Contactos personales

  1. Agregar un contacto [top]
    In the New menu, select Contact. Enter contacts details in the different tabs and click on Save.
  2. Ver los detalles del contacto [top]
    Double click on the contact to open it in a separate window or click once to view it in the main window.
  3. Modificar un contacto [top]
    Exhibir detalles de contacto y haga clic en Modificar
  4. Foto [top]
    Una vez que el contacto ha sido creado, usted puede agregar una foto. La mayoria de los formatos han sido aceptados: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF and RAW. Se redimensiona automáticamente la foto.

    Modifique el contacto y haga clic en Cargar debajo de la foto vacia.

  5. Mapa [top]
    Exhibe los detalles de contacto y haga clic en Mapa de acceso. Esta función solo sera disponible si usted entro una dirección (privada o profesional) para este contacto. La mapa de acceso se abre en una ventana separada operada por Google Maps.
  6. Add a comment [top]
    You can add a comment to a Contact. Comments on a group contact will be displayed to all group members.

    Select Comment in the Contact Actions. Contacts with comments appear with a special icon.

  7. Attach a Document [top]
    You can attach (or link) a Document to a Contact. For instance, you can attach his resume to a person.

    Display the Contact details and click on the Attachments tab. Then, select a Document.

    Note: if the contact is shared, make sure you grant the necessary access rights.

    You can display the Document details from the Contacts. You can also break the link to the Document later on.

  8. Verificar un contacto [top]
    Esta función solo es disponible para sus prpios contactos.

    Eso le permite de verificar automáticamente los datos de contacto: el sistema envia un correo al contacto pidiendole de controlar sus datos (excepto el campo "Comentos" y las Categorias). El correo contiene enlaces para aceptar o modificar datos. Usted sera informado(a) por correo electrónico si contactos aceptan o modifican datos.

    Nota: por favor tome nota que esta función permite al contacto de suprimir datos en sus detalles de contacto.

Compartir los contactos personales

  1. Derechos de acceso por defecto [top]
    • er contactos: usted mismo (puede ser cambiado).
    • Corrija los contactos: usted mismo (puede ser cambiado).
    • Agregar contactos: usted mismo (puede ser cambiado).
    • Suprimir contactos: usted mismo (puede ser cambiado).
  2. Permita que alguien véa todos sus contactos [top]
    Haga clic en Acceso bajo la barra del menú y marque las casillas en la columna Ver lista.Las personas seleccionadas podrán ver todo y usted no podrá ocultar un contacto dado.
  3. Permita que alguien corrija todos sus contactos [top]
    Esta autorización se aplica a todos sus contactos privados y a todos los contactos que usted crearía en un grupo.

    Haga clic en Acceso bajo la barra del menú y marque la casilla en la columna Editar contactos.

  4. Permita que alguien agregue contactos [top]
    Usted debe primero permitir que la persona vea todos sus contactos. Haga clic en Acceso bajo la barra del menú y marque las casillas en la columna Add contacts. La persona seleccionada podrá corregir los contactos que él agrega, pero él no podrá suprimirlos.
  5. Permitir que alguien suprima contactos [top]
    NOTA: Este derechos extiende a todos sus contactos personales; no la dé a cualquier persona. Usted debe primero permitir que la persona vea todos sus contactos.Haga clic en Acceso bajo la barra del menú y marque las casillas en la columna Suprimir contacts.

Libro de direcciones de grupo

  1. Acceso a los contactos de grupo [top]
    Select the group name in the context selector, which default value is "Private".
  2. Derechos de acceso por defecto [top]
    • Ver contactos: todos los miembros del grupo (no puede ser cambiado).
    • Modificar contactos: creador de contacto (no puede ser cambiado).
    • Agregar contactos: administrador de grupo (no puede ser cambiado)
    • Suprimir contactos: administrador de grupo (no puede ser cambiado).
  3. Agregar un contacto de grupo [top]
    Nota: Usted puede agregar contenido solo si el administrador de grupo le ha permitido de hacerlo.

    Agregar un nuevo contacto como usted lo hace en su entorno privado.

  4. Compartir un contacto privado con el grupo [top]
    Nota: Usted puede agregar contenido solo si el administrador de grupo le ha permitido de hacerlo.

    Si el contacto ya est en su libro de direcciones, usted puede compartirlo con el grupo. Vaya en sus contactos privados, exhiba los detalles de contacto y haga clic en Compartir con los grupos. Elija después la caja del grupo.

  5. Autorizar un tercero a modificar un contacto de grupo [top]
    Mostrar los detalles del contacto y haga clic en Acceso y marque la casilla correspondiente en la columna Modificar contacto.
  6. Administradores: autorizar los miembros en añadir contactos [top]
    Haga clic en Acceso bajo la barra del menú y marque las casillas correspondientes en la columna Añadir contactos.
  7. Administradores: autorizar los miembros de suprimir los contactos [top]
    PD: Este derecho se aplica a todos los contactos del grupo: no lo otorgue a la ligera.

    Pulse en Acceso abajo de la barra de menú y marque las casillas correspondientes en la columna Suprimir.

