Manuel de l'utilisateur

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• Généralités
• Membres
• Administrateur
• Co-administrateurs
• Données de groupe

Généralités

1. Définition [top]
   Le partage de données (calendriers, carnets d'adresses, etc.) ne peut s'effectuer qu'au sein d'un groupe. Vous devez donc être membre d'au moins un groupe pour partager vos propres données ou accéder à celles d'un tiers.

   Chaque membre du groupe dispose de son identifiant personnel et d'une formule d'abonnement. Dans le contexte du groupe, la formule d'abonnement des membres n'a aucune importance: toutes les formules permettent de rejoindre un groupe et tous les membres ne doivent pas disposer de la même formule. De même, le fait d'appartenir à un groupe n'a aucune influence sur la formule d'abonnement: celle-ci demeure inchangée.

2. Du bon usage des groupes [top]
   Il importe de créer les bons groupes, comprenant uniquement les personnes avec lesquelles vous partagez effectivement des informations. Il est plus efficace de créer plusieurs petits groupes au schéma de partage simple (droits de vue identiques pour tous les membres) qu'un seul grand groupe doté d'un schéma de partage complexe (droits de vue différents selon les membres).
3. Types de groupes [top]
   Il existe trois types de groupes:
   
   Groupe ouvert
   • Adhésion : Libre (chaque utilisateur peut rejoindre le groupe)
   • Répertoire des membres : La liste des membres est publique
   • Répertoire des groupes : Le groupe apparaît dans le répertoire public des groupes
   Groupe fermé
   • Adhésion : Sur candidature par envoi d'un e-mail à l'administrateur du groupe
   • Répertoire des membres : La liste des membres est publique
   • Répertoire des groupes : Le groupe apparaît dans le répertoire public des groupes
   Groupe privé
   • Adhésion : Sur invitation de l'administrateur du groupe
   • Répertoire des membres : La liste des membres n'apparaît dans aucun répertoire
   • Répertoire des groupes : Le groupe n'apparaît dans aucun répertoire.

Membres

1. Conditions pour rejoindre un groupe [top]
   Vous pouvez appartenir à un maximum de 20 groupes, à moins que votre abonnement autorise un nombre de groupes plus important.
2. Chercher un groupe [top]
   Cliquez sur Chercher un groupe dans la barre de menus. Utilisez au moins 2 critères parmi les suivants:
   • Nom du groupe: entrez au minimum 3 lettres consécutives devant figurer dans le nom du groupe.
   • Activité: déterminez s'il s'agit d'un groupe professionnel ou pas.
   • Secteur: s'il s'agit d'un groupe professionnel, précisez le secteur économique.
   • Langue
   NB: Les groupes privés n'apparaissent jamais dans le résultat d'une recherche.
3. Rejoindre un groupe [top]
   La procédure varie selon le type de groupe que vous voulez rejoindre:
   • Groupes ouverts
     Ceux-ci figurent dans le répertoire des groupes. Effectuez une recherche et cliquez sur Cliquez ici pour rejoindre le groupe.
   • Groupes fermés
     Ils figurent également dans le répertoire des groupes. Effectuez une recherche et envoyez ensuite un e-mail de candidature à l'administrateur du groupe. Son adresse e-mail apparaît dans la fiche du groupe
   • Groupes privés
     Ces groupes ne peuvent faire l'objet d'une recherche: vous devez être invité par l'administrateur pour en rejoindre un.
4. Quitter un groupe [top]
   Cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur Quitter le groupe.

Administrateur

1. Définition [top]
   L'administrateur du groupe est la personne qui gère le groupe. Lorsque l'on crée un groupe, on en est automatiquement l'administrateur.

   Par défaut, seul l'administrateur peut ajouter, modifier et supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), mais il peut accorder ces droits à certains ou tous les membres du groupe.

   L'administrateur ne peut pas quitter le groupe: s'il veut le quitter, il doit d'abord nommer un autre administrateur à sa place.

