Calendrier personnel

  1. Ajouter un événement [top]
    Dans le menu Nouveau, sélectionnez Evénement ou cliquez dans la tranche horaire souhaitée.

    Une fenêtre apparaît avec les champs Sujet et Lieu. Indiquez un sujet et cliquez sur Sauver si vous avez terminé. Si vous souhaitez modifier l'horaire, ajouter d'autres données (description, etc.) ou inviter des participants, cliquez sur Plus....

    Les événements ont une durée par défaut. Vous pouvez modifier celle-ci dans les Préférences.

  2. Ajouter un événement s'étendant sur toute une journée [top]
    Dans le menu Nouveau, sélectionnez Evénement ou cliquez dans la tranche horaire souhaitée. Indiquez un sujet puis cliquez sur Plus.... Cochez ensuite la case (journée). L'événement apparaît en haut de la page.
  3. Accéder aux détails d'un événement [top]
    Trois possibilités vous sont proposées:
    • Amenez la souris sur l'événement et cliquez sur Plus... dans la bulle qui apparaît.
    • Double-cliquez sur l'événement avec le bouton gauche de la souris
    • Cliquez avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître les Actions et choisissez Détails
  4. Dupliquer un événement [top]
    Si vous devez créer un événement semblable à un événement existant, sélectionnez Dupliquer dans les Actions de l'existant, effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Sauver pour créer le nouvel événement.

    Si vous devez créer beaucoup d'événements semblables, il est peut-être plus simple d'utiliser l'onglet Périodicité.

  5. Répéter un événement [top]
    Certains événements se répètent selon un rythme déterminé, comme les anniversaires, certaines réunions, une activité sportive, etc. Plutôt que de créer à chaque fois un nouvel événement, il suffit de créer un seul événement et de définir la règle de répétition.

    Dans les détails d'un événement, cliquez sur l'onglet Périodicité et cochez la case Activer pour choisir les options de répétition.

    Cette opération créera une série d'événements. Vous pourrez, selon les cas, agir sur un événement donné ou sur la totalité de la série. Par exemple, si vous créez une réunion hebdomadaire, il y aura certainement des semaines où l'horaire sera modifié en raison des circonstances et d'autres semaines où la réunion n'aura pas lieu du tout (vacances, etc.). Vous pourrez créer ces exceptions sans perturber la série. Dans l'exemple envisagé, supprimez simplement les événements concernés. Lors de chaque action (modification, suppression), il vous sera demandé si elle doit porter sur l'événement sélectionné ou sur la totalité de la série.

    Néanmoins, si la série ne comporte plus que des exceptions, il est conseillé d'utiliser plutôt la fonction de duplication.

  6. Disponibilité [top]
    Les états de disponibilité sont standardisés; vous les trouverez également dans des logiciels tels que Microsoft Outlook. Notez qu'Apple iCal n'en supporte que deux: Libre et Occupé.
    • Occupé: C'est l'état par défaut des événements normaux, ce qui signifie que vous êtes effectivement occupé par cet événement.
    • Libre: Cet état signifie que vous êtes toujours disponible, malgré l'existence de l'événement. Par exemple, vous avez créé un événement pour vous rappeler qu'une livraison est attendue entre 14 et 16h, mais cela ne vous empêche pas de faire autre chose en attendant. "Libre" est l'état par défaut pour tous les événements de type "journée", parce que vous êtes au bureau même si c'est l'anniversaire de Didier (et même si c'est le vôtre).
    • Provisoire: Cet état désigne les invitations non-confirmées dans votre calendrier. Les invitations à des réunions qui n'ont pas encore été traitées (c'est-à-dire acceptées ou refusées) ont ce statut. Si vous les acceptez, elles passeront au statut "Occupé". De manière générale, utilisez cet état pour qualifier des événements qui ne sont pas encore certains.
    • Absent du bureau: Ce statut indique que vous ne pouvez pas accepter d'événements car vous êtes absent du bureau, pour raisons professionnelles ou personnelles. Si vous voulez un jour de congé pour votre anniversaire, créez un événement de type journée et sélectionnez ce statut, au lieu du statut par défaut ("Libre", comme expliqué plus haut).
    Vous pouvez changer l'indication de disponibilité d'un événement en affichant ses détails. Toutefois, il n'est pas possible de modifier la disponibilité des événements provenant de calendriers externes.
  7. Evénements privés [top]
    Un événement privé n'apparaîtra pas du tout aux membres de groupe, même sous forme de plage occupée. Pour rendre privé un événement, affichez ses détails et cochez la case en regard de Privé.

