Documents personnels

  1. Ajouter un document [top]
    Positionnez-vous dans le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter un Document. Dans le menu Nouveau, choisissez Document et ensuite Depuis ordinateur.
  2. Ajouter un Document par glisser-déposer [top]
    Vous pouvez effectuer un glisser-déposer d'un ou plusieurs fichiers depuis le bureau de votre ordinateur vers la liste des Documents.

    Cette fonctionnalité nécessite une version récente de navigateur. Internet Explorer ne la supporte pas actuellement.

  3. Ajouter un fichier par téléchargement [top]
    Si le fichier est disponible sur le Web, vous pouvez l'ajouter aux Documents en renseignant son URL. Cette URL doit être publique (c'est-à-dire ne pas nécessiter une authentification).

    Dans le menu Nouveau, choisissez Document puis Depuis le Web.

  4. Créer un document vierge [top]
    Positionnez-vous dans le dossier dans lequel vous souhaitez créer un Document vierge (traitement de texte, tableur ou présentation). Dans le menu Nouveau, choisissez Document et ensuite Document vierge.
  5. Ajouter un commentaire [top]
    Vous pouvez ajouter un commentaire à un Document, afin d'en préciser le contenu. Dans un groupe, le commentaire sera visible par tous.

    Sélectionnez Commentaire dans les Actions d'un Document. Les Documents munis d'un commentaire sont signalés par un pictogramme.

  6. Modifier un document [top]
    Pour modifier un document, vous devez préalablement le télécharger sur votre ordinateur, effectuer les modifications et enfin renvoyer le document.

    Le disque virtuel vous permet de simplifier toutes ces opérations.

  7. Télécharger un document [top]
    Cliquez sur le nom du document ou sélectionnez Télécharger dans le menu Actions associé à chaque document.

    A chaque téléchargement (via l'interface Web ou le disque virtuel), le compteur de téléchargement est mis à jour. Il peut être visualisé via le menu Actions associé à chaque document.

  8. Renommer un document [top]
    Sélectionnez Renommer dans le menu Actions associé à chaque document.
  9. Dupliquer un Document [top]
    Si vous devez créer un Document semblable à un Document existant, sélectionnez Dupliquer dans les Actions de l'existant. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité dans le cadre d'une gestion de versions manuelle: avant de modifier un Document, dupliquez-le et renommez-le en ajoutant une indication de version telle que v1, v2, etc. Cette méthode peut être utilisé dans vos Documents privés de même que dans les Documents de groupe.
  10. Déplacer un document [top]
    Sélectionnez Déplacer dans le menu Actions associé à chaque document. Sélectionnez ensuite le dossier de destination. Le document est alors déplacé et disparaît du dossier en cours.

Edition en ligne

  1. Fonctionnalités [top]
    Vous n'avez plus besoin de disposer d'une suite bureautique (Microsoft Office, OpenOffice) sur votre ordinateur pour modifier des documents de type traitement de texte, feuille de calcul et présentation. ContactOffice met à votre disposition un éditeur en ligne qui offre les fonctionnalités principales de ces logiciels.

    Cet éditeur est disponible s'il a été activé par l'administrateur de ContactOffice (par défaut, il est désactivé) et si vous disposez du droit de modification sur le Document concerné.

    Sélectionnez Editer en ligne dans le menu contextuel d'un Document dont le format est géré. Pour enregistrer vos modifications, cliquer sur le bouton "Save" dans l'éditeur en ligne.

    NB: L'éditeur en ligne est fourni par une application tierce, qui aura connaissance du contenu de vos fichiers. La société éditrice de l'application tierce ne fournit aucune garantie quant à la pérennité de ce service.

  2. Edition collaborative [top]
    Les Documents figurant dans un groupe peuvent être modifiés à plusieurs simultanément, chaque utilisateur travaillant sur un paragraphe à la fois. Les modifications des autres utilisateurs sont visibles en temps réel. Enfin, les utilisateurs travaillant simultanément sur un fichier ont la possibilité de converser via le clavier.

Disque virtuel

  1. Définition [top]
    Le disque virtuel vous permet d'accéder directement aux documents sans passer par l'interface Web. L'accès s'effectue via un dossier spécial sur votre ordinateur, protégé par identifiant et mot de passe.

