Benutzerhandbuch

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Konto
  1. Ein E-Mail-Konto erstellen [top]
    Falls keine E-Mail-Adresse für Ihr Konto eingerichtet wurde, müssen Sie beim ersten Mal eine auswählen, wenn Sie 'Nachrichten' anklicken.

    Sie können unter verschiedenen Vorschlägen, basierend auf Ihrem Vor- und Nachnamen, auswählen. Sind diese nicht korrekt, bearbeiten Sie sie, bevor Sie Ihr E-Mail-Konto einrichten. Gehen Sie zu 'Mein Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'). Sie können die E-Mail-Adresse nach Ihrer Wahl einrichten, es sei denn, sie ist schon an einen anderen Nutzer vergeben.

  2. Ihre E-Mail-Adresse bearbeiten [top]
    Wenn Sie einmal Ihre E-Mail-Adresse gewählt haben, können Sie sie nicht mehr ändern.

    Falls Sie in dringenden Fällen Ihre Adresse dennoch ändern möchten, sollten Sie ein neues Konto mit dieser E-Mail-Adresse einrichten . Falls Sie das neue Konto nicht selbst einrichten können, kontaktieren Sie bitte den technischen Support.

  3. Alias [top]
    Ein Alias ist eine zweite E-Mail-Adresse für ein und das selbe E-Mail-Konto.
  4. Darstellung: Ganze Liste oder Seitendarstellung [top]
    Für die Darstellung von E-Mail-Nachrichten stehen zwei Layout-Varianten zur Verfügung:
    • Seitendarstellung: Die Nachrichten eines Ordners werden in mehrere Seiten mit jeweils X Nachrichten aufgeteilt. Der Wert X kann in den 'Einstellungen' des Nachrichtentools unter "Nachrichten pro Seite" eingestellt werden.
    • Ganze Liste: Alle Nachrichten eines Ordners werden auf einer einzigen Seite mit Rollbalken dargestellt. Dieses Layout wird für Ordner mit einer großen Anzahl von Nachrichten nicht empfohlen, da der Webbrowser diese große Liste dann in den Speicher legen und bewältigen muss. Die Benutzeroberfläche wird folglich sehr langsam.

    Das Layout arbeitet in zwei Versionen:

    • Automatisch (Standard): Wenn ein Ordner mehr als 200 Nachrichten enthält, wird automatisch die Seintedarstellung für diesen Ordner aktiviert. Enthält der Ordner weniger als 200 Nachrichten, wird die gesamte Liste dargestellt.
    • Falls in den Einstellungen des Nachrichtentools festgelegt können Sie die eine oder die andere Layout-Variante für alle Ordner fest vorgeben. Es ist nicht möglich, einzelnen Ordnern unterschiedliche Layout-Varianten zuzuordnen.
    • Threads [top]
      Threads zeigen E-Mails wie in einem Online-Forum an: Nachrichten aus der selben Konversation werden hierarchisch dargestellt, die aktuellste Nachricht wird dabei am Ende angefügt.

      Um diese Darstellungsweise zu aktivieren, wählen Sie Threads im Menü 'Ansicht'. Diese Darstellungsweise wird während Ihrer nächsten Sessions eingestellt bleiben. Um zur normalen Darstellungsweise zurück zu kehren, deaktivieren Sie diese Option.

      Sie können eine Konversation aufklappen und zusammenfalten, in dem Sie auf das + oder - klicken, das bei der ersten Nachricht des Threads erscheint.

      Threads, die ungelesene E-Mail-Nachrichten enthalten, werden unterstrichen dargestellt.

      Hinweis: Das virtuelle Büro verwendet eine Reihe von Kriterien, nch denen es Nachrichten in Threads zusammenfasst. Wenn Sie auf eine Nachricht beantworten und die Inhalte der Konversation komplett verändern, wird das virtuelle Büro nicht in der Lage sein, dies zu erraten und diese Nachrichten weiter mit dem selben Thread verknüpfen. Ebenso werden Nachrichten von verschiedenen Absender mit dem selben Betreff höchst wahrscheinlich im selben Thread erscheinen.

Nachrichten senden
  1. Eine Nachricht erstellen [top]
    Klicken Sie auf Erstellen in der Menüleiste. Geben Sie im neuen Fenster die folgenden Parameter ein:
    • An: E-Mail-Adresse des Hauptempfängers
    • Cc (wahlweise): einer oder mehrere Empfänger in Carbon Copy
    • Bcc (wahlweise): einer oder mehrere Empfänger in Blind Carbon Copy
    • Betreff (wahlweise): Der Betreff Ihrer Nachricht
    • Nachricht (wahlweise): die Nachricht
    Beachten Sie bitte: Die Adressen im Cc-Feld sind für alle Empfänger sichtbar, während die Adressen im Bcc Feld für alle Empfänger unsichtbar sind.
  2. Einen Entwurf erstellen [top]
    Nachdem Sie eine Nachricht geschrieben haben, klicken Sie auf Speichern, um die Nachricht als Entwurf zu speichern. Sie wird nicht gesendet und automatisch in den Entwürfe Ordner verschoben.

    Um die Nachricht weiter zu schreiben und/oder zu senden, gehen Sie zu Entwürfe und klicken auf die Nachricht.

  3. Versandwege [top]
    Jede Nachricht kann über einem, mehrere oder alle der folgenden Versandwege gesendet werden. Die drei Empfängerfelder (An, Cc, Bcc) können entsprechend genutzt werden.
    • Für eine E-Mail geben Sie einfach die E-Mail-Adresse ein.
    • Für eine SMS geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) ein, gefolgt von @SMS (z.B.: 491711234567@SMS). Anlagen werden nicht zu diesen Empfängern gesendet.
      Beachten Sie bitte: Wir raten Ihnen, Ihre SMS zu unterschreiben, so dass die Empfänger wissen, wer der Absender ist. Wenn Sie eine Antwort per SMS haben möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer in die Nachricht.
    • Für ein Fax geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) gefolgt von @fax (z.B.:4930123456@FAX). Der Inhalt der Nachricht wird auf der ersten Seite gesendet, während Anlagen auf den folgenden Seiten gesendet werden.
      Hinweis: Wir raten Ihnen, Ihre Faxe zu unterschreiben, so daß die Empfänger den Absender erkennen. Wenn Sie eine Antwort per Fax möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer auf die Nachricht.
  4. In HTML versenden [top]
    Eine E-Mail kann im Text- (Standard) oder HTML-Format versendet werden. Das zweite Format ermöglicht Textformatierungen (Schrifttyp, Ausrichtung, Farben usw.), Bilder, usw.

    Um eine HTML-E-Mail zu senden, klicken Sie auf Erstellen und dann auf den <Rich text> Tab. Eine Symbolleiste (ähnlich wie in Word) erscheint über dem Nachrichtfeld. Fahren Sie mit der Maus über jedes Symbol, um seine Bedeutung zu erfahren.

    Falls Sie HTML direkt verwenden möchten, klicken Sie auf das letzte Symbol namens <>.

    Wenn Sie eine HTML E-Mail beantworten, ist das verwendete Format (Text oder HTML) durch die Vorgabe in den 'Einstellungen' definiert (Format bei Antwort auf eine HTML E-Mail).

  5. Eine Nachricht an alle Gruppenmitglieder senden [top]
    Klicken Sie auf An. Dann klicken Sie auf Gruppen und wählen Alle Mitglieder der (Gruppenname).

    Bitte beachten Sie, dass alle E-Mail-Adressen für Empfänger ersichtlich sind, wenn Sie die Felder An oder Cc wählen. Um E-Mail-Adressen zu verbergen, benutzen Sie das Bcc Feld und geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse im Feld An ein.

  6. Antworten [top]
    Öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Antworten. Die Antwortnachricht erscheint zusammen mit dem Originaltext. Sie können alle unnötigen Leerzeilen löschen.

