Envío de mensajes

  1. Create a message [top]
    In the New menu, select Message
  2. Cree un borrador [top]
    Mientras que escriba un mensaje, elija Guardar para guardar el mensaje como borrador. No se envía y se coloca automáticamente en la carpeta de los borradores. Para resumir la escritura y/o enviar el mensaje, vaya a los borradores y haga clic en el mensaje.
  3. Send a SMS [top]
    Incorpore el número completo en el formato internacional (país + zona + número) seguido de @SMS (eg: 32475123456@SMS). Los accesorios no se envían a estos recipientes.
    Nota: Le aconsejamos firmar su SMS de modo que los recipientes sepan de quién están viniendo. Además, si usted desea una respuesta de SMS, escriba su propio número en el mensaje.
  4. Send a fax [top]
    Incorpore el número completo en el formato internacional (país + zona + número) seguido por el @fax (eg:322123456@FAX). El cuerpo del mensaje se envía en la primera página, mientras que los accesorios se envían en las páginas siguientes.
    NB: Le aconsejamos firmar sus faxes de modo que los recipientes sepan de quién están viniendo. Además, si usted desea una respuesta al lado del fax, escriba su propio número en el mensaje.
  5. Direcciones del remitente [top]
    Usted puede tener varias direcciones del correo del remitente. Estas direcciones tienen que ser incorporadas en sus datos personales

    uando escriba un mensaje, elija De para corregir sus datos personales y agregar (o corregir) una dirección de correo electrónico.

    Al escribir un mensaje, seleccione una dirección del remitente en el menú pull-down al lado de De. Usted puede fijar la dirección del remitente por defecto haciendo un clic en Preferencias.

Libreta de direcciones

  1. Address autosuggest [top]
    Enter the first letters from a firstname, a lastname or an e-mail address to display a suggestions list. These suggestions come from all your contacts types: private contacts, group contacts and group members.
  2. Usar la libreta de dirección [top]
    Al escribir un mensaje, usted puede llenar a, campos del cc y de Bcc usando la herramienta del libro de dirección: elija A, Cc o Bcc. Apenas seleccione las casillas al lado de los contactos elegidos y los campos serán completados por consiguiente.
  3. Enviar un mensaje a todos los miembros de un grupo [top]
    Click on To. Select the group in the pull-down menu then select Group members in the left column. Tick the Bcc checkbox next to All members. This way, e-mail addresses will not be shown to all group members. If you wish that addresses are displayed, tick the To or Cc checkbox.
  4. Agregue las direcciones a la libreta de direcciones [top]
    Cuando un correo electrónico está abierto,elija la dirección de correo para agregarlo al la libreta de dirección.

Listas de contactos

  1. Definición [top]
    Las listas permiten que usted agrupe varios contactos de los diversos libros de direcciónes de modo que usted pueda enviar el mismo mensaje a todos estos contactos en una sola operación.

    Usted puede agrupar varias direcciones y combinar diversos métodos que envían (a, el cc o Bcc) así como diversos canales de comunicaciones (email, SMS, fax) si su oficina virtual lo permite.

    El número de listas que usted puede crear y el número de recipientes pueden contener depende de su suscripción.

    Aunque pueden ser bidireccionales (si usted pone todas las direcciones en el cc: y el suyo en Hacia), las listas es algo unidireccional.

    Nota: las listas no se pueden utilizar fuera de la oficina virtual.

  2. Cree una lista privada [top]
    Haga clis en Listas en la barra de menuy seleccione Privado en el otro menu. Cree su lista seleccionando direcciones adecuadas en el libro de direcciones (privado o de grupo).
  3. Cree una lista de grupo [top]
    Todos los miembros pueden siempre envia un mensaje a una lista de grupo. Solo el administrador de grupo puede crear listas de grupo y corregirlas.

    Si usted es el administrador de grupo, haga clic en Listas, seleccione el grupo en el menu y cree la lista de grupo como si usted creaba una privada. Para permitir a los miembros de corregir una lista de grupo, haga clic en Acceso al lado del nombre de la lista y seleccione las cajas adecuadas.

  4. Important: avoid to display addresses [top]
    Las listas define la posición de cada dirección que contiene en los campos diferentes (Para, Cc y Bcc). Entrando las listas en To, Cc o Bcc tendra el mismo resultado.
  5. Exportar una lista [top]
    Exportar una lista a una carpeta CSV (valores separados por una coma), haga clic en Exportar a su lado.

Archivos adjuntos

  1. Envio de documentos adjuntos [top]
    To send a file stored on your computer, click on Attach and then select Attachments.

    To send a file already stored in the Documents, click on Attach and then select Documents.

  2. Send as hyperlink [top]
    En lugar de enviar el documento en el correo electrónico, puede enviarlo como hipervínculo.El destinatario tendrá unos días para descargarlo haciendo clic en el hipervínculo y usted recibirá una notificación cuando lo hará.

    Esta funcionalidad es ideal para documentos de gran tamaño pero se puede utilizar con pequeños también.

    Por favor, tenga en cuenta que esta funcionalidad le enviará automáticamente un correo electrónico específico por destinatario: los destinatarios no podrán ver los otros destinatarios.

