. Dies sind gerade für Versender von Spam-Nachrichtigen nützliche Informationen.

      Wenn Sie allerdings möchten, dass externe Bilder immer angezeigt werden, aktivieren Sie einfach diese Option.

    3. Kompaktmodus [top]
      Im Kompaktmodus zeigt die Nachrichtenliste eine größere Anzahl von Nachrichten an, da jede von ihnen auf eine Zeile anstatt auf zwei reduziert wird.
    4. Automatische Übermittlung [top]
      Neben Automatisches Weiterleiten, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein. Die weitergeleiteten Nachrichten werden automatisch gelöscht.

      Um diese automatische Weiterleitung abzustellen, löschen Sie die eingegebene Adresse.

      Überprüfen Sie, dass Sie keine Endlosschleife erstellt haben! Falls die für die automatische Weiterleitung eingegebene Adresse an die ursprüngliche E-Mail-Adresse weiterleitet, löst dies eine Endlosschleife aus und endet mit einer unbegrenzten Vervielfachung der Nachrichten. Falls Sie eine externe POP3-Adresse abrufen, alle eingehenden Nachrichten aber an diese Adresse weiterleiten, ruft dies ebenso eine Endlosschleife hervor.

    5. Abwesenheitsnotiz [top]
      Aktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten, wenn Sie über einen bestimmten Zeitraum (Urlaub, Reise, etc.) nicht in der Lage sind, Ihre E-Mails abzurufen. Sie können das Anfangs- und Enddatum selbst einstellen. Sie können darüber hinaus den Standard-Betreff- und Standardmeldungstext bearbeiten. Wir raten Ihnen, eine persönliche Mitteilung einzugeben, um den Absender darüber zu informieren, wann Sie zurückkehren, an wen er sich in dringenden Angelegenheiten wenden kann, etc.

    Konto

    1. Größenbeschränkungen [top]
      Die maximale Größe einer Nachricht darf unabhängig vom Abonnement 50 MB nicht überschreiten.

      Die maximale Größe der eingehenden Nachricht (Text und Anlagen) ist auch durch den vorhandenen Platz in Ihrem Postfach vorgegeben, der sowohl abhängig vom Speicherplatz für Ihr Abonnement als auch vom schon genutzten Platz ist. Eine Messlatte erscheint unterhalb der Ordnerliste.

      Um den verfügbaren Platz zu erhöhen, archivieren oder löschen Sie alte Nachrichten oder wählen Sie ein höheres Abonnement.

    2. Suffix der E-Mail-Adressen [top]
      Sie können jemandem ein Suffix geben oder in ein Webformular eine E-Mail-Adresse mit einem Suffix eingeben, so dass Sie bemerken, wenn Ihre E-Mail-Adresse einer anderen Person übermittelt wurde. Falls Ihre E-Mail-Adresse die Form Vorname.Nachname@domain.de hat, besteht eine Adresse mit Suffix aus Vorname.Nachname+Suffix@domain. Beispiel: edgar.schmidt@domain.de wird zu edgar.schmidt+amazon@domain.de.

    E-Mail-Adresse mit Ihrem eigenen Domainnamen

    1. Was ist eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain ? [top]
      Anstatt einer E-Mail-Adresse, die mit dem Domainnamen des virtuellen Büros erstellt wurde, können Sie auch direkt Ihren Domainnamen auf unseren Servern nutzen. Unsere Server werden dann zum offiziellen E-Mail-Server Ihres Domainnamens.

      Bedingungen

      • Sie müssen eine eigene Domain besitzen. Wir verkaufen keine Domains: Falls Sie keine besitzen, kontakten Sie bitte einen entsprechenden Dienstleister.
      • Sie müssen ein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen haben.