    Um allen Empfängern zusammen zu antworten (An und Cc-Felder), klicken Sie auf An alle nach Antworten.

    Beantwortete Nachrichten werden mit einem Pictogramm gekennzeichnet .

  7. Automatische Antwort [top]
    Bei längerer Abwesenheit aktivieren Sie die automatische Antwort in den Filtern.

    Um dies zu tun, erstellen Sie zuerst eine Vorlage, die den Text der automatischen Antwort beinhaltet. Speichern Sie ihn, indem Sie auf Vorlage speichern drücken. Dann drücken Sie auf und dann auf Hinzufügen. Im Beschreibungsfeld geben Sie eine spezifische Antwort wie z.B. "Automatische Antwort" ein. Unter Bedingungen, wählen Sie Für alle E-Mails. Unter Aktionen wählen Sie Automatische Antwort und klicken dann auf Vorlage auswählen. Wählen Sie die passende Vorlage aus der Liste.

    Vergessen Sie nicht, die automatische Antwort zu deaktivieren, wenn Sie zurück sind! Um dies zu tun, klicken Sie auf Filter, um die Filterliste aufzurufen und danach auf den Filter "Automatische Antwort". Löschen Sie das Kästchen Aktiv und klicken auf Speichern zur Bestätigung. Sie können den Filter später wieder aktivieren, ohne ihn noch einmal erstellen zu müssen.

  8. Weiterleiten [top]
    Öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Weiterleiten. Eine neues Nachrichtenfeld erscheint, in der der Originaltext aufgeführt ist. Sie können alle unnötigen Leerzeilen löschen.

    Weitergeleitete Nachrichten werden mit einem Pictogramm gekennzeichnet .

  9. Absenderadressen [top]
    Sie können verschiedene E-Mail-Adressen als Absender haben. Diese Adressen müssen in Ihre persönlichen Daten eingegeben werden.

    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, klicken Sie auf von, um Ihre persönlichen Daten zu bearbeiten und eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen (oder zu bearbeiten).

    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wählen Sie eine Absenderadresse aus dem Pull-down Menü neben von. Sie können die Standard Absenderadresse einstellen, indem Sie auf Einstellungen klicken.

Anlagen
  1. Eingehende Anlagen [top]
    Anlagen sind mit dem Büroklammer-Zeichen () neben dem Betreff der Nachricht gekennzeichnet. Wenn Sie die Nachricht öffnen, erscheinen Anlagen unterhalb des Nachrichtenfensters. Sie haben drei Möglichkeiten:
  2. Öffnen (klicken Sie auf "Öffnen"), die Anlagen auf Ihrem Computer speichern (klicken Sie auf "Download");
  3. Speichern Sie die Anlagen direkt in Ihren persönlichen Dokumenten (klicken Sie auf "in Dokumenten speichern"). In einem neuen Fenster erscheinen alle Ordner aus den persönlichen Dokumenten.
  4. Anlagen zum Versand [top]
    Sie können Anlagen zu einer Nachricht hinzufügen:
    • Um eine auf Ihrem Computer gespeicherte Datei zu versenden, klicken Sie auf Anlage beim Erstellen der Nachricht. Im nächsten Fenster klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auf Ihrem Computer auszuwählen.
    • Um ein Dokument, das im Dokumententool abgelegt ist, zu versenden, gehen Sie zu dem Tool und wählen Mit E-Mail senden im Menü "Aktionen".
    Um mehrere Anlagen zu versenden, wiederholen Sie diese Schritte.
  5. Beschränkungen [top]
    Eine eingehende Nachricht darf nicht die für Ihr Postfach (s. "Empfang der Nachrichten" in den Hilfethemen) zur Verfügung stehende Speicherkapazität überschreiten.

    Die Maximalgröße der von Ihnen gesendeten Anlagen ist durch Ihr Abonnement festgelegt.

  6. Mögliche Probleme [top]
    Anlagen können nicht angefügt werden
    Lösung: Sie nutzen wahrscheinlich Software (Norton Personal Firewall, Norton Antivirus oder Google Toolbar), die Popups blockt. Das Problem ist, dass der ContactOffice Web-Client nur richtig funktioniert, wenn Popups angezeigt werden können. Bitte konfigurieren Sie Ihre Software so, dass sie Popups vom virtuellen Büro akzeptiert.

Rechtschreibkontrolle
  1. Funktionen [top]
    Die Rechtschreibkontrolle kann ausgehende E-Mails im Text- oder HTML-Format kontrollieren.

    Im Moment kann sie Englisch, Französisch und Niederländisch überprüfen. Sie berücksichtigt auch regionale Unterschiede (UK, USA und Kanada bei Englisch, Frankreich und Schweiz bei Französisch).

  2. Eine E-Mail überprüfen [top]
    Klicken Sie auf Rechtschreibkontrolle in der Menüleiste.

    Falls keine Fehler im Text sind, erscheint eine entsprechende Meldung und die Rechtschreibkontrolle wird automatisch geschlossen.

    Falls mindestens ein Fehler im Text ist, bleibt das Fenster der Rechtschreibkontrolle geöffnet und der erste Fehler ist rot unterstrichen.

    • Wählen Sie einen Vorschlag oder geben Sie ein Wort ein im Feld Ersetzen durch.
    • Klicken Sie auf Ersetzen, um das falsche Wort nur dieses Mal zu ersetzen oder klicken Sie auf Alle ersetzen, um das falsche Wort im ganzen Text zu ersetzen.
    • Sie können es dieses Mal oder im gesamten Text ignorieren, indem Sie entsprechend auf Ignorieren oder Alle ignorieren klicken.
    • Klicken Sie auf OK unten im Fenster, um die Korrekturen zu beenden und zu speichern, oder auf Abbrechen, um alle Änderungen aufzuheben.
  3. Ein Wörterbuch wählen [top]
    Die Rechtschreibkontrolle erkennt automatisch die von Ihnen genutzte Sprache. Falls sie nicht die richtige Sprache erkennt, können Sie sie im Pull-down Menü Wörterbuch auswählen. Klicken Sie auf Erneut überprüfen nach der Auswahl der Sprache.

Signatur
  1. Eine Signatur erstellen [top]
    Klicken Sie auf Einstellungen in der Menüleiste und dann auf Signatur. Geben Sie Ihre Signatur (die Länge ist frei wählbar).

    Sie können nur eine Signatur verwenden.

  2. Eine Nachricht signieren [top]
    Die Signatur ist niemals automatisch Bestandteil der Nachricht: Wenn Sie eine Nachricht schreiben, klicken Sie auf Signatur, um sie nach dem Cursor einzuführen.

    Eine andere Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu unterschreiben, ist das Anfügen einer vCard (elektronische Visitenkarte, die in Ihren persönlichen Daten gespeicherte Informationen enthält). Klicken Sie auf vCard, wenn Sie eine Nachricht schreiben. Alle Daten in Ihren persönlichen Daten (außer den Feldern Kommentar und Kategorien) werden in der vCard aufgeführt.

  3. Automatische Unterschrift [top]
    Bei einigen Abonnements haben alle versandten E-Mails eine automatische Unterschrift (Werbung für das virtuelle Büro, Impressum, usw.). Diese automatische Unterschrift kann nicht gelöscht werden, aber Sie können trotzdem zusätzlich Ihre persönliche Signatur einfügen.

Vorlagen
  1. Definition [top]
    Eine Vorlage ist eine schon vorformulierte versandfertige E-Mail, die es Ihnen ermöglicht, sich wiederholende Nachrichten zu erstellen: Informationsanfragen, sonstige Anfragen, usw.

    Genauso wie alle E-Mails kann die Vorlage verschiedene Adressen und Anlagen haben.

    Wenn die Vorlage benutzt wird (als eine neue Nachricht oder eine Antwort auf eine erhaltene Nachricht), kann die Nachricht selbst angepasst werden, ohne die Vorlage selbst zu ändern.

