Nachrichten senden

  1. Eine Nachricht erstellen [top]
    Im Menü Neu wählen Sie Nachricht
  2. Einen Entwurf erstellen [top]
    Nachdem Sie eine Nachricht geschrieben haben, klicken Sie auf Speichern, um die Nachricht als Entwurf zu speichern. Sie wird nicht gesendet und automatisch in den Entwürfe Ordner verschoben.

    Um die Nachricht weiter zu schreiben und/oder zu senden, gehen Sie zu Entwürfe und klicken auf die Nachricht.

  3. Eine SMS senden [top]
    Geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) ein, gefolgt von @SMS (z.B.: 491711234567@SMS). Anlagen werden nicht zu diesen Empfängern gesendet.
    Beachten Sie bitte: Wir raten Ihnen, Ihre SMS zu unterschreiben, so dass die Empfänger wissen, wer der Absender ist. Wenn Sie eine Antwort per SMS haben möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer in die Nachricht.
  4. Ein Telefax senden [top]
    Geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) gefolgt von @fax (z.B.:4930123456@FAX). Der Inhalt der Nachricht wird auf der ersten Seite gesendet, während Anlagen auf den folgenden Seiten gesendet werden.
    Hinweis: Wir raten Ihnen, Ihre Faxe zu unterschreiben, so dass die Empfänger den Absender erkennen. Wenn Sie eine Antwort per Fax möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer auf die Nachricht.
  5. Absenderadressen [top]
    Sie können verschiedene E-Mail-Adressen als Absender haben. Diese Adressen müssen in Ihre persönlichen Daten eingegeben werden.

    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, klicken Sie auf von, um Ihre persönlichen Daten zu bearbeiten und eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen (oder zu bearbeiten).

    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wählen Sie eine Absenderadresse aus dem Pull-down Menü neben von. Sie können die Standard Absenderadresse einstellen, indem Sie auf Einstellungen klicken.

Adressbücher

  1. Adressen automatisch vorschlagen [top]
    Geben Sie die ersten Buchstaben eines Vornamens, eines Nachnamens oder einer E-Mail-Adresse ein und Sie erhalten eine Vorschlagsliste. Diese Vorschläge stammen aus allen Ihren Kontakttypen: persönliche Kontakte, Gruppenkontakte und Gruppenmitglieder.
  2. Das Adressbuch verwenden [top]
    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, können Sie die Felder An, Cc und Bcc füllen, indem Sie das Adressbuch nutzen und auf An, Cc oder Bcc klicken. Klicken Sie die Kästchen neben den ausgewählten Kontakten an, und die Empfängerdaten erscheinen automatisch in den entsprechenden Feldern.
  3. Eine Nachricht an alle Gruppenmitglieder senden [top]
    Klicken Sie auf An. Wählen Sie die Gruppe im Pull-Down-Menü und wählen Sie dann Gruppenmitglieder in der linken Spalte. Markieren Sie das Bcc Kästchen neben Alle Mitglieder. Auf diese Weise werden die E-Mail-Adressen den Gruppenmitgliedern nicht angezeigt. Wenn Sie möchten, dass die Adressen angezeigt werden, markieren Sie das An oder Cc Kästchen.
  4. Adressen zum Adressbuch hinzufügen [top]
    Wenn eine E-Mail geöffnet ist, klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, um Sie zum Adressbuch hinzuzufügen.

Kontaktlisten

  1. Definition [top]
    Die Kontaktlisten ermöglichen es Ihnen, verschiedene Kontakte aus verschiedenen Adressbüchern zu gruppieren, so dass Sie allen diesen Kontakten in einer Aktion dieselbe Nachricht senden können.

    Sie können verschiedene Adressen gruppieren sowie verschiedene Versandmethoden (An, Cc oder Bcc) und Versandwege (E-Mail, SMS, Fax) kombinieren, falls Ihr virtuelles Büro dies erlaubt.

    Die Anzahl der Listen, die Sie erstellen können, und die Anzahl der Empfänger in diesen Listen hängen von Ihrem Abonnement ab.

    Obwohl sie in beide Richtungen eingesetzt werden können (falls Sie alle Adressen in Cc einfügen und Ihre Adresse in An), sind die Listen eigentlich nur für eine Richtung bestimmt.

    Bitte beachten Sie: Die Listen können nicht außerhalb des virtuellen Büros benutzt werden.

  2. Eine persönliche Liste erstellen [top]
    Klicken Sie auf Listen in der Menüleiste und wählen im nächsten Fenster Privat im Pull-down Menü. Erstellen Sie dann Ihre Liste, indem Sie die entsprechenden Adressen in den Adressbüchern (persönlich oder Gruppe) auswählen.
  3. Eine Gruppenliste erstellen [top]
    Alle Gruppenmitglieder können jederzeit eine Nachricht an die Gruppenliste senden. Nur der Gruppenadministrator kann eine Gruppenliste erstellen und diese bearbeiten.

    Falls Sie der Gruppenadministrator sind, klicken Sie auf Listen, wählen die Gruppe im Pull-down Menü und erstellen dann die Gruppenliste, als würden Sie eine persönliche Liste erstellen. Um den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Gruppenliste zu bearbeiten, klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen der Liste und kreuzen die entsprechenden Kästchen an.

  4. Wichtig: Anzeigen von Adressen verhindern [top]
    Die Liste legt die Position jeder Adresse, die sie enthält, in den verschiedenen Feldern (An, Cc und Bcc) fest. Indem Sie "Nameausderliste@LIST" in An, Cc oder Bcc eingeben, erhalten Sie das selbe Ergebnis.
  5. Eine Liste exportieren [top]
    Um eine Liste in eine CSV- (Komma als Trennzeichen) Datei zu exportieren, klicken Sie auf Exportieren neben der entsprechenden Liste.

Anlagen

  1. Anlagen zum Versand [top]
    Um eine Datei, die auf Ihrem Computer gespeichert ist, zu versenden, klicken Sie auf Anhängen und wählen Sie dann Anhang.

    Um eine Datei zu senden, die bereits in den Dokumenten abgespeichert ist, klicken Sie auf Anhängen und wählen Sie dann Dokumente.

  2. Als Hyperlink senden [top]
    Anstatt das Dokument in einer E-Mail zu versenden, können Sie es auch als Link verschicken. Der Empfänger hat dann einige Tage Zeit, das Dokument herunter zu laden, indem er auf den Link klickt. Sobald er dies tut, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.

    Diese Funktion ist besonders für große Dokumente geeignet, Sie können sie aber auch bei kleinen Dokumenten einsetzen.

    Beachten Sie bitte, dass diese Funktion eine individuelle Nachricht pro Empfänger versenden wird, der Empfänger sieht also nicht die anderen Empfänger.