  3. Documents adjuntos recibidos [top]
    Los documentos adjuntos son señalados por un icono del clip de papel () al lado del campo tema del mensaje. Cuando usted abre el mensaje, los documentos adjuntos se exhiben en el fondo de la ventana. Usted tiene 3 opciones:
  4. Ver (haga clic en "Ver");
  5. Guardar documentos adjuntos en su ordenador (haga clic en "Bajar");
  6. Guardar documentos adjuntos directamente en sus documentos personales (haga clic en "Guardar en documentos"). Una ventana nueva exhibira todas sus carpetas de documentos.

Exhibir

  1. Exhibición [top]
    Si un correo tiene una versión HTML, HTML sera exhibido en modo filtrado (sin imágenes y scripts). Usted puede intercambiar entre modos exhibición seleccionando "Solo texto", "Filtrado HTML con imágenes" or "HTML Original".

    Le consejamos de nunca exhibir imágenes en mensajes spam eso puede informar el spammer que su dirección de correo electrónico esta activa. Filtrando HTML le protege de scripts (Javascript, etc.).

  2. Unread messages [top]
    To display only unread e-mails in the current folder, select Unread in the View menu.
  3. Hilos de discusión [top]
    Los hilos de discusión muestran los e-mails como en un foro: los mensajes de una misma conversación se muestran jerárquicamente, siendo la más reciente que se encuentra abajo.

    Para activar esta vista, seleccione Hilos de discusión en el menú Ver. Esta vista se mantendrá durante sus siguientes sesiones. Para volver a la vista normal, desactive esta misma opción.

    Se puede desplegar y plegar una conversación haciendo clic en + o - que aparece junto al primer mensaje del hilo de discusión.

    Los hilos de discusión que contienen mensajes no leídos aparecen subrayados.

    Nota: La oficina virtual utiliza una serie de criterios para recopilar mensajes dentro de las discusiones. Si responde a un mensaje y cambia por completo el contenido de la conversación, la oficina virtual no será capaz de adivinar y mantendrá la asociación de estos mensajes en un mismo hilo. Del mismo modo, si los mensajes de remitentes diferentes tienen el mismo tema, lo más probable que aparezca en el mismo hilo

Firma

  1. Create a signature [top]
    Select Signatures from the More menu. You have a signature for each of your sender addresses.
  2. Sign a message [top]
    When creating your signature, tick the Automatic signature checkbox. If you wish to sign only specific messages, click on Signature after writing a message to insert it at the bottom of the message or at the cursor position.
  3. Personal data as attachment [top]
    Una otra manera de firmar sus mensajes es de incluir una vCard (electronic bsiness card, que contiene la información almacenada en sus datos personales). Para hacer asi, haga clic en vCard cuando usted escribe un mensaje. Todos los datos en sus datos personales seran utilizados en la vCard (excepto el campo Comentarios y Categorias).
  4. Firma obligatoria [top]
    Para algunas suscripciones, todos los correos salientes tiene una firma común (marketing para la oficina virtual, etc.). Esta firma obligatoria no puede ser desactivada pero usted puedde todavia utilizar su firma personal.

Away message

  1. Features [top]
    Enable the away message when you won't be able to access your e-mail for some time (vacation, travel, etc.). You can set the start and end dates. You can also edit the default subject and message. We advise to enter a personal message to inform senders of your return date, who they should contact for urgent matters, etc.
  2. Enable [top]
    In the More menu, select Away message

Filtros

  1. Definición [top]
    Los filtros realizan acciones en el correo electrónico entrante (cuentas externas incluyendo POP3) con ciertas conditiones.
  2. Orden de los filtros [top]
    Los filtros se ejecutan en el orden del aspecto de la descripción de los filtros (el filtro encima de la página se ejecuta primero). Esto significa que un orden diferente del aspecto dará un diverso resultado.

    Para levantar un filtro en la lista,c haga clic en . Para bajar un filtro en la lista, haga clic en .

Búsqueda

  1. Search in all tools [top]
    A search field is displayed in all tools. In the left menu, select All tools. By default, only tour private data will be searched. Select Include group data if you wish to include them. Your choice is saved.
  2. Search in a single tool [top]
    • Simple search
      A search field is displayed in all tools. In the left menu, the current tool is automatically selected, but you can choose another one. Choose whether to include group data. Your choice is saved.
    • Advanced search: most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool. Select Advanced search in the search field right pull-down menu.
  3. Search field syntax [top]
    • if you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday hawaii (equal to holiday AND hawaii) will return data containing holiday and Hawaii.
    • Maui OR hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (informations, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".
    • tag:urgent will return data with the "Urgent" tag.
  4. Results display [top]
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance. This order cannot be changed for now.

    Depending on the tool where the item belongs, different Actions will be available: Open, Open in context/Open in the containing folder, etc.

    If you search in all tools, you can launch the same search in a single tool by selecting it in the search field left pull-down menu.

  5. Recent searches [top]
    The 5 more recent searches can be recalled from the search field right pull-down menu.
  6. Search from a correspondent [top]
    Click on a correspondent (sender or recipient) name and select Received and sent messages to search for all messages sent to and received from him.

Modelos

  1. Definición [top]
    Un modelo es un email ya bosquejado listo para ser enviado que permite que usted se ocupe de los mensajes recurrentes: petición de informaciones, preguntas, etc.

    Como con todos los e-mails, el modelo puede tener varias direcciones y documentos adjuntos.

