Calendario personal

  1. Agregue un evento [top]
    En el menú Nuevo, seleccione Evento haga clic en la franja horaria deseada.

    Los eventos tienen una duración por defecto. Puede modificar la duración en los Parámetros.

  2. Agregue un evento que dure todo el dia [top]
    En el menú Nuevo, seleccione Evento o haga clic en la franja horaria deseada. A continuación, marque la casilla (día). El evento aparecerá en lo alto de la página.
  3. Acceder a los detalles de un evento [top]
    Existen tres posibilidades:
    • Haga clic en el evento, y a continuación haga clic en Modificar en la burbuja que aparecerá.
    • Doble clic sobre el evento con el botón derecho del ratón
    • Clic con el botón derecho del ratón para que aparezcan las Acciones y elija Abrir
  4. Duplicar un evento [top]
    Si ha de crear un evento similar a otro ya existente, seleccione Duplicar en las Acciones del existente, efectúe las modificaciones necesarias, y haga clic en Guardar para crear el nuevo evento.

    Si debe crear muchos eventos similares, resulta más fácil utilizar Periodicidad.

  5. Repetir un evento [top]
    Algunos eventos, como los aniversarios, ciertas reuniones, actividades deportivas, etc., se repiten a un ritmo determinado. En lugar de crear un nuevo evento cada vez, bastará con crear un solo evento y definir la regla de repetición.

    En los "Detalles" de un evento, marque la casilla Periodicidad: Activar para elegir las opciones de repetición.

    Esta operación creará una serie de eventos. Usted podrá, según proceda, actuar sobre un evento concreto o sobre la totalidad de la serie. Por ejemplo, si crea una reunión semanal, habrá semanas en las que el horario se modificará por circunstancias, y otras en las que la reunión no se realizará (por ejemplo, en vacaciones). Podrá crear excepciones sin perturbar la serie. En el ejemplo anterior, simplemente suprima los correspondientes eventos. En cada acción (modificación, supresión...), se le preguntará si dicha acción deberá incidir solamente en el evento señalado, o en la totalidad de la serie.

    Pero si la serie solo está compuesta de excepciones, es más aconsejable utilizar la función de duplicación.

  6. Asignar un color a un evento [top]
    Diferentes colores de fondo son disponibles para los eventos. Al crear o modificar un evento, seleccione el color en frente de Color.

    Los colores son solo mostrados a usted: puede asignar un color a una reunión, pero este color solo se aplicará en su calendario.

  7. Disponibilidad [top]
    Los estados de disponibilidad están estandarizados. Los encontrará también en programas como Microsoft Outlook.
    • Ocupado: Es el estado por defecto de los eventos normales, lo que significa que usted no está disponible para este evento.
    • Libre: Significa que usted está disponible a pesar de la existencia del evento. Por ejemplo, usted ha creado un evento para recordar que llegará un envío entre las 14 y 16h, aunque eso no le impida realizar otra actividad mientras espera. "Libre", es el estado por defecto para todos los eventos de tipo "día", ya que usted estará en la oficina, aunque sea el aniversario de alguien cercano (o incluso el suyo).
    • Provisional: Este estado designa las invitaciones no confirmadas en su calendario. Las invitaciones a reuniones que aún no han sido tratadas, (es decir, aceptadas o rechazadas), tienen dicho estado. Si las acepta, pasarán al estado "Ocupado". De forma general, utilice esta estado para calificar eventos que aún no están confirmados.
    • Ausente de la oficina: Este estado indica que usted no puede aceptar eventos porque está ausente de la oficina, por razones profesionales o personales. Si necesita tomarse un día libre por su aniversario por ejemplo, puede crear un evento de tipo "día", y seleccionar ese estado en lugar del estado por defecto ("Libre", explicamos anteriormente).
    Podrá cambiar la indicación de disponibilidad de un evento, visualizando sus detalles. Sin embargo, no será posible modificar la disponibilidad de los eventos procedentes de calendarios externos.
  8. Eventos privados [top]
    Un evento privado no será visible para los miembros del grupo, incluso en forma de espacio ocupado. Para convertir un evento en privado, añádale sus detalles y marque la casilla de Privado.

Compartir calendario personal

  1. Mostrar los derechos de acceso de su Calendario [top]
    En las Acciones de Mi Calendario, seleccione Derechos de acceso.
  2. Derechos por defecto [top]
    • Ver los eventos: todos los miembros del grupo ven siempre los espacios horarios ocupados en su calendario (no modificable). Usted puede ocultar por completo un evento determinado, creando un evento privado.
    • Ver los detalles de sus eventos: solo usted (modificable).
    • Modificar su calendario (adición, modificación y supresión de eventos): solo usted (modificable).
  3. Modificar los derechos de acceso en su calendario. [top]
    Para autorizar a un miembro a ver los detalles de sus eventos, debe darle el derecho de Lectura.

    Para autorizar a un miembro a modificar su calendario, (es decir, añadir, suprimir, y modificar un evento), deberá darle el derecho de Lectura y escritura. No otorgue estos derechos a la ligera.

  4. Dar derechos de acceso a un miembro [top]
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo al que pertenezca este miembro.
    3. Eventualmente, buscar a este miembro introduciendo su nombre (o una parte del mismo) en el campo de búsqueda.
    4. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    5. Haga clic en Añadir.
    6. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Podrá seleccionar a varios miembros a la vez.

    En cualquier momento, podrá retirar los derechos de acceso acordados.

  5. Dar derechos de acceso a todos los miembros [top]
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo.
    3. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    4. Haga clic en Añadir.
    5. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Nota: Si alguien se añadiese al grupo con posterioridad se beneficiará automáticamente de los derechos de acceso atribuidos de esta forma. Si desea evitar esta situación, atribuya derechos a los miembros actuales individualmente.

    De este modo, si un miembro actual deja el grupo posteriormente, ya no se beneficiará de los derechos de acceso.

    Usted podrá retirar en cualquier momento los derechos de acceso acordados.