  3. Eingehende Anlagen [top]
    Anlagen sind mit dem Büroklammer-Zeichen () neben dem Betreff der Nachricht gekennzeichnet. Wenn Sie die Nachricht öffnen, erscheinen Anlagen unterhalb des Nachrichtenfensters. Sie haben drei Möglichkeiten:
  4. Öffnen (klicken Sie auf "Öffnen"), die Anlagen auf Ihrem Computer speichern (klicken Sie auf "Download");
  5. Speichern Sie die Anlagen direkt in Ihren persönlichen Dokumenten (klicken Sie auf "in Dokumenten speichern"). In einem neuen Fenster erscheinen alle Ordner aus den persönlichen Dokumenten.

Anzeigen

  1. HTML- Ansicht [top]
    Falls eine Email eine HTML-Version hat, wird diese automatisch in gefilterter HTML-Ansicht (ohne Bilder und Scripts) angezeigt. Sie können zwischen den Anzeigearten wechseln, indem Sie "Nur Text", "HTML gefiltert mit Bildern" oder "HTML Original" auswählen.

    Wir raten Ihnen, niemals Bilder in Spamnachrichten anzuklicken, da dies den Spammer informiert, dass Ihre E-Mail-Adresse aktiv ist. Das Filtern von HTML schützt Sie vor Scripts (Javascript, usw.).

  2. Ungelesene Nachrichten [top]
    Um nur ungelesene E-Mail im aktuellen Ordner anzuzeigen, wählen Sie Ungelesen im Menü Aufrufen.
  3. Threads [top]
    Threads zeigen E-Mails wie in einem Online-Forum an: Nachrichten aus der selben Konversation werden hierarchisch dargestellt, die aktuellste Nachricht wird dabei am Ende angefügt.

    Um diese Darstellungsweise zu aktivieren, wählen Sie Threads im Menü 'Ansicht'. Diese Darstellungsweise wird während Ihrer nächsten Sessions eingestellt bleiben. Um zur normalen Darstellungsweise zurück zu kehren, deaktivieren Sie diese Option.

    Sie können eine Konversation aufklappen und zusammenfalten, in dem Sie auf das + oder - klicken, das bei der ersten Nachricht des Threads erscheint.

    Threads, die ungelesene E-Mail-Nachrichten enthalten, werden unterstrichen dargestellt.

    Hinweis: Das virtuelle Büro verwendet eine Reihe von Kriterien, nach denen es Nachrichten in Threads zusammenfasst. Wenn Sie auf eine Nachricht beantworten und die Inhalte der Konversation komplett verändern, wird das virtuelle Büro nicht in der Lage sein, dies zu erraten und diese Nachrichten weiter mit dem selben Thread verknüpfen. Ebenso werden Nachrichten von verschiedenen Absendern mit dem selben Betreff höchst wahrscheinlich im selben Thread erscheinen.

Signatur

  1. Eine Signatur erstellen [top]
    Wählen Sie Signaturen im Menü Mehr. Sie verfügen über eine Signatur für jede Ihrer Absender-Adressen.
  2. Eine Nachricht signieren [top]
    Wenn Sie Ihre Signatur erstellen, aktivieren Sie das Automatische Signatur Kästchen. Wenn Sie nur bestimmte Nachrichten signieren möchten, klicken Sie auf Signatur, nachdem Sie eine Nachricht geschrieben haben, um sie entweder am Ende der Nachricht oder an der aktuellen Cursor-Position einzufügen.
  3. Persönliche Daten als Anhang [top]
    Eine andere Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu unterschreiben, ist das Anfügen einer vCard (elektronische Visitenkarte, die in Ihren persönlichen Daten gespeicherte Informationen enthält). Klicken Sie auf vCard, wenn Sie eine Nachricht schreiben. Alle Daten in Ihren persönlichen Daten (außer den Feldern Kommentar und Kategorien) werden in der vCard aufgeführt.
  4. Automatische Unterschrift [top]
    Bei einigen Abonnements haben alle versandten E-Mails eine automatische Unterschrift (Werbung für das virtuelle Büro, Impressum, usw.). Diese automatische Unterschrift kann nicht gelöscht werden, aber Sie können trotzdem zusätzlich Ihre persönliche Signatur einfügen.

Abwesenheitsnotiz

  1. Funktionen [top]
    Aktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten, wenn Sie über einen bestimmten Zeitraum (Urlaub, Reise, etc.) nicht in der Lage sind, Ihre E-Mails abzurufen. Sie können das Anfangs- und Enddatum selbst einstellen. Sie können darüber hinaus den Standard-Betreff- und Standardmeldungstext bearbeiten. Wir raten Ihnen, eine persönliche Mitteilung einzugeben, um den Absender darüber zu informieren, wann Sie zurückkehren, an wen er sich in dringenden Angelegenheiten wenden kann, etc.
  2. Aktivieren [top]
    Im Menü Mehr wählen Sie Abwesenheitsnotiz

Filter

  1. Definition [top]
    Die Filter führen Aktionen aus bei eingehenden E-Mails (inkl. externer POP3-Konten), wenn diese E-Mails bestimmte Bedingungen erfüllen.
  2. Reihenfolge der Filter [top]
    Die Filter werden in der Reihenfolge der Auflistung im Filterverzeichnis ausgeführt (der oberste Filter wird als erster ausgeführt). Das bedeutet, dass je nach Reihenfolge der Filter verschiedene Ergebnisse erzielt werden.

    Um einen Filter in der Liste weiter nach oben zu setzen, klicken Sie auf . Um einen Filter weiter nach unten in der Liste zu setzen, klicken Sie auf .

Suchen

  1. Suche in allen Tools [top]
    Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Wählen Sie Alle Tools im linken Menü. Standardmäßig werden nur Ihre persönlichen Daten durchsucht. Wählen Sie Einschließlich Gruppendaten wenn Sie auch diesen Daten in die Suche einbeziehen möchten. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
  2. Suche in einem einzigen Tool [top]
    • Einfache Suche
      Ein Suchfeld wird in allen Tools angezeigt. Im linken Menü ist das aktuelle Tool automatisch ausgewählt, Sie können aber auch ein anderes Tool auswählen. Legen Sie außerdem fest, ob Sie Gruppendaten einschließen. Ihre Auswahl wird dann gespeichert.
    • Erweiterte Suche: Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab. Wählen Sie Erweiterte Suche im rechten Pull-Down-Menü des Suchfeldes.
  3. Suchfeld-Syntax [top]
    • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
    • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
    • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
    Beispiel:
    • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
    • Maui OR hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
    • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
    • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
    • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.
    • Tag:dringend liefert Suchtreffer mit dem Tag "dringend".
  4. Suchtreffer-Anzeige [top]
    Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert. Diese Reihenfolge kann derzeit nicht verändert werden.

    In Abhängigkeit vom Tool, zu dem der Suchtreffer gehört, stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung: Öffnen, im Kontext öffnen/im entsprechenden Ordner öffnen, etc.

    Wenn Sie in allen Tools suchen, können Sie danach dieselbe Suche auch in einem einzelnen Tool starten, indem Sie es im linken Pull-Down Menü des Suchfeldes auswählen.