  2. Eine Vorlage erstellen [top]
    Klicken Sie auf Vorlagen in der Menüleiste und dann auf Eine neue Vorlage hinzufügen. Geben Sie der neuen Vorlage einen Namen, indem Sie ihn in das Feld "Betreff" einfügen. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern, wenn Sie fertig sind.

    Sie können auch auf Erstellen klicken und danach auf Als Vorlage speichern.

  3. Eine Vorlage verwenden [top]
    Um eine Nachricht mit einer Vorlage zu beantworten, klicken Sie auf Mit Vorlage nach Antworten, wählen Sie die entsprechende Vorlage, nehmen Sie die notwendigen Änderungen (die Vorlage wird nicht verändert) vor und klicken Sie dann auf Senden.

    Um eine neue Nachricht von einer Vorlage aus zu senden, klicken Sie auf Vorlagen, wählen die entsprechende Vorlage und nehmen die notwendigen Änderungen an der Nachricht (die Vorlage wird nicht verändert) vor und klicken schließlich auf Senden.

  4. Eine Vorlage bearbeiten [top]
    Klicken Sie auf Vorlagen, wählen Sie die entsprechende Vorlage, nehmen Sie dann die Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf Als Vorlage speichern.
  5. Eine Vorlage löschen [top]
    Klicken Sie auf Vorlagen und dann auf den Papierkorb () neben der Vorlage.

Adressbücher
  1. Das Adressbuch verwenden [top]
    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, können Sie die Felder An, Cc und Bcc füllen, indem Sie das Adressbuch nutzen und auf An, Cc oder Bcc klicken. Klicken Sie die Kästchen neben den ausgewählten Kontakten an, und die Empfängerdaten erscheinen automatisch in den entsprechenden Feldern.
  2. Eine Nachricht an alle Gruppenmitglieder senden [top]
    Nachdem Sie auf An, Cc oder Bcc geklickt haben, wählen Sie die Registerkarte Gruppen. Klicken Sie das erste Kästchen (Alle Mitglieder der) in der An, Cc oder Bcc Spalte an.
  3. Adressen zum Adressbuch hinzufügen [top]
    Wenn eine E-Mail geöffnet ist, klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, um Sie zum Adressbuch hinzuzufügen.

    Falls die Nachricht, die Sie erhalten, eine vCard (elektronische Visitenkarte mit .vcf-Endung) enthält, klicken Sie auf Zu meinem Adressbuch hinzufügen neben ihr.

Kontaktlisten
  1. Definition [top]
    Die Kontaktlisten ermöglichen es Ihnen, verschiedene Kontakte aus verschiedenen Adressbüchern zu gruppieren, so dass Sie allen diesen Kontakten in einer Aktion dieselbe Nachricht senden können.

    Sie können verschiedene Adressen gruppieren sowie verschiedene Versandmethoden (An, Cc oder Bcc) und Versandwege (E-Mail, SMS, Fax) kombinieren, falls Ihr virtuelles Büro dies erlaubt.

    Die Anzahl der Listen, die Sie erstellen können, und die Anzahl der Empfänger in diesen Listen hängen von Ihrem Abonnement ab.

    Obwohl sie in beide Richtungen eingesetzt werden können (falls Sie alle Adressen in Cc einfügen und Ihre Adresse in An), sind die Listen eigentlich nur für eine Richtung bestimmt.

    Bitte beachten Sie: Die Listen können nicht außerhalb des virtuellen Büros benutzt werden.

  2. Eine persönliche Liste erstellen [top]
    Klicken Sie auf Listen in der Menüleiste und wählen im nächsten Fenster Privat im Pull-down Menü.

    Klicken Sie auf Eine Liste hinzufügen neben der neuen Liste und geben Sie der Liste einen Namen (anstatt "undefiniert"). Dieser Name darf keine Leerzeichen oder Anführungszeichen enthalten. Erstellen Sie dann Ihre Liste, indem Sie die entsprechenden Adressen in den Adressbüchern (persönlich oder Gruppe) auswählen.

  3. Eine Gruppenliste erstellen [top]
    Alle Gruppenmitglieder können jederzeit eine Nachricht an die Gruppenliste senden. Nur der Gruppenadministrator kann eine Gruppenliste erstellen und diese bearbeiten.

    Falls Sie der Gruppenadministrator sind, klicken Sie auf Listen, wählen die Gruppe im Pull-down Menü und erstellen dann die Gruppenliste, als würden Sie eine persönliche Liste erstellen. Um den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Gruppenliste zu bearbeiten, klicken Sie auf Zugriff neben dem Namen der Liste und kreuzen die entsprechenden Kästchen an.

  4. Eine Liste verwenden [top]
    Um den Inhalt einer Liste aufzurufen, klicken Sie auf ihren Namen.

    Um eine Nachricht an eine Liste zu senden, erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken auf An und wählen aus "Listen". Kreuzen Sie das Kästchen der Liste an.

    Sie können auch auf Listen klicken, "Persönlich" oder einen Gruppennamen auswählen und dann auf Eine Nachricht an diese Liste senden neben dem Namen der Liste klicken.

    Die Liste legt die Position jeder Adresse, die sie enthält, in den verschiedenen Feldern (An, Cc und Bcc) fest. Indem Sie "Nameausderliste@LISTE" in An, Cc oder Bcc eingeben, erhalten Sie das selbe Ergebnis.

  5. Eine Liste bearbeiten [top]
    Klicken Sie auf Listen und dann auf Bearbeiten neben der Liste und nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor.
  6. Eine Liste löschen [top]
    Klicken Sie auf Listen und danach auf den Papierkorb neben dem Namen der Liste.
  7. Eine Liste exportieren [top]
    Um eine Liste in eine CSV- (Komma als Trennzeichen) Datei zu exportieren, klicken Sie auf Exportieren neben der entsprechenden Liste.

Verwaltung der Ordner
  1. Einen Ordner erstellen [top]
    Jede Nachricht muss in einem Ordner aufbewahrt werden. Die Anzahl der Nachrichten in einem Ordner wird zwischen Klammern angezeigt.

    Einige Ordner werden automatisch erstellt und können nicht umbenannt oder verschoben werden: Posteingang (erhaltene Nachrichten), Postausgang (gesendete Nachrichten), Papierkorb, Entwürfe, Vorlagen und Spam?.

    Sie können zusätzliche Ordner erstellen, um Ihre Nachrichten aufzubewahren. Sie können auch Filter benutzen, um eingehende Nachrichten automatisch in den entsprechenden Ordner weiter zu leiten.

    Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf Postfach links auf dem Bildschirm und wählen dann Neuer Ordner im Menü . Geben Sie einen bestimmten Namen ein und klicken dann auf Speichern. Der neue Ordner erscheint auf der linken Seite Ihres Bildschirms.

    Die persönlichen Ordner erscheinen in alphabetischer Reihenfolge unter den Standardordnern.

  2. Einen Ordner verschieben [top]
    Das Verschieben eines Ordners ermöglicht es, einen Ordner in einen Unterordner (oder umgekehrt) umzuwandeln oder einen Unterordner zu verschieben.

    Gehen Sie zu einem Ordner und wählen Sie dann im Aktionen-Menü, das mit dem Ordner verbunden ist. Danach klicken Sie auf den Zielordner.

  3. Einen Ordner umbenennen [top]
    Gehen Sie zum Ordner und wählen Sie Umbenennen im Aktionen -Menü, das mit dem Ordner verbunden ist.
  4. Einen Ordner löschen [top]
    Gehen Sie zu einem Ordner und klicken Sie dann auf Löschen. Dann wählen Sie Diesen Ordner und seine Unterordner, um den Ordner und seinen gesamten Inhalt zu löschen.
  5. Unterordner [top]
    Sie können Unterordner in allen Ordnern außer in "Posteingang", "Postausgang" und "Spam?" erstellen.