Otros calendarios

  1. Funciones [top]
    Usted puede superponer calendarios, que sean manejados por la oficína virtual (calendario internos) o disponibles en el Web en el formato .ics (vCal/iCal) (calendarios externos).

    Derechos de acceso se aplican para eventos superpuestos:

    • Calendarios internos
      Las acciones que usted puede realizar (ver detalles, modificar, suprimir) dependen de los derechos de acceso que le ha dado el dueño.
    • Calendarios externos

    Además, eventos superpuestos no estan en su calendario personal: por eso usted no puede compartirlos, agregar un recordatorio, etc.

    Nota: El numero de calendarios que usted puede superponer depende de su suscripción.

    Para configurar la superposición, haga clic en Superponer en la barra de menu.

  2. Gestionar los calendarios [top]
    Elija Otros calendarios en las Acciones de Mi calendario. Comience por añadir al menos un calendario.

    Nota: El número máximo de calendarios que podrá añadir dependerá de su abono.

  3. Añadir el calendario de un miembro [top]
    En los Otros calendarios, haga clic en Añadir un calendario interno. Seleccione OK.

    Por defecto, solo resultará accesible una vista de los espacios horarios ocupados. Si por parte de algún miembro ha recibido el derecho de Lectura, podrá visualizar los títulos y detalles de sus eventos. Si usted ha recibido el derecho de Lectura & Escritura, podrá añadir, modificar y eliminar eventos en su calendario.

  4. Añadir el calendario de un grupo [top]
    Usted no está obligado a añadir un calendario de grupo en sus Otros calendarios para acceder a ellos: para un acceso puntual, elija el nombre del grupo en el selector de espacio. No lo añada en sus Otros calendarios excepto en el caso de que tenga que acceder frecuentemente, y/o si usted tiene necesidad en la superposición.

    En Otros calendarios, haga clic en Añadir un calendario. Seleccione un calendario de grupo haciendo clic en la casilla en la línea del título correspondiente al nombre del grupo y haga clic en OK.

    Dispondrá siempre del derecho de Lectura en el calendario de grupo: podrá ver los títulos y detalles de los eventos. Si el administrador del grupo (o un eventual coadministrador), le da el derecho de Lectura & Escritura, podrá también añadir, modificar y suprimir eventos.

  5. Agregar un calendario externo [top]
    Un calendario externo contiene los eventos públicos (días de fiesta, días de fiesta escolarias, eventos deportivos, etc.) y está disponible en el Web (véa por ejemplo iCalShare).

    Haga clic en Agregar un calendario externo. Escriba un nombre para este calendario, su URL (debe comenzar con http://). Usted puede también agregar una descripción y elegir un color para todos los eventos de este calendario. Elija URL chequeo y, si el URL está aceptado, haga clic en Guardar. El calendario nuevo aparece en la lista. Elija b>Guardar para exhibir la nueva superposición.

  6. Superposición [top]
    Al añadir un calendario en Otros calendarios, éste queda automáticamente superpuesto:
    • Para excluirlo de la superposición, desmarque la casilla de su nombre en la parte izquierda de la pantalla.
    • Para incluirla en la superposición, marque esta casilla.
    • Para ocultar los otros calendarios, seleccione Mostrar únicamente este calendario en sus Acciones. Eso excluye la superposición del resto de calendarios.
    • Para efectuar modificaciones en un calendario, en primer lugar haga clic sobre su nombre, en la parte izquierda de la pantalla para seleccionarlo
    En modo superposición, cada evento estará acompañado de las iniciales de su propietario. Para los calendarios externos, lo que determinará las iniciales será el nombre que haya elegido.

    Nota: El número de calendarios que puede superponer simultáneamente, dependerá de su abono.

  7. Suprimir un calendario [top]
    Para ocultar un calendario temporalmente, bastará con desmarcar la casilla correspondiente a su nombre, en la parte izquierda de la pantalla. Para suprimirla de la lista, vaya a Otros calendarios, pase el ratón por el calendario correspondiente y haga clic en Retirar.

Calendario de grupo

  1. Acceso al Calendario de un grupo [top]
    Seleccione el nombre de grupo en el segundo menú pull-down (el valor prefijado es "privado").
  2. Utilización del Calendario de grupo [top]
    Indicar en el calendario del grupo los eventos que conciernen a todos sus miembros.

    En función de los derechos de acceso que le sean acordados por el administrador del grupo, usted podrá añadir, modificar o suprimir eventos.

  3. Mostrar los derechos de acceso de un Calendario de grupo [top]
    En las Acciones del Calendario del grupo, seleccione Derechos de acceso.
  4. Derechos por defecto [top]
    • Todos los miembros del grupo podrán ver siempre los eventos y sus detalles. Este derecho de Lectura por tanto, no puede ser retirado.
    • El administrador y los coadministradores del grupo siempre podrán modificar el calendario de grupo (adición, modificación y supresión): el grupo dispondrá del derecho de Lectura y escritura.
  5. Modificar los derechos de acceso en un calendario de grupo. [top]
    Para autorizar a un miembro a modificar el calendario del grupo, (es decir, añadir, suprimir y modificar un evento), deberá darle el derecho de Lectura y escritura. No otorgue estos derechos a la ligera.
  6. Dar derechos de acceso a un miembro [top]
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo al que pertenezca este miembro.
    3. Eventualmente, buscar a este miembro introduciendo su nombre (o una parte del mismo) en el campo de búsqueda.
    4. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    5. Haga clic en Añadir.
    6. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Podrá seleccionar a varios miembros a la vez.

    En cualquier momento, podrá retirar los derechos de acceso acordados.

  7. Dar derechos de acceso a todos los miembros [top]
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo.
    3. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    4. Haga clic en Añadir.
    5. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Nota: Si alguien se añadiese al grupo con posterioridad se beneficiará automáticamente de los derechos de acceso atribuidos de esta forma. Si desea evitar esta situación, atribuya derechos a los miembros actuales individualmente.

    De este modo, si un miembro actual deja el grupo posteriormente, ya no se beneficiará de los derechos de acceso.

    Usted podrá retirar en cualquier momento los derechos de acceso acordados.

