Manuel de l'utilisateur

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• Compte
• Envoi de messages
• Pièces jointes
• Correcteur orthographique
• Signature
• Modèles
• Carnet d'adresses
• Listes de contacts
• Classement
• Suppression de messages
• Réception de messages
• Relève d'adresses e-mail externes (POP3)
• Relève d'adresses e-mail externes (IMAP)
• Accès avec un logiciel (POP3)
• Accès avec un logiciel (IMAP4)
• Accès par RSS
• Notifications
• Filtres
• Tri et recherche
• Accusés de réception
• Priorités
• Antivirus
• Antispam
• Archivage
• Importer
• Impression
• Partage
• Personnalisation

Compte

1. Création d'adresse e-mail [top]
   Si aucune adresse e-mail ne vous a été attribuée, il vous est demandé d'en créer une lors de la première utilisation de l'outil Messages.

   Vous avez le choix entre différentes propositions établies au départ de vos nom et prénom (si ceux-ci sont incorrects, vous pouvez les rectifier avant de créer le compte e-mail via 'Mon compte > Modifier mes données personnelles'). Vous pouvez créer l'adresse e-mail de votre choix, pour autant qu'elle n'ait pas déjà été choisie par un autre utilisateur.

2. Modification d'adresse e-mail [top]
   Une fois que vous avez choisi votre adresse e-mail, vous ne pouvez plus en changer.

   Si vous voulez absolument changer d'adresse, créez un nouveau compte et, au sein de celui-ci, l'adresse e-mail souhaitée. Si vous n'avez pas la possibilité de créer un nouveau compte vous-même, contactez alors le support technique.

3. Alias [top]
   Un alias est une seconde adresse e-mail pour un seul et même compte.
4. Présentation en liste ou paginée [top]
   Deux possibilités de présentation des messages sont proposées:
   • Pagination: les messages d'un dossier sont répartis par pages de X messages. La valeur de ce X figure dans les Préférences de la Messagerie, à la rubrique "Nombre de messages par page".
   • Liste complète: tous les messages d'un dossier sont affichés sur une seule page, celle-ci étant munie d'une barre de défilement. Cette présentation est pénalisante pour les dossiers comportant une grande quantité de messages, parce que le navigateur Web doit mémoriser et gérer une longue liste d'éléments.

   La présentation fonctionne selon deux modes:

   • Automatique (mode par défaut): si un dossier comporte 200 messages ou davantage, la pagination est activée automatiquement pour ce dossier. Si le dossier comporte moins de 200 messages, c'est donc la liste complète qui est affichée.
   • Forcé: dans les Préférences de la messagerie, vous pouvez forcer la pagination ou la liste complète pour l'ensemble des dossiers. Il n'est donc pas possible de forcer une présentation spécifique pour un dossier donné.
5. Fils de discussion [top]
   La vue par fils de discussion classe les messages d'un dossier à la manière d'un forum: les messages d'une même conversation sont affichés hiérarchiquement, le message le plus récent étant situé en bas.

   Pour activer cette vue, sélectionnez Fils de discussion dans le menu Voir. Elle demeure active lors des sessions suivantes. Pour revenir à la vue normale, désactivez cette même option.

   Vous pouvez déplier et replier une conversation en cliquant respectivement sur le + ou le - apparaissant à gauche du premier message du fil de discussion.

   Les fils de discussion comportant des messages non lus sont signalés par le fait que le premier message est souligné.

   NB: Le bureau virtuel se base sur une série de critères pour associer les messages au sein de conversations. Si vous répondez à un message tout en changeant complètement le contenu de la conversation, le bureau virtuel ne sera pas en mesure de le déterminer et poursuivra l'association. De même, si des messages en provenance de divers expéditeurs ont un sujet identique, ils seront probablement rassemblés dans un fil de discussion.

Envoi de messages

1. Création d'un message [top]
   Cliquez sur Ecrire dans la barre de menus. Dans la fenêtre qui apparaît, entrez les paramètres suivants:
   • Vers: l'adresse e-mail du destinataire principal
   • Cc (optionnel): un ou plusieurs destinataires en copie carbone
   • Bcc (optionnel): un ou plusieurs destinataires en copie carbone cachée
   • Sujet (optionnel): le sujet de votre message
   • Corps (optionnel): le corps du message
   NB: Vous pouvez cliquer sur Vers, Cc et Bcc pour accéder aux Contacts.

   NB: Les adresses figurant dans le champ Cc sont visibles par tous les destinataires, alors que les adresses figurant dans le champ Bcc sont masquées à tous les destinataires.

2. Création d'un brouillon [top]
   Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur Sauver pour enregistrer le message en tant que brouillon. Il n'est pas envoyé et est placé automatiquement dans le dossier Brouillons.

   Pour reprendre la rédaction et/ou envoyer le message, rendez-vous dans le dossier Brouillons et cliquez sur le message concerné.

3. Canaux [top]
   Tout message peut être envoyé par l'un, plusieurs ou tous les canaux suivants. Les trois types de champs de destinataires (Vers, Cc et Bcc) peuvent également être utilisés.
   • Pour l'e-mail, indiquez simplement l'adresse e-mail.
   • Pour le SMS, indiquez le numéro complet du destinataire au format international (code pays + zone + numéro) suivi de @SMS (ex: 32475123456@SMS). Les pièces jointes éventuelles ne sont pas envoyées à ces destinataires.
     NB: Il est conseillé de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la provenance. En outre, si vous souhaitez une réponse par SMS, indiquez votre propre numéro.
   • Pour le fax, indiquez le numéro complet du destinataire au format international (code pays + zone + numéro) suivi de @FAX (ex: 322123456@FAX). Le corps du message est envoyé en tant que page de couverture, tandis que les pièces jointes sont envoyées à la suite de celle-ci.
     NB: Il est conseillé de signer vos fax afin que les destinataires puissent en identifier la provenance. En outre, si vous souhaitez une réponse par fax, indiquez votre propre numéro.
4. Envoi en HTML [top]
   Un e-mail peut être envoyé en format texte seul (format par défaut) ou en HTML. Ce second format permet notamment de formater le texte (police, alignement, couleurs, etc.), d'inclure des images, etc.

   Pour envoyer un e-mail en HTML, cliquez d'abord sur Ecrire et ensuite sur l'onglet <Texte enrichi>. Une barre de boutons, similaire à celle d'un traitement de texte, apparaît au sommet du corps du texte. Laissez le pointeur un court instant sur un bouton pour faire apparaître sa légende.

   Pour travailler directement en code HTML, cliquez sur le dernier bouton, étiqueté <>.

   Lorsque vous répondez à un e-mail reçu en HTML, le format utilisé pour la réponse (texte ou HTML) est celui qui figure dans les Préférences à la rubrique Format pour la réponse à un e-mail HTML.