    Una vez que el modelo es llamado (cuando un mensaje nuevo o como una respuestana un mensaje recibido), el mensaje puede ser personalizado sin que el modelo sea cambiado.

  2. Crear un modelo [top]
    Haga clic en Modelos en la barra de menu y después en Agregar un nuevo modelo. De un nombre al modelo entrandolo en "Tema". Haga clic en Guardar como Modelo cuando usted ha acabado.

    Usted puede tambien hacer clic en Componer y hacer clic en Guardar como modelo

  3. Utilizar un modelo [top]
    Para contestar a un mensaje con un modelo, haga clic en Con modelo después de Contestar, elija el modelo adecuado, haga los cambios necesarios (no se cambiara el modelo) y haga clic en Enviar.

    Para enviar un mensaje nuevo a partir de un modelo, haga clic en Modelo, elija el modelo adecuado y haga los cambios necesarios y haga clic en Enviar.

Manejar carpetas

  1. Folders [top]
    Cada mensaje tiene que ser almacenado en una carpeta.

    Algunas carpetas se crean automáticamente y no pueden ser retituladas ni ser movidas: Inbox (mensajes recibidos), Enviados (mensajes recibidos), Papelera, Modelos y Spam?.

    Usted puede crear carpetas adicionales para almacenar sus mensajes adentro. Usted puede también utilizar los filtros para poner automáticamente mensajes entrantes en la carpeta apropiada.

  2. Crear una carpeta [top]
    Select the root folder (one level above the Inbox), display its Actions and select New folder. Enter a name and hit the Enter key.
  3. Desplazar una carpeta [top]
    You have two ways to do this:
    • Select the folder with the mouse and drop it on the destination folder.
    • Display the folder Actions and select Move.
  4. Retitular una carpeta [top]
    Vaya en una carpeta y después elija Retitular en el menu Acciones asociado a la carpeta.
  5. Suprimir una carpeta [top]
    Beware:
    • Deleting a folder means deleting all messages it contains, as well as its subfolders and contents.
    • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
    • Instead of deleting folders, you can archive them (see the corresponding help section).
    Select the folder, display its Actions and select Delete.

    Note: the folder will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a folder to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

  6. Subcarpetas [top]
    Usted puede crear subcarpetas en todas las carpetas menos "Inbox", "Enviados" y "Spam?".

    Para crear una subcarpeta, haga clic en la carpeta principalen la parte izquierda de la pantalla y después elija Nueva carpeta en el menu Acciones asociado a la carpeta.

Suprimir mensajes

  1. Suprimir un mensaje [top]
    Tick or select the message, display its Actions and select Delete. You can also drag and drop it to the Trash.

    Note: the message will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a message to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

  2. Suprimir mensajes antiguos [top]
    Beware:
    • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
    • Instead of deleting messages, you can archive them (see the corresponding help section).
    The deletion is done folder by folder. You need to a select a folder first.
    • Delete a messages selection: tick the messages (or select them using the keyboard or mouse), display the Actions and select Delete. You can also drag and drop messages to the Trash.
    • Delete messages older than a given date: display a message Actions, select Move and then All messages in this folder before and set a date. Eventually, select the Trash as destination folder.
    Note: messages will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent messages to the Trash by mistake, you will find them there and will be able to move them back. Don't leave them in the Trash as it may be emptied automatically.
  3. Vacie la Papelera [top]
    Display the Trash Actions and select Empty trash.
  4. Vaciado automático de la Papelera [top]
    Cada vez que usted se registra, los mensajes que estan en la Papelera desde más que 7 dias so suprimidos automáticamente.

    Además, la Papelera se vacia automáticamente (incluso si usted no se registra) si nuevos mensajes entrantes necesitan el almacenaje utilizado por la Papelera.

Contrôle el buzón externo de direcciones de correo electrónico (POP3)

  1. Características [top]
    La oficina virtual puede comprobar la mayoría de direcciones de correos electrónicos externos: POP3 (ISP), Google, Yahoo, etc. Usted puede por lo tanto recolectar todas sus direcciones de correos electrónicos en un solo interfaz que usted pueda utilizar por todas partes.
  2. Agregar una cuenta POP3 [top]
    In the More menu, select Other accounts and then POP3.

    Then, if you wish to answer received messages, enter the corresponding e-mail address in your Personal data. The address will be automatically selected when you answer.

  3. Option: leave messages on the server [top]
    Messages will be kept on the external server. Be careful when you activate this option, because it can cause two kinds of issues.

    On one hand, if the server is never cleaned up, your inbox might get full and therefore refuse new incoming messages. Be sure to regularly clean up your mailbox on the external server.

    On the other hand, to be able to tell which messages are new, the virtual office stores a list of already downloaded messages. This list has a limited number of items. If the external server has more messages than the number of items the list can contain, the automatic check willl be disabled and the manual check will fail.

  4. Option: download new messages only [top]
    If you leave messages on the external server, be sure to enable this option, so that only new messages are downloaded.
  5. Option: automatic check [top]
    Messages will be downloaded automatically, even if you're not logged in.
  6. Agregue un G-Correo o la cuenta POP3-S [top]
    Agregue una nueva cuenta POP3 y utilice 995 como puerto del servidor. El puerto 995 es para POP3-S, la versión asegurada de POP3, usada por Google entre otros. Todas las comunicaciones entre los servidores se cifran al usar POP3-S.
  7. Compruebe manualmente [top]
    Haga clic en Bajar esta cuenta solamente o en Bajar todas las cuentas. Una barra del progreso le informa del estado. Usted puede cancelar la transferencia en cualquier momento elijiendo Cancelar.