  8. Agregar un evento de grupo [top]
    Vaya al calendario de grupo y compruebe que usted tiene el derecho de agregar eventos. Si éste es el caso, agregue un evento como usted lo haría en su calendario privado.
  9. Invitar a todos los miembros a un evento de grupo [top]
    Para que un evento aparezca en los calendarios personales de todos los miembros del grupo, marque la casilla Invitar a todos los miembros durante la creación del evento. Esta operación crea una reunión que aparece en el calendario de cada miembro.

    Nota: Esta opción solo está disponible en la creación de un evento en un calendario de grupo. No está disponible para un evento de un calendario personal o para la modificación de un evento de grupo.

  10. Añadir una reunión de grupo [top]
    Puede crear una reunión de grupo a partir del calendario de grupo para que aparezca en él. No tiene por qué invitar a todos los miembros del grupo.

    Si desea que la reunión también aparezca en su propio Calendario privado, invítese usted mismo. Para ello, su nombre figurará en la lista de miembros del grupo, algo que no ocurre cuando usted crea una reunión en su Calendario privado.

  11. Avisos en calendario de grupo [top]
    No hay avisos para los eventos que figuren en un calendario de grupo.

Acceso público

  1. Definición [top]
    Los derechos de acceso habituales permiten el reparto de datos en el seno de grupos de usuarios identificados.

    El acceso público permite por otra parte publicar datos en la Web: serán accesibles por cualquiera y sin identificación. Ya no es necesario de tener una cuenta en ContactOffice para consultarlos.

    Concretamente, basta con parametrizar el acceso público y de difundir el URL del dato por correo electrónico, en su sitio Web,?

  2. ¿Para qué sirve el acceso público? [top]
    En el caso del calendario personal, podrá difundir y publicar (en su web por ejemplo), los espacios ocupados de su calendario, para que las personas que deseen cita puedan hacerle las proposiciones que más le convengan. En general, esto servirá para tener una vista de su empleo del tiempo a una persona que no utilice ContactOffice (o que no figure en un grupo con usted). La vista de espacios ocupados en general suele ser suficiente.

    En el caso de los calendarios de grupo, podrá difundir y publicar los eventos organizados por su departamento, servicio, asociación, etc. En ese caso, los detalles de los eventos probablemente también serán públicos.

    Tanto en una interfaz web con poco ContactOffice o en un programa externo se consulta un calendario público.

  3. Disponibilidad [top]
    Por defecto, el acceso público no está disponible: en caso de estarlo, usted verá aparecer Acceso público en las Acciones de su Calendario.
  4. Publicar su calendario [top]
    Seleccione Acceso público en las Acciones de su Calendario. A continuación elija un modo de publicación:
    • Ver ocupado/libre: sólo los espacios libres serán mostrados, sin ninguna indicación y a excepción de los eventos que usted haya señalado como privados.
    • Ver detalles: el asunto y la descripción de los eventos también son publicados. Esta opción se debe utilizar con precaución.
    Podrá dejar de publicar en su Calendario en cualquier momento, seleccionando Desactivar en la misma pantalla.
  5. Acceso a un calendario público [top]
    En la ventana de acceso público, encontrará tres tipos de direcciones que le permitirán:
    • consultar su calendario en una interfaz que no contenga mucho ContactOffice
    • publicar su Calendario en un sitio Web
    • consultar su Calendario en un tercer programa
  6. Acceso público y calendario de grupo [top]
    El calendario de grupo también puede ser publicado. El administrador o los eventuales coadministradores, efectúan la configuración necesaria, al elegir Acceso público en las Acciones del Calendario del grupo.

Supresión de eventos

  1. Supresión de un evento [top]
    Pase el ratón por el evento para hacer aparecer la burbuja de informaciones o vaya a las Acciones del evento con un clic derecho. A continuación seleccione Suprimir.
  2. Supresión de antiguos eventos [top]
    Seleccione Suprimir entre 2 fechas en las Acciones de un calendario. Indique los detalles deseados y haga clic en Suprimir.

    Nota: Tenga cuidado de señalar las fechas correctas porque la supresión es definitiva.

Superposición

    Reuniones

    1. ¿Qué es una reunión? [top]
      Un evento se transforma automáticamente en reunión cuando usted invita a participantes. Estos participantes serán seleccionados entre los miembros de los grupos y contactos (únicamente los que dispongan de una dirección correo electrónico).
    2. Reuniones en espera [top]
      Si hay reuniones en espera de respuesta, aparecerá una bola roja sobre el icono de la herramienta Calendario. Pase el puntero sobre el icono para que aparezca el número de invitaciones en espera. Vaya al Calendario y haga Clic en Invitaciones, situada bajo Mi calendario, para que aparezca la lista de las reuniones en espera de respuesta.

      Nota: Las reuniones pasadas no serán contabilizadas ni mostradas.

    3. Aceptar o declinar reuniones [top]
      La invitación a una reunión es señalada por el pictogram.Haga clic en cada tema para mostrar los detalles. Usted puede ver la lista de personas invitadas y su respuesta a la invitación de la reunión chasqueando en Ver al lado de Participantes
      • Para aceptar la reunión, haga clic en Aceptar y el pictogram se convierte en .Una vez que se acepte la invitación, usted puede siempre declinarla despúes.
      • Para rechazar la reunión, haga clic en Declinar. Usted puede incorporar la razón por la que usted declina. Un correo de notificación se envía al creador de la reunión. Una vez que se decline la invitación, la reunión desaparece automáticamente de su calendario.
    4. Crear una reunión [top]
      Al crear un evento, haga clic en Reunion lengüeta . Elija un horario, incorpore un tema y una descripción (opcional). Entonces haga clic en invitar y manejar participantes y en Agregar participantes para tener acceso a su libreta de direcciones (privado y grupo). Seleccione las casillas para invitar a los participantes. Usted puede invitar fácilmente a todos los miembros del grupo marcando la primera casilla (todos los miembros).
      • Participantes que utilizan ContactOffice: la proposición de la reunión aparece directamente en su calendario con un signo de interrogación. Elijiendo el tema de la reunión, aceptan o declinan la reunión con un solo tecleo. En caso de que declinen, usted consigue una notificación(con una razón de declino) y la reunión desaparece de su calendario.
      • Participantes que no utilizan ContactOffice: un email les será enviado con los detalles de la reunión. Pueden aceptarlo o declinar con un solo tecleo. En caso de que declinen, usted consigue una notificación del email.
    5. Miembros de grupo en los Contactos privados [top]
      Si un miembro de grupo figura también en sus Contactos privados y usted le invita desde sus Contactos privados, ContactOffice intentará considerar al invitado como un usuario de ContactOffice para que la invitación aparezca en su cuenta. Para ello se necesita una dirección de correo electrónico entre los dos contactos. Dicho de otro modo: la dirección correo electrónico que usted introdujo en su contacto privado deberá corresponderse con una de las direcciones que figuren en sus Datos personales.
    6. Seguido de invitaciones [top]
      El creador de la reunión puede ver en cualquier momento la respuesta de cada participante chascando en el tema de la reunión y después en invitar y manejar a participantes. El estado posible es: Invitado (pero ninguna respuesta), acepte o rechace. Observe por favor que un participante que primero ha aceptado una reunión puede declinarla más adelante.