2. Conditions pour créer un groupe [top]
   Le nombre maximal de groupes que vous pouvez créer est déterminé par votre formule d'abonnement.
3. Nombre maximal de membres [top]
   Tout groupe a une limite en termes de nombre de membres. Elle est fixée par la formule d'abonnement de son administrateur.
4. Capacités du groupe [top]
   Tout comme l'environnement privé, l'environnement de groupe dispose de capacités (MB pour les documents, par exemple). Ces capacités sont fixées par le type d'abonnement de l'administrateur du groupe (le créateur du groupe). En général, l'administrateur du groupe disposera donc de l'abonnement le plus élevé.

   Exemple: une formule d'abonnement a une capacité de 100 MB pour les Documents.

   • L'administrateur dispose de 100 MB pour ses documents privés.
   • Chaque groupe créé par cet administrateur dispose aussi de 100 MB supplémentaires pour les documents. En d'autres termes, l'ensemble des documents placés dans le groupe par tous les membres (y compris l'administrateur) ne pourra excéder 100 MB.
   • Si la formule d'abonnement permet la création de 3 groupes, la capacité totale pour les Documents est de 400 MB: 100 MB pour chacun des 3 groupes et 100 MB pour les documents privés de l'administrateur.
   L'espace disponible dans l'environnement privé de chacun des membres est fixé par leur propre formule d'abonnement.
5. Créer un groupe [top]
   Dans l'outil Groupes, cliquez sur Créer un groupe. Entrez ensuite les paramètres suivants:
   • Nom du groupe: le nom abrégé du groupe (max. 12 caractères), c'est-à-dire le nom sous lequel il apparaîtra dans le répertoire des groupes. Ex: IAB.
     
   • Nom complet du groupe: le nom complet du groupe. Ex: Internet Advertising Bureau
   • Description: entrez l'objectif d'utilisation ainsi que la description du groupe.
   • Activité Principale du Groupe: sélectionnez le type de groupe: Professionnel ou Non-Professionnel.
   • Secteur d'Activité: sélectionnez le secteur d'activité du groupe.
     Soyez précis car ceci constituera un des critères de recherche déterminants !
   • Langue: sélectionnez la langue du groupe.
   • Répertorier Groupe: déterminez le caractère privé ou public de votre groupe.
     Un groupe public figure dans le répertoire des groupes, alors qu'un groupe privé n'y figure pas.
   • Répertorier Membres: déterminez le caractère public ou privé du repértoire des membres du groupe.
     Une liste publique des membres est répertoriée, alors qu'une liste privée ne l'est pas.
   • Accès: choisissez le type d'accès pour votre groupe:
     Ouvert: S'il est ouvert, n'importe quel utilisateur peut rejoindre le groupe en effectuant une recherche et en cliquant sur Rejoindre le Groupe.
     Fermé: S'il est fermé, l'administrateur du groupe doit inviter une personne en lui envoyant un e-mail.
6. Modification d'un groupe [top]
   A tout moment, l'administrateur d'un groupe peut modifier les paramètres du groupe afin d'en faire un groupe ouvert, fermé ou privé. Tous les autres paramètres (nom complet, description, langue, etc.) peuvent également être modifiés, à l'exception du nom du groupe.

   Si vous êtes l'administrateur, cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur Modifier les paramètres du groupe et effectuez les modifications souhaitées.

7. Ajouter des membres [top]
   Cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur Inviter des membres en regard du nom du groupe concerné. Selon que la personne à inviter figure ou non dans le carnet d'adresses personnel ou de groupe, cliquez sur Inviter un nouveau membre via carnet d'adresses ou sur Inviter un nouveau membre via e-mail. Dans le premier cas, il suffit de cocher les cases en regard des personnes à inviter. Dans le second cas, entrez un nom et une adresse e-mail et choisissez une langue. Vous pouvez inviter plusieurs personnes en entrant les adresses e-mail séparées par des ";" (ex: paul@domaine.com;pierre@domaine.com). Dans ce cas, n'indiquez pas de nom. Toutes les invitations seront envoyées dans la langue sélectionnée.

