Envío de mensajes

  1. Tipos de destinatarios [top]
    Elija Componer en la barra del menú. Incorpore los parámetros siguientes en la nueva ventana:
    • To: correo electrónico del recipiente principal
    • Cc (opcional): uno o varios recipientes en copia carbón
    • Bcc (opcional): uno o varios recipientes en copia carbón oculto
    • Tema (opcional): el tema de su mensaje
    • Mensaje (opcional): el mensaje
    Nota: Las direcciones en el campo del cc son visibles a cada recipiente, mientras que las direcciones en el campo de Bcc son invisibles a cada recipiente.
  2. Cree un borrador [top]
    Mientras que escriba un mensaje, elija Guardar para guardar el mensaje como borrador. No se envía y se coloca automáticamente en la carpeta de los borradores. Para resumir la escritura y/o enviar el mensaje, vaya a los borradores y haga clic en el mensaje.
  3. Configuración (colores, etc.) [top]
    Se puede enviar un correo electrónico en el texto (formato por defecto) o en el HTML. Este segundo formato permite el formato de texto (fuente, alineación, colores, etc.), imágenes, etc.

    Para enviar un correo electrónico en HTML, elija Componer yúes en <Rich text> Una barra del botón (similar a una barra del botón del procesamiento de textos) aparece sobre el cuerpo del mensaje. Mueva el ratón sobre cada botón para conseguir su leyenda.

  4. Insertar una imagen [top]
    Para insertar una imagen directamente en el contenido del mensaje y no del archivo adjunto, asegúrese de que el mensajes esté en el formato Texto enriquecido (en el menú Más de forma puntual, o en los Parámetros de forma permanente). Las imágenes solo serán visibles en dicho formato.

    En la barra de botones de configuración, haga clic en el penúltimo, que representa una imagen. A continuación elija la imagen en su ordenador o en los Documentos. Aplique eventualmente una configuración (alineamiento) haciendo clic en la imagen.

    Cuide que el peso informático de la imagen sea razonable, como para un archivo adjunto.

    Nota: La imagen es almacenada en la carpeta Mail images de sus Documentos privados.

  5. Respuesta [top]
    Abrá el mensaje y elija Respuesta. El mensaje de la respuesta aparece, el mensaje original que es cotizado. Usted puede suprimir todas las líneas innecesarias.

    Para contestar a todos los campos de los recipientes (a y del cc) en una operación, elija A todos despúes Contestar.

    Los mensajes a los cuales se han contestado son señalados por el pictogram.

  6. Transmitir [top]
    Abra el mensaje y haga clic en Transmitir. Un nuevo mensaje aparecerá, el mensaje original que siendo cotizado enteramente. Usted puede suprimir todas las líneas innecesarias.

    Los mensajes que se han transmitido son señalados por el pictogram.

  7. Direcciones del remitente [top]
    Usted puede tener varias direcciones del correo del remitente. Estas direcciones tienen que ser incorporadas en sus datos personales

    Cuando escriba un mensaje, elija De para corregir sus datos personales y agregar (o corregir) una dirección de correo electrónico.

    Al escribir un mensaje, seleccione una dirección del remitente en el menú pull-down al lado de De. Usted puede fijar la dirección del remitente por defecto haciendo un clic en Ajustes.

  8. Envío de un SMS [top]
    Incorpore el número completo en el formato internacional (país + zona + número) seguido de @SMS (eg: 32475123456@SMS). Los accesorios no se envían a estos recipientes.
    Nota: Le aconsejamos firmar su SMS de modo que los recipientes sepan de quién están viniendo. Además, si usted desea una respuesta de SMS, escriba su propio número en el mensaje.
  9. Envío de un fax [top]
    Incorpore el número completo en el formato internacional (país + zona + número) seguido por el @fax (eg:322123456@FAX). El cuerpo del mensaje se envía en la primera página, mientras que los accesorios se envían en las páginas siguientes.
    NB: Le aconsejamos firmar sus faxes de modo que los recipientes sepan de quién están viniendo. Además, si usted desea una respuesta al lado del fax, escriba su propio número en el mensaje.

Libreta de direcciones

  1. Sugestión automática de direcciones [top]
    Teclee las primeras letras de un nombre, de un apellido o de una dirección de correo electrónico para hacer aparecer una lista de sugerencias. Estas provienen de todos sus cuadernos de direcciones: contactos privados, contactos de grupo y miembros de sus grupos.
  2. Usar la libreta de dirección [top]
    Al escribir un mensaje, usted puede llenar a, campos del cc y de Bcc usando la herramienta del libro de dirección: elija A, Cc o Bcc.
  3. Usar la libreta de dirección [top]
    Cuando abra el cuaderno de notas desde A, Cc o Bcc, este mostrará direcciones de correo electrónico. En el menú desplegable en el extremo superior derecho Números telefónicos para que aparezcan los números para el envío de SMS o de fax.
  4. Enviar un mensaje a todos los miembros del grupo [top]
    Haga clic en Bcc. Seleccione el grupo en el menú desplegable y a continuación seleccione Miembros del grupo en la columna de la izquierda. Marque la casilla Todos los miembros. De esta manera, las direcciones no serán reveladas a los miembros del grupo. Si desea revelar las direcciones, haga clic en A o Cc.
  5. Adición a los contactos [top]
    Usted puede añadir Contactos de diferentes maneras:
    • Haga clic en el nombre de un corresponsal y elija Guardar en los Contactos para crear un nuevo Contacto con esta dirección correo electrónico, o Adjuntar a un Contacto para asociar la dirección correo electrónico a un contacto existente.
    • Haga clic en un número de teléfono y elija Guardar en los contactos para crear un nuevo Contacto con el número, o Añadir a un Contacto para asociar el número a un contacto existente.

Listas de contactos

  1. Definición [top]
    Las listas permiten que usted agrupe varios contactos de los diversos libros de direcciónes de modo que usted pueda enviar el mismo mensaje a todos estos contactos en una sola operación.

    Usted puede agrupar varias direcciones y combinar diversos canales de comunicaciones (email, SMS, fax) si su oficina virtual lo permite.

    El número de listas que usted puede crear y el número de recipientes pueden contener depende de su suscripción.

    Aunque pueden ser bidireccionales (si usted pone todas las direcciones en el cc: y el suyo en Hacia), las listas es algo unidireccional.

    Nota: las listas no se pueden utilizar fuera de la oficina virtual.

  2. ¿Para qué sirven los grupos? [top]
    Forme listas con los grupos de contactos que utilice más a menudo: jefes, amigos, alumnos, etc.

    Así no tendrá que crear una lista con todos los miembros de un grupo porque ésta ya está disponible y se actualiza automáticamente.

    Importante: las listas no están destinadas al envío de mensajes en masa, ni mucho menos al de mensajes comerciales no solicitados (spams o correos basura). Un abuso de esta práctica puede significar la suspensión de su cuenta. Para el envío de correos masivos existen herramientas especializadas.

  3. Cree una lista privada [top]
    Haga clic en Listas en la barra de menu y seleccione Privado en el otro menu. Cree su lista seleccionando direcciones adecuadas en el libro de direcciones (privado o de grupo).
  4. Cree una lista de grupo [top]
    Todos los miembros pueden siempre envia un mensaje a una lista de grupo. Solo el administrador de grupo puede crear listas de grupo y corregirlas.

    Si usted es el administrador de grupo, haga clic en Listas, seleccione el grupo en el menu y cree la lista de grupo como si usted creaba una privada. Para permitir a los miembros de corregir una lista de grupo, haga clic en Acceso al lado del nombre de la lista y seleccione las cajas adecuadas.

  5. Utilización de una lista [top]
    Para ver el contenido de una lista, haga clic en su nombre.

    Para enviar un mensaje a una lista, cree un mensaje nuevo, haga clic en Para y seleccione "Listas". Seleccione la caja de una lista.

    Usted puedde tambien hacer clic en Listas, seleccione "Privado" o un nombre de grupo y después haga clic en Enviar un mensaje a esta lista al lado del nombre de la lista.

  6. ¿A, Cc o Bcc ? [top]
    Elija cuidadosamente el campo en el que desea nombrar su lista. Los campos A y Cc mostrarán el conjunto de destinatarios a cada uno de ellos. Por el contrario, el campo Bcc ocultará al resto de destinatarios.
  7. Modificar una lista [top]
    Haga clic en Listas y después en Modificar al lado de la lista y haga todos los cambios necesarios.
  8. Exportar una lista [top]
    Exportar una lista a una carpeta CSV (valores separados por una coma), haga clic en Exportar a su lado.
  9. Suprimir una lista [top]
    Seleccione Eliminar en las Acciones de la lista. Eso suprimirá la lista aunque no los Contactos que la componen.

Archivos adjuntos

  1. Envio de documentos adjuntos [top]
    Para enviar un archivo almacenado en su ordenador, haga clic en Adjuntar y después seleccione Archivos adjuntos.

    Para enviar un archivo almacenado en Documentos, haga clic en Adjuntar y a continuación seleccione Documentos.