      El pictogram que señala una reunión en el calendario puede cambiar:

      • :Por lo menos una persona ha declinado la reunión.
      • :odo el mundo ha aceptado la reunion.
    7. Editar un mensaje [top]
      Solamente el creador de una reunión puede editarla.

      Detalles (horario, tema, descripción y/o localización) o los participantes pueden ser editados. Para realizar los cambios, primero haga clic en el tema de la reunión.

      Cuando se editan los detalles, el estado de las invitaciones se reajusta: los participantes deben aceptar o rechazar la reunión editada. Se envía una notificación. Usted puede inhabilitar esta notificación para cada reunión.

    8. Cancelar la reunion [top]
      El creador de la reunión puede cancelar en cualquier momento la reunión suprimiéndola en su propio calendario. Suprima la reunión como si usted suprimiría un evento regular. La reunión desaparece del calendario de los participantes y se envía una notificación. Usted puede inhabilitar esta notificación para cada reunión.
    9. Eliminar a un participante [top]
      Usted puede eliminar a un participante incluso aunque éste ya haya aceptado la reunión. Tenga en cuenta que él no recibirá ninguna notificación.

      En la pestaña Participantes, visualice las Acciones de un participante pasando el ratón por su nombre y seleccione Suprimir.

    10. Reuniones recurrentes [top]
      Usted puede crear reuniones recurrentes en una sola operación. Reuniones recurrentes quiere decir, reuniones con los mismos participantes, que tienen lugar según una frecuencia determinada. Por ejemplo, todas las semanas, o el día 1 de cada mes. Crear un evento, determinar la periodicidad y por último, seleccionar los participantes.

      Nota: Los participantes reciben un solo correo electrónico de notificación para el conjunto de reuniones y no un mensaje por reunión para no saturar su bandeja de mensajes. Los participantes que utilicen $1 podrán visualizar todas las fechas en las Invitaciones, en su calendario).

      Los participantes podrán aceptar o rechazar cada reunión caso por caso.

      Una reunión recurrente se comporta como un evento recurrente al uso: durante una modificación, usted podrá modificar la totalidad de las reuniones o bien una sola reunión (modificación del horario, adición o retirada de un participante...). Usted también podrá suprimir una o varias reuniones de la serie (por estar de vacaciones, por ejemplo).

      Si la periodicidad se convierte en algo demasiado complejo y la serie solo se compone de excepciones, es mejor crear reuniones clásicas por duplicación.

    Encuestas

    1. Características [top]
      No es fácil encontrar una fecha cuando más de dos personas están implicadas! La función de sondeo de la reunión le permite obtener los votos de participantes en una selección de fechas y horas. Es mucho más fácil encontrar un horario que sea conveniente para todos o la mayoría de los participantes.

      Nota: Los participantes no tienen que poseer una cuenta de ContactOffice. Sin embargo, deben estar en una libreta de direcciones privadas o de grupo.

      No hay encuestas de grupo. Una encuesta siempre se crea desde el ámbito privado y nunca aparece en el entorno del grupo.

    2. Acceso a los sondeos [top]
      Haga clic en Sondeos en la parte izquierda de la pantalla. Se encuentran bajo los calendarios, los etiquetas y las invitaciones.
    3. Crear una encuesta [top]
      Seleccione Nuevo y siga las instrucciones del asistente.

      Tras el último paso, los participantes recibirán un e-mail invitándoles a participar en la encuesta haciendo clic en un hipervínculo.

    4. Miembros de grupo en los Contactos privados [top]
      Si un miembro de grupo figura también en sus Contactos privados y usted le invita desde sus Contactos privados, ContactOffice intentará considerar al invitado como un usuario de ContactOffice para que la invitación aparezca en su cuenta. Para ello se necesita una dirección de correo electrónico entre los dos contactos. Dicho de otro modo: la dirección correo electrónico que usted introdujo en su contacto privado deberá corresponderse con una de las direcciones que figuren en sus Datos personales.
    5. View votes [top]
      Puede ver los votos participantes en cualquier momento, mostrando los detalles de la encuesta.

      Tenga en cuenta que los participantes pueden cambiar sus votos en cualquier momento, debido a que sus programas pueden cambiar.

    6. Avisos [top]
      Para enviar un aviso a los participantes que no han respondido aún, vaya a detalles de un sondeo y haga clic en Avisos. Todos los participantes que no han respondido aún serán seleccionados por defecto, aunque usted podrá excluir de la lista a los que desee antes de enviar el aviso.
    7. Elija la fecha límite [top]
      En cualquier momento, usted puede elegir la fecha final, entre las fechas y horarios propuestos a los votos participantes. Para ello, haga clic en Seleccionar en la columna de la proposición elegida. Tenga en cuenta que esta operación no se puede deshacer: usted no será capaz de cambiar la fecha final.

