Envoi de messages

  1. Types de destinataires [top]
    Il y a 3 types de destinataires:
    • À: destinataires principaux
    • Cc: destinataires en copie
    • Bcc: destinataires en copie cachée
    NB: Les adresses figurant dans le champ Cc sont visibles par tous les destinataires, alors que les adresses figurant dans le champ Bcc sont masquées à tous les destinataires.

    Les champs Cc et Bcc sont cachés par défaut: cliquez sur Cc/Bcc dans la partie droite de la fenêtre pour les faire apparaître.

    Vous pouvez glisser-déposer des destinataires entre les différents types.

  2. Création d'un brouillon [top]
    Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur Sauver puis sur Sauver comme brouillon pour enregistrer le message en tant que brouillon. Il n'est pas envoyé et est placé automatiquement dans le dossier Brouillons.

    Pour reprendre la rédaction et/ou envoyer le message, rendez-vous dans le dossier Brouillons et cliquez sur le message concerné.

    Périodiquement, un message en cours de rédaction est automatiquement enregistré comme brouillon. Cela permet de le récupérer en cas de problème.

  3. Mise en forme (couleurs, etc.) [top]
    Un e-mail peut être envoyé en format texte (format par défaut) ou en format texte enrichi (police, alignement, couleurs, images, etc.).

    Pour envoyer un e-mail au format texte enrichi, créez un nouvel e-mail et sélectionnez Texte enrichi dans Plus (sur la droite). Une barre de boutons, similaire à celle d'un traitement de texte, apparaît. Laissez le pointeur un court instant sur un bouton pour faire apparaître sa légende.

  4. Insérer une image [top]
    Pour insérer une image directement dans le contenu du message et non comme pièce jointe, assurez-vous que le message soit au format Texte enrichi (via le menu Plus de manière ponctuelle ou via les Paramètres de manière permanente). En effet, les images ne sont visibles que dans ce format.

    Dans la barre de boutons de mise en forme, cliquez sur l'avant-dernier, représentant une image. Choisissez ensuite l'image sur votre ordinateur ou dans les Documents. Enfin, appliquez éventuellement une mise en forme (alignement) en cliquant d'abord sur l'image.

    Veillez à ce que le poids informatique de l'image soit raisonnable, comme pour une pièce jointe.

    NB: L'image est stockée dans le dossier Mail images de vos Documents privés.

  5. Réponse [top]
    Lors d'une réponse à un message comportant plusieurs correspondants, vous avez la possibilité de répondre uniquement à l'expéditeur (en sélectionnant Répondre) ou à l'ensemble des correspondants (en sélectionnant Répondre à tous).

    Les messages auxquels vous avez répondu sont signalés par un pictogramme.

  6. Transmission (forward) [top]
    Par défaut, un message est transféré dans le corps d'un nouveau message et vous pouvez dès lors supprimer les éléments superflus. Dans les Paramètres des Messages, à la rubrique Général, vous pouvez opter pour un transfert en tant que pièce jointe (fichier .eml). Dans ce cas, vous ne pouvez plus supprimer du contenu.

    Les messages que vous avez transférés sont signalés par un pictogramme.

  7. Adresses d'expéditeur [top]
    Vous pouvez disposer de différentes adresses e-mail en tant qu'expéditeur. Ces adresses doivent être encodées dans votre fiche de données personnelles.

    Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur De: pour accéder à votre fiche personnelle et ajouter (ou modifier) une adresse e-mail.

    Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez l'adresse d'expéditeur souhaitée dans le menu déroulant figurant à côté de De:.

    Vous pouvez définir l'adresse d'expéditeur par défaut dans les Paramètres.

  8. Envoi d'un SMS [top]
    Indiquez le numéro complet du destinataire au format international (code pays + zone + numéro) suivi de @SMS (ex: 32475123456@SMS). Les pièces jointes éventuelles ne sont pas envoyées à ces destinataires.
    NB: Il est conseillé de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la provenance. En outre, si vous souhaitez une réponse par SMS, indiquez votre propre numéro.

    Au sein d'un même message, vous pouvez combiner des destinataires e-mail et SMS.

  9. Envoi d'un fax [top]
    Indiquez le numéro complet du destinataire au format international (code pays + zone + numéro) suivi de @fax (ex: 322123456@fax). Le corps du message est envoyé en tant que page de couverture, tandis que les pièces jointes sont envoyées à la suite de celle-ci.
    NB: Il est conseillé de signer vos fax afin que les destinataires puissent en identifier la provenance. En outre, si vous souhaitez une réponse par fax, indiquez votre propre numéro.

    Au sein d'un même message, vous pouvez combiner des destinataires e-mail et fax.

Carnet d'adresses

  1. Suggestion automatique d'adresses [top]
    Tapez les premières lettres d'un prénom, d'un nom ou d'une adresse e-mail pour faire apparaître une liste de suggestions. Celles-ci proviennent de tous vos carnets d'adresses: contacts privés, contacts de groupe et membres de vos groupes.
  2. Appel du carnet d'adresses [top]
    Lors de la rédaction d'un message, vous pouvez compléter les champs À, Cc et Bcc à l'aide du Carnet d'adresses en cliquant sur À, Cc ou Bcc.
  3. Appel du carnet d'adresses pour SMS et fax [top]
    Lorsque vous appelez le carnet d'adresses depuis À, Cc ou Bcc, celui-ci affiche des adresses e-mail. Dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit, sélectionnez Numéros téléphoniques pour faire apparaître les numéros permettant l'envoi de SMS ou de fax.
  4. Envoyer un message à tous les membres d'un groupe [top]
    Cliquez sur Bcc. Sélectionnez le groupe dans le menu déroulant puis sélectionnez Membres du groupe dans la colonne de gauche. Cochez la case Tous les membres. De cette manière, les adresses ne sont pas révélées aux membres du groupe. Si vous souhaitez révéler les adresses, cliquez au départ sur À ou Cc.
  5. Ajout aux contacts [top]
    Vous pouvez alimenter les Contacts de différentes manières:
    • Cliquez sur le nom d'un correspondant et choisissez Sauver dans les Contacts pour créer un nouveau Contact avec cette adresse e-mail ou Attacher à un Contact pour associer l'adresse e-mail à un contact existant.
    • Cliquez sur un numéro de téléphone et choisissez Sauver dans les Contacts pour créer un nouveau Contact avec ce numéro ou Attacher à un Contact pour associer le numéro à un contact existant.

Listes de contacts

  1. Définition [top]
    Les listes vous permettent de regrouper plusieurs contacts provenant de vos différents carnets d'adresses afin d'envoyer ensuite le même message à l'ensemble de ces contacts en une seule opération.

    Vous pouvez regrouper au sein d'une liste plusieurs adresses en combinant éventuellement plusieurs canaux de communication (e-mail, SMS, fax) si cette possibilité est offerte par votre bureau virtuel.

    Le nombre de listes que vous pouvez créer, ainsi que le nombre de destinataires qu'elles peuvent comporter, dépendent de votre abonnement.

    Bien qu'elles puissent être bidirectionnelles (en plaçant toutes les adresses en Cc: et la vôtre en À:), les listes sont plutôt destinées à un usage unidirectionnel.

    NB: Les listes ne sont pas accessibles en-dehors du bureau virtuel.

  2. A quoi servent les listes? [top]
    Constituez des listes avec les groupes de correspondants que vous utilisez le plus souvent: supérieurs, collègues directs, étudiants, etc.

    Il est inutile de créer une liste comportant l'ensemble des membres d'un groupe car celle-ci est déjà disponible et se met à jour automatiquement.

    Important: les listes ne sont pas destinées à l'envoi de messages en masse, a fortiori s'il s'agit de messages commerciaux non-sollicités (spams ou pourriels). Un abus peut entraîner la suspension de votre compte. Des outils spécialisés existent pour l'envoi de messages en masse.

  3. Création d'une liste privée [top]
    Sélectionnez Listes dans le menu Plus et sélectionnez "Privé" dans le sélecteur d'environnement. Constituez votre liste en faisant appel aux carnets d'adresses (privé et groupes).
  4. Création d'une liste de groupe [top]
    Tous les membres du groupe peuvent toujours envoyer un message à une liste de groupe. Seul l'administrateur du groupe peut créer des listes de groupe et, par défaut, il est aussi le seul à pouvoir les modifier.

    Si vous êtes l'administrateur, cliquez sur Listes, sélectionnez le groupe concerné dans le sélecteur d'environnement puis créez la liste de groupe comme vous créeriez une liste privée. Pour permettre à certains ou tous les membres du groupe de modifier la liste de groupe, cliquez sur Accès en regard du nom de la liste et cochez les cases souhaitées.

  5. Utilisation d'une liste [top]
    Pour visualiser le contenu d'une liste, cliquez sur le nom de celle-ci.

    Pour envoyer un message à une liste, sélectionnez Envoyer un e-mail dans ses Actions. Depuis un nouveau message, cliquez sur Bcc et sélectionnez ensuite Listes.