  2. Envío como enlace [top]
    En lugar de enviar el documento en el correo electrónico, puede enviarlo como enlace. El destinatario tendrá unos días para descargarlo haciendo clic en el enlace y usted recibirá una notificación cuando lo hará.

    Esta funcionalidad es ideal para documentos de gran tamaño pero se puede utilizar con pequeños también.

    Por favor, tenga en cuenta que esta funcionalidad le enviará automáticamente un correo electrónico específico por destinatario: los destinatarios no podrán ver los otros destinatarios.

  3. Documentos adjuntos recibidos [top]
    Los documentos adjuntos son señalados por un icono del clip de papel () al lado del campo tema del mensaje. Cuando usted abre el mensaje, los documentos adjuntos se exhiben en el fondo de la ventana. Usted tiene 3 opciones:
  4. Ver (haga clic en "Ver");
  5. Guardar documentos adjuntos en su ordenador (haga clic en "Bajar");
  6. Guardar documentos adjuntos directamente en sus documentos personales (haga clic en "Guardar en documentos"). Una ventana nueva exhibira todas sus carpetas de documentos.
  7. Ocultar los archivos adjuntos [top]
    Puede ocultar los archivos adjuntos haciendo clic en la zona en la que aparezcan. Simplemente serán ocultados y no suprimidos.
  8. Eliminar un archivo adjunto [top]
    Es posible suprimir un archivo adjunto de un correo electrónico recibido o enviado, para ganar espacio en su buzón. La eliminación solo afecta a su buzón y no al del resto del integrantes del grupo: una vez que haya enviado un correo electrónico con archivo adjunto, éstos lo recibirán y no se podrá cambiar nada.

    En lasAcciones de un archivo adjunto, seleccione Suprimir. Permanecerá un rastro de la presencia del archivo adjunto, ya que efectivamente había un archivo adjunto cuando usted envió o recibió el mensaje.

Exhibir

  1. Mensajes no leídos [top]
    Usted podrá mostrar solamente los mensajes no leídos en una carpeta, seleccionando Solo no leídos en las Acciones de esa carpeta.
  2. Visualización de imágenes externas [top]
    Si un mensaje contiene imágenes externas, es decir, imágenes que figuren en un tercer servidor y no directamente en el interior del mensaje, no serán mostradas por defecto. Las imágenes externas pueden informar al expedidor de que usted ha abierto el mensaje y a partir de entonces comprobar claramente que su dirección es válida y se encuentra activa. Esta información es muy útil para las personas que se dedican a enviar spam.

    Sin embargo algunas imágenes externas son inofensivas y mejoran la presentación del mensaje. Por eso es por lo que se muestra una alerta cuando las imágenes externas se ocultan: "Las imágenes sobre los terceros servidores están filtradas. ¿Mostrar las imágenes en ese mensaje?". Clic sobre , si desea mostrarlos y si se trata de un expedidor de confianza.

  3. Ordenar mensajes [top]
    Los mensajes se clasifican automáticamente hacia fuera en orden cronológico contrario (los mensajes más recientes aparecen primero). Usted puede clasificar en uno de los criterios siguientes: leído o no leído, tema del mensaje, nombre del remitente, tamaño del mensaje y fecha. Para cada uno, usted puede elegir el orden normal (alfabético o ascendiendo) o el orden contrario.

    Para activar clasificar,

  4. Visualización de la fecha completa [top]
    En la lista de mensajes, pase el ratón por una fecha abreviada para ver la hora y la fecha completa.

Hilos de discusión

  1. Hilos de discusión [top]
    Los hilos de discusión muestran los e-mails como en un foro: los mensajes de una misma conversación se muestran jerárquicamente, siendo la más reciente que se encuentra abajo.

    Nota: ContactOffice utiliza una serie de criterios para recopilar mensajes dentro de las discusiones. Si responde a un mensaje y cambia por completo el contenido de la conversación, ContactOffice no será capaz de adivinar y mantendrá la asociación de estos mensajes en un mismo hilo. Del mismo modo, si los mensajes de remitentes diferentes tienen el mismo tema, lo más probable que aparezca en el mismo hilo

  2. Activación [top]
    Para activar esta vista, seleccione Hilos de discusión en el menú Ver. Esta vista se mantendrá durante sus siguientes sesiones.

    Para volver a la vista normal, desactive esta misma opción.

  3. Utilización de los hilos [top]
    En la lista de la izquierda, un hilo se representa por un solo mensaje. El número de mensajes totales se muestra para cada hilo. Si el hilo contiene al menos un mensaje no leído, aparecerá como mensaje no leído

    Cuando seleccione un hilo, todos los mensajes que lo componen se mostrarán a la derecha. Hacer clic en un mensaje para leerlo. Los mensajes no leídos son señalados con el mismo color de fondo que en la lista de la izquierda.

  4. Marcar un mensaje como leído, en un hilo [top]
    Seleccione un hilo a la izquierda y a continuación haga clic sobre un mensaje en la derecha. Éste se abrirá y podrá marcarlo como leído.
  5. Marcar un mensaje como no leído, en un hilo [top]
    Seleccione un hilo a la izquierda y a continuación haga clic sobre un mensaje en la derecha. Seleccione "Más/..." en la barra de menús. y a continuación Marcar como leídos.
  6. Marcar un hilo como no leído [top]
    Esta acción tiene por efecto, marcar como no leídos todos los mensajes contenidos en un hilo.

    Seleccione el hilo en la izquierda, vaya a Acciones y seleccione Marcar hilo como no leído.

Firma

  1. Crear una firma [top]
    Vaya a los Parámetros de los Mensajes en la sección Firmas. Si utiliza las posibilidades de configuración (colores, alineación, etc.), asegúrese de que el Formato por defecto definido en la sección General de los Mensajes, sea Texto enriquecido.

    Dispone de una firma para cada dirección de expedidor.

  2. Insertar una imagen en una firma [top]
    Para insertar una imagen (logo u otra) en una firma, proceda así:
    1. En los Parámetros de los Mensajes, en la rúbrica General, sección Edición, asegúrese de que el Formato por defecto sea el formato Texto enriquecido. Así las imágenes solo serán visibles en ese formato.
    2. En los Parámetros de los Mensajes, en la rúbrica Firmas, cree la parte textual de su firma, utilizando si procede, las posibilidades de configuración (colores, etc.), y a continuación haga clic en el penúltimo botón de la barra de herramientas de la configuración, que representa una imagen. A continuación elija la imagen en su ordenador o en los Documentos. Por último, configure (alineamiento) haciendo clic primero sobre la imagen.
      Nota: La imagen es almacenada en la carpeta Mail images de sus Documentos privados. No la suprima ya que en ese caso desaparecerá su firma.
    Una firma puede contener varias imágenes.
  3. Utilizar una firma [top]
    • Para que su firma figure en la parte inferior de cada mensaje enviado, marque Firma automática en Parámetros > Mensajes > Firmas. Si no desea firmar un determinado mensaje, bastará con seleccionar el texto de la firma en la parte inferior del mensaje y darle a suprimir. También en Más (a la derecha), puede elegir Desactivar en la sección Firma.
    • Si prefiere firmar únicamente ciertos mensajes: escriba el mensaje, después en Más (a la derecha), elija Insertar abajo o Insertar en el cursor en la sección Firma.
  4. Coordenadas en archivo adjunto [top]
    Una otra manera de firmar sus mensajes es de incluir una vCard (electronic business card, que contiene la información almacenada en sus datos personales). Para hacer asi, haga clic en vCard cuando usted escribe un mensaje. Todos los datos en sus datos personales seran utilizados en la vCard (excepto el campo Comentarios y Tags).
  5. Firma obligatoria [top]
    Para algunas suscripciones, todos los correos salientes tiene una firma común (marketing, disclaimer, etc.). Esta firma obligatoria no puede ser desactivada pero usted puede todavia utilizar su firma personal.

Firma electrónica y cifrado

  1. ¿Por qué firmar sus mensajes? [top]
    El correo electrónico ha sido concebido de tal manera que no verifica si un correo electrónico ha sido enviado por el propietario de la dirección de correo electrónico de su expedidor. Ello explica que usted pueda recibir mensajes que parecen provenir de una institución bancaria, de un proveedor o de algún conocido. A la inversa, personas malintencionadas también podrían poner su dirección correo electrónico como expedidor. No necesitan piratear su buzón: basta con conocer su dirección correo electrónico.

    La firma electrónica permite asegurarse de que el expedidor de un correo electrónico coincide con el propietario de la dirección. También permite a sus contactos asegurarse de que usted es el expedidor de los mensajes que ellos reciben de su parte.

  2. ¿Por qué cifrar sus mensajes? [top]
    El correo electrónico ha sido concebido de tal forma que el contenido de los correos electrónicos circule de forma legible por Internet. El trayecto que emprende un correo electrónico puede ser particularmente largo e implicar a numerosos intermediarios. Por otra parte, están al acecho los robots que actúan para las cuentas de los servicios de información o para las redes criminales. También hay que mencionar que técnicamente es posible modificar un correo electrónico durante su trayecto a través de los servidores.