Partage du calendrier personnel

  1. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les événements: tous les membres du groupe voient toujours les plages horaires occupées dans votre calendrier (non modifiable). Vous pouvez masquer complètement un événement donné en créant un événement privé.
    • Voir les détails de vos événements: vous seul (modifiable).
    • Ajouter des événements: vous seul (modifiable).
    • Supprimer des événements: vous seul (modifiable).
  2. Afficher les droits d'accès de votre Calendrier [top]
    Dans les Actions de Mon calendrier, sélectionnez Droits d'accès. Sélectionnez ensuite le groupe pour lequel vous souhaitez afficher les droits.
  3. Modifier les droits d'accès d'un calendrier [top]
    Cochez les cases correspondantes pour accorder davantage de droits:
    • Ajouter du contenu: créer des événements; le nom du créateur sera renseigné dans les détail de l'événement
    • Supprimer du contenu: supprimer n'importe quel événement, y compris ceux que vous avez vous-même créés
    • Voir détails: afficher le sujet et la description de tous vos événements
    • Modifier du contenu: modifier n'importe quel événement
    • Voir occupé/libre: ne peut être modifié. Les membres des groupes voient toujours les plages occupées dans votre calendrier.
  4. Afficher les droits d'accès d'un événement [top]
    Dans les Actions de l'événement, sélectionnez Droits d'accès. Sélectionnez ensuite le groupe pour lequel vous souhaitez afficher les droits.
  5. Modifier les droits d'accès d'un événement [top]
    Cochez les cases correspondantes pour accorder davantage de droits:
    • Voir détails: afficher le sujet et la description de cet événement
    • Modifier: modifier les détails de cet événement
    • Voir occupé/libre: ne peut être modifié. Les membres des groupes voient toujours les plages occupées dans votre calendrier.

Calendrier d'un tiers

  1. Accès au calendrier d'un tiers [top]
    • Si vous devez accéder régulièrement à un calendrier
      Sous Mon calendrier se trouve un dossier appelé Accès direct. Affichez les Actions de Accès direct et sélectionnez Réglages. Cliquez ensuite sur Ajouter le calendrier d'une personne ou d'un groupe, choisissez un calendrier et cliquez sur Sauver. Le calendrier est dès lors disponible immédiatement dans le dossier Accès direct: cliquez sur le calendrier pour afficher ses événements. Les fois suivantes, il vous suffira d'ouvrir le dossier Accès direct pour faire apparaître les calendriers précédemment sélectionnés.

      Pour revenir à votre propre calendrier, cliquez sur Mon calendrier.

    • Si vous devez accéder une seule fois à un calendrier
      Sélectionnez Membres dans le sélecteur de contexte (dont la valeur par défaut est "Privé") et choisissez un membre de groupe. Le calendrier sélectionné s'affiche et disparaîtra à la fin de la session.

      Pour revenir à votre propre calendrier, sélectionnez Privé dans le sélecteur de contexte.

    Note: dans les deux cas, par défaut, les événements du tiers s'affichent sous la forme de plages horaires occupées: vous ne pouvez accéder aux détails (titre et description de l'événement) que si des droits d'accès vous ont été accordés.

  2. Modification du calendrier d'un tiers [top]
    Le calendrier d'un tiers s'utilise comme votre propre calendrier mais son propriétaire doit vous avoir donné les droits nécessaires pour ajouter, modifier ou supprimer des événements.

    Vous pouvez utiliser la répétition dans le calendrier d'un tiers, ainsi que les rappels. Ces derniers seront envoyés au tiers, et non à vous-même. De même, vous pouvez créer des réunions dans le calendrier d'un tiers (en étant vous-même invité ou pas).

Calendrier de groupe

  1. Accès au calendrier d'un groupe [top]
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement (dont la valeur par défaut est "Privé").
  2. Utilisation du calendrier de groupe [top]
    Indiquez dans le calendrier du groupe les événements qui concernent tous les membres.

    En fonction des droits d'accès qui vous sont accordés par l'administrateur du groupe, vous pourrez ajouter ou supprimer des événements. De même, vous ne pourrez modifier un événement que si son auteur vous a autorisé à le faire.

