Manuel de l'utilisateur

Chaque membre du groupe dispose de son identifiant personnel et d'une formule d'abonnement. Dans le contexte du groupe, la formule d'abonnement des membres n'a aucune importance: toutes les formules permettent de rejoindre un groupe et tous les membres ne doivent pas disposer de la même formule. De même, le fait d'appartenir à un groupe n'a aucune influence sur la formule d'abonnement: celle-ci demeure inchangée.

• Adhésion : Libre (chaque utilisateur peut rejoindre le groupe)
• Répertoire des membres : La liste des membres est publique
• Répertoire des groupes : Le groupe apparaît dans le répertoire public des groupes

• Adhésion : Sur candidature par envoi d'un e-mail à l'administrateur du groupe
• Répertoire des membres : La liste des membres est publique
• Répertoire des groupes : Le groupe apparaît dans le répertoire public des groupes

• Adhésion : Sur invitation de l'administrateur du groupe
• Répertoire des membres : La liste des membres n'apparaît dans aucun répertoire
• Répertoire des groupes : Le groupe n'apparaît dans aucun répertoire.

• Nom du groupe: entrez au minimum 3 lettres consécutives devant figurer dans le nom du groupe.
• Activité: déterminez s'il s'agit d'un groupe professionnel ou pas.
• Secteur: s'il s'agit d'un groupe professionnel, précisez le secteur économique.
• Langue

• Groupes ouverts
  Ceux-ci figurent dans le répertoire des groupes. Effectuez une recherche et cliquez sur Cliquez ici pour rejoindre le groupe.
• Groupes fermés
  Ils figurent également dans le répertoire des groupes. Effectuez une recherche et envoyez ensuite un e-mail de candidature à l'administrateur du groupe. Son adresse e-mail apparaît dans la fiche du groupe
• Groupes privés
  Ces groupes ne peuvent faire l'objet d'une recherche: vous devez être invité par l'administrateur pour en rejoindre un.

Par défaut, seul l'administrateur peut placer, modifier et supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), mais il peut accorder ces droits à certains ou tous les membres du groupe.

L'administrateur ne peut pas quitter le groupe: s'il veut le quitter, il doit d'abord nommer un autre administrateur à sa place.

Exemple: une formule d'abonnement a une capacité de 100 Mb pour les Documents.

• L'administrateur dispose de 100 Mb pour ses documents privés.
• Chaque groupe créé par cet administrateur dispose aussi de 100 Mb supplémentaires pour les documents. En d'autres termes, l'ensemble des documents placés dans le groupe par tous les membres (y compris l'administrateur) ne pourra excéder 100 Mb.
• Si la formule d'abonnement permet la création de 3 groupes, la capacité totale pour les Documents est de 400 Mb: 100 Mb pour chacun des 3 groupes et 100 Mb pour les documents privés de l'administrateur.

• Nom du groupe: le nom abrégé du groupe (max. 12 caractères), c'est-à-dire le nom sous lequel il apparaîtra dans le répertoire des groupes. Ex: IAB.
  
• Nom complet du groupe: le nom complet du groupe. Ex: Internet Advertising Bureau)
• Description: entrez l'objectif d'utilisation ainsi que la description du groupe.
• Activité Principale du Groupe: sélectionnez le type de groupe: Professionnel ou Non-Professionnel.
• Secteur d'Activité: sélectionnez le secteur d'activité du groupe.
  Soyez précis car ceci constituera un des critères de recherche déterminants !
• Langue: sélectionnez la langue du groupe.
• Répertorier Groupe: déterminez le caractère privé ou public de votre groupe.
  Un groupe public figure dans le répertoire des groupes, alors qu'un groupe privé n'y figure pas.
• Répertorier Membres: déterminez le caractère public ou privé du repértoire des membres du groupe.
  Une liste publique des membres est répertoriée, alors qu'une liste privé ne l'est pas.
• Accès: choisissez le type d'accès pour votre groupe:
  Ouvert: S'il est ouvert, n'importe quel utilisateur peut rejoindre le groupe en effectuant une recherche et en cliquant sur Rejoindre le Groupe.
  Fermé: S'il est fermé, l'administrateur du groupe doit inviter une personne en lui envoyant un e-mail.

Si vous êtes l'administrateur, cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur Modifier les paramètres du groupe et effectuez les modifications souhaitées.

Dans les deux cas, la personne invitée reçoit alors un e-mail standardisé dans la langue choisie; il comporte le nom de l'administrateur et celui du groupe, de même qu'une explication du fonctionnement du Bureau virtuel. La procédure pour rejoindre le groupe est également expliquée.

Si un invité n'a pas réagi à une invitation, vous pouvez renvoyer l'invitation en cliquant sur Renvoyer l'invitation ou la supprimer l'invitation en cliquant sur la Corbeille.

Etant donné que les capacités du groupe (nombre de groupes, nombre de membres et capacités pour les données de groupe) dépendent de la formule d'abonnement de son administrateur, veillez à nommer un nouvel administrateur disposant d'une formule d'abonnement allouant suffisamment de capacités.