    Um einen Unterordner zu erstellen, klicken Sie auf den Hauptordner auf der linken Seite des Bildschirms und wählen dann Neuer Ordner im Menü Aktionen.

  6. Eine Nachricht in einen Ordner verschieben [top]
    • Um eine geöffnete Nachricht zu verschieben, klicken Sie auf In Ordner verschieben. Das sich öffnende Fenster beinhaltet die Hierarchie Ihrer Ordner und Unterordner. Klicken Sie auf einen von ihnen, um die Nachricht dorthin zu verschieben.
    • Um eine oder mehrere Nachrichten zu verschieben: Wählen Sie ein, mehrere oder alle Kästchen links neben den Nachrichten (klicken Sie auf Alle auswählen, um alle Nachrichten von der Seite auszuwählen) und klicken Sie auf In Ordner verschieben. Das sich öffnende Fenster zeigt die Hierarchie Ihrer Ordner und Subordner. Klicken sie auf einen, um die Nachricht(en) dorthin zu verschieben.

Nachrichten löschen
  1. Eine Nachricht löschen [top]
    Klicken Sie auf den Papierkorb neben der Nachricht. Um eine Nachricht zu löschen, wenn sie geöffnet ist, klicken Sie auf In den Papierkorb. Die nächste Nachricht wird automatisch geöffnet.

    Die Nachricht wird dabei nicht endgültig gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, falls Sie sich geirrt haben. Um die Nachricht endgültig zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  2. Eine Auswahl von Nachrichten löschen [top]
    Klicken Sie die Kästchen neben den Nachrichten an und klicken Sie auf In den Papierkorb.

    Die Nachrichten werden dabei nicht endgültig gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um die Nachrichten endgültig zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  3. Alle Nachrichten in einem Ordner löschen [top]
    Klicken Sie auf Löschen und wählen Sie Alle Nachrichten in diesem Ordner. Danach klicken Sie auf Löschen.

    Die Nachrichten werden dabei nicht endgültig gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um Nachrichten endgültig zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  4. Alte Nachrichten löschen [top]
    Klicken Sie auf Löschen und wählen Sie Alle Nachrichten in diesem Ordner, die älter sind als. Geben Sie ein Datum ein und klicken Sie dann auf Löschen.

    Die Nachrichten werden dabei nicht endgültig gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um die Nachrichten endgültig zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  5. Den Papierkorb leeren [top]
    Gehen Sie zum Papierkorb, klicken Sie auf Löschen, wählen Sie Alle Nachrichten in diesem Ordner und klicken dann auf Löschen. Die Nachrichten werden endgültig gelöscht und können nicht zurückgeholt werden.
  6. Automatisches Leeren des Papierkorbs [top]
    Jedes Mal, wenn Sie sich einloggen, werden Nachrichten, die länger als sieben Tage im Papierkorb sind, automatisch gelöscht.

    Der Papierkorb wird übrigens automatisch (auch wenn Sie sich nicht einloggen) gelöscht, wenn neue Nachrichten den Platz benötigen, der vom Papierkorb benutzt wird.

Nachrichten empfangen
  1. Überprüfen Sie die interne E-Mail-Adresse [top]
    Das interne Postfach wird regelmäßig überprüft. Neue Nachrichten werden angezeigt, wenn die Seite neu geladen wird.

    Um die Seite neu zu laden, klicken Sie einfach auf den Ordner Posteingang.

    Die noch ungelesenen Nachrichten werden mit ihrem Betreff und Absender fettgedruckt angezeigt.

    Um eine Nachricht zu lesen, klicken Sie auf den Betreff oder den Absender. Wenn eine Nachricht geöffnet ist, klicken Sie auf oder , um die vorherige oder nächste Nachricht im selben Fenster zu öffnen.

  2. HTML- Ansicht [top]
    Falls eine Email eine HTML-Version hat, wird diese automatisch in gefilterter HTML-Ansicht (ohne Bilder und Scripts) angezeigt. Sie können zwischen den Anzeigearten wechseln, indem Sie "Nur Text", "HTML gefiltert mit Bildern" oder "HTML Original" auswählen.

    Wir raten Ihnen, niemals Bilder in Spamnachrichten anzuklicken, da dies den Spammer informiert, dass Ihre E-Mail-Adresse aktiv ist. Das Filtern von HTML schützt Sie vor Scripts (Javascript, usw.).

  3. Automatische Übermittlung [top]
    Klicken sie auf Einstellungen in der Menüleiste. Neben Automatische Weiterleitung aller eingehenden E-Mails an, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein. Die weitergeleiteten Nachrichten werden automatisch gelöscht.

    Um diese automatische Weiterleitung abzustellen, löschen Sie die eingegebene Adresse.

    Überprüfen Sie, dass Sie keine Endlosschleife erstellt haben! Falls die für die automatische Weiterleitung eingegebene Adresse an die ursprüngliche E-Mail-Adresse weiterleitet, löst dies eine Endlosschleife aus und endet mit einer unbegrenzten Vervielfachung der Nachrichten. Falls Sie eine externe POP3-Adresse abrufen, alle eingehenden Nachrichten aber an diese Adresse weiterleiten, ruft dies ebenso eine Endlosschleife hervor.

  4. Größenbeschränkungen [top]
    Die maximale Größe einer Nachricht darf unabhängig vom Abonnement 50 MB nicht überschreiten.

    Die maximale Größe der eingehenden Nachricht (Text und Anlagen) ist auch durch den vorhandenen Platz in Ihrem Postfach vorgegeben, der sowohl abhängig vom Speicherplatz für Ihr Abonnement als auch vom schon genutzten Platz ist. Eine Messlatte erscheint unterhalb der Ordnerliste.

    Um den verfügbaren Platz zu erhöhen, archivieren oder löschen Sie alte Nachrichten oder wählen Sie ein höheres Abonnement.

  5. Suffix der E-Mail-Adressen [top]
    Sie können jemandem ein Suffix geben oder in ein Webformular eine E-Mail-Adresse mit einem Suffix eingeben, so dass Sie bemerken, wenn Ihre E-Mail-Adresse einer anderen Person übermittelt wurde. Falls Ihre E-Mail-Adresse die Form Vorname.Nachname@domain.de hat, besteht eine Adresse mit Suffix aus Vorname.Nachname+Suffix@domain. Beispiel: edgar.schmidt@domain.de wird zu edgar.schmidt+google@domain.de.

Externe E-Mail-Adressen abrufen (POP3)
  1. Funktionen [top]
    Das virtuelle Büro kann die meisten externen E-Mail-Adressen abfragen: POP3 (ISP), Google, Yahoo, usw. Sie können alle Ihre E-Mail-Adressen in einem einzigen Postfach zusammenführen, das Sie überall nutzen können.

    Falls Ihr Abonnement diese Funktionen zulässt, können Sie Filter einrichten, um Ihre Nachrichten zu verwalten und von einer zentralen Anti-Spam-Funktion zu profitieren.

