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Calendrier personnel
Partage du calendrier personnel
Calendrier d'un tiers
Calendrier de groupe
Suppression d'événements
Superposition
Réunions
Rappels
Accès par RSS
Accès avec un logiciel compatible iCal
Importation - Exportation
Personnalisation


Calendrier personnel

  1. Ajouter un événement [top]
    Cliquez sur Ajouter dans la barre de menus ou cliquez sur le + figurant dans le coin supérieur gauche de la tranche horaire souhaitée.

  2. Ajouter un événement s'étendant sur toute une journée [top]
    Cliquez sur le + figurant dans le coin supérieur gauche de la zone (journée) (au-dessus de la première tranche horaire du calendrier).

    Un événement "journée" se comporte comme un événement classique: modification, suppression, rappels, etc.

  3. Attribuer une couleur à un événement [top]
    Différentes couleurs de fond sont disponibles pour les événements. Lors de la création ou de la modification d'un événement, sélectionnez la couleur souhaitée en regard de Couleur.

    Les couleurs vous sont propres: vous pouvez attribuer une couleur à une réunion, mais cette couleur ne sera d'application que dans votre calendrier.

  4. Répéter un événement [top]
    Lors de la création ou de la modification d'un événement, cliquez sur Oui en face de Répéter. Choisissez ensuite la fréquence (tous les x jours, semaines, mois ou années).
  5. Modifier un événement [top]
    Cliquez sur le titre de l'événement et effectuez les modifications souhaitées.

Partage du calendrier personnel

  1. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les événements: tous les membres du groupe voient toujours les plages horaires occupées dans votre calendrier (non modifiable). Vous pouvez masquer complètement un événement donné en créant un événement privé.
    • Voir les détails de vos événements: vous seul (modifiable).
    • Ajouter des événements: vous seul (modifiable).
    • Supprimer des événements: vous seul (modifiable).
  2. Autoriser un tiers à voir les détails d'un événement [top]
    Affichez les détails de l'événement, cliquez sur Droits d'accès et cochez les cases correspondantes dans la colonne Voir détails.
  3. Autoriser un tiers à voir les détails de tous vos événements [top]
    Cliquez sur Accès dans la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Voir détails.
  4. Autoriser un tiers à modifier un événement [top]
    Affichez les détails de l'événement et cliquez sur Droits d'accès et cochez les cases correspondantes dans la colonne Editer événement.
  5. Autoriser un tiers à modifier tous vos événements [top]
    Cliquez sur Accès dans la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Editer événements.
  6. Autoriser un tiers à ajouter des événements [top]
    Cliquez sur Accès dans la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Ajouter événements.
  7. Autoriser un tiers à supprimer des événements [top]
    Cliquez sur Accès dans la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Détruire événements.

Calendrier d'un tiers

  1. Accès au calendrier d'un tiers [top]
    Cliquez sur Voir dans la barre de menus et ensuite sur le nom du tiers concerné. Si le nom recherché n'apparaît pas immédiatement, cliquez sur Suivants pour afficher le reste de la liste.

    Par défaut, les événements du tiers s'affichent sous la forme de plages horaires occupées: vous ne pouvez accéder aux détails (titre et description de l'événement) que si des droits d'accès vous ont été accordés.

    Le nom du propriétaire du calendrier courant figure au sommet de celui-ci (entre les boutons Précédent et Suivant).

    Pour revenir à votre calendrier personnel, cliquez à nouveau sur Voir et sélectionnez votre nom dans la liste.

  2. Modification du calendrier d'un tiers [top]
    Le calendrier d'un tiers s'utilise comme votre propre calendrier mais son propriétaire doit vous avoir donné les droits nécessaires pour ajouter, modifier ou supprimer des événements.

    La possibilité d'ajouter des événements vous est signalée par la présence des + figurant dans chaque tranche horaire.