    El cifrado permite hacer ilegible el contenido de sus mensajes para otras personas: solo podrá leerlo el destinatario. Así solo usted podrá conocer el contenido de los correos electrónicos que éste le dirija.

  3. Sus dos claves [top]
    La firma electrónica y el cifrado se basan en la utilización de un par de claves. Éstas se presentarán en forma de archivos informáticos:
    • Una clave privada, (o secreta) que usted no deberá transmitir en ningún caso a nadie. Además estará protegida por una contraseña llamada "frase secreta". Todo el sistema reposa sobre el carácter secreto de la clave privada y de la frase secreta.
    • Una clave pública que podrá transmitir libremente e incluso publicar en Internet.
    1. La firma electrónica consiste en firmar un correo electrónico con su clave privada.
      El programa del destinatario comparará su firma con su clave pública y le indicará que el correo electrónico está correctamente firmado.
    2. El cifrado consiste en codificar un correo electrónico con la clave pública del destinatario.
      El programa del destinatario comparará el contenido del correo electrónico con la clave privada del destinatario e indicará que el correo electrónico está correctamente cifrado y que su contenido no ha sido modificado. Éste descifrará el mensaje para permitir su lectura. El mensaje continuará guardado bajo su forma cifrada.
    Nota: cuando se envía un correo electrónico cifrado, ContactOffice lo firma igualmente. Un intercambio cifrado entre dos contactos en ContactOffice requiere que ambos dispongan de la clave pública del otro. Por el contrario, usted podría recibir mensajes cifrados del exterior sin firmar.

    Este sistema del par de claves es un standard. Su nombre es OpenPGP.

  4. Su mochila de claves [top]
    Su mochila no solo contiene su propio par de claves sino también las claves públicas que usted le añada. El sistema se basa en la confianza que usted dé a cada clave. Antes de añadir una clave pública, asegúrese de que pertenece a la persona real.

    La adición de la clave pública de un contacto permite a ContactOffice validar un correo electrónico firmado por él, leer un correo electrónico cifrado por él, e incluso enviarle un correo electrónico cifrado.

  5. ¿Cómo arrancar? [top]
    Aquí tiene unas cuantas opciones útiles para comenzar a utilizar estas funcionalidades.
    • No se trata necesariamente de moverse en un funcionamiento en el que ya solo se comunica por medio de mensajes cifrados. Según sea la confidencialidad del mensaje y la capacidad técnica de la mensajería del destinatario que gestionará el cifrado, usted podrá optar por un correo electrónico normal o cifrado, en cada caso. Al contrario de otras soluciones que imponen cifrar la totalidad de sus mensajes y/o solo comunicarse con los usuarios de su plataforma, ContactOffice le deja una total libertad.
    • Puede firmar electrónicamente todos sus mensajes. Por parte del destinatario, podría ser que su sistema de correo electrónico no esté provisto de la funcionalidad de validación de firma, aunque eso no le impedirá poder leer sus mensajes.
    • Dado que el cifrado consiste en codificar un correo electrónico con la clave pública del destinatario, quiere decir que éste habrá creado su par de claves y que usted dispone de su clave pública. Comience entonces por identificar a los contactos que podrían estar interesados en comunicarse de manera cifrada con usted. Si sus contactos son también usuarios de ContactOffice (sus colegas u otros miembros de su empresa por ejemplo), el proceso se facilitará en gran medida.
    • Un elemento dentro de la política de seguridad [top]
      El cifrado es un elemento más en una política de seguridad. Si su contraseña ContactOffice y/o su frase secreta fuesen muy fáciles de adivinar o estuviesen escrita en un post-it en una esquina de su pantalla, el cifrado de sus correos podría ser utilizado por terceros, y por tanto perdería su efectividad.

Filtros

  1. Definición [top]
    Los filtros realizan acciones en el correo electrónico entrante (cuentas externas incluyendo POP3) con ciertas condiciones.
  2. Acceso a los filtros [top]
    Vaya a los Parámetros, elija Mensajes y por último Filtros.
  3. Crear un filtro [top]
    Haga clic en Filtros en la barra del menu y despúes en Agregar. Entre los parametros siguientes:
    • Descripción: dé un nombre explícito al filtro para poder manejarlo fácilmente.
    • Condiciones: use por lo menos una condición. Para agregar otra, haga clic en Agregar condición. Para suprimir una condición haga clic en Suprimir al lado de condición. Si usted incorpora varias condiciones, decida si deben todas ser verdades (lógico Y) o si por lo menos una tiene que ser verdad (lógico O).
    • Acciones: incorpore por lo menos una acción usando el menú pull-down. Para agregar una, haga clic en Agregar una acción. Para suprimir una accíon, haga clic en Suprimir al lado de esa acción. Según la acción que usted elija, le pueden pedir incorporar una cierta información adicional (carpeta en donde el mensaje tiene que ser movido a, etc.
  4. Editar un filtro [top]
    Usted puede editar un filtro en cualquier momento eligiendo su nombre.
  5. Orden de los filtros [top]
    Los filtros se ejecutan en el orden del aspecto de la descripción de los filtros (el filtro encima de la página se ejecuta primero). Esto significa que un orden diferente del aspecto dará un diverso resultado.

    Para levantar un filtro en la lista, haga clic en . Para bajar un filtro en la lista, haga clic en .

  6. Desactivar un filtro [top]
    En la descripción de los filtros, elija el nombre del filtro y deseleccione la casilla al lado de "activo". El filtro después se desactiva pero no se destruye. Usted puede reactivarlo cuando es necesario.
  7. Suprimir un filtro [top]
    En la descripción de los filtros, haga clic en la basura al lado del filtro.

Búsqueda

  1. Búsqueda en las herramientas y entornos [top]
    En la parte superior derecha de la pantalla, aparece un campo de búsqueda. Para realizar una búsqueda, introduzca una palabra o el inicio de una palabra.

    La búsqueda puede efectuarse en diferentes herramientas:

    • Si se realiza cuando una herramienta está activa, (los Mensajes por ejemplo), la búsqueda se realizará en los datos de esta herramienta.
    • Si ninguna estuviese activa (sería el caso de la página de inicio, justo después de la conexión), entonces se efectuará en todas las herramientas. La lista de resultados precisará de qué tipo de datos se trata. Para volver a la página de inicio, haga clic en el logo en la parte superior izquierda.
    La búsqueda se puede efectuar también en diferentes entornos:
    • Si se realiza desde el privado (Documentos privados por ejemplo) se realizará en ese entorno.
    • Si se realiza en un grupo, la búsqueda solo se hará en dicho grupo.
    • Usted puede ampliar o restringir la búsqueda haciendo clic en el triángulo para que aparezca la pantalla de búsqueda avanzada. En la sección Buscar en, seleccione Privado o Privado + Grupos. En este último caso, la búsqueda se extenderá al conjunto de grupos.
  2. Búsqueda avanzada [top]
    La mayoría de herramientas están provistas de búsqueda avanzada. Los criterios propuestos están adaptados a las diferentes herramientas.
  3. Visualización de los resultados [top]
    Los resultados están limitados a 200 y se muestran por orden de pertinencia.
  4. Ultima búsqueda [top]
    Puede mostrar los resultados de la ultima búsqueda pulsando en Resultados de la búsqueda en la parte izquierda de la pantalla. Aparecen de nuevo por orden de pertinencia.
  5. Búsqueda partiendo de un contacto [top]
    Haga clic en el nombre de un contacto (destinatario o expedidor), y seleccione Mensajes recibidos y enviados para buscar todos los mensajes intercambiados con él.
  6. Sintaxis en el campo de la búsqueda [top]
    • Si usted introduce varias palabras, la búsqueda le reenviará los datos que contienen todas esas palabras. Si introduce "OR" entre las palabras, la búsqueda devolverá los datos que contengan una de las palabras.
    • La búsqueda no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas
    • Puede añadir una estrella (*) detrás de al menos 4 caracteres para representar todas las palabras que comiencen por dichos caracteres.
    Ejemplos:
    • vacaciones Hawaii (equivalente a vacaciones Y Hawaii) reenviará los datos que contengan las palabras vacaciones y Hawaii.
    • Maui OR Hawaii reenviará los datos que contengan las palabras Maui o Hawaii.
    • "super vacaciones" (con las comillas) reenviará los datos que contengan la expresión "super vacaciones".
    • "info*" reenviará los datos que contengan palabras que comiencen por info (informática, informático, informaciones, etc.).
    • virus-ordenador reenviará los datos que contengan la palabra "virus", pero no la palabra "ordenador".

Ordene y búsque

    Modelos

    1. Definición [top]
      Un modelo es un email ya bosquejado listo para ser enviado que permite que usted se ocupe de los mensajes recurrentes: petición de informaciones, preguntas, etc.

      Como con todos los e-mails, el modelo puede tener varias direcciones y documentos adjuntos.