  5. Letze Suchabfragen [top]
    Die fünf letzten Suchabfragen können über das rechte Pull-Down Menü des Suchfeldes nochmals abgerufen werden.
  6. Suche nach einem Korrespondenzbeteiligten [top]
    Klicken Sie auf den Namen eines Korrespondenz-Beteiligten (Absender oder Empfängers) und wählen Sie Empfangene und gesendete Mitteilungen, um nach allen Nachrichten zu suchen, die sie von ihm erhalten oder an ihn gesendet haben..

Vorlagen

  1. Definition [top]
    Eine Vorlage ist eine schon vorformulierte versandfertige E-Mail, die es Ihnen ermöglicht, sich wiederholende Nachrichten zu erstellen: Informationsanfragen, sonstige Anfragen, usw.

    Genauso wie alle E-Mails kann die Vorlage verschiedene Adressen und Anlagen haben.

    Wenn die Vorlage benutzt wird (als eine neue Nachricht oder eine Antwort auf eine erhaltene Nachricht), kann die Nachricht selbst angepasst werden, ohne die Vorlage selbst zu ändern.

  2. Eine Vorlage erstellen [top]
    Klicken Sie auf Vorlagen in der Menüleiste und dann auf Eine neue Vorlage hinzufügen. Geben Sie der neuen Vorlage einen Namen, indem Sie ihn in das Feld "Betreff" einfügen. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern, wenn Sie fertig sind.

    Sie können auch auf Erstellen klicken und danach auf Als Vorlage speichern.

  3. Eine Vorlage verwenden [top]
    Um eine Nachricht mit einer Vorlage zu beantworten, klicken Sie auf Mit Vorlage nach Antworten, wählen Sie die entsprechende Vorlage, nehmen Sie die notwendigen Änderungen (die Vorlage wird nicht verändert) vor und klicken Sie dann auf Senden.

    Um eine neue Nachricht von einer Vorlage aus zu senden, klicken Sie auf Vorlagen, wählen die entsprechende Vorlage und nehmen die notwendigen Änderungen an der Nachricht (die Vorlage wird nicht verändert) vor und klicken schließlich auf Senden.

Verwaltung der Ordner

  1. Ordner [top]
    Jede Nachricht muss in einem Ordner gespeichert werden. Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten in einem Ordner wird zwischen Klammern angezeigt.

    Einige Ordner werden automatisch erstellt und können nicht umbenannt oder verschoben werden: Posteingang (erhaltene Nachrichten), Postausgang (gesendete Nachrichten), Papierkorb, Entwürfe, Vorlagen und Spam?.

    Sie können zusätzliche Ordner erstellen, um Ihre Nachrichten aufzubewahren. Sie können auch Filter benutzen, um eingehende Nachrichten automatisch in den entsprechenden Ordner weiter zu leiten.

  2. Einen Ordner erstellen [top]
    Wählen Sie den Stamm-Ordner (eine Ebene über dem Posteingang), rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Neuer Ordner. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Return-Taste.
  3. Einen Ordner verschieben [top]
    Sie können dies in zweierlei Art tun:
    • Wählen Sie den Ordner mit der Maus und schieben Sie ihn in den Zielordner.
    • Rufen Sie die Aktionen des Ordners auf und wählen Sie Verschieben.
  4. Einen Ordner umbenennen [top]
    Gehen Sie zum Ordner und wählen Sie Umbenennen im Aktionen -Menü, das mit dem Ordner verbunden ist.
  5. Einen Ordner löschen [top]
    Achtung:
    • Das Löschen eines Ordners bedeutet, dass alle Nachrichten, die er enthält, sowie alle Unterordner und deren Inhalte ebenfalls gelöscht werden.
    • Wird der Papierkorb geleert, können Sie die Nachrichten nicht wiederherstellen. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.
    • Anstatt Ordner zu löschen, können Sie sie auch archivieren (siehe entsprechender Hilfebereich).
    Wählen Sie den Ordner, rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Löschen.

    Hinweis: Der Ordner wird endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Wenn Sie einen Ordner versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie ihn von dort wieder zurück schieben. Lassen Sie ihn nicht im Papierkorb, da dieser automatisch geleert werden könnte.

  6. Unterordner [top]
    Sie können Unterordner in allen Ordnern außer in "Posteingang", "Postausgang" und "Spam?" erstellen.

    Um einen Unterordner zu erstellen, klicken Sie auf den Hauptordner auf der linken Seite des Bildschirms und wählen dann Neuer Ordner im Menü Aktionen.

Nachrichten löschen

  1. Eine Nachricht löschen [top]
    Markieren oder wählen Sie die Nachricht aus, rufen Sie deren Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können sie auch per Drag and Drop in den Papierkorb verschieben.

    Hinweis: Die Nachricht wird endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie sich von dort wieder zurück verschieben. Lassen Sie sie nicht im Papierkorb, denn dieser könnte automatisch geleert werden.

  2. Alte Nachrichten löschen [top]
    Achtung:
    • Wenn der Papierkorb geleert wird, können Sie die Nachrichten nicht wiederherstellen. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.
    • Anstatt Nachrichten zu löschen, können Sie sie auch archivieren (siehe entsprechende Rubrik in der Hilfe).
    Das Löschen erfolgt Ordner für Ordner. Sie müssen zuerst einen Ordner auswählen.
    • Eine Auswahl von Nachrichten löschen: Markieren Sie die Nachrichten (oder wählen Sie sie mit der Tastatur oder der Maus aus), rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können die Nachrichten auch per Drag and Drop in den Papierkorb verschieben.
    • Nachrichten, die älter als ein bestimmtes Datum sind, löschen: Rufen Sie die Aktionen einer Nachricht auf, wählen Sie Verschieben und dann Alle Nachrichten in diesem Ordner vor und legen Sie ein Datum fest. Dann wählen Sie den Papierkorb als Zielordner.
    Hinweis: Nachrichten werden endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie sie auch wieder zurück verschieben. Lassen Sie sie nicht im Papierkorb, da dieser automatisch geleert werden könnte.
  3. Den Papierkorb leeren [top]
    Rufen Sie die Aktionen des Papierkorbs auf und wählen Sie Papierkorb leeren.
  4. Automatisches Leeren des Papierkorbs [top]
    Jedes Mal, wenn Sie sich einloggen, werden Nachrichten, die länger als sieben Tage im Papierkorb sind, automatisch gelöscht.

    Der Papierkorb wird übrigens automatisch (auch wenn Sie sich nicht einloggen) gelöscht, wenn neue Nachrichten den Platz benötigen, der vom Papierkorb benutzt wird.

Externe E-Mail-Adressen abrufen (POP3)

  1. Funktionen [top]
    Das virtuelle Büro kann die meisten externen E-Mail-Adressen abfragen: POP3 (ISP), Google, Yahoo, usw. Sie können alle Ihre E-Mail-Adressen in einem einzigen Postfach zusammenführen, das Sie überall nutzen können.

    Sie können Filter einrichten, um Ihre Nachrichten zu verwalten.

  2. Ein POP3-Konto hinzufügen [top]
    Im Menü Mehr wählen Sie Andere Accounts und dann POP3.

    Falls Sie dann erhaltene Nachrichten beantworten möchten, geben Sie die entsprechende E-Mail-Adresse in Ihre Persönlichen Daten ein. Die Adresse wird dann automatisch ausgewählt, wenn Sie Nachrichten beantworten.