      Folgen

      • Sie behalten Ihre E-Mail-Adresse mit der ContactOffice-Domainendung, die Adresse mit Ihrer eigenen Domain wird als Alias hinzugefügt.
      • Alle E-Mails - zu welcher Adresse Ihres Domainnamens sie auch immer gesendet werden - landen auf unseren Servern: Es ist dementsprechend nicht möglich, nur bestimmte Adressen zu übertragen.
    2. Vorgehensweise, falls Ihre E-Mail Domain nicht in Gebrauch ist [top]
      1. Bearbeiten Sie (oder beauftragen Sie Ihren Dienstleister damit) die "MX Records" (MX = mail exchangers) Ihrer Domain folgendermaßen:

        ihrname.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        ihrname.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        Hinweis: Beide Einträge sind wichtig, um ein optimales Load Balancing und Failover sicherzustellen.
        Hinweis: Die "." am Zeilenende sind zwingend erforderlich, falls Sie sie nicht setzen, werden die MX Records fehlerhaft sein.
      2. Eine Namensänderung im Domain Name System (DNS) kann zwischen mehreren Stunden und mehreren Tagen dauern. Deshalb sollten Sie mindestens 24 Stunden warten, bis die Änderung erfolgt ist.
      3. Dann kontaktieren Sie uns per E-Mail und teilen uns Ihren Domainnamen, Ihre Login-Daten und die gewählte E-Mail-Adresse mit.

        Wenn mehrere Adressen erstellt werden müssen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung und teilen Sie uns die Liste der Adressen mit den entsprechenden Benutzernamen mit.

        Sie können auch nach Alias-Adressen für jede E-Mail-Adresse fragen
    3. Die Vorgehensweise, falls Sie schon einen E-Mail-Server für Ihre Domain besitzen [top]
      Beachten Sie bitte sorgfältig die nachfolgende Vorgehensweise, um den Verlust von Nachrichten zu vermeiden.
      1. Kontaktieren Sie uns per E-Mail und teilen Sie uns Ihren Domain Namen, Ihre Login-Daten und die gewählte E-Mail-Adresse mit.

        Wenn mehrere Adressen eingerichtet werden müssen, teilen Sie uns dies ebenfalls mit und liefern Sie uns eine Addressliste sowie die entsprechenden Login-Daten.

        Sie können auch nach Alias-Adressen für jede E-Mail-Adresse fragen.
      2. Bearbeiten Sie (oder bitten Sie das Unternehmen, bei dem Sie Ihre Domain angemeldet haben darum), die "MX Records" (MX = mail exchangers) Ihrer Domain wie folgt:

        ihredomain.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        ihredomain.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        Wenn Sie für einige Tage weiter Zugriff auf den bisherigen Server haben möchten, sollten Sie den bisherigen Wert des MX Record notieren und seine IP-Adresse finden.
        Hinweis: Die beiden Einträge sind wichtig, um ein gutes Load Balancing und Failover zu garantieren
        Das "." am Ende der Zeile ist zwingend vorgeschrieben: Falls es fehlt, sind die MX Records fehlerhaft.
      3. Die DNS-Verbreitung dauert zwischen mehreren Stunden und mehreren Tagen. Während dieser Zeit sollten Sie Ihre E-Mail weiter über den bisherigen Server abrufen, indem Sie Ihre E-Mail-Software mit der IP-Adresse des bisherigen Servers konfigurieren.
    4. SPF aktivieren [top]
      SPF ist ein einfaches System, das entwickelt wurde, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass jemand Ihre Domain für den Versand von E-Mails benutzt. Sie definieren in Ihrem DNS-Eintrag, welche Server die Berechtigung erhalten, E-Mails mit Ihrer Domain als Absenderadresse zu versenden. Technisch ausgedrückt erstellen Sie einen TXT Record in Ihren DNS-Einstellungen. Bitte kontaktieren Sie Ihren Domain Provider, um Sie dabei zu unterstützen.
      • Wenn Sie E-Mails ausschließlich über ContactOffice (Web-Oberfläche, Postausgangsserver von Computern, Smartphones, Tablets) versenden, verwenden Sie:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com -all
      • Wenn Sie E-Mails auch über andere Server versenden, verwenden Sie:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com ~all
        Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen dem Bindestrich (-) und dem Tilde-Symbol (~)
     

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