5. Envoyer un message à tous les membres d'un groupe [top]
   Cliquez sur Vers. Cliquez ensuite sur l'onglet Groupes et cochez la case Vers figurant en regard de Tous les membres de (nom du groupe).

   NB: Toutes les adresses e-mail des membres sont révélées à tous les destinataires figurant dans les champs Vers et Cc. Pour leur masquer les adresses e-mail des membres, sélectionnez la case Bcc et indiquez votre propre adresse dans le champ Vers.

6. Réponse [top]
   Ouvrez le message auquel vous souhaitez répondre et cliquez sur Répondre. Le message de réponse s'affiche, le message original étant cité dans son intégralité. Vous pouvez supprimer les éléments superflus.

   Pour répondre en une seule opération à tous les destinataires d'un message (champs Vers et Cc), cliquez sur A tous après Répondre.

   Les messages auxquels vous avez répondu sont signalés par le pictogramme .

7. Répondeur automatique [top]
   Lors d'une absence prolongée, activez un répondeur automatique personnalisé grâce aux filtres.

   Pour ce faire, créez d'abord un modèle qui contiendra le texte du répondeur automatique. Enregistrez-le en cliquant sur Sauver modèle. Ensuite, cliquez sur Filtres et ensuite sur Ajouter. Dans Description, entrez un nom explicite tel que "Répondeur automatique". Dans Conditions, sélectionnez simplement Pour tous les mails. Dans Actions, sélectionnez Répondeur automatique et cliquez ensuite sur Choisir modèle. Choisissez le modèle souhaité dans la liste.

   N'oubliez de désactiver le répondeur à votre retour! Pour ce faire, cliquez sur Filtres pour en faire apparaître la liste. Cliquez sur le filtre concerné et décochez la case Actif figurant dans le haut de la page et ensuite sur Sauver pour confirmer. La manoeuvre inverse vous permet de réactiver le filtre en cas de besoin.

8. Transmission (forward) [top]
   Ouvrez le message auquel que vous souhaitez transmettre et cliquez sur Transmettre. Un nouveau message s'affiche, le message original étant cité dans son intégralité et aucun destinataire n'étant indiqué. Vous pouvez supprimer les éléments superflus.

   Les messages que vous avez transmis (forward) sont signalés par le pictogramme .

9. Adresses d'expéditeur [top]
   Vous pouvez disposer de différentes adresses e-mail en tant qu'expéditeur. Ces adresses doivent être encodées dans votre fiche de données personnelles.

   Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur De: pour accéder à votre fiche personnelle et ajouter (ou modifier) une adresse e-mail.

   Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez l'adresse d'expéditeur souhaitée dans le menu déroulant figurant à côté de De:.

   Vous pouvez définir l'adresse d'expéditeur par défaut en cliquant sur Préférences.

Pièces jointes

1. Pièces jointes reçues [top]
   Lorsqu'un message reçu comporte une pièce jointe (ou attachment), ce fait vous est signalé par un petit trombone (). Lorsque le message est ouvert, les fichiers attachés figurent en bas de la fenêtre. Trois possibilités sont proposées:
   • Les visualiser (cliquez sur Voir),
   • Les enregistrer sur votre ordinateur (cliquez sur Télécharger)
   • Les enregistrer directement dans votre outil Documents (cliquez sur Sauver dans les documents). Une fenêtre apparaît avec la hiérarchie de vos dossiers de documents personnels. Si vous souhaitez l'enregistrer dans les Documents de groupe: rendez-vous préalablement dans les Documents et choisissez le groupe concerné, revenez dans l'outil Messages et cliquez à nouveau sur Sauver dans les documents.
2. Envoi de pièces jointes [top]
   Vous pouvez ajouter une pièce jointe (attachment) à un message:
   • Pour envoyer un fichier stocké sur votre ordinateur, cliquez sur Pièce jointe lors de la rédaction d'un message. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur.
   • Pour envoyer un fichier stocké dans l'outil Documents, rendez-vous dans cet outil et localisez le document souhaité. Sélectionnez Envoyer par mail dans le menu "Actions" associé à ce document.
   Pour envoyer plusieurs pièces jointes, vous devez répéter l'opération autant de fois.
3. Limites [top]
   Pour la réception, le message entrant ne peut dépasser l'espace disponible dans votre boîte aux lettres (voir la rubrique de l'aide: "Réception de messages").

   Pour l'envoi de pièces jointes, la limite de taille pour une pièce jointe est fixée par votre abonnement.

4. Problèmes éventuels [top]
   Impossible de créer des pièces jointes
   Solution: Vous utilisez probablement un logiciel bloquant les pop-ups (Norton Personal Firewall, Norton Antivirus ou encore la Toolbar de Google). Or, le site a besoin d'afficher des fenêtres pop-ups pour fonctionner correctement. Veuillez par conséquent configurer votre logiciel pour qu'il autorise l'affichage de pop-ups pour le bureau virtuel.

Correcteur orthographique

1. Fonctionnalités [top]
   Le correcteur orthographique permet de vérifier l'orthographe des e-mails sortants, qu'ils soient au format texte ou texte enrichi (HTML).

   Le correcteur gère actuellement le français, l'anglais et le néerlandais. Il gère également les variantes locales (France et Suisse pour le français; Grande-Bretagne, USA et Canada pour l'anglais).

2. Corriger un e-mail [top]
   Cliquez sur Orthographe dans la barre de menus.

   Si le texte ne comporte aucune erreur, un message d'avertissement apparaît et le correcteur orthographique est fermé automatiquement.

   Si le texte comporte au moins une erreur, la fenêtre du correcteur orthographique demeure ouverte et le premier mot erroné apparaît souligné par des traits rouges.

   • Sélectionnez une proposition ou entrez-en une dans le champ Remplacer par.
   • Cliquez sur Remplacer pour remplacer uniquement cette occurrence ou sur Remplacer tous pour remplacer toutes les occurrences.
   • Vous pouvez également ignorer cette occurrence ou toutes les occurrences en cliquant respectivement sur Ignorer et Ignorer tous.
   • Cliquez sur OK en bas de la fenêtre pour terminer la correction et tenir compte des modifications, ou sur Abandonner pour annuler toutes les corrections.
3. Choisir un dictionnaire [top]
   Le correcteur orthographique détermine automatiquement la langue du texte à corriger. Vous pouvez cependant forcer le choix d'une langue à l'aide du menu déroulant Dictionnaire. Sélectionnez la langue de votre choix et cliquez sur Nouvelle vérification.

Signature

1. Créer une signature [top]
   Cliquez sur Préférences dans la barre de menus et ensuite sur Signature. Introduisez votre signature, dont la longueur est libre.

   Vous ne pouvez disposer que d'une seule signature.

2. Signer un message [top]
   La signature n'est jamais incluse automatiquement à un message: lors de la rédaction, cliquez sur Signature pour l'ajouter à l'endroit du curseur.