  3. Option: Nachrichten auf dem Server belassen [top]
    Die Nachrichten werden auf dem externen E-Mail-Server belassen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese Option aktivieren, denn sie kann zu zwei unterschiedlichen Problemen führen.

    Auf der einen Seite könnte Ihr Posteingang überfüllt werden, wenn der Server nie aufgeräumt wird, und deshalb eintreffende Nachrichten ablehnen. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie Ihren Posteingang auf dem externen Server regelmäßig aufräumen.

    Auf der anderen Seite speichert das virtuelle Büro eine Liste bereits heruntergeladener Nachrichten, um in der Lage zu sein, die neuen Nachrichten zu erkennen. Diese Liste kann nur eine begrenzte Anzahl von Einträgen aufnehmen. Falls auf dem externen Server mehr Nachrichten liegen als die Liste Einträge aufnehmen kann, wird der automatische Abruf deaktiviert und der manuelle Abruf scheitert.

  4. Option: Nur neue Nachrichten herunterladen [top]
    Wenn Sie Nachrichten auf dem externen E-Mail-Server lassen, versichern Sie sich, dass Sie diese Option aktivieren, damit nur neue Nachrichten herunter geladen werden.
  5. Option: Automatischer Abruf [top]
    Nachrichten werden automatisch herunter geladen, selbst wenn Sie nicht eingeloggt sind.
  6. Ein GoogleMail- oder POP3-S Konto hinzufügen [top]
    Folgen Sie dem Verfahren für das Hinzufügen eines neuen POP3-Kontos und benutzen Sie aber 995 als Serverport. Port 995 wird für POP3-S, die abgesicherte Version von POP3, genutzt (unter anderem von Google). Die gesamte Kommunikation zwischen den Servern erfolgt verschlüsselt, wenn POP3-S genutzt wird.
  7. Manuelles Abrufen [top]
    Klicken Sie auf Nur dieses Konto herunter laden oder auf Alle Konten herunter laden. Ein Ladebalken erscheint. Sie können den Download zu jeder Zeit stoppen, indem Sie auf Abbrechen klicken.

    Benutzen Sie das automatische Abrufen, um sich den Aufwand des manuellen Abrufens zu ersparen.

Externe E-Mail-Adressen abrufen (IMAP)

  1. Funktionen [top]
    Sie können E-Mail-Postfächer abrufen, die auf IMAP-Servern Dritter gehostet werden. Wie der POP3-Client sammelt der IMAP-Client die Nachrichten mehrerer E-Mail-Postfacher auf einer einzigen Benutzeroberfläche.

    Mit dem IMAP-Client werden die Nachrichten einfach auf der Benutzeroberfläche des virtuellen Büros angezeigt, aber nicht gespeichert, um ein doppeltes Speichern zu vermeiden. Die Nachrichten liegen also nur auf dem Drittserver.

    Es ist normal, dass der IMAP-Client etwas langsam ist, denn er muss die Nachrichten vom Drittserver über das Internet abrufen, was viel langsamer ist, als wenn er sie von seinen lokalen Servern abrufen würde.

    Nachrichten, die Sie aus dem virtuellen Büro absenden, werden im Gesendet-Ordner des Drittservers gespeichert. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht verfassen, stellen Sie bitte sicher, dass die gewählte Absender-Adresse diejenige ist, die in den Einstellungen auf dem Remote Server eingerichtet ist.

    Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung, sofern der Remote Server sie durchführen kann:

    • Kategorien (Hinweis: In diesem Fall darf der Kategorienamen keine Leerzeichen enthalten)
    • Suchen
    • Sortieren
    Hinweis: Dieser IMAP-Server ohne Speichern wird für den Import oder Export von Nachrichten nicht empfohlen.
  2. Einschränkungen [top]
    Da die Nachrichten nicht im virtuellen Büro gespeichert werden, verfügt der IMAP-Client über Einschränkungen. Die folgenden Funktionen sind nicht verfügbar:
    • Empfangsbestätigungen
    • Filter
    • Kommentare bei einer Nachricht
    • Archivieren
    • Threads
    • Import der Nachrichten auf einen Remote Server

    Außerdem:

    • Es ist nicht möglich, einen Ordner zwischen einer IMAP-Adresse und Ihrer Haupt-Email-Adresse zu verschieben. Diese Funktion wurde nicht für den Import von Nachrichten entwickelt.
    • Nachrichten mit Anhang werden nicht als solche dargestellt (keine Ikone)
    • Nachrichten, die beantwortet oder weitergeleitet wurden, werden als solche dargestellt, aber nur während der laufenden Session im virtuellen Büro.
    • Um den IMAP-Client verwenden zu können, benötigen Sie eine Haupt-Email-Adresse im virtuellen Büro, selbst wenn Sie diese nicht nutzen.
  3. Einstellungen [top]
    • Wählen Sie IMAP im Andere Accounts Menü.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.
    • Im E-Mail-Feld geben Sie die exakte E-Mail-Adresse des Remote Servers ein. Diese Adresse wird automatisch in Ihre persönlichen Daten aufgenommen, damit Sie damit Nachrichten verschicken können.
    • Im Typ-Feld wählen Sie zwischen einer IMAP- oder einer IMAP-S- (gesichert) Verbindung. Hinweis: Es kann sein, dass Ihr Remote Server IMAP-S-Verbindungen nicht akzeptiert.
    • Geben Sie abschließend die Adresse des Remote Servers sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
    • Klicken Sie auf Speichern und markieren Sie das Kästchen vor dem Remote Server, um ihn zu aktivieren.
    Nach erfolgtem Setup erscheint ein neuer Ordner im Nachrichtentool. Sein Name ist die E-Mail-Adresse des Remote Servers.

    Hinweis: Einige IMAP-Server speichern alle Ordner im Posteingang. Deshalb stellt das virtuelle Büro Nachrichten aus dem Posteingang im Hauptordner (dem Ordner mit der Bezeichnung der E-Mail-Adresse des Remote Servers) dar und nicht in einem Ordner mit der Bezeichnung "Posteingang". Auch die anderen Ordner werden in diesem Hauptordner dargestellt.

Zugriff mit POP3-Software

  1. Funktionen [top]
    Falls Ihr Abonnement es zulässt, können Sie das Postfach mit traditioneller E-Mail-Software abrufen.
  2. Kompatible Software [top]
    Software, die POP3 nutzt: Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Microsoft Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail, usw.
  3. Konfiguration der Software [top]
    Erstellen Sie ein neues Konto in der E-Mail-Software, indem Sie die folgenden Parameter nutzen:
    • POP3-Konto:BENUTZERNAME
    • POP3-Konto Passwort: Ihr ContactOffice Passwort
    • POP3-Server: pop.contactoffice.net
    Um Hilfe beim Einrichten eines Kontos in Ihrer E-Mail-Software zu erhalten, schauen Sie im Benutzerhandbuch der jeweiligen Software nach.
  4. SMTP-Relay [top]
    Mit dem SMTP-Relay (Postausgangsserver) müssen Sie den SMTP-Server auf Ihrem Laptop nicht jedes Mal ändern, wenn Sie sich mit einem anderen Netzwerkverbinden. Sie können auch unser SMTP-Relay auf Ihrem Desktop-PC nutzen, wenn kein anderes SMTP-Relay verfügbar ist.