  3. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les détails des événements: tous les membres du groupe (non modifiable).
    • Modifier un événement: le créateur de l'événement (modifiable).
    • Ajouter des événements: l'administrateur du groupe (modifiable).
    • Supprimer des événements: l'administrateur du groupe (modifiable).
  4. Inviter tous les membres à un événement de groupe [top]
    Afin qu'un événement apparaisse dans les calendriers personnels de tous les membres du groupe, cochez la case Inviter tous les membres lors de la création de l'événement. Cette opération crée une réunion qui apparaît dans le calendrier de chaque membre.

    NB: Cette option n'est disponible que lors de la création d'un événement dans un calendrier de groupe; elle n'est pas disponible pour un événement d'un calendrier personnel ou lors de la modification d'un événement de groupe.

  5. Rappels dans le calendrier de groupe [top]
    Il n'y a pas de rappels pour les événements figurant dans un calendrier de groupe.
  6. Afficher les droits d'accès d'un Calendrier de groupe [top]
    Dans les Actions du Calendrier du groupe, sélectionnez Droits d'accès.
  7. Administrateurs de groupe: modifier les droits d'accès [top]
    Cochez les cases correspondantes pour accorder davantage de droits:
    • Ajouter du contenu: créer des événements; le nom du créateur sera renseigné dans les détail de l'événement
    • Supprimer du contenu: supprimer n'importe quel événement
    • Voir détails: n'est pas modifiable dans un calendrier de groupe
    • Modifier du contenu: modifier n'importe quel événement
    • Voir occupé/libre: ne peut être modifié.

Suppression d'événements

  1. Suppression d'un événement [top]
    Passez la souris sur l'événement pour faire apparaître la bulle d'informations ou affichez les Actions de l'événement avec un clic droit. Sélectionnez ensuite Supprimer.
  2. Suppression d'anciens événements [top]
    Sélectionnez Supprimer entre 2 dates dans les Actions d'un calendrier. Indiquez les dates souhaitées et cliquez sur Supprimer.

    NB: Prenez garde à renseigner les bonnes dates car la suppression est définitive.

Superposition

  1. Fonctionnalités [top]
    Vous pouvez superposer des calendriers, qu'ils proviennent du bureau virtuel (calendriers internes) ou qu'ils soient disponibles sur Internet au format .ics (vCal/iCal) (calendriers externes).

    Des droits d'accès sont d'application pour les événements superposés:

    • Calendriers internes
      Les actions possibles varieront selon les droits qui vous ont été accordés par le propriétaire du calendrier: vue des détails, modification, suppression, etc.
    • Calendriers externes
      Ces calendriers sont toujours en lecture seule: vous ne pouvez donc pas les modifier.

    En outre, les événements de ces calendriers ne figurent pas dans votre calendrier personnel: vous ne pouvez donc pas les partager, configurer un rappel, etc.

    NB: Le nombre maximal de calendriers que vous pouvez superposer dépend de votre abonnement.

    Pour configurer la superposition, cliquez sur Superposition dans la barre de menus horizontale.

  2. Activer la superposition [top]
    Ajoutez au moins un calendrier et cochez la case Activer la superposition.

    La superposition est permanente: elle demeure active jusqu'à la désactivation.

    En mode superposition, chaque événement est accompagné des initiales de son propriétaire (personne ou groupe).

  3. Désactiver la superposition [top]
    Décochez la case Activer la superposition. Vous pouvez à tout moment réactiver la superposition sans recommencer la configuration (ajout de calendriers).
  4. Ajouter un calendrier interne [top]
    Cliquez sur Ajouter le calendrier d'une personne ou d'un groupe. Cochez les cases correspondantes et cliquez sur Sauver. Le nouveau calendrier apparaît dans la liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la nouvelle superposition.
  5. Ajouter un calendrier externe [top]
    Un calendrier externe contient des événements publics (jours fériés, congés scolaires, événements sportifs, etc.) et est disponible sur Internet (voir notamment iCalShare).

    Cliquez sur Ajouter un vCalendar externe. Entrez ensuite un nom pour ce calendrier et son URL (qui doit commencer par http://). Vous pouvez également entrer une description et choisir une couleur pour l'ensemble des événements de ce calendrier. Cliquez sur Valider l'URL et, si l'URL est acceptée, cliquez sur Sauver. Le nouveau calendrier apparaît dans la liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la nouvelle superposition.