    Vous pouvez utiliser la répétition dans le calendrier d'un tiers, ainsi que les rappels. Ces derniers seront envoyés au tiers, et non à vous-même. De même, vous pouvez créer des réunions dans le calendrier d'un tiers (en étant vous-même invité ou pas).

Calendrier de groupe

  1. Accès au calendrier de groupe [top]
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement (dont la valeur par défaut est "Privé") ou cliquez sur Voir dans le menu et ensuite sur "Groupe Nomdugroupe" (en tête de liste).
  2. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les détails des événements: tous les membres du groupe (non modifiable).
    • Modifier un événement: le créateur de l'événement (modifiable).
    • Ajouter des événements: l'administrateur du groupe (modifiable).
    • Supprimer des événements: l'administrateur du groupe (modifiable).
  3. Ajouter un événement de groupe [top]
    Placez-vous dans le calendrier de groupe et vérifiez que vous disposez du droit d'ajout (des + doivent apparaître dans chaque tranche horaire). Si c'est le cas, créez un événement comme vous le feriez dans votre calendrier privé.

    Vous pouvez modifier tous les événements que vous avez créés mais vous ne pouvez pas les supprimer.

  4. Autoriser un tiers à modifier un événement de groupe [top]
    Affichez les détails de l'événement et cliquez sur Droits d'accès et cochez les cases correspondantes dans la colonne Editer événement.
  5. Rappels dans le calendrier de groupe [top]
    Vous pouvez créer des rappels dans le calendrier de groupe. Il s'agira dans tous les cas de rappels personnels (envoyés à vous seul) et non de rappels pour le groupe.
  6. Administrateurs: autoriser l'ajout d'événements [top]
    Cliquez sur Accès dans la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Ajouter événements
  7. Administrateurs: autoriser la modification de tous les événements [top]
    Cliquez sur Accès dans la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Editer événements
  8. Administrateurs: autoriser la suppression d'événements [top]
    NB: Ce droit s'étend à l'ensemble des événements du calendrier de groupe; ne l'accordez pas à la légère.

    Cliquez sur Accès dans la barre de menus et cochez les cases correspondantes dans la colonne Détruire événements.

Suppression d'événements

  1. Suppression d'un événement [top]
    Cliquez sur le titre de l'événement et ensuite sur Détruire.

    S'il s'agit d'un événement répété, vous pouvez détruire soit l'événement isolé en cliquant sur Détruire soit toute la série en cliquant sur Détruire toutes les instances.

  2. Suppression d'anciens événements [top]
    Cliquez sur Détruire dans la barre de menus. Indiquez une date pour détruire tous les événements antérieurs à celle-ci.

Superposition

  1. Fonctionnalités [top]
    Vous pouvez superposer des calendriers, qu'ils proviennent du bureau virtuel (calendriers internes) ou qu'ils soient disponibles sur Internet au format .ics (vCal/iCal) (calendriers externes).

    Des droits d'accès sont d'application pour les événements superposés:

    • Calendriers internes
      Les actions possibles varieront selon les droits qui vous ont été accordés par le propriétaire du calendrier: vue des détails, modification, suppression, etc.
    • Calendriers externes
      Ces calendriers sont toujours en lecture seule: vous ne pouvez donc pas les modifier.

    En outre, les événements ne figurent pas dans votre calendrier personnel: vous ne pouvez donc pas les partager, configurer un rappel, etc.

    NB: Le nombre maximal de calendriers que vous pouvez superposer dépend de votre abonnement.

    Pour configurer la superposition, cliquez sur Superposition dans la barre de menus horizontale.

  2. Activer la superposition [top]
    Ajoutez au moins un calendrier et cochez la case Activer la superposition.

    La superposition est permanente: elle demeure active jusqu'à la désactivation.

    En mode superposition, chaque événement est accompagné des initiales de son propriétaire (personne ou groupe), la légende figurant au sommet du calendrier.