    Sie müssen sich authentifizieren, wenn Sie das SMTP-Relay nutzen, indem Sie Ihren üblichen Benutzernamen (BENUTZERNAME) und das Passwort eingeben. Die Adresse ist über die Ports .

    Beachten Sie bitte: Dieses SMTP-Relay darf nicht für unerwünschte oder Massen-E-Mails (erwünscht oder ungewünscht) genutzt werden. Um die Qualität des Services zu garantieren, sind die Anzahl der Nachrichten, die Sie senden können, und die Anzahl der Empfänger pro Nachricht begrenzt. Im Falle des Missbrauchs kann das Management Ihren Zugang zum SMTP-Relay ohne vorherige Warnung blockieren.

  5. POP3-Zugriff und ContactOffice Web-Client [top]
    Falls Sie die E-Mail-Software so konfigurieren, dass die Nachrichten auf dem Server bleiben, haben Sie darauf auch jederzeit mit dem ContactOffice Web-Client Zugriff. Vermeiden Sie, dass Ihr Postfach zu voll ist, da sonst eingehende Nachrichten zurückgewiesen werden.

    Falls Sie Ihre Software so konfigurieren, dass die Nachrichten vom Server gelöscht werden, werden diese in den Papierkorb verschoben, wenn Sie sie herunter laden. Sie müssen nicht den Web-Client verwenden, um von Zeit zu Zeit den Papierkorb zu leeren: Er wird automatisch geleert, wenn neue Nachrichten eingehen und der von den Nachrichten im Papierkorb belegte Speicherplatz benötigt wird.

    Falls Sie Filter nutzen, die Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben, können Sie diese Nachrichten nicht mit Ihrer POP3-Software herunter laden. Nachrichten im Ordner "Spam?" werden auch nicht herunter geladen: Sie müssen regelmäßig über den Web-Client überprüfen, ob eine gültige Nachricht in den Spamordner verschoben wurden. IMAP4 hat diese Einschränkungen nicht.

Zugriff mit IMAP4-Software

  1. Funktionen [top]
    Falls Ihr Abonnement es zulässt, können Sie das Postfach mit traditioneller E-Mail-Software überprüfen.

    Vorteile von IMAP gegenüber POP3

    • IMAP ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Nachrichten (persönliche Ordner und gesendete Nachrichten inbegriffen), während Sie über POP3 nur neue Nachrichten in das Postfach bekommen. Mit anderen Worten, IMAP ermöglicht ein Synchronisieren zwischen ContactOffice und einer E-Mail-Software. Das Synchronisieren kann auf die häufig benutzten Ordner beschränkt werden. Falls Sie Ihre Software so einrichten, dass vollständige Nachrichten (und nicht nur die Überschriften) herunter geladen werden, können Sie die Nachrichtenfunktion auch offline nutzen.
    • IMAP lässt die Nachrichten auf dem Server. Abhängig von den Umständen haben Sie Zugriff auf alle Ihre Nachrichten, indem Sie den ContactOffice Web-Client oder Ihre E-Mail-Software nutzen, ohne dass das Risiko des Verlustes von Nachrichten besteht.
    • IMAP ist schneller, da es nur die Überschriften (Absender, Betreff usw.) herunter lädt. Erst wenn Sie die Nachricht lesen möchten, wird der verbleibende Inhalt (Nachrichtentext und Anlagen) herunter geladen. Ihr Computer muss deshalb mit dem Internet verbunden sein, wenn Sie die Nachrichten lesen möchten (das gilt nicht für bereits vollständig herunter geladene Nachrichten).
  2. Kompatible Software [top]
    Software, die zu IMAP4 kompatibel ist: Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Microsoft Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail, usw.
  3. Konfiguration der Software [top]
    Erstellen Sie ein neues Konto in der E-Mail-Software, indem Sie folgende Parameter nutzen:
    • IMAP4-Konto: BENUTZERNAME
    • IMAP4-Konto Passwort: Ihr ContactOffice Passwort
    • IMAP4-Server: imap.contactoffice.net
    Um Hilfe bei der Einrichtung eines Kontos in Ihrer Software zu erhalten, schauen Sie im Handbuch der Software nach.

    Tipps

    • Weil kein Standard für Ordnernamen besteht, kann die Software nur den Posteingang und den Papierkorb unterscheiden. Andere spezielle Ordner (Gesendet und Entwürfe) werden eventuell nicht erkannt und das Programm erstellt dann seine eigenen Ordner. Um die Ordner des ContactOffice zu nutzen, ändern Sie die Ordnernamen in "Gesendete Objekte" (nicht "Gesendet") und "Entwürfe". In Outlook gehen Sie zu den Eigenschaften des IMAP- Kontos, wählen die IMAP-Registerkarte und bearbeiten Sie den Ordnernamen.
    • Bei der ersten Verbindung mit Outlook wird nur der Posteingang markiert, um synchronisiert zu werden. Markieren Sie auch andere Ordner, wenn diese ebenso synchronisiert werden sollen.
    • Wenn Sie eine E-Mail beantworten, indem Sie das E-Mail-Programm nutzen, wird die Antwort im Ordner mit dem Namen "Gesendete Objekte" gespeichert. Sie können diese Nachricht zum ContactOffice "Gesendet" Ordner ziehen und dort ablegen oder die Software Einstellungen so einrichten, dass letzterer automatisch genutzt wird.
  4. SMTP-Relay [top]
    Mit dem SMTP-Relay (Postausgangsserver) müssen Sie den SMTP-Server auf Ihrem Laptop nicht jedes Mal ändern, wenn Sie sich mit einem anderen Netzwerkverbinden. Sie können auch unser SMTP-Relay auf Ihrem Desktop-PC nutzen, wenn kein anderes SMTP-Relay verfügbar ist.

    Sie müssen sich authentifizieren, wenn Sie das SMTP-Relay nutzen, indem Sie Ihren üblichen Benutzernamen (BENUTZERNAME) und das Passwort eingeben. Die Adresse ist über die Ports .

    Beachten Sie bitte: Dieses SMTP-Relay darf nicht für unerwünschte oder Massen-E-Mails (erwünscht oder ungewünscht) genutzt werden. Um die Qualität des Services zu garantieren, sind die Anzahl der Nachrichten, die Sie senden können, und die Anzahl der Empfänger pro Nachricht begrenzt. Im Falle des Missbrauchs kann das Management Ihren Zugang zum SMTP-Relay ohne vorherige Warnung blockieren.

  5. IMAP-Zugriff und ContactOffice Web-Client [top]
    Der Einsatz von IMAP4 hat keine Auswirkung auf den ContactOffice Web-Client.