    Ce dossier se comporte comme un dossier standard: vous pouvez ajouter, supprimer, renommer... des fichiers et des sous-dossiers. Vous pouvez également ouvrir un fichier depuis le dossier ou depuis une application sur votre ordinateur. Enfin, le disque virtuel vous permet de réaliser des copies de sauvegarde très facilement, en y glissant les fichiers concernés.

  2. Créer un disque virtuel [top]
    La procédure varie suivant le système d'exploitation que vous utilisez. Cliquez sur Disque virtuel pour y accéder.

    Au terme de la création du disque virtuel, vous remarquerez que celui-ci comporte différents dossiers:

    • Un dossier 'private': il contient vos documents personnels
    • Un dossier par groupe: chaque dossier contient les documents du groupe concerné

    NB: Tous vos documents doivent figurer dans l'un de ces dossiers: vous ne pouvez pas placer des documents ni créer de nouveaux dossiers au premier niveau.

  3. Problèmes éventuels [top]
    Pour un fonctionnement optimal de votre disque virtuel, veuillez noter les points suivants:
    • Evitez les accents dans les noms des dossiers
    • Configurez le cas échéant votre logiciel pare-feu personnel ou de réseau pour qu'il autorise la connexion de votre disque virtuel (protocole WebDAV sur le port 80: votre ordinateur doit être autorisé à envoyer des données sur ce port).
    • Selon les abonnements, le nombre de niveaux que la hiérarchie de vos dossiers et sous-dossiers peut comporter varie. Si vous tentez de placer un plus grand nombre de niveaux dans le dossier virtuel, une erreur se produira.

Dossiers et sous-dossiers

  1. Dossiers spéciaux [top]
    Les Documents privés comportent des dossiers spéciaux:
    • Corbeille: elle contient les Documents et dossiers supprimés; ils ne seront définitivement effacés que lorsque vous viderez la Corbeille
    • Wiki: il contient les pages de votre wiki privé, stockées sous forme de Documents .html (ce dossier n'apparaît pas si l'outil Wiki n'est pas disponible dans votre version)
    • Boîte de dépôt: elle contient les Documents déposés par les membres de vos groupes. Elle est créée automatiquement lors du premier dépôt. Reportez-vous à la section "Boîte de dépôt" pour plus d'explications
    • web: vous pouvez créer ce dossier pour publier des Documents sur le Web. Si cette fonctionnalité est disponible pour votre profil, Publier sera accessible dans les Actions du dossier web. Reportez-vous à la section "Accès public" pour plus d'explications.
    Les Documents de groupe comportent également un dossier Wiki et une Corbeille. Ils peuvent également comporter un dossier web.
  2. Créer un dossier ou un sous-dossier [top]
    Positionnez-vous à l'endroit souhaité dans l'arborescence de vos dossiers. Affichez les Actions du dossier qui doit contenir le nouveau dossier et choisissez Nouveau dossier. Entrez un nom et appuyez sur la touche Entrée.
  3. Renommer un dossier [top]
    Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Renommer.
  4. Déplacer un dossier [top]
    Deux possibilités vous sont proposées:
    • Sélectionnez le dossier à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
    • Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Déplacer.
  5. Détruire un dossier [top]
    Précautions:
    • Supprimer un dossier signifie supprimer tous les Documents qui y sont contenus, de même que les sous-dossiers et leur contenu
    • Une fois la Corbeille vidée, la suppression est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
    Sélectionnez le dossier, affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer.

    NB: Le dossier ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un dossier à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver.

Recherche

  1. Recherche multi-outils [top]
    Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, sélectionnez Tous les outils.

    Par défaut, la recherche s'effectue uniquement dans vos données privées. Sélectionnez Inclure les données des groupes si vous souhaitez les inclure également. Le dernier choix est mémorisé de session en session.

  2. Recherche dans un outil [top]
    • Recherche simple
      Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, l'outil courant est sélectionné par défaut mais vous pouvez en sélectionner un autre. Précisez également si la recherche doit inclure les données des groupes. Le dernier choix est mémorisé de session en session.
    • Recherche avancée: la plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils. Sélectionnez Recherche avancée dans le menu de droite du champ de recherche pour y accéder.
  3. Syntaxe dans le champ de recherche [top]
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances hawaii (équivalent à vacances AND hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".
    • tag:urgent renverra les données qui ont reçu le tag "Urgent".
  4. Affichage des résultats [top]
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence. Actuellement, cet ordre n'est pas modifiable.