   Une autre façon de signer vos messages est d'y inclure une vCard (format standard de carte de visite, reprenant les données de votre fiche de données personnelles). Pour ce faire, lors de la rédaction d'un message, cliquez sur vCard. Toutes les données présentes dans votre fiche personnelle sont utilisées (à l'exception du champ Commentaires et des Catégories).

3. Signature imposée [top]
   Tous les messages envoyés par certains abonnements sont munis d'une signature automatique (promotion du bureau virtuel, limitation de responsabilité, etc.). Cette signature imposée ne peut être désactivée mais n'empêche pas l'utilisation d'une signature personnelle.

Modèles

1. Définition [top]
   Un modèle est un e-mail prêt à l'envoi et permettant de gérer plus efficacement des situations récurrentes: demandes d'information, réponses à des questions, etc.

   Comme tout e-mail, un modèle peut comporter plusieurs destinataires ainsi que des pièces jointes.

   Une fois que le modèle est appelé (en tant que nouveau message ou comme réponse à un message reçu), le message peut être personnalisé au cas par cas avant l'envoi sans que le modèle en soit affecté pour les utilisations ultérieures.

2. Créer un modèle [top]
   Cliquez sur Modèles dans la barre de menus et ensuite sur Ajouter un nouveau modèle. Donnez un nom au modèle en remplissant le champ "Sujet". Cliquez sur Sauver modèle lorsque vous avez conçu votre modèle.

   Vous pouvez également cliquer sur Ecrire et cliquer sur Sauver modèle.

3. Utiliser un modèle [top]
   Pour répondre à un message reçu à l'aide d'un modèle, cliquez sur Avec modèle après Répondre, choisissez le modèle approprié, adaptez si nécessaire le contenu du message (le modèle n'en sera pas affecté) et cliquez enfin sur Envoyer.

   Pour envoyer un nouveau message à l'aide d'un modèle, cliquez sur Modèles, choisissez le modèle approprié, adaptez si nécessaire le contenu du message (le modèle n'en sera pas affecté) et cliquez enfin sur Envoyer.

4. Modifier un modèle [top]
   Cliquez sur Modèles, choisissez le modèle approprié, effectuez les changements et cliquez sur Sauver modèle.
5. Effacer un modèle [top]
   Cliquez sur Modèles et ensuite sur la corbeille () en regard du nom du modèle concerné.

Carnet d'adresses

1. Appel du carnet d'adresses [top]
   Lors de la rédaction d'un message, vous pouvez compléter les champs Vers, Cc et Bcc à l'aide de l'outil Carnet d'adresses en cliquant sur Vers, Cc ou Bcc. Il vous suffit de cocher les cases en regard des noms pour placer les destinataires dans les champs appropriés.
2. Envoyer un message à tous les membres d'un groupe [top]
   Après avoir cliqué sur Vers, Cc ou Bcc, sélectionnez l'onglet Groupes. Cochez ensuite la case de tête (Tous les membres de...) dans la colonne Vers, Cc ou Bcc.
3. Ajout d'adresses au carnet d'adresses [top]
   Lorsqu'un e-mail est ouvert, cliquez sur une adresse e-mail pour l'ajouter au carnet d'adresses.

   Si le message reçu comporte une vCard (fichier carte de visite possédant l'extension .vcf), cliquez sur Ajouter à mes adresses en regard de celle-ci.

Listes de contacts

1. Définition [top]
   Les listes vous permettent de regrouper plusieurs contacts provenant de vos différents carnets d'adresses afin d'envoyer ensuite le même message à l'ensemble de ces contacts en une seule opération.

   Vous pouvez regrouper au sein d'une liste plusieurs adresses en combinant plusieurs types de destinataires (Vers, Cc, ou Bcc) et éventuellement plusieurs canaux de communication (e-mail, SMS, fax) si cette possibilité est offerte par votre bureau virtuel.

   Le nombre de listes que vous pouvez créer, ainsi que le nombre de destinataires qu'elles peuvent comporter, dépendent du type de votre abonnement.

   Bien qu'elles puissent être bidirectionnelles (en plaçant toutes les adresses en Cc: et la vôtre en Vers), les listes sont plutôt destinées à un usage unidirectionnel.

   NB: Les listes ne sont pas accessibles en-dehors du bureau virtuel.

2. Création d'une liste privée [top]
   Cliquez sur Listes dans la barre de menus et sélectionnez "Privé" dans le sélecteur d'environnement.

   Cliquez sur Ajouter une liste. Ensuite, cliquez sur Editer en regard du nom de la nouvelle liste et attribuez-lui un nom plus explicite que le nom par défaut ("undefined"). Ce nom ne doit comporter ni espaces, ni accents. Enfin, constituez votre liste en faisant appel aux carnets d'adresses (privé et groupes) et en cochant les cases en regard des personnes que vous souhaitez inclure dans la liste.

3. Création d'une liste de groupe [top]
   Tous les membres du groupe peuvent toujours envoyer un message à une liste de groupe. Seul l'administrateur du groupe peut créer des listes de groupe et, par défaut, il est aussi le seul à pouvoir les modifier.

   Si vous êtes l'administrateur, cliquez sur Listes, sélectionnez le groupe concerné dans le sélecteur d'environnement puis créez la liste de groupe comme vous créeriez une liste privée. Pour permettre à certains ou tous les membres du groupe de modifier la liste de groupe, cliquez sur Accès en regard du nom de la liste et cochez les cases souhaitées.

4. Utilisation d'une liste [top]
   Pour visualiser le contenu d'une liste, cliquez sur le nom de celle-ci.

   Pour envoyer un message à une liste, créez un nouveau message, cliquez sur Vers et sélectionnez ensuite l'onglet "Listes". Cochez la case appropriée suivant la liste souhaitée.

   Vous pouvez également cliquer sur Listes, sélectionner "Privé" ou le nom d'un groupe et enfin cliquer sur Envoyer un message à cette liste en regard du nom de la liste concernée.

   La liste définit la position de chacune des adresses qu'elle comporte dans les différents champs (Vers, Cc et Bcc). Indiquer "nomdelaliste@LIST" dans Vers, Cc ou Bcc produira toujours le même résultat.

5. Modification d'une liste [top]
   Cliquez sur Listes et ensuite sur Editer en regard du nom de la liste et effectuez les modifications souhaitées.
6. Suppression d'une liste [top]
   Cliquez sur Listes et ensuite sur la Corbeille en regard du nom de la liste.
7. Exporter une liste [top]
   Pour exporter une liste au format CSV (données séparées par des virgules), cliquez sur Exporter en regard de la liste concernée.

Classement

1. Créer un dossier [top]
   Chaque message doit figurer dans un dossier. Le nombre de messages contenus dans chaque dossier s'affiche entre parenthèses.

   Certains dossiers sont créés automatiquement et ne peuvent être renommés ni déplacés: Réception (messages reçus), Envoyés (messages envoyés), Corbeille, Brouillons, Modèles et Spam?.