  6. À, Cc ou Bcc ? [top]
    Choisissez soigneusement le champ dans lequel appeler votre liste. En effet, les champs À et Cc révéleront l'ensemble des destinataires à chacun de ceux-ci. Au contraire, le champ Bcc masque les autres destinataires.
  7. Modification d'une liste [top]
    Sélectionnez Modifier dans les Actions de la liste.
  8. Exporter une liste [top]
    Pour exporter une liste au format CSV (données séparées par des virgules), sélectionnez Exporter dans ses Actions. Il vous suffit de copier-coller le contenu de ce fichier simple dans un autre logiciel de messagerie.
  9. Suppression d'une liste [top]
    Sélectionnez Supprimer dans les Actions de la liste. Cela supprime la liste elle-même mais pas les Contacts qui la composent.

Pièces jointes

  1. Envoi de pièces jointes [top]
    Pour envoyer un fichier stocké sur votre ordinateur, cliquez sur Joindre puis sélectionnez Pièces jointes.

    Pour envoyer un fichier stocké dans l'outil Documents, cliquez sur Joindre et sélectionnez ensuite Documents.

  2. Envoi comme hyperlien [top]
    Au lieu d'envoyer un Document dans l'e-mail, vous pouvez l'envoyer sous forme d'hyperlien. Le destinataire disposera de quelques jours pour le télécharger en cliquant sur l'hyperlien et vous pourrez en être averti lorsqu'il le fera.

    Cette fonctionnalité est indiquée pour les Documents volumineux mais vous pouvez l'utiliser avec des petits également.

    Veuillez noter que cette fonctionnalité enverra automatiquement un e-mail spécifique par destinataire: les destinataires ne verront donc pas les éventuels autres destinataires.

    Depuis un message, sélectionnez Ajouter lien de téléchargement dans le menu Pièce jointe. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs Documents privés ou de groupe.

    Depuis les Documents, sélectionnez un ou plusieurs Documents, ouvrez les Actions et sélectionnez Envoyer puis Envoyer comme hyperlien.

  3. Pièces jointes reçues [top]
    Un message comportant une pièce jointe est signalé par un trombone. Lorsque le message est ouvert, les pièces jointes peuvent être:
    • Téléchargées sur votre ordinateur: cliquez sur Télécharger
    • Enregistrées directement dans les Documents: cliquez sur Sauver dans les documents. Pour enregistrer toutes les pièces jointes en une opération, sélectionnez Sauver tous dans les Documents.
    Les pièces jointes de type Calendrier (format .ics) peuvent être importées dans le Calendrier en choisissant Sauver dans le Calendrier.

    Les pièces jointes de type Contact/vCard (format .vcf) peuvent être importées dans les Contacts en choisissant Sauver dans les Contacts.

  4. Masquer les pièces jointes [top]
    Vous pouvez masquer les pièces jointes en cliquant sur la zone où elles apparaissent. Elles sont simplement masquées et non supprimées.
  5. Supprimer une pièce jointe [top]
    Il est possible de supprimer une pièce jointe dans un e-mail reçu ou envoyé afin de gagner de l'espace dans votre boîte. La suppression n'impacte que votre propre boîte et non celle de vos correspondants: une fois que vous avez envoyé un e-mail avec une pièce jointe, le correspondant la reçoit et on ne peut rien y changer.

    Dans les Actions d'une pièce jointe, sélectionnez Supprimer. Une trace de la présence d'une pièce jointe subsiste, car il y avait effectivement une pièce jointe lorsque vous avez reçu ou envoyé ce message.

Affichage

  1. Messages non-lus [top]
    Vous pouvez afficher uniquement les messages non-lus dans un dossier en sélectionnant Non-lus uniquement dans les Actions de ce dossier.
  2. Affichage des images externes [top]
    Si un message comporte des images externes, c'est-à-dire des images figurant sur un serveur tiers et non directement au sein du message, elles ne sont par défaut pas affichées. En effet, les images externes peuvent informer l'expéditeur que vous avez ouvert le message et il peut dès lors en déduire notamment que votre adresse est bien valide et active. C'est une information bien utile pour un spammeur.

    Cependant, certaines images externes sont inoffensives et améliorent la présentation du message. C'est pourquoi une alerte est affichée lorsque des images externes sont masquées: "Les images sur des serveurs tiers sont filtrées. Afficher les images dans ce message?". Cliquez sur Oui si vous souhaitez les afficher et qu'il s'agit d'un expéditeur de confiance.

  3. Tri des messages [top]
    Par défaut, les messages sont triés par ordre chronologique inverse (les messages les plus récents apparaissent en premier).

    Vous pouvez modifier ce tri en utilisant un seul de ces critères: date de réception, sujet, nom de l'expéditeur et taille du message. Pour chacun d'eux, vous pouvez opter pour l'ordre normal (alphabétique ou ascendant) ou inverse (descendant).

    Pour activer un tri, sélectionnez un critère dans le menu Trier par sur la droite. Le tri demeure actif dans le dossier concerné jusqu'à votre prochaine connexion.

  4. Affichage de la date complète [top]
    Dans la liste des messages, passez la souris sur une date abrégée pour afficher la date complète ainsi que l'heure.

Fils de discussion

  1. Fils de discussion [top]
    La vue par fils de discussion classe les messages d'un dossier à la manière d'un forum: les messages d'une même conversation sont affichés hiérarchiquement, le message le plus récent étant situé en bas.

    NB: ContactOffice se base sur une série de critères pour associer les messages au sein de conversations. Si vous répondez à un message tout en changeant complètement le contenu de la conversation, ContactOffice ne sera pas en mesure de le déterminer et poursuivra l'association. De même, si des messages en provenance de divers expéditeurs ont un sujet identique, ils seront probablement rassemblés dans un fil de discussion.

  2. Activation [top]
    Pour activer cette vue, rendez-vous dans les Paramètres des Messages, à la rubrique Général. Cochez la case Fils de discussion à la section Voir. Cette vue demeure active lors des sessions suivantes.

    Pour revenir à la vue normale, désactivez cette même option.

  3. Utilisation des fils [top]
    Dans la liste sur la gauche, un fil est représenté par un seul message. Le nombre de messages total s'affiche pour chaque fil. Si le fil comporte au moins un message non-lu, il apparaît comme un message non-lu.

    Lorsque vous sélectionnez un fil, tous les messages qui le composent s'affichent sur la droite. Cliquez sur un message pour le lire. Les messages non-lus sont signalés par la même couleur de fond que dans la liste sur la gauche.

  4. Marquer un message comme lu dans un fil [top]
    Sélectionnez un fil sur la gauche puis cliquez sur un message sur la droite. Cela a pour effet de l'ouvrir et donc de le marquer comme lu.
  5. Marquer un message comme non-lu dans un fil [top]
    Sélectionnez un fil sur la gauche puis cliquez sur un message sur la droite. Dans la barre de menus, sélectionnez "Plus/..." et ensuite Marquer comme lus.
  6. Marquer un fil comme non-lu [top]
    Cette action a pour effet de marquer comme non-lus tous les messages contenus dans un fil.

    Sélectionnez le fil sur la gauche, affichez ses Actions et sélectionnez Marquer fil comme non-lu.

Signature

  1. Créer une signature [top]
    Rendez-vous dans les Paramètres des Messages, à la rubrique Signatures. Si vous utilisez les possibilités de mise en forme (couleurs, alignements, etc.), assurez-vous que le Format par défaut défini à la rubrique Général des Messages soit Texte enrichi.

    Vous disposez d'une signature pour chaque adresse d'expéditeur.

  2. Insérer une image dans une signature [top]
    Pour insérer une image (logo ou autre) dans votre signature, procédez comme suit:
    1. Dans les Paramètres des Messages, dans la rubrique Général, à la section Edition, assurez-vous que le Format par défaut soit le format Texte enrichi. En effet, les images ne sont visibles que dans ce format.
    2. Dans les Paramètres des Messages, dans la rubrique Signatures, créez la partie textuelle de votre signature, en utilisant le cas échéant les possibilités de mise en forme (couleurs, etc.), puis cliquez sur l'avant-dernier bouton de la barre d'outils de mise en forme, représentant une image. Choisissez ensuite l'image sur votre ordinateur ou dans les Documents. Enfin, appliquez éventuellement une mise en forme (alignement) en cliquant d'abord sur l'image.
      NB: L'image est stockée dans le dossier Mail images de vos Documents privés. Ne la supprimez pas, sans quoi elle disparaîtra de votre signature.
    Une signature peut comporter plusieurs images.
  3. Utiliser une signature [top]
    • Pour que votre signature figure au bas de chaque message envoyé, cochez Signature automatique dans Paramètres > Messages > Signatures. Si vous ne souhaitez pas signer un message donné, il vous suffit de sélectionner le texte de la signature au bas du message et de le supprimer. Vous pouvez également, dans Plus (sur la droite), choisir Désactiver dans la section Signature.
    • Si vous préférez signer uniquement certains messages: rédigez le message puis, dans Plus (sur la droite), choisissez Insérer en bas ou Insérer au curseur dans la section Signature.
  4. Coordonnées en pièce jointe [top]
    Une autre façon de signer vos messages est d'y inclure une vCard (format standard de carte de visite, reprenant les données de votre fiche de données personnelles). Pour ce faire, lors de la rédaction d'un message, cliquez sur Pièce jointe et choisissez vCard. Toutes les données présentes dans votre fiche personnelle sont utilisées (à l'exception du champ Commentaires et des Tags).
  5. Signature imposée [top]
    Tous les messages envoyés par certains abonnements sont munis d'une signature automatique (marketing, limitation de responsabilité, etc.). Cette signature imposée ne peut être désactivée mais n'empêche pas l'utilisation d'une signature personnelle.

