Envío de mensajes

  1. Recipient types [top]
    Elija Componer en la barra del menú. Incorpore los parámetros siguientes en la nueva ventana:
    • To: correo electrónico del recipiente principal
    • Cc (opcional): uno o varios recipientes en copia carbón
    • Bcc (opcional): uno o varios recipientes en copia carbón oculto
    • Tema (opcional): el tema de su mensaje
    • Messaje (opcional): el messaje
    Nota: Las direcciones en el campo del cc son visibles a cada recipiente, mientras que las direcciones en el campo de Bcc son invisibles a cada recipiente.
  2. Cree un borrador [top]
    Mientras que escriba un mensaje, elija Guardar para guardar el mensaje como borrador. No se envía y se coloca automáticamente en la carpeta de los borradores. Para resumir la escritura y/o enviar el mensaje, vaya a los borradores y haga clic en el mensaje.
  3. Lay-out (colors, etc.) [top]
    Se puede enviar un correo electrónico en el texto (formato por defecto) o en el HTML. Este segundo formato permite el formato de texto (fuente, alineación, colores, etc.), imágenes, etc.

    Para enviar un correo electrónico en HTML, elija Componeryúes en <Rich text> Una barra del botón (similar a una barra del botón del procesamiento de textos) aparece sobre el cuerpo del mensaje. Mueva el ratón sobre cada botón para conseguir su leyenda.

  4. Insert an image [top]
    To insert an image directly in the message content and not as an attachment, make sure that the message format is Rich text formatting (using Plus for a specific message or Settings for all messages). Images are indeed visible in this format only. Click on the last but one button in the lay-out menubar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.

    Mind that the image weight must be acceptable for an e-mail.

    Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents.

  5. Respuesta [top]
    Abrá el mensaje y elija Respuesta. El mensaje de la respuesta aparece, el mensaje original que es cotizado. Usted puede suprimir todas las líneas innecesarias.

    Para contestar a todos los campos de los recipientes (a y del cc) en una operación, elija A todos despúes Contestar.

    Los mensajes a los cuales se han contestado son señalados por el pictogram.

  6. Transmitir [top]
    Abra el mensaje y haga clic en Transmitir. Un nuevo mensaje aparecerá, el mensaje original que siendo cotizado enteramente. Usted puede suprimir todas las líneas innecesarias.

    Los mensajes que se han transmitido son señalados por el pictogram.

  7. Direcciones del remitente [top]
    Usted puede tener varias direcciones del correo del remitente. Estas direcciones tienen que ser incorporadas en sus datos personales

    uando escriba un mensaje, elija De para corregir sus datos personales y agregar (o corregir) una dirección de correo electrónico.

    Al escribir un mensaje, seleccione una dirección del remitente en el menú pull-down al lado de De. Usted puede fijar la dirección del remitente por defecto haciendo un clic en Ajustes.

  8. Send a SMS [top]
    Incorpore el número completo en el formato internacional (país + zona + número) seguido de @SMS (eg: 32475123456@SMS). Los accesorios no se envían a estos recipientes.
    Nota: Le aconsejamos firmar su SMS de modo que los recipientes sepan de quién están viniendo. Además, si usted desea una respuesta de SMS, escriba su propio número en el mensaje.
  9. Send a fax [top]
    Incorpore el número completo en el formato internacional (país + zona + número) seguido por el @fax (eg:322123456@FAX). El cuerpo del mensaje se envía en la primera página, mientras que los accesorios se envían en las páginas siguientes.
    NB: Le aconsejamos firmar sus faxes de modo que los recipientes sepan de quién están viniendo. Además, si usted desea una respuesta al lado del fax, escriba su propio número en el mensaje.

Libreta de direcciones

  1. Address autosuggest [top]
    Enter the first letters from a first name, a last name or an e-mail address to display a suggestions list. These suggestions come from all your contacts types: private contacts, group contacts and group members.
  2. Usar la libreta de dirección [top]
    Al escribir un mensaje, usted puede llenar a, campos del cc y de Bcc usando la herramienta del libro de dirección: elija A, Cc o Bcc.
  3. Usar la libreta de dirección [top]
    When you call the contacts by clicking on A, Cc or Bcc, e-mail addresses are displayed. In the pull-down menu on the right, select Phone numbers so that you can select recipients for SMS or fax.
  4. Enviar un mensaje a todos los miembros del grupo [top]
    Click on Bcc. Select the group in the pull-down menu then select Group members in the left column. Tick the All members checkbox. This way, e-mail addresses will not be shown to all group members. If you wish that addresses are displayed, click on To or Cc at the start.
  5. Add to contacts [top]
    You can add data to contacts in several ways:
    • Click on a correspondent name and choose Save in Contacts to create a new contact with this e-mail address or Add to a Contact to associate the e-mail address with an existing contact.
    • Click on a phone number and choose Save in Contacts to create a new contact with this number or Add to a contact to associate it to an existing contact.

Listas de contactos

  1. Definición [top]
    Las listas permiten que usted agrupe varios contactos de los diversos libros de direcciónes de modo que usted pueda enviar el mismo mensaje a todos estos contactos en una sola operación.

    Usted puede agrupar varias direcciones y combinar diversos canales de comunicaciones (email, SMS, fax) si su oficina virtual lo permite.

    El número de listas que usted puede crear y el número de recipientes pueden contener depende de su suscripción.

    Aunque pueden ser bidireccionales (si usted pone todas las direcciones en el cc: y el suyo en Hacia), las listas es algo unidireccional.

    Nota: las listas no se pueden utilizar fuera de la oficina virtual.

  2. What are lists for ? [top]
    Create lists containing groups of people you frequently communicate with: superiors, colleagues, students, etc.

    You don't have to create a list with all members from a group, as it already exists and is automatically updated.

    Warning: lists are not designed for mass mailing, and certainly not for sending unsolicited commercial e-mail). Abuse could result in your account being suspended. There are mass mailing solutions on the market.

  3. Cree una lista privada [top]
    Haga clis en Listas en la barra de menuy seleccione Privado en el otro menu. Cree su lista seleccionando direcciones adecuadas en el libro de direcciones (privado o de grupo).
  4. Cree una lista de grupo [top]
    Todos los miembros pueden siempre envia un mensaje a una lista de grupo. Solo el administrador de grupo puede crear listas de grupo y corregirlas.

    Si usted es el administrador de grupo, haga clic en Listas, seleccione el grupo en el menu y cree la lista de grupo como si usted creaba una privada. Para permitir a los miembros de corregir una lista de grupo, haga clic en Acceso al lado del nombre de la lista y seleccione las cajas adecuadas.

  5. Utilización de una lista [top]
    Para ver el contenido de una lista, haga clic en su nombre.

    Para enviar un mensaje a una lista, cree un mensaje nuevo, haga clic en Para y seleccione "Listas". Seleccione la caja de una lista.

    Usted puedde tambien hacer clic en Listas, seleccione "Privado" o un nombre de grupo y después haga clic en Enviar un mensaje a esta lista al lado del nombre de la lista.