    Wenn Sie eine Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm löschen, erscheint ihr Titel durchgestrichen im Web-Client von ContactOffice. Das bedeutet, dass die Nachricht im Programm, aber nicht auf dem Server gelöscht wurden. Um sie auf dem Server zu löschen, nutzen Sie ein spezielles Kommando ("Ordner Gelöschte Nachrichten leeren" im Bearbeiten-Menü von Outlook).

  6. Nachrichten importieren und exportieren [top]
    Wenn Sie IMAP4 nutzen, können Sie einfach E-Mails importieren, die schon mit einem E-Mail-Programm empfangen oder gesendet wurden - oder umgekehrt, empfangene oder gesendete E-Mails in traditionelle E-Mail-Programme exportieren.

    In Ihrer Software sind Nachrichten mit einem bestehenden Konto verbunden; wir nennen es ein Standard-Konto. Erstellen Sie ein weiteres Konto (ein mit ContactOffice verbundenes IMAP4-Konto) und dann verschieben Sie Ordner oder Nachrichten von einem Konto zu dem anderen, indem Sie Drag & Drop nutzen. Danach löschen Sie das IMAP4-Konto.

    • Nachrichten importieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem Standard-Konto in das IMAP4-Konto.
    • Nachrichten in Ihre Email-Software exportieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem IMAP4-Konto in Ihr Standard-Konto.

Online Synchro

  1. Funktionen [top]
    Synchronisieren Sie Ihre Smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) Apps mit den ContactOffice Nachrichten, Kalender und Adressbuch. Greifen Sie auf ContactOffice Daten direkt in Ihrer Smartphone-App zu (Beispiel: die iPhone Kalender-App) und synchronisieren Sie die Daten.

    Sie können mehrere Endgeräte synchronisieren, dabei fungiert ContactOffice als Synchronisierungsserver.

    Sollte während des Synchronisierungsprozesses ein Problem auftreten (Verbindung verloren, Akku leer, etc.), geht die nächste Synchronisierung davon aus, dass die aktuellsten Daten auf ContactOffice liegen.

    Damit bleiben die Daten immer auf Ihrem Smartphone präsent.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind (3G oder WiFi).
    • 2 - Tippen Sie auf 'Einstellungen' auf dem Home-Bildschirm.


    • 3 - Wählen Sie 'Mail, Kontakte, Kalender'.


    • 4 - Tippen Sie auf 'Account hinzufügen'


    • 5 - Tippen Sie auf das 'Microsoft Exchange' Logo. Hinweis: Sie gelangen an diese Stelle auch, wenn Sie die 'Mail App' auf dem Home-Bildschirm antippen und bisher keinen Account konfiguriert haben.


    • 6 - Geben Sie nun die Informationen zu Ihrem ContactOffice-Account ein:
      • E-Mail: Geben Sie Ihre ContactOffice E-Mail-Adresse ein
      • Domain: frei lassen
      • Benutzername: Geben Sie BENUTZERNAME(Ihren ContactOffice-Benutzernamen) ein
      • Kennwort: Geben Sie Ihr ContactOffice-Passwort ein
      • Beschreibung: Geben Sie 'ContactOffice' ein
      ContactOffice_email
      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      ContactOffice


    • 7 - Tippen Sie 'weiter' oben rechts an und Ihr iPhone wird versuchen, den Account automatisch zu erkennen und zu konfigurieren. Hinweis: Dies kann bis zu fünf Minuten dauern, da die AutoDiscovery-Funktion von unseren Servern nicht unterstützt wird. Deshalb wird der Vorgang auch scheitern und Ihr iPhone wird Sie informieren, dass Ihr Account nicht eingerichtet werden konnte und Sie den Server-Namen manuell eingeben müssen: 'www.contactoffice.com'
      ContactOffice_email
      www.contactoffice.com
      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      ContactOffice


    • 8 - Tippen Sie auf 'weiter' und das iPhone wird die Konfiguration überprüfen. Standardmäßig synchronisiert das iPhone alle drei Datentypen (Mail, Kontakte, Kalender) mit ContactOffice, Sie können aber auch einen oder mehrere Typen abschalten, wenn Sie möchten.
      Tippen Sie auf 'fertig' und das iPhone schließt die Konfiguration ab und kehrt zum 'Mail, Kontakte, Kalender' zurück, während es mit dem Server kommuniziert.
      Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis alle Kalendereinträge und Kontaktdaten angezeigt werden.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind (3G oder WiFi).


    • 2 - Klicken Sie auf die Ikone 'Einstellungen'.


    • 3 - Wählen Sie den Menüpunkt 'Datensynchronisierung'.


    • 4 - Wählen Sie 'Hintergrunddaten' und 'Daten autom. Synchronisieren'. Klicken Sie auf 'Account hinzufügen'.


    • 5 - Klicken Sie auf 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Geben Sie nun Ihre ContactOffice Benutzerdaten ein und klicken Sie dann auf 'Weiter'.
      ContactOffice_email
      Passwort_ContactOffice


    • 7 - Geben Sie die folgenden Informationen ein:
      Achtung: Klicken Sie nicht auf den 'SSL'-Button, da sonst die Verbindung abbricht.

      BENUTZERNAME
      Passwort_ContactOffice
      www.contactoffice.com


    • 8 - Ihr Android-SmartPhone versucht nun, mit dem Server zu kommunizieren.
      Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis die Daten angezeigt werden.
    • 9 - Geben Sie die folgenden Einstellungen ein:
    • 10 - Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf 'Fertig'. Sie können nun Ihre Daten synchronisieren.
      Es gibt noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, wir überlassen es aber Ihnen, herauszufinden, welche davon Ihren Anforderungen am besten genügen.
      ContactOffice
  4. BlackBerry [top]
    AstraSync ist eine Anwendung zum BlackBerry Synchronisieren, die von Tausenden von Blackberry SmartPhone-Benutzern auf der ganzen Welt verwendet wird. Nach Installation der Software führt AstraSync eine drahtlose Zwei-Wege-Synchronisation der E-Mail-, Kalender- und Kontaktdaten mit Exchange ActiveSync-kompatiblen Servern durch.

Zugriff über RSS

  1. Funktionen [top]
    RSS ermöglicht es Ihnen, mehrere Webseiten (Zeitungen, Blogs usw.) auf einer Benutzeroberfläche zusammenzufassen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Webseite) einen RSS-Feed, eine spezielle Seite im Web, die von jeder Webseite, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed enthält in der Regel den Titel und die Zusammenfassung der letzten zehn veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink auf den kompletten Artikel auf der Webseite. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und problemlos über neue Artikel auf allen ausgewählten Webseiten informiert.

    In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Büro mehrere Feeds an: persönlich (Ihr Posteingang, Ihr Kalender, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten, usw.) und für die Gruppe (Gruppenkalender, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten, usw.) Diese Feeds werden durch den Benutzernamen und das Passwort geschützt.

  2. Verfügbare Feeds [top]
    Jeder Ordner ist als RSS-Feed verfügbar.
  3. Kompatible Software [top]
    Alle RSS-Reader, die Authentifizierung (Feeds mit Benutzername und Passwort) anbieten: z.B. Feed-Reader (Windows).