Signature électronique et chiffrement

  1. Pourquoi signer vos messages ? [top]
    Le courrier électronique a été conçu de manière telle qu'il ne vérifie pas si un e-mail a bien été envoyé par le propriétaire de l'adresse e-mail de son expéditeur. Cela explique que vous puissiez recevoir des messages qui semblent provenir d'une institution bancaire, d'un fournisseur ou encore d'une connaissance. A l'inverse, des tiers malintentionnés pourraient également renseigner votre adresse e-mail comme expéditeur. Il ne leur est pas nécessaire de pirater votre boîte: le simple fait de connaître votre adresse e-mail est suffisant.

    La signature électronique permet de s'assurer que l'expéditeur d'un e-mail est bien le propriétaire de l'adresse. De même, elle permet à vos correspondants de s'assurer que vous êtes bien l'expéditeur des messages qu'ils reçoivent de votre part.

  2. Pourquoi chiffrer vos messages ? [top]
    Le courrier électronique a été conçu de manière telle que le contenu des e-mails circule de manière lisible sur Internet. Le trajet qu'emprunte un e-mail peut être particulièrement long et impliquer dès lors de nombreux intermédiaires. Par ailleurs, des robots agissant pour le compte des services de renseignement ou de réseaux criminels sont à l'écoute. Il faut également mentionner qu'il est techniquement possible de modifier un e-mail durant son trajet à travers les serveurs.

    Le chiffrement permet de rendre le contenu de vos messages illisibles pour des tiers: seul le destinataire peut le lire. De la même manière, vous seul pouvez prendre connaissance des e-mails qu'il vous destine.

  3. Votre paire de clés [top]
    La signature électronique et le chiffrement reposent tous deux sur l'utilisation d'une paire de clés, celles-ci se présentant sous la forme de fichiers informatiques:
    • Une clé privée (ou secrète), que vous ne transmettez en aucun cas à qui que ce soit. Elle est en outre protégée par un mot de passe, appelé "phrase secrète". Tout le système repose sur le caractère secret de la clé privée et de la phase secrète.
    • Une clé publique, que vous pouvez transmettre librement et même publier sur Internet.
    1. La signature électronique consiste à signer un e-mail avec votre clé privée.
      Le logiciel du destinataire comparera votre signature avec votre clé publique et indiquera que l'e-mail est correctement signé.
    2. Le chiffrement consiste à coder un e-mail avec la clé publique du destinataire.
      Le logiciel du destinataire comparera le contenu de l'e-mail avec la clé privée du destinataire et indiquera que l'e-mail est correctement chiffré et que son contenu n'a pas été modifié. Il déchiffrera le message pour permettre sa lecture, le message continuant à être stocké sous sa forme chiffrée.
    Remarque: lors de l'envoi d'un e-mail chiffré, ContactOffice le signe également. Un échange chiffré entre deux correspondants dans ContactOffice requiert dès lors que chacun des deux dispose de la clé publique de l'autre. Par contre, vous pourriez recevoir de l'extérieur des messages chiffrés qui ne seront pas signés.

    Ce système de paire de clés est un standard; son nom est OpenPGP.

  4. Votre trousseau de clés [top]
    Votre trousseau contient non seulement votre propre paire de clés mais également les clés publiques que vous y ajoutez. Le système repose sur la confiance que vous accordez à chaque clé. En effet, avant d'ajouter une clé publique, vous devez vous assurer qu'elle appartient à la personne réelle.

    L'ajout de la clé publique d'un correspondant permet à ContactOffice de valider un e-mail signé par lui, lire un e-mail chiffré par lui et encore de lui envoyer un e-mail chiffré.

  5. Comment démarrer ? [top]
    Voici quelques pistes utiles pour commencer à utiliser ces fonctionnalités.
    • Il ne s'agit pas nécessairement de basculer dans un fonctionnement où vous ne communiquez plus que par le biais de messages chiffrés. Selon la confidentialité du message et la capacité technique de la messagerie du destinataire à gérer le chiffrement, vous optez pour un e-mail normal ou chiffré, au cas par cas. En effet, au contraire d'autres solutions qui imposent de chiffrer la totalité de vos messages et/ou de ne communiquer qu'avec les utilisateurs de leur plate-forme, ContactOffice vous laisse une totale liberté.
    • Vous pouvez signer électroniquement tous vos messages. Du côté du destinataire, il se pourrait que son système de courrier électronique ne soit pas pourvu de la fonctionnalité de validation de signature, mais cela ne l'empêchera pas de pouvoir lire vos messages.
    • Etant donné que le chiffrement consiste à coder un e-mail avec la clé publique du destinataire, cela implique que celui-ci ait créé sa paire de clés et que vous disposiez de sa clé publique. Commencez dès lors par identifier quelques correspondants qui pourraient être intéressés à communiquer de manière chiffrée avec vous. Si vos correspondants sont également utilisateurs de ContactOffice (vos collègues, ou d'autres membres de votre organisation, par exemple), le processus s'en trouvera grandement facilité.
    • Un élément d'une politique de sécurité [top]
      Le chiffrement ne constitue qu'un élément d'une politique de sécurité. En effet, si votre mot de passe ContactOffice et/ou votre phrase secrète sont très faciles à deviner ou écrits sur un post-it sur le bord de votre écran, le chiffrement de vos e-mails risque bien d'être compromis.

Filtres

  1. Définition [top]
    Les filtres vous permettent d'effectuer des actions sur tous les e-mails entrants (y compris ceux des adresses externes que vous relevez en POP3) répondant à certaines conditions.
  2. Accès aux filtres [top]
    Rendez-vous dans les Paramètres, choisissez Messages et enfin Filtres.
  3. Créer un filtre [top]
    Cliquez sur Nouveau. Entrez les données suivantes:
    • Description: donnez un nom explicite au filtre afin de pouvoir le gérer plus facilement.
    • Conditions: indiquez au moins une condition. Pour en ajouter une, cliquez sur le bouton +. Pour en retirer une, cliquez sur le bouton -. Si vous indiquez plusieurs conditions, déterminez si elles doivent toutes être vraies (toutes les) ou si au moins une doit être vraie (certaines des).
    • Actions: indiquez au moins une action via le menu déroulant. Pour en ajouter une, cliquez sur le bouton +. Pour en retirer une, cliquez sur le bouton -. Suivant l'action choisie, vous devrez indiquer l'une ou l'autre donnée (dossier dans lequel le message doit être classé, etc.).
  4. Modifier un filtre [top]
    Vous pouvez à tout moment modifier un filtre en cliquant sur son nom.
  5. Ordre des filtres [top]
    Les filtres sont exécutés par ordre d'apparition, en commençant par le filtre en haut de la liste. Des ordres différents pourraient donner des résultats différents. Utilisez si nécessaire l'action Stopper évaluation, qui indique que les filtres suivants ne doivent pas être exécutés.

    Pour remonter un filtre dans la liste, affichez ses Actions et sélectionnez Vers le haut.
    Pour descendre un filtre dans la liste, affichez ses Actions et sélectionnez Vers le bas.

  6. Désactiver un filtre [top]
    Cliquez sur le bouton coulissant tout à droite du filtre. Le filtre est de ce fait désactivé mais pas détruit. Vous pourrez le réactiver au besoin.
  7. Supprimer un filtre [top]
    Affichez les Actions du filtre et sélectionnez Supprimer.

Recherche

  1. Recherche dans les outils et les environnements [top]
    Un champ de recherche figure dans la partie supérieure droite de l'écran. Entrez un mot ou le début d'un mot pour lancer une recherche.

    La recherche peut s'effectuer dans différents outils :

    • Si elle est lancée alors qu'un outil est actif (les Messages, par exemple), elle s'effectue dans les données de cet outil.
    • Si aucun outil n'est actif (c'est le cas dans la page d'accueil, juste après la connexion), elle s'effectue alors dans tous les outils. La liste des résultats précisera de quel type de données il s'agit. Pour revenir à la page d'accueil, cliquez sur le logo dans la partie supérieure gauche.
    La recherche peut également s'effectuer dans différents environnements :
    • Si elle est lancée depuis l'environnement privé (vos Documents privés, par exemple), elle s'effectue dans cet environnement.
    • Si elle est lancée depuis un groupe, elle s'effectue uniquement dans ce groupe.
    • Vous pouvez étendre ou restreindre la recherche en cliquant sur le triangle pour faire apparaître l'écran de recherche avancée. A la section Rechercher dans, sélectionnez Privé ou Privé + Groupes. Dans ce dernier cas, la recherche s'étendra à l'ensemble des groupes.
  2. Recherche avancée [top]
    La plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils.
  3. Affichage des résultats [top]
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence.
  4. Dernière recherche [top]
    Vous pouvez afficher les résultats de la dernière recherche en cliquant sur Résultats de la recherche dans la partie gauche de l'écran. Ils se réaffichent par ordre de pertinence.
  5. Recherche au départ d'un correspondant [top]
    Cliquez sur le nom d'un correspondant (destinataire ou expéditeur) et sélectionnez Messages reçus et envoyés pour rechercher tous les messages échangés avec lui.
  6. Syntaxe dans le champ de recherche [top]
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances Hawaii (équivalent à vacances AND Hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR Hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".