   Vous pouvez créer des dossiers supplémentaires pour organiser au mieux vos messages, en créant éventuellement des filtres afin de classer automatiquement les messages dans le bon dossier lors de leur arrivée.

   Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur Courrier dans la partie gauche de l'écran, puis choisissez Nouveau dossier dans le menu Actions associé à chaque dossier. Indiquez un nom explicite et cliquez sur Sauver. Le nouveau dossier apparaît immédiatement dans la partie gauche de l'écran.

   Les dossiers personnels apparaissent par ordre alphabétique sous les dossiers standard.

2. Déplacer un dossier [top]
   Le déplacement permet de transformer un dossier en sous-dossier (ou inversement, de transformer un sous-dossier en un dossier) ou de déplacer un sous-dossier.

   Rendez-vous dans un dossier et choisissez ensuite Déplacer dans le menu Actions associé à chaque dossier. Cliquez enfin sur le dossier de destination.

3. Renommer un dossier [top]
   Rendez-vous dans un dossier et choisissez ensuite Renommer dans le menu Actions associé à chaque dossier.
4. Détruire un dossier [top]
   Rendez-vous dans un dossier et ensuite sur Détruire dans la partie droite. Choisissez ensuite Ce dossier et ses sous-dossiers pour effacer le dossier concerné de même que tout son contenu.
5. Sous-dossiers [top]
   Vous pouvez créer des sous-dossiers dans tous les dossiers excepté "Réception", "Envoyés" et "Spam?".

   Pour créer un sous-dossier, cliquez d'abord sur le nom du dossier principal dans la partie gauche de l'écran et choisissez ensuite Nouveau dossier dans le menu Actions associé à chaque dossier.

6. Classer un message dans un dossier [top]
   
   • Pour classer un message pendant qu'il est ouvert, cliquez sur Vers dossier. La fenêtre qui apparaît comporte la hiérarchie de vos différents dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur l'un de ceux-ci pour y classer le message.
   • Pour classer un ou plusieurs messages depuis un dossier: cochez une, plusieurs ou toutes les cases figurant à gauche des messages (en cliquant sur Tout sélectionner, tous les messages de la page sont sélectionnés) et cliquez ensuite sur Vers dossier. La fenêtre qui apparaît comporte la hiérarchie de vos différents dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur l'un de ceux-ci pour y classer le(s) message(s).

Suppression de messages

1. Suppression d'un message [top]
   Cliquez sur la Corbeille en regard du message. Pour détruire un message alors qu'il est ouvert, cliquez sur Vers corbeille. Le message suivant est ouvert automatiquement.

   Le message n'est pas supprimé mais placé dans la Corbeille, ce qui vous permet de le récupérer en cas d'erreur. Pour le supprimer définitivement, videz la Corbeille.

2. Suppression d'une sélection de messages [top]
   Cochez les cases en regard des messages à supprimer et cliquez ensuite sur Vers Corbeille.

   Les messages ne sont pas supprimés mais placés dans la Corbeille, ce qui vous permet de les récupérer en cas d'erreur. Pour les supprimer définitivement, videz la Corbeille.

3. Suppression de tous les messages d'un dossier [top]
   Cliquez sur Détruire et sélectionnez ensuite Tous les messages dans ce dossier. Cliquez enfin sur Effacer.

   Les messages ne sont pas supprimés mais placés dans la Corbeille, ce qui vous permet de les récupérer en cas d'erreur. Pour les supprimer définitivement, videz la Corbeille.

4. Suppression de messages anciens [top]
   Cliquez sur Détruire et sélectionnez ensuite Tous les messages dans ce dossier plus vieux que et indiquez une date. Cliquez enfin sur Effacer.

   Les messages ne sont pas supprimés mais placés dans la Corbeille, ce qui vous permet de les récupérer en cas d'erreur. Pour les supprimer définitivement, videz la Corbeille.

5. Vidange de la Corbeille [top]
   Rendez-vous dans la Corbeille, cliquez sur Détruire, sélectionnez ensuite Tous les messages dans ce dossier et enfin cliquez sur Effacer. Les messages sont alors supprimés sans possibilité de récupération.
6. Vidange automatique de la Corbeille [top]
   Les messages placés depuis au moins 7 jours dans la Corbeille sont supprimés automatiquement lorsque vous vous connectez au bureau virtuel.

   Par ailleurs, la Corbeille est vidée automatiquement si la réception de nouveaux messages exige l'espace disque qu'elle occupe (même si vous vous ne connectez pas au bureau virtuel).

Réception de messages

1. Relève de l'adresse e-mail interne [top]
   Le courrier est relevé en permanence et s'affiche lorsque les pages sont rechargées.

   Pour recharger la page, cliquez sur le dossier Réception.

   Pour les messages non lus, le sujet et l'expéditeur sont affichés en gras.

   Pour lire un message, cliquez sur son sujet ou sur l'expéditeur. Lorsqu'un message est ouvert, cliquez sur ou pour ouvrir le message précédent ou le message suivant dans la même fenêtre.

2. Affichage HTML [top]
   Si un e-mail dispose d'une version HTML, celle-ci s'affichera automatiquement en mode HTML filtré (les images et les scripts éventuels sont supprimés). Vous pouvez modifier le mode d'affichage en sélectionnant "Texte uniquement", "HTML filtré avec images" ou "HTML original".

   Il est recommandé de ne pas afficher les images dans les spams (le spammeur pourrait détecter que votre adresse e-mail est bien active). En outre, le filtrage du HTML vous protège contre les scripts (Javascript, etc.).

3. Transfert automatique [top]
   Cliquez sur Préférences dans la barre de menus. Sous l'intitulé Transfert automatique de vos e-mails entrants, indiquez l'adresse e-mail souhaitée. Les e-mails transférés sont automatiquement effacés du compte qui effectue le transfert.

   Pour mettre fin au transfert automatique, supprimez l'adresse figurant dans ce champ.

   Veillez à ne pas créer de boucles! Si l'adresse fournie pour le transfert automatique renvoie elle-même à la première, cette boucle se traduira par une multiplication effrénée des messages, voire la perte de tous les messages. De même, si vous relevez une adresse e-mail externe en POP3 et que vous transférez tous les e-mails reçus à cette même adresse, il y aura une boucle.

4. Limites de taille [top]
   La taille maximale du message que vous pouvez recevoir (corps de texte et pièces jointes) est fixée par l'espace disponible dans votre boîte aux lettres. Celui-ci dépend d'une part de l'espace disque accordé par votre abonnement et d'autre part de l'espace déjà occupé. Une jauge d'utilisation figure sous la liste des dossiers.

   Pour augmenter l'espace disponible, archivez ou effacez d'anciens messages ou procurez-vous un abonnement supérieur.

   En outre, quel que soit votre abonnement, un message reçu ne peut dépasser 50 Mo.