  3. Désactiver la superposition [top]
    Décochez la case Activer la superposition. Vous pouvez à tout moment réactiver la superposition sans recommencer la configuration (ajout de calendriers).
  4. Ajouter un calendrier interne [top]
    Cliquez sur Ajouter le calendrier d'une personne ou d'un groupe. Cochez les cases correspondantes et cliquez sur Sauver. Le nouveau calendrier apparaît dans la liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la nouvelle superposition.
  5. Ajouter un calendrier externe [top]
    Un calendrier externe contient des événements publics (jours fériés, congés scolaires, événements sportifs, etc.) et est disponible sur Internet (voir notamment     iCalShare).

    Cliquez sur Ajouter un vCalendar externe. Entrez ensuite un nom pour ce calendrier et son URL (qui doit commencer par http://). Vous pouvez également entrer une description et choisir une couleur pour l'ensemble des événements de ce calendrier. Cliquez sur Valider l'URL et, si l'URL est acceptée, cliquez sur Sauver. Le nouveau calendrier apparaît dans la liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la nouvelle superposition.

  6. Supprimer un calendrier [top]
    Un calendrier peut être supprimé temporairement ou définitivement.
    • Suppression temporaire
      Décochez la case en regard du calendrier dans la colonne Voir: le calendrier n'est plus pris en compte dans la superposition mais vous pouvez à tout moment l'inclure à nouveau en recochant la case.
    • Suppression définitive
      Cliquez sur la Corbeille en regard du nom du calendrier.

Réunions

  1. Définition [top]
    Une réunion est un événement particulier permettant d'inviter des participants et d'effectuer le suivi en ligne. Les participants doivent être membres des groupes auxquels vous appartenez ou figurer dans le carnet d'adresses avec leur adresse e-mail.
  2. Accepter ou refuser une réunion [top]
    Une invitation à une réunion est signalée par le pictogramme . Cliquez sur son sujet pour afficher les détails. Vous pouvez visualiser la liste des personnes invitées ainsi que leur réponse à l'invitation en cliquant sur Voir en regard de Participants.
    • Pour accepter la réunion, cliquez sur Accepter et le pictogramme devient . Une fois l'invitation acceptée, vous pourrez toujours la décliner par la suite.
    • Pour refuser la réunion, cliquez sur Refuser. Indiquez éventuellement un motif de refus. Le créateur de la réunion reçoit une notification par e-mail. Une fois l'invitation déclinée, la réunion disparaît automatiquement de votre calendrier.
    Le pictogramme signalant la réunion dans le calendrier peut varier:
    • : Au moins une personne a refusé la réunion.
    • : Tout le monde a accepté la réunion.
  3. Créer une réunion [top]
    Lors de la création d'un événement, cliquez sur l'onglet Réunion. Après avoir déterminé l'horaire, le sujet et une description éventuelle, cliquez sur Inviter et voir les participants. Cliquez ensuite sur Ajouter participants pour accéder à votre carnet d'adresses (privé et groupes). Cochez les cases appropriées pour inviter des participants. Vous pouvez aisément inviter tous les membres d'un groupe en cochant la case de tête (Tous les membres).
    • Invités utilisant le bureau virtuel: la proposition de réunion apparaît directement dans leur calendrier avec un point d'interrogation clignotant. En cliquant sur le titre de la réunion, ils peuvent d'un clic accepter ou refuser la réunion. En cas de refus, vous recevez une notification par e-mail comportant éventuellement un motif et la réunion disparaît de leur calendrier.
    • Invités n'utilisant pas le bureau virtuel: un e-mail leur est envoyé avec les détails de la réunion. D'un clic, ils peuvent l'accepter ou la refuser. En cas de refus, vous recevez une notification par e-mail.
    Après avoir cliqué sur Sauver, vous pouvez envoyer une notification aux invités de votre choix.
  4. Suivi des invitations [top]
    Le créateur de la réunion peut à tout moment visualiser les réponses de chacun en cliquant sur le sujet de la réunion et ensuite sur Inviter et voir les participants. Les états possibles sont: Invité (pas de réponse), Accepte ou Décline. A noter qu'un participant qui a d'abord accepté la réunion peut à tout moment la refuser.