Tri et recherche

    Modèles

    1. Définition [top]
      Un modèle est un e-mail prêt à l'envoi et permettant de gérer plus efficacement des situations fréquentes: demandes d'information, réponses à des questions, etc.

      Comme tout e-mail, un modèle peut comporter des pièces jointes.

      Une fois que le modèle est appelé (en tant que nouveau message ou comme réponse à un message reçu), le message peut être personnalisé au cas par cas avant l'envoi sans que le modèle en soit affecté pour les utilisations ultérieures.

    2. Créer un modèle [top]
      Créez un nouveau message, rédigez le modèle en incluant un sujet pour l'identifier. Cliquez ensuite sur Sauver et sélectionnez Sauver comme modèle.
    3. Utiliser un modèle [top]
      Pour répondre à un message avec un modèle, choisissez Répondre et puis Avec modèle, choisissez le modèle approprié et adaptez si nécessaire le contenu du message (le modèle n'en sera pas affecté) avant de l'envoyer.

      Pour envoyer un nouveau message avec un modèle, sélectionnez Message depuis modèle dans le menu Nouveau.

    Classement

    1. Dossiers [top]
      Chaque message doit figurer dans un dossier. Le nombre de messages non-lus est affiché. Un dossier dont un sous-dossier contient des messages non-lus s'affiche en gras.

      Certains dossiers sont créés automatiquement et ne peuvent être renommés ni déplacés: Réception (messages reçus), Envoyés (messages envoyés), Corbeille, Brouillons, Modèles et Spam?.

      Vous pouvez créer des dossiers supplémentaires pour organiser au mieux vos messages, en créant éventuellement des filtres afin de classer automatiquement les messages dans le bon dossier lors de leur arrivée.

    2. Créer un dossier [top]
      Sélectionnez le dossier-racine (un niveau au-dessus de Réception), affichez ses Actions et choisissez Nouveau dossier. Entrez un nom et appuyez sur la touche Entrée.
    3. Déplacer un dossier [top]
      Deux possibilités vous sont proposées:
      • Sélectionnez le dossier à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
      • Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Déplacer.
    4. Renommer un dossier [top]
      Rendez-vous dans un dossier et choisissez ensuite Renommer dans le menu Actions associé à chaque dossier.
    5. Détruire un dossier [top]
      Précautions:
      • Supprimer un dossier signifie supprimer tous les messages qui y sont contenus, de même que les sous-dossiers et leur contenu
      • Une fois la Corbeille vidée, la suppression est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
      • Plutôt que de simplement supprimer des dossiers, vous pouvez également les archiver (voir la section correspondante).
      Sélectionnez le dossier, affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer.

      NB: Le dossier ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un dossier à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver. Ne le laissez pas dans la Corbeille car celle-ci peut se vider automatiquement.

    6. Sous-dossiers [top]
      Vous pouvez créer des sous-dossiers dans tous les dossiers excepté "Envoyés" et "Spam?".

      Pour créer un sous-dossier, cliquez d'abord sur le nom du dossier principal dans la partie gauche de l'écran et choisissez ensuite Nouveau dossier dans le menu Actions associé à chaque dossier.

    7. Nombre de messages dans un dossier [top]
      Affichez les Actions du dossier pour faire apparaître le nombre de messages total dans ce dossier. Ce nombre ne comprend pas les messages figurant dans les sous-dossiers mais eux aussi affichent leur nombre total de messages.

      NB: L'arborescence des dossiers affiche le nombre de messages non-lus pour chacun et non le nombre total.

    8. Classer un message dans un dossier [top]
      Deux possibilités vous sont proposées:
      • Sélectionnez le message à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
      • Affichez les Actions du message et sélectionnez Déplacer.

    Suppression de messages

    1. Suppression d'un message [top]
      Cochez le message concerné (ou sélectionnez-le), affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également déplacer le message vers la Corbeille par glisser-déposer.

      NB: Le message ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un message à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver. Ne le laissez pas dans la Corbeille car celle-ci peut se vider automatiquement.

    2. Suppression d'une sélection de messages [top]
      Précautions:
      • Une fois la Corbeille vidée, la suppression de messages est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
      • Plutôt que de simplement supprimer des messages, vous pouvez également les archiver (voir la section correspondante).
      La suppression s'effectue dossier par dossier. Positionnez-vous d'abord dans un dossier. Cochez les messages souhaités (ou sélectionnez-les au clavier ou à la souris), affichez les Actions et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également déplacer les messages vers la Corbeille par glisser-déposer.

      NB: Les messages ne seront effectivement supprimés que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé des messages à la Corbeille par erreur, vous pouvez les y retrouver. Ne les laissez pas dans la Corbeille car celle-ci peut se vider automatiquement.

    3. Vidange de la Corbeille [top]
      Affichez les Actions de la Corbeille et sélectionnez Vider Corbeille.
    4. Vidange automatique de la Corbeille [top]
      Les messages placés depuis quelques jours dans la Corbeille sont supprimés automatiquement.

      Par ailleurs, la Corbeille est vidée automatiquement si la réception de nouveaux messages exige l'espace disque qu'elle occupe.

    Boîtes partagées

    1. Qu'est-ce qu'une boîte partagée ? [top]
      Une boîte partagée désigne le partage de l'adresse principale de l'outil Messages avec un ou plusieurs membres de groupe.

      Si vous partagez votre propre boîte, les membres que vous aurez choisis disposeront d'un accès complet à celle-ci pour la gérer avec vous. Ils pourront dès lors lire et envoyer des messages, répondre aux messages reçus, classer et supprimer des messages, etc.

      De même, vous pourriez vous aussi accéder à des boîtes partagées et y effectuer toutes ces opérations.

      Les boîtes partagées peuvent être consultées uniquement dans l'interface Web.
    2. A quoi sert une boîte partagée ? [top]
      Une boîte partagée permet de:
      • Déléguer la gestion d'une boîte individuelle. Par exemple, un directeur partage sa boîte avec sa ou ses secrétaire(s).
      • Gérer à plusieurs intervenants une boîte commune (service, département, adresse générique comme info@domaine, etc.)
    3. Partager une boîte [top]
      NB: Seuls certains abonnements permettent le partage de la boîte e-mail. Par contre, n'importe quel abonnement autorise l'accès à une boîte partagée.

      Comme pour les autres outils, le partage d'une boîte mail ne s'envisage que dans le cadre d'un groupe : pour partager votre boîte avec un utilisateur, celui-ci doit avoir au moins un groupe en commun avec vous.

      Les utilisateurs qui accèdent à la boîte partagée disposent d'un accès total : ils ont accès à tous les dossiers (y compris les messages que vous avez envoyés par le passé) et disposent de tous les droits. Ils peuvent également voir les Contacts figurant dans votre environnement Privé. Toutefois, ils ne peuvent pas les modifier ni en ajouter.

      Attention! Ne partagez pas une boîte à la légère : outre les raisons évidentes de confidentialité, tenez également compte du fait que le partage rend possible la suppression de messages par un utilisateur que vous aurez autorisé.

      Veuillez noter les particularités suivantes lorsque vous partagez votre boîte :
      • Toutes vos adresses d'expéditeur sont également partagées, afin de permettre la sélection automatique de la bonne adresse d'expéditeur lors d'une réponse. Si vous désactivez le partage ultérieurement, les adresses d'expéditeur demeureront chez les tiers.
      • Vous seul gérez les filtres et le message d'absence.
      Pour partager votre boîte, rendez-vous dans les Paramètres, à la section Messages et cliquez sur Droits d'accès. Sélectionnez alors autant de membres que vous le souhaitez.

      NB: Le partage avec l'ensemble des membres d'un groupe en une opération est volontairement désactivé. En effet, une personne pourrait rejoindre le groupe ultérieurement sans que vous en soyez averti et dès lors accéder à vos Messages.
    4. Accéder à une boîte partagée [top]
      Si vous disposez de l'accès à au moins une boîte partagée, le sélecteur d'environnement (le menu déroulant qui affiche par défaut "Environnement : privé") apparaît dans l'outil Messages. Naviguez dans ce menu pour accéder à la boîte concernée. Si l'on vient de vous donner accès à une boîte partagée et que le sélecteur d'environnement n'apparaît pas, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.

      Veuillez noter les particularités suivantes lorsque vous accédez à une boîte partagée :
      • L'adresse e-mail de la boîte partagée s'ajoute à vos adresses d'expéditeur. Définissez éventuellement une signature pour l'adresse de la boîte partagée (via Paramètres > Messages > Signatures). Cette signature vous est propre. Les autres adresses d'expéditeur du propriétaire de la boîte s'ajoutent elles aussi, afin que la bonne adresse soit sélectionnée automatiquement lors d'une réponse. Pour ces adresses, vous ne pouvez pas définir de signature.
      • Vos Paramètres concernant la visualisation des Messages sont d'application (la police par défaut, par exemple). Toutefois, seul le propriétaire de la boîte est en mesure de modifier les filtres, le message d'absence, etc.
      • La recherche s'effectue dans les messages de la boîte partagée.
      • Lorsque vous appelez les Contacts lors de la rédaction d'un message, les Contacts du propriétaire de la boîte partagée sont affichés, de même que les Contacts des groupes qu'il a en commun avec vous. La suggestion d'adresses fonctionne avec le même ensemble de contacts.
      • Lorsque vous enregistrez un expéditeur en tant que contact au départ d'un e-mail, seuls les groupes que vous avez en commun avec le propriétaire de la boîte partagée sont affichés. Naturellement, vous ne pourrez créer un contact dans un groupe que si vous disposez du droit d'Ajouter du contenu.
    5. Ne plus partager une boîte [top]
      A tout moment, vous pouvez cesser de partager votre boîte. Rendez-vous dans les Droits d'accès, passez la souris sur le membre à supprimer et cliquez sur l'icône -. La modification est prise en compte immédiatement.