      Una vez que el modelo es llamado (cuando un mensaje nuevo o como una respuestana un mensaje recibido), el mensaje puede ser personalizado sin que el modelo sea cambiado.

    2. Crear un modelo [top]
      Haga clic en Modelos en la barra de menu y después en Agregar un nuevo modelo. De un nombre al modelo entrandolo en "Tema". Haga clic en Guardar como Modelo cuando usted ha acabado.

      Usted puede tambien hacer clic en Componer y hacer clic en Guardar como modelo

    3. Utilizar un modelo [top]
      Para contestar a un mensaje con un modelo, haga clic en Con modelo después de Contestar, elija el modelo adecuado, haga los cambios necesarios (no se cambiara el modelo) y haga clic en Enviar.

      Para enviar un mensaje nuevo a partir de un modelo, haga clic en Modelo, elija el modelo adecuado y haga los cambios necesarios y haga clic en Enviar.

    Manejar carpetas

    1. Carpetas [top]
      Cada mensaje tiene que ser almacenado en una carpeta.

      Algunas carpetas se crean automáticamente y no pueden ser retituladas ni ser movidas: Inbox (mensajes recibidos), Enviados (mensajes recibidos), Papelera, Modelos y Spam?.

      Usted puede crear carpetas adicionales para almacenar sus mensajes adentro. Usted puede también utilizar los filtros para poner automáticamente mensajes entrantes en la carpeta apropiada.

    2. Crear una carpeta [top]
      Seleccione la carpeta raíz (un nivel por encima de Recepción), vaya a Acciones y elija Nueva carpeta. Introduzca un nombre y presione en la tecla Entrada.
    3. Desplazar una carpeta [top]
      Tiene dos posibilidades:
      • Seleccione la carpeta con el ratón y deposítela en la carpeta de destino.
      • Vaya a las Acciones del dossier y seleccione Mover.
    4. Retitular una carpeta [top]
      Vaya en una carpeta y después elija Retitular en el menu Acciones asociado a la carpeta.
    5. Suprimir una carpeta [top]
      Precauciones:
      • Suprimir una carpeta significa suprimir todos los mensajes contenidos en ella, y también las subcarpetas y su contenido
      • Una vez que la Papelera ha sido vaciada, la supresión es irreversible. ¡Ponga mucha atención al realizar esta operación!
      • En lugar de suprimir las carpetas, puede simplemente archivarlas (ver la sección correspondiente).
      Seleccione la carpeta, vaya a Acciones y seleccione Suprimir.

      Nota: La carpeta solo será definitivamente suprimida cuando la Papelera se haya vaciado. Si usted ha enviado una carpeta a la Papelera por error, podrá encontrarla allí de nuevo. No la deje en la Papelera porque ésta podría vaciarse automáticamente.

    6. Subcarpetas [top]
      Usted puede crear subcarpetas en todas las carpetas menos "Enviados" y "Spam?".

      Para crear una subcarpeta, haga clic en la carpeta principalen la parte izquierda de la pantalla y después elija Nueva carpeta en el menu Acciones asociado a la carpeta.

    7. Número de mensajes en una carpeta [top]
      Vaya a las Acciones de la carpeta para que aparezca el número total de mensajes en dicha carpeta. Dicho número solo incluye los mensajes que figuren en las subcarpetas aunque también se mostrará el número total de mensajes.

      Nota: Los árboles de las carpetas muestran el número de mensajes no leídos y el número total.

    8. Desplazar un mensaje en una carpeta [top]
      Tiene dos posibilidades:
      • Seleccione el mensaje con el ratón y deposítelo en la carpeta de destino.
      • Vaya a las Acciones del dossier y seleccione Mover.

    Suprimir mensajes

    1. Suprimir un mensaje [top]
      Marque el mensaje correspondiente (o selecciónelo), vaya a Acciones y seleccione Suprimir. También puede mover los mensajes a la Papelera con arrastrar-soltar.

      Nota: El mensaje solo será definitivamente suprimido cuando la Papelera se haya vaciado. Si usted ha enviado un mensaje a la Papelera por error, podrá encontrarlo allí de nuevo. No la deje en la Papelera porque ésta podría vaciarse automáticamente.

    2. Suprimir una selección de mensajes [top]
      Precauciones:
      • Una vez que la papelera esté vacía, la supresión de los mensajes es irreversible. ¡Ponga mucha atención al realizar esta operación!
      • En lugar de suprimir simplemente los mensajes, puede archivarlos (ver la sección correspondiente).
      La supresión se efectúa carpeta por carpeta. En primer lugar, colóquese en una carpeta. Marque los mensajes deseados (o selecciónelos en el teclado o con el ratón). Colóquese en las Acciones y seleccione Suprimir. También puede mover los mensajes a la Papelera con arrastrar-soltar.

      Nota: Los mensajes solo serán suprimidos cuando la Papelera se vacíe. Si usted ha enviado mensajes a la Papelera por error, podrá encontrarlos allí de nuevo. No los deje en la Papelera porque esta podría vaciarse automáticamente.

    3. Vacie la Papelera [top]
      Muestre las Acciones de la Papelera y seleccione Vaciar Papelera.
    4. Vaciado automático de la Papelera [top]
      Cada vez que usted se registra, los mensajes que estan en la Papelera desde más que 7 dias so suprimidos automáticamente.

      Además, la Papelera se vacia automáticamente (incluso si usted no se registra) si nuevos mensajes entrantes necesitan el almacenaje utilizado por la Papelera.

    Buzones compartidos

    1. ¿Qué es un buzón compartido? [top]
      Un buzón compartido es compartir la dirección principal de la herramienta Mensajes con uno o varios miembros del grupo.

      Si comparte su propio buzón los miembros que elija dispondrán de un acceso completo a éste para gestionarlo con usted. Ellos podrán de este modo, leer y enviar mensajes, responder a los mensajes recibidos, clasificar y suprimir mensajes, etc.

      Así usted también podría acceder a los buzones compartidos y efectuar todas esas operaciones.

      Los buzones compartidos pueden ser consultados únicamente en la interfaz Web.
    2. ¿Para qué sirven los buzones compartidos? [top]
      Un buzón compartido permite:
      • Delegar la gestión de un buzón individual. Por ejemplo, un director comparte su buzón con su o sus secretaria(s).
      • Gestionar para varios participantes un buzón común (servicio, departamento, dirección genérica como info@dominio, etc.)
    3. Compartir un buzón [top]
      Nota: Solo cierto tipo de abonos permiten compartir el buzón de correo electrónico. Por el contrario, todos los abonos autorizan el acceso a un buzón compartido.

      Al igual que para el resto de herramientas, compartir un buzón solo tiene sentido en el contexto de un grupo: para compartir su buzón con un usuario, éste deberá tener al menos un grupo en común con usted.

      Los usuarios que accedan al buzón compartido dispondrán de un acceso total: acceso a todas las carpetas, (incluidos los mensajes que usted haya enviado en el pasado), y disponen de todos los derechos. También podrán ver los Contactos que figuren en su entorno Privado. Sin embargo, no pueden modificarlas ni añadirlas.

      ¡Atención! No comparta un buzón a la ligera: aparte de las evidentes razones de confidencialidad, tenga también en cuenta el hecho de que compartirlo hace posible la supresión de mensajes por parte de un usuario autorizado por usted.

      Tenga en cuenta lo siguiente cuando comparta su buzón:
      • Todas sus direcciones de expedidor serán igualmente compartidas a fin de permitir la selección automática de la dirección correcta del expedidor al responderle. Si posteriormente desactiva la función de compartir, las direcciones de expedidor quedarán almacenadas con terceros.
      • Usted solo gestiona los filtros y el mensaje de ausencia.
      Para compartir su buzón, diríjase a los Parámetros, en la sección Mensajes y haga clic en Derechos de acceso. Seleccione a continuación tantos miembros como desee.

      Nota: La función de compartir con el conjunto de los miembros de un grupo en una operación se puede desactivar a voluntad. En efecto. Una persona podría unirse al grupo posteriormente sin que usted lo advierta, y acceder a sus Mensajes.
    4. Acceder a un buzón compartido [top]
      Si usted dispone del acceso al menos a un buzón compartido, el selector de entorno (el menú desplegable que se muestra por defecto "Entorno: privado"), aparecerá en la herramienta Mensajes. Navegue por ese menú para acceder al correspondiente buzón. Si desea dar acceso a un buzón compartido y que el selector de entorno no vuelva a aparecer, desconecte y vuelva a conectarse.