Suprimir contactos

  1. Suprimir un contacto [top]
    Display the contact Actions and select Delete.
  2. Suprima una selección de contactos [top]
    Select the contacts to delete, display the Actions and select Delete.
  3. Vaciar el libro de direcciones [top]
    This operation will delete all contacts from the current addressbook. Select Empty in the More menu.

Mensajería

  1. Enviar un correo electrónico [top]
    Haga clic en una de las direcciones de correo electrónico de contactos.
  2. Enviar un SMS [top]
    Haga clic en el numero de teléfono movíl.

    Usted puede enviar el mismo mensaje a varios recipientes haciendo clic en Agregar en el campoPara. Seleccione después las cajas en su libro de direcciones privado o de grupo.

    Nota: Le consejamos de firmar sus mensajes SMS para que los recipientes sepan de donde viene el mensaje.

  3. Enviar un fax [top]
    Haga clic en el numero de fax del contacto.

    Si usted no puede hacer clic en el numero, verifique que eso era codificado en un formato internacional (utilizando los 3campos). Verifique que el numero se entro en un campo fax. Modifique el menu y pongalo en 'fax' si necesario.

Búsqueda

  1. Search in all tools [top]
    A search field is displayed in all tools. In the left menu, select All tools. By default, only tour private data will be searched. Select Include group data if you wish to include them. Your choice is saved.
  2. Search in a single tool [top]
    • Simple search
      A search field is displayed in all tools. In the left menu, the current tool is automatically selected, but you can choose another one. Choose whether to include group data. Your choice is saved.
    • Advanced search: most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool. Select Advanced search in the search field right pull-down menu.
  3. Search field syntax [top]
    • if you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday hawaii (equal to holiday AND hawaii) will return data containing holiday and Hawaii.
    • Maui OR hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (informations, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".
    • tag:urgent will return data with the "Urgent" tag.
  4. Results display [top]
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance. This order cannot be changed for now.

    Depending on the tool where the item belongs, different Actions will be available: Open, Open in context/Open in the containing folder, etc.

    If you search in all tools, you can launch the same search in a single tool by selecting it in the search field left pull-down menu.

  5. Recent searches [top]
    The 5 more recent searches can be recalled from the search field right pull-down menu.

Imprimir

  1. Print a single contact [top]
    Display the Contacts Actions and select Print.
  2. Print a Contacts selection [top]
    Select the Contacts to print, display the Actions and select Print.

    Tick the top checkbox to print all Contacts from the current page.

Tags

  1. What are tags for? [top]
    Tags allow for organising your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
  2. Access to the tags [top]
    Select any data, display its Actions and select Tags.
  3. Create a tag [top]
    In the tag window, enter the new tag name in the upper part of the window and click on Add. Then, you can choose the optional colour.
  4. Edit a tag [top]
    Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
  5. Delete a tag [top]
    In the tag window, click on the red cross next to a tag.
  6. Tag some data [top]
    Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later on, you will be able to select other tags or unselect the current ones.
  7. Display data with a given tag [top]
    There are two ways to do this:
    • Enter "tag:TAG_NAME" in the search field available in all tools. Choose whether to search in the current tool only or in all tools.
    • Open the Advanced search and select a tag.
  8. Tags and groups [top]
    Tags belong to a person and not to a group: there are no group tags. It is not advised to use tags in a group data.

Mobile synchronization

  1. Features [top]
    Synchronize your smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) apps with the ContactOffice Messages, Calendars and Contacts. Access ContactOffice data directly in your phone apps (example: the iPhone Calendar app) and synchronize with them.

    You can synchronize several devices, ContactOffice being the synchronization server.

    Should a problem occur during the synchronize process (lost connection, power failure, etc.), the next synchronization will assume that up-to-date data are on ContactOffice.

    This synchronization keeps the data already present in your smartphone.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).
    • 2 - Tap the 'Settings' icon from the home screen.


    • 3 - Select 'Mail, Contacts, Calendars'.


    • 4 - Tap 'Add account'


    • 5 - Tap the 'Microsoft Exchange' icon. Note : This is where you come in if you tap the Mail app from the home screen with no accounts configured.


    • 6 - Now you will enter your ContactOffice account information:
      • Email: enter your ContactOffice email address
      • Domain: leave empty
      • Username: enter USUARIO (your ContactOffice login)
      • Password: enter your ContactOffice password
      • Description: enter 'ContactOffice'
      Email_ContactOffice
      USUARIO
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 7 - Tap 'Next' and the iPhone will attempt to auto-discover and configure the account. Note: This can take up to 5 minutes because the autodiscovery is not supported by our servers. So, it will fail saying it couldn't validate your account, and you will have to manually enter the server name: 'www.contactoffice.com'.
      Email_ContactOffice
      www.contactoffice.com
      USUARIO
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 8 - Tap 'Next' and the iPhone will check the configuration. By default, the iPhone will synchronize all tools (Mail, Contacts, and Calendars) with ContactOffice, but you can turn one or more off if you wish.
      Tap 'Done' and the iPhone will finalize the configuration and return you to the 'Mail, Contacts, Calendars' menu while your iPhone communicates with the server.
      Note: It can take a few minutes for calendar entries and contacts to show up.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).