  6. To, Cc or Bcc ? [top]
    Choose carefully which field to call your list from. To and Cc will display the recipients list to all of them. On the contrary, Bcc hides all recipients.
  7. Modificar una lista [top]
    Haga clic en Listas y después en Modificar al lado de la lista y haga todos los cambios necesarios.
  8. Exportar una lista [top]
    Exportar una lista a una carpeta CSV (valores separados por una coma), haga clic en Exportar a su lado.
  9. Suprimir una lista [top]
    Select Delete in the list Actions. This deletes the list, but contacts in the list are of course not deleted.

Archivos adjuntos

  1. Envio de documentos adjuntos [top]
    To send a file stored on your computer, click on Attach and then select Attachments.

    To send a file already stored in the Documents, click on Attach and then select Documents.

  2. Send as hyperlink [top]
    En lugar de enviar el documento en el correo electrónico, puede enviarlo como hipervínculo.El destinatario tendrá unos días para descargarlo haciendo clic en el hipervínculo y usted recibirá una notificación cuando lo hará.

    Esta funcionalidad es ideal para documentos de gran tamaño pero se puede utilizar con pequeños también.

    Por favor, tenga en cuenta que esta funcionalidad le enviará automáticamente un correo electrónico específico por destinatario: los destinatarios no podrán ver los otros destinatarios.

  3. Documents adjuntos recibidos [top]
    Los documentos adjuntos son señalados por un icono del clip de papel () al lado del campo tema del mensaje. Cuando usted abre el mensaje, los documentos adjuntos se exhiben en el fondo de la ventana. Usted tiene 3 opciones:
  4. Ver (haga clic en "Ver");
  5. Guardar documentos adjuntos en su ordenador (haga clic en "Bajar");
  6. Guardar documentos adjuntos directamente en sus documentos personales (haga clic en "Guardar en documentos"). Una ventana nueva exhibira todas sus carpetas de documentos.
  7. Hide attachments [top]
    You can hide attachments by clicking on the zone where they appear. They are just hidden and not deleted.
  8. Delete an attachment [top]
    It is possible to delete an attachment in a received or sent e-mail, in order to save storage in the mailbox. The deletion has no impact in your correspondents mailboxes: once you have sent an e-mail with an attachment, the recipients gets this attachments and nothing can be done about it.

    In the Actions of an attachment, select Delete. A trace of the attachment remains, because there indeed was an attachment when you receveid or sent the e-mail.

Exhibir

  1. Unread messages [top]
    To display only unread e-mails in the current folder, select Unread only in the Actions of this folder.
  2. Display external images [top]
    If there are external images in a message, i.e. images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your e-mail address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, some external images are harmless and improve the message lay-out. Therefore, an alert is displayed on top of a message when some images are hidden: "Images on third-party Web servers are filtered. Display images in this e-mail?". Click on Yes if you wish to display them and if you trust the sender.

  3. Ordenar mensajes [top]
    Los mensajes se clasifican automáticamente hacia fuera en orden cronológico contrario (los mensajes más recientes aparecen primero). Usted puede clasificar en uno de los criterios siguientes: leído o no leído, tema del mensaje, nombre del remitente, tamaño del mensaje y fecha. Para cada uno, usted puede elegir el orden normal (alfabético o ascendiendo) o el orden contrario.

    Para activar clasificar,

  4. Display the complete date [top]
    In the messages list, bring the mouse on an abbreviated date to display the full date and the hour.

Hilos de discusión

  1. Hilos de discusión [top]
    Los hilos de discusión muestran los e-mails como en un foro: los mensajes de una misma conversación se muestran jerárquicamente, siendo la más reciente que se encuentra abajo.

    Nota: ContactOffice utiliza una serie de criterios para recopilar mensajes dentro de las discusiones. Si responde a un mensaje y cambia por completo el contenido de la conversación, ContactOffice no será capaz de adivinar y mantendrá la asociación de estos mensajes en un mismo hilo. Del mismo modo, si los mensajes de remitentes diferentes tienen el mismo tema, lo más probable que aparezca en el mismo hilo

  2. Activation [top]
    Para activar esta vista, seleccione Hilos de discusión en el menú Ver. Esta vista se mantendrá durante sus siguientes sesiones.

    Para volver a la vista normal, desactive esta misma opción.

  3. How to use threading [top]
    In the list on the left, a thread is represented by a single message. The total number of messages is displayed for each thread. If a thead contains at least one unread message, it is displayed as an unrad message.

    When you select a thread, all messages in it are displayed on the right. Click on a message to read it. Unread messages are displayed with the same background color than unread messages on the left.

  4. Mark a message in a thread as read [top]
    Select a thread on the left and a message on the right. Opening the message will mark it as read.
  5. Mark a message in a thread as unread [top]
    Select a thread on the left and a message on the right. In the menu bar, select "More/..." and then Mark as unread.
  6. Mark a thread as unread [top]
    This action will mark as unread all messages in a thread.

    Select a thread on the left, display its Actions and select Mark thread as unread.

Firma

  1. Create a signature [top]
    Go to Messages Settings and select Signatures. If you use lay-out options (colors, alignment, etc.), make sure that the Default format in General is set to Rich text formatting.

    You can create a signature for each of your sender addresses.

  2. Insert an image in a signature [top]
    To insert an image (logo, etc.) in your signature, do as follows:
    1. In Messages Settings, heading General, in the Edition section, make sure that the Default format is Rich text formatting. Images are indeed visible in this format only.
    2. In Messages Settings, heading Signatures, create the text part of your signature. You can use the lay-out options (colors, etc.). Then, click on the last but one button in the lay-out menubar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.
      Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents. Don't delete it, otherwise it will vanish from your signature.
    You can have several images in a signature.
  3. Use a signature [top]
    • If you wish to sign each outgoing message, tick Automatic signature in Settings > Messages > Signatures. If you don't want to sign a specific message, just select the signature text with the mouse and delete it. You can also go to Plus (on the right) and choose Disable in the Signature section.
    • If you wish to sign some messages: write the message and then, in More (on the right), choose Insert at bottom or Insert at cursor in the Signature section.
  4. Personal data as attachment [top]
    Una otra manera de firmar sus mensajes es de incluir una vCard (electronic bsiness card, que contiene la información almacenada en sus datos personales). Para hacer asi, haga clic en vCard cuando usted escribe un mensaje. Todos los datos en sus datos personales seran utilizados en la vCard (excepto el campo Comentarios y Tags).
  5. Firma obligatoria [top]
    Para algunas suscripciones, todos los correos salientes tiene una firma común (marketing, disclaimer, etc.). Esta firma obligatoria no puede ser desactivada pero usted puedde todavia utilizar su firma personal.

Electronic signature and encryption

  1. Why sign your messages ? [top]
    E-mail was designed in such a way that it does not check whether an e-mail has actually been sent by the owner of sender e-mail address. This is the reason why you might get messages that seem to come from banks, well-known suppliers or friends. Likewise, others could also use your own address as sender address. They don't need to hijack your mailbox do to that: they just have to know your e-mail address.