    Le pictogramme signalant la réunion dans le calendrier peut varier:

    • : Au moins une personne a refusé la réunion.
    • : Tout le monde a accepté la réunion.
  5. Modification de réunion [top]
    Seul le créateur de la réunion est autorisé à la modifier.

    La modification peut porter sur les détails de la réunion (horaire, sujet, description et/ou lieu) ou sur les participants. Pour effectuer la modification, cliquez tout d'abord sur le sujet de la réunion.

    • Lorsque les détails sont modifiés, les états des invitations sont remis à zéro: les invités doivent alors à nouveau accepter ou refuser la réunion. Une notification est envoyée à chacun par e-mail. Cette notification peut être désactivée pour chaque réunion.
    • Pour retirer un participant, cliquez sur Retirer cette personne en face de la personne souhaitée. La réunion disparaît de son calendrier mais aucune notification n'est envoyée.
  6. Annuler une réunion [top]
    Le créateur d'une réunion peut à tout moment l'annuler en la détruisant dans son propre calendrier. La procédure est identique à la destruction d'un événement ordinaire. La réunion disparaît du calendrier des participants et une notification est envoyée à chacun par e-mail. Cette notification peut être désactivée au cas par cas.

Rappels

  1. A propos des rappels [top]
    Les rappels ne sont pas rétroactifs: si le moment d'envoi du rappel se situe dans le passé, il ne sera pas envoyé. Exemple: si vous créez un événement débutant dans une heure et demandez à recevoir un rappel 2 heures avant, il ne sera pas envoyé.
  2. Créer un rappel par e-mail [top]
    Cliquez sur le titre de l'événement et sélectionnez Oui en face de Rappel. Déterminez à quel moment par rapport à l'événement le rappel doit vous être envoyé.

    Les rappels sont envoyés à votre adresse d'envoi par défaut.

  3. Créer un rappel par SMS [top]
    Cliquez sur le titre de l'événement et sélectionnez Oui en face de Rappel. Déterminez à quel moment par rapport à l'événement le rappel doit vous être envoyé.

    Les rappels sont envoyés au numéro de GSM figurant dans vos données personnelles.

  4. Modifier un rappel [top]
    Cliquez sur le titre de l'événement et sélectionnez Oui en face de Rappel. Modifiez ensuite le moment et/ou le canal du rappel.
  5. Annuler un rappel [top]
    Cliquez sur le titre de l'événement et sélectionnez Non en face de Rappel.
  6. Aperçu des rappels [top]
    Sélectionnez Rappels dans le menu déroulant des outils pour faire apparaître une page récapitulative de tous les rappels.
  7. Agenda par SMS [top]
    Cliquez sur SMS dans la barre de menus et choisissez les jours pour lesquels vous souhaitez recevoir votre agenda de même que le moment de la réception (le jour même ou le lendemain).

    NB: Si votre agenda est vide pour un jour donné, vous ne recevrez pas de SMS.

    Vous pouvez à tout moment modifier les réglages ou annuler la fonction Agenda par SMS en décochant toutes les cases dans la rubrique Envoyez mon agenda du.

    Vous pouvez également prendre une copie SMS de votre agenda en cliquant sur Maintenant:

    • Si vous avez choisi de recevoir votre agenda du jour même, l'agenda du jour courant vous est envoyé
    • Si vous avez choisi de recevoir votre agenda du lendemain, l'agenda du lendemain par rapport au jour courant est envoyé.