      Tenga en cuenta lo siguiente cuando acceda a un buzón compartido:
      • La dirección correo electrónico del buzón compartido se adjuntará a sus direcciones de expedidor. Defina eventualmente una firma para la dirección del buzón compartido (siga la secuencia: Parámetros>Mensajes>Firmas). Esta firma será propia e intransferible. Las otras direcciones de expedidor del propietario del buzón también se añaden, para que la dirección correcta sea automáticamente seleccionada al dar una respuesta. Para estas direcciones, no puede definir firma.
      • Se aplicarán los Parámetros de visualización de los Mensajes (la fuente, por ejemplo). Sin embargo, solo el propietario del buzón está en condiciones de modificar los filtros, el mensaje de ausencia, etc.
      • La búsqueda se efectúa en los mensajes del buzón compartido.
      • Cuando llame a los Contactos durante la redacción de un mensaje, se mostrarán los Contactos del propietario del buzón compartido, así como los Contactos de los grupos que éste tenga en común con usted. La sugerencia de direcciones funciona con el mismo conjunto de contactos.
      • Cuando registre a un expedidor como contacto, al inicio de un correo electrónico, solo se mostrarán los grupos que tenga en común con el propietario del buzón compartido. Naturalmente, solo podrá crear un contacto en un grupo si está autorizado a Añadir contenido.
    5. Dejar de compartir un buzón [top]
      En cualquier momento, usted podrá dejar de compartir su buzón. Busque los Derechos de acceso, pase el ratón sobre el miembro a eliminar y haga clic sobre el icono -. La modificación se realizará de inmediato.

    Controle el buzón externo de direcciones de correo electrónico (POP3)

    1. ¿Dirección externa POP o IMAP? [top]
      Sus otras eventuales direcciones de correo electrónico pueden configurarse aquí para permitirle recibir y enviar mensajes. La mayoría de servidores terceros proponen un modo POP y un modo IMAP.
      • Elija POP para reagrupar todas sus direcciones de correo electrónico en el buzón de la herramienta Mensajes.
      • Elija IMAP para gestionar sus direcciones correo electrónico en los diferentes buzones. IMAP facilita también la gestión de un mismo buzón desde varios accesos: interfaz web, programa de mensajería para ordenador, smartphone, tablet, etc.
    2. Acceso a las direcciones externas [top]
      Haga clic en Parámetros de Mensajes en la sección Direcciones externas.
    3. Características [top]
      La oficina virtual puede comprobar la mayoría de direcciones de correos electrónicos externos: POP3 (ISP), Google, Yahoo, etc. Usted puede por lo tanto recolectar todas sus direcciones de correos electrónicos en un solo interfaz que usted pueda utilizar por todas partes.
    4. Agregar una cuenta POP3 [top]
      En las Direcciones externas, clic en Nuevo. Haga clic en uno de los grandes proveedores si su dirección se la suministra alguno de ellos. el nombre del servidor y de la securización se gestionarán de forma automática.

      En caso contrario, clic en Otro (POP). También puede escribir manualmente la dirección del servidor y optar preferentemente por una conexión disponible.

      Elija las opciones: por defecto, los mensajes se suprimen del tercer servidor. En esta sección encontrará disponibles explicaciones más detalladas.

    5. Opción: dejar los mensajes en el servidor [top]
      Los mensajes serán conservados en el tercer servidor. Active esta opción con prudencia.

      Por una parte, si el servidor no se vacía jamás, podría saturarse y rechazar los nuevos mensajes entrantes. Asegúrese de limpiar regularmente el buzón en el tercer servidor.

      Por otro lado, para determinar qué mensajes son nuevos, ContactOffice almacena la lista de los mensajes ya descargados. Esta lista es limitada. Si el tercer servidor contiene más mensajes que la memoria de la oficina virtual, el relevo no podrá efectuarse: el relevo automático se desactivará y el relevo manual fallará.

    6. Opción: descargar únicamente los nuevos mensajes [top]
      Si deja los mensajes en el tercer servidor, asegúrese de activar esta opción para que solo los nuevos mensajes sean descargados.
    7. Opción: relevo automático [top]
      Los mensajes se descargarán automáticamente aunque usted no se encuentre conectado.
    8. Compruebe manualmente [top]
      Haga clic en Bajar esta cuenta solamente o en Bajar todas las cuentas. Una barra del progreso le informa del estado. Usted puede cancelar la transferencia en cualquier momento elijiendo Cancelar.

      Compruebe automaticamente para evitar las complicaciones.

    9. Dirección del remitente para las respuetas [top]
      Si usted comprueba direcciones externas con POP3, agregue estas direcciones en sus Datos personales. La dirección buena será seleccionada automáticamente cuando usted contesta a un mensaje.
    10. Editar una cuenta POP3 [top]
      Editar puede ser necesario si un ajuste es incorrecto o si su contraseña ha cambiado.

      Enseñe las listas de cuentas POP3 elijiendo POP3 y haciendo clic en Editar al lado de la cuenta.

    11. Suprimir la cuenta POP3 [top]
      Enseñe las listas de cuentas POP3 elijiendo POP3 y haciendo clic en Editar al lado de la cuenta. Los mensajes comprobados ya no están afectados por la destrucción de la cuenta.

    Controle el buzón externo de direcciones de correo electrónico (IMAP)

    1. ¿Dirección externa POP o IMAP? [top]
      Sus otras eventuales direcciones de correo electrónico pueden configurarse aquí para permitirle recibir y enviar mensajes. La mayoría de servidores terceros proponen un modo POP y un modo IMAP.
      • Elija POP para reagrupar todas sus direcciones de correo electrónico en el buzón de la herramienta Mensajes.
      • Elija IMAP para gestionar sus direcciones correo electrónico en los diferentes buzones. IMAP facilita también la gestión de un mismo buzón desde varios accesos: interfaz web, programa de mensajería para ordenador, smartphone, tablet, etc.
    2. Características [top]
      Usted puede consultar los buzones alojados en el servidor de tercera parte IMAP.

      Utilizando el cliente IMAP, los mensajes se ven simplemente en el interfaz de la oficina virtual, pero no son almacenados, con el fin de evitar la duplicación de almacenamiento. El servidor de tercera parte es el único para almacenar los mensajes.

      Es normal que el cliente IMAP es un poco lento, ya que debe obtener los mensajes desde el servidor de tercera parte a través de Internet, que es mucho más lento que ir a buscarlos desde sus servidores locales propios.

      Los mensajes que envía desde la oficina virtual se almacenan en la carpeta de mensajes enviados en el servidor de tercera parte. Cuando se escribe un mensaje, asegúrese de que la dirección del remitente seleccionada es la mencionada en la configuración del servidor remoto.

      Las características siguientes están disponibles si el servidor remoto las maneja:

      • Tags (Nota: en este caso, uno tag no puede tener espacios)
      • Búsqueda
      • Clasificar
      Nota: Este cliente IMAP sin almacenamiento no está recomendado para importar o exportar mensajes.
    3. Limitaciones [top]
      Dado que los mensajes no se almacenan en ContactOffice, el cliente IMAP tiene sus limitaciones. Las siguientes características no están disponibles:
      • Acuse de recibo
      • Filtros
      • Comentarios en un mensaje
      • Archivar
      • Threads
      • Importar mensajes en un servidor remoto

      Además:

      • No es posible mover una carpeta entre una dirección de IMAP y su dirección principal. Esta característica no está diseñada para la importación de mensajes.
      • Mensajes con archivos adjuntos no se muestran como tales (no hay iconos adjuntos)
      • Mensajes que han sido contestados o reenviados se muestran como tales, pero no más que la sesión actual.
      • Para utilizar el cliente IMAP, usted necesita una dirección principal en ContactOffice, incluso si usted no lo utiliza.
    4. Acceso a las direcciones externas [top]
      Haga clic en Parámetros de Mensajes en la sección Direcciones externas.
    5. Configuración [top]
      • Seleccione IMAP en el menú Servidores remoto.
      • Haga clic en Añadir.
      • En el campo del correo electrónico, escriba la dirección exacta de correo electrónico en el servidor remoto. Esta dirección se agregara automáticamente en sus datos personales, de modo que usted pueda enviar mensajes con él.
      • En el campo tipo, podrá elegir entre una conexión IMAP o IMAP-S (protegida). Nota: es posible que su servidor remoto no acepta conexiones IMAPS-S.
      • Por último, introduzca la dirección del servidor remoto, así como su nombre de usuario y contraseña.
      • Haga clic en Guardar y marque la casilla delante del servidor remoto para activarlo.
      Cuando la configuración se acabo, aparece una nueva carpeta en la herramienta de Mensajes. Su nombre es la dirección de correo electrónico en el servidor remoto.

      Nota: Algunos servidores IMAP almacenan todas las carpetas en la Bandeja de entrada. Por lo tanto, el interfaz de la oficina virtual mostrará los mensajes de la Bandeja de entrada en la carpeta principal (la llamada con la dirección de correo electrónico en el servidor remoto) y no en una carpeta llamada "Bandeja de entrada". Las otras carpetas también aparecerán en esta carpeta principal.

    Acceso con un programa informático POP3

    1. Características [top]
      Si su suscripción lo permite, usted puede comprobar su casilla con un programa informático tradicional.
    2. Programa informático compatible [top]
      Todos los programas informáticos POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
    3. Configuración del programa informático [top]
      Cree una nueva cuenta en el programa informatico del correo electrónico usando los ajustes siguientes:
      • Cuenta POP3: USUARIO
      • Contraseña de la cuenta POP3: su ContactOffice contraseña
      • Servidor POP3: pop.contactoffice.com
      Para conseguir ayuda para crear una cuenta en su programa informático, vea su documentación del programa informático.
    4. Relé SMTP (servidor de envío) [top]
      Con el relé SMTP (servidor de envió), usted no tiene que modificar el servidor del SMTP en su ordenador portátil cada vez que se conecta a otra red.