    The purpose of electronic signature is to make sure that the sender of an e-mail is really the sender e-mail address owner and, conversely, to make sure that e-mails sent with your e-mail address as sender are really sent by yourself.

  2. Why encrypt your messages ? [top]
    E-mail was designed in such a way that the content of an e-mail can be read while it travels across servers. The journey between two servers may be very long and rely on many intermediaries. Besides, robots working for intelligence services or criminals networks are listening. It is also noteworthy that it is technically possible to alter the content of an e-mail while it travels on the Internet.

    The goal of encryption is to make e-mail content unreadable for third-parties: the recipient alone will be able to read it. Likewise, you alone will be able to read the e-mails he sends you.

  3. Your key pair [top]
    Electronic signature and encryption both rely on a pair of keys. These keys are electronic files:
    • A private or secret key, that you will really keep private. Besides, it is protected by a password, called a "passphrase". The system security is based on the privacy of the private key and the passphrase.
    • A public key, that you can send freely and also publish on the Internet.
    1. Electronic signature means signing an e-mail with your private key.
      The recipient's e-mail software will compare your signature with your public key and will confirm that the e-mail is correctly signed.
    2. Encryption means encoding an e-mail with the recipient's public key.
      The recipient's e-mail software will compare the e-mail content with the recipient's private key and will confirm that the e-mail is correctly encrypted and that its content has not been modified. It will decode the message so that the recipient can read it, but will keep on storing it in its encrypted form.
    Note: when you send an encrypted message, ContactOffice will sign it as well. Exchanging encrypted messages in ContactOffice therefore requires that both correspondents have the public key of one another. On the contrary, you could get from outside encrypted messages that are not signed.

    This key pair architecture is a standard. Its name is OpenPGP.

  4. Your keystore [top]
    Your keystore contains not only your own key pair but also the public keys you add in there. The system security is based on the trust you give to each public key. Before you add a public key, you have to make sure that it belongs to the right person.

    Adding a public key enables ContactOffice to: validate messages electronically signed by this person, decode messages encrypted by this person and send this person encrypted messages.

  5. How to start ? [top]
    Here are a few tips to start using these features
    • You don't necessarily have to switch to a behaviour where you would only send and receive encrypted e-mails. Depending on the message confidentiality and the technical capability of the recipient's mail system to handle encryption, you send a normal or encrypted message, on a case by case basis. Contrary to other encryption platforms that force you to encrypt all your messages and to communicate only with users on the same platform, ContactOffice lets you free.
    • You can electronically sign all your messages. On the recipient side, even if his e-mail system does not handle electronic signatures validation, he will be able to read your messages.
    • Because encryption means encoding an e-mail with the recipient's public key, it requires that the recipient has created his own key pair and that you are in possession of his public key. A good way to start is identifying a few correspondents who may be interested in exchanging encrypted messages with you. If these correspondents are also ContactOffice users (colleagues, members of your organization for instance), it will be much easier.
    • Part of a security policy [top]
      Encryption is just part of a security policy. If your ContactOffice password and/or your passphrase are too easy to guess or written on a Post-It next to your screen, e-mail encryption is at great risk to be compromised.

Filtros

  1. Definición [top]
    Los filtros realizan acciones en el correo electrónico entrante (cuentas externas incluyendo POP3) con ciertas conditiones.
  2. Access to filters [top]
    Go to Settings, choose Messages and then Filters.
  3. Crear un filtro [top]
    Haga clic en Filtros en la barra del menu y despúes enAgregar. Entre los parametros siguientes:
    • Descripción: dé un nombre explícito al filtro para poder manejarlo fácilmente.
    • Condiciones: use por lo menos una condición. Para agregar otra, haga clic enAgregar condición. Para suprimir una condición haga clic en Suprimir al lado de condición. Si usted incorpora varias condiciones, decida si deben todas ser verdades (lógico Y) o si por lo menos una tiene que ser verdad (lógico O).
    • Acciones: incorpore por lo menos una acción usando el menú pull-down. Para agregar una, haga click en Agregar una acción. Para suprimir una accíon, haga clic enSuprimir al lado de esa acción. Según la acción que usted elija, le pueden pedir incorporar una cierta información adicional (carpeta en donde el mensaje tiene que ser movido a, etc.
  4. Editar un filtro [top]
    Usted puede editar un filtro en cualquier momento eligiendo su nombre.
  5. Orden de los filtros [top]
    Los filtros se ejecutan en el orden del aspecto de la descripción de los filtros (el filtro encima de la página se ejecuta primero). Esto significa que un orden diferente del aspecto dará un diverso resultado.

    Para levantar un filtro en la lista,c haga clic en . Para bajar un filtro en la lista, haga clic en .

  6. Desactivar un filtro [top]
    En la descripción de los filtros, elija el nombre del filtro y diseleccione la casilla al lado de "activo". El filtro después se desactiva pero no se destruye. Usted puede reactivarlo cuando es necesario.
  7. Suprimir un filtro [top]
    En la descripción de los filtros, haga clic en la basura al lado del filtro.

Búsqueda

  1. Search in tools and environments [top]
    The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

    Search and tools:

    • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
    • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
    Search and environments :
    • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
    • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
    • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
  2. Advanced search [top]
    Most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool.
  3. Results [top]
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance.
  4. Ultima búsqueda [top]
    Puede mostrar los resultados de la ultima búsqueda pulsando enResultados de la búsqueda en la parte izquierda de la pantalla. Aparecen de nuevo por orden de pertinencia.
  5. Search from a correspondent [top]
    Click on a correspondent (sender or recipient) name and select Received and sent messages to search for all messages sent to and received from him.
  6. Search field syntax [top]
    • If you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday Hawaii (equal to holiday AND Hawaii) will return data containing holiday and Hawaii .
    • Maui OR Hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (information, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".

Ordene y búsque

    Modelos

    1. Definición [top]
      Un modelo es un email ya bosquejado listo para ser enviado que permite que usted se ocupe de los mensajes recurrentes: petición de informaciones, preguntas, etc.

      Como con todos los e-mails, el modelo puede tener varias direcciones y documentos adjuntos.

      Una vez que el modelo es llamado (cuando un mensaje nuevo o como una respuestana un mensaje recibido), el mensaje puede ser personalizado sin que el modelo sea cambiado.

    2. Crear un modelo [top]
      Haga clic en Modelos en la barra de menu y después en Agregar un nuevo modelo. De un nombre al modelo entrandolo en "Tema". Haga clic en Guardar como Modelo cuando usted ha acabado.

      Usted puede tambien hacer clic en Componer y hacer clic en Guardar como modelo

    3. Utilizar un modelo [top]
      Para contestar a un mensaje con un modelo, haga clic en Con modelo después de Contestar, elija el modelo adecuado, haga los cambios necesarios (no se cambiara el modelo) y haga clic en Enviar.

      Para enviar un mensaje nuevo a partir de un modelo, haga clic en Modelo, elija el modelo adecuado y haga los cambios necesarios y haga clic en Enviar.