    Relève d'adresses e-mail externes (POP3)

    1. Adresse externe POP ou IMAP? [top]
      Vos éventuelles autres adresses e-mail peuvent être configurées ici afin de vous permettre de recevoir et d'envoyer des messages. La plupart des serveurs tiers proposent un mode POP et un mode IMAP.
      • Choisissez POP pour rassembler toutes vos adresses e-mail dans la boîte de l'outil Messages.
      • Choisissez IMAP pour gérer vos adresses e-mail dans des boîtes distinctes. IMAP facilite aussi la gestion d'une même boîte depuis plusieurs accès: interface Web, logiciel de messagerie sur ordinateur, smartphone, tablette, etc.
    2. Accès aux adresses externes [top]
      Rendez-vous dans les Paramètres des Messages à la section Adresses externes.
    3. Fonctionnalités [top]
      Le bureau virtuel peut relever la plupart des adresses e-mail tierces: adresses POP3 (fournisseurs d'accès, etc.), Google, Yahoo, etc. Cela vous permet de rassembler toutes vos adresses e-mail dans une interface unique accessible de partout.

      Vous pouvez organiser vos messages avec des filtres.

    4. Ajouter une adresse externe en POP3 [top]
      Dans les Adresses externes, cliquez sur Nouveau. Cliquez sur un des grands fournisseurs si votre adresse est fournie par un de ceux-ci; le nom du serveur et la sécurisation de la connexion seront gérés automatiquement.

      Dans le cas contraire, cliquez sur Autre (POP). Vous devez renseigner manuellement l'adresse du serveur et opter de préférence pour une connexion sécurisée, pour autant qu'elle soit disponible.

      Veillez au choix des options: par défaut, les messages sont supprimés du serveur tiers. Des explications plus détaillées sont disponibles dans cette section.

    5. Option: laisser les messages sur le serveur [top]
      Les messages seront conservés sur le serveur tiers. Activez cette option avec prudence car elle peut causer deux types de problèmes.

      D'une part, si le serveur n'est jamais vidé, il pourrait saturer et dès lors refuser de nouveaux messages entrants. Assurez-vous de nettoyer régulièrement votre boîte sur le serveur tiers.

      D'autre part, afin de déterminer quels messages sont nouveaux, ContactOffice stocke la liste des messages déjà téléchargés. Cette liste est limitée. Si le serveur tiers comporte davantage de messages que la mémoire du bureau virtuel, la relève ne pourra plus s'effectuer: la relève automatique sera désactivée et la relève manuelle échouera.

    6. Option: décharger uniquement les nouveaux messages [top]
      Si vous laissez les messages sur le serveur externe, assurez-vous d'activer cette option afin que seuls les nouveaux messages soient téléchargés.
    7. Option: relève automatique [top]
      Les messages seront téléchargés automatiquement, même si vous n'êtes pas connecté.
    8. Relève manuelle [top]
      Affichez les Actions de l'adresse concernée et sélectionnez Relever uniquement ce compte. Cliquez sur Relever tous les comptes dans la barre de menus pour relever l'ensemble des adresses POP3. Une barre de progression vous informe de l'état d'avancement. Vous pouvez interrompre la relève à tout moment en cliquant sur Annuler.

      Pour vous dispenser de la relève manuelle, vous pouvez activer la relève automatique.

    9. Adresse d'expéditeur pour les réponses [top]
      Si vous relevez une adresse externe via POP3, ajoutez cette adresse dans vos Données personnelles. La bonne adresse e-mail sera automatiquement sélectionnée lors d'une réponse à un message reçu.
    10. Modifier une adresse externe en POP3 [top]
      La modification du compte peut être nécessaire si un paramètre a été mal introduit, si votre mot de passe a changé ou si vous souhaitez modifier les options.

      Affichez les Actions de l'adresse concernée et sélectionnez Modifier.

    11. Supprimer une adresse externe POP3 [top]
      Affichez les Actions de l'adresse concernée et sélectionnez Supprimer.

      Les messages présents dans l'outil Messages ne sont pas affectés par la destruction de l'adresse externe. Si vous l'aviez ajoutée à vos Données personnelles, vous pouvez la supprimer également.

    Relève d'adresses e-mail externes (IMAP)

    1. Adresse externe POP ou IMAP? [top]
      Vos éventuelles autres adresses e-mail peuvent être configurées ici afin de vous permettre de recevoir et d'envoyer des messages. La plupart des serveurs tiers proposent un mode POP et un mode IMAP.
      • Choisissez POP pour rassembler toutes vos adresses e-mail dans la boîte de l'outil Messages.
      • Choisissez IMAP pour gérer vos adresses e-mail dans des boîtes distinctes. IMAP facilite aussi la gestion d'une même boîte depuis plusieurs accès: interface Web, logiciel de messagerie sur ordinateur, smartphone, tablette, etc.
    2. Fonctionnalités [top]
      Vous pouvez consulter des boîtes e-mail hébergées sur un serveur IMAP tiers.

      Avec le client IMAP, les dossiers et les messages seront simplement visualisés dans l'interface du bureau virtuel mais n'y seront pas stockés, afin d'éviter un double stockage des messages. Seul le serveur tiers stocke donc les messages.

      Il est normal que les performances soient inférieures car le bureau virtuel doit aller chercher les messages sur le serveur tiers via Internet, ce qui est plus lent que d'aller les chercher sur ses propres serveurs.

      Les messages que vous envoyez depuis le bureau virtuel sont stockés dans le dossier des messages envoyés sur le serveur tiers. Lors de la rédaction d'un message, assurez-vous cependant que l'adresse d'expéditeur sélectionnée correspond à l'adresse configurée dans le serveur distant.

      Les fonctionnalités suivantes sont gérées si le serveur distant les supporte :

      • Tags (NB: un tag ne peut cependant comporter des espaces)
      • Recherche
      • Tris
      NB: Ce client IMAP sans stockage n'est pas indiqué pour une importation ou une exportation de messages.
    3. Limitations [top]
      En raison du fait que les messages ne sont pas stockés dans ContactOffice, cette fonctionnalité s'accompagne de limitations. Les fonctions suivantes ne sont pas disponibles :
      • Accusés de réception
      • Filtres
      • Commentaires sur un message
      • Archivage
      • Vue par fils de discussion
      • Importation de messages dans un serveur distant

      En outre:

      • Il n'est pas possible de déplacer un dossier entre une adresse IMAP et votre adresse principale. En effet, cette fonctionnalité n'est pas destinée à l'importation de messages.
      • Le fait qu'un message comporte des pièces jointes n'est pas signalé.
      • Le fait que vous ayez répondu à un message ou que vous l'ayez transféré est signalé, mais uniquement jusqu'à votre prochaine connexion.
      • Pour accéder au client IMAP, vous devez disposer d'une adresse e-mail principale dans ContactOffice, même si vous ne l'utilisez pas.
    4. Accès aux adresses externes [top]
      Rendez-vous dans les Paramètres des Messages à la section Adresses externes.
    5. Configuration [top]
      • Dans les Adresses externes, cliquez sur Nouveau.
      • Cliquez sur Autre (IMAP).
      • Dans le champ e-mail, introduisez l'adresse e-mail exacte sur le serveur distant. Cette adresse sera ajoutée automatiquement dans vos données personnelles en tant qu'adresse d'expéditeur, afin de vous permettre d'envoyer des messages avec celle-ci.
      • Dans le champ type, optez pour une connexion IMAP ou IMAP-S (sécurisée). NB: il se peut que votre serveur n'accepte pas des connexions IMAP-S.
      • Introduisez enfin l'adresse du serveur, de même que votre identifiant et votre mot de passe sur celui-ci.
      • Cliquez sur Sauver et cochez la case en regard du serveur distant pour l'activer.
      A l'issue de la configuration, un nouveau dossier apparaît dans l'outil Messages. Il porte le nom de l'adresse e-mail sur le serveur distant.

      NB: Certains serveurs IMAP stockent tous les dossiers dans la boîte de réception. En conséquence, l'interface du bureau virtuel affichera les messages de la boîte de réception dans le dossier portant le nom de l'adresse IMAP externe et non dans un dossier appelé explicitement "Réception". Les autres dossiers seront également affichés dans ce dossier principal.