5. Suffixes d'adresses [top]
   Vous pouvez communiquer à un correspondant ou dans un formulaire sur le Web votre adresse e-mail complétée par un suffixe. Vous pourrez de cette façon être informé du fait que cette adresse suffixée a été communiquée à des tiers. Si votre adresse a la forme prenom.nom@domaine, une adresse suffixée a la forme prenom.nom+suffixe@domaine. Exemple: paul.dupont@domaine devient paul.dupont+google@domaine.

Relève d'adresses e-mail externes (POP3)

1. Fonctionnalités [top]
   Le bureau virtuel peut relever la plupart des adresses e-mail tierces: adresses POP3 (fournisseurs d'accès, etc.), Google, Yahoo, etc. Cela vous permet de rassembler toutes vos adresses e-mail dans une interface unique accessible de partout.

   Vous pouvez organiser vos messages avec des filtres et, si votre abonnement le permet, bénéficier d'un antispam.

2. Ajouter un compte POP3 [top]
   Avant de pouvoir relever une adresse externe, vous devez d'abord la configurer. Pour ce faire, cliquez sur POP3 dans la barre d'outils supérieure. Cliquez ensuite sur Créer un nouveau compte POP3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Remplissez les champs suivants:
   • Nom du compte: introduisez le nom de votre choix, le plus simple étant d'utiliser un nom évocateur
   • Nom du serveur POP3: introduisez le serveur POP3 concerné. Ne le confondez pas avec le serveur SMTP (serveur d'envoi). Un serveur POP3 a généralement la forme pop3.fournisseur.com ou mail.fournisseur.com, tandis qu'un serveur SMTP a souvent la forme smtp.fournisseur.com ou relay.fournisseur.com.
   • Compte POP3: introduisez votre compte sur le serveur POP3. Attention, ce n'est pas toujours la première partie de votre adresse e-mail! Un identifiant POP3 peut avoir la forme bs123456 ou user123456.
   • Mot de passe: le mot de passe du serveur POP3
   • Port du serveur: la valeur par défaut est 110.
   • Laisser les messages sur le serveur: cochez oui pour laisser une copie des messages sur l'autre serveur.
   • Ne décharger que les nouveaux messages?: Si vous avez choisi "oui" au point précédent, cochez "oui" pour éviter que les messages déjà téléchargés le soient à nouveau.
   • Relever POP3 automatiquement?: cochez "oui" si vous souhaitez que le courrier soit relevé automatiquement (plus ou moins toutes les 5 minutes).
   • Enfin, cliquez sur Sauver.
3. Ajouter un compte G-Mail ou POP3-S [top]
   Suivez la procédure d'ajout de compte POP3 en utilisant comme port de serveur la valeur 995, correspondant au protocole POP3-S (POP3 sécurisé) utilisé notamment par Google. Toutes les communications entre les serveurs sont cryptées lors de l'utilisation de ce protocole.
4. Modifier un compte POP3 [top]
   La modification du compte peut être nécessaire si un paramètre a été mal introduit ou si votre mot de passe a changé.

   Affichez la liste des comptes POP3 en cliquant sur POP3 et cliquez sur Editer en regard du compte concerné.

5. Supprimer un compte POP3 [top]
   Affichez la liste des comptes POP3 en cliquant sur POP3 et cliquez sur la Corbeille en regard du compte concerné. Les messages déjà présents dans l'outil Messages ne sont pas affectés par la destruction du compte POP3.
6. Relève manuelle [top]
   Cliquez sur Relever uniquement ce compte ou sur Relever tous les comptes. Une barre de progression vous informe de l'état d'avancement. Vous pouvez interrompre la relève à tout moment en cliquant sur Annuler.

   Pour vous dispenser de la relève manuelle, vous pouvez activer la relève automatique.

7. Relève automatique [top]
   Modifiez le compte POP3 et cochez Oui en face de Relève automatique. Les relèves automatiques sont espacées de 5 à 10 minutes, selon la charge du serveur.

   Vous pouvez utiliser les relèves automatique et manuelle en combinaison.

8. Adresse d'expéditeur pour les réponses [top]
   Si vous relevez une adresse externe via POP3, ajoutez cette adresse dans vos données personnelles (via Mon compte > Modifier mes données personnelles). La bonne adresse e-mail sera automatiquement sélectionnée lors d'une réponse à un message reçu.
9. Messages téléchargés plusieurs fois [top]
   Si vous laissez les messages sur le serveur, des messages identiques pourraient être téléchargés plusieurs fois: afin de déterminer quels messages sont nouveaux, le bureau virtuel stocke une liste des messages, limitée à 1024. Si le serveur comporte plus de 1024 messages, les messages excédentaires seront téléchargés lors de chaque relève.
10. Antispam [top]
    Pour activer l'antispam, rendez-vous dans les Préférences de l'outil Messages et sélectionnez Oui en regard de Activer l'antispam sur les courriers relevés par POP3
11. Antivirus [top]
    Les e-mails entrants sont examinés par un antivirus. Cette fonctionnalité ne peut être désactivée.

Relève d'adresses e-mail externes (IMAP)

1. Fonctionnalités [top]
   Vous pouvez consulter des boîtes e-mail hébergées sur un serveur IMAP tiers. Tout comme le client POP3, le client IMAP vous permet de rassembler plusieurs boîtes e-mail dans une seule interface.

   Avec le client IMAP, les dossiers et les messages seront simplement visualisés dans l'interface du bureau virtuel mais n'y seront pas stockés, afin d'éviter un double stockage des messages. Seul le serveur tiers stocke donc les messages.

   Il est normal que les performances soient inférieures car le bureau virtuel doit aller chercher les messages sur le serveur tiers via Internet, ce qui est plus lent que d'aller les chercher sur ses propres serveurs.

   Les messages que vous envoyez depuis le bureau virtuel sont stockés dans le dossier des messages envoyés sur le serveur tiers. Lors de la rédaction d'un message, assurez-vous cependant que l'adresse d'expéditeur sélectionnée correspond à l'adresse configurée dans le serveur distant.