  2. Ein POP3-Konto hinzufügen [top]
    Um E-Mails von einer externen Adresse zu lesen, müssen Sie zunächst diese Funktion konfigurieren. Klicken Sie auf "POP3" in der Menüleiste. Im neuen Fenster klicken Sie auf Ein POP3-Konto hinzufügen. Füllen Sie in die folgenden Felder aus:
    • Kontoname: Geben Sie hier einen Name nach Wahl ein, aber wir raten Ihnen, einen Namen mit Wiedererkennungswert zu verwenden
    • Servername: Tippen Sie den Namen des entsprechenden POP3-Servers ein - nicht zu Verwechseln mit dem SMTP-Server (ausgehende E-Mails). Ein POP3-Server wird normalerweise mit der Form pop3.provider.com oder mail.provider.com angezeigt, während der STMP-Server oft als smtp.provider.com oder relay.provider.com angezeigt wird.
    • Benutzername: Geben Sie Ihren Benutzernamen auf dem POP3-Server ein. Bitte beachten Sie, dass dieser nicht immer der erste Teil Ihrer E-Mail-Adresse ist! Ein POP3-Benutzername kann folgendermaßen aussehen s123456 oder user123456.
    • POP3-Konto Passwort: Geben Sie Ihr Passwort ein. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Server zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterscheiden.
    • Server Port: Der Standardwert für POP3 Ports ist 110. Ändern Sie diese Einstellung nur, wenn Sie sicher sind, dass ein anderer Port genutzt wird.
    • Lassen Sie Nachrichten auf dem Server: Wählen Sie "Ja", um eine Kopie der Nachrichten auf dem Server zu lassen.
    • Nur neue Nachrichten downloaden?: Wenn Sie "Ja" wählen (empfohlen), werden nur neue Nachrichten vom Server geladen. Wenn Sie nein wählen, werden jedes Mal alle Nachrichten, die sich auf dem Server befinden, heruntergeladen, wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen.
    • Automatische Überprüfung von POP3: Wählen Sie "Ja" für die automatische Überprüfung (ungefähr alle 5 Minuten)
    • Schließlich klicken Sie auf Speichern.
  3. Ein GoogleMail- oder POP3-S Konto hinzufügen [top]
    Folgen Sie dem Verfahren für das Hinzufügen eines neuen POP3-Kontos und benutzen Sie aber 995 als Serverport. Port 995 wird für POP3-S, die abgesicherte Version von POP3, genutzt (unter anderem von Google). Die gesamte Kommunikation zwischen den Servern erfolgt verschlüsselt, wenn POP3-S genutzt wird.
  4. Ein POP3-Konto bearbeiten [top]
    Das Bearbeiten kann erforderlich sein, wenn die Benutzerdaten falsch sind oder Ihr Passwort geändert wurde.

    Rufen Sie die Liste der POP3-Konten auf, indem Sie auf POP3 klicken und dann auf Bearbeiten neben dem Konto.

  5. Ein POP3-Konto löschen [top]
    Rufen Sie die Liste der POP3-Konten auf, indem Sie auf POP3 klicken und klicken Sie danach auf den Papierkorb neben dem zu löschenden Konto. Die schon abgerufenen E-Mails sind von der Löschung des Kontos nicht betroffen.
  6. Manuelles Abrufen [top]
    Klicken Sie auf Nur dieses Konto herunter laden oder auf Alle Konten herunter laden. Ein Ladebalken erscheint. Sie können den Download zu jeder Zeit stoppen, indem Sie auf Abbrechen klicken.

    Benutzen Sie das automatische Abrufen, um sich den Aufwand des manuellen Abrufens zu ersparen.

  7. Automatisches Abrufen [top]
    Bearbeiten Sie das POP3-Konto und wählen Sie Ja vor POP3 automatisch abrufen. Automatische Abrufe werden in Intervallen von 5 bis 10 Minuten vorgenommen (in Abhängigkeit vom Verkehr auf dem Server).

    Sie können manuelle und automatische Abrufe auch zusammen vornehmen.

  8. Absenderadresse für Antworten [top]
    Wenn Sie externe E-Mail-Adressen mit POP3 abrufen, fügen Sie diese Adressen zu Ihren persönlichen Daten (s. Mein Konto Meine persönlichen Daten aktualisieren) hinzu. Dann wird zukünftig automatisch die richtige Adresse ausgewählt, wenn Sie eine Nachricht beantworten.
  9. Nachrichten werden öfter als einmal herunter geladen. [top]
    Falls Sie sich entschließen, die Nachrichten auf dem Server zu lassen, kann dieselbe Nachricht eventuell mehrmals herunter geladen werden: Um zu bestimmen, welche Nachrichten neu sind, speichert das virtuelle Büro die Liste der Nachrichten. Die Liste beinhaltet bis zu 1024 Nachrichten. Falls mehr als 1024 Nachrichten auf dem Server sind, werden jedes Mal Nachrichten mit den Hinweis out of bound herunter geladen, wenn Nachrichten abgerufen werden.
  10. Anti-Spam [top]
    Um die Anti-Spam-Funktion zu aktivieren, gehen Sie zu 'Einstellungen' im Nachrichtentool und wählen Sie Ja neben Anti-Spam für POP3-Konten aktivieren.
  11. Anti-Viirus [top]
    Eingehende E-Mails werden von einem Anti-Viren-Programm gescanned. Dieser Scan kann nicht deaktiviert werden.

Externe E-Mail-Adressen abrufen (IMAP)
  1. Funktionen [top]
    Sie können E-Mail-Postfächer abrufen, die auf IMAP-Servern Dritter gehostet werden. Wie der POP3-Client sammelt der IMAP-Client die Nachrichten mehrerer E-Mail-Postfacher auf einer einzigen Benutzeroberfläche.

    Mit dem IMAP-Client werden die Nachrichten einfach auf der Benutzeroberfläche des virtuellen Büros angezeigt, aber nicht gespeichert, um ein doppeltes Speichern zu vermeiden. Die Nachrichten liegen also nur auf dem Drittserver.

    Es ist normal, dass der IMAP-Client etwas langsam ist, denn er muss die Nachrichten vom Drittserver über das Internet abrufen, was viel langsamer ist, als wenn er sie von seinen lokalen Servern abrufen würde.

    Nachrichten, die Sie aus dem virtuellen Büro absenden, werden im Gesendet-Ordner des Drittservers gespeichert. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht verfassen, stellen Sie bitte sicher, dass die gewählte Absender-Adresse diejenige ist, die in den Einstellungen auf dem Remote Server eingerichtet ist.

    Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung, sofern der Remote Server sie durchführen kann:

    • Kategorien (Hinweis: In diesem Fall darf der Kategorienamen keine Leerzeichen enthalten)
    • Suchen
    • Sortieren
    Hinweis: Dieser IMAP-Server ohne Speichern wird für den Import oder Export von Nachrichten nicht empfohlen.
  2. Einschränkungen [top]
    Da die Nachrichten nicht im virtuellen Büro gespeichert werden, verfügt der IMAP-Client über Einschränkungen. Die folgenden Funktionen sind nicht verfügbar:
    • Empfangsbestätigungen
    • Filter
    • Kommentare bei einer Nachricht
    • Archivieren
    • Threads
    • Import der Nachrichten auf einen Remote Server

    Außerdem:

    • Es ist nicht möglich, einen Ordner zwischen einer IMAP-Adresse und Ihrer Haupt-Email-Adresse zu verschieben. Diese Funktion wurde nicht für den Import von Nachrichten entwickelt.
    • Nachrichten mit Anhang werden nicht als solche dargestellt (keine Ikone)
    • Nachrichten, die beantwortet oder weitergeleitet wurden, werden als solche dargestellt, aber nur während der laufenden Session im virtuellen Büro.
    • Um den IMAP-Client verwenden zu können, benötigen Sie eine Haupt-Email-Adresse im virtuellen Büro, selbst wenn Sie diese nicht nutzen.
  3. Einstellungen [top]
    • Wählen Sie IMAP im Remote Server Menü.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.
    • Im E-Mail-Feld geben Sie die exakte E-Mail-Adresse des Remote Servers ein. Diese Adresse wird automatisch in Ihre persönlichen Daten aufgenommen, damit Sie damit Nachrichten verschicken können.
    • Im Typ-Feld wählen Sie zwischen einer IMAP- oder einer IMAP-S- (gesichert) Verbindung. Hinweis: Es kann sein, dass Ihr Remote Server IMAP-S-Verbindungen nicht akzeptiert.
    • Geben Sie abschließend die Adresse des Remote Servers sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
    • Klicken Sie auf Speichern und markieren Sie das Kästchen vor dem Remote Server, um ihn zu aktivieren.
    Nach erfolgtem Setup erscheint ein neuer Ordner im Nachrichtentool. Sein Name ist die E-Mail-Adresse des Remote Servers.