    Manejar carpetas

    1. Folders [top]
      Cada mensaje tiene que ser almacenado en una carpeta.

      Algunas carpetas se crean automáticamente y no pueden ser retituladas ni ser movidas: Inbox (mensajes recibidos), Enviados (mensajes recibidos), Papelera, Modelos y Spam?.

      Usted puede crear carpetas adicionales para almacenar sus mensajes adentro. Usted puede también utilizar los filtros para poner automáticamente mensajes entrantes en la carpeta apropiada.

    2. Crear una carpeta [top]
      Select the root folder (one level above the Inbox), display its Actions and select New folder. Enter a name and hit the Enter key.
    3. Desplazar una carpeta [top]
      You have two ways to do this:
      • Select the folder with the mouse and drop it on the destination folder.
      • Display the folder Actions and select Move.
    4. Retitular una carpeta [top]
      Vaya en una carpeta y después elija Retitular en el menu Acciones asociado a la carpeta.
    5. Suprimir una carpeta [top]
      Beware:
      • Deleting a folder means deleting all messages it contains, as well as its subfolders and contents.
      • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
      • Instead of deleting folders, you can archive them (see the corresponding help section).
      Select the folder, display its Actions and select Delete.

      Note: the folder will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a folder to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

    6. Subcarpetas [top]
      Usted puede crear subcarpetas en todas las carpetas menos "Enviados" y "Spam?".

      Para crear una subcarpeta, haga clic en la carpeta principalen la parte izquierda de la pantalla y después elija Nueva carpeta en el menu Acciones asociado a la carpeta.

    7. Number of messages in a folder [top]
      Display the folder Actions to show how much messages they contain. This number does not include messages in subfolders. Of course, subfolders also display how many messages they contain.

      The folders tree displays the number of unread messages, and not the total number of messages.

    8. Desplazar un mensaje en una carpeta [top]
      You have two ways to do this:
      • Select the message with the mouse and drop it on the destination folder.
      • Display the message Actions and select Move.

    Suprimir mensajes

    1. Suprimir un mensaje [top]
      Tick or select the message, display its Actions and select Delete. You can also drag and drop it to the Trash.

      Note: the message will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a message to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

    2. Suprimir una selección de mensajes [top]
      Beware:
      • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
      • Instead of deleting messages, you can archive them (see the corresponding help section).
      The deletion is done folder by folder. You need to a select a folder first. Tick the messages (or select them using the keyboard or mouse), display the Actions and select Delete. You can also drag and drop messages to the Trash.

      Note: messages will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent messages to the Trash by mistake, you will find them there and will be able to move them back. Don't leave them in the Trash as it may be emptied automatically.

    3. Vacie la Papelera [top]
      Display the Trash Actions and select Empty trash.
    4. Vaciado automático de la Papelera [top]
      Cada vez que usted se registra, los mensajes que estan en la Papelera desde más que 7 dias so suprimidos automáticamente.

      Además, la Papelera se vacia automáticamente (incluso si usted no se registra) si nuevos mensajes entrantes necesitan el almacenaje utilizado por la Papelera.

    Shared mailboxes

    1. What is a shared mailbox ? [top]
      A mailbox is shared when the main e-mail address in Messages is shared with one or more group members.

      If you share your own mailbox, members you have chosen will have full access to it and will therefore be able to manage it with you. They will be allowed to read and send messages, reply, move messages to folders or delete them, etc.

      Likewise, you could also access shared mailboxes.

      Shared mailboxes can be accessed only in the Web interface.
    2. What is a shared mailbox for ? [top]
      Share a mailbox to:
      • Delegate its management. For instance, a manager shares his mailbox with his personal assistant(s).
      • Manage a common mailbox (service, department, generic address such as info@domain, etc.) with several people
    3. Share a mailbox [top]
      Note: not every subscription allows to share one's mailbox, but all subscriptions allow to access a shared mailbox.

      Just like for the other tools, you can only share a mailbox within a group: to share your mailbox with another user, he has to be in at least one group with you.

      Users that connect to a shared mailbox have full access: all folders can be accessed (including those containing messages that you have already sent) and can do anything. They may also see the contacts in your private environment. However, they may not edit them or add new contacts.

      Warning! Don't share your mailbox with just anybody : besides obvious privacy concerns, this could also lead to messages being deleted by anyone you would have shared your mailbox with.

      Please note the following consequences when your share your mailbox:
      • All your sender addresses are shared as well, so that the right address is selected when replying to a message. If you turn off the sharing later on, these sender addresses will stay in the group members accounts.
      • Only you may manage the filters and the out of office message.
      To share your mailbox, go to Settings, in the Messages section and click on Access rights. Then, select one or more group members.

      Note: Sharing with all group members in a single click is disabled on purpose. Someone might indeed join the group later on and be allowed to access your mailbox without you being warned.
    4. Access a shared mailbox [top]
      If you may access at least one shared mailbox, the environment selector (the pull-down menu which displays "Environment: private" by default) appears in the Messages tool. Browse this menu to get to the shared mailbox. If the sharing has just occurred and the pull-down menu does not appear, please log out and then log in again.

      Please note the following consequences when you access a shared mailbox:
      • The shared mailbox e-mail address is added to your sender addresses. If you wish, you may create a signature for this address (in Personal data). This signature will be your own. If the shared mailbox owner has other addresses, they will be added in your sender addresses as well, so that the right address is selected when you reply to a message. You can't add a signature for these.
      • Your own Settings for viewing messages will be used (default font, for instance), whereas the mailbox owner alone may manage filters, out of office message, etc.
      • Search looks into the shared mailbox messages.
      • When you open the contacts while writing a new message, mailbox owner contacts will be displayed as well as contacts from groups you and him are both members of. Address autosuggest works with the same contacts set.
      • When you save a sender as contact from an e-mail, only the groups you and the mailbox owner are both member of are displayed. Of course, you won't be able to add a contact to the group if you have not been granted the Add content right.
    5. Stop sharing a mailbox [top]
      You can stop sharing your mailbox at any time. Go to the Access rights, set the mouse on the person you wish to delete and click on the - icon. The changes are taken into account immediately.

    Contrôle el buzón externo de direcciones de correo electrónico (POP3)

    1. POP or IMAP external address ? [top]
      If you have other e-mail addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party e-mail servers offer POP and IMAP.
      • Choose POP to gather all your e-mail addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
      • Choose IMAP to manage your e-mail addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, e-mail software on your computer, smartphone, tablet, etc.
    2. Access to external e-mail addresses [top]
      Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
    3. Características [top]
      La oficina virtual puede comprobar la mayoría de direcciones de correos electrónicos externos: POP3 (ISP), Google, Yahoo, etc. Usted puede por lo tanto recolectar todas sus direcciones de correos electrónicos en un solo interfaz que usted pueda utilizar por todas partes.
    4. Agregar una cuenta POP3 [top]
      In External addresses, click on New. Click on one of the main providers if your address comes from them; the server name and the connection security will be handled automatically.

      If your e-mail address is linked with another server, click on Other (POP3). In this case, you have to manually enter the server name. We also advise a secure connection (if available).