      Nota: Este relé SMTP no se debe utilizar para enviar correo electrónico no solicitado o para el envió masivo de correos (solicitados o no). Para garantizar una calidad de servicio, el número de mensajes que usted puede enviar y el número de destinatarios por mensaje es limitado. En caso de abuso, la administración puede bloquear su acceso al relé SMTP sin aviso anterior.

    5. Acceso POP3 e interfaz del Web [top]
      Si usted configura el correo electrónico del programa informático para dejar los mensajes en el servidor, usted podrá tener acceso en cualquier momento usando el interfaz del Web. No deje su archivo de correos electrónicos este lleno; sino los mensajes entrantes serán rechazados.

      Si usted configura su programa informático para suprimir los mensajes del servidor, éstos serán movidos a la basura cuando usted los baje. Usted no tiene que utilizar el interfaz del Web de vez en cuando para vaciar la basura: será vaciado automáticamente si los nuevos mensajes entrantes necesitan el espacio del disco ocupado por la basura.

      Si usted utiliza los filtros que mueven mensajes a otra carpeta, usted no podrá bajar estos mensajes con su programa informático POP3. Mensajes en el "Spam?" La carpeta no será bajada tampoco: usted tiene que conectarse con el interfaz del Web de vez en cuando para comprobar si un mensaje válido se almacena en esta carpeta. IMAP4 no tiene esas limitaciones.

    Acceso con el programa informático IMAP4

    1. Características [top]
      Si su suscripción lo permite, usted puede comprobar su buzón con el programa informático tradicional.

      Ventajas de IMAP sobre POP3

      • IMAP permite que usted tenga acceso a todos sus mensajes (las carpetas personales y mensajes enviados incluidos), mientras que usted pueda conseguir solamente nuevos mensajes en el buzón de entrada con POP3. En otras las palabras, IMAP permiten una sincronización entre ContactOffice y un correo electrónico del programa informático. La sincronización se puede limitar a las carpetas que usted utiliza con frecuencia. Además, si usted instaló su programa informático para bajar el mensaje completo, usted puede utilizar su mensajería fuera de línea.
      • El IMAP guarda siempre los mensajes en el servidor. Dependiendo de las circunstancias, usted tiene acceso a todos sus mensajes usando el ContactOffice Web interfaz o su programa informático, sin el riesgo de perder cualquier mensaje.
      • IMAP es más rápido porque baja solamente los encabezamiento de página (remitente, tema, etc.). Cuando usted desea leer el mensaje, se baja el contenido restante (cuerpo y los accesorios de mensaje). Su computadora tiene por lo tanto que estar conectada con el Internet si usted desea leer mensajes (a excepción de los mensajes que se hayan ya bajados completamente).
    2. Programa informático compatible [top]
      Todos los programa informático compatibles IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
    3. Configuraciones del programa informático [top]
      Cree una nueva cuenta en el correo electrónico dem programa informático usando los ajustes siguientes:
      • Cuenta IMAP4: USUARIO
      • Contraseña de la cuenta IMAP4: su ContactOffice contraseña
      • IMAP4 servidor: imap.contactoffice.com
      Para conseguir ayuda sobre la creación de una cuenta en su programa informático, vea su documentación del programa informático.

      Tips

      • Porque los nombres de la carpeta no son estándares, el programa informático puedo detectar solamente el buzón de entrada y la basura. Otras carpetas especiales (enviadas y los bosquejos) podrían no poder ser detectado y el programa informático creará sus propias carpetas especiales. Usted puede forzar el programa informático para utilizar las carpetas de ContactOffice cambiando los ajustes de los nombres de la carpeta en "artículos enviados" ("no enviado") y "bosquejos". En perspectiva, enseñe las características de la cuenta del IMAP, seleccione la lengüeta del IMAP y corrija el nombre de la carpeta.
      • Cuando Outlook se conecta primero, sólo el buzón de entrada se marca con una cruz para la sincronización. Marque con una cruz otras carpetas si usted quiere que sean sincronizadas también.
      • Cuando usted contesta a un correo electrónico usando el programa informático, la respuesta se almacena en una carpeta "artículos enviados". Usted desplazar este mensaje a la carpeta ContactOffice enviada o corregir sus ajustes del programa informático.
      • Relé SMTP (servidor de envío) [top]
        Con el relé SMTP (servidor de envió), usted no tiene que modificar el servidor del SMTP en su ordenador portátil cada vez que se conecta a otra red.

        Nota: Este relé SMTP no se debe utilizar para enviar correo electrónico no solicitado o para el envió masivo de correos (solicitados o no). Para garantizar una calidad de servicio, el número de mensajes que usted puede enviar y el número de destinatarios por mensaje es limitado. En caso de abuso, la administración puede bloquear su acceso al relé SMTP sin aviso anterior.

      • Acceso IMAP y Web interface [top]
        Usando IMAP4 no tiene efecto en la interfaz Web.

        Cuando usted suprime un mensaje en su software, su titulo aparece tachado en la ContactOffice interfaz Web. Eso significa que el mensaje ha sido suprimido en el software pero no en el servidor. Para suprimirlos en el servidor, use una instrucción especial en su software ("Vacie mensajes suprimidos" en el menu Modificar Outlook).

      • Importar y exportar mensaje [top]
        Usando IMAP4, usted puede importar facilmente los correos que han sido recibidos o enviados usando software de correos o, a la inversa, exportar correos recibidos o enviados a un software tradicional.

        En su software, mensajes son unidos a una cuenta existente; la llamaremos cuenta usual. Crear una otra cuenta (una cuenta IMAP4 conectando a ContactOffice) y después desplazar carpetas o mensajes de una cuenta a la otra usando arrastrar-soltar. Cuando usted ha acabado, suprima la cuenta IMAP4.

        • Importar mensajes: desplazar carpetas o mensajes de la cuenta usual a la cuenta IMAP4.
        • Exportar mensajes en su software: desplazar las carpetas o mensajes de la cuenta IMAP4 a la cuenta usual.

    Mobile synchronization

    1. Funcionalidades [top]
      Sincronice las aplicaciones de su smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) con los Mensajes, Calendarios y Contactos de ContactOffice. Acceda a los datos de ContactOffice directamente en las aplicaciones del teléfono (por ejemplo: la aplicación Calendario del iPhone) y sincronice.

      Podrá sincronizar varios dispositivos y ContactOffice actuará como servidor de sincronización.

      Si ocurriese un problema durante alguna sincronización (pérdida de red, teléfono descargado, etc.), la siguiente sincronización considerará que los datos actualizados figuran en ContactOffice.

      Por último, esta sincronización conserva los datos que ya estén en su teléfono.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Asegúrese de que dispone de una conexión estable y rápida.
      2. Vaya a "Ajustes" en su aparato.
      3. Pulse en 'Mail', 'Contactos' o 'Calendario'.
      4. Pulse en "Cuentas" y después en "Añadir una cuenta".
      5. Pulse en 'Exchange'.
      6. Introduzca los datos de conexión en ContactOffice:
        • Dirección: su dirección correo electrónico en ContactOffice
        • Contraseña: su contraseña por ContactOffice
        • Descripción: introduzca 'ContactOffice'
      7. Pulse "Siguiente":
        • Nombre del servidor: www.contactoffice.com
        • Nombre del usuario: USUARIO (su identificador por ContactOffice)
      8. Pulse en "Siguiente" y su dispositivo comprobará la configuración. En general, sincronizará 5 tipos de datos (Mail, Contactos, Calendario, Avisos y Notas). Desactive los Avisos y Notas porque ContactOffice no los maneja. Desactive otras herramientas si lo desea.
        A continuación pulse en "Grabar"
        Note: al final de esta etapa, los datos comenzaran a ser descargados. La duración de la primera sincronización dependerá naturalmente del número de datos.
      9. Por defecto, su aparato sincroniza los correos para los últimos 7 días. Puede modificar este periodo en 'Ajustes' > 'Mail' > La descripción de la cuenta que haya elegido > 'Emails a sincronizar'
      Nota: ayuda para iOS 10.
    3. Android (Samsung, etc.) [top]
      Dada la gran variedad de versiones de Android, no es posible ofrecer una guía detallada para cada una de ellas.