    Selon les outils, différentes Actions sont disponibles pour les résultats retournés: Ouvrir, Ouvrir dans le contexte/Ouvrir dans le dossier conteneur, etc.

    Si vous avez effectué une recherche multi-outils, vous pouvez restreindre les résultats à un outil donné en le sélectionnant dans le menu de gauche du champ de recherche.

  5. Recherches récentes [top]
    Les 5 dernières recherches peuvent être rappelées depuis le menu de droite du champ de recherche.
  6. Limitations [top]
    Le contenu des Documents au format OpenOffice (.odt, etc.) ainsi que le contenu des Documents protégés par un mot de passe interne ne sont pas traités par la recherche.

Envoi de Documents par e-mail

  1. Envoi en pièce jointe [top]
    Depuis les Documents, sélectionnez un ou plusieurs Documents, ouvrez les Actions et sélectionnez Envoyer puis En pièce jointe.
  2. Envoi comme hyperlien [top]
    Au lieu d'envoyer un Document dans l'e-mail, vous pouvez l'envoyer sous forme d'hyperlien. Le destinataire disposera de quelques jours pour le télécharger en cliquant sur l'hyperlien et vous pourrez en être averti lorsqu'il le fera.

    Cette fonctionnalité est indiquée pour les Documents volumineux mais vous pouvez l'utiliser avec des petits également.

    Veuillez noter que cette fonctionnalité enverra automatiquement un e-mail spécifique par destinataire: les destinataires ne verront donc pas les éventuels autres destinataires.

    Depuis un message, sélectionnez Document comme hyperlien dans le menu Joindre. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs Documents privés ou de groupe.

    Depuis les Documents, sélectionnez un ou plusieurs Documents, ouvrez les Actions et sélectionnez Envoyer puis Comme hyperlien.

Documents de groupe

  1. Accès aux documents de groupe [top]
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement, dont la valeur par défaut est "Privé".
  2. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les documents: tous les membres du groupe (modifiable).
    • Modifier un document: le créateur du document (modifiable).
    • Ajouter des documents: l'administrateur du groupe (modifiable).
    • Supprimer des documents: l'administrateur du groupe (modifiable).

    NB: Dans l'environnement de groupe, les dossiers sont toujours visibles à tous les membres (non modifiable); cela ne signifie pas que tous les documents sont visibles par tous: chaque document dispose en effet de ses propres droits d'accès.

  3. Ajouter un document de groupe [top]
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des documents dans le dossier courant.

    Créez un nouveau document comme vous le faites dans votre environnement privé. Vous pouvez également créer un sous-dossier et ajouter des documents dans celui-ci.

  4. Partager un document privé avec le groupe [top]
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des documents dans le dossier des documents de groupe dans lequel vous souhaitez partager votre Document.

    Si le document figure déjà dans votre environnement privé, vous pouvez le partager avec le groupe. Rendez-vous dans vos documents privés et sélectionnez Partager avec groupes dans les Actions du Document. Cliquez sur le bouton Partager. Choisissez ensuite un groupe, et un dossier de destination dans ce groupe.

  5. Masquer un document à un membre [top]
    Lorsqu'un document est ajouté dans le groupe, il est par défaut visible à tous les membres. Pour masquer le document à un ou des membres, sélectionnez Accès dans le menu Actions du document, décochez la case Tous les membres du groupe et décochez enfin le(s) membre(s).
  6. Notification aux membres du groupe [top]
    Lors de la création ou de la modification d'un document de groupe, vous pouvez envoyer une notification par e-mail à tous les membres du groupe (excepté vous-même) afin de leur signaler qu'un nouveau document ou une nouvelle version d'un document est disponible. Cette notification standardisée peut s'accompagner d'un commentaire. NB : Seul le créateur du document est autorisé à envoyer une notification.

    Pour envoyer une notification, sélectionnez Notification dans le menu Actions associé au document concerné.

  7. Autoriser un tiers à modifier un document de groupe [top]
    Par modifier un document, il faut entendre modifier les données d'un document (son nom, son emplacement dans la hiérarchie des dossiers) et non le contenu du fichier lui-même.

    Dans le menu Actions associé au document concerné, sélectionnez Accès et cochez ensuite les cases correspondantes dans la colonne Editer document.

  8. Administrateurs: autoriser l'ajout de documents [top]
    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Ajouter documents.