      Be careful with the options: messages are deleted from the server by default. You will find more information about the options in this help section.

    5. Option: leave messages on the server [top]
      Messages will be kept on the external server. Be careful when you activate this option, because it can cause two kinds of issues.

      On one hand, if the server is never cleaned up, your inbox might get full and therefore refuse new incoming messages. Be sure to regularly clean up your mailbox on the external server.

      On the other hand, to be able to tell which messages are new, ContactOffice stores a list of already downloaded messages. This list has a limited number of items. If the external server has more messages than the number of items the list can contain, the automatic check will be disabled and the manual check will fail.

    6. Option: download new messages only [top]
      If you leave messages on the external server, be sure to enable this option, so that only new messages are downloaded.
    7. Option: automatic check [top]
      Messages will be downloaded automatically, even if you're not logged in.
    8. Compruebe manualmente [top]
      Haga clic en Bajar esta cuenta solamente o en Bajar todas las cuentas. Una barra del progreso le informa del estado. Usted puede cancelar la transferencia en cualquier momento elijiendo Cancelar.

      Compruebe automùaticamente para evitar las complicaciones.

    9. Dirección del remitente para las respuetas [top]
      Si usted comprueba direcciones externas con POP3, agregue estas direcciones en sus Datos personales. La dirección buena será seleccionada automáticamente cuando usted contesta a un mensaje.
    10. Editar una cuenta POP3 [top]
      Editar puede ser necesario si un ajuste es incorrecto o si su contraseña ha cambiado.

      Enseñe las listas de cuentas POP3 elijiendo POP3 y haciendo clic en Editar al lado de la cuenta.

    11. Suprimir la cuenta POP3 [top]
      Enseñe las listas de cuentas POP3 elijiendo POP3 y haciendo clic en Editar al lado de la cuenta. Los mensajes comprobados ya no están afectados por la destrucción de la cuenta.

    Contrôle el buzón externo de direcciones de correo electrónico (IMAP)

    1. POP or IMAP external address ? [top]
      If you have other e-mail addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party e-mail servers offer POP and IMAP.
      • Choose POP to gather all your e-mail addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
      • Choose IMAP to manage your e-mail addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, e-mail software on your computer, smartphone, tablet, etc.
    2. Características [top]
      Usted puede consultar los buzones alojados en el servidor de tercera parte IMAP.

      Utilizando el cliente IMAP, los mensajes se ven simplemente en el interfaz de la oficina virtual, pero no son almacenados, con el fin de evitar la duplicación de almacenamiento. El servidor de tercera parte es el único para almacenar los mensajes.

      Es normal que el cliente IMAP es un poco lento, ya que debe obtener los mensajes desde el servidor de tercera parte a través de Internet, que es mucho más lento que ir a buscarlos desde sus servidores locales propios.

      Los mensajes que envía desde la oficina virtual se almacenan en la carpeta de mensajes enviados en el servidor de tercera parte. Cuando se escribe un mensaje, asegúrese de que la dirección del remitente seleccionada es la mencionada en la configuración del servidor remoto.

      Las características siguientes están disponibles si el servidor remoto las maneja:

      • Tags (Nota: en este caso, uno tag no puede tener espacios)
      • Búsqueda
      • Clasificar
      Nota: Este cliente IMAP sin almacenamiento no está recomendado para importar o exportar mensajes.
    3. Limitaciones [top]
      Dado que los mensajes no se almacenan en ContactOffice, el cliente IMAP tiene sus limitaciones. Las siguientes características no están disponibles:
      • Acuse de recibo
      • Filtros
      • Comentarios en un mensaje
      • Archivar
      • Threads
      • Importar mensajes en un servidor remoto

      Además:

      • No es posible mover una carpeta entre una dirección de IMAP y su dirección principal. Esta característica no está diseñada para la importación de mensajes.
      • Mensajes con archivos adjuntos no se muestran como tales (no hay iconos adjuntos)
      • Mensajes que han sido contestados o reenviados se muestran como tales, pero no más que la sesión actual.
      • Para utilizar el cliente IMAP, usted necesita una dirección principal en ContactOffice, incluso si usted no lo utiliza.
    4. Access to external e-mail addresses [top]
      Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
    5. Configuración [top]
      • Seleccione IMAP en el menú Servidores remoto.
      • Haga clic en Añadir.
      • En el campo del correo electrónico, escriba la dirección exacta de correo electrónico en el servidor remoto. Esta dirección se agregara automáticamente en sus datos personales, de modo que usted pueda enviar mensajes con él.
      • En el campo tipo, podrá elegir entre una conexión IMAP o IMAP-S (protegida). Nota: es posible que su servidor remoto no acepta conexiones IMAPS-S.
      • Por último, introduzca la dirección del servidor remoto, así como su nombre de usuario y contraseña.
      • Haga clic en Guardar y marque la casilla delante del servidor remoto para activarlo.
      Cuando la configuración se acabo, aparece una nueva carpeta en la herramienta de Mensajes. Su nombre es la dirección de correo electrónico en el servidor remoto.

      Nota: Algunos servidores IMAP almacenan todas las carpetas en la Bandeja de entrada. Por lo tanto, el interfaz de la oficina virtual mostrará los mensajes de la Bandeja de entrada en la carpeta principal (la llamada con la dirección de correo electrónico en el servidor remoto) y no en una carpeta llamada "Bandeja de entrada". Las otras carpetas también aparecerán en esta carpeta principal.

    Acceso con un programa informático POP3

    1. Características [top]
      Si su suscripción lo permite, usted puede comprobar su casilla con un programa informático tradicional.
    2. Programa informático compatible [top]
      Todos los programas informáticos POP3:Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
    3. Configuración del programa informático [top]
      Cree una nueva cuenta en el programa informùatico del correo electrónico usando los ajustes siguientes:
      • Cuenta POP3: USUARIO
      • Contraseña de la cuenta POP3: su ContactOffice contraseña
      • Servidor POP3: pop.contactoffice.com
      Para conseguir ayuda para crear una cuenta en su programa informático, vea su documentación del programa informático.
    4. Relé SMTP (servidor de envío) [top]
      Con el relé SMTP (servidor de envió), usted no tiene que modificar el servidor del SMTP en su ordenador portátil cada vez que se conecta a otra red.

      Nota: Este relé SMTP no se debe utilizar para enviar correo electrónico no solicitado o para el envió masivo de correos (solicitados o no). Para garantizar una calidad de servicio, el número de mensajes que usted puede enviar y el número de destinatarios por mensaje es limitado. En caso de abuso, la administración puede bloquear su acceso al relé SMTP sin aviso anterior.

    5. Acceso POP3 e interfaz del Web [top]
      Si usted configura el correo electrónico del programa informático para dejar los mensajes en el servidor, usted podrá tener acceso en cualquier momento usando el interfaz del Web. No deje su archivo de correos electrónicos este lleno; sino los mensajes entrantes serán rechazados.