    Beachten Sie bitte: Falls Sie einen RSS-Reader nutzen möchten, der Zugriff auf gesicherte Feeds hat, aber nicht das Passwort verbirgt (z.B. Firefox), dann nehmen Sie die folgende Syntax für den Feed URL:"http://login:passwort@feed_url".

  4. Wo finde ich RSS-Feeds? [top]
    Rufen Sie die Aktionen eines Ordners auf und wählen Sie RSS.
  5. Konfiguration der Software [top]
    1. Gehen Sie zu einem Ordner und danach mit der Maus zum Bild .
    2. Mit einem Rechtsklick auf das Bild wählen Sie Die Link kopieren.
    3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen Sie einen neuen Feed und fügen Sie die Adresse ein.
    4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für das virtuelle Büro in den RSS-Reader ein und geben dem Feed einen Namen.
    5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen im RSS-Reader ein.

Empfangsbestätigungen

  1. Definition [top]
    Eine Empfangsbestätigung bestätigt, dass die Nachricht vom Empfänger geöffnet wurde, aber sie garantiert nicht, dass die Nachricht auch gelesen wurde. Zudem ist der Empfänger nicht verpflichtet, eine Bestätigung zu senden, selbst wenn er die Nachricht gelesen hat. Seine E-Mail-Software kann beispielsweise nicht über diese Funktion verfügen.

    Die Empfangsbestätigung ist eine E-Mail, ihr Inhalt hängt von der E-Mail-Software ab. Üblicherweise zitiert ihr Betreff den Betreff der ursprünglichen Nachricht.

  2. Eine Empfangsbestätigung anfragen [top]
    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wählen Sie das Kästchen Eine Empfangsbestätigung anfragen.

    Falls Sie für jede von Ihnen gesendete Nachricht eine Empfangsbestätigung anfragen möchten, klicken Sie auf 'Einstellungen', und danach auf Eine Empfangsbestätigung für gesendete E-Mails anfragen und klicken dann auf Immer.

  3. Eine Empfangsbestätigung senden [top]
    Wenn eine Nachricht, die Sie empfangen, eine Empfangsbestätigung anfragt, erscheint der folgende Text: "Der Absender dieser Nachricht hat eine Bestätigung angefordert, wenn die Nachricht gelesen wurde. Möchten Sie eine Bestätigung senden?" Klicken Sie auf Ja oder Nein.

    Sie können auch automatisch antworten: in den 'Einstellungen' wählen Sie eine Option neben Eine Empfangsbestätigung für erhaltene E-Mails senden (wenn der Absender eine Bestätigung anfragt):

    • Immer: Die Bestätigung wird automatisch gesendet

    • Nie: keine Bestätigung wird gesendet

    • Mich fragen: ein Fenster erscheint und fragt, ob Sie eine Bestätigung senden möchten oder nicht.

Prioritäten

  1. Definition [top]
    Die Priorität einer E-Mail informiert den Empfänger über die Dringlichkeit der Nachricht. Sie hat keine Auswirkung auf die elektronischen Mailserver: eine Nachricht mit hoher Priorität wird nicht schneller gesendet.
  2. Die Priorität festlegen [top]
    Wenn Sie eine Nachricht erstellen, wählen Sie ihre Dringlichkeit im Pull-down Menü neben Priorität. Der Standardwert ist "normal".

Tags

  1. Wozu gibt es Tags? [top]
    Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
  2. Zugriff auf die Tags [top]
    Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
  3. Einen Tag erstellen [top]
    Geben Sie im Tag-Fenster einen Namen für einen neuen Tag im oberen Teil des Fensters ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Dann können Sie noch eine beliebige Farbe auswählen.
  4. Einen Tag bearbeiten [top]
    Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
  5. Einen Tag löschen [top]
    Klicken Sie im Tag-Fenster auf das rote Kreuz neben einem Tag.
  6. Einige Daten mit Tags versehen [top]
    Wählen Sie Tags im Menüpunkt Aktionen. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.
  7. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen [top]
    Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
    • Geben Sie "tag:TAG_NAME" in das Suchfeld ein, das in allen Tools zur Verfügung steht. Wählen Sie danach, ob Sie nur im aktuellen Tool oder in allen Tools suchen möchten.
    • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag.
  8. Eine Tag mit den Filtern setzen [top]
    Filter können einen Tag automatisch für einige Bedingungen (Absender, Betreff, etc.) setzen.

Kommentare

  1. Einen Kommentar hinzufügen [top]
    Sie können einer E-Mail einen Kommentar hinzufügen. Er wird getrennt von der E-Mail selbst abgespeichert und nur Ihnen angezeigt.

    Wählen Sie Kommentare in den Aktionen der Nachricht. Nachrichten mit einem Kommentar werden mit einem speziellen Icon angezeigt.

  2. Einen Kommentar mit den Filtern setzen [top]
    Filter können einen Kommentar automatisch für einige Bedingungen (Absender, Betreff, etc.) setzen.

Importieren

  1. Dateien importieren [top]
    Sie können E-Mails im .eml-Format (Outlook Express) importieren.
    1. Speichern Sie die .eml-Dateien in einem Ordner mit der Bezeichnung "E-Mail".
    2. Wenn Sie möchten, speichern Sie die einzelnen .eml-Dateien in Unterordnern, deren Namen den Ordernamen des virtuellen Büros entsprechen: "Posteingang", "Gesendet", etc. Falls der Unterordner im virtuellen Büro nicht existiert, wird er automatisch erstellt.
    3. Komprimieren Sie den E-Mail-Ordner mit Win-ZIP
    4. Klicken Sie auf Import
  2. Nachrichten importieren und exportieren [top]
    Wenn Sie IMAP4 nutzen, können Sie einfach E-Mails importieren, die schon mit einem E-Mail-Programm empfangen oder gesendet wurden - oder umgekehrt, empfangene oder gesendete E-Mails in traditionelle E-Mail-Programme exportieren.

    In Ihrer Software sind Nachrichten mit einem bestehenden Konto verbunden; wir nennen es ein Standard-Konto. Erstellen Sie ein weiteres Konto (ein mit ContactOffice verbundenes IMAP4-Konto) und dann verschieben Sie Ordner oder Nachrichten von einem Konto zu dem anderen, indem Sie Drag & Drop nutzen. Danach löschen Sie das IMAP4-Konto.

    • Nachrichten importieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem Standard-Konto in das IMAP4-Konto.
    • Nachrichten in Ihre Email-Software exportieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem IMAP4-Konto in Ihr Standard-Konto.

Archivieren

  1. Definition [top]
    Das Archivieren ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu exportieren, um Speicherplatz zu gewinnen, ohne dass alte Nachrichten gelöscht werden müssen.

    Die Nachrichten werden in einer Datei mit der .eml-Endung (Outlook Format) archiviert, in einer .zip-Datei komprimiert und im Dokumententool archiviert (vorausgesetzt, es ist genug Speicherplatz vorhanden).