    NB: Le membre reçoit du même coup le droit de créer des sous-dossiers et d'y placer des documents.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

  9. Administrateurs: autoriser la suppression de documents [top]
    NB: Ce droit s'étend au contenu du dossier en cours (documents et sous-dossiers); ne l'accordez pas à la légère.

    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Supprimer documents.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

Boîte de dépôt

  1. Définition [top]
    La boîte de dépôt est un dossier spécial dans vos Documents privés dans lequel les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent déposer des Documents. Elle se comporte comme une boîte postale: une fois qu'un tiers a déposé un document, il ne lui est plus visible.

    Cette fonctionnalité vous permet de recevoir des fichiers directement dans l'outil Documents plutôt que par e-mail: rapports, travaux et devoirs, etc.

    NB: Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez ont toujours la possibilité d'utiliser votre boîte de dépôt.

  2. Déposer un document [top]
    Pour déposer un document dans la boîte de dépôt d'un tiers, placez d'abord ce document dans vos documents privés. Ensuite, dans le menu Actions associé à ce document, choisissez Envoyer vers une boîte de dépôt. Dans la liste des groupes, cliquez sur le nom du destinataire.
  3. Identifier la provenance d'un Document [top]
    Il n'est pas toujours simple de déterminer la provenance d'un Document si l'expéditeur n'a pas employé un nom explicite. En plus du nom de l'expéditeur qui apparaît automatiquement, vous pouvez afficher la liste des groupes communs avec l'expéditeur en passant la souris sur l'icône .
  4. Gérer les documents déposés [top]
    Les fonctions habituelles (y compris le partage avec les groupes) s'appliquent aux Documents qui ont été déposés dans votre boîte de dépôt. Vous pouvez également les déplacer vers d'autres dossiers ou les supprimer.

Tags

  1. A quoi servent les tags? [top]
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags [top]
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, entrez le nom du nouveau tag dans la partie supérieure et cliquez sur Ajouter. Ensuite, choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag [top]
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, cliquez sur la croix rouge en regard du tag.
  6. Attribuer un tag à une donnée [top]
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.
  7. Afficher les données avec un tag donné [top]
    Il existe deux possibilités:
    • Entrez "tag:NOM_DU_TAG" dans le champ de recherche affiché dans chaque outil. Déterminez si la recherche doit porter sur l'outil courant ou sur l'ensemble des outils.
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  8. Tags et groupes [top]
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.

Suppression de documents

  1. Suppression d'un document [top]
    Cochez le Document concerné (ou sélectionnez-le à la souris), affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également déplacer le Document vers la Corbeille par glisser-déposer.

    NB: Le Document ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un Document à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver.

  2. Suppression d'une sélection de documents [top]
    Précautions: une fois la Corbeille vidée, la suppression de Documents est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!

    La suppression s'effectue dossier par dossier. Positionnez-vous d'abord dans un dossier. Cochez les Documents souhaités (ou sélectionnez-les au clavier ou à la souris), affichez les Actions et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également déplacer les Documents vers la Corbeille par glisser-déposer.

    NB: Les Documents ne seront effectivement supprimés que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé des Documents à la Corbeille par erreur, vous pouvez les y retrouver.

  3. Vider la Corbeille [top]
    Dans les Actions de la Corbeille, sélectionnez Vider Corbeille.

Conversion PDF

  1. Fonctionnalités [top]
    Pour visualiser un fichier pour lequel vous ne disposez pas du logiciel adéquat ou si vous souhaitez simplement convertir un Document au format PDF, sélectionnez Convertir en PDF dans le menu contextuel de ce Document.

    La conversion s'effectue en temps réel et nécessite un temps de traitement qui est fonction de la taille et de la complexité du document. Veuillez dès lors patienter pendant que la conversion s'effectue. Au terme de celle-ci, le document PDF peut être enregistré sur votre poste de travail.

    Liste des formats gérés: .doc, .docx, .txt, .ppt, .pptx, .xls, .xslx, .odt, .sxw, .ods, .sxc, .csv, .odp, .sxi

Accès public

  1. Définition [top]
    Les droits d'accès habituels permettent le partage de données au sein de groupes d'utilisateurs identifiés et authentifiés.

    L'accès public permet quant à lui de publier des données sur le Web: elles seront accessibles par n'importe qui et sans identification. Il n'est donc plus nécessaire de disposer d'un compte ContactOffice pour les consulter. Dans tous les cas, seule la consultation est possible, à l'exclusion de l'ajout, de la modification et de la suppression.