    Accès avec un logiciel (POP3)

    1. Fonctionnalités [top]
      Si votre abonnement le permet, vous pouvez relever votre boîte électronique avec un logiciel traditionnel.
    2. Logiciels compatibles [top]
      Tous les logiciels compatibles POP3: Microsoft Outlook, Courrier pour Windows, Thunderbird, Apple Mail, etc.
    3. Configuration du logiciel [top]
      Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:
      • Identifiant: IDENTIFIANT
      • Mot de passe du compte POP3: votre mot de passe sur ContactOffice
      • Serveur POP3: pop.contactoffice.com
      • Port: 995
      • Chiffrement: TLS/SSL
      • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
      Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

      Pour plus d'explications sur la création d'un compte POP3 dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.

    4. Relais SMTP (serveur d'envoi) [top]
      Le relais SMTP (serveur d'envoi) permet d'utiliser toujours le même serveur: il n'est donc plus nécessaire de le modifier à chaque fois que vous changez de réseau.

      Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

      • Identifiant: IDENTIFIANT
      • Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
      • Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
      • Port: 465
      • Chiffrement: TLS/SSL
      • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
      Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

      Pour plus d'explications sur la création d'un serveur d'envoi dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.

      NB: Le relais SMTP n'est pas destiné à l'envoi de messages non-sollicités ni à l'envoi massif de messages (sollicités ou pas). Afin de garantir une qualité de service, des quotas sont d'application quant au nombre de messages et au nombre de destinataires par message. L'administration se réserve le droit de bloquer l'accès au relais SMTP sans préavis en cas d'usage abusif.

    5. Accès POP3 et interface Web [top]
      Si vous configurez votre logiciel pour laisser les messages sur le serveur, vous pourrez à tout moment les consulter dans l'interface Web. Toutefois, veillez à ne pas dépasser le quota alloué à votre boîte électronique.

      Si vous configurez votre logiciel pour supprimer les messages sur le serveur, ceux-ci seront placés dans la Corbeille. Cela ne vous oblige pas à vous connecter de temps en temps à l'interface Web pour la vider: elle sera vidée automatiquement si de nouveaux messages entrants le nécessitent.

      Si vous avez créé des filtres qui classent des messages dans d'autres dossiers que le dossier de Réception, ils ne seront pas relevés par votre logiciel. Les messages figurant dans le dossier "Spam?" ne seront pas non plus relevés: vérifiez de temps en temps via l'interface Web si un message valide ne s'y trouve pas. La relève en IMAP permet de résoudre ces deux limitations de POP3.

    Accès avec un logiciel (IMAP4)

    1. Fonctionnalités [top]
      Si votre abonnement le permet, vous pouvez relever votre boîte électronique avec un logiciel traditionnel.

      Avantages d'IMAP par rapport à POP3

      • IMAP vous permet d'accéder à la totalité de vos messages (y compris ceux figurant dans des dossiers personnels ou dans le dossier "Envoyés"), alors que POP3 ne concerne que les nouveaux messages dans la boîte de réception. En d'autres termes, IMAP effectue une synchronisation entre ContactOffice et un logiciel ; vous pouvez naturellement restreindre la synchronisation aux dossiers fréquemment utilisés. En configurant votre logiciel pour qu'il télécharge les messages complets (et pas uniquement les en-têtes), vous disposez d'un accès offline à votre messagerie.
      • IMAP conserve toujours les messages sur le serveur : selon les circonstances, vous pouvez accéder à ceux-ci via l'interface Web de ContactOffice ou via votre logiciel de courrier électronique sans risque de perte de messages.
      • IMAP est plus rapide car, par défaut, il ne télécharge dans un premier temps que les en-têtes des messages (expéditeur, sujet, etc.). Ce n'est que lorsque vous voulez lire un message que la totalité du contenu est téléchargée. En conséquence, vous devez être connecté à Internet pour lire les messages (à l'exception de ceux qui ont été téléchargés en totalité).
    2. Logiciels compatibles [top]
      Tous les logiciels compatibles IMAP4: Microsoft Outlook, Courrier (Windows), Thunderbird, Apple Mail, etc.
    3. Configuration du logiciel [top]
      Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:
      • Identifiant: IDENTIFIANT
      • Mot de passe du compte IMAP4: votre mot de passe sur ContactOffice
      • Serveur IMAP4: imap.contactoffice.com
      • Port: 993
      • Chiffrement: TLS/SSL
      • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
      Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

      Pour plus d'explications sur la création d'un compte IMAP4 dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.

      Particularités

      • Les noms des dossiers n'étant pas standardisés, le logiciel pourrait ne repérer que la Boîte de réception et la Corbeille. Les autres dossiers spéciaux (Eléments envoyés et Brouillons) pourraient ne pas être repérés et le logiciel créera ses propres dossiers. Afin que le logiciel utilise les dossiers de ContactOffice, modifiez les noms des dossiers respectivement en "Sent Items" (et non pas "Sent") et "Drafts". Dans Outlook, affichez les propriétés du compte IMAP, sélectionnez l'onglet IMAP et modifiez le nom du dossier.
      • Dans Outlook, lors de la première connexion, seul le dossier "Boîte de réception" est coché pour la synchronisation. Cochez d'autres dossiers si vous souhaitez qu'ils soient eux aussi synchronisés.
      • Lorsque vous répondez à un message dans votre logiciel, le message de réponse est conservé dans un nouveau dossier de votre compte IMAP nommé "Eléments envoyés". Vous pouvez si vous le souhaitez déplacez le message vers le dossier "Envoyés" de ContactOffice.
    4. Relais SMTP (serveur d'envoi) [top]
      Le relais SMTP (serveur d'envoi) permet d'utiliser toujours le même serveur: il n'est donc plus nécessaire de le modifier à chaque fois que vous changez de réseau.

      Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

      • Identifiant: smtp.contactoffice.com
      • Mot de passe: votre mot de passe sur IDENTIFIANT
      • Serveur SMTP: $3
      • Port: 465
      • Chiffrement: TLS/SSL
      • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
      Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

      Pour plus d'explications sur la création d'un serveur d'envoi dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.

      NB: Le relais SMTP n'est pas destiné à l'envoi de messages non-sollicités ni à l'envoi massif de messages (sollicités ou pas). Afin de garantir une qualité de service, des quotas sont d'application quant au nombre de messages et au nombre de destinataires par message. L'administration se réserve le droit de bloquer l'accès au relais SMTP sans préavis en cas d'usage abusif.

    5. Accès IMAP4 et interface Web [top]
      L'accès IMAP4 ne modifie rien à vos messages dans l'interface Web.

      Lorsque vous supprimez un message dans votre logiciel, son titre apparaît barré dans l'interface Web de ContactOffice. Cela signifie que le message a été supprimé dans le logiciel mais pas sur le serveur. Pour les effacer sur le serveur, faites appel à la commande spéciale de votre logiciel ("Vider les messages supprimés" dans le menu Edition d'Outlook).

    6. Importation et exportation de messages [top]
      L'accès IMAP4 est un moyen facile d'importer des messages déjà reçus et/ou envoyés avec un logiciel traditionnel ou, inversement, d'exporter dans un logiciel traditionnel des messages reçus et/ou envoyés.

      Les messages déjà envoyés et/ou reçus dans votre logiciel sont liés à un compte existant (ci après appelé compte habituel). Créez un compte supplémentaire, de type IMAP4, connecté à ContactOffice et déplacez ensuite les messages (ou les dossiers) par glisser-déposer (drag&drop) d'un compte à l'autre. Ensuite, supprimez le compte IMAP4.

      • Importation de messages: déplacez les messages du compte habituel vers le compte IMAP4.
      • Exportation de messages dans le logiciel: déplacez les messages du compte IMAP4 vers le compte habituel.

    Synchronisation mobile

    1. Fonctionnalités [top]
      Synchronisez les applications de votre smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) avec les Messages, Calendriers et Contacts de ContactOffice. Accédez aux données de ContactOffice directement dans les applications du téléphone (ex: l'application Calendrier de l'iPhone) et synchronisez-les.

      Vous pouvez synchroniser plusieurs appareils, ContactOffice jouant le rôle du serveur de synchronisation.

      Si un problème devait survenir durant une synchronisation (perte du réseau, téléphone déchargé, etc.), la synchronisation suivante considérera que les données à jour figurent sur ContactOffice.

      Enfin, cette synchronisation conserve les données figurant déjà sur votre téléphone.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
      2. Rendez-vous dans les 'Réglages' de votre appareil.
      3. Appuyez sur 'Mail', 'Contacts' ou 'Calendrier'.
      4. Appuyez sur 'Comptes', puis 'Ajouter un compte'.
      5. Appuyez sur 'Exchange'.
      6. Entrez les informations de connexion à ContactOffice:
        • Adresse: votre adresse e-mail sur ContactOffice
        • Mot de passe: votre mot de passe pour ContactOffice
        • Description: entrez 'ContactOffice'
      7. Appuyez sur 'Suivant' et entrez:
        • Nom du serveur: www.contactoffice.com
        • Nom d'utilisateur: IDENTIFIANT (votre identifiant pour ContactOffice)
      8. Appuyez sur 'Suivant' et votre appareil va tester la configuration. Il va, en standard, synchroniser 5 types de données (Mail, Contacts, Calendrier, Rappels et Notes). Désactivez les Rappels et les Notes car ContactOffice ne les gère pas. Désactivez d'autres outils si vous le souhaitez.
        Appuyez ensuite sur 'Enregistrer'
        Note : à la fin de cette étape, les données commencent à être téléchargées. La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données.
      9. Par défaut, votre appareil synchronise les e-mails pour les 7 derniers jours. Vous pouvez modifier cette période dans 'Réglages' > 'Mail' > La description du compte que vous avez choisie > 'E-mails à synchr.'
      Remarque: aide pour iOS 10.
    3. Android (Samsung, etc.) [top]
      Etant donné la grande variété des versions d'Android, il ne nous est pas possible de fournir un guide détaillé pour chacune d'entre elles.