   Les fonctionnalités suivantes sont gérées si le serveur distant les supporte :

   • Catégories (NB: une catégorie ne peut cependant comporter des espaces)
   • Recherche
   • Tris
   NB: Ce client IMAP sans stockage n'est pas indiqué pour une importation ou une exportation de messages.
2. Limitations [top]
   En raison du fait que les messages ne sont pas stockés dans le bureau virtuel, cette fonctionnalité s'accompagne de limitations. Les fonctions suivantes ne sont pas disponibles :
   • Accusés de réception
   • Filtres
   • Commentaires sur un message
   • Archivage
   • Vue par fils de discussion
   • Importation de messages dans un serveur distant

   En outre:

   • Il n'est pas possible de déplacer un dossier entre une adresse IMAP et votre adresse principale. En effet, cette fonctionnalité n'est pas destinée à l'importation de messages.
   • Le fait qu'un message comporte des pièces jointes n'est pas signalé.
   • Le fait que vous ayez répondu à un message ou que vous l'ayez transféré est signalé, mais uniquement jusqu'à votre prochaine session dans le bureau virtuel.
   • Pour accéder au client IMAP, vous devez disposer d'une adresse e-mail principale dans le bureau virtuel, même si vous ne l'utilisez pas.
3. Configuration [top]
   
   • Sélectionnez IMAP dans le menu Serveurs distants.
   • Cliquez sur Ajouter.
   • Dans le champ e-mail, introduisez l'adresse e-mail exacte sur le serveur distant. Cette adresse sera ajoutée automatiquement dans vos données personnelles en tant qu'adresse d'expéditeur, afin de vous permettre d'envoyer des messages avec celle-ci.
   • Dans le champ type, optez pour une connexion IMAP ou IMAP-S (sécurisée). NB: il se peut que votre serveur n'accepte pas des connexions IMAP-S.
   • Introduisez enfin l'adresse du serveur, de même que votre identifiant et votre mot de passe sur celui-ci.
   • Cliquez sur Sauver et cochez la case en regard du serveur distant pour l'activer.
   A l'issue de la configuration, un nouveau dossier apparaît dans l'outil Messages. Il porte le nom de l'adresse e-mail sur le serveur distant.

   NB: Certains serveurs IMAP stockent tous les dossiers dans la boîte de réception. En conséquence, l'interface du bureau virtuel affichera les messages de la boîte de réception dans le dossier portant le nom de l'adresse IMAP externe et non dans un dossier appelé explicitement "Réception". Les autres dossiers seront également affichés dans ce dossier principal.

Accès avec un logiciel (POP3)

1. Fonctionnalités [top]
   Si votre abonnement le permet, vous pouvez relever votre boîte électronique du bureau virtuel avec un logiciel traditionnel.
2. Logiciels compatibles [top]
   Tous les logiciels compatibles POP3: Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, Thunderbird, etc.
3. Configuration du logiciel [top]
   Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:
   • Compte POP3: identifiant

   • Mot de passe du compte POP3: votre mot de passe sur ContactOffice

   • Serveur POP3: pop.contactoffice.net

   • Serveur SMTP: celui de votre fournisseur d'accès à Internet ou de votre réseau local.
   Pour plus d'explications sur la création d'un compte POP3 dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.
4. Accès POP3 et interface Web [top]
   Si vous configurez votre logiciel pour laisser les messages sur le serveur, vous pourrez à tout moment les consulter dans l'interface Web. Toutefois, veillez à ne pas dépasser le quota alloué à votre boîte électronique.

   Si vous configurez votre logiciel pour supprimer les messages sur le serveur, ceux-ci seront placés dans la Corbeille. Cela ne vous oblige pas à vous connecter de temps en temps à l'interface Web pour la vider: elle sera vidée automatiquement si de nouveaux messages entrants le nécessitent.

   Si vous avez créé des filtres qui classent des messages dans d'autres dossiers que le dossier de Réception, ils ne seront pas relevés par votre logiciel. Les messages figurant dans le dossier "Spam?" ne seront pas non plus relevés: vérifiez de temps en temps via l'interface Web si un message valide ne s'y trouve pas. La relève en IMAP permet de résoudre ces deux limitations de POP3.

Accès avec un logiciel (IMAP4)

1. Fonctionnalités [top]
   Si votre abonnement le permet, vous pouvez relever votre boîte électronique du bureau virtuel avec un logiciel traditionnel.

   Avantages d'IMAP par rapport à POP3

   • IMAP vous permet d'accéder à la totalité de vos messages (y compris ceux figurant dans des dossiers personnels ou dans le dossier "Envoyés"), alors que POP3 ne concerne que les nouveaux messages dans la boîte de réception. En d'autres termes, IMAP effectue une synchronisation entre ContactOffice et un logiciel ; vous pouvez naturellement restreindre la synchronisation aux dossiers fréquemment utilisés. En configurant votre logiciel pour qu'il télécharge les messages complets (et pas uniquement les en-têtes), vous disposez dun accès offline à votre messagerie.
   • IMAP conserve toujours les messages sur le serveur : selon les circonstances, vous pouvez accéder à ceux-ci via l'interface Web de ContactOffice ou via votre logiciel de courrier électronique sans risque de perte de messages.
   • IMAP est plus rapide car, par défaut, il ne télécharge dans un premier temps que les en-têtes des messages (expéditeur, sujet, etc.). Ce n'est que lorsque vous voulez lire un message que la totalité du contenu est téléchargée. En conséquence, vous devez être connecté à Internet pour lire les messages (à l'exception de ceux qui ont été téléchargés en totalité).
2. Logiciels compatibles [top]
   Tous les logiciels compatibles IMAP4: Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, Thunderbird, etc.
3. Configuration du logiciel [top]
   Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:
   • Compte IMAP4: identifiant

   • Mot de passe du compte IMAP4: votre mot de passe sur ContactOffice

   • Serveur IMAP4: imap.contactoffice.net

   • Serveur SMTP: celui de votre fournisseur d'accès à Internet ou de votre réseau local.
   Pour plus d'explications sur la création d'un compte IMAP4 dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.

   Particularités

   • Les noms des dossiers n'étant pas standardisés, le logiciel pourrait ne repérer que la Boîte de réception et la Corbeille. Les autres dossiers spéciaux (Eléments envoyés et Brouillons) pourraient ne pas être repérés et le logiciel créera ses propres dossiers. Afin que le logiciel utilise les dossiers du bureau virtuel, modifiez les noms des dossiers respectivement en "Sent Items" (et non pas "Sent") et "Drafts". Dans Outlook, affichez les propriétés du compte IMAP, sélectionnez l'onglet IMAP et modifiez le nom du dossier.
   • Dans Outlook, lors de la première connexion, seul le dossier "Boîte de réception" est coché pour la synchronisation. Cochez d'autres dossiers si vous souhaitez qu'ils soient eux aussi synchronisés.
   • Lorsque vous répondez à un message dans votre logiciel, le message de réponse est conservé dans un nouveau dossier de votre compte IMAP nommé "Eléments envoyés". Vous pouvez si vous le souhaitez déplacez le message vers le dossier "Envoyés" de ContactOffice.
4. Accès IMAP4 et interface Web [top]
   L'accès IMAP4 ne modifie rien à vos messages dans l'interface Web.

   Lorsque vous supprimez un message dans votre logiciel, son titre apparaît barré dans l'interface Web de ContactOffice. Cela signifie que le message a été supprimé dans le logiciel mais pas sur le serveur. Pour les effacer sur le serveur, faites appel à la commande spéciale de votre logiciel ("Vider les messages supprimés" dans le menu Edition d'Outlook).

5. Importation et exportation de messages [top]
   L'accès IMAP4 est un moyen facile d'importer dans le bureau virtuel des messages déjà reçus et/ou envoyés avec un logiciel traditionnel ou, inversement, d'exporter dans un logiciel traditionnel des messages reçus et/ou envoyés avec le bureau virtuel.

