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• Contacts personnels
• Partage des contacts personnels
• Contacts de groupe
• Suppression de contacts
• Messagerie
• Tri et recherche
• Importation - Exportation
• Personnalisation

Contacts personnels

1. Ajouter un contact [top]
   Cliquez sur Ajouter fiche dans la barre de menus. Remplissez ensuite les champs souhaités:
   • Titre: salutation
   • Langue: cette information est importante dans la mesure où le système utilisera la langue choisie pour communiquer avec le contact (invitation à un groupe, vérification automatique des coordonnées, etc.). Si aucune langue n'est indiquée, l'anglais sera utilisé.
   • Nom
   • Prénom
   • Société
   • Département
   • Fonction
   • Adresses: déterminez le type d'adresse (Bureau, Privé, Autre, Non définie) et entrez les coordonnées. Choisissez un pays dans la liste déroulante ou entrez-le au clavier.
   • Numéros de téléphone: choisissez le type de numéro et entrez-le au format international en utilisant les 3 cases prévues.
   • Adresses e-mail: entrez jusqu'à 3 adresses.
   • Catégories: cliquez sur Editer pour associer une catégorie au contact
   • URL: l'adresse du site Web du contact (ou de sa société)
   • Commentaire: zone libre. Pour disposer de plus d'espace, cliquez sur Zoom.
2. Voir les détails d'un contact [top]
   Cliquez sur le nom du contact ou sur la loupe () figurant dans le coin supérieur droit pour afficher la fiche complète.
3. Plan [top]
   Affichez les détails d'un contact et cliquez ensuite sur Plan d'accès. Cette fonction n'est disponible que si une adresse postale (privée ou professionnelle) a été encodée pour le contact concerné. Le plan d'accès, fourni par Google Maps, s'ouvre dans une fenêtre séparée.
4. Photo [top]
   Une fois le contact créé, vous pouvez placer une photo dans la fiche. La plupart des formats sont supportés: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF et RAW. L'image est automatiquement redimensionnée.

   Modifiez le contact et cliquez sur Charger sous l'emplacement de la photo.

5. Modifier un contact [top]
   Affichez les détails du contact et cliquez ensuite sur Editer.
6. Vérifier un contact [top]
   Cette fonction n'est disponible que pour les contacts dont vous êtes le propriétaire.

   Elle vous permet de vérifier automatiquement les données d'un contact: le système envoie un e-mail à votre contact en lui présentant les données dont vous disposez (à l'exception du champ Commentaires et des Catégories). Un lien dans l'e-mail permet de valider ou de modifier les données si nécessaire. Vous serez averti par e-mail si une modification ou validation est effectuée par votre correspondant.

   NB: Cette fonction permet aussi au contact de supprimer les données figurant dans sa fiche!

Partage des contacts personnels

1. Droits d'accès par défaut [top]
   
   • Voir les contacts: vous seul (modifiable).
   • Modifier les contacts: vous seul (modifiable).
   • Ajouter des contacts: vous seul (modifiable).
   • Supprimer des contacts: vous seul (modifiable).
2. Autoriser un tiers à voir tous vos contacts [top]
   Cliquez sur Accès sous la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Voir liste. Le tiers pourra voir l'ensemble de vos contacts et il ne sera pas possible de lui masquer un contact donné.
3. Autoriser un tiers à modifier tous vos contacts [top]
   Cette autorisation s'applique à l'ensemble de vos contacts privés de même qu'à l'ensemble des contacts que vous créeriez dans un groupe.

   Cliquez sur Accès sous la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Editer contacts.

4. Autoriser un tiers à ajouter des contacts [top]
   Vous devez d'abord autoriser le tiers à voir tous vos contacts. Cliquez ensuite sur Accès sous la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Ajouter contacts. Le tiers pourra modifier les contacts qu'il a lui-même ajoutés, mais pas les supprimer.
5. Autoriser un tiers à supprimer des contacts [top]
   NB: Ce droit s'étend à l'ensemble des contacts personnels; ne l'accordez pas à la légère.

   Vous devez d'abord autoriser le tiers à voir tous vos contacts. Cliquez ensuite sur Accès sous la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Supprimer contacts.

Contacts de groupe

1. Accès aux contacts de groupe [top]
   Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement (dont la valeur par défaut est "Privé") ou cliquez sur Voir dans le menu et ensuite sur "Groupe Nomdugroupe" (en tête de liste).
2. Droits d'accès par défaut [top]
   
   • Voir les contacts: tous les membres du groupe (non modifiable).
   • Modifier les contacts: le créateur du contact (modifiable).
   • Ajouter des contacts: l'administrateur du groupe (modifiable).
   • Supprimer des contacts: l'administrateur du groupe (modifiable).
3. Ajouter un contact de groupe [top]
   NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des contacts dans les contacts de groupe.

   Créez un nouveau contact comme vous le faites dans votre environnement privé.

4. Partager un contact privé avec le groupe [top]
   NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des contacts dans les contacts de groupe.

   Si le contact figure déjà dans votre environnement privé, vous pouvez le partager avec le groupe. Rendez-vous dans vos contacts privés, affichez les détails du contact et cliquez sur Partager avec groupes. Cochez ensuite la case en regard du nom du groupe.