  6. Supprimer un calendrier [top]
    Un calendrier peut être supprimé temporairement ou définitivement.
    • Suppression temporaire
      Décochez la case en regard du calendrier dans la colonne Voir: le calendrier n'est plus pris en compte dans la superposition mais vous pouvez à tout moment l'inclure à nouveau en recochant la case.
    • Suppression définitive
      Cliquez sur la Corbeille en regard du nom du calendrier.

Réunions

  1. Qu'est-ce qu'une réunion? [top]
    Un événement se transforme automatiquement en réunion lorsque vous invitez des participants. Ces participants sont sélectionnés parmi les membres des groupes et les contacts (uniquement ceux disposant d'une adresse e-mail).
  2. Réunions en attente [top]
    Cliquez sur Invitations, situé sous Mon calendrier, pour faire apparaître la liste des réunions en attente de réponse. Effectuez un double clic pour faire apparaître les détails d'une réunion ou choisissez votre réponse dans le menu Actions.

    NB: Les réunions passées ne sont pas affichées.

  3. Accepter ou refuser une réunion [top]
    Une invitation à une réunion est signalée par le pictogramme ou . Cliquez sur son sujet pour afficher les détails.
    • Pour accepter la réunion, cliquez sur Accepter et le pictogramme devient ou . Une fois l'invitation acceptée, vous pourrez toujours la décliner par la suite.
    • Pour refuser la réunion, cliquez sur Refuser. Indiquez éventuellement un motif de refus. Le créateur de la réunion reçoit une notification par e-mail. Une fois l'invitation déclinée, la réunion disparaît automatiquement de votre calendrier.
    • Pour refuser la réunion mais la conserver dans votre calendrier, cliquez sur Refuser mais ne pas supprimer. Le créateur de la réunion est notifié de votre refus. Par la suite, vous pourrez décider d'accepter finalement la réunion et son créateur en sera notifié également. Une réunion refusée est signalée par le pictogramme: ou . Cette option est utile si votre emploi du temps se dégage entre-temps ou si vous souhaitez vous rappeler l'existence d'une réunion sans être en mesure d'y participer.
  4. Créer une réunion [top]
    Créez un événement et cliquez sur l'onglet Participants. Cliquez ensuite sur Ajouter pour accéder à votre carnet d'adresses (privé et groupes). Cochez les cases appropriées pour inviter des participants. Vous pouvez aisément inviter tous les membres d'un groupe en cochant la case de tête (Tous les membres).
    • Invités utilisant le bureau virtuel: la proposition de réunion apparaît directement dans leur calendrier avec un point d'interrogation clignotant. En cliquant sur le titre de la réunion, ils peuvent d'un clic accepter ou refuser la réunion. En cas de refus, vous recevez une notification par e-mail comportant éventuellement un motif et la réunion disparaît de leur calendrier.
    • Invités n'utilisant pas le bureau virtuel: un e-mail leur est envoyé avec les détails de la réunion. D'un clic, ils peuvent l'accepter ou la refuser. En cas de refus, vous recevez une notification par e-mail.
  5. Suivi des invitations [top]
    Le créateur de la réunion peut à tout moment visualiser les réponses de chacun au départ de la liste des participants. Les états possibles sont: Invité (pas de réponse), Accepte ou Décline. A noter qu'un participant qui a d'abord accepté la réunion peut à tout moment la refuser.

    Le pictogramme signalant la réunion dans le calendrier peut varier:

    • ou : Au moins une personne a refusé la réunion.
    • ou : Tout le monde a accepté la réunion.
  6. Relancer les participants [top]
    Vous pouvez relancer un participant qui n'a pas répondu à l'invitation de réunion.

    Dans l'onglet Participants, affichez les Actions d'un participant et sélectionnez le type de rappel souhaité.

  7. Modification de réunion [top]
    Seul le créateur de la réunion est autorisé à la modifier.

    La modification peut porter sur les détails de la réunion (horaire, sujet, description et/ou lieu) ou sur les participants. Pour effectuer la modification, cliquez tout d'abord sur le sujet de la réunion.

    Lorsque les détails sont modifiés, les états des invitations sont remis à zéro: les invités doivent alors à nouveau accepter ou refuser la réunion. Une notification est envoyée à chacun par e-mail. Cette notification peut être désactivée au cas par cas.

  8. Annuler une réunion [top]
    Le créateur d'une réunion peut à tout moment l'annuler en la supprimant dans son propre calendrier. La procédure est identique à la destruction d'un événement ordinaire. La réunion disparaît du calendrier des participants et une notification est envoyée à chacun par e-mail. Cette notification peut être désactivée au cas par cas.
  9. Supprimer un participant [top]
    Vous pouvez supprimer un participant, même s'il a déjà accepté la réunion. Veuillez noter qu'il ne reçoit pas de notification.