   Les messages déjà envoyés et/ou reçus dans votre logiciel sont liés à un compte existant (ci après appelé compte habituel). Créez un compte supplémentaire, de type IMAP4, et déplacez ensuite les messages (ou les dossiers) par glisser-déposer (drag&drop) d'un compte à l'autre. Ensuite, supprimez le compte IMAP4.

   • Importation de messages dans le bureau virtuel: déplacez les messages du compte habituel vers le compte IMAP4.
   • Exportation de messages dans le logiciel: déplacez les messages du compte IMAP4 vers le compte habituel.

Accès par RSS

1. Fonctionnalités [top]
   Le RSS permet de consulter plusieurs sites Web (journaux, blogs, etc.) dans une seule interface. Concrètement, on s'abonne avec un lecteur RSS (un logiciel ou un site Web spécialisé) à un flux (feed) RSS, c'est-à-dire une page Web spéciale publiée par chaque site proposant le RSS. Le flux RSS contient habituellement le titre et le résumé des X derniers articles publiés sur le site, accompagnés d'un lien permettant de prendre connaissance de la totalité de l'article sur le site de l'éditeur. Le lecteur RSS rafraîchissant périodiquement tous les flux, on est de cette façon informé rapidement de la parution d'un nouvel article sur tous les sites choisis.

   Sur ce même principe, le bureau virtuel propose plusieurs flux personnels (votre boîte de réception, votre agenda, vos documents, vos favoris, etc.) et de groupe (agenda de groupe, documents de groupe, favoris de groupe, etc.). Ces fils sont protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

2. Flux disponibles [top]
   Chaque dossier des Messages peut être consulté en RSS.
3. Logiciels compatibles [top]
   Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification: Feedreader (Windows), par exemple.
4. Configuration du logiciel [top]
   
   1. Rendez-vous dans un dossier et placez le pointeur sur l'image .
   2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image et sélectionnez Copier l'adresse de ce lien.
   3. Dans le lecteur RSS, créez un nouveau flux et collez l'adresse.
   4. Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux
   5. Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.
   NB: Si vous voulez employer un lecteur RSS qui permet d'accéder aux fils sécurisés mais ne masque pas les mots de passe (Firefox par exemple), utilisez la syntaxe suivante pour l'URL du fil: "http://identifiant:motdepasse@adresse_du_fil".

Notifications

1. Notification par e-mail [top]
   Cliquez sur Préférences dans la barre de menus. Cochez la case en regard de votre adresse e-mail.

   Vous pouvez être notifié à l'arrivée du premier message uniquement ou à l'arrivée de chaque message.

   La notification est envoyée à votre adresse par défaut.

   Pour disposer de notifications plus précises (exemple: les mails envoyés par telle personne ou ayant tel sujet, etc.), créez plutôt un Filtre (voir la section de l'aide correspondante).

2. Notification par SMS [top]
   Cliquez sur Préférences dans la barre de menus. Cochez la case en regard de votre numéro de GSM.

   Vous pouvez être notifié à l'arrivée du premier message uniquement ou à l'arrivée de chaque message.

   La notification est envoyée à votre numéro de GSM, défini dans vos données personnelles.

   Si le crédit SMS est épuisé, aucune notification ne sera envoyée.

   Pour disposer de notifications plus précises (exemple: les mails envoyés par telle personne ou ayant tel sujet, etc.), créez plutôt un Filtre (voir la section de l'aide correspondante).

Filtres

1. Définition [top]
   Les filtres vous permettent d'effectuer des actions sur tous les e-mails entrants (y compris ceux des adresses externes que vous relevez en POP3) répondant à certaines conditions.

   Les conditions peuvent être définies sur le sujet, l'expéditeur, le destinataire, le corps du message, la priorité et le poids du message

   Les actions possibles sont: ne rien faire, classer l'e-mail dans un dossier, envoyer l'e-mail à la corbeille, détruire l'e-mail (sans passer par la Corbeille), envoyer une copie vers une autre adresse, envoyer une notification par e-mail, par SMS, répondre automatiquement, ne pas exécuter les filtres suivants.

2. Créer un filtre [top]
   Cliquez sur Filtres dans la barre de menus et ensuite sur Ajouter. Entrez ensuite les paramètres suivants:
   • Description: donnez un nom explicite au filtre afin de pouvoir le gérer plus facilement.
   • Conditions: indiquez au moins une condition. Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter une condition. Pour en retirer une, cliquez sur Annuler en regard de la condition concernée. Si vous indiquez plusieurs conditions, déterminez si elles doivent toutes être vraies (ET logique) ou si au moins une doit être vraie (OU logique).
   • Actions: indiquez au moins une action via le menu déroulant. Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter une action. Pour en retirer une, cliquez sur Annuler en regard de la condition concernée. Suivant l'action choisie, vous devrez indiquer l'une ou l'autre donnée (dossier dans lequel le message doit être classé, etc.).
3. Modifier un filtre [top]
   Vous pouvez à tout moment modifier un filtre en cliquant sur son nom.
4. Ordre des filtres [top]
   Les filtres sont exécutés selon l'ordre d'apparition dans la page de résumé des filtres, le filtre figurant en haut de la page étant exécuté en premier. Dès lors, des ordres différents pourraient donner des résultats différents.

   Pour remonter un filtre dans la liste, cliquez sur . Pour descendre un filtre dans la liste, cliquez sur .

5. Désactiver un filtre [top]
   Dans l'aperçu des filtres, cliquez sur le nom du filtre concerné et décochez la case après "Actif". Le filtre est de ce fait désactivé mais pas détruit. Vous pourrez le réactiver au besoin.
6. Supprimer un filtre [top]
   Dans l'aperçu des filtres, cliquez sur la corbeille en regard du filtre concerné.

Tri et recherche

1. Tri des messages [top]
   Par défaut, les messages sont triés par ordre chronologique inverse (les messages les plus récents apparaissent en premier).

   Vous pouvez modifier ce tri en utilisant un seul de ces critères: lus ou non lus, sujet du message, nom de l'expéditeur, taille du message et date de réception. Pour chacun d'eux, vous pouvez opter pour l'ordre normal (alphabétique ou ascendant) ou inverse (descendant).

   Pour activer un tri, cliquez sur la flèche correspondante figurant en tête de la liste des messages ( ou ). Pour le tri lus/non lus, cliquez sur les premières flèches (au-dessus des enveloppes).

   Le tri demeure actif tant que vous restez dans le dossier en cours: si vous vous rendez dans un autre dossier ou dans un autre outil, c'est le tri par défaut qui sera activé lorsque vous reviendrez dans le dossier en cours.

   Pour revenir au réglage par défaut immédiatement, cliquez sur la dernière flèche de la ligne.