      Si usted configura su programa informático para suprimir los mensajes del servidor, éstos serán movidos a la basura cuando usted los baje. Usted no tiene que utilizar el interfaz del Web de vez en cuando para vaciar la basura: será vaciado automáticamente si los nuevos mensajes entrantes necesitan el espacio del disco ocupado por la basura.

      Si usted utiliza los filtros que mueven mensajes a otra carpeta, usted no podrá bajar estos mensajes con su programa informático POP3. Mensajes en el "Spam?" La carpeta no será bajada tampoco: usted tiene que conectarse con el interfaz del Web de vez en cuando para comprobar si un mensaje válido se almacena en esta carpeta. IMAP4 no tiene esas limitaciones.

    Acceso con el programa informático IMAP4

    1. Características [top]
      Si su suscripción lo permite, usted puede comprobar su buzón con el programa informático tradicional.

      Ventajas de IMAP sobre POP3

      • IMAP permite que usted tenga acceso a todos sus mensajes (las carpetas personales y mensajes enviados incluidos), mientras que usted pueda conseguir solamente nuevos mensajes en el buzón de entrada con POP3. En otras las palabras, IMAP permiten una sincronización entre ContactOffice y un correo electrónico del programa informático. La sincronización se puede limitar a las carpetas que usted utiliza con frecuencia. Además, si usted instaló su programa informático para bajar el mensaje completo, usted puede utilizar su mensajería fuera de línea.
      • El IMAP guarda siempre los mensajes en el servidor. Dependiendo de las circunstancias, usted tiene acceso a todos sus mensajes usando el ContactOffice Web interfaz o su programa informático, sin el riesgo de perder cualquier mensaje.
      • IMAP es más rápido porque baja solamente los encabezamiento de página (remitente, tema, etc.). Cuando usted desea leer el mensaje, se baja el contenido restante (cuerpo y los accesorios de mensaje). Su computadora tiene por lo tanto que estar conectada con el Internet si usted desea leer mensajes (a excepción de los mensajes que se hayan ya bajados completamente).
    2. Programa informático compatible [top]
      Todos los programa informático compatibles IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
    3. Configuraciones del programa informático [top]
      Cree una nueva cuenta en el correo electrónico dem programa informático usando los ajustes siguientes:
      • Cuenta IMAP4: USUARIO
      • Contraseña de la cuenta IMAP4: su ContactOffice contraseña
      • IMAP4 servidor: imap.contactoffice.com
      Para conseguir ayuda sobre la creación de una cuenta en su programa informático, vea su documentación del programa informático.

      Tips

      • Porque los nombres de la carpeta no son estándares, el programa informático puedo detectar solamente el buzón de entrada y la basura. Otras carpetas especiales (enviadas y los bosquejos) podrían no poder ser detectado y el programa informático creará sus propias carpetas especiales. Usted puede forzar el programa informático para utilizar las carpetas de ContactOffice cambiando los ajustes de los nombres de la carpeta en "artículos enviados" ("no enviado") y "bosquejos". En perspectiva, enseñe las características de la cuenta del IMAP, seleccione la lengüeta del IMAP y corrija el nombre de la carpeta.
      • Cuando outlook se conecta primero, sólo el buzón de entrada se marca con una cruz para la sincronización. Marque con una cruz otras carpetas si usted quiere que sean sincronizadas también.
      • Cuando usted contesta a un correo electrónico usando el programa informático, la respuesta se almacena en una carpeta "artículos enviados". Usted desplazar este mensaje a la carpeta ContactOffice enviada o corregir sus ajustes del programa informático.
      • Relé SMTP (servidor de envío) [top]
        Con el relé SMTP (servidor de envió), usted no tiene que modificar el servidor del SMTP en su ordenador portátil cada vez que se conecta a otra red.

        Nota: Este relé SMTP no se debe utilizar para enviar correo electrónico no solicitado o para el envió masivo de correos (solicitados o no). Para garantizar una calidad de servicio, el número de mensajes que usted puede enviar y el número de destinatarios por mensaje es limitado. En caso de abuso, la administración puede bloquear su acceso al relé SMTP sin aviso anterior.

      • Acceso IMAP y Web interface [top]
        Usando IMAP4 no tiene efecto en la interfaz Web.

        Cuando usted suprime un mensaje en su software, su titulo aparece tachado en la ContactOffice interfaz Web. Eso significa que el mensaje ha sido suprimido en el software pero no en el servidor. Para suprimirlos en el servidor, use una instrucción especial en su software ("Vacie mensajes suprimidos" en el menu Modificar Outlook).

      • Importar y exportar mensaje [top]
        Usando IMAP4, usted puede importar facilmente los correos que han sido recibidos o enviados usando software de correos o, a la inversa, exportarcorreos recibidos o enviados a un software tradicional.

        En su software, mensajes son unidos a una cuenta existente; la llameremos cuenta usual. Crear una otra cuenta (una cuenta IMAP4 conectando a ContactOffice) y después desplazar carpetas o mensajes de una cuenta a la otra usando arrastrar-soltar. Cuando usted ha acabado, suprima la cuenta IMAP4.

        • Importar mensajes: desplazar carpetas o mensajes de la cuenta usual a la cuenta IMAP4.
        • Exportar mensajes en su software: desplazar las carpetas o mensajes de la cuenta IMAP4 a la cuenta usual.

    Mobile synchronization

    1. Features [top]
      Synchronize your smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) apps with the ContactOffice Messages, Calendars and Contacts. Access ContactOffice data directly in your phone apps (example: the iPhone Calendar app) and synchronize with them.

      You can synchronize several devices, ContactOffice being the synchronization server.

      Should a problem occur during the synchronize process (lost connection, power failure, etc.), the next synchronization will assume that up-to-date data are on ContactOffice.

      This synchronization keeps the data already present in your smartphone.

    2. iPhone/iPad [top]
      1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
      2. Go to your device 'Settings'.
      3. Select 'Mail', 'Contacts' or 'Calendars'.
      4. Tap 'Accounts', then 'Add account'.
      5. Tap 'Exchange'.
      6. Enter your ContactOffice account information:
        • Address: your ContactOffice email address
        • Password: your ContactOffice password
        • Description: 'ContactOffice'
      7. Tap 'Next' and enter:
        • Server name: www.contactoffice.com
        • Username: USUARIO (your ContactOffice login)
      8. Tap 'Next' and your device will check the configuration. By default, it will synchronize 5 data types (Mail, Contacts, Calendars, Reminders and Notes). Turn off Reminders and Notes because ContactOffice doesn't handle them. Turn off other tools if necessary.
        Tap on 'Save'.
        At this point, data starts being synchronized. The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
      9. By default, your device synchronizes Mail for the last 7 days. You can set a different setting in 'Settings' > 'Mail' > The account description you have chosen > 'E-mails to sync'.
      Note: help for iOS 10.
    3. Android (Samsung, etc.) [top]
      As many versions of the Android platform coexist, it is impossible to give a step-by-step guide for each of them.