    Compruebe automùaticamente para evitar las complicaciones.

Contrôle el buzón externo de direcciones de correo electrónico (IMAP)

  1. Características [top]
    Usted puede consultar los buzones alojados en el servidor de tercera parte IMAP. Así como el cliente POP3, el cliente IMAP reúne varios buzones de correo electrónico en una única interfaz.

    Utilizando el cliente IMAP, los mensajes se ven simplemente en el interfaz de la oficina virtual, pero no son almacenados, con el fin de evitar la duplicación de almacenamiento. El servidor de tercera parte es el único para almacenar los mensajes.

    Es normal que el cliente IMAP es un poco lento, ya que debe obtener los mensajes desde el servidor de tercera parte a través de Internet, que es mucho más lento que ir a buscarlos desde sus servidores locales propios.

    Los mensajes que envía desde la oficina virtual se almacenan en la carpeta de mensajes enviados en el servidor de tercera parte. Cuando se escribe un mensaje, asegúrese de que la dirección del remitente seleccionada es la mencionada en la configuración del servidor remoto.

    Las características siguientes están disponibles si el servidor remoto las maneja:

    • Categorías (Nota: en este caso, una categoría no puede tener espacios)
    • Búsqueda
    • Clasificar
    Nota: Este cliente IMAP sin almacenamiento no está recomendado para importar o exportar mensajes.
  2. Limitaciones [top]
    Dado que los mensajes no se almacenan en la oficina virtual, el cliente IMAP tiene sus limitaciones. Las siguientes características no están disponibles:
    • Acuse de recibo
    • Filtros
    • Comentarios en un mensaje
    • Archivar
    • Threads
    • Importar mensajes en un servidor remoto

    Además:

    • No es posible mover una carpeta entre una dirección de IMAP y su dirección principal. Esta característica no está diseñada para la importación de mensajes.
    • Mensajes con archivos adjuntos no se muestran como tales (no hay iconos adjuntos)
    • Mensajes que han sido contestados o reenviados se muestran como tales, pero no más que la sesión actual de la oficina virtual.
    • Para utilizar el cliente IMAP, usted necesita una dirección principal en la oficina virtual, incluso si usted no lo utiliza.
  3. Configuración [top]
    • Seleccione IMAP en el menú Servidores remoto.
    • Haga clic en Añadir.
    • En el campo del correo electrónico, escriba la dirección exacta de correo electrónico en el servidor remoto. Esta dirección se agregara automáticamente en sus datos personales, de modo que usted pueda enviar mensajes con él.
    • En el campo tipo, podrá elegir entre una conexión IMAP o IMAP-S (protegida). Nota: es posible que su servidor remoto no acepta conexiones IMAPS-S.
    • Por último, introduzca la dirección del servidor remoto, así como su nombre de usuario y contraseña.
    • Haga clic en Guardar y marque la casilla delante del servidor remoto para activarlo.
    Cuando la configuración se acabo, aparece una nueva carpeta en la herramienta de Mensajes. Su nombre es la dirección de correo electrónico en el servidor remoto.

    Nota: Algunos servidores IMAP almacenan todas las carpetas en la Bandeja de entrada. Por lo tanto, el interfaz de la oficina virtual mostrará los mensajes de la Bandeja de entrada en la carpeta principal (la llamada con la dirección de correo electrónico en el servidor remoto) y no en una carpeta llamada "Bandeja de entrada". Las otras carpetas también aparecerán en esta carpeta principal.

Acceso con un programa informático POP3

  1. Características [top]
    Si su suscripción lo permite, usted puede comprobar su casilla con un programa informático tradicional.
  2. Programa informático compatible [top]
    Todos los programas informáticos POP3: Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Microsoft Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail, etc.
  3. Configuración del programa informático [top]
    Cree una nueva cuenta en el programa informùatico del correo electrónico usando los ajustes siguientes:
    • Cuenta POP3: USUARIO
    • Contraseña de la cuenta POP3: su ContactOffice contraseña
    • Servidor POP3: pop.contactoffice.net
    Para conseguir ayuda para crear una cuenta en su programa informático, vea su documentación del programa informático.
  4. Relé SMTP (servidor de envío) [top]
    Con el relé SMTP (servidor de envió), usted no tiene que modificar el servidor del SMTP en su ordenador portátil cada vez que se conecta a otra red. Usted puede también utilizar nuestro relé SMTP en su ordenador de mesa si no hay otro relé SMTP disponible.

    El relé SMTP necesita una autentificación con su usuario (USUARIO) y contraseña habitual. Su dirección es en el puerto .

    Nota: Este relé SMTP no se debe utilizar para enviar correo electrónico no solicitado o para el envió masivo de correos (solicitados o no). Para garantizar una calidad de servicio, el número de mensajes que usted puede enviar y el número de destinatarios por mensaje es limitado. En caso de abuso, la administración puede bloquear su acceso al relé SMTP sin aviso anterior.