    Concrètement, il suffit de paramétrer l'accès public et de diffuser l'URL de la donnée (et/ou du flux RSS correspondant) par e-mail, sur votre site Web, etc. Vous pouvez de cette façon publier des formulaires, des rapports, des brochures, etc.

    Par défaut, l'accès public n'est pas disponible: s'il l'est, vous verrez apparaître "Accès public" dans la fenêtre des droits d'accès.

    NB: La loi interdit la diffusion de contenu pour lequel vous ne disposez pas de l'ensemble des droits d'auteur.ContactOffice décline toute responsabilité en cas d'utilisation illégale: vous serez seul responsable en cas de poursuites judiciaires.

  2. Configuration [top]
    1. Créez, dans vos Documents privés ou dans un groupe, un dossier appelé "web" (uniquement des minuscules). Ce dossier doit figurer au premier niveau de l'arborescence.
    2. Placez dans ce dossier les Documents qui doivent être publiés.
    3. Pour obtenir l'URL publique du Document, affichez ses Actions et sélectionnez Détails. L'URL figure à la rubrique Accès direct (Accès public)
    Les Documents publics sont signalés par l'icône .
  3. Configuration alternative [top]
    Cette méthode alternative n'est pas recommandée car elle est plus complexe mais elle permet de publier des Documents qui ne se trouvent pas dans le dossier "web".
    1. Affichez les Actions du Document, sélectionnez Droits d'accès et cliquez sur Accès public.
    2. Cochez la case Télécharger et cliquez sur Sauver.
    3. Le fait de configurer le Document en accès public n'est pas suffisant: il faut également publier tous les dossiers et sous-dossiers dans lesquels le Document est contenu, jusqu'à la racine. Par exemple, pour publier le document "rapport.doc" qui figure dans Mes documents/Rapports/Terminés, vous devez publier les dossiers Mes documents, Rapports et Terminés. Le fait de publier un Dossier ne publie pas les Documents qui y sont contenus: les Documents doivent être publiés eux aussi.
    4. Pour chaque dossier, affichez les Actions du dossier, sélectionnez Droits d'accès et cliquez sur Accès public. Cochez la case Voir ce dossier et cliquez sur Sauver.
  4. Accès à une donnée publique [top]
    Pour obtenir l'URL publique du Document, affichez ses Actions et sélectionnez Détails. L'URL figure à la rubrique Accès direct (Accès public).
  5. Accès public et droits d'accès classiques [top]
    Les dossiers et données en accès public sont toujours accessibles aux membres des groupes auxquels vous appartenez via l'interface de ContactOffice: ils n'ont donc pas besoin de l'URL de la donnée pour la consulter et vous ne pouvez pas les masquer à certaines personnes. C'est pourquoi lorsque vous activez l'accès public, toutes les cases de la colonne Voir seront automatiquement cochées à la prochaine ouverture de la fenêtre des droits.
  6. Accès public et groupes [top]
    Puisque l'administrateur du groupe détermine les droits d'accès des dossiers des Documents de groupe, lui seul peut autoriser l'accès public dans le groupe. Le fait pour les membres de configurer des données en accès public est sans effet tant que le dossier n'est pas également configuré en accès public.

Accès par RSS

  1. Qu'est-ce que le RSS? [top]
    Le RSS permet d'être averti des nouveautés sur un site Web, au moyen d'un lecteur RSS. Concrètement, on s'abonne aux flux RSS de son choix, ceux-ci étant rafraîchis périodiquement par le lecteur RSS.

    Le bureau virtuel propose plusieurs flux, protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

  2. Flux disponibles [top]
    Chaque dossier dispose de son propre flux RSS. Il contient tous les Documents du dossier par ordre chronologique inverse (le plus récent en premier) de création. La date de modification d'un Document n'est pas prise en compte.

    Le contenu du flux dépend des droits d'accès dont vous disposez. Par exemple, si vous avez accès à certains documents dans un dossier des documents du groupe A, vous les verrez également apparaître dans le flux RSS de ce dossier. A l'inverse, si vous n'avez accès à aucun document dans ce dossier, le flux RSS correspondant sera vide.

  3. Logiciels compatibles [top]
    Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification: Feedreader (Windows), par exemple.

    NB: Si vous voulez employer un lecteur RSS qui permet d'accéder aux fils sécurisés mais ne masque pas les mots de passe (Firefox par exemple), utilisez la syntaxe suivante pour l'URL du flux: "http://identifiant:motdepasse@adresse_du_flux".