      As a general rule:

      1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
      2. Go to your device 'Settings'.
      3. Go to the 'Accounts' tab and tap on 'Accounts' under 'My accounts'.
      4. Tap on 'Add account'.
      5. Tap on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
      6. Enter connection settings for ContactOffice, probably in 'Manual settings':
        • e-mail address: your ContactOffice e-mail address
        • Login: USUARIO
        • Password: your ContactOffice password
        • Server: www.contactoffice.com
        • SSL: yes
      7. Your device now tries to communicate with the server.
        Note: It can take a few minutes for data to show up.
      8. Change the settings to your liking.
      9. Give a name to this connection and tap on 'Done'.
      10. The data sync starts.
        Otherwise, you can start it manually: go back to step 2 and 3 and then tap on 'Sync all'.
        The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
    4. Other [top]
      All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with ContactOffice:
      • Windows Phone
      • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
      • Blackberry: directly for recent versions and through AstraSync for older ones
      • Nokia through "Mail for Exchange"
      • eM Client
      • etc.
      Use as settings your login (USUARIO) and ContactOffice password, your e-mail address and as server name: www.contactoffice.com. Use a secure connection if it's available.

    Synchronization with Outlook

    1. Features [top]
      Outlook (2013, 2016) can synchronize directly with ContactOffice.

      You can synchronize your mail, contacts and calendar between ContactOffice and Outlook. Data in ContactOffice will appear in Outlook, but in a separate account. Data already present in Outlook will not appear in ContactOffice, unless you import them in ContactOffice.

      Note: Outlook will disconnect from the server if the something goes wrong with the sync. To reconnect to the server, select the "Send/Receive" tab, then click twice on the "Work Offline" button.

    2. Settings [top]
      1. Select the "File" tab
      2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
      3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
      4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
      5. Fill in your name, your e-mail address, the server (www.contactoffice.com), your username (USUARIO) and ContactOffice password. Click on "Next"
      6. Click on "Finish"

    Acuse de recibo

    1. Definición [top]
      Un acuse de recibo confirma que el mensaje fue abierto por el destinatario, pero no garantiza que el mensaje fue leído. Por otra parte, el destinatario no esta obligado de enviar un acuse de recibo, mismo si el mensaje fue leído. Se puede también que su programa de correos electrónicos no propone esta funcionalidad.

      El acuse de recibo es un correo electrónico; su contenido varia según el programa de correo electrónico utilizado. Habitualmente, su asunto es el mismo que el del mensaje original.

    2. Solicitar un acuse de recibo [top]
      Cuando envía un mensaje, seleccione la casilla Solicitar acuse de recibo.
    3. Enviar un acuse de recibo [top]
      Cuando un mensaje recibido solicita un acuse de recibo, el texto siguiente aparecerá: "El remitente de este mensaje ha pedido ser notificado cuando usted leyó este mensaje. ¿Usted desea notificar el remitente?". Pulse en SI o No.

    Prioridades

    1. Definición [top]
      La prioridad de un correo electrónico informa el destinatario de la urgencia del mensaje. No tiene ningún efecto en los servidores de correos electrónicos; es decir un mensaje con prioridad alta no será enviado más rápidamente.
    2. Dar una prioridad [top]
      Cuando envía un mensaje, seleccione su prioridad en el menú desplegable al lado de Prioridad. El valor por defecto es "normal".
    3. View the priority [top]
      A message with a high or the highest priority is displayed with a red exclamation mark.

    Tags

    1. What are tags for? [top]
      Tags allow for organizing your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
    2. Access to the tags [top]
      Select any data, display its Actions and select Tags.
    3. Create a tag [top]
      Display the tags of any data and click on Add. Enter the new tag name and choose a color (optional).
    4. Edit a tag [top]
      Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
    5. Delete a tag [top]
      In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
    6. Tag an item [top]
      Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later on, you will be able to select other tags or unselect the current ones.

      Another method: select a Tag on the left without releasing the mouse button and move it to the item (drag & drop). You can also start from the item and drop it on the Tag.

    7. Display data with a given tag [top]
      There are two ways to do this:
      • Click on a tag in the left part of the screen. If the tag list is not displayed, open it by clicking on the triangle. To get back to the normal display, click on the current folder (My calendar, My contacts, etc.)
      • Open the advanced search and select a tag.
    8. Set a tag with the filters [top]
      Filters can set a tag automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

    Comentarios

    1. Add a comment [top]
      You can add a comment to an e-mail. It will be separate from the e-mail itself and only you will view it.

      Select Comment in a message Actions. Messages with a comment appear with a special icon.

    2. Set a comment with the filters [top]
      Filters can set a comment automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

    Antispam

    1. Definición [top]
      El antispam actúa en un nivel del servidor del correo y explora cada mensaje entrante para suprimir automáticamente el Spam (correo electrónico).

      Los filtros funcionan después del antispam: la contestación automática (que es un filtro especial) no contestará al correo del Spam.

    2. Notificación [top]
      Los mensajes considerados como Spam se ponen automáticamente en la carpeta Spam?. Compruebe de vez en cuando que un mensaje válido no se haya considerado como Spam.
    3. Mark a message as not being spam [top]
      It happens that a normal message is flagged as spam and is therefore located in the Spam? folder. If you wish to report this message, select Mark in the Actions and then choose As not spam. The message is automatically moved to the Inbox and the system will improve over time.
    4. Mark an e-mail as spam [top]
      If a spam has not been detected as such and you wish to report it, select Mark in the Actions and then choose As spam. The message is automatically moved to the Spam? folder and the system will improve over time.

    Importar

    1. Importar archivos [top]
      Usted puede importar mensajes de correo electrónico en el formato .eml (Outlook).
      1. Almacenar los archivos .eml en una carpeta llamada "mail"
      2. Si lo desea, puede almacenar los archivos .eml en subcarpetas cuyos nombres coinciden con los nombres de las carpetas de la oficina virtual: "Bandeja de entrada", "Enviados", etc. Si la subcarpeta no existe en la oficina virtual, se creará automáticamente.
      3. Zip la carpeta de correo
      4. Haga clic en Importar y seleccione el archivo zip.
    2. Importar y exportar mensaje [top]
      Usando IMAP4, usted puede importar facilmente los correos que han sido recibidos o enviados usando software de correos o, a la inversa, exportarcorreos recibidos o enviados a un software tradicional.

      En su software, mensajes son unidos a una cuenta existente; la llameremos cuenta usual. Crear una otra cuenta (una cuenta IMAP4 conectando a ContactOffice) y después desplazar carpetas o mensajes de una cuenta a la otra usando arrastrar-soltar. Cuando usted ha acabado, suprima la cuenta IMAP4.

      • Importar mensajes: desplazar carpetas o mensajes de la cuenta usual a la cuenta IMAP4.
      • Exportar mensajes en su software: desplazar las carpetas o mensajes de la cuenta IMAP4 a la cuenta usual.

    Archivado

    1. Definición [top]
      El archivo le permite de exportar mensajes para liberar espacio de disco sin suprimir viejos mensajes;

      Los mensajes son archivados en un fichero con la extensión .eml (formato Outlook, comprimidos en un fichero .zip y puestos en Documetos (si el espacio es suficiente).