    Hinweis: Einige IMAP-Server speichern alle Ordner im Posteingang. Deshalb stellt das virtuelle Büro Nachrichten aus dem Posteingang im Hauptordner (dem Ordner mit der Bezeichnung der E-Mail-Adresse des Remote Servers) dar und nicht in einem Ordner mit der Bezeichnung "Posteingang". Auch die anderen Ordner werden in diesem Hauptordner dargestellt.

Zugriff mit POP3-Software
  1. Funktionen [top]
    Falls Ihr Abonnement es zulässt, können Sie das Postfach des virtuellen Büros mit traditioneller E-Mail-Software abrufen.
  2. Kompatible Software [top]
    Software, die POP3 nutzt: Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, Thunderbird, usw.
  3. Konfiguration der Software [top]
    Erstellen Sie ein neues Konto in der E-Mail-Software, indem Sie die folgenden Parameter nutzen:
    • POP3-Konto:benutzername

    • POP3-Konto Passwort: Ihr ContactOffice Passwort

    • POP3-Server: pop.contactoffice.net

    • SMTP-Server: nutzen Sie den Server Ihres Internetproviders oder LAN.
    Um Hilfe beim Einrichten eines Kontos in Ihrer E-Mail-Software zu erhalten, schauen Sie im Benutzerhandbuch der jeweiligen Software nach.
  4. POP3-Zugriff und ContactOffice Web-Client [top]
    Falls Sie die E-Mail-Software so konfigurieren, dass die Nachrichten auf dem Server bleiben, haben Sie darauf auch jederzeit mit dem ContactOffice Web-Client Zugriff. Vermeiden Sie, dass Ihr Postfach zu voll ist, da sonst eingehende Nachrichten zurückgewiesen werden.

    Falls Sie Ihre Software so konfigurieren, dass die Nachrichten vom Server gelöscht werden, werden diese in den Papierkorb verschoben, wenn Sie sie herunter laden. Sie müssen nicht den Web-Client verwenden, um von Zeit zu Zeit den Papierkorb zu leeren: Er wird automatisch geleert, wenn neue Nachrichten eingehen und der von den Nachrichten im Papierkorb belegte Speicherplatz benötigt wird.

    Falls Sie Filter nutzen, die Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben, können Sie diese Nachrichten nicht mit Ihrer POP3-Software herunter laden. Nachrichten im Ordner "Spam?" werden auch nicht herunter geladen: Sie müssen regelmäßig über den Web-Client überprüfen, ob eine gültige Nachricht in den Spamordner verschoben wurden. IMAP4 hat diese Einschränkungen nicht.

Zugriff mit IMAP4-Software
  1. Funktionen [top]
    Falls Ihr Abonnement es zulässt, können Sie das Postfach Ihres virtuellen Büros mit traditioneller E-Mail-Software überprüfen.

    Vorteile von IMAP gegenüber POP3

    • IMAP ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Nachrichten (persönliche Ordner und gesendete Nachrichten inbegriffen), während Sie über POP3 nur neue Nachrichten in das Postfach bekommen. Mit anderen Worten, IMAP ermöglicht ein Synchronisieren zwischen ContactOffice und einer E-Mail-Software. Das Synchronisieren kann auf die häufig benutzten Ordner beschränkt werden. Falls Sie Ihre Software so einrichten, dass vollständige Nachrichten (und nicht nur die Überschriften) herunter geladen werden, können Sie die Nachrichtenfunktion auch offline nutzen.
    • IMAP lässt die Nachrichten auf dem Server. Abhängig von den Umständen haben Sie Zugriff auf alle Ihre Nachrichten, indem Sie den ContactOffice Web-Client oder Ihre E-Mail-Software nutzen, ohne dass das Risiko des Verlustes von Nachrichten besteht.
    • IMAP ist schneller, da es nur die Überschriften (Absender, Betreff usw.) herunter lädt. Erst wenn Sie die Nachricht lesen möchten, wird der verbleibende Inhalt (Nachrichtentext und Anlagen) herunter geladen. Ihr Computer muss deshalb mit dem Internet verbunden sein, wenn Sie die Nachrichten lesen möchten (das gilt nicht für bereits vollständig herunter geladene Nachrichten).
  2. Kompatible Software [top]
    Software, die zu IMAP4 kompatibel ist: Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, Thunderbird, usw.
  3. Konfiguration der Software [top]
    Erstellen Sie ein neues Konto in der E-Mail-Software, indem Sie folgende Parameter nutzen:
    • IMAP4-Konto: benutzername

    • IMAP4-Konto Passwort: Ihr ContactOffice Passwort

    • IMAP4-Server: imap.contactoffice.net

    • SMTP-Server: nutzen Sie den Server Ihres Internetproviders oder LAN.
    Um Hilfe bei der Einrichtung eines Kontos in Ihrer Software zu erhalten, schauen Sie im Handbuch der Software nach.

    Tipps

    • Weil kein Standard für Ordnernamen besteht, kann die Software nur den Posteingang und den Papierkorb unterscheiden. Andere spezielle Ordner (Gesendet und Entwürfe) werden eventuell nicht erkannt und das Programm erstellt dann seine eigenen Ordner. Um die Ordner des virtuellen Büros zu nutzen, ändern Sie die Ordnernamen in "Gesendete Objekte" (nicht "Gesendet") und "Entwürfe". In Outlook gehen Sie zu den Eigenschaften des IMAP- Kontos, wählen die IMAP-Registerkarte und bearbeiten Sie den Ordnernamen.
    • Bei der ersten Verbindung mit Outlook wird nur der Posteingang markiert, um synchronisiert zu werden. Markieren Sie auch andere Ordner, wenn diese ebenso synchronisiert werden sollen.
    • Wenn Sie eine E-Mail beantworten, indem Sie das E-Mail-Programm nutzen, wird die Antwort im Ordner mit dem Namen "Gesendete Objekte" gespeichert. Sie können diese Nachricht zum ContactOffice"Gesendet" Ordner ziehen und dort ablegen oder die Software Einstellungen so einrichten, dass letzterer automatisch genutzt wird.
  4. IMAP-Zugriff und ContactOffice Web-Client [top]
    Der Einsatz von IMAP4 hat keine Auswirkung auf den ContactOffice Web-Client.

    Wenn Sie eine Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm löschen, erscheint ihr Titel durchgestrichen im Web-Client von ContactOffice. Das bedeutet, dass die Nachricht im Programm, aber nicht auf dem Server gelöscht wurden. Um sie auf dem Server zu löschen, nutzen Sie ein spezielles Kommando ("Ordner Gelöschte Nachrichten leeren" im Bearbeiten-Menü von Outlook).

  5. Nachrichten importieren und exportieren [top]
    Wenn Sie IMAP4 nutzen, können Sie einfach E-Mails in das virtuelle Büro importieren, die schon mit einem E-Mail-Programm empfangen oder gesendet wurden - oder umgekehrt, im virtuellen Büro empfangene oder gesendete E-Mails in traditionelle E-Mail-Programme exportieren.

    In Ihrer Software sind Nachrichten mit einem bestehenden Konto verbunden; wir nennen es ein Standard-Konto. Erstellen Sie ein weiteres Konto (ein mit dem virtuellen Büro verbundenes IMAP4-Konto) und dann verschieben Sie Ordner oder Nachrichten von einem Konto zu dem anderen, indem Sie Drag & Drop nutzen. Danach löschen Sie das IMAP4-Konto.

    • Nachrichten in das virtuelle Büro importieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem Standard-Konto in das IMAP4-Konto.
    • Nachrichten in Ihre Email-Software exportieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem IMAP4-Konto in Ihr Standard-Konto.