    • 2 - Click the 'Settings' icon.


    • 3 - Click on 'Accounts & Sync'.


    • 4 - Select 'Background Data' and 'Auto-Sync'. Click on 'Add account'.


    • 5 - Click on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Enter your ContactOffice account information and click then on 'Next' or 'Manual setup' if 'Next is not available.
      Email_ContactOffice
      Password_ContactOffice


    • 7 - Enter the following information:
      Warning, do not click the 'SSL' button, otherwise the connection will fail.

      USUARIO
      ContactOffice_password
      www.contactoffice.com


    • 8 - Your Android now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    • 9 - Select the following parameters:
    • 10 - Name your connection and click on 'Done'. You are ready to sync.
      There are some other parameters that you can tweek to get more flexibility but we leave it up to you to find what best suits your needs.
      ContactOffice
  4. BlackBerry [top]
    AstraSync is a BlackBerry synchronization application used by tens of thousands of BlackBerry smartphone owners worldwide. Once the application is installed, AstraSync performs two-way over-the-air synchronization of email, calendar and contact data with Exchange ActiveSync compatible servers.

Enlaces Skype

  1. Funcionalidades [top]
    Skype es un programa de telefonía por Internet. Permite llamar gratis a otros usuarios Skype. La funcionalidad Skype Out del mismo programa permite llamar a teléfonos fijos o móviles por un precio inferior a los de las operadoras de telecomunicación tradicionales.

    Si activa los enlaces Skype del agenda de ContactOffice, podrá:

    • Llamar con un solo clic los contactos privados o de grupos por los cuales una dirección de mensajería instantánea de tipo Skype fue introducida
    • Ver si estos mismos contactos están en línea vía un botón Skype (a condición que autorizaron la publicación de su estado en Internet)
    • Llamar con un solo clic los contactos privados o de grupos en sus números de teléfono tradicionales vía Skype Out.
    Para mas información acerca de Skype y Skype Out, ir al sitio de Skype.
  2. Activar los enlaces Skype [top]
    Por defecto, los enlaces Skype estan desactivados. Ir en las Preferencias del agenda y marque la casilla en frente de Enlaces Skype.
  3. El estado Skype [top]
    Cuando los enlaces Skype se activan, los contactos proveídos de una dirección Skype se indican con el botón Skype. Éste informa al estatuto del interlocutor (desconocido, disponible, ocupado, etc.) a condición que haya autorizado la publicación de su estado en Internet.

    Para autorizar la publicación de su estatuto, abra Skype, elijaOpciones en el menú Herramientas, elija a continuación Filtros y vida privada y marque la casilla Permitir que mi estatuto sea visible desde la Web.

Importación - Exportación

  1. Importar [top]
    Antes de importar, seleccione un entorno (privado o de grupo). Haga clic en Importar en la barra de menu y elija un formato de fichero: Outlook, vCard LDIF o .csv.

    La ventana de importación exhibe cuantos contactos usted puede importar.

  2. Exportar [top]
    Vaya en un libro de direcciones (Privado o de grupo), haga clic en Exportar y elija un formato: vCard o CSV.

    Para exportar hacía PDF, haga clic en el icono PDF () encima.

    Para exportar un solo contacto, exhiba los detalles de contacto y haga clic en Exportar vCard.

    Nota: si usted quiere exporar su libro de direcciones (utilizando el formato vCard .vcf) para reimportarlo en Outlook/Outlook Express, encontrara los problemas siguientes, causado por este software y no por la oficína virtual:

    • Outlook Express
      Seleccione el libro de direcciones en el menu Herramientas. En el menu Fichero del libro de direcciones, seleccione "Importar/Tarjeta de visita". Usted tiene que aceptar cada contacto uno por uno haciendo clic en "OK".
    • Outlook
      La oficína virtual exporta todos sus contactos en un solo fichero .vcf. Pero Outlook no maneja ficheros .vcf conteniendo varios contactos: solo importara el primero. Outlook no maneja la importación de una carpeta de ficheros .vcf. La uníca solución rápida es importar los contactos en Outlook Express y después importarlos en Outlook. Para hacerlo, vaya en Contactos en Outlook, y seleccione "Importar y Exportar" en el menu Ficheros. Seleccione "Importar mensajes y contactos internet" y despues "Outlook Express". Haga clic en "Importar el libro de direcciones".

Preferencias

  1. Access to Preferences [top]
    In the More menu, select Preferences.
  2. Display order [top]
    Contacts are displayed in the order Lastname - Firstname. You can reverse the order.

    This order is used in all windows displaying persons lists (Contacts tool, add participants to a meeting, access rights, etc.).

  3. Number of Contacts per page [top]
    You can set the number of Contacts per page (between 5 and 50).

    This number is used in all windows displaying persons lists (Contacts tool, add participants to a meeting, access rights, etc.).

 

News

Todos »