      Los participantes recibirán una notificación por correo electrónico. Además, se crea una reunión en la oficina virtual

    8. Modificar una encuesta [top]
      Puede cambiar la configuración de la encuesta en cualquier momento. Para ello, muestre los detalles de la encuesta y haga clic en Editar. Usted puede agregar o eliminar los días y horas, añadir un participante, etc.

      Los participantes recibirán una notificación por correo electrónico si usted cambia las fechas, horas o la lista de participantes. No se envía correo electrónico si cambia el asunto o la descripción.

    9. Cerrar una encuesta [top]
      Si el proyecto de reunión se cancela, o si usted no puede encontrar una fecha límite, puede cerrar la encuesta. Se mantiene en su estado actual y todavía se pueden ver por sí mismo y de los participantes. Sin embargo, los votos no serán más permitidos. Además, no se puede editar la encuesta o elegir una fecha final, si una encuesta está cerrada.

      Nota: Una encuesta cerrada no se puede abrir de nuevo. Piense dos veces antes de cerrar una.

      Nota: Una vez que la fecha límite ha sido elegida, la encuesta se cierra automáticamente.

      Para cerrar una encuesta, muestre sus detalles y haga clic en Cerrar.

    10. Suprimir una encuesta [top]
      Si usted no necesita una encuesta más, puede eliminarla. Una encuesta es eliminada para siempre.

      Para suprimir una encuesta, muestre sus detalles y haga clic en Suprimir.

    Avisos

    1. Crear un aviso por correo electrónico [top]
      Vaya a los detalles del evento y seleccione el tipo de aviso, en Avisos. El aviso se envía a su dirección de correo electrónico por defecto.
    2. Crear un aviso por SMS [top]
      Vaya a los detalles del evento y seleccione el tipo de aviso, en Avisos. El aviso se envía a su número de teléfono móvil configurado en sus Datos personales.
    3. Editar un aviso [top]
      Haga clic en el tema del evento y seleccione Si en frente de Aviso.
    4. Cancelar un aviso [top]
      Haga clic en el tema del evento y seleccione No en frente de Aviso.
    5. Agenda por SMS [top]
      Haga clic en SMS en la barra de menú y elija los días así como el día de la recepción (el mismo día o el día siguiente).

      Nota: Si su agenda esta vacía para un día, usted no recibirá ningún SMS.

      Usted puede también hacer una copia de su calendario en su teléfono móvil chasqueando en Enviar ahora. Usted puede editar los ajustes en cualquier momento o cancelar el calendario por la característica de SMS seleccionando de todas las casillas en el "envar mi calendario para" la sección.

    Búsqueda

    1. Búsqueda en las herramientas y entornos [top]
      En la parte superior derecha de la pantalla, aparece un campo de búsqueda. Para realizar una búsqueda, introduzca una palabra o el inicio de una palabra.

      La búsqueda puede efectuarse en diferentes herramientas:

      • Si se realiza cuando una herramienta está activa, (los Mensajes por ejemplo), la búsqueda se realizará en los datos de esta herramienta.
      • Si ninguna estuviese activa (sería el caso de la página de inicio, justo después de la conexión), entonces se efectuará en todas las herramientas. La lista de resultados precisará de qué tipo de datos se trata. Para volver a la página de inicio, haga clic en el logo en la parte superior izquierda.
      La búsqueda se puede efectuar también en diferentes entornos:
      • Si se realiza desde el privado (Documentos privados por ejemplo) se realizará en ese entorno.
      • Si se realiza en un grupo, la búsqueda solo se hará en dicho grupo.
      • Usted puede ampliar o restringir la búsqueda haciendo clic en el triángulo para que aparezca la pantalla de búsqueda avanzada. En la sección Buscar en, seleccione Privado o Privado + Grupos. En este último caso, la búsqueda se extenderá al conjunto de grupos.
    2. Búsqueda avanzada [top]
      La mayoría de herramientas están provistas de búsqueda avanzada. Los criterios propuestos están adaptados a las diferentes herramientas.
    3. Visualización de los resultados [top]
      Los resultados están limitados a 200 y se muestran por orden de pertinencia.
    4. Ultima búsqueda [top]
      Puede mostrar los resultados de la ultima búsqueda pulsando en Resultados de la búsqueda en la parte izquierda de la pantalla. Aparecen de nuevo por orden de pertinencia.
    5. Sintaxis en el campo de la búsqueda [top]
      • Si usted introduce varias palabras, la búsqueda le reenviará los datos que contienen todas esas palabras. Si introduce "OR" entre las palabras, la búsqueda devolverá los datos que contengan una de las palabras.
      • La búsqueda no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas
      • Puede añadir una estrella (*) detrás de al menos 4 caracteres para representar todas las palabras que comiencen por dichos caracteres.
      Ejemplos:
      • vacaciones Hawaii (equivalente a vacaciones Y Hawaii) reenviará los datos que contengan las palabras vacaciones y Hawaii.
      • Maui OR Hawaii reenviará los datos que contengan las palabras Maui o Hawaii.
      • "super vacaciones" (con las comillas) reenviará los datos que contengan la expresión "super vacaciones".
      • "info*" reenviará los datos que contengan palabras que comiencen por info (informática, informático, informaciones, etc.).
      • virus-ordenador reenviará los datos que contengan la palabra "virus", pero no la palabra "ordenador".

    Imprimir

    1. Imprimir un calendario [top]
      Colóquese en la vista deseada (día, semana, etc.) y seleccione Imprimir en el menú ... (Más).
    2. Imprimir un evento [top]
      Ir a Acciones de un evento y seleccione Imprimir.