    Dans l'onglet Participants, affichez les Actions d'un participant en passant la souris sur son nom et sélectionnez Supprimer.

  10. Réunions récurrentes [top]
    Vous pouvez créer des réunions récurrentes en une seule opération. Par réunions récurrentes, on entend des réunions avec les mêmes participants qui ont lieu selon une fréquence déterminée; par exemple, toutes les semaines ou le premier du mois. Créez un événement, déterminez la périodicité et sélectionnez enfin les participants.

    NB: Les participants reçoivent un seul e-mail de notification pour l'ensemble de la série de réunions, et non un message par réunion, afin de ne pas encombrer leur messagerie. Les participants utilisant le bureau virtuel pourront visualiser toutes les dates dans les réunions en attente (en cliquant sur Invitations dans leur calendrier).

    Les participants pourront accepter ou refuser chaque réunion au cas par cas.

    Une réunion récurrente se comporte comme un événement récurrent classique: lors d'une modification, vous pourrez modifier l'ensemble des réunions ou bien une seule réunion (modification de l'horaire, ajout ou retrait d'un participant, etc.). Vous pouvez également supprimer une ou plusieurs réunions de la série (en raison de congés, par exemple).

    Si la périodicité devient trop complexe et que la série ne comporte plus que des exceptions, il est conseillé de créer des réunions classiques par duplication.

Rappels

  1. Créer un rappel par e-mail [top]
    Affichez les détails de l'événement et cliquez sur l'onglet Rappels. Cochez la case e-mail et indiquez à quel moment le rappel doit vous être envoyé. Le rappel est envoyé à votre adresse e-mail par défaut.
  2. Créer un rappel par SMS [top]
    Affichez les détails de l'événement et cliquez sur l'onglet Rappels. Cochez la case SMS et indiquez à quel moment le rappel doit vous être envoyé. Le rappel est envoyé à votre numéro de téléphone mobile configuré dans vos Données personnelles.
  3. Agenda par SMS [top]
    Cliquez sur SMS dans la barre de menus et choisissez les jours pour lesquels vous souhaitez recevoir votre agenda de même que le moment de la réception (le jour même ou le lendemain).

    NB: Si votre agenda est vide pour un jour donné, vous ne recevrez pas de SMS.

    Vous pouvez à tout moment modifier les réglages ou annuler la fonction Agenda par SMS en décochant toutes les cases dans la rubrique Envoyez mon agenda du.

    Vous pouvez également prendre une copie SMS de votre agenda en cliquant sur Maintenant:

    • Si vous avez choisi de recevoir votre agenda du jour même, l'agenda du jour courant vous est envoyé
    • Si vous avez choisi de recevoir votre agenda du lendemain, l'agenda du lendemain par rapport au jour courant est envoyé.

Recherche

  1. Recherche multi-outils [top]
    Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, sélectionnez Tous les outils.

    Par défaut, la recherche s'effectue uniquement dans vos données privées. Sélectionnez Inclure les données des groupes si vous souhaitez les inclure également. Le dernier choix est mémorisé de session en session.

  2. Recherche dans un outil [top]
    • Recherche simple
      Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, l'outil courant est sélectionné par défaut mais vous pouvez en sélectionner un autre. Précisez également si la recherche doit inclure les données des groupes. Le dernier choix est mémorisé de session en session.
    • Recherche avancée: la plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils. Sélectionnez Recherche avancée dans le menu de droite du champ de recherche pour y accéder.
  3. Syntaxe dans le champ de recherche [top]
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances hawaii (équivalent à vacances AND hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".
    • tag:urgent renverra les données qui ont reçu le tag "Urgent".
  4. Affichage des résultats [top]
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence. Actuellement, cet ordre n'est pas modifiable.

    Selon les outils, différentes Actions sont disponibles pour les résultats retournés: Ouvrir, Ouvrir dans le contexte/Ouvrir dans le dossier conteneur, etc.

    Si vous avez effectué une recherche multi-outils, vous pouvez restreindre les résultats à un outil donné en le sélectionnant dans le menu de gauche du champ de recherche.

  5. Recherches récentes [top]
    Les 5 dernières recherches peuvent être rappelées depuis le menu de droite du champ de recherche.