Zugriff über RSS
  1. Funktionen [top]
    RSS ermöglicht es Ihnen, mehrere Webseiten (Zeitungen, Blogs usw.) auf einer Benutzeroberfläche zusammenzufassen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Webseite) einen RSS-Feed, eine spezielle Seite im Web, die von jeder Webseite, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed enthält in der Regel den Titel und die Zusammenfassung der letzten zehn veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink auf den kompletten Artikel auf der Webseite. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und problemlos über neue Artikel auf allen ausgewählten Webseiten informiert.

    In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Büro mehrere Feeds an: persönlich (Ihr Posteingang, Ihr Kalender, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten, usw.) und für die Gruppe (Gruppenkalender, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten, usw.) Diese Feeds werden durch den Benutzernamen und das Passwort geschützt.

  2. Verfügbare Feeds [top]
    Jeder Ordner ist als RSS-Feed verfügbar.
  3. Kompatible Software [top]
    Alle RSS-Reader, die Authentifizierung (Feeds mit Benutzername und Passwort) anbieten: z..B. Feed-Reader (Windows).
  4. Konfiguration der Software [top]
    1. Gehen Sie zu einem Ordner und danach mit der Maus zum Bild .
    2. Mit einem Rechtsklick auf das Bild wählen Sie Die Link kopieren.
    3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen Sie einen neuen Feed und fügen Sie die Adresse ein.
    4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für das virtuelle Büro in den RSS-Reader ein und geben dem Feed einen Namen.
    5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen imRSS-Reader ein.
    Beachten Sie bitte: Falls Sie einen RSS-Reader nutzen möchten, der Zugriff auf gesicherte Feeds hat, aber nicht das Passwort verbirgt (z.B. Firefox), dann nehmen Sie die folgende Syntax für den Feed URL:"http://login:passwort@feed_url".

Benachrichtigungen
  1. E-Mail-Benachrichtigung [top]
    Klicken Sie auf Einstellungen in der Menüleiste. Klicken Sie das Kästchen neben Ihrer E-Mail-Adresse an. Sie können benachrichtigt werden, wenn die erste Nachricht ankommt oder jedes Mal, wenn seit Ihrem letzten Besuch auf der Seite eine neue Nachricht ankommt.

    Die Benachrichtigung wird an Ihre Standardadresse gesendet. Um Ihre persönlichen Daten zu aktualisieren oder zu bearbeiten, gehen Sie zu 'Einstellungen > Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'.

    Wenn Sie Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen erhalten möchten (Beispiel: Die Nachrichten gesendet von Person X, mit diesem Betreff, usw.), müssen Sie einen Filter erstellen (s. das entsprechende Hilfekapitel).

  2. SMS-Benachrichtigung [top]
    Klicken Sie auf Einstellungen in der Menüleiste. Klicken Sie das Kästchen neben Ihrer Handy-Nummer an. Sie können benachrichtigt werden, wenn die erste Nachricht ankommt oder jedes Mal, wenn seit Ihrem letzten Besuch auf der Seite eine neue Nachricht ankommt.

    Um Ihre Handy-Nummer einzugeben, bearbeiten Sie Ihre persönlichen Daten: Gehen Sie zu 'Einstellungen > Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'.

    Wenn Sie Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen erhalten möchten (Beispiel: Die E-Mails gesendet von Person X, mit diesem Betreff, usw.), erstellen Sie einen Filter (s. das entsprechende Hilfekapitel.

Filter
  1. Definition [top]
    Die Filter führen Aktionen aus bei eingehenden E-Mails (inkl. externer POP3-Konten), wenn diese E-Mails bestimmte Bedingungen erfüllen.

    Bedingungen können definiert werden für den Betreff, den Absender, den Empfänger, den Inhalt, die Priorität und die Größe.

    Die möglichen Aktionen sind: nichts tun, Nachricht in Ordner verschieben, eine Kopie weiterleiten an, eine SMS-Benachrichtigung senden, eine E-Mail-Benachrichtigung senden, in den Papierkorb verschieben, löschen (ohne in den Papierkorb zu verschieben), automatische Antwort mit Vorlage, eine Nachricht senden an, oder die nächsten Filter nicht ausführen.

  2. Einen Filter erstellen [top]
    Klicken Sie auf Filter in der Menüleiste und danach auf Hinzufügen. Geben Sie die folgenden Parameter ein:
    • Beschreibung: Geben Sie dem Filter einen bestimmten Namen, um ihn einfacher verwalten zu können.
    • Bedingungen: Nutzen Sie mindestens eine Bedingung. Um eine weitere hinzuzufügen, klicken Sie auf eine Bedingung hinzufügen. Um eine Bedingung zu löschen, klicken Sie auf Abbrechen neben der Bedingung. Falls Sie mehrere Bedingungen eingeben, entscheiden Sie, ob sie alle erfüllt sein müssen (UND) oder zumindest eine erfüllt sein muss (ODER).
    • Aktionen: Geben Sie mindestens eine Aktion mit dem Pull-down Menü ein. Um eine weitere Aktion hinzuzufügen, klicken sie auf Eine Aktion hinzufügen. Um eine Aktion zu löschen, klicken Sie auf Abbrechen neben dieser Aktion. Entsprechend der gewählten Aktion können Sie aufgefordert werden, weitere zusätzliche Informationen (in welchen Ordner die Nachricht gesendet werden soll, usw.) einzugeben.
  3. Einen Filter bearbeiten [top]
    Sie können einen Filter jederzeit bearbeiten, indem Sie auf seinen Namen klicken.
  4. Reihenfolge der Filter [top]
    Die Filter werden in der Reihenfolge der Auflistung im Filterverzeichnis ausgeführt (der oberste Filter wird als erster ausgeführt). Das bedeutet, dass je nach Reihenfolge der Filter verschiedene Ergebnisse erzielt werden.

    Um einen Filter in der Liste weiter nach oben zu setzen, klicken Sie auf . Um einen Filter weiter nach unten in der Liste zu setzen, klicken Sie auf .

  5. Einen Filter deaktivieren [top]
    Im Filterverzeichnis klicken Sie auf den Namen des Filters und löschen Sie das Kreuz in dem Kästchen "Aktiv". Der Filter ist somit deaktiviert aber nicht gelöscht. Sie können ihn bei Bedarf reaktivieren.
  6. Einen Filter löschen [top]
    Im Filterverzeichnis klicken Sie auf Papierkorb neben dem entsprechenden Filter.

Sortieren und suchen
  1. Nachrichten sortieren [top]
    Nachrichten werden automatisch in umgekehrter chronologischer Reihenfolge (die neuesten erscheinen zuerst) sortiert.

    Sie können nach den folgenden Kriterien sortieren: gelesen oder ungelesen, Betreff der Nachricht, Name des Absenders, Nachrichtengröße und Datum. Für jedes Kriterium können Sie die normale Reihenfolge (alphabetisch oder aufsteigend) oder die umgekehrte Reihenfolge (absteigend) wählen.

    Um die Sortierfunktion zu starten, klicken Sie auf den entsprechenden Pfeil oberhalb der Nachrichtenliste ( oder ). Um nach gelesen/ungelesen zu sortieren, klicken Sie auf einen der zwei ersten Pfeile (oberhalb der Umschläge).

    Die Sortierung bleibt solange gültig, wie Sie im Nahcrichtenordner bleiben: Falls Sie zu einem anderen Ordner wechseln, wird die Standardsortierung wieder reaktiviert, wenn Sie zum betreffenden Ordner zurückkommen.

    Um sofort zur Standardsortierung zurück zu kehren, klicken Sie auf den letzten Pfeil in der Reihe.

  2. Nach Nachrichten suchen [top]
    Klicken Sie auf Suchen in der Menüleiste.

Empfangsbestätigungen
  1. Definition [top]
    Eine Empfangsbestätigung bestätigt, dass die Nachricht vom Empfänger geöffnet wurde, aber sie garantiert nicht, dass die Nachricht auch gelesen wurde. Zudem ist der Empfänger nicht verpflichtet, eine Bestätigung zu senden, selbst wenn er die Nachricht gelesen hat. Seine E-Mail-Software kann beispielsweise nicht über diese Funktion verfügen.