    Tags

    1. ¿Para qué sirven las etiquetas? [top]
      Las etiquetas permiten organizar sus datos en función de etiquetas como por ejemplo, Urgente, Importante, etc. y/o según los proyectos, clientes, etc. La primera etapa consiste en crear sus propias etiquetas.
    2. Acceso a los etiquetas [top]
      Seleccione cualquier dato, visualice sus Acciones y seleccione etiquetas.
    3. Crear un etiqueta [top]
      Ver las etiquetas de un determinado dato y hacer clic en Adjuntar. Introduzca un nombre y elija eventualmente un color para esa etiqueta.
    4. Modificar una etiqueta [top]
      Los nombres de las etiquetas no pueden ser modificados una vez que han sido creados. Sin embargo, es posible modificar su color.
    5. Eliminar una etiqueta [top]
      En la parte izquierda de la pantalla, vaya a Acciones de la etiqueta y seleccione Suprimir.
    6. Atribuir una etiqueta a un dato [top]
      Seleccione etiquetas en lasAcciones del dato. En la ventana de las etiquetas, marque una o varias casillas, según las etiquetas que desee atribuir. A continuación podrá atribuir otras etiquetas o retirarlas.

      Otro método: seleccione una etiqueta a la izquierda sin soltar el botón del ratón y desplace la etiqueta hacia el dato que desee (arrastrar-soltar). También podrá partir del dato y depositarlo sobre la etiqueta.

    7. Mostrar los datos con una determinada etiqueta [top]
      Existen dos posibilidades:
      • Clic sobre una etiqueta en la parte izquierda de la pantalla. Si la lista de etiquetas no aparece, ábrala clicando sobre el triángulo.

        Para volver a la vista normal, haga clic en la carpeta en la que esté (Mi calendario, Mis contactos, etc. según la herramienta.

      • Abra la búsqueda avanzada y seleccione un etiqueta.
    8. Etiquetas y grupos [top]
      Las etiquetas son propias de una persona y no de un grupo: no existen etiquetas de grupo. No se recomienda usar las etiquetas en los datos de grupo.

    Mobile synchronization

    1. Funcionalidades [top]
      Sincronice las aplicaciones de su smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) con los Mensajes, Calendarios y Contactos de ContactOffice. Acceda a los datos de ContactOffice directamente en las aplicaciones del teléfono (por ejemplo: la aplicación Calendario del iPhone) y sincronice.

      Podrá sincronizar varios dispositivos y ContactOffice actuará como servidor de sincronización.

      Si ocurriese un problema durante alguna sincronización (pérdida de red, teléfono descargado, etc.), la siguiente sincronización considerará que los datos actualizados figuran en ContactOffice.

      Por último, esta sincronización conserva los datos que ya estén en su teléfono.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Asegúrese de que dispone de una conexión estable y rápida.
      2. Vaya a "Ajustes" en su aparato.
      3. Pulse en 'Mail', 'Contactos' o 'Calendario'.
      4. Pulse en "Cuentas" y después en "Añadir una cuenta".
      5. Pulse en 'Exchange'.
      6. Introduzca los datos de conexión en ContactOffice:
        • Dirección: su dirección correo electrónico en ContactOffice
        • Contraseña: su contraseña por ContactOffice
        • Descripción: introduzca 'ContactOffice'
      7. Pulse "Siguiente":
        • Nombre del servidor: www.contactoffice.com
        • Nombre del usuario: USUARIO (su identificador por ContactOffice)
      8. Pulse en "Siguiente" y su dispositivo comprobará la configuración. En general, sincronizará 5 tipos de datos (Mail, Contactos, Calendario, Avisos y Notas). Desactive los Avisos y Notas porque ContactOffice no los maneja. Desactive otras herramientas si lo desea.
        A continuación pulse en "Grabar"
        Note: al final de esta etapa, los datos comenzaran a ser descargados. La duración de la primera sincronización dependerá naturalmente del número de datos.
      9. Por defecto, su aparato sincroniza los correos para los últimos 7 días. Puede modificar este periodo en 'Ajustes' > 'Mail' > La descripción de la cuenta que haya elegido > 'Emails a sincronizar'
      Nota: ayuda para iOS 10.
    3. Android (Samsung, etc.) [top]
      Dada la gran variedad de versiones de Android, no es posible ofrecer una guía detallada para cada una de ellas.

      En general:

      1. Asegúrese de que dispone de una conexión estable y rápida.
      2. Vaya a los "Parámetros" de su dispositivo.
      3. Vaya a la pestaña 'Cuentas' y pulse en 'Cuentas' por encima de 'Mis cuentas'.
      4. A continuación pulse en 'Añadir cuenta'.
      5. Pulse en 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      6. Introduzca los datos de conexión en ContactOffice, probablemente a través de la 'Configuración manual':
        • Dirección correo electrónico: su dirección correo electrónico ContactOffice
        • Identificador: USUARIO
        • Contraseña: su contraseña ContactOffice
        • Servidor: www.contactoffice.com
        • SSL: sí
      7. Su dispositivo está intentando conectarse al servidor.
        Atención, pueden pasar unos minutos hasta que los datos sean visibles.
      8. Adapte los parámetros a su gusto.
      9. De un nombre a su conexión y a continuación pulse en 'Terminado'.
      10. La sincronización de los datos se inicia.
        Si no es así, vuelva a las etapas 2 y 3 y a continuación pulse en 'Sincronizar todos'.
        La duración de la primera sincronización dependerá, obviamente, del número de datos.
    4. Otros [top]
      Todos los aparatos y programas capaces de sincronizarse con un servidor Exchange (protocolo ActiveSync) pueden sincronizarse con ContactOffice:
      • Windows Phone
      • Correo (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: directamente para las versiones recientes y a través del programa AstraSync para las versiones más antiguas
      • Nokia a través de "Mail for Exchange"
      • eM Cliente
      • etc.
      Indique como parámetros sus identificadores (USUARIO) y contraseña ContactOffice, su dirección de correo electrónico y nombre del servidor: www.contactoffice.com. Opte preferentemente por una conexión segura.

    Sincronización con Outlook

    1. Funcionalidades [top]
      Outlook (2013, 2016) se sincroniza directamente con ContactOffice.

      La sincronización con Outlook afecta a la mensajería, contactos y calendario. Los datos que figuren en ContactOffice aparecerán en Outlook pero en una cuenta separada. Los datos ya presentes en Outlook no aparecerán en ContactOffice, excepto si son importados a ContactOffice.