  5. Acceso POP3 e interfaz del Web [top]
    Si usted configura el correo electrónico del programa informático para dejar los mensajes en el servidor, usted podrá tener acceso en cualquier momento usando el interfaz del Web. No deje su archivo de correos electrónicos este lleno; sino los mensajes entrantes serán rechazados.

    Si usted configura su programa informático para suprimir los mensajes del servidor, éstos serán movidos a la basura cuando usted los baje. Usted no tiene que utilizar el interfaz del Web de vez en cuando para vaciar la basura: será vaciado automáticamente si los nuevos mensajes entrantes necesitan el espacio del disco ocupado por la basura.

    Si usted utiliza los filtros que mueven mensajes a otra carpeta, usted no podrá bajar estos mensajes con su programa informático POP3. Mensajes en el "Spam?" La carpeta no será bajada tampoco: usted tiene que conectarse con el interfaz del Web de vez en cuando para comprobar si un mensaje válido se almacena en esta carpeta. IMAP4 no tiene esas limitaciones.

Acceso con el programa informático IMAP4

  1. Características [top]
    Si su suscripción lo permite, usted puede comprobar su buzón con el programa informático tradicional.

    Ventajas de IMAP sobre POP3

    • IMAP permite que usted tenga acceso a todos sus mensajes (las carpetas personales y mensajes enviados incluidos), mientras que usted pueda conseguir solamente nuevos mensajes en el buzón de entrada con POP3. En otras las palabras, IMAP permiten una sincronización entre ContactOffice y un correo electrónico del programa informático. La sincronización se puede limitar a las carpetas que usted utiliza con frecuencia. Además, si usted instaló su programa informático para bajar el mensaje completo, usted puede utilizar su mensajería fuera de línea.
    • El IMAP guarda siempre los mensajes en el servidor. Dependiendo de las circunstancias, usted tiene acceso a todos sus mensajes usando el ContactOffice Web interfaz o su programa informático, sin el riesgo de perder cualquier mensaje.
    • IMAP es más rápido porque baja solamente los encabezamiento de página (remitente, tema, etc.). Cuando usted desea leer el mensaje, se baja el contenido restante (cuerpo y los accesorios de mensaje). Su computadora tiene por lo tanto que estar conectada con el Internet si usted desea leer mensajes (a excepción de los mensajes que se hayan ya bajados completamente).
  2. Programa informático compatible [top]
    Todos los programa informático compatibles IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Microsoft Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail, etc.
  3. Configuraciones del programa informático [top]
    Cree una nueva cuenta en el correo electrónico dem programa informático usando los ajustes siguientes:
    • Cuenta IMAP4: USUARIO
    • Contraseña de la cuenta IMAP4: su ContactOffice contraseña
    • IMAP4 servidor: imap.contactoffice.net
    Para conseguir ayuda sobre la creación de una cuenta en su programa informático, vea su documentación del programa informático.

    Tips

    • Porque los nombres de la carpeta no son estándares, el programa informático puedo detectar solamente el buzón de entrada y la basura. Otras carpetas especiales (enviadas y los bosquejos) podrían no poder ser detectado y el programa informático creará sus propias carpetas especiales. Usted puede forzar el programa informático para utilizar las carpetas de ContactOffice cambiando los ajustes de los nombres de la carpeta en "artículos enviados" ("no enviado") y "bosquejos". En perspectiva, enseñe las características de la cuenta del IMAP, seleccione la lengüeta del IMAP y corrija el nombre de la carpeta.
    • Cuando outlook se conecta primero, sólo el buzón de entrada se marca con una cruz para la sincronización. Marque con una cruz otras carpetas si usted quiere que sean sincronizadas también.
    • Cuando usted contesta a un correo electrónico usando el programa informático, la respuesta se almacena en una carpeta "artículos enviados". Usted desplazar este mensaje a la carpeta ContactOffice enviada o corregir sus ajustes del programa informático.
    • Relé SMTP (servidor de envío) [top]
      Con el relé SMTP (servidor de envió), usted no tiene que modificar el servidor del SMTP en su ordenador portátil cada vez que se conecta a otra red. Usted puede también utilizar nuestro relé SMTP en su ordenador de mesa si no hay otro relé SMTP disponible.

      El relé SMTP necesita una autentificación con su usuario (USUARIO) y contraseña habitual. Su dirección es en el puerto .

      Nota: Este relé SMTP no se debe utilizar para enviar correo electrónico no solicitado o para el envió masivo de correos (solicitados o no). Para garantizar una calidad de servicio, el número de mensajes que usted puede enviar y el número de destinatarios por mensaje es limitado. En caso de abuso, la administración puede bloquear su acceso al relé SMTP sin aviso anterior.

    • Acceso IMAP y Web interface [top]
      Usando IMAP4 no tiene efecto en la interfaz Web.

      Cuando usted suprime un mensaje en su software, su titulo aparece tachado en la ContactOffice interfaz Web. Eso significa que el mensaje ha sido suprimido en el software pero no en el servidor. Para suprimirlos en el servidor, use una instrucción especial en su software ("Vacie mensajes suprimidos" en el menu Modificar Outlook).

    • Importar y exportar mensaje [top]
      Usando IMAP4, usted puede importar facilmente los correos que han sido recibidos o enviados usando software de correos o, a la inversa, exportarcorreos recibidos o enviados a un software tradicional.