   Dans les deux cas, la personne invitée reçoit alors un e-mail standardisé dans la langue choisie; il comporte le nom de l'administrateur et celui du groupe, de même qu'une explication du fonctionnement du Bureau virtuel. La procédure pour rejoindre le groupe est également expliquée.

   Si un invité n'a pas réagi à une invitation, vous pouvez renvoyer l'invitation en cliquant sur Renvoyer l'invitation ou la supprimer l'invitation en cliquant sur la Corbeille.

8. Retirer des membres [top]
   Cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur Voir les membres en regard du nom du groupe concerné. Cliquez ensuite sur la Corbeille en regard du nom du membre concerné.
9. Nombre d'administrateurs [top]
   Il ne peut y avoir qu'un seul administrateur par groupe, du moins simultanément.
10. Changement d'administrateur [top]
    L'administrateur actuel peut se retirer et nommer un nouvel administrateur à sa place. Pour ce faire, affichez la liste des membres du groupe et cliquez sur Devient administrateur en regard du membre qui doit être nommé administrateur.

    Etant donné que les capacités du groupe (nombre de groupes, nombre de membres et capacités pour les données de groupe) dépendent de la formule d'abonnement de son administrateur, veillez à nommer un nouvel administrateur disposant d'une formule d'abonnement allouant suffisamment de capacités.

Co-administrateurs

1. Définition [top]
   L'administrateur du groupe peut nommer un ou plusieurs co-administrateurs afin de l'assister dans la gestion du groupe. Par exemple, un directeur, qui est l'administrateur du groupe, peut nommer son assistante à la fonction de co-administrateur afin qu'elle soit en mesure de configurer les droits d'accès dans les différents outils.

   Concrètement, un co-administrateur de groupe:

   • Dispose du droit d'ajout et de suppression de contenu dans la totalité de l'environnement de groupe: Calendrier, tous les dossiers des Documents, etc.
   • Peut modifier les droits d'accès gérés au niveau des outils (ex : Calendrier) et au niveau des dossiers (ex : Documents).
   Il ne peut donc pas effectuer les autres opérations, qui demeurent réservées à l'administrateur du groupe: inviter et retirer des membres, modifier les paramètres du groupe, etc. Il ne peut pas non plus nommer ou révoquer des co-administrateurs.
2. Nommer un co-administrateur [top]
   Rendez-vous dans l'outil Groupes, sélectionnez le nom du groupe dans l'arborescence et effectuez un clic droit pour afficher ses propriétés. Sélectionnez l'onglet Accès et cochez la case correspondante dans la colonne Administrer le groupe.
3. Révoquer un co-administrateur [top]
   Rendez-vous dans l'outil Groupes, sélectionnez le nom du groupe dans l'arborescence et effectuez un clic droit pour afficher ses propriétés. Sélectionnez l'onglet Accès et décochez la case correspondante dans la colonne Administrer le groupe.

   Le co-administrateur perd tous les droits qu'il a obtenus lorsqu'il a été nommé à cette fonction. Si des droits spécifiques lui avaient été attribués préalablement (ex. : ajouter du contenu dans tel dossier), il les conserve après sa révocation.

Données de groupe

1. Accès aux données de groupe [top]
   Positionnez-vous dans l'outil souhaité et cliquez sur Voir dans la barre de menus et ensuite sur le nom du groupe souhaité. Vous pouvez également sélectionner le groupe dans le second menu déroulant.
2. La case "Tous les membres du groupe" [top]
   Lorsque, après avoir cliqué sur Accès, vous cochez la case Tous les membres de (nom du groupe), les nouveaux membres qui rejoindraient le groupe par la suite disposeront des mêmes droits que les membres actuels.