      Nota: Outlook se desconectará del servidor si ocurriese algún problema durante alguna sincronización. Para volver a conectarse al servidor, seleccione la pestaña "Enviar/Recibir" y haga clic dos veces en el botón "Fuera de conexión".

    2. Configuración [top]
      1. Seleccione la pestaña "Archivo"
      2. En la columna de la izquierda, seleccione "Información" si no está ya seleccionada y a continuación haga clic en el botón "Añadir una cuenta".
      3. Seleccione "Configuración manual o tipos de servidores complementarios". Haga clic en "Siguiente"
      4. Seleccione "Servicio compatible Outlook.com o Exchange ActiveSync". Haga clic en "Siguiente"
      5. Indique su nombre, dirección de correo electrónico, servidor de mensajería (www.contactoffice.com), nombre de usuario (USUARIO) y contraseña ContactOffice. Haga clic en "Siguiente".
      6. Haga clic en "Finalizar".

    Acceso a lectura y escritura desde un software de tercera parte (CalDAV)

    1. En lugar de ello, utilice la sincronización [top]
      Si su abono y su dispositivo (ordenador, smartphone, tablet) permiten la sincronización, utilícela preferentemente. La configuración es más simple, se efectúa de una sola vez para la totalidad de las herramientas y es más consistente. Sin embargo, contrariamente al protocolo explicado en la sección de ayuda, no gestiona los datos de los miembros ni de los grupos.
    2. Características [top]
      Los calendarios pueden ser accedidos con derechos de lectura y escritura desde el software de tercera parte compatible CalDAV.

      Por favor, lea sin embargo las limitaciones.

    3. Reuniones [top]
      En un programa CalDAV:
      • Usted puede aceptar y rechazar reuniones.
      • No es posible crear reuniones: la gestión de los participantes se muestra únicamente si la reunión ha sido creada en ContactOffice.
      • Sin embargo, puede añadir participantes a una reunión existente. Esos participantes deberán ser miembros del grupo o figurar en sus contactos personales o en los contactos de uno de sus grupos.
      • Si elimina a un participante, éste no será suprimido en ContactOffice: por tanto, es aconsejable eliminar a los participantes directamente en ContactOffice.
      • Si usted no modifica una reunión, no se enviará ninguna notificación por correo electrónico.
      Si tuviese problemas asegúrese de que la dirección de correo electrónico de algún participante no figura en las direcciones de correo electrónico de su cuenta ContactOffice. En efecto, los programas CalDAV suponen que una dirección correo electrónico solo es utilizada por una persona.
    4. Limitaciones [top]
      La sincronización entre diferentes software implica limitaciones:
        < li>Los recordatorios no están sincronizados, ya que son programas específicos del software.
      • Por ahora, las tags borradas en el software de tercera parte no se eliminan en ContactOffice.
      • Si utiliza el calendario al mismo tiempo en ContactOffice y en uno o más software de tercera parte, debe actualizar el calendario en el software de tercera parte antes de realizar cualquier cambio en el, de lo contrario los cambios realizados en ContactOffice se perderán.
    5. Software compatible [top]
      • Lightning, un agregado (plug-in) para Thunderbird
      • Apple Calendar (macOS)
      • iPhone/iPad (iOS)
      Nota: Microsoft Outlook no tiene la opción CalDAV.

      Para otros software, ver http://caldav.calconnect.org/implementations/clients.html

    6. Configuración del programa informático [top]
      Los ajustes dependen del software.

      Lightning

      1. En el menú "Archivo", seleccione "Suscribirse al calendario de remoto".
      2. En la pantalla siguiente, seleccione "En la red".
      3. En la siguiente pantalla, seleccione "CalDAV" e introduzca la siguiente dirección en el campo "Ubicación": http://www.contactoffice.com/dav/USUARIO/private/events
      4. En la pantalla siguiente, seleccione un nombre y un color (opcional). Desmarque la casilla "Mostrar Alarmas".
      5. Introduzca su ContactOffice nombre de usuario (USUARIO) y contraseña.
      Apple Calendar (macOS)
      1. En el menú del "Calendar", seleccione "Preferencias".
      2. Seleccione la opción "Cuentas".
      3. Haga clic en el signo "+" en la esquina inferior izquierda. En la ventana que aparece, introduzca un nombre para esta agenda en el campo "Descripción".
      4. Introduzca su nombre de usuario ContactOffice (USUARIO) y contraseña en los dos campos restantes.
      5. Haga clic en el triángulo situado junto a "Opciones de servidor" para desarrollar y introduzca la siguiente dirección en el campo "Cuenta URL": http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/USUARIO/.
        Nota: No se olvide del final "/", de lo contrario la conexión fallará!
        También puede utilizar la dirección https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/USUARIO/ si desea una conexión segura.
      iPhone/iPad
      1. En el menú "Configuración", seleccione "Calendario", luego "Agregar una cuenta", seleccione "Otros", luego "Añadir una cuenta CalDAV".
      2. Introduzca www.contactoffice.com en el campo "Servidor".
      3. Introduzca su nombre de usuario ContactOffice (USUARIO) y la contraseña en los campos restantes.
    7. Calendario de un miembro de un grupo [top]
      Podrá acceder al calendario de los miembros de sus grupos, siempre que le hayan facilitado los datos de acceso necesarios:
      • Cualquier programa CalDAV
        En los ajustes CalDAV, reemplace su propio identificador por el identificador del miembro del grupo correspondiente. Identifíquese utilizando su identificador y contraseña personal.
      • Calendario Apple (macOS)
        El Calendario Apple dispone de una función de delegación (no está disponible en iPad o iPhone): con ella se puede acceder a varios calendarios con una sola configuración.

        Vaya a "Preferencias", seleccione la pestaña "Cuentas" y seleccione su cuenta existente. Si aún no tiene una cuenta, puede crearla siguiendo las instrucciones que figuran en la sección de ayuda. Haga clic en la pestaña "Delegación". Los miembros del grupo que le han dado el derecho de vista de los detalles de sus eventos, aparecerán en la lista. Marque las casillas apropiadas para visualizar los calendarios de su elección.