Imprimer

  1. Imprimer un calendrier [top]
    Positionnez-vous dans la vue souhaitée (jour, semaine, etc.) et sélectionnez Imprimer dans le menu Plus.
  2. Imprimer un événement [top]
    Affichez la bulle ou les Actions d'un événement et sélectionnez Imprimer.

Tags

  1. A quoi servent les tags? [top]
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags [top]
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, entrez le nom du nouveau tag dans la partie supérieure et cliquez sur Ajouter. Ensuite, choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag [top]
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, cliquez sur la croix rouge en regard du tag.
  6. Attribuer un tag à une donnée [top]
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.
  7. Filtrer la vue courante par tag [top]
    Dans la partie supérieure du calendrier, à droite de la date, sélectionnez un tag. Seuls les événements munis de ce tag s'affichent. Pour revenir à la vue normale, repositionnez le menu déroulant sur "Tags".
  8. Afficher les données avec un tag donné [top]
    Il existe deux possibilités:
    • Entrez "tag:NOM_DU_TAG" dans le champ de recherche affiché dans chaque outil. Déterminez si la recherche doit porter sur l'outil courant ou sur l'ensemble des outils.
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  9. Tags et groupes [top]
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.

Synchronisation mobile

  1. Fonctionnalités [top]
    Synchronisez les applications de votre smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) avec les Messages, Calendriers et Contacts de ContactOffice. Accédez aux données de ContactOffice directement dans les applications du téléphone (ex: l'application Calendrier de l'iPhone) et synchronisez-les.

    Vous pouvez synchroniser plusieurs appareils, ContactOffice jouant le rôle du serveur de synchronisation.

    Si un problème devait survenir durant une synchronisation (perte du réseau, téléphone déchargé, etc.), la synchronisation suivante considérera que les données à jour figurent sur ContactOffice.

    Enfin, cette synchronisation conserve les données figurant déjà sur votre téléphone.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide (3G ou Wifi).
    • 2 - Cliquez sur l'icône 'Réglages' sur l'écran de départ.


    • 3 - Cliquez sur 'Mail, Contacts, Calendrier'.


    • 4 - Cliquez sur 'Ajouter un compte...'


    • 5 - Cliquez sur 'Microsoft Exchange'. Attention: c'est ici que vous arrivez si vous cliquez sur l'icône Mail depuis l'écran de départ et lorsqu'aucun compte n'est défini.


    • 6 - Veuillez entrer les informations de connexion à ContactOffice:
      • Adresse: entrez votre adresse e-mail sur ContactOffice
      • Domaine: laissez vide
      • Nom d'utilisateur: entrez IDENTIFIANT (votre identifiant pour ContactOffice)
      • Mot de passe: entrez votre mot de passe pour ContactOffice
      • Description: entrez 'ContactOffice'
      Email_ContactOffice
      IDENTIFIANT
      Mot_de_passe_ContactOffice
      ContactOffice


    • 7 - Cliquez sur 'Suivant' et votre iPhone va tenter de configurer votre compte automatiquement via un 'auto-discover'. Note: cette opération peut prendre quelques minutes car notre serveur ne dispose pas de la fonction 'auto-discover'. Votre iPhone va ensuite vous demander d'entrer manuellement le nom du serveur. Veuillez entrer 'www.contactoffice.com'.
      Email_ContactOffice
      www.contactoffice.com
      IDENTIFIANT
      Mot_de_passe_ContactOffice
      ContactOffice


    • 8 - Cliquez sur 'Suivant' en votre iPhone va tester la configuration. Votre iPhone va, en standard, synchroniser avec ContactOffice trois types de données (emails, Contacts et Calendriers). Vous pouvez, bien entendu, activer ou désactiver une ou plusieurs de ces fonctions.
      Cliquez ensuite sur 'Enregistrer' et votre iPhone finalisera la configuration.
      Note : à la fin de cette étape, les données vont commencer à être rapatriées. Cela peut prendre un peu de temps, en fonction de la taille de votre carnet d'adresses et/ou de votre calendrier.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide (3G ou Wifi).


    • 2 - Cliquez sur le lien 'Paramètres'.


    • 3 - Cliquez sur 'Comptes et Synchronisation'.


    • 4 - Sélectionnez 'Données d'arrière plan' et 'Auto-Sync'. Cliquez ensuite sur 'Ajouter compte'.