      En toute généralité:

      1. Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
      2. Rendez-vous dans les 'Paramètres' de votre appareil.
      3. Rendez-vous dans l'onglet 'Comptes' et appuyez sur 'Comptes' en-dessous de 'Mes comptes'.
      4. Appuyez ensuite sur 'Ajouter compte'.
      5. Appuyez sur 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      6. Entrez les informations de connexion à ContactOffice, probablement via la 'Configuration manuelle':
        • Adresse e-mail: votre adresse e-mail ContactOffice
        • Identifiant: IDENTIFIANT
        • Mot de passe: votre mot de passe ContactOffice
        • Serveur: www.contactoffice.com
        • SSL: oui
      7. Votre appareil tente à présent de se connecter au serveur.
        Attention, cela peut prendre quelques minutes avant que des données soient visibles.
      8. Adaptez les paramètres selon vos souhaits.
      9. Donnez un nom à votre connexion et appuyez ensuite sur 'Terminé'.
      10. La synchronisation des données débute.
        Si ce n'est pas le cas, retournez aux étapes 2 et 3 et appuyez ensuite sur 'Synchroniser tous'.
        La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données.
    4. Autres [top]
      Tous les appareils et logiciels capables de se synchroniser avec un serveur Exchange (protocole ActiveSync) peuvent se synchroniser avec ContactOffice:
      • Windows Phone
      • Courrier (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: directement pour les versions récentes et via le logiciel AstraSync pour les versions plus anciennes
      • Nokia via "Mail for Exchange"
      • eM Client
      • etc.
      Indiquez comme paramètres vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe ContactOffice, votre adresse e-mail ainsi que le nom du serveur: www.contactoffice.com. Optez de préférence pour une connexion sécurisée.

    Synchronisation avec Outlook

    1. Fonctionnalités [top]
      Outlook (2013, 2016) se synchronise directement avec ContactOffice.

      La synchronisation avec Outlook porte sur la messagerie, vos contacts et votre calendrier. Les données figurant dans ContactOffice apparaîtront dans Outlook, mais dans un compte séparé. Les données déjà présentes dans Outlook n'apparaîtront pas dans ContactOffice, sauf si vous les importez dans ContactOffice.

      Note: Outlook se déconnectera du serveur si un problème survient lors d'une synchronisation. Pour vous reconnecter au serveur, sélectionnez l'onglet "Envoyer/Recevoir" et cliquez deux fois sur le bouton "Hors connexion".

    2. Configuration [top]
      1. Sélectionnez l'onglet "Fichier"
      2. Dans la colonne à gauche, sélectionnez "Informations" s'il n'est pas déjà sélectionné et cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un compte".
      3. Sélectionnez "Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires". Cliquez sur "Suivant"
      4. Sélectionner "Service compatible Outlook.com ou Exchange ActiveSync". Cliquez sur "Suivant"
      5. Indiquez votre nom, votre adresse e-mail, le serveur de messagerie (www.contactoffice.com), votre nom d'utilisateur (IDENTIFIANT) et votre mot de passe ContactOffice. Cliquez sur "Suivant".
      6. Cliquez sur "Terminer".

    Accusés de réception

    1. Définition [top]
      Un accusé de réception confirme que le message a été ouvert par le destinataire, mais cela ne garantit pas pour autant qu'il a été lu. Par ailleurs, le destinataire n'est jamais tenu d'envoyer un accusé de réception, même s'il a bel et bien lu le message. Il se peut également que son logiciel de courrier électronique ne propose pas cette fonctionnalité.

      L'accusé de réception se présente sous la forme d'un e-mail; son contenu varie selon le logiciel d'e-mail utilisé. Habituellement, son sujet cite celui du message original.

    2. Demande d'un accusé de réception [top]
      Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez Accusé de réception dans Plus (sur la droite).
    3. Envoi d'un accusé de réception [top]
      Lorsqu'un message reçu demande un accusé de réception, le texte suivant apparaît au-dessus de celui-ci: "Votre correspondant demande à être informé de l'ouverture de ce message. Envoyer un accusé de réception?". Cliquez sur Oui ou Non.

    Priorités

    1. Définition [top]
      La priorité d'un e-mail est destinée à signaler au destinataire le degré d'urgence d'un message. Elle n'a aucun effet sur les serveurs de courrier électronique eux-mêmes: un message doté d'une haute priorité ne sera pas envoyé plus rapidement.
    2. Donner une haute priorité [top]
      Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez Haute priorité dans Plus (sur la droite).
    3. Visualiser la priorité [top]
      Un message doté d'une haute priorité ou de la plus haute priorité apparaît avec un point d'exclamation rouge.

    Tags

    1. A quoi servent les tags? [top]
      Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
    2. Accès aux tags [top]
      Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
    3. Créer un tag [top]
      Affichez les tags de n'importe quelle donnée et cliquez sur Ajouter. Entrez un nom et choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
    4. Modifier un tag [top]
      Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
    5. Supprimer un tag [top]
      Dans la partie gauche de l'écran, affichez les Actions du Tag et sélectionnez Supprimer.
    6. Attribuer un tag à une donnée [top]
      Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.

      Autre méthode: sélectionnez un Tag sur la gauche sans relâcher le bouton de la souris et déplacer le Tag sur la donnée concernée (glisser-déposer). Vous pouvez également partir de la donnée et la déposer sur le Tag.

    7. Afficher les données avec un tag donné [top]
      Il existe deux possibilités:
      • Cliquez sur un tag dans la partie gauche de l'écran. Si la liste des tags n'est pas affichée, ouvrez-la d'abord en cliquant sur le triangle.

        Pour revenir à la vue normale, cliquez sur le dossier courant (Mon calendrier, Mes contacts, etc. selon l'outil).

      • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
    8. Attribuer un tag avec les filtres [top]
      Les filtres vous permettent d'attribuer un tag automatiquement en fonction de certaines conditions (expéditeur, sujet, etc.).

    Commentaires

    1. Ajouter un commentaire [top]
      Vous pouvez ajouter un commentaire à un e-mail. Il sera distinct de l'e-mail lui-même et ne sera visible que par vous seul.

      Sélectionnez Commentaire dans les Actions d'un message. Les messages munis d'un commentaire sont signalés par un pictogramme.

    2. Attribuer un commentaire avec les filtres [top]
      Les filtres vous permettent de créer un commentaire automatiquement en fonction de certaines conditions (expéditeur, sujet, etc.).

    Antispam

    1. Définition [top]
      L'antispam agit au niveau du serveur de réception du courrier électronique et examine chaque message entrant afin d'éliminer automatiquement les spams ou pourriels (courriers commerciaux non sollicités).

      Les filtres n'entrent en action qu'après l'antispam : un répondeur automatique (défini dans les filtres) ne répondra pas aux spams.

    2. Notifications [top]
      Les messages considérés comme spams sont automatiquement placés dans le dossier Spam?. Vérifiez cependant de temps en temps qu'un message valide n'y figure pas.
    3. Marquer un e-mail comme n'étant pas du spam [top]
      Il peut arriver qu'un message légitime soit considéré comme un spam (pourriel) et figure dès lors dans le dossier Spam?. Si vous souhaitez signaler ce fait, sélectionnez Marquer dans les Actions et choisissez ensuite Comme non spam. Le message est automatiquement déplacé dans la boîte de réception et le système s'améliorera ainsi au fil du temps.
    4. Marquer un e-mail comme spam [top]
      Si un spam (pourriel) n'a pas été détecté comme tel et que vous souhaitez le rapporter, sélectionnez Marquer dans les Actions et choisissez ensuite Comme spam. Le message est automatiquement déplacé dans le dossier Spam? et le système s'améliorera ainsi au fil du temps.

    Importer

    1. Importer des fichiers [top]
      Cette fonction vous permet d'importer des e-mails au format .eml (Outlook).
      1. Placez les fichiers .eml dans un dossier appelé "mail".
      2. Répartissez éventuellement les fichiers .eml dans des sous-dossiers dont le nom correspond à ceux de l'interface (ex. "Réception", "Envoyés", etc.). Si le sous-dossier n'existe pas, il sera créé automatiquement lors de l'importation
      3. Zippez le dossier "mail".
      4. Cliquez sur Importer et sélectionnez le fichier .zip
    2. Importation et exportation de messages [top]
      L'accès IMAP4 est un moyen facile d'importer des messages déjà reçus et/ou envoyés avec un logiciel traditionnel ou, inversement, d'exporter dans un logiciel traditionnel des messages reçus et/ou envoyés.

      Les messages déjà envoyés et/ou reçus dans votre logiciel sont liés à un compte existant (ci après appelé compte habituel). Créez un compte supplémentaire, de type IMAP4, connecté à ContactOffice et déplacez ensuite les messages (ou les dossiers) par glisser-déposer (drag&drop) d'un compte à l'autre. Ensuite, supprimez le compte IMAP4.