        Si desea acceder a su propia agenda por medio de la delegación, modifique los derechos de acceso de su calendario. La modificación de los derechos deberá efectuarse en ContactOffice. No es posible modificar los derechos en el Calendario Apple.

    8. Calendario de grupo [top]
      Para acceder a un calendario de grupo, utilice la URL siguiente:Atención, el NOMBRE_DEL_GRUPO es sensible a la rotura: respete las mayúsculas y minúsculas.

    Acceso con un software compatible iCal

    1. En lugar de ello, utilice la sincronización [top]
      Si su abono y su dispositivo (ordenador, smartphone, tablet) permiten la sincronización, utilícela preferentemente. La configuración es más simple, se efectúa de una sola vez para la totalidad de las herramientas y es más consistente. Sin embargo, contrariamente al protocolo explicado en la sección de ayuda, no gestiona los datos de los miembros ni de los grupos.
    2. Funciones [top]
      Softwares terceros pueden conectarse a ContactOffice, que es un servidor de calendarios.

      Usted no puede agregar o modificar eventos utilizando este software. Los calendarios son protegidos por su identificante y su contraseña normales.

      En su disco virtual, usted se dara cuenta la presencia en las carpetas principales (privadas + una carpeta por grupo) de algunos ficheros "calendar.ics" utilizados por esta función: sus tamaños son 0 Kb. Estos ficheros no pueden ser suprimidos.

    3. Software compatible [top]
      Lightning, Apple Calendar, etc.
    4. Ajustes del software [top]
      Para su calendario privado, utilize la dirección:
      https://www.contactoffice.com/docs/USUARIO/private/calendar.ics

      Para un calendario de grupo, utilice la dirección:
      https://www.contactoffice.com/docs/USUARIO/GROUP_NAME/calendar.ics

    Acceso por RSS

    1. Funciones [top]
      El RSS le permite de juntar varios portales Web (periódico, blogs, etc.) en una sola interfaz. Usted suscribe con un lector RSS (un software o un portal Web) a un flujo (feed) RSS, que es una pagína Web especial publicada por cada portal Web permitiendo un acceso RSS.

      ContactOffice ofrece varios flujos. Estos flujos son protegidos por su identificante y su contraseña.

    2. Flujos disponibles [top]
      Cada calendario (privado o de grupo) tiene 4 flujos RSS:
      • Hoy
      • Esta semana
      • Este mes
      • 30 dias (a partir de hoy)
    3. Software compátible [top]
      Todos los lectores RSS manejando la autentificación (flujos con identificante y contraseña): Feedreader (Windows), por ejemplo.

      Nota: Si usted quiere utilizar un lector RSS que puede acceder a flujos asegurados pero sin ocultar la contraseña (Firefox por ejemplo), utilice la sintaxis siguiente para el flujo URL: "http://identificante:contraseña@flujo_url"

    4. ¿Dónde encontrar los flujos? [top]
      En las Acciones de un Calendario, seleccione RSS.
    5. Ajustes del software [top]
      1. Vaya en una carpeta y desplace el puntero hacía la imágen .
      2. Haga clic con el botón derecho en la imágen y seleccione Copiar esta dirección de enlace.
      3. Vaya al lector RSS, cree un nuevo flujo y pegue la dirección.
      4. Entre el identificante y la contraseña de la oficína virtual en el lector RSS, y de un nombre al flujo.
      5. Configure el intervalo de refrescamiento en el lector RSS.

    Importación - Exportación

    1. Importación [top]
      Antes de importar, seleccione un calendario privado o de grupo. Para importar uno o más evento en vCal/iCal formato, haga clic en la barra de menú y seleccione el archivo vCal/iCal en su computadora.
    2. Exportación [top]
      Antes de exportar, seleccione un calendario privado o un calendario de grupo.

      Usted puede exportar uno, varios o todos los eventos de un calendario en el formato vCal/iCal para importarlos en un software compatible con este formato:

      • Exportar solo un evento: haga clic en el tema del evento y despúes en Exportar.
      • Exporte varios eventos: seleccione una visión (día, semana o mes) y haga clic en Exportaren la barra de menú y despúes en Exportar los eventos de esta página solamente.
      • Exporte el calendario entero: haga clic en Exportar en la barra del menu y Exportar todos los eventos de este calendario.

    Ajustes

    1. Acceso a los Parámetros [top]
      Puede acceder a los Parámetros de varias maneras:
      • En el menú horizontal de las herramientas, elija el icono de los Parámetros.
      • Cuando esté en una herramienta, haga clic en el botón "..." en las Acciones y elija Parámetros.
      • Haga clic en su nombre en la parte superior derecha de la pantalla para que aparezca el menú y elija Parámetros.
    2. Husos horarios [top]
      Asegúrese de configurar su calendario en su propio huso horario. Eso le permitirá colaborar sin riesgo de error con usuarios de otros husos.

      En los desplazamientos al extranjero, podrá modificar el huso horario de su primer calendario para hacerlo corresponder con su localización. Todos sus eventos se mostrarán entonces en el huso horario seleccionado.

      Nota: El huso horario elegido también se utiliza en las fechas de sus correos electrónicos, en las fechas de creación o en la última modificación de sus datos, por ejemplo.

    3. Duración de eventos por defecto [top]
      Por defecto, los eventos tienen una duración de una hora. Usted podrá especificar una duración inferior o superior, que se aplicará a los nuevos eventos.
    4. Resolución del calendario [top]
      La resolución determina el contenido visible en la página. Si utiliza una pantalla grande, sin duda deseará utilizar una resolución más baja.
    5. Agenda por SMS [top]
      Haga clic en SMS en la barra de menú y elija los días así como el día de la recepción (el mismo día o el día siguiente).

      Nota: Si su agenda esta vacía para un día, usted no recibirá ningún SMS.

      Usted puede también hacer una copia de su calendario en su teléfono móvil chasqueando en Enviar ahora. Usted puede editar los ajustes en cualquier momento o cancelar el calendario por la característica de SMS seleccionando de todas las casillas en el "envar mi calendario para" la sección.

     

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