    • 5 - Cliquez sur 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Veuillez entrer les informations de connexion à ContactOffice et, selon la version de votre Android, cliquez sur 'Suivant' soit sur 'Configuration Manuelle' (Manual Setup).
      Email_ContactOffice
      Mot_de_passe_ContactOffice


    • 7 - Entrez ensuite les informations suivantes:
      Attention, ne pas cocher 'SSL', faute de quoi la connexion ne pourra pas s'établir.

      IDENTIFIANT
      Mot_de_passe_ContactOffice
      www.contactoffice.com


    • 8 - Votre Android essaye à présent de se connecter au serveur.
      Attention, cela peut prendre quelques minutes avant que des données soient visibles.
    • 9 - Cochez les paramètres comme suit:
    • 10 - Donnez un nom à votre connexion et cliquez ensuite sur 'Fait' (Done).Vous devriez être en mesure de synchroniser vos données.
      Vous pouvez modifier d'autres paramètres pour plus de flexibilité mais nous vous laissons le soin de les adapter à votre goût.
      ContactOffice
  4. BlackBerry[top]
    AstraSync est une application de synchronisation pour BlackBerry utilisée par des milliers de propriétaires de smartphones à travers le monde. Une fois l'application installée, AstraSync effectue une synchro online (Over The Air) de vos emails, contacts et calendrier avec tous les serveurs compatibles ActiveSync.

Accès en lecture et écriture depuis un logiciel tiers (CalDAV)

  1. Fonctionnalités [top]
    Outre l'accès en lecture seule, les calendriers peuvent être accédés en lecture et écriture depuis un logiciel compatible CalDAV.

    Veuillez cependant prendre connaissance des limitations.

  2. Limitations [top]
    La synchronisation entre différents logiciels implique des limitations:
    • Les rappels d'événements ne sont pas synchronisés car ils sont propres à chaque logiciel.
    • Actuellement, la suppression de catégories (tags) depuis un logiciel tiers est sans effet.
    • Si vous utilisez le calendrier en même temps dans ContactOffice et dans un ou plusieurs logiciels: veillez à mettre le calendrier à jour dans le logiciel avant d'apporter des modifications depuis celui-ci, sans quoi les modifications effectuées dans ContactOffice seront perdues.
  3. Logiciels compatibles [top]
    NB: Microsoft Outlook n'offre pas de fonctionnalités CalDAV.
  4. Configuration du logiciel [top]
    La configuration varie selon le logiciel.

    Lightning

    1. Dans le menu "Fichier", sélectionnez "Nouveau" puis "Calendrier".
    2. Dans l'écran qui apparaît, choisissez "On the network".
    3. Dans l'écran suivant, sélectionnez "CalDAV" et entrez l'adresse suivante dans le champ "Location": http://www.contactoffice.com/dav/IDENTIFIANT/private/events
    4. Dans l'écran suivant, choisissez un nom et éventuellement une couleur. Décochez la case "Show Alarms".
    5. Introduisez vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe ContactOffice.

    Calendrier (iCal) Apple

    1. Dans le menu "Calendrier", sélectionnez "Préférences".
    2. Sélectionnez l'onglet "Comptes".
    3. Cliquez sur le "+" dans le bas de la fenêtre. Dans la fenêtre qui apparaît, assurez-vous que le type de compte sélectionné soit "CalDAV", entrez votre identifiant (IDENTIFIANT), votre mot de passe ContactOffice et l'adresse: www.contactoffice.com.
      Si cela ne fonctionne pas, indiquez: http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/IDENTIFIANT/.
    Apple iPhone/iPad
    1. Dans les "Réglages", sélectionnez "Mail, Contacts, Calendrier", puis "Ajouter un compte"; sélectionnez "Autre", puis "Ajouter un compte CardDAV".
    2. Indiquez www.contactoffice.com dans le champ "Serveur".
      Si cela ne fonctionne pas, indiquez: http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/IDENTIFIANT/
    3. Entrez vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe ContactOffice dans les deux champs suivants.

Accès en lecture avec un logiciel compatible iCal

  1. Fonctionnalités [top]
    Des logiciels tiers peuvent se connecter à ContactOffice, qui est aussi un serveur de calendriers.

    L'accès depuis un logiciel tiers se limite à la consultation et ne permet pas la modification. Les calendriers sont protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

    Dans le disque virtuel, vous remarquerez la présence de fichiers "calendar.ics" dans chaque dossier principal (le dossier "private" et le dossier de chaque groupe) nécessaires pour cette fonctionnalité. Ces fichiers sont de taille nulle et il est normal qu'ils ne puissent être supprimés.