      En su software, mensajes son unidos a una cuenta existente; la llameremos cuenta usual. Crear una otra cuenta (una cuenta IMAP4 conectando a ContactOffice) y después desplazar carpetas o mensajes de una cuenta a la otra usando arrastrar-soltar. Cuando usted ha acabado, suprima la cuenta IMAP4.

      • Importar mensajes: desplazar carpetas o mensajes de la cuenta usual a la cuenta IMAP4.
      • Exportar mensajes en su software: desplazar las carpetas o mensajes de la cuenta IMAP4 a la cuenta usual.

Mobile synchronization

  1. Features [top]
    Synchronize your smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) apps with the ContactOffice Messages, Calendars and Contacts. Access ContactOffice data directly in your phone apps (example: the iPhone Calendar app) and synchronize with them.

    You can synchronize several devices, ContactOffice being the synchronization server.

    Should a problem occur during the synchronize process (lost connection, power failure, etc.), the next synchronization will assume that up-to-date data are on ContactOffice.

    This synchronization keeps the data already present in your smartphone.

  2. iPhone/iPad [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).
    • 2 - Tap the 'Settings' icon from the home screen.


    • 3 - Select 'Mail, Contacts, Calendars'.


    • 4 - Tap 'Add account'


    • 5 - Tap the 'Microsoft Exchange' icon. Note : This is where you come in if you tap the Mail app from the home screen with no accounts configured.


    • 6 - Now you will enter your ContactOffice account information:
      • Email: enter your ContactOffice email address
      • Domain: leave empty
      • Username: enter USUARIO (your ContactOffice login)
      • Password: enter your ContactOffice password
      • Description: enter 'ContactOffice'
      Email_ContactOffice
      USUARIO
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 7 - Tap 'Next' and the iPhone will attempt to auto-discover and configure the account. Note: This can take up to 5 minutes because the autodiscovery is not supported by our servers. So, it will fail saying it couldn't validate your account, and you will have to manually enter the server name: 'www.contactoffice.com'.
      Email_ContactOffice
      www.contactoffice.com
      USUARIO
      ContactOffice_password
      ContactOffice


    • 8 - Tap 'Next' and the iPhone will check the configuration. By default, the iPhone will synchronize all tools (Mail, Contacts, and Calendars) with ContactOffice, but you can turn one or more off if you wish.
      Tap 'Done' and the iPhone will finalize the configuration and return you to the 'Mail, Contacts, Calendars' menu while your iPhone communicates with the server.
      Note: It can take a few minutes for calendar entries and contacts to show up.
  3. Android (Samsung, etc.) [top]
    • 1 - Make sure you are connected to a reliable and fast network (3G or Wi-Fi).


    • 2 - Click the 'Settings' icon.


    • 3 - Click on 'Accounts & Sync'.


    • 4 - Select 'Background Data' and 'Auto-Sync'. Click on 'Add account'.


    • 5 - Click on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.


    • 6 - Enter your ContactOffice account information and click then on 'Next' or 'Manual setup' if 'Next is not available.
      Email_ContactOffice
      Password_ContactOffice


    • 7 - Enter the following information:
      Warning, do not click the 'SSL' button, otherwise the connection will fail.

      USUARIO
      ContactOffice_password
      www.contactoffice.com


    • 8 - Your Android now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    • 9 - Select the following parameters:
    • 10 - Name your connection and click on 'Done'. You are ready to sync.
      There are some other parameters that you can tweek to get more flexibility but we leave it up to you to find what best suits your needs.
      ContactOffice
  4. BlackBerry [top]
    AstraSync is a BlackBerry synchronization application used by tens of thousands of BlackBerry smartphone owners worldwide. Once the application is installed, AstraSync performs two-way over-the-air synchronization of email, calendar and contact data with Exchange ActiveSync compatible servers.

Acceso por RSS

  1. Funciones [top]
    El RSS le permite de juntar varios portales Web (periódico, blogs, etc.) en una sola interfaz. Usted suscribe con un lector RSS (un software o un portal Web) a un flujo (feed) RSS, que es una pagína Web especial publicada por cada portal Web permitiendo un acceso RSS. Este flujo RSS contiene normalmente el titulo y el resumen de los diez ultimos articulos, con un hypervínculo para cada uno de estos dirigiendo a la historia completa en el portal Web. Como el lector RSS refresca automáticamente todos los flujos, usted es facilmente y rapidamente informado de nuevas historias en todos los portales Web seleccionados.

    En este contexto, la oficína virtual ofrece varios flujos: privados (su buzón, su agenda, sus documentos, sus favoritas, etc.) y de grupo (agenda de grupo, documentos de grupo, favoritos de grupo, etc.). Estos flujos son protegidos por su identificante y su contraseña.

  2. Flujos disponibles [top]
    Cada carpeta es disponible como un flujo RSS.
  3. Software compátible [top]
    Todos los lectores RSS manejando la autentificación (flujos con identificante y contraseña): Feedreader (Windows), por ejemplo.