Accès par RSS

  1. Fonctionnalités [top]
    Le RSS permet de consulter plusieurs sites Web (journaux, blogs, etc.) dans une seule interface. Concrètement, on s'abonne avec un lecteur RSS (un logiciel ou un site Web spécialisé) à un flux (feed) RSS, c'est-à-dire une page Web spéciale publiée par chaque site proposant le RSS. Le flux RSS contient habituellement le titre et le résumé des X derniers articles publiés sur le site, accompagnés d'un lien permettant de prendre connaissance de la totalité de l'article sur le site de l'éditeur. Le lecteur RSS rafraîchissant périodiquement tous les flux, on est de cette façon informé rapidement de la parution d'un nouvel article sur tous les sites choisis.

    Sur ce même principe, le bureau virtuel propose plusieurs flux personnels (votre boîte de réception, votre agenda, vos documents, vos favoris, etc.) et de groupe (agenda de groupe, documents de groupe, favoris de groupe, etc.). Ces fils sont protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

  2. Flux disponibles [top]
    Chaque calendrier (privé ou de groupe) dispose de 4 flux RSS:
    • Jour courant
    • Semaine courante
    • Mois courant
    • 30 jours (à compter du jour courant)
  3. Logiciels compatibles [top]
    Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification:     Feedreader (Windows), par exemple.
  4. Configuration du logiciel [top]
    1. Placez le pointeur sur une des images .
    2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image et sélectionnez Copier l'adresse de ce lien.
    3. Dans le lecteur RSS, créez un nouveau flux et collez l'adresse.
    4. Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux
    5. Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.

Accès avec un logiciel compatible iCal

  1. Fonctionnalités [top]
    Des logiciels tiers peuvent se connecter au bureau virtuel, qui est aussi un serveur de calendriers.

    L'accès depuis un logiciel tiers se limite à la consultation et ne permet pas la modification. Les calendriers sont protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

    Dans le disque virtuel, vous remarquerez la présence de fichiers "calendar.ics" dans chaque dossier principal (le dossier "private" et le dossier de chaque groupe) nécessaires pour cette fonctionnalité. Ces fichiers sont de taille nulle et il est normal qu'ils ne puissent être supprimés.

  2. Logiciels compatibles [top]
    Mozilla Calendar ou Sunbird, Apple iCal, Microsoft Works, etc.
  3. Configuration du logiciel [top]
    Pour votre calendrier personnel, utilisez l'adresse:
    http://www.contactoffice.com/docs/login/private/calendar.ics

    Pour le calendrier d'un groupe, utilisez l'adresse:
    http://www.contactoffice.com/docs/login/NOM_DU_GROUPE/calendar.ics

Importation - Exportation

  1. Importation [top]
    Avant de réaliser une importation, placez-vous préalablement dans le calendrier souhaité (calendrier personnel ou de groupe).

    Pour importer un ou plusieurs événements au format vCal/iCal, cliquez sur Importer dans la barre de menus et sélectionnez le fichier vCal/iCal sur votre disque dur.

  2. Exportation [top]
    Avant de réaliser une exportation, placez-vous préalablement dans le calendrier souhaité (calendrier personnel ou de groupe).

    Vous pouvez exporter un, plusieurs ou tous les événements d'un calendrier au format vCal/iCal afin de les réimporter dans un logiciel compatible avec ce format:

    • Exporter un seul événement: cliquez sur le titre de l'événement et ensuite sur Exporter.
    • Exporter plusieurs événements: placez-vous dans la vue souhaitée (jour, semaine ou mois) et cliquez sur Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter uniquement les événements de cette page.
    • Exporter l'ensemble d'un calendrier: cliquez sur Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter tous les événements de ce calendrier.

Personnalisation

  1. Préférences [top]
    En cliquant sur Prefs dans la barre de menus, vous pouvez modifier différents réglages:
    • Heures de début et de fin de la journée
    • Fuseau horaire
    • Page de démarrage: jour, semaine ou mois
    • Premier jour de la semaine
    • Durée par défaut des événements (plusieurs choix possibles entre 0 et 480 minutes)
    • Résolution des grilles de calendrier: durée des plages horaires (plusieurs choix possibles entre 10 et 60 minutes)
    • Format du temps: 12 ou 24h.