  2. Logiciels compatibles [top]
    Lightning, Apple iCal, Microsoft Works, etc.
  3. Configuration du logiciel [top]
    Pour votre calendrier personnel, utilisez l'adresse:
    http://www.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT/private/calendar.ics

    Pour le calendrier d'un groupe, utilisez l'adresse:
    http://www.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT/NOM_DU_GROUPE/calendar.ics

Accès par RSS

  1. Qu'est-ce que le RSS? [top]
    Le RSS permet d'être averti des nouveautés sur un site Web, au moyen d'un lecteur RSS. Concrètement, on s'abonne aux flux RSS de son choix, ceux-ci étant rafraîchis périodiquement par le lecteur RSS.

    Le bureau virtuel propose plusieurs flux, protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

  2. Flux disponibles [top]
    Chaque calendrier (privé ou de groupe) dispose de 4 flux RSS:
    • Jour courant
    • Semaine courante
    • Mois courant
    • 30 jours (à compter du jour courant)
  3. Logiciels compatibles [top]
    Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification: Feedreader (Windows), par exemple.

    NB: Si vous voulez employer un lecteur RSS qui permet d'accéder aux fils sécurisés mais ne masque pas les mots de passe (Firefox par exemple), utilisez la syntaxe suivante pour l'URL du flux: "http://identifiant:motdepasse@adresse_du_flux".

  4. Où trouver les flux? [top]
    Dans les Actions d'un Calendrier, sur la gauche de l'écran, sélectionnez RSS.
  5. Configuration du logiciel [top]
    1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône RSS et sélectionnez Copier l'adresse de ce lien.
    2. Dans le lecteur RSS, créez un nouveau flux et collez l'adresse.
    3. Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux
    4. Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.

Importation - Exportation

  1. Importation [top]
    Avant de réaliser une importation, placez-vous préalablement dans le calendrier souhaité (calendrier personnel ou de groupe).

    Pour importer un ou plusieurs événements au format vCal/iCal, cliquez sur Importer dans la barre de menus et sélectionnez le fichier vCal/iCal sur votre disque dur.

  2. Exportation [top]
    Avant de réaliser une exportation, placez-vous préalablement dans le calendrier souhaité (calendrier personnel ou de groupe).

    Vous pouvez exporter un, plusieurs ou tous les événements d'un calendrier au format vCal/iCal afin de les réimporter dans un logiciel compatible avec ce format:

    • Exporter un seul événement: cliquez sur le titre de l'événement et ensuite sur Exporter.
    • Exporter plusieurs événements: placez-vous dans la vue souhaitée (jour, semaine ou mois) et cliquez sur Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter uniquement les événements de cette page.
    • Exporter l'ensemble d'un calendrier: cliquez sur Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter tous les événements de ce calendrier.

Préférences

  1. Accès aux Préférences [top]
    Dans le menu Plus, sélectionnez Préférences.
  2. Fuseau horaire [top]
    Assurez-vous de paramétrer votre calendrier sur votre propre fuseau horaire. Cela vous permettra de collaborer sans risque d'erreur avec des utilisateurs dans d'autres fuseaux.

    Lors d'un déplacement à l'étranger, vous pouvez modifier le fuseau horaire de votre calendrier pour le faire correspondre à votre localisation. Tous vos événements s'afficheront alors dans le fuseau sélectionné.

    NB: Le fuseau horaire choisi est également utilisé dans les dates de vos e-mails, dans les dates de création et de dernière modification de vos données, etc.

  3. Durée par défaut des événements [top]
    Par défaut, les événements ont une durée d'une heure. Vous pouvez spécifier une durée inférieure ou supérieure, qui s'appliquera aux nouveaux événements.
  4. Résolution du calendrier [top]
    La résolution détermine le contenu visible sur la page. Si vous utilisez un grand écran, vous souhaiterez certainement utiliser une résolution plus basse.
  5. Afficher automatiquement les détails des événements [top]
    Certains détails de l'événement s'affichent dans une bulle lorsque vous passez la souris sur celui-ci. Vous pouvez désactiver cet affichage.
  6. Confirmer les opérations de glisser-déposer [top]
    Activez cette option si vous craignez de déplacer des événements par erreur lors d'un glisser-déposer.
 

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