    Nota: Si usted quiere utilizar un lector RSS que puede acceder a flujos asegurados pero sin ocultar la contraseña (Firefox por ejemplo), utilize la sintaxis siguiente para el flujo URL: "http://identificante:contraseña@flujo_url"

  4. Where to find feeds? [top]
    Display a folder Actions and select RSS.
  5. Ajustes del software [top]
    1. Vaya en una carpeta y desplaze el puntero hacía la imágen .
    2. Haga clic con el botón derecho en la imágen y seleccione Copiar esta dirección de enlace.
    3. Vaya al lector RSS, cree un nuevo flujo y pegue la dirección.
    4. Entre el identificante y la contraseña de la oficína virtual en el lector RSS, y de un nombre al flujo.
    5. Configure el intervalo de refrescamiento en el lector RSS.

Acuse de recibo

  1. Definición [top]
    Un acuse de recibo confirma que el mensaje fue abierto por el destinatario, pero no garantiza que el mensaje fue leído. Por otra parte, el destinatario no esta obligado de enviar un acuse de recibo, mismo si el mensaje fue leído. Se puede también que su programa de correos electrónicos no propone esta funcionalidad.

    El acuse de recibo es un correo electrónico; su contenido varia según el programa de correo electrónico utilizado. Habitualmente, su asunto es el mismo que el del mensaje original.

  2. Solicitar un acuse de recibo [top]
    Cuando envía un mensaje, seleccione la casilla Solicitar acuse de recibo.

    Si desea solicitar un acuse de recibo para cada mensaje enviado, pulse en Preferencias y al lado de Solicitar un acuse de recibo para los correos electrónicos enviados, seleccione la casilla Siempre.

  3. Enviar un acuse de recibo [top]
    Cuando un mensaje recibido solicita un acuse de recibo, el texto siguiente aparecerá: "El remitente de este mensaje ha pedido ser notificado cuando usted leyó este mensaje. ¿Usted desea notificar el remitente?". Pulse en SI o No.

    Usted puede automatizar esto: en las Preferencias, elija la opción al lado de Enviar un acuse de recibo para los correos electrónicos recibidos (cuando el remitente pide un acuse de recibo):

    • Siempre: el acuse de recibo se envía automáticamente y de manera transparente

    • Nunca: no se envía ningún acuse de recibo

    • Preguntarme: una ventana aparece, pidiéndole qué hacer (enviar o no enviar).

Prioridades

  1. Definición [top]
    La prioridad de un correo electrónico informa el destinatario de la urgencia del mensaje. No tiene ningún efecto en los servidores de correos electrónicos; es decir un mensaje con prioridad alta no será enviado más rápidamente.
  2. Dar una prioridad [top]
    Cuando envía un mensaje, seleccione su prioridad en el menú desplegable al lado de Prioridad. El valor por defecto es "normal".

Tags

  1. What are tags for? [top]
    Tags allow for organising your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
  2. Access to the tags [top]
    Select any data, display its Actions and select Tags.
  3. Create a tag [top]
    In the tag window, enter the new tag name in the upper part of the window and click on Add. Then, you can choose the optional colour.
  4. Edit a tag [top]
    Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
  5. Delete a tag [top]
    In the tag window, click on the red cross next to a tag.
  6. Tag some data [top]
    Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later on, you will be able to select other tags or unselect the current ones.
  7. Display data with a given tag [top]
    There are two ways to do this:
    • Enter "tag:TAG_NAME" in the search field available in all tools. Choose whether to search in the current tool only or in all tools.
    • Open the Advanced search and select a tag.
  8. Set a tag with the filters [top]
    Filters can set a tag automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

Comentarios

  1. Add a comment [top]
    You can add a comment to an e-mail. It will be separate from the e-mail itself and only you will view it.

    Select Comment in a message Actions. Messages with a comment appear with a special icon.

  2. Set a comment with the filters [top]
    Filters can set a comment automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

Importar

  1. Importar archivos [top]
    Usted puede importar mensajes de correo electrónico en el formato .eml (Outlook Express).
    1. Almacenar los archivos .eml en una carpeta llamada "mail"
    2. Si lo desea, puede almacenar los archivos .eml en subcarpetas cuyos nombres coinciden con los nombres de las carpetas de la oficina virtual: "Bandeja de entrada", "Enviados", etc. Si la subcarpeta no existe en la oficina virtual, se creará automáticamente.
    3. Zip la carpeta de correo
    4. Haga clic en Importar y seleccione el archivo zip.
  2. Importar y exportar mensaje [top]
    Usando IMAP4, usted puede importar facilmente los correos que han sido recibidos o enviados usando software de correos o, a la inversa, exportarcorreos recibidos o enviados a un software tradicional.

    En su software, mensajes son unidos a una cuenta existente; la llameremos cuenta usual. Crear una otra cuenta (una cuenta IMAP4 conectando a ContactOffice) y después desplazar carpetas o mensajes de una cuenta a la otra usando arrastrar-soltar. Cuando usted ha acabado, suprima la cuenta IMAP4.

    • Importar mensajes: desplazar carpetas o mensajes de la cuenta usual a la cuenta IMAP4.
    • Exportar mensajes en su software: desplazar las carpetas o mensajes de la cuenta IMAP4 a la cuenta usual.

Archivado

  1. Definición [top]
    El archivo le permite de exportar mensajes para liberar espacio de disco sin suprimir viejos mensajes;

    Los mensajes son archivados en un fichero con la extensión .eml (formato Outlook, comprimidos en un fichero .zip y puestos en Documetos (si el espacio es suficiente).

  2. Crear un archivo [top]
    • Vaya en la carpeta (o subcarpeta) donde usted quiere archivar los mensajes.
    • Si usted solo quiere archivar algunos mensajes, seleccionelos seleccionando las cajas adecuadas.
    • Después haga clic en Archivo y decide si usted quiere archivar los mensajes seleccionados, todos los mensajes, o todos los mensajes en una carpeta mas antigua que una fecha dada. Una opción le permite de suprimir todos los mensajes despues de archivar.
    • El archivo se crea automáticamente y esta puesto en Documentos, si hay espacio disponible. El nombre del fichero de archivo es la fecha de creación de este fichero pero usted lo puede retitular.
  3. Utilizar un archivo [top]
    Usted puede almacenar su archivo en Documentos y/o bajarlo en su ordenador.

    Para ler un archivo, bajelo y abrelo haciendo clic dos veces. La lista de todo los mensajes archivados aparece; ellos estan en el formato .eml (compatible con Outlook y Outlook Express). Abre un mensaje haciendo clic dos veces.

Preferencias

  1. Access to Preferences [top]
    In the More menu, select Preferences.
  2. Presentación en lista o paginada [top]
    Dos diseños de página están disponibles para las listas de mensajes:
    • Paginación: los mensajes de una carpeta se dividen en páginas de X mensajes. El valor de X se encuentra en las preferencias de los mensajes, en "Mensajes por página".
    • Lista completa: todos los mensajes de una carpeta se muestran en una sola página con una barra de desplazamiento. Este diseño no es recomendable para las carpetas con una gran cantidad de mensajes porque el navegador Web tiene que poner esta lista importante en la memoria y manejarla: el interfaz será lento.

    El diseño de página funciona de 2 maneras:

    • Automático (modo predeterminado): si una carpeta contiene 200 mensajes o más, la paginación se activa automáticamente para esta carpeta. Si una carpeta contiene menos de 200 mensajes, se podra ver la lista completa.
    • Forzado: en las Preferencias de Mensajes, puede forzar la paginación o la lista completa para todas las carpetas. No es posible forzar a uno de los dos para una carpeta específica.
  3. Transferencia automática [top]
    Haga clic en Preferencias en la barra de menú. En el intitulado Transferencia automática de sus correos entrantes, indique la dirección de correo electrónico deseada. Los correos transferidos son automáticamente suprimidos de la cuenta que efectúa la transferencia.

    Para terminar la transferencia automática, suprime la dirección que figura en ese campo.

    Cuidado con no crear bucles! Si la dirección proveída para la transferencia automática reenvía a la misma dirección, el bucle hará que los mensajes se multipliquen, hasta se podrá perder todos los mensajes. De la misma manera, si desea cargar los mensajes de una dirección de correo externa en POP3 y que transfiere todos los correos electrónicos recibidos a esta misma dirección, creara un bucle.

  4. Notificaciones por correo electrónico [top]
    Haga clic en Preferencias en la barra de menús. Marque la casilla en frente de su dirección de correo electrónico.

    Usted puede ser notificado a la llegada de su primer mensaje únicamente o a la llegada de cada mensaje.

    La notificación esta enviada a su dirección por defecto.

    Para disponer de notificaciones mas precisas (por ejemplo los correos enviados por tal persona o con tal asunto,...), cree un Filtro (ver sección de la ayuda correspondiente)

  5. Notificación por SMS [top]
    Haga clic en Preferencias en la barra de menús. Marque la casilla en frente de su numero de móvil.

    Usted puede ser notificado a la llegada de su primer mensaje únicamente o a la llegada de cada mensaje.

    La notificación esta enviada a su numero de móvil, definido en sus datos personales.

    Si el crédito SMS se termina, ninguna notificacion le sera enviado.

    Para disponer de notificaciones mas precisas (por ejemplo los correos enviados por tal persona o con tal asunto,...), cree un Filtro (ver sección de la ayuda correspondiente)

Cuenta

  1. Limite de tamaño [top]
    Cual sea su suscripción, un mensaje que se recibe no puede exceder 50 MB.

    El tamaño máximo para un mensaje recibido (texto y archivo adjunto) esta también limitado por su espacio disponible en su buzón, depende de su espacio disponible en su suscripción y del espacio que ya utilizo. Un indicador aparece debajo de la lista de las carpetas.

    Para aumentar el espacio disponible, archivar o suprimir mensajes antiguos, o procúrese una suscripción superior.

  2. Sufijos de las direcciones de correo electrónico [top]
    Usted puede dar o añadar en una forma Web una dirección de correo electrónico, de modo que usted esté enterado si su dirección de correo electrónico se ha transmitido a una tercera persona. Si su dirección de correo electrónico tiene la forma nombre.apellido@domain, una dirección añadida como sufijo tiene la forma nombre.apellido+suffijo@domain. Ejempo:: con john.smith@domain, puede usar john.smith+amazon@domain.
  3. Compartir mensajes [top]
    No hay compartir en Mensajes: los mensajes siempre son personales.

    No hay ningun grupo o dirección de correo común, pero usted puede crear otra cuenta con un email genérico y dar la conexión y la contraseña a todos los miembros del grupo o crear un filtro que envíe todos los mensajes entrantes a varias direcciones del email.

 

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