      En general:

      1. Asegúrese de que dispone de una conexión estable y rápida.
      2. Vaya a los "Parámetros" de su dispositivo.
      3. Vaya a la pestaña 'Cuentas' y pulse en 'Cuentas' por encima de 'Mis cuentas'.
      4. A continuación pulse en 'Añadir cuenta'.
      5. Pulse en 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      6. Introduzca los datos de conexión en ContactOffice, probablemente a través de la 'Configuración manual':
        • Dirección correo electrónico: su dirección correo electrónico ContactOffice
        • Identificador: USUARIO
        • Contraseña: su contraseña ContactOffice
        • Servidor: www.contactoffice.com
        • SSL: sí
      7. Su dispositivo está intentando conectarse al servidor.
        Atención, pueden pasar unos minutos hasta que los datos sean visibles.
      8. Adapte los parámetros a su gusto.
      9. De un nombre a su conexión y a continuación pulse en 'Terminado'.
      10. La sincronización de los datos se inicia.
        Si no es así, vuelva a las etapas 2 y 3 y a continuación pulse en 'Sincronizar todos'.
        La duración de la primera sincronización dependerá, obviamente, del número de datos.
    4. Otros [top]
      Todos los aparatos y programas capaces de sincronizarse con un servidor Exchange (protocolo ActiveSync) pueden sincronizarse con ContactOffice:
      • Windows Phone
      • Correo (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: directamente para las versiones recientes y a través del programa AstraSync para las versiones más antiguas
      • Nokia a través de "Mail for Exchange"
      • eM Cliente
      • etc.
      Indique como parámetros sus identificadores (USUARIO) y contraseña ContactOffice, su dirección de correo electrónico y nombre del servidor: www.contactoffice.com. Opte preferentemente por una conexión segura.

    Sincronización con Outlook

    1. Funcionalidades [top]
      Outlook (2013, 2016) se sincroniza directamente con ContactOffice.

      La sincronización con Outlook afecta a la mensajería, contactos y calendario. Los datos que figuren en ContactOffice aparecerán en Outlook pero en una cuenta separada. Los datos ya presentes en Outlook no aparecerán en ContactOffice, excepto si son importados a ContactOffice.

      Nota: Outlook se desconectará del servidor si ocurriese algún problema durante alguna sincronización. Para volver a conectarse al servidor, seleccione la pestaña "Enviar/Recibir" y haga clic dos veces en el botón "Fuera de conexión".

    2. Configuración [top]
      1. Seleccione la pestaña "Archivo"
      2. En la columna de la izquierda, seleccione "Información" si no está ya seleccionada y a continuación haga clic en el botón "Añadir una cuenta".
      3. Seleccione "Configuración manual o tipos de servidores complementarios". Haga clic en "Siguiente"
      4. Seleccione "Servicio compatible Outlook.com o Exchange ActiveSync". Haga clic en "Siguiente"
      5. Indique su nombre, dirección de correo electrónico, servidor de mensajería (www.contactoffice.com), nombre de usuario (USUARIO) y contraseña ContactOffice. Haga clic en "Siguiente".
      6. Haga clic en "Finalizar".

    Acuse de recibo

    1. Definición [top]
      Un acuse de recibo confirma que el mensaje fue abierto por el destinatario, pero no garantiza que el mensaje fue leído. Por otra parte, el destinatario no esta obligado de enviar un acuse de recibo, mismo si el mensaje fue leído. Se puede también que su programa de correos electrónicos no propone esta funcionalidad.

      El acuse de recibo es un correo electrónico; su contenido varia según el programa de correo electrónico utilizado. Habitualmente, su asunto es el mismo que el del mensaje original.

    2. Solicitar un acuse de recibo [top]
      Cuando envía un mensaje, seleccione la casilla Solicitar acuse de recibo.
    3. Enviar un acuse de recibo [top]
      Cuando un mensaje recibido solicita un acuse de recibo, el texto siguiente aparecerá: "El remitente de este mensaje ha pedido ser notificado cuando usted leyó este mensaje. ¿Usted desea notificar el remitente?". Pulse en SI o No.

    Prioridades

    1. Definición [top]
      La prioridad de un correo electrónico informa el destinatario de la urgencia del mensaje. No tiene ningún efecto en los servidores de correos electrónicos; es decir un mensaje con prioridad alta no será enviado más rápidamente.
    2. Dar una prioridad [top]
      Cuando envía un mensaje, seleccione su prioridad en el menú desplegable al lado de Prioridad. El valor por defecto es "normal".
    3. Visualizar la prioridad [top]
      Un mensaje de alta prioridad o de la más alta prioridad aparecerá con una señal de exclamación en rojo.

    Tags

    1. ¿Para qué sirven las etiquetas? [top]
      Las etiquetas permiten organizar sus datos en función de etiquetas como por ejemplo, Urgente, Importante, etc. y/o según los proyectos, clientes, etc. La primera etapa consiste en crear sus propias etiquetas.
    2. Acceso a los etiquetas [top]
      Seleccione cualquier dato, visualice sus Acciones y seleccione etiquetas.
    3. Crear un etiqueta [top]
      Ver las etiquetas de un determinado dato y hacer clic en Adjuntar. Introduzca un nombre y elija eventualmente un color para esa etiqueta.
    4. Modificar una etiqueta [top]
      Los nombres de las etiquetas no pueden ser modificados una vez que han sido creados. Sin embargo, es posible modificar su color.
    5. Eliminar una etiqueta [top]
      En la parte izquierda de la pantalla, vaya a Acciones de la etiqueta y seleccione Suprimir.
    6. Atribuir una etiqueta a un dato [top]
      Seleccione etiquetas en lasAcciones del dato. En la ventana de las etiquetas, marque una o varias casillas, según las etiquetas que desee atribuir. A continuación podrá atribuir otras etiquetas o retirarlas.

      Otro método: seleccione una etiqueta a la izquierda sin soltar el botón del ratón y desplace la etiqueta hacia el dato que desee (arrastrar-soltar). También podrá partir del dato y depositarlo sobre la etiqueta.

    7. Mostrar los datos con una determinada etiqueta [top]
      Existen dos posibilidades:
      • Clic sobre una etiqueta en la parte izquierda de la pantalla. Si la lista de etiquetas no aparece, ábrala clicando sobre el triángulo.

        Para volver a la vista normal, haga clic en la carpeta en la que esté (Mi calendario, Mis contactos, etc. según la herramienta.

      • Abra la búsqueda avanzada y seleccione un etiqueta.
    8. Atribuir una etiqueta con los filtros [top]
      Los filtros le permitirán atribuir automáticamente, una etiqueta en función de ciertas condiciones (expedidor, asunto, etc.).

    Comentarios

    1. Añadir un comentario [top]
      Podrá añadir un comentario a un correo electrónico. Será diferente del propio correo electrónico y solo será visible para usted.

      Seleccione Comentario en las Acciones de un mensaje. Los mensajes con un comentario se señalan por un pictograma.

    2. Atribuir un comentario con los filtros [top]
      Los filtros le permitirán atribuir automáticamente, un comentario en función de ciertas condiciones (expedidor, asunto, etc.).

    Antispam

    1. Definición [top]
      El antispam actúa en un nivel del servidor del correo y explora cada mensaje entrante para suprimir automáticamente el Spam (correo electrónico).

      Los filtros funcionan después del antispam: la contestación automática (que es un filtro especial) no contestará al correo del Spam.

    2. Notificación [top]
      Los mensajes considerados como Spam se ponen automáticamente en la carpeta Spam?. Compruebe de vez en cuando que un mensaje válido no se haya considerado como Spam.
    3. Marcar un correo electrónico como no spam [top]
      Puede ocurrir que un mensaje legítimo sea considerado como spam y por tanto, esté en la carpeta Spam?. Si desea señalar ese hecho, seleccione Marcar en las Acciones y a continuación elija Como no spam. Automáticamente el mensaje será desplazado a la carpeta de recepción y su sistema mejorará.
    4. Marcar un correo como spam [top]
      Si no ha sido detectado un spam como tal y usted desea informar de su existencia, seleccione Marcar en las Acciones y a continuación elija Como spam. Automáticamente el mensaje será desplazado a la carpeta Spam? y su sistema mejorará con el tiempo.

    Importar

    1. Importar archivos [top]
      Usted puede importar mensajes de correo electrónico en el formato .eml (Outlook).
      1. Almacenar los archivos .eml en una carpeta llamada "mail"
      2. Si lo desea, puede almacenar los archivos .eml en subcarpetas cuyos nombres coinciden con los nombres de las carpetas de la oficina virtual: "Bandeja de entrada", "Enviados", etc. Si la subcarpeta no existe en la oficina virtual, se creará automáticamente.
      3. Zip la carpeta de correo
      4. Haga clic en Importar y seleccione el archivo zip.
    2. Importar y exportar mensaje [top]
      Usando IMAP4, usted puede importar facilmente los correos que han sido recibidos o enviados usando software de correos o, a la inversa, exportar correos recibidos o enviados a un software tradicional.

      En su software, mensajes son unidos a una cuenta existente; la llamaremos cuenta usual. Crear una otra cuenta (una cuenta IMAP4 conectando a ContactOffice) y después desplazar carpetas o mensajes de una cuenta a la otra usando arrastrar-soltar. Cuando usted ha acabado, suprima la cuenta IMAP4.