2. Recherche des messages [top]
   Cliquez sur Rechercher dans la barre de menus.

Accusés de réception

1. Définition [top]
   Un accusé de réception confirme que le message a été ouvert par le destinataire, mais cela ne garantit pas pour autant qu'il a été lu. Par ailleurs, le destinataire n'est jamais tenu d'envoyer un accusé de réception, même s'il a bel et bien lu le message. Il se peut également que son logiciel de courrier électronique ne propose pas cette fonctionnalité.

   L'accusé de réception se présente sous la forme d'un e-mail; son contenu varie selon le logiciel d'e-mail utilisé. Habituellement, son sujet cite celui du message original.

2. Demande d'un accusé de réception [top]
   Lors de la rédaction d'un message, cochez la case Demander un accusé de réception.

   Si vous souhaitez demander un accusé de réception pour chaque message envoyé, cliquez sur Préférences et, en regard de l'intitulé Demander un accusé de réception pour les e-mails envoyés, cochez Toujours.

3. Envoi d'un accusé de réception [top]
   Lorsqu'un message reçu demande un accusé de réception, le texte suivant apparaît avant l'ouverture du message: "Votre correspondant demande à être informé de l'ouverture de ce message. Envoyer un accusé de réception?". Cliquez sur Oui ou Non.

   Vous pouvez automatiser la réponse dans les Préférences et en choisissant une option en regard de Envoyer un accusé de réception pour les e-mails reçus (lorsqu'un accusé de réception est demandé par l'expéditeur):

   • Toujours: l'accusé de réception est envoyé automatiquement et de manière transparente

   • Jamais: aucun accusé n'est envoyé

   • Me demander: l'écran intermédiaire apparaît, vous laissant le choix (envoyer ou ne pas envoyer).

Priorités

1. Définition [top]
   La priorité d'un e-mail est destinée à signaler au destinataire le degré d'urgence d'un message. Elle n'a aucun effet sur les serveurs de courrier électronique eux-mêmes: un message doté d'une haute priorité ne sera pas envoyé plus rapidement.
2. Donner une priorité [top]
   Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez la priorité de votre choix dans le menu déroulant figurant à côté de Priorité. La valeur par défaut est "normale".

Antivirus

1. Définition [top]
   L'antivirus agit au niveau du serveur de réception du courrier électronique et examine chaque message entrant afin d'en éliminer automatiquement les virus.
2. Activation [top]
   Si votre abonnement dispose de cette fonctionnalité, elle est activée automatiquement, sans qu'une action de votre part soit requise.
3. Désactivation [top]
   Si votre abonnement dispose de cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas la désactiver.
4. Notifications [top]
   Lorsqu'un message comporte un virus, le message est refusé et ne vous parvient pas. L'expéditeur reçoit une notification.

Antispam

1. Définition [top]
   L'antispam agit au niveau du serveur de réception du courrier électronique et examine chaque message entrant afin d'éliminer automatiquement les spams ou pourriels (courriers commerciaux non sollicités).

   Si votre abonnement dispose de la fonction antispam, les messages identifiés comme spams sont classés automatiquement dans le dossier intitulé Spam?. Il peut arriver que le système classe dans ce dossier un e-mail valide dans ce dossier : veuillez donc vérifier le contenu de celui-ci de temps en temps.

   Les filtres n'entrent en action qu'après l'antispam : un répondeur automatique (défini dans les filtres) ne répondra pas aux spams.

2. Activation [top]
   Si votre abonnement dispose de cette fonctionnalité, elle est activée automatiquement, sans qu'une action de votre part soit requise.
3. Désactivation [top]
   Si votre abonnement dispose de cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas la désactiver.
4. Notifications [top]
   Les messages considérés comme spams sont automatiquement placés dans le dossier Spam?. Vérifiez cependant de temps en temps qu'un message valide n'a pas été considéré comme spam.

Archivage

1. Définition [top]
   L'archivage vous permet de conserver des messages d'un dossier en-dehors de l'outil Messages, afin de libérer de l'espace de stockage sans pour autant supprimer d'anciens messages.

   Les messages sont archivés sous la forme d'un fichier .eml (format Outlook) compressé au format .zip et placé dans l'outil Documents, pour autant que l'espace disponible soit suffisant.

2. Créer une archive [top]
   
   • Placez-vous tout d'abord dans le dossier (ou le sous-dossier) dont vous souhaitez archiver des messages.
   • Si vous souhaitez n'archiver que certains messages, sélectionnez-les préalablement en cochant les cases correspondantes.
   • Cliquez ensuite sur Archiver sous le nom du dossier et déterminez si vous voulez archiver uniquement les messages sélectionnés, tous les messages ou encore tous les messages plus anciens qu'une date de votre choix. Une option vous permet d'effacer automatiquement les messages concernés une fois qu'ils auront été archivés.
   • L'archive est créée automatiquement et placée dans l'outil Documents, pour autant que l'espace nécessaire soit disponible. Le fichier d'archivage a pour nom sa date de création mais vous pouvez bien entendu le renommer.
3. Utiliser une archive [top]
   Vous pouvez stocker votre archive dans l'outil Documents et/ou la télécharger sur votre ordinateur.

   Pour consulter une archive, il est impératif de la télécharger et de l'ouvrir par double clic. La liste des messages archivés apparaît; ces derniers sont au format .eml (compatible Outlook et Outlook Express) et s'ouvrent eux aussi par un double clic.

Importer

1. Importer des fichiers [top]
   Cette fonction vous permet d'importer des e-mails au format .eml (Outlook Express).
   1. Placez les fichiers .eml dans un dossier appelé "mail".
   2. Répartissez éventuellement les fichiers .eml dans des sous-dossiers dont le nom correspond à ceux de l'interface du bureau virtuel (ex. "Réception", "Envoyés", etc.). Si le sous-dossier n'existe pas dans le bureau virtuel, il sera créé automatiquement lors de l'importation
   3. Zippez le dossier "mail".
   4. Cliquez sur Importer et sélectionnez le fichier .zip

Impression

1. Impression de messages [top]
   Ouvrez le message et cliquez sur Imprimer.

Partage

1. Partage des messages [top]
   A l'inverse de tous les autres outils, l'outil Messages n'autorise pas le partage: les messages sont toujours personnels.

   Il n'y a pas non plus d'adresse e-mail commune ou de groupe. Vous pouvez toutefois créer un compte supplémentaire doté d'une adresse e-mail générique et communiquer l'identifiant et le mot de passe à plusieurs personnes ou créer un filtre renvoyant les messages reçus à plusieurs adresses.

Personnalisation

1. Préférences [top]
   En cliquant sur Préférences dans la barre de menus, vous pouvez modifier différents réglages:
   • Adresse d'envoi par défaut
   • Nombre de messages par page
   • Signature
   • Conservation des e-mails envoyés
   • Notifications
   • Transfert vers une autre adresse
   • Antispam sur les comptes relevés par POP3
   • Demande d'accusé de réception pour tous les e-mails envoyés
   • Envoi d'un accusé de réception pour tous les e-mails reçus