      • Importation de messages: déplacez les messages du compte habituel vers le compte IMAP4.
      • Exportation de messages dans le logiciel: déplacez les messages du compte IMAP4 vers le compte habituel.

    Archivage

    1. Définition [top]
      L'archivage vous permet de conserver des messages d'un dossier en-dehors de l'outil Messages, afin de libérer de l'espace de stockage sans pour autant supprimer d'anciens messages.

      Les messages sont archivés sous la forme d'un fichier .eml (format Outlook) compressé au format .zip et placé dans l'outil Documents, pour autant que l'espace disponible soit suffisant.

    2. Créer une archive [top]
      • Placez-vous tout d'abord dans le dossier (ou le sous-dossier) dont vous souhaitez archiver des messages.
      • Si vous souhaitez n'archiver que certains messages, sélectionnez-les préalablement en cochant les cases correspondantes.
      • Cliquez ensuite sur Archiver sous le nom du dossier et déterminez si vous voulez archiver uniquement les messages sélectionnés, tous les messages ou encore tous les messages plus anciens qu'une date de votre choix. Une option vous permet d'effacer automatiquement les messages concernés une fois qu'ils auront été archivés.
      • L'archive est créée automatiquement et placée dans l'outil Documents, pour autant que l'espace nécessaire soit disponible. Le fichier d'archivage a pour nom sa date de création mais vous pouvez bien entendu le renommer.
    3. Utiliser une archive [top]
      Vous pouvez stocker votre archive dans l'outil Documents et/ou la télécharger sur votre ordinateur.

      Pour consulter une archive, il est impératif de la télécharger et de l'ouvrir par double clic. La liste des messages archivés apparaît; ces derniers sont au format .eml (compatible Outlook) et s'ouvrent eux aussi par un double clic.

    Impression

    1. Impression de messages [top]
      Affichez les Actions du message et sélectionnez Imprimer.

    Paramètres

    1. Accès aux Paramètres [top]
      Vous pouvez accéder aux Paramètres de plusieurs manières:
      • Dans le menu horizontal des outils, choisissez l'icône des Paramètres.
      • Lorsque vous êtes dans un outil, cliquez sur le bouton "..." dans les Actions et choisissez Paramètres.
      • Cliquez sur votre nom dans la partie supérieure droite de l'écran pour faire apparaître le menu et choisissez Paramètres.
    2. Afficher les images externes [top]
      Si un message comporte des images externes, c'est-à-dire des images figurant sur un serveur tiers et non directement au sein du message lui-même, elles ne sont par défaut pas affichées. En effet, les images externes peuvent informer l'expéditeur que vous avez ouvert le message et peuvent notamment en déduire que votre adresse est bien valide et active. C'est une information bien utile pour un spammeur.

      Toutefois, si vous souhaitez toujours afficher les images externes, activez cette option.

    3. Mode compact [top]
      Dans le mode compact, la liste des messages dans un dossier affiche un plus grand nombre de messages, dans la mesure où chacun de ceux-ci n'occupe qu'une seule ligne, alors qu'il en occupe normalement deux.
    4. Transfert automatique [top]
      A la rubrique Transfert automatique, indiquez l'adresse e-mail souhaitée. Les e-mails transférés sont automatiquement effacés du compte qui effectue le transfert.

      Pour mettre fin au transfert automatique, supprimez l'adresse figurant dans ce champ.

      Veillez à ne pas créer de boucles! Si l'adresse fournie pour le transfert automatique renvoie elle-même à la première, cette boucle se traduira par une multiplication effrénée des messages, voire la perte de tous les messages. De même, si vous relevez une adresse e-mail externe en POP3 et que vous transférez tous les e-mails reçus à cette même adresse, il y aura une boucle.

    5. Message d'absence [top]
      Activez le message d'absence lorsque vous ne pourrez accéder à votre boîte pendant quelques temps (vacances, voyage, etc.). Vous pouvez spécifier les dates de début et de fin. Vous pouvez également modifier le sujet et le message par défaut. Il est conseillé d'ajouter un message, afin d'avertir vos correspondants de votre date de retour, de la personne à contacter pour les urgences, etc.

    Compte

    1. Limites de taille [top]
      La taille maximale du message que vous pouvez recevoir (corps de texte et pièces jointes) est fixée par l'espace disponible dans votre boîte aux lettres. Celui-ci dépend d'une part de l'espace disque accordé par votre abonnement et d'autre part de l'espace déjà occupé. Une jauge d'utilisation figure sous la liste des dossiers.

      Pour augmenter l'espace disponible, archivez ou effacez d'anciens messages ou procurez-vous un abonnement supérieur.

      En outre, quel que soit votre abonnement, un message reçu ne peut dépasser 50 Mo.

    2. Suffixes d'adresses [top]
      Vous pouvez communiquer à un correspondant ou dans un formulaire sur le Web votre adresse e-mail complétée par un suffixe. Vous pourrez de cette façon être informé du fait que cette adresse suffixée a été communiquée à des tiers. Si votre adresse a la forme prenom.nom@domaine, une adresse suffixée a la forme prenom.nom+suffixe@domaine. Exemple: paul.dupont@domaine devient paul.dupont+amazon@domaine.

    Adresse(s) e-mail avec votre propre nom de domaine

    1. Qu'est-ce qu'une adresse e-mail avec propre nom de domaine ? [top]
      Au lieu d'une adresse e-mail construite sur le nom de domaine de ContactOffice, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine directement sur nos serveurs, ceux-ci devenant les serveurs e-mails officiels pour votre nom de domaine.

      Conditions

      • Etre titulaire d'un nom de domaine. Nous ne vendons pas de noms de domaine: si vous n'en disposez pas, veuillez en acquérir un auprès d'une société tierce.
      • Etre titulaire d'un abonnement payant.

      Implications

      • Vous conservez votre adresse sur le domaine ContactOffice et l'adresse sur votre nom de domaine est ajoutée en alias.
      • Tous les e-mails envoyés à n'importe quelle adresse de votre nom de domaine aboutiront sur nos serveurs: il n'est donc pas possible de transférer certaines adresses uniquement.
    2. Procédure si aucun serveur e-mail n'est défini pour votre domaine [top]
      1. Modifiez vous-même (ou demandez à la société auprès de laquelle vous avez enregistré votre nom de domaine de modifier) les "MX records" (MX = mail exchangers) de votre nom de domaine de la façon suivante:

        votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        NB: Les deux entrées sont importantes afin de garantir un bon load balacing et fail over.
        NB: Le "." en fin de ligne est indispensable sans quoi les MX records seront erronés.
      2. La propagation des DNS exige un délai (entre quelques heures et quelques jours). Attendez par conséquent au moins 24h pour que la propagation soit effective.
      3. Lorsque la propagation est effective, contactez-nous par e-mail et communiquez-nous votre nom de domaine, ainsi que votre identifiant et l'adresse e-mail souhaitée.

        Si plusieurs adresses doivent être créées, communiquez-nous la liste de ces adresses de même que les identifiants correspondants.

        Vous pouvez demander des alias pour chaque adresse e-mail.
    3. Procédure si un serveur e-mail est actuellement en service pour votre domaine [top]
      Veillez à bien respecter la procédure pour éviter de perdre des messages.
      1. Contactez-nous par e-mail et communiquez-nous votre nom de domaine, ainsi que votre identifiant et l'adresse e-mail souhaitée.

        Si plusieurs adresses doivent être créées, communiquez-nous la liste de ces adresses de même que les identifiants correspondants.

        Vous pouvez demander des alias pour chaque adresse e-mail.
      2. Modifiez vous-même (ou demandez à la société auprès de laquelle vous avez enregistré votre nom de domaine de modifier) les "MX records" (MX = mail exchangers) de votre nom de domaine de la façon suivante:

        votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        Prenez note de l'ancienne valeur du MX record et trouvez son adresse IP afin de pouvoir continuer à accéder à l'ancien serveur pendant quelques jours.
        NB: Les deux entrées sont importantes afin de garantir un bon load balacing et fail over.
        NB: Le "." en fin de ligne est indispensable sans quoi les MX records seront erronés.
      3. La propagation des DNS exige un délai (entre quelques heures et quelques jours). Dans l'intervalle, continuez à relever votre courrier sur l'ancien serveur en configurant votre logiciel de messagerie pour accéder à l'ancien serveur via son adresse IP.
    4. Activation de SPF [top]
      SPF est une technique simple permettant de réduire la probabilité qu'un tiers utilise votre domaine pour envoyer des e-mails. Elle revient à déclarer dans le DNS quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails avec votre domaine comme adresse d'expéditeur. Concrètement, il suffit de créer un enregistrement de type TXT dans la configuration de votre domaine. Nous vous prions de vous reporter à votre fournisseur de noms de domaine (documentation et support) pour la manière dont vous devez procéder.
      • Si vous enverrez des e-mails uniquement via les serveurs de ContactOffice (interface Web, serveur d'envoi depuis ordinateur, smartphone, tablette), utilisez:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com -all
      • Si vous enverrez des e-mails également via d'autres serveurs, utilisez:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com ~all
        Notez bien la différence entre le tiret (-) et le tilde (~)!
     

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