      • Importar mensajes: desplazar carpetas o mensajes de la cuenta usual a la cuenta IMAP4.
      • Exportar mensajes en su software: desplazar las carpetas o mensajes de la cuenta IMAP4 a la cuenta usual.

    Archivado

    1. Definición [top]
      El archivo le permite de exportar mensajes para liberar espacio de disco sin suprimir viejos mensajes;

      Los mensajes son archivados en un fichero con la extensión .eml (formato Outlook, comprimidos en un fichero .zip y puestos en Documetos (si el espacio es suficiente).

    2. Crear un archivo [top]
      • Vaya en la carpeta (o subcarpeta) donde usted quiere archivar los mensajes.
      • Si usted solo quiere archivar algunos mensajes, seleccionelos seleccionando las cajas adecuadas.
      • Después haga clic en Archivo y decide si usted quiere archivar los mensajes seleccionados, todos los mensajes, o todos los mensajes en una carpeta mas antigua que una fecha dada. Una opción le permite de suprimir todos los mensajes despues de archivar.
      • El archivo se crea automáticamente y esta puesto en Documentos, si hay espacio disponible. El nombre del fichero de archivo es la fecha de creación de este fichero pero usted lo puede retitular.
    3. Utilizar un archivo [top]
      Usted puede almacenar su archivo en Documentos y/o bajarlo en su ordenador.

      Para ler un archivo, bajelo y abrelo haciendo clic dos veces. La lista de todo los mensajes archivados aparece; ellos estan en el formato .eml (compatible con Outlook). Abre un mensaje haciendo clic dos veces.

    Imprimir

    1. Imprimir mensajes [top]
      Ir a Acciones de un mensaje y seleccioneImprimir.

    Ajustes

    1. Acceso a los Parámetros [top]
      Puede acceder a los Parámetros de varias maneras:
      • En el menú horizontal de las herramientas, elija el icono de los Parámetros.
      • Cuando esté en una herramienta, haga clic en el botón "..." en las Acciones y elija Parámetros.
      • Haga clic en su nombre en la parte superior derecha de la pantalla para que aparezca el menú y elija Parámetros.
    2. Mostrar las imágenes externas [top]
      Si un mensaje contiene imágenes externas, es decir, imágenes que figuren en un tercer servidor y no directamente en el interior del mensaje, no serán mostradas por defecto. Las imágenes externas pueden informar al expedidor de que usted ha abierto el mensaje y a partir de entonces comprobar claramente que su dirección es válida y se encuentra activa. Esta información es muy útil para las personas que envían spam.

      Sin embargo, si aún desea mostrar las imágenes externas, active esta opción.

    3. Modo compacto [top]
      En el modo compacto, la lista de los mensajes de una carpeta, muestra un mayor número de mensajes, siempre que cada mensaje ocupe una sola línea, ya que normalmente ocupan dos líneas.
    4. Transferencia automática [top]
      En el intitulado Expedición automática, indique la dirección de correo electrónico deseada. Los correos transferidos son automáticamente suprimidos de la cuenta que efectúa la transferencia.

      Para terminar la transferencia automática, suprime la dirección que figura en ese campo.

      Cuidado con no crear bucles! Si la dirección proveída para la transferencia automática reenvía a la misma dirección, el bucle hará que los mensajes se multipliquen, hasta se podrá perder todos los mensajes. De la misma manera, si desea cargar los mensajes de una dirección de correo externa en POP3 y que transfiere todos los correos electrónicos recibidos a esta misma dirección, creara un bucle.

    5. Mensaje de ausencia [top]
      Active el mensaje de ausencia cuando no vaya a acceder a su buzón durante algún tiempo (vacaciones, viajes, etc.). Puede especificar las fechas de inicio y final. También podrá modificar el asunto y el mensaje por defecto. Se recomienda añadir un mensaje a fin de advertir a sus interlocutores de su fecha de retorno, de la persona de contacto para las urgencias, et.

    Cuenta

    1. Limite de tamaño [top]
      Cual sea su suscripción, un mensaje que se recibe no puede exceder 50 MB.

      El tamaño máximo para un mensaje recibido (texto y archivo adjunto) esta también limitado por su espacio disponible en su buzón, depende de su espacio disponible en su suscripción y del espacio que ya utilizo. Un indicador aparece debajo de la lista de las carpetas.

      Para aumentar el espacio disponible, archivar o suprimir mensajes antiguos, o procúrese una suscripción superior.

    2. Sufijos de las direcciones de correo electrónico [top]
      Usted puede dar o añadar en una forma Web una dirección de correo electrónico, de modo que usted esté enterado si su dirección de correo electrónico se ha transmitido a una tercera persona. Si su dirección de correo electrónico tiene la forma nombre.apellido@domain, una dirección añadida como sufijo tiene la forma nombre.apellido+suffijo@domain. Ejemplo: con john.smith@domain, puede usar john.smith+amazon@domain.

    Dirección de correo electrónico con su propio nombre de ámbito

    1. ¿Qué es una dirección correo electrónico con su propio nombre de dominio? [top]
      En vez de una dirección de correo electrónico creada en el nombre de ámbito de ContactOffice, usted puede utilizar su propio ámbito directamente en nuestros servidores. Nuestros servidores entonces se convertirán en los servidores del correo electrónico del funcionario de su nombre de ámbito.

      Condiciones

      • Usted debe poseer un nombre de ámbito. No vendemos nombres de dominio: si usted no tiene uno, entre en contacto con a revendedor.
      • Usted tiene que poseer una cuenta pagable.

      Implicaciones

      • Si existe, la dirección de correo electrónico con el nombre de dominio ContactOffice sera destruida y podría ser dada a un otro utilizador. Si usted utiliza esta dirección, deberia informar sus contactos del cambio de dirección.
      • Todos los correos enviados a cualquier dirección de su nombre de dominio llegaran a nuestros servidores: por eso no es posible de transferir solo algunas direcciones.
      • Si usted ya tiene un servidor de correo electrónico para su nombre de dominio, respecte el procedimiento para evitar de perder mensajes.
    2. Procedimiento si no servidor de correo es definido para su dominio [top]
      1. Modifique usted mismo (o solicítelo a la empresa con la que ha registrado su dominio) que modifique los "MX records" (MX = mail exchangers) de la siguiente forma:

        sunombre.com MX preferencia = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        sunombre.com MX preferencia = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        Nota: Las dos entradas son importantes para garantizar un buen load balancing y fail over.
        Nota: El "." al final de línea es indispensable, ya que sin él, los MX records serán erróneos.
      2. La propagación de los DNS exige un plazo (entre unas horas o unos días). Por tanto, espere al menos 24 horas para que la propagación sea efectiva.
      3. Una vez que la propagación sea efectiva, contacte con nosotros por correo electrónico y comuníquenos su nombre de dominio, así como su identificador y dirección de correo.

        Si hubiese que crear varias direcciones comuníquenos la lista de dichas direcciones y los identificadores correspondientes

        También puede pedir alias para cada dirección de correo electrónico.
    3. Procedimiento si un servidor correo electrónico está actualmente en servicio para su dominio [top]
      Respete bien el procedimiento para evitar perder los mensajes.
      1. Contáctenos por correo electrónico y comuníquenos su nombre de dominio, identificador y dirección correo electrónico.

        Si se debieran crear varias direcciones, comuníquenos la lista de dichas direcciones así como los correspondientes identificadores.

        Puede solicitar alias para cada dirección de correo electrónico.
      2. Modifique usted mismo (o pida a la compañía con la que usted ha registrado su nombre de dominio) que modifique los "MX records" (MX = mail exchangers) de su nombre de dominio, de la forma siguiente:

        sunombre.com MX preferencia = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        sumombre.com MX preferencia = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        Tome nota del antiguo valor del MX record y encuentre su dirección IP para poder continuar accediendo al antiguo servidor.
        Nota: Las dos entradas son importantes para garantizar un buen load balancing y fail over.
        Nota: El "." al final de línea es indispensable, ya que sin él, los MX records serán erróneos.
      3. La propagación de los DNS exige un espacio de tiempo (entre unas horas o unos días). En dicho intervalo, puede continuar con su correo en el antiguo servidor, configurando su programa de mensajería para acceder al antiguo servidor en su dirección IP.
    4. Activación de SPF [top]
      SPF es una técnica sencilla que permite reducir la probabilidad de que un tercero utilice su dominio para enviar correos electrónicos. La SPF vuelve a declarar en el DNS qué servidores están autorizados a enviar emails con su dominio como dirección de expedidor. En concreto, basta con crear un registro de tipo TXT en la configuración de su dominio. Le rogamos que informe a nuestro proveedor de los nombres del dominio (documentación y soporte), para ver la manera en la que deberá proceder.
      • Si envía emails únicamente a través de los servidores de ContactOffice (interfaz Web, servidor de envío desde el ordenador, smartphone, tablet), utilice:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com -all
      • Si envía emails también a través de otros servidores, utilice:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com ~all
        ¡Tenga en cuenta la diferencia entre el guion (-) y la tilde (~)!
     

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