5. Autoriser un tiers à modifier un contact de groupe [top]
   Affichez les détails du contact, cliquez sur Accès et cochez les cases correspondantes dans la colonne Editer contact.
6. Administrateurs: autoriser l'ajout de contacts [top]
   Cliquez sur Accès sous la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la case Ajouter contacts.
7. Administrateurs: autoriser la suppression de contacts [top]
   NB: Ce droit s'étend à l'ensemble des contacts de groupe; ne l'accordez pas à la légère.

   Cliquez sur Accès sous la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la case Détruire.

Suppression de contacts

1. Suppression d'un contact [top]
   Cliquez sur la Corbeille en regard du contact.
2. Suppression d'une sélection de contacts [top]
   Cochez les cases en regard des contacts à supprimer et cliquez ensuite sur Détruire dans la barre de menus. Vous pouvez également sélectionner tous les contacts d'une page en cliquant sur Tout sélectionner.
3. Vider le carnet d'adresses [top]
   Vous pouvez supprimer tous les contacts de votre carnet d'adresses privé en une seule opération. Une fois réalisée, cette opération est irréversible.

   Pour ce faire, rendez-vous dans les Préférences, section Détruire, et cliquez sur Vider le carnet d'adresses.

Messagerie

1. Envoi d'un e-mail [top]
   Cliquez sur l'une des adresses e-mail du contact souhaité.
2. Envoi d'un SMS [top]
   Cliquez sur le numéro de GSM du contact souhaité.

   Vous pouvez envoyer le même message à plusieurs destinataires en cliquant sur Ajouter sous la case Vers. Cochez ensuite les cases correspondantes dans votre carnet d'adresses personnel ou dans celui de chacun de vos groupes.

   NB: Il est conseillé de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la provenance.

3. Envoi d'un fax [top]
   Cliquez sur le numéro de fax du contact souhaité.

   Si le numéro n'est pas cliquable, vérifiez qu'il est bien encodé au format international en utilisant les 3 cases prévues à cette fin. Vérifiez aussi que le numéro a bien été encodé dans une case de fax. Modifiez le cas échéant l'intitulé de la case à l'aide du menu déroulant.

Tri et recherche

1. Catégories [top]
   Chaque contact peut être associé à une ou plusieurs catégories personnelles. Les catégories sont donc propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de catégories de groupe.

   Pour ajouter une catégorie, rendez-vous dans 'Préférences > Catégories'. Introduisez un nom de catégorie et cliquez sur Ajouter.

   Pour associer un contact à une catégorie, affichez les détails du contact en cliquant sur son nom, puis cliquez sur Editer. Dans la section Catégories, cliquez sur Editer. Sélectionnez la catégorie souhaitée dans le menu déroulant et cliquez sur Ajouter. Un même contact peut appartenir à plusieurs catégories.

   Pour afficher tous les contacts d'une catégorie, sélectionnez-la dans le moteur de recherche du Carnet d'adresses et cliquez sur Rechercher.

2. Trier les contacts [top]
   Au sommet du carnet d'adresses figure un alphabet. Cliquez sur une lettre pour afficher les contacts dont l'initiale du nom de famille correspond à cette lettre. Cliquez sur Tous pour afficher l'ensemble contacts.
3. Rechercher un contact [top]
   Le moteur de recherche se trouve dans la partie supérieure droite de l'écran.

   Déterminez si la recherche doit s'effectuer au sein de vos adresses privées ou au sein des adresses de groupe. Choisissez ensuite le critère de recherche (nom, prénom, société) à l'aide du menu déroulant, introduisez un terme et cliquez sur Rechercher.

Importation - Exportation

1. Importation [top]
   Placez-vous d'abord dans l'environnement souhaité (privé ou de groupe). Cliquez ensuite sur Importer et sélectionnez le format du fichier d'importation parmi les possibilités suivantes: Outlook, vCard, LDIF et .csv.

   La fenêtre d'importation renseigne le nombre de contacts que vous pouvez encore importer.

2. Exportation [top]
   Rendez-vous dans le carnet d'adresses souhaité (Privé ou groupes), cliquez sur Exporter et choisissez un format: vCard ou CSV.

   NB: Si vous exportez votre carnet d'adresses (au format .vcf - vCard) pour le réimporter dans Outlook/Outlook Express, vous serez confronté aux problèmes suivants, à imputer à ces deux logiciels et non au bureau virtuel:

   • Outlook Express
     Pour accéder à la fonction d'importation vCard, sélectionnez Carnet d'adresses dans le menu Outils. Dans le menu Fichier du Carnet d'adresses, choisissez ensuite Importer/Carte de visite. Vous devrez approuver manuellement l'importation de chaque contact en cliquant sur "OK".
   • Outlook
     Le bureau virtuel exporte tous les contacts dans un seul fichier .vcf. Or, Outlook ne gère pas les fichiers .vcf contenant plusieurs contacts: seul le premier sera dès lors importé. Outlook ne gère pas non plus l'importation d'un dossier de fichiers .vcf. La seule solution rapide d'importation dans Outlook consiste dès lors à importer le fichier dans Outlook Express puis à faire passer les données dans Outlook. Pour ce faire, dans Outlook, rendez-vous dans Contacts puis sélectionnez "Importer et Exporter" dans le menu Fichier. Choisissez ensuite "Importer des messages et des adresses Internet", et puis "Outlook Express". Cochez uniquement "Importer le carnet d'adresses".

Personnalisation

1. Préférences [top]
   En cliquant sur Prefs dans la barre de menus, vous pouvez modifier le nombre de contacts par page (entre 5 et 50).