  2. Ein Archiv erstellen [top]
    • Gehen Sie zu dem Ordner (oder Unterordner), dessen Nachrichten Sie archivieren möchten.
    • Falls Sie nur einige Nachrichten archivieren möchten, wählen Sie diese aus, indem Sie auf die entsprechenden Kästchen klicken.
    • Dann klicken Sie auf Archiv und entscheiden Sie, ob Sie nur ausgewählte Nachrichten, alle Nachrichten oder alle Nachrichten in dem Ordner, die älter sind als das angegebene Datum, archivieren möchten. Eine weitere Option ermöglicht es Ihnen, alle Nachrichten nach dem Archivieren zu löschen.
    • Das Archiv wird automatisch erstellt und befindet sich im Dokumententool, falls ausreichend Kapazität zur Verfügung steht. Der Name des Archivordners ist der Tag der Erstellung, Sie können ihn jedoch jederzeit umbenennen.
    • Ein Archiv verwenden [top]
      Sie können Ihr Archiv im Dokumententool ablegen und/oder auf Ihren Computer herunterladen.

      Um ein Archiv aufzurufen, laden Sie es herunter und öffnen es mit einem Doppelklick. Die Liste der archivierten Nachrichten erscheint: Sie sind im .eml-Format (kompatibel mit Outlook oder Outlook Express) abgelegt. Öffnen Sie jede beliebige Nachricht mit einem Doppelklick.

Einstellungen

  1. Zugriff auf Einstellungen [top]
    Im Menü Mehr wählen Sie Einstellungen.
  2. Darstellung: Ganze Liste oder Seitendarstellung [top]
    Für die Darstellung von E-Mail-Nachrichten stehen zwei Layout-Varianten zur Verfügung:
    • Seitendarstellung: Die Nachrichten eines Ordners werden in mehrere Seiten mit jeweils X Nachrichten aufgeteilt. Der Wert X kann in den 'Einstellungen' des Nachrichtentools unter "Nachrichten pro Seite" eingestellt werden.
    • Ganze Liste: Alle Nachrichten eines Ordners werden auf einer einzigen Seite mit Rollbalken dargestellt. Dieses Layout wird für Ordner mit einer großen Anzahl von Nachrichten nicht empfohlen, da der Webbrowser diese große Liste dann in den Speicher legen und bewältigen muss. Die Benutzeroberfläche wird folglich sehr langsam.

    Das Layout arbeitet in zwei Versionen:

    • Automatisch (Standard): Wenn ein Ordner mehr als 200 Nachrichten enthält, wird automatisch die Seitendarstellung für diesen Ordner aktiviert. Enthält der Ordner weniger als 200 Nachrichten, wird die gesamte Liste dargestellt.
    • Falls in den Einstellungen des Nachrichtentools festgelegt können Sie die eine oder die andere Layout-Variante für alle Ordner fest vorgeben. Es ist nicht möglich, einzelnen Ordnern unterschiedliche Layout-Varianten zuzuordnen.
    • Automatische Übermittlung [top]
      Klicken sie auf Einstellungen in der Menüleiste. Neben Automatische Weiterleitung aller eingehenden E-Mails an, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein. Die weitergeleiteten Nachrichten werden automatisch gelöscht.

      Um diese automatische Weiterleitung abzustellen, löschen Sie die eingegebene Adresse.

      Überprüfen Sie, dass Sie keine Endlosschleife erstellt haben! Falls die für die automatische Weiterleitung eingegebene Adresse an die ursprüngliche E-Mail-Adresse weiterleitet, löst dies eine Endlosschleife aus und endet mit einer unbegrenzten Vervielfachung der Nachrichten. Falls Sie eine externe POP3-Adresse abrufen, alle eingehenden Nachrichten aber an diese Adresse weiterleiten, ruft dies ebenso eine Endlosschleife hervor.

    • E-Mail-Benachrichtigung [top]
      Klicken Sie auf Einstellungen in der Menüleiste. Klicken Sie das Kästchen neben Ihrer E-Mail-Adresse an. Sie können benachrichtigt werden, wenn die erste Nachricht ankommt oder jedes Mal, wenn seit Ihrem letzten Besuch auf der Seite eine neue Nachricht ankommt.

      Die Benachrichtigung wird an Ihre Standardadresse gesendet. Um Ihre persönlichen Daten zu aktualisieren oder zu bearbeiten, gehen Sie zu 'Einstellungen > Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'.

      Wenn Sie Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen erhalten möchten (Beispiel: Die Nachrichten gesendet von Person X, mit diesem Betreff, usw.), müssen Sie einen Filter erstellen (s. das entsprechende Hilfekapitel).

    • SMS-Benachrichtigung [top]
      Klicken Sie auf Einstellungen in der Menüleiste. Klicken Sie das Kästchen neben Ihrer Handy-Nummer an. Sie können benachrichtigt werden, wenn die erste Nachricht ankommt oder jedes Mal, wenn seit Ihrem letzten Besuch auf der Seite eine neue Nachricht ankommt.

      Um Ihre Handy-Nummer einzugeben, bearbeiten Sie Ihre persönlichen Daten: Gehen Sie zu 'Einstellungen > Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'.

      Wenn Sie Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen erhalten möchten (Beispiel: Die E-Mails gesendet von Person X, mit diesem Betreff, usw.), erstellen Sie einen Filter (s. das entsprechende Hilfekapitel.

Konto

  1. Größenbeschränkungen [top]
    Die maximale Größe einer Nachricht darf unabhängig vom Abonnement 50 MB nicht überschreiten.

    Die maximale Größe der eingehenden Nachricht (Text und Anlagen) ist auch durch den vorhandenen Platz in Ihrem Postfach vorgegeben, der sowohl abhängig vom Speicherplatz für Ihr Abonnement als auch vom schon genutzten Platz ist. Eine Messlatte erscheint unterhalb der Ordnerliste.

    Um den verfügbaren Platz zu erhöhen, archivieren oder löschen Sie alte Nachrichten oder wählen Sie ein höheres Abonnement.

  2. Suffix der E-Mail-Adressen [top]
    Sie können jemandem ein Suffix geben oder in ein Webformular eine E-Mail-Adresse mit einem Suffix eingeben, so dass Sie bemerken, wenn Ihre E-Mail-Adresse einer anderen Person übermittelt wurde. Falls Ihre E-Mail-Adresse die Form Vorname.Nachname@domain.de hat, besteht eine Adresse mit Suffix aus Vorname.Nachname+Suffix@domain. Beispiel: edgar.schmidt@domain.de wird zu edgar.schmidt+amazon@domain.de.
  3. Nachrichten austauschen [top]
    Im Nachrichtentool gibt es keine Mitbenutzung : die Nachrichten sind immer persönlich an den Empfänger gerichtet.

    Es gibt ebenso wenig eine gemeinsame E-Mail-Adresse, aber sie können ein E-Mail-Konto einrichten mit einer allgemeinen E-Mail und die Login-Daten und das Passwort an alle Gruppenmitglieder weitergeben. Oder Sie erstellen einen Filter, so dass alle eingehenden Nachrichten an mehrere E-Mail-Adressen gesendet werden.

 

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