    Die Empfangsbestätigung ist eine E-Mail, ihr Inhalt hängt von der E-Mail-Software ab. Üblicherweise zitiert ihr Betreff den Betreff der ursprünglichen Nachricht.

  2. Eine Empfangsbestätigung anfragen [top]
    Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wählen Sie das Kästchen Eine Empfangsbestätigung anfragen.

    Falls Sie für jede von Ihnen gesendete Nachricht eine Empfangsbestätigung anfragen möchten, klicken Sie auf 'Einstellungen', und danach auf Eine Empfangsbestätigung für gesendete E-Mails anfragen und klicken dann auf Immer.

  3. Eine Empfangsbestätigung senden [top]
    Wenn eine Nachricht, die Sie empfangen, eine Empfangsbestätigung anfragt, erscheint der folgende Text: "Der Absender dieser Nachricht hat eine Bestätigung angefordert, wenn die Nachricht gelesen wurde. Möchten Sie eine Bestätigung senden?" Klicken Sie auf Ja oder Nein.

    Sie können auch automatisch antworten: in den 'Einstellungen' wählen Sie eine Option neben Eine Empfangsbestätigung für erhaltene E-Mails senden (wenn der Absender eine Bestätigung anfragt):

    • Immer: Die Bestätigung wird automatisch gesendet

    • Nie: keine Bestätigung wird gesendet

    • Mich fragen: ein Fenster erscheint und fragt, ob Sie eine Bestätigung senden möchten oder nicht.

Prioritäten
  1. Definition [top]
    Die Priorität einer E-Mail informiert den Empfänger über die Dringlichkeit der Nachricht. Sie hat keine Auswirkung auf die elektronischen Mailserver: eine Nachricht mit hoher Priorität wird nicht schneller gesendet.
  2. Die Priorität festlegen [top]
    Wenn Sie eine Nachricht erstellen, wählen Sie ihre Dringlichkeit im Pull-down Menü neben Priorität. Der Standardwert ist "normal".

Anti-Virus
  1. Definition [top]
    Die Anti-Virus-Funktion arbeitet auf Ebene des E-Mail-Servers und scannt jede eingehende Nachricht, um automatisch jeden Virus zu löschen.
  2. Aktivieren [top]
    Falls diese Funktion in Ihrem Abonnement enthalten ist, wird sie automatisch aktiviert.
  3. Deaktivieren [top]
    Falls diese Funktion in Ihrem Abonnement enthalten ist, können Sie sie nicht deaktivieren.
  4. Benachrichtigungen [top]
    Falls eine Nachricht einen Virus enthält, wird die Nachricht zurückgewiesen und Sie erhalten sie nicht. Der Absender wird informiert, dass seine Nachricht zurückgewiesen wurde.

Anti-Spam
  1. Definition [top]
    Die Anti-Spam-Funktion arbeitet auf Ebene des E-Mail-Servers und scannt jede eingehende Nachricht, um Spam-Mails (unerwünschte Werbe-E-Mails) dann automatisch zu löschen.

    Falls Sie Anti-SpamFunktion einsetzen können, werden als Spam angesehene Nachrichten automatisch in den "Spam?"-Ordner verschoben. Es kann vorkommen, dass das System eine gültige E-Mail in diesen Ordner verschiebt. Deshalb raten wir Ihnen, von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob gültige E-Mails als Spam eingestuft wurden.

    Die Filter kommen nach der Anti-Spam-Funktion zum Einsatz: die automatische Antwort (die ja ein spezieller Filter ist) antwortet nicht auf Spam E-Mails.

  2. Aktivieren [top]
    Falls diese Funktion in Ihrem Abonnement enthalten ist, wird sie automatisch aktiviert.
  3. Deaktivieren [top]
    Falls diese Funktion in Ihrem Abonnement enthalten ist, können Sie sie nicht deaktivieren.
  4. Benachrichtigungen [top]
    Als Spam eingestufte Nachrichten werden automatisch in den Spam? -Ordner verschoben. Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob eine gültige Nachricht nicht als Spam eingestuft wurde.

Archivieren
  1. Definition [top]
    Das Archivieren ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu exportieren, um Speicherplatz zu gewinnen, ohne dass alte Nachrichten gelöscht werden müssen.

    Die Nachrichten werden in einer Datei mit der .eml-Endung (Outlook Format) archiviert, in einer .zip-Datei komprimiert und im Dokumententool archiviert (vorausgesetzt, es ist genug Speicherplatz vorhanden).

  2. Ein Archiv erstellen [top]
    • Gehen Sie zu dem Ordner (oder Unterordner), dessen Nachrichten Sie archivieren möchten.
    • Falls Sie nur einige Nachrichten archivieren möchten, wählen Sie diese aus, indem Sie auf die entsprechenden Kästchen klicken.
    • Dann klicken Sie auf Archiv und entscheiden Sie, ob Sie nur ausgewählte Nachrichten, alle Nachrichten oder alle Nachrichten in dem Ordner, die älter sind als das angegebene Datum, archivieren möchten. Eine weitere Option ermöglicht es Ihnen, alle Nachrichten nach dem Archivieren zu löschen.
    • Das Archiv wird automatisch erstellt und befindet sich im Dokumententool, falls ausreichend Kapazität zur Verfügung steht. Der Name des Archivordners ist der Tag der Erstellung, Sie können ihn jedoch jederzeit umbenennen.
    • Ein Archiv vewenden [top]
      Sie können Ihr Archiv im Dokumententool ablegen und/oder auf Ihren Computer herunterladen.

      Um ein Archiv aufzurufen, laden Sie es herunter und öffnen es mit einem Doppelklick. Die Liste der archivierten Nachrichten erscheint: Sie sind im .eml-Format (kompatibel mit Outlook oder Outlook Express) abgelegt. Öffnen Sie jede beliebige Nachricht mit einem Doppelklick.

Importieren
  1. Dateien importieren [top]
    Sie können E-Mails im .eml-Format (Outlook Express) importieren.
    1. Speichern Sie die .eml-Dateien in einem Ordner mit der Bezeichnung "E-Mail".
    2. Wenn Sie möchten, speichern Sie die einzelnen .eml-Dateien in Unterordnern, dere Namen den Ordernamen des virtuellen Büros entsprechen: "Posteingang", "Gesendet", etc. Falls der Unterordner im virtuellen Büro nicht existiert, wird er automatisch erstellt.
    3. Komprimieren Sie den E-Mail-Ordner mit Win-ZIP
    4. Klicken Sie auf Import

Drucken
  1. Nachrichten drucken [top]
    Öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Drucken.

Mitbenutzung (Sharing)
  1. Nachrichten austauschen [top]
    Im Nachrichtentool gibt es keine Mitbenutzung : die Nachrichten sind immer persönlich an den Empfänger gerichtet.

    Es gibt ebenso wenig eine gemeinsame E-Mail-Adresse, aber sie können ein E-Mail-Konto einrichten mit einer allgemeinen E-Mail und die Login-Daten und das Passwort an alle Gruppenmitglieder weitergeben. Oder Sie erstellen einen Filter, so dass alle eingehenden Nachrichten an mehrere E-Mail-Adressen gesendet werden.

Personalisierung
  1. Einstellungen [top]
    Klicken Sie auf Einstellungen in der Menüleiste und verändern Sie beliebige Einstellungen:
    • Anzahl der Nachrichten pro Seite
    • Signatur
    • Eine Kopie von gesendeten E-Mails aufbewahren
    • Automatische Weiterleitung aller eingehenden E-Mails an
    • Anti-Spam für POP3-Konten aktivieren
 

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