  4. Où trouver les flux? [top]
    Dans les Actions d'un dossier, sur la gauche de l'écran, sélectionnez RSS.
  5. Configuration du logiciel [top]
    1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône RSS et sélectionnez Copier l'adresse de ce lien.
    2. Dans le lecteur RSS, créez un nouveau flux et collez l'adresse.
    3. Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux
    4. Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.

Serveurs distants

  1. Définition [top]
    Un serveur distant est un serveur de documents distinct du bureau virtuel. Il doit autoriser les connexions WebDAV (généralement sur le port 80) ou SMB/CIFS. En configurant un serveur distant dans le bureau virtuel, vous pouvez rassembler vos documents dans une seule interface.

    NB: Le serveur distant détermine les droits d'accès (lecture, écriture) sur ses dossiers et documents. Il détermine également l'espace disque disponible.

  2. Ajouter un serveur distant [top]
    Cliquez sur Serveurs distants dans la barre de menus. Remplissez les paramètres de connexion:
    • Nom: un nom de votre choix pour identifier le serveur. Ce nom est propre au bureau virtuel et n'a aucun lien avec le véritable nom du serveur distant.
    • URL: l'adresse du serveur distant.
    • Identifiant: votre identifiant sur le serveur distant.
    • Mot de passe: votre mot de passe sur le serveur distant.

    Cliquez ensuite sur Sauver. Les paramètres sont validés automatiquement et le serveur distant est créé s'ils sont valides. Si les paramètres sont invalides, corrigez-les. Si vos paramètres sont corrects mais que la validation échoue, contactez le support technique du serveur distant.

  3. Modifier un serveur distant [top]
    Cliquez sur Serveurs distants pour afficher la liste des serveurs configurés. Cliquez sur Editer en regard du serveur concerné. Modifiez les paramètres et cliquez sur Sauver.

    NB: Si vous modifiez le nom du serveur, la modification ne sera prise en compte qu'à votre prochaine connexion au bureau virtuel.

  4. Désactiver un serveur distant [top]
    Vous pouvez désactiver un serveur distant sans le supprimer. Pour ce faire, modifiez le serveur distant et décochez la case Actif.
  5. Supprimer un serveur distant [top]
    Cliquez sur Serveurs distants pour afficher la liste des serveurs configurés. Cliquez sur la Corbeille en regard du serveur concerné.
  6. Opérations sur les dossiers et documents d'un serveur distant [top]
    Un dossier d'un serveur distant se comporte comme un dossier du bureau virtuel pour les opérations de base: ajouter, supprimer, renommer un document, etc. Vous pouvez copier ou déplacer des documents depuis le bureau virtuel vers le serveur distant et inversement.

Partage des documents personnels

  1. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les documents: vous seul (modifiable).
    • Modifier les documents: vous seul (modifiable).
    • Ajouter des documents: vous seul (modifiable).
    • Supprimer des documents: vous seul (modifiable).
  2. Autoriser un tiers à voir un document [top]
    Il faut d'abord autoriser le tiers à voir le dossier contenant le document: pour ce faire, cliquez sur Accès à côté du nom du dossier (le dossier racine porte votre nom) et cochez ensuite les cases correspondantes dans la colonne Voir dossier. NB: Si le dossier concerné est contenu dans d'autres dossiers (y compris le dossier racine), ceux-ci devront également être visibles! A ce stade, seul le dossier est visible: aucun document ne l'est.

    Ensuite, cliquez sur Actions en regard du document concerné et choisissez Accès. Cochez les cases correspondantes dans la colonne Télécharger document.

  3. Autoriser un tiers à modifier un document [top]
    Par modifier un document, il faut entendre modifier les données d'un document (son nom, son emplacement dans la hiérarchie des dossiers) et non le contenu du fichier lui-même.

    Dans le menu Actions associé au document concerné, sélectionnez Accès et cochez ensuite les cases correspondantes dans la colonne Editer document.

  4. Autoriser un tiers à ajouter des documents [top]
    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Ajouter documents.

    NB: Le tiers reçoit du même coup le droit de créer des sous-dossiers et d'y placer des documents.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

  5. Autoriser un tiers à supprimer des documents [top]
    NB: Ce droit s'étend au contenu du dossier en cours (documents et sous-dossiers visibles); ne l'accordez pas à la légère.

    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Supprimer documents.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

 

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