    2. Crear un archivo [top]
      • Vaya en la carpeta (o subcarpeta) donde usted quiere archivar los mensajes.
      • Si usted solo quiere archivar algunos mensajes, seleccionelos seleccionando las cajas adecuadas.
      • Después haga clic en Archivo y decide si usted quiere archivar los mensajes seleccionados, todos los mensajes, o todos los mensajes en una carpeta mas antigua que una fecha dada. Una opción le permite de suprimir todos los mensajes despues de archivar.
      • El archivo se crea automáticamente y esta puesto en Documentos, si hay espacio disponible. El nombre del fichero de archivo es la fecha de creación de este fichero pero usted lo puede retitular.
    3. Utilizar un archivo [top]
      Usted puede almacenar su archivo en Documentos y/o bajarlo en su ordenador.

      Para ler un archivo, bajelo y abrelo haciendo clic dos veces. La lista de todo los mensajes archivados aparece; ellos estan en el formato .eml (compatible con Outlook). Abre un mensaje haciendo clic dos veces.

    Imprimir

    1. Imprimir mensajes [top]
      Display the message Actions and select Print.

    Ajustes

    1. Access to Settings [top]
      There are several ways to access the Settings:
      • In the horizontal toolbar, choose the Settings icon.
      • From any tool, click on the "..." button in the Actions and then choose Settings.
      • Click on your name in the right upper part of the screen to display the menu and choose Settings.
    2. Display external images [top]
      If there are external images in a message, i.e. images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your e-mail address is valid and active. This is useful information for a spammer.

      However, if you wish external images to be always displayed, activate this option.

    3. Compact mode [top]
      In compact mode, the messages list in a folder displays a larger number of messages, because each of them is reduced to one line instead of two.
    4. Transferencia automática [top]
      En el intitulado Expedición automática, indique la dirección de correo electrónico deseada. Los correos transferidos son automáticamente suprimidos de la cuenta que efectúa la transferencia.

      Para terminar la transferencia automática, suprime la dirección que figura en ese campo.

      Cuidado con no crear bucles! Si la dirección proveída para la transferencia automática reenvía a la misma dirección, el bucle hará que los mensajes se multipliquen, hasta se podrá perder todos los mensajes. De la misma manera, si desea cargar los mensajes de una dirección de correo externa en POP3 y que transfiere todos los correos electrónicos recibidos a esta misma dirección, creara un bucle.

    5. Away message [top]
      Enable the away message when you won't be able to access your e-mail for some time (vacation, travel, etc.). You can set the start and end dates. You can also edit the default subject and message. We advise to enter a personal message to inform senders of your return date, who they should contact for urgent matters, etc.

    Cuenta

    1. Limite de tamaño [top]
      Cual sea su suscripción, un mensaje que se recibe no puede exceder 50 MB.

      El tamaño máximo para un mensaje recibido (texto y archivo adjunto) esta también limitado por su espacio disponible en su buzón, depende de su espacio disponible en su suscripción y del espacio que ya utilizo. Un indicador aparece debajo de la lista de las carpetas.

      Para aumentar el espacio disponible, archivar o suprimir mensajes antiguos, o procúrese una suscripción superior.

    2. Sufijos de las direcciones de correo electrónico [top]
      Usted puede dar o añadar en una forma Web una dirección de correo electrónico, de modo que usted esté enterado si su dirección de correo electrónico se ha transmitido a una tercera persona. Si su dirección de correo electrónico tiene la forma nombre.apellido@domain, una dirección añadida como sufijo tiene la forma nombre.apellido+suffijo@domain. Ejempo:: con john.smith@domain, puede usar john.smith+amazon@domain.

    Dirección de correo electrónico con su propio nombre de ámbito

    1. What is an e-mail address with own domain ? [top]
      En vez de una dirección de correo electrónico creada en el nombre de ámbito de ContactOffice, usted puede utilizar su propio ámbito directamente en nuestros servidores. Nuestros servidores entonces se convertirán en los servidores del correo electrónico del funcionario de su nombre de ámbito.

      Condiciones

      • Usted debe poseer un nombre de ámbito. No vendemos nombres de dominio: si usted no tiene uno, entre en contacto con a revendedor.
      • Usted tiene que poseer una cuenta pagable.

      Implicaciones

      • Si existe, la dirección de correo electrónicocon el nombre de dominio ContactOffice sera destruida y podría ser dada a un otro utilizador. Si usted utiliza esta dirección, deberia informar sus contactos del cambio de dirección.
      • Todos los correos enviados a cualquier dirección de su nombre de dominio llegaran a nuestros servidores: por eso no es posible de transferir solo algunas direcciones.
      • Si usted ya tiene un servidor de correo electrónico para su nombre de dominio, respecte el procedimiento para evitar de perder mensajes.
    2. Procedimiento si no servidor de correo es definido para su dominio [top]
      1. Edit (or ask your domain name company to edit) the "MX records" (MX = mail exchangers) of your domain name the following way:

        yourname.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        yourname.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        Note: Both entries are important to guarantee a good load balancing and fail over.
        NB: The "." at the end of the line is mandatory: if you do not fill it in, the MX records will be erroneous.
      2. The DNS broadcast requires between several hours and several days. You should therefore wait for at least 24 hours for the broadcast if effective.
      3. When the broadcast is effective, contact us by email and communicate us your domain name, your login and the chosen email address.

        If several addresses must be created, communicate with us and provide the list of all addresses and their corresponding logins.

        You can also ask for aliases for each e-mail address.
    3. Procedure in case your mail domain is in use [top]
      Do respect the procedure carefully to avoid loosing messages.
      1. Contact us by email and communicate us your domain name, your login and the chosen email address.

        If several addresses have to be created communicate with us and provide the addresses list as well as the corresponding logins.

        You can also ask for aliases for each e-mail address.
      2. Edit (or ask the company where you registered your domain name to edit) the "MX records" (MX = mail exchangers) of your domain name the following way:

        yourname.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.com.
        yourname.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.com.

        If you want to continue to have access to the previous server for some days you should note the previous value of the MX record and find its IP address.
        NB: The two entries are important to guarantee a good load balancing and fail over.
        NB: The "." at the end of the line is mandatory: if not filled in the MX records will be erroneous.
      3. The DNS broadcast requires between several hours and several days. In the meantime you should continue to check your mails from the previous server by configuring your messaging software with the previous server IP address.
    4. SPF activation [top]
      SPF is a simple system designed to lower the probability that someone uses your domain name to send e-mails. You define in your DNS which servers are allowed to send e-mails with your domain name as sender address. In technical terms, you create a TXT record in your DNS settings. Please contact your domain name provider for assistance on how to create it.
      • Il you will send e-mails only from ContactOffice (Web interface, outgoing mail server from computers, smartphones, tablets), use:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com -all
      • If you will send e-mail also from other servers, use:
        v=spf1 include:_spf.contactoffice.com ~all
        Please note the difference between the dash (